Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp. 1 2. Lý do chọn đề tài thực tập tốt nghiệp. 3 3. Khó khăn và thuận lợi khi sinh viên đi thực tập 5 4. Lời cảm ơn 6 A. PHẦN NỘI DUNG 8 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 8 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN. 8 1.1.1. Lịch sử hình thành. 8 1.1.2. Vị trí và chức năng. 8 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn. 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường 10 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của cơ quan. 12 1.2.1. Tình hình tổ chức. 12 1.2.2. Giới thiệu Phòng Hành chính – Tổng hợp 13 1.2.2.1. Vị trí và chức năng 13 1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 16 2.1. Hoạt động quản lý. 16 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 17 2.2.1. Về công tác xây dựng và ban hành văn bản. 18 2.2.1.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 18 2.2.2. Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20 2.2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi. 21 2.2.2.1.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 21 2.2.2.1.2.Đăng kí văn bản đi 22 2.2.2.1.3. Nhân bản, đánh dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 23 2.2.2.1.4.Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 25 2.2.2.1.5. Lưu văn bản đi 26 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Cơ quan. 27 2.2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 27 2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 29 2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 30 2.3.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu: 30 2.3.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 33 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 34 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 34 3.2. Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Cơ quan. 35 3.3. Một số khuyến nghị. 38 3.3.1. Đối với Cơ quan. 38 3.3.2. Đối với khoa. 39 C. PHẦN KẾT LUẬN 41 D. PHẦN PHỤ LỤC 42

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp 1

2 Lý do chọn đề tài thực tập tốt nghiệp 3

3 Khó khăn và thuận lợi khi sinh viên đi thực tập 5

4 Lời cảm ơn 6

A PHẦN NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 8

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 8

1.1.1 Lịch sử hình thành 8

1.1.2 Vị trí và chức năng 8

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 8

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường 10

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của cơ quan 12

1.2.1 Tình hình tổ chức 12

1.2.2 Giới thiệu Phòng Hành chính – Tổng hợp 13

1.2.2.1 Vị trí và chức năng 13

1.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 16

2.1 Hoạt động quản lý 16

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 17

2.2.1 Về công tác xây dựng và ban hành văn bản 18

2.2.1.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18

2.2.2 Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20

2.2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi 21

2.2.2.1.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 21

2.2.2.1.2.Đăng kí văn bản đi 22

2.2.2.1.3 Nhân bản, đánh dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 23

2.2.2.1.4.Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 25

2.2.2.1.5 Lưu văn bản đi 26

2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Cơ quan 27

2.2.3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 27

2.2.3.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 29

2.2.3.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 30

2.3.4.2 Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu: 30

2.3.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành 33

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 34

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 34

3.2 Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Cơ quan 35

3.3 Một số khuyến nghị 38

3.3.1 Đối với Cơ quan 38

3.3.2 Đối với khoa 39

C PHẦN KẾT LUẬN 41

D PHẦN PHỤ LỤC 42

LỜI NÓI ĐẦU

1 Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ vàthông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn thư cũngnhư vấn đề xử lý thông tin Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướnghội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Văn thư – Lưu trữ đang vươn lên tự khẳng định.Ngoài những loại hình văn thư truyền thống, đã có nhiều loại hình văn phònghiện đại xuất hiện ( văn thư tập trung, văn thư phân tán, văn thư hỗn hợp…) và

là một ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chínhnhà nước Cùng với sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ trithức là vô cùng quan trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vìvậy, thách thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tudưỡng, rèn luyện năng lực phẩm chất, trình độ chuyên môn nghiệp vụ để tiếpthu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm ngoàithực tiễn Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội, vượt qua những khó khănthử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã hội, trong công tác điều hành vàquản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả của

bộ máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả.Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở cácCấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng đã được

mở ra trong hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Họcviện Hành chính Quốc gia, Đại học Luật thì trường Đại học Nội vụ Hà Nộicũng đã mở thêm các ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ, Tin học văn phòng…Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với đội ngũ giảng viên đầykinh nghiệm và nhiệt huyết

Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơquan đơn vị Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoàiviệc áp dụng những kiến thức cả thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiềukiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một

tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình Thực tập sẽ giúp sinh viên quendần với phong cách làm việc của một nhân viên văn thư tưong lai, là nền tảngvững chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.

Bài báo cáo của tôi gồm những nội dung cơ bản sau:

Khảo sát, nghiên cứu lịch sự hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

cơ cấu tổ chức của cơ quan

Khảo sát, nghiên cứu tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trong cơ quan

Khảo sát thực trạng công tác văn thư của cơ quan gồm các nội dung: ◊ Tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản;

◊ Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản đi;

◊ Tìm hiểu thực trạng công tác và giải quyết văn bản đến;

◊ Tìm hiểu công tác quản lý và sử dung con dấu;

◊Tìm hiểu công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan;

◊ Tìm hiểu nhu cầu sử dụng, bố trí cán bộ văn thư lưu trữ, ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức;

◊ So sánh, đối chiếu kiến thức lý thuyết được trang bị ở trường với thựctiễn tại cơ quan;

◊ Vận dụng kiến thức đã học để thao tác nghề nghiệp

Thực tập là phương pháp tốt cho sinh viên tiếp cận thực tế, vận dụngnhững lý thuyết trong quá trình học tập vào thực tế chính vì vậy Trường Đại họcNội Vụ đã tổ chức cho sinh viên tham gia quá trình thực tập để cọ sát với thựctiễn,vận dụng kiến thức lý luận đã học nhằm nâng cao nghiệp vụ, học hỏi kinhnghiệm, làm quen với môi trường công sở, môi trường làm việc để sau khi ratrường có đủ tự tin, năng động và mạnh dạn hơn trong việc tạo mối quan hệtrong môi trường công sở Vì vậy trong thời gian 02 tháng thực tập là thời gian

để tôi học hỏi kinh nghiệm, vận dụng lý thuyết vào trong thực hành và cũng làthời gian khẳng định kiến thức của bản thân tôi

2.Lý do chọn đề tài thực tập tốt nghiệp.

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơquan và có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của Cơ quan,có vai trò vị trí đặcbiệt quan trọng thể hiện ở 4 điểm sau:

- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chứcchính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơquan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chínhsách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu

đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triểnkhai, giải quyết công, việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạthiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồnkhác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từvăn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tinmang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉđạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quanliêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều đượcphản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan làrất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi vănbản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mậtcủa Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chứcđảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơquan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo

Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thựchoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cầnthiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổsung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổchức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của

cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu đượclập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi chocông tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác địnhgiá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệuhàng ngày và lâu dài về sau

Bên cạnh đó công tác lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi

cơ quan, đơn vị, là một phần trong lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồmcác nội dung như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệuquả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch

sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưutrữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ để phục vụ xã hội, các thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ giúpchúng ta hiểu được giá trị của tài liệu trong quá khứ cũng như trong hiện tại vàtương lai

Nhưng hiện tại công tác lưu trữ đang là một vấn đề nan giải mà rất nhiềucác cơ quan hành chính Nhà nước lẫn doanh nghiệp tư nhân Tất cả các khâunghiệp vụ trong công tác còn khá nhiều bất cập nhất là trong công tác chỉnh lýtài liệu, tài liệu trong tất cả các cơ quan và doanh nghiệp tài liệu không được

chỉnh lý mà còn trong tình trạng bó gói, rời lẻ.(Phụ lục 3)

Xong muốn thực hiện tốt công tác lưu trữ thì công tác văn thư phải đượcthực hiện chính xác và hoàn chỉnh

=>Phần lớn các phòng ban chuyên môn, các xã, phường, thị trấn thuộchuyện công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế Đặc biệt là việc chỉnh lý hồ sơ, tài

liệu tồn đọng còn gặp nhiều khó khăn; công tác triển khai thực hiện các quyđịnh, quy chế theo hướng dẫn tại các Thông tư của Bộ Nội vụ chưa thực hiệnđầy đủ Nguyên nhân chủ yếu là do đội ngũ công chức, viên chức làm công tácvăn thư, lưu trữ chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ; kiêm nhiệmnhiều công việc khác Bên cạnh đó, việc bố trí công chức, viên chức làm côngtác này không ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao Đốivới các phường, xã hầu như không có kho lưu trữ gây khó khăn cho việc bảo

quản hồ sơ, tài liệu tại cấp xã

Vì vậy với thực trạng công tác lưu trữ còn nhiều bất cập, khó khăn như vậy em chọn đề tài Công tác văn thư trong Trường Đại học Nội vụ vì làm tốt công tác văn thư thì công tác lưu trữ mới đầy đủ và thuận lợi, công tác văn thư càng chính xác thì công tác lưu trữ càng hoàn thiện hơn phục vụ cho việc khai thác, sử dụng và tra tìm một cách nhanh chóng.

3 Khó khăn và thuận lợi khi sinh viên đi thực tập

Là sinh viên năm thứ 3, trước khi thực tập năm thứ 2 cũng có cơ hội kiếntập như chúng em dường như còn cảm thấy xa lạ và bỡ ngỡ nữa Bởi lẽ chúng

em là sinh viên năm thứ 3, chưa quen với môi trường làm việc, một số còn ngại

và rụt rè trong mối quan hệ giao tiếp Trong thời gian 02 tháng em tiếp xúc thực

tế em cũng gặp đôi chút khó khăn và khúc mắc Tuy nhiên được sự quan tâm,giúp đỡ, sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong Khoa, cùng cácthầy cô trong trường, từ đó em đã dần làm quen được với môi trường công sởvận dụng tốt những kiến thức đã học vào thực tế, hoàn thành tốt công việc đượcgiao và hoàn thành tốt báo cáo kiến tập của mình Đặc biệt trong quá trình kiếntập em đã được các thầy cô trong phòng hướng dẫn một số khâu nghiệp vụ vềcông tác văn thư, công tác văn phòng, được tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm thực

tế, quan trọng hơn là tôi được học hỏi và làm những khâu nghiệp vụ ngành vănthư lưu trữ mà tôi đã được học trong suốt 2 năm qua o Trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội, từ đó em có cách nhìn nhận, đánh giá về lý luận và thực tiễn một cáchsâu sắc hơn

4 Lời cảm ơn

Qua bài báo cáo của em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạoTrường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Phòng Hành chính –Tổng hợp cùng toàn thể các thầy cô giáo , đặc biệt là cô Ngô Thị Kiều Oanhgiáo viên chủ nhiệm, cô Trần Việt Hà, cô Trịnh Thị Kim Oanh và các thầy côkhác đã hướng dẫn tôi nắm vững kiến thức trước khi tham gia quá trình thực tập

để em có thể tiếp cận thực tế một cách tốt nhất

Vậy nên thông qua bài báo cáo này em cũng xin được gửi lời cảm ơn chânthành đến các thầy cô trong Phòng Hành chính – Tổng hợp, Khoa Văn thư Lưutrữ Đặc biệt là sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Thanh, côHoàng Thị Thúy Lan, và cô Trần Việt Hà – giảng viên hướng dẫn đã tận tìnhgiúp em hoàn thành tốt báo cáo của mình

Quá trình thực tập thực sự là cơ hội tốt để em tiếp cận thực tế, áp dụngnhững lý thuyết đã học trong trường, phát huy những ý tưởng trong quá trình đãhọc chưa được thực nghiệm Trong thời gian này, em được tiếp cận với tình hìnhhoạt động, cũng như quan sát học tập phong cách làm việc, kinh nghiệm laođộng, làm việc của Phòng Hành chính – Tổng hợp Là sinh viên lớp chuyênngành Văn thư - Lưu trữ với những kiến thức đã tích lũy được tại trường Đạihọc Nội Vụ Hà Nội cùng với 2 tháng thực tập tại Phòng Hành chính – Tổng hợp

em đã nhận thức được những mặt tích cực, vai trò quan trọng cũng như một sốtồn tại của nghiệp vụ văn thư và nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ nói riêng và em xintrình bày những vấn đề này thông qua bài báo cáo của mình

Báo cáo của em ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phần phụ lục và tàiliệu tham khảo, phần nội dung chính bao gồm:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan.

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư của cơ quan.

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất, khuyến nghị.

Trong thời gian thực tập, bản thân em cũng đã cố gắng tìm hiểu thực tế

để hoàn thành báo cáo nhưng do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế còn hạn

chế, và bước đầu vẫn còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc công sở nên bản báocáo của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sựđóng góp ý kiến của thầy cô đặc biệt là các thầy cô trong Phòng Hành chính –Tổng hợp, các thầy cô trong Khoa Văn thư Lưu trữ để em hoàn thiện bài báo cáocủa mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015.

Sinh viên thực tập

Vũ Thị Thương

A PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA CƠ QUAN 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.

1.1.1 Lịch sử hình thành.

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của trường được căn cứ vàoQuyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

1.1.2 Vị trí và chức năng.

1 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lậpthuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chứcđào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnhvực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụphát triển Kinh tế - Xã hội

2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cáchPháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngânhàng Nhà nước

3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

3 Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

4 Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.

5 Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảngviên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,

cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quátrình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,cán bộ, nhân viên

6 Tuyển sinh và quản lý người học

7 Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật

8 Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

9 Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụcác ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

10 Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt dộnggiáo dục và đào tạo

11 Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạtđộng xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

12 Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

13 Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

14 Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,

y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với

sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chínhcho Trường

15 Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế củaTrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; thamgia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.

16 Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kếtquả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ vàcông nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân tronghoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường

17 Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức

và người học của Trường

18 Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quyđịnh của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định hiện hành khác

19 Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vâtchất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy đinh của pháp luật

20 Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

21 Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

22 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quychế làm việc của Bộ Nội vụ

23 Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của phápluật

24 Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

25 Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường

1 Ban giam hiệu, gồm:Hiệu trường và các Phó Hiệu trưởng

2 Hội đồng Khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

3 Các phòng chức năng:

- Phòng Quản lý dào tạo

- Phòng Tổ chức – Cán bộ

- Phòng Hành chính – Tổng hợp

- Phòng Kế hoạch – Tài chính

- Phòng Quản trỉ – Thiết bị

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

- Phòng Quoản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế

- Phòng Công tác sinh viên

4 Các khoa:

- Khoa Tổ chức Xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư – Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

5 Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội Vụ

- Ban Quản lý kí túc xá

6 Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

7 Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8 Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

9 Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà

10 Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (phụ lục 01) 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của cơ quan.

1.2.1 Tình hình tổ chức.

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan

Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư làhoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớntrong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trongTrường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng

Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư hỗnhợp Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũngnhư các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiệnchức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ quan.Nhân viên Văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bài bản và

sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu củaVăn thư hiện đại Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay tạitầng 1 dãy nhà A

a Ưu điểm:

Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vàotầng 1 Nhà A, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếpcận thông tin với mọi người

Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bịhiện đại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủđựng tài liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư chính xác,nhanh chóng, an toàn, bí mật, hiện đại

b Nhược điểm:

Tuy nhiên, việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnhhưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làmviệc

1.2.2 Giới thiệu Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:

205/QĐ-1.2.2.1 Vị trí và chức năng

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ HàNội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư của Trường, có chức năng thammưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác hành chính, lễ nghi,khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông tin, tổng hợp củaTrường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy

cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhàkhách, …) theo quy định;

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế vàhướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy địnhcủa Trường và của Nhà nước;

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức vănbản do Trường ban hành;

- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòngtruyền thống của Trường

- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường Hướng dẫn các đơn vị xâydựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ củađơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính củaTrường;

- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao độnghợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp vớicác đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường

- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việchiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trongTrường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.

- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh antoàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người laođộng và học sinh, sinh viên trong trường;

- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;

- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;

- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường

b) Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp

- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo độtxuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;

- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác vàtheo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;

- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;

c) Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;

d) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 2.1 Hoạt động quản lý.

Một số văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý của Trường như: văn bản

về việc nâng lương thường xuyên cho cán bộ, văn bản về việc khen thưởng cán

bộ, giảng viên và học sinh; văn bản kỷ luật học sinh;…nhưng chủ yếu: Quyếtđịnh, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo, Công văn Ngoài ra còn một số loại vănbản hành chính khác như:giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi… Nhìnchung do đặc điểm hình thành, chức năng và đặc thù của cơ quan về công tácđào tạo, tuyển sinh cho nên số lượng văn bản về Quyết định và công văn chiếm

số lượng ban hành lớn nhất Các loại văn bản còn lại chiếm tỉ lệ ban hành thấphơn

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, làđầu mối văn bản quan trọng Sự phát triển của Trường cũng gắn liền với sự pháttriển của văn thư Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách củaĐảng, Nhà nước, báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tómlại Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếmphần lớn trong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quantrong Trường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng

Trường Đại học Nội Vụ bố trí 02 cán bộ văn thư

Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư hỗnhợp Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũngnhư các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiệnchức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ quan.Nhân viên Văn thư được đào tạo qua trường lớp về trình độ chuyên môn, nghiệp

vụ bài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng đượcyêu cầu của Văn thư hiện đại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bố trí Phòng Vănthư Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay tại tầng 1 dãy nhà

A ngay cạnh Phòng Hành chính – Tổng hợp

Công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ có nhiệm vụ

đảm bảo các thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và giải quyết văn

bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, tiếp nhận, pháthiện những công văn giấy tờ và các văn bản sai khác không đúng về mặt thểthức và nội dung, quản lý và thực hiện chế độ sử dụng con dấu đúng quy địnhcủa Nhà nước, đánh máy, sao chụp, in ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vitrách nhiệm của Văn phòng phải làm đảm bảo các trang thiết bị Văn phòngkhông bị hư hỏng, lãng phí, thất thoát Công tác văn thư bao gồm 04 nội dung cơbản không thể thiếu:

Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Công tác quản lý và giải quyết văn bản

Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trũ cơ quan

Như vậy công tác văn thư ở Trường đóng vai trò rất quan trọng trong quátrình hoạt động của cơ quan, đơn vị bao gồm toàn bộ bao gồm toàn bộ các côngviệc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các cơquan khác

Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ

đã rất coi trọng công tác này

2.2 Hoạt động nghiệp vụ.

Nhìn chung việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tácvăn thư ở Cơ quan tương đối ổn định, tốt thực hiện công tác văn thư ở TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội tương đối tốt Các khâu nghiệp vụ được thực hiện theođúng trình tự và thực hiện theo một quy trình nhất định.cán bộ văn thư củaTrường thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo văn bản theo quy chế,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ( Ban hành theo Quyết định số: 1138 /QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệutrưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)

Hoạt động nghiệp vụ gồm những nội dung cơ bản sau:

Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Công tác quản lý và giải quyết văn bản

Công tác quản lý và sử dụng con dấu.

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trũ cơ quan

2.2.1 Về công tác xây dựng và ban hành văn bản.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành các văn bản như sau:

-Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Trường gồm cácloại văn bản sau: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kếhoạch, phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghinhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, hợp động, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận,giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu

chuyển, giấy biên nhận.

-Văn bản chuyên ngành.

-Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

2.2.1.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất đượcchú trọng Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, các đơn

vị soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học, trình tự các bước cómối quan hệ logic

Từ khi Trường được thành lập và đi vào hoạt động, công tác xây dựng vàban hành văn bản được thực hiện theo Quy chế hoạt động của Trường Phòngvăn thư đăng ký văn bản, đánh máy, in ấn, kiểm tra về mặt thể thức văn bảntrước khi trình ký đóng dấu, làm thủ tục gửi đi Công tác xây dựng và ban hànhvăn bản cua Trường đã đi vào nề nếp, các văn bản đi, văn bản đến đều tuân thủtheo Quy chế của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việccủa cơ quan quản lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nộidung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản Một số văn bản như:Công văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy giới thiệu đã được mẫu hóa.Qua thời gian kiến tập nghề nghiệp tại Trường, em xin được mô tả các bước

trong quy trình soạn thảo văn bản của Trường như sau:

Bước 1 Chuẩn bị

Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành vàtrình lãnh đạo Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồmcác thông tin pháp lý, thông tin thực tế

Bước 2 Xây dựng bản thảo:

- Xây dựng đề cương;

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viếtbản dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liênquan

Bước 3 Duyệt bản thảo:

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:

- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùngnội dung bản thảo

- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nộidung sau đó ký nháy vào phần lưu: văn thư Nếu bản thảo được đồng ý của Hiệutrưởng ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộchuyên môn phải thảo lại

Bước 4 Duyệt bản thảo lần hai:

Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thìnhân viên đánh máy mới được đánh máy Sau khi đánh máy xong xem xét lạilần cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnhsửa

Bước 5 Hoàn thiện và ban hành văn bản.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếusai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắtvào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng kiểm tra và ký nháy banhành

Sau khi chuyển lên Hiệu trưởng duyệt và kí ban hành chính thức, sau đó

văn bản được chuyển xuống văn thư cơ quan để vào sổ và đăng kí phát hành vănbản như: ghi số, kí hiệu của văn bản; ngày tháng năm ban hành của văn bản;đóng dấu cơ quan và đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi của Trường

Cuối cùng là nhân bản số lượng văn bản cần chuyển và phát hành vănbản

2.2.2 Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*) Nguyên tắc chung:

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Trường phải được quản lý tập trung tạiVăn thư cơ quan-bộ phận thuộc Phòng Hành chính Tổng hợp ( sau đây gọi làVăn thư ) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng

ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng kýtại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhchuyển giao trong ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến cóđóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” ( kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ ), “Thượngkhẩn” và “Khẩn” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được đăng ký, trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thànhthủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước ( sau này gọi tắt làvăn bản mật ) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành vềbảo vệ bí mật Nhà nước

Sọan thảo và kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của các văn bảnđược phân công phụ trách

Trình ký văn bản được chuyển giao

Em thấy các khâu nghiệp vụ về văn bản đi tại Cơ quan rất chuyênnghiệp Cách làm việc, cách phân công công việc rất khoa học, hợp lý mang lạihiệu quả cao

Khi văn bản được Trưởng khoa hoặc Phó Trưởng khoa, giáo vụ Khoahoặc nhân viên xây dựng văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản xuống Phòng

m 201 1

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

2.2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi.

* Bước 1: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

* Bước 2: Đăng ký văn bản đi

* Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

* Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi

* Bước 5: Lưu văn bản đi

2.2.2.1.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết

a) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Ghi số văn bản

+ Tất cả văn bản đi của Trường sau khi soạn thảo xong phải qua văn thư

để lấy số và ngày tháng, được ghi số liên tục theo hệ thống số chung của Trường

do văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp có quy định khác

+ Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm

a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính,được đăng kí như sau:

£) Các loại văn bản: Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được dăng

kí vào một sổ và một hệ thống số

£) Các loại văn bản hành chính khác được đăng kí vào một sổ và một hệthống số riêng

- Ghi ngày, tháng của văn bản

Việc ghi ngày ,tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện tạiĐiểm b, Khoản 1, Điều 9, Thông tư số 01/2011/TT-BNV

b) Văn bản mật được đánh số và đăng số riêng

c) Ký hiệu văn bản, chữ viết tắt tên trường và các đơn vị thuộc, trựcthuộc Trường được quy định như sau:

-Ký hiệu và các hình thức của các văn bản có tên loại bao gồm các chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên Trường (Ví dụ: Số: / QĐ-ĐHNV)

- Ký hiệu của công văn và các văn bản khác bao gồm các chữ viết tắt tên Trường và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (Ví dụ: Số: /ĐHNV-TCCB)

- Các đơn vị trực thuộc Trường có văn thư độc lập cũng sử dụng hệ thống

ký hiệu theo mẫu trên

- Mẫu trình bày văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2.1.2.Đăng kí văn bản đi

Sổ đăng ký văn bản đi

Người ký Nơi nhận

văn bản

Đơn vị,người nhậnbản lưu

Số lượngbản

Ghi chú

Sổ đăng ký văn bản mật đi

Mức độMật

Ngườiký

Nơi nhậnvăn bản

Đơn vị,ngườinhận bảnlưu

Sốlượngbản

Ghichú

Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản

đi, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc

“Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền

Văn bản đi được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đi hoặc cở sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính Nhưng phần lớn các cơ quan trong Trường lập

sổ đăng ký văn bản đi

1 Lập sổ dăng kí văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 18 Quy chế này, Văn thư lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

2 Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền

thống (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính

2.2.2.1.3 Nhân bản, đánh dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1.Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cở sở

số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản liệt kê không đủ danh sách thì đơn vị soạn văn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo

để lưu ở Văn thư

b) Nơi nhận phải xác nhận cụ thể trong văn bản theo nguyên tắc văn bảnchỉgửi đến cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng,thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát,