MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH 3 I. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3 1.Khái quát đôi nét về Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 3 2.1. Chức năng 3 2.2. Nhiệm vụ 4 2.3 Quyền hạn 4 2.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chức năng thuộc Công ty 4 PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH 7 I. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ 7 1. Về tổ chức công tác Lưu trữ 7 2. Về cán bộ làm công tác Lưu trữ 7 II. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác Lưu trữ 8 1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ 8 2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Lưu trữ 9 III. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác Lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 9 1. Thu thập tài liệu lưu trữ 9 1.1. Ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ 9 1.2. Thành phần tài liệu 10 1.3. Thủ tục giao nhận tài liệu 10 2. Xác định giá trị tài liệu 10 2.1. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu 11 2.2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu 11 3. Chỉnh lý tài liệu 12 4. Xây dựng công cụ tra tìm, tra cứu tài liệu lưu trữ 18 5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 18 6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 III. Đối với các công tác khác của Công ty 20 1. Công tác Văn thư 20 2. Công tác khác của Công ty 20 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT 21 I. Ưu điểm 21 1. Công tác Lưu trữ 21 2. Công tác Văn thư 22 3. Công tác Văn phòng và các công tác khác 22 II. Nhược điểm 23 1. Công tác Lưu trữ 23 2. Công tác Văn thư 24 3. Công tác Văn phòng và các công tác khác 24 III. Đề xuất 25 1. Về công tác Lưu trữ 25 2. Về công tác Văn thư 25 3. Về công tác Văn phòng và công tác khác 26 C. KẾT LUẬN 27
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG .3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH I Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 1.Khái quát đôi nét Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ 2.3 Quyền hạn 2.4 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh Chức năng, nhiệm vụ phòng, ban chức thuộc Công ty PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH I Tình hình tổ chức cán làm công tác Lưu trữ Về tổ chức công tác Lưu trữ Về cán làm công tác Lưu trữ II Tình hình quản lý đạo công tác Lưu trữ Về ban hành văn đạo công tác Lưu trữ .8 Về thực văn đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ III Tình hình thực nội dung nghiệp vụ công tác Lưu trữ Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh .9 Thu thập tài liệu lưu trữ 1.1 Ý nghĩa việc thu thập tài liệu vào lưu trữ 1.2 Thành phần tài liệu 10 1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu .10 Xác định giá trị tài liệu .10 2.1 Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu 11 2.2 Thủ tục tiêu hủy tài liệu 11 Chỉnh lý tài liệu 12 Xây dựng công cụ tra tìm, tra cứu tài liệu lưu trữ .18 Bảo quản tài liệu lưu trữ 18 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 III Đối với công tác khác Công ty 20 Công tác Văn thư .20 Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác khác Công ty 20 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT 21 I Ưu điểm 21 Công tác Lưu trữ 21 Công tác Văn thư .22 Công tác Văn phòng công tác khác 22 II Nhược điểm .23 Công tác Lưu trữ 23 Công tác Văn thư .24 Công tác Văn phòng công tác khác 24 III Đề xuất .25 Về công tác Lưu trữ 25 Về công tác Văn thư 25 Về công tác Văn phòng công tác khác 26 C KẾT LUẬN .27 Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Ngày với phát triển không ngừng xã hội, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu tất yếu loài người với nhiều hình thức khác nhau, phương tiện đại Cùng với phát triển đó, việc trao đổi thông tin văn đời ngày phong phú trở thành phương tiện thiếu hoạt động quan, tổ chức kinh tế - trị - xã hội, công ty, xí nghiệp Việc tổ chức thông tin văn đời kéo theo việc quản lý thông tin văn đó, đòi hỏi can thiệp công tác Lưu trữ Công tác Lưu trữ đời tất yếu, khách quan lịch sử, phận thiếu quan, tổ chức kinh tế - trị - xã hội, công ty, xí nghiệp Công tác Lưu trữ công tác nghiệp vụ quan trọng thiếu thiếu hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động quan, tổ chức Là khâu nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục địch phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng nhiều lĩnh vực xã hội, góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia Tài liệu lưu trữ không phát huy ý nghĩa to lớn công tác Lưu trữ không làm tròn chức tiến hành khâu lưu thông tin chủ động đưa thông tin vô giá, chứa đựng tài liệu để phục vụ xã hội, phục vụ lợi ích chân người Trong thời gian đào tạo trường chuyên nghiệp nói chung trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng, thực tập tốt nghiệp khâu vô quan trọng thiếu, trình giúp sinh viên có thời gian trải nghiệm thực tế, hoàn thiện kỹ chuyên môn, tích lũy kiến thức, rèn luyện tư cách đạo đức, nghề nghiệp tốt hơn, để tự khẳng định trước kì thi tốt nghiệp trường bước chân vào môi trường làm việc mới, tránh sai sót bỡ ngỡ công việc Là sinh viên năm cuối Khoa Văn thư – Lưu trữ thuộc trường Đại học Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội vụ Hà Nội, đạo, hướng dẫn thầy cô Khoa thầy giáo chủ nhiệm Được giới thiệu nhà trường đồng ý lãnh đạo quan, em cử thực tập Công ty TNHH Xây Dựng Bảo Minh từ ngày 30 tháng năm 2015 đến ngày 30 tháng năm 2015 Sau thời gian thực tập quan, thành công trình đánh dấu bước trưởng thành sau ba năm học tập rèn luyện trường Tại em bước đầu làm quen với công việc cán Lưu trữ Những ngày đầu thực tập không tránh khỏi bỡ ngỡ, lúng túng em nhanh chóng hòa nhập với môi trường công sở Trong trình thực tập giúp đỡ nhiệt tình Nhà trường, hướng dẫn thầy cô khoa đồng thời bảo tận tình cán hướng dẫn Trần Thị Hoa toàn thể cô chú, anh chị phòng Hành - Tổ chức Công ty TNHH Xây Dựng Bảo Minh giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Trong khuôn khổ thân không tránh khỏi thiếu sót định, mong nhận đóng góp quý thầy,cô để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 31 tháng năm 2013 Sinh viên thực tập Phùng Thị Loan Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH I Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 1.Khái quát đôi nét Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh Tên công ty tiếng Việt công ty TNHH Xây dựng Bảo Minh Địa trụ sở chính: Số 10 ngõ 1, phố Quang Trung, phường Hội Hợp, thành phố Vĩnh Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc Khi kinh tế phát triển, đời sống người nâng cao, nhu cầu thương mại dịch vụ đa ngành nghề tăng theo nhanh chóng Vì thế, Công ty xây dựng dịch vụ đời, làm thay đổi mặt kinh tế xã hội, nói ngành mũi nhọn mang lại thuận lợi cao cho kinh đất nước nên Đảng Nhà nước quan tâm trọng đến việc đầu tư phát triển ngành Nhận thấy tiềm công ty trọng tới kinh doanh dịch vụ Công ty hoạt động theo quy định Nhà nước, điều lệ Công ty, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng, hạch toán mở sổ theo hệ thống kế toán thống kê Nhà nước, cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc cấp ngày 22 tháng năm 2011 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh 2.1 Chức Chức Công ty hoạt động kinh doanh đa ngành nghề: quản lý, xây dựng, bảo trì sở hạ tầng, giao dịch bất động sản số ngành nghề khác phù hợp với lực công ty, chủ sở hữu nhà nước chấp thuận theo quy định Pháp luật - Quản lý chuyên ngành buôn bán máy móc, thiết bị, đồ dùng dịch vụ cho Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuê, vận tải - Tham gia xây dựng, làm số dịch vụ liên quan đến xây dựng, dịch vụ liên quan đến nông lâm thủy sản, máy tính điện tử - Dịch vụ thư viện lưu trữ - Bảo toàn phát triển vốn Chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử dụng hợp lý nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy đầu tư phát triển Công ty 2.2 Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh lập biện pháp triển khai thực theo ngành nghề kinh doanh Công ty đăng ký số lĩnh vực khác 2.3 Quyền hạn Kinh doanh ngành nghề theo giấy phép kinh doanh Công ty Tổ chức quảng cáo tiếp thị, khai thác, lựa chọn tìm kiếm hội hợp tác, tham gia đàm phán giao dịch, thương thảo, ký kết Hợp đồng kinh tế, mua bán sản phẩm, dịch vụ trực tiếp với khách hàng Xây dựng quy chế quản lý nội thực việc tổ chức quản lý, sản xuất, tuyển chọn, ký kết hợp đồng tuyển dụng lao động phù hợp với nhệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty Xây dựng quy chế quản lý nội thực việc tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh Công ty Kiến nghị biện pháp phối hợp phòng ban, đơn vị Công ty thực tốt nhiệm vụ Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, xét nâng bậc lương cán công nhân viên Công ty Các quyền khác Hội đồng thành viên giao 2.4 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh Chức năng, nhiệm vụ phòng, ban chức thuộc Công ty Phòng Hành – Tổ chức: 1.1 Chức năng: Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Hành – Tổ chức Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh có chức tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, điều hành thủ trưởng quan đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật, hậu cần cho công ty hoạt động 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: - Tư vấn, tham mưu soạn thảo chương trình, kế hoạch, văn tổng kết, lịch làm việc số nhiệm vụ khác Thủ trưởng yêu cầu; - Theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch, tổ chức hành thi đua đơn vị công ty, cung cấp thông tin báo cáo đề xuất với lãnh đạo công ty theo quy định; - Bảo đảm tiếp nhận, xử lý, lưu trữ quản lý công văn, thứ tự, tài liệu hoạt động đối nội, đối ngoại công ty theo quy định; - Trực văn phòng công ty, tiếp đón hướng dẫn khách đến giao dịch; - Bố trí họp, hội thảo, cấp theo kế hoạch, chuẩn bị hội trường, thiết bị âm thanh, ánh sáng yêu cầu khác; - Thông báo thời gian, địa điểm ghi văn bản, cung cấp tài liệu cần thiết cho họp; - Theo dõi việc sử dụng, bảo đảm trang thiết bị, vật tư tài sản khác, đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí, chi tiêu, trì hoạt động quan đơn vị, phục vụ cho hoạt động công ty Qua thấy vai trò phòng Hành – Tổ chức Công ty quan trọng, liên quan trực tiếp đến vai trò lãnh đạo, đạo, điều hành quan cầu nối quan trọng công ty với phòng ban, quan đoàn thể, doanh nghiệp địa bàn toàn quốc Phòng Tài – Kế toán 2.1 Chức năng: - Tham mưu cho Ban Giám đốc công ty phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực định Ban Giám đốc tổ chức thực công tác kế toán cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, quy định; - Trực tiếp quản lý vấn đề tài Công ty; Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đưa kế hoạch, chiến lược liên quan đến tài Công ty 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: - Quản lý nguồn tài chính, phân bổ hợp lý, hiệu nguồn tài chính; - Báo cáo vấn đề tài Công ty theo năm, dự án; - Phối hợp với phòng, ban chức để đưa biện pháp hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính; - Tham gia vào trình định liên quan đến hoạt động tài chung Công ty; - Đề xuất vấn đề liên quan đến tài Phòng Kinh doanh 3.1 Chức năng: - Tham mưu cho ban giám đốc việc xây dựng triển khai kế hoạch phát triển (Kế hoạch dài hạn, trung hạn ngắn hạn); - Phát triển thị trường nước; 3.2 Nhiệm vụ quyền hạn: - Quản lý toàn hoạt động kinh doanh công ty, chịu trách nhiệm hiệu kinh doanh Ban Giám đốc; - Xây dựng thực thi kế hoạch kinh doanh, đề xuất giải pháp nhằm trì thúc đẩy hoạt động kinh doanh; - Quản lý điều hành trực tiếp công việc, phân công nhiệm vụ giám sát nhân viên thuộc phận kinh doanh; - Báo cáo hoạt động hiệu kinh doanh cho Ban Giám đốc; - Hợp tác với phòng ban có liên quan việc tổ chức chương trình bán hàng, kiện bên công ty, hỗ trợ bán hàng nhằm tăng doanh số hình ảnh sản phẩm công ty thị trường; - Tư vấn hướng dẫn khách hàng thủ tục giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, thu thập báo cáo tình hình thị trường khu vực công ty triển khai dự án; - Chịu trách nhiệm tiêu doanh số, hoạt động kinh doanh công ty Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG BẢO MINH I Tình hình tổ chức cán làm công tác Lưu trữ Công tác Lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Từ đặt cho quan lưu trữ người làm công tác lưu trữ trách nhiệm to lớn nặng nề Về tổ chức công tác Lưu trữ Nhận thấy tầm quan trọng tài liệu lưu trữ việc lãnh đạo, quản lý, điều hành, công tác lưu trữ lãnh đạo Công ty quan tâm trọng Tất văn hình thành trình hoạt động Công ty lưu giữ lại, lập hồ sơ bảo quản tủ đựng tìa liệu Công ty bố trí phòng riêng dùng làm kho lưu trữ, trang bị đầy đủ phương tiện để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ như: bình chữa cháy, điều hòa, máy hút ẩm, chống mối, mọt, loại gặm nhấm Về cán làm công tác Lưu trữ Những năm gần công tác Lưu trữ doanh nghiệp ngày trọng hơn, nhiên phần lớn cán làm lưu trữ doanh nghiệp chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ chủ yếu văn thư kiêm nhiệm làm lưu trữ, để đảm nhiệm công việc tưởng chừng đơn giản phức tạp đòi hỏi phải có cán có trình độ chuyên môn, có kỹ nghiệp vụ, yêu cầu cần có nhà lưu trữ như: tính cẩn thận, tỉ mỉ, biết giữ bí mật đảm nhiệm tốt công việc Nhận rõ tầm quan trọng công tác Lưu trữ hoạt động quản lý, Công ty tuyển dụng cán học chuyên ngành lưu trữ làm việc công ty Bộ phận lưu trữ Công ty nằm phòng Hành – Tổ chức Công ty Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xuất phát từ yêu cầu công việc, cán làm lưu trữ bố trí phòng làm việc riêng với đầy đủ trang thiết bị cần đủ như: giá, tủ, hộp, bìa hồ sơ để bảo quản tài liệu lưu trữ, trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác lưu trữ như: máy vi tính, máy photocopy, điện thoại, tủ lạnh văn phòng phẩm (bút chì, bút bi, giấy, tẩy, kéo ) Ý thức tầm quan trọng công tác Lưu trữ hoạt động quản lý công ty, cán Lưu trữ công ty luôn bồi dưỡng nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn phòng nên công tác lưu trữ Công ty tốt II Tình hình quản lý đạo công tác Lưu trữ Về ban hành văn đạo công tác Lưu trữ Căn Quyết định số 13/QĐ-HĐQT ngày 12 tháng 12 năm 2011 Hội đồng thành viên Công ty ban hành quy định số vấn đề công tác Lưu trữ Kèm theo Quy định công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận lưu trữ sau: • Giúp Thủ trưởng đạo, kiểm tra, đôn đốc hướng dẫn nghiệp vụ trong tác lưu trữ Công ty; • Đề xuất biện pháp để thực tốt Quy định Nhà nước; • Lập báo cáo tổng hợp công tác Lưu trữ hàng năm; • Trực tiếp quản lý kho lưu trữ quan, phục vụ khai thác tài liệu kho lưu trữ này; • Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ hàng năm cho cán nhân viện Công ty, tổng hợp trình Thủ trưởng ký phê duyệt ban hành thu thập hồ sơ kèm theo danh mục duyệt Công ty hướng dẫn thực Quyết định này, người phụ trách cán Văn thư – Lưu trữ Quyết định số 14/QĐ-HĐQT ngày 12 tháng 12 năm 2011 Quyết định việc ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty (Kèm theo Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ) Một số quy định nội quy ra, vào kho lưu trữ, nội quy vào kho), nội quy Phùng Thị Loan Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân loại tài liệu; Khi phân loại tài liệu ta phải lựa chọn phương án phân loại thích hợp Căn vào Lịch sử đơn vị hình thành phông Lịch sử phông Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh chọn phương án phân loại Thời gian – Cơ cấu tổ chức phương án áp dụng quan mà có cấu tổ chức rõ ràng không ổn định, quan hoạt động Theo phương án phân loại tài liệu chọn trước hết tài liệu phông chia theo thời gian, sau thời gian tài liệu chia theo cấu tổ chức Bước 1: Chia tài liệu thành nhóm bản, vào đặc trưng thời gian thường năm, chỉnh lý tài liệu văn thư năm 2011 nên chia thành năm Bước 2: Tài liệu sau chia thành nhóm bản, tiếp tục chia thành nhóm lớn Căn vào cấu tổ chức Công ty A.Năm 2011 I Phòng Hành – Tổ chức II Phòng Kế toán – Tài III Phòng Kinh doanh Bước 3: Sau phân tài liệu thành nhóm lớn, lại tiếp tục phân loại thành các nhóm vừa Để chia tài liệu phòng vào đặc trưng vấn đề phòng phòng có đặc trưng riêng: A Năm 2011 I Phòng Hành –Tổ chức Vấn đề chung Quản lý văn Công ty Hồ sơ tổ chức nhân Hồ sơ hoạt động từ thiện, tàì trợ Công ty Hồ sơ quy trình ISO Công ty Hồ sơ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự Phùng Thị Loan 13 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hồ sơ liên quan đến đất đai Công ty II Phòng Kế toán – Tài Vấn đề chung Hồ sơ quản lý vốn Công ty Hồ sơ quản lý chứng từ Công ty Hồ sơ tài liệu thuế Công ty III Phòng Kinh doanh Kế hoạch kinh doanh Tài liệu hoạt động tiếp thị, quảng cáo Hồ sơ ký kết, thực hợp đồng kinh tế Báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh Công ty Bước 4: Đây bước cuối phương án phân loại Tùy thuộc vào khối lượng tài liệu mà chia tài liệu từ nhóm nhỏ, nhóm nhỏ đơn vị bảo quản (tương đương với hồ sơ) A Năm 2011 I Phòng Hành – Tổ chức Vấn đề chung 1.1 Hồ sơ pháp lý Công ty 1.2 Hồ sơ việc mở rộng ngành nghề kinh doanh 1.3 Hồ sơ đăng ký mã số thuế 1.4 Hồ sơ điệu lệ hoạt động, quy chế làm việc Công ty Quản lý văn Công ty 2.1 Tập lưu văn Công ty 2.2 Tập công văn trao đổi Công ty với quan nhà nước đối tác khác Hồ sơ tổ chức nhân 3.1 Hồ sơ danh sách người quản lý Công ty 3.2 Các hợp đồng lao động Hồ sơ hoạt động từ thiện quyên góp ủng hộ tài Phùng Thị Loan 14 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trợ Công ty 4.1 Hồ sơ hoạt động từ thiện 4.2 Hồ sơ hoạt động tài trợ Hồ sơ quy trình ISO Công ty Hồ sơ vệ sinh môi trường, giữ gìn an ninh trật tự 6.1 Hồ sơ vệ sinh môi trường 6.2.Hồ sơ giữ gìn an ninh trật tự Hồ sơ liên quan đến đất đai Công ty 7.1 Hồ sơ liên quan đến việc mua đất, thuê đất 7.2 Hồ sơ liên quan đến cửa hàng, trụ sở Công ty II Phòng Kế toán – Tài 1.Vấn đề chung Quản lý vốn Công ty 2.1 Hồ sơ vốn pháp định Công ty 2.2 Hồ sơ việc vay vốn Công ty 2.3 Hồ sơ vốn vay huy động thông qua cổ phiếu, trái phiếu, vay công nhân, cán Công ty 2.4 Hồ sơ vốn tự có Công ty Hồ sơ quản lý chứng từ Công ty 3.1 Tập phiếu thu, chi Công ty 3.2 Tập tài liệu ủy nhiệm chi 3.3 Tập tài liệu xuất nhập vật tư 3.4 Tập tài liệu giao dịch với ngân hàng 3.5 Báo cáo tài Công ty Hồ sơ tài liệu thuế Công ty 4.1 Tập báo cáo kê khai thuế Công ty 4.2 Tập báo cáo hóa đơn sử dụng giá trị gia tăng 4.3 Tập bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào 4.4 Tập bảng kê hóa đơn dịch vụ bán Phùng Thị Loan 15 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.5 Tập tờ khai thuế thu nhập Công ty 4.6 Quyết toán thuế năm Công ty III Phòng Kinh doanh Kế hoach kinh doanh 1.1 Hồ sơ tài liệu kế hoạch hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty Tài liệu hoạt động tiếp thị, quảng cáo 2.1 Hồ sơ theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh Công ty 2.2 Hồ sơ tham gia triển lãm, hội chợ Hồ sơ ký kết, thực hợp đồng kinh tế 3.1 Hồ sơ tài liệu công tác chào hàng, đấu thầu 3.2 Hồ sơ tài liệu công tác đàm phán, soạn thảo ký kết hợp đồng 3.3 Hồ sơ trình thực hợp đồng 3.4 Hồ sơ việc lý hợp đồng 3.5 Hồ sơ tài liệu bảo hành Báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh Công ty 4.1 Báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh Công ty theo tháng Sau phân loại tài liệu tới hồ sơ (đơn vị bảo quản) tức ta lập hồ sơ tiến hành hệ thống hóa lại hồ sơ tiến hành Biên mục hồ sơ - Biên mục hồ sơ: bên bên + Biên mục bên trong: • Đánh số tờ: Để cố định vị trí tài liệu hồ sơ để quản lý tài liệu chặt chẽ, dùng bút chì đen, mềm đánh góc bên phải tài liệu, tờ đánh số chữ số Ả-rập • Viết mục lục văn bản: Là việc đăng ký thông tin văn vào tờ mục lục in sẵn, đặt đầu văn hồ sơ Phùng Thị Loan 16 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Số Số Ngày, tháng Tác giả Tên loại trích TT ký hiệu văn văn văn yếu nội dung Tờ số Ghi • Viết chứng từ kết thúc: Là ghi số lượng tờ tài liệu, tờ mục lục, đặc điểm trạng thái bên hồ sơ, thời gian lập người lập hồ sơ CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có tờ Viết chữ Mục lục văn có tờ Đặc điểm trạng thái tài liệu Ngày tháng năm Người lập hồ sơ (Ký ghi rõ họ tên) • + Biên mục bên ngoài: Là việc đăng ký thông tin bìa tạm phiếu tin vào bìa hồ sơ với thông tin Lập hồ sơ (đối với tài liệu dời lẻ); • Biên mục phiếu tin: ghi thông tin hồ sơ lên trường phiếu; • Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu; • Thông kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Đánh số hồ sơ thức vào bìa, cặp, hộp, viết dán nhãn hộp Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu; • Kiểm tra kết chỉnh lý; • Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá; • Tổng kết chỉnh lý Phùng Thị Loan 17 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng công cụ tra tìm, tra cứu tài liệu lưu trữ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu, giới thiệu thành phần nội dung tài liệu nhanh chóng, xác theo yêu cầu người sử dụng Trong lưu trữ có nhiều loại hình công cụ tra tìm khác với mục đích giới thiệu xác thông tin tài liệu Có công cụ tra tìm chủ yếu là: + Mục lục hồ sơ; + Các thẻ tra tìm; + Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ Trong công cụ tra tìm tài liệu Mục lục hồ sơ công cụ tra cứu sử dụng rộng rãi cả, vừa công cụ tra cứu vừa công cụ thống kê tài liệu, Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh lập 01 mục lục hồ sơ Mẫu: Mục lục hồ sơ: Cặp, Hồ sơ Tiêu đề hộp số số hồ sơ Ngày, tháng bắt Số lượng Thời gian Ghi đầu kết thúc tờ Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ công tác tổ chức thực biện pháp, chủ yếu biện pháp khoa học để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ Tuổi thọ tài liệu dài hay ngắn phụ thuộc vào điều kiện bảo quản chúng, Công ty thực việc xây kho theo Công văn số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 Cục Lưu trữ Nhà nước lập dự án kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, phòng kho đặt xa nơi dễ cháy, nổ, phải thoáng mát, khô Trang thiết bị đầy đủ: giá, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu Các trang thiết bị bảo quản như: điều hòa, máy hút ẩm, hộp chống mối, bình chữa cháy Phùng Thị Loan 18 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các biện pháp bảo quản: - Biện pháp chống ẩm: Là biện pháp thường xuyên quan làm để tránh ẩm mốc, hư hại tài liệu nhung chưa có trang thiết bị đại, chủ yếu sử dụng điều hòa nhiệt độ sử dụng gió tự nhiên - Biện pháp chống côn trùng: Khi xây dựng phòng kho cần ý để không cho côn trùng mối mọt loại côn trùng khác xâm nhập Tài liệu để lên giá, tủ, cặp cách tường 60cm, cách mặt đất 20 cm cách trần 2cm để côn trùng điều kiện bắc cầu xâm nhập, đặt hộp thuốc chống mối phòng kho - Biện pháp chống chuột: Để phòng chống tác hại chuột gây tài liệu, phòng lưu trữ vệ sinh đóng kín cửa công có người vào khai thác tài liệu tránh tình trạng chuột xâm nhập - Biện pháp chống cháy: Chống cháy nội quy đặt lên hàng đầu có tượng cháy xảy mức độ thiệt hại vô to lớn Do để phòng chống cháy, đường dây điện đặt ngầm tránh tượng chập điện, trước cửa kho trang bị thiết bị báo cháy tự động bình chữa cháy để kịp thời dập tắt đám cháy có tượng xảy - Biện pháp chống nấm mốc: Tài liệu trước đưa vào kho vệ sinh sẽ, phòng kho làm tài liệu kho không bị nấm mốc xâm hại Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Doanh nghiệp phục vụ cho việc quảng cáo, tiếp thị, đấu thầu, ký kết hợp đồng kinh tế, phục vụ cho việc cạnh tranh thị trường, phục vụ việc chúng minh, bảo vệ uy tín liên quan đến tranh chấp tài liệu liên quan đến thông tin bí mật bí quyết, dây chuyền, phát minh, tình hình thu chi tài chính, sản xuất kinh doanh Do doanh nghiệp hạn chế đối tượng khai thác hình thức khai thác thường cán quản lý khai thác thông tin 6.1 Các hình thức tổ chức tài liệu Công ty: + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc; Phùng Thị Loan 19 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Cung cấp thông tin lưu trữ qua hợp đồng Tuy nhiên hình thức chưa áp dụng rộng rãi phần lớn tài liệu lưu trữ Doanh nghiệp chủ yếu để phục vụ cho Doanh nghiệp 6.2 Các phương pháp quản lý tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công ty: có phương pháp phổ biến là: - Phương pháp truyền thống: + Dùng phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu: + Dùng sổ thống kê kết sử dụng tài liệu: - Phương pháp đại : ứng dụng tin học công tác lưu trữ Kết việc tổ chức sử dụng tài liệu luôn thước đo cho thấy đóng góp phòng, kho lưu trữ vào hoạt động xã hội Vì lẽ đó, cần phải có nhiều biện pháp để làm tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu III Đối với công tác khác Công ty Công tác Văn thư Trong trình thực tập nghiệp vụ công tác Lưu trữ em tham gia số khâu nghiệp vụ công tác Văn thư như: Chuyển giao văn đi, đến (chuyển giao văn tới phòng, phận, cá nhân có trách nhiệm In, phô tô văn Công tác khác Công ty Tham gia số công việc Hành văn phòng như: Trực điện thoại, lễ tân Do Công ty có chức dịch vụ Lưu trữ đợt thực tập vừa qua em tham gia chỉnh lý xếp tài liệu dự án Em thực đầy đủ khâu nghiệp vụ Công tác Lưu trữ Công ty em làm Phùng Thị Loan 20 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT Trong thời gian thực tập gần 02 tháng – thời gian dài vừa đủ để em bước đầu làm quen với công việc thực tế Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh quan sát, tìm hiểu công việc Công việc tập trung khảo sát thực nghiệp vụ công tác Lưu trữ Công ty Qua em có số điểm nhận xét, đánh giá công tác này: Công tác Lưu trữ Công ty vào hoạt động đạt kết cao: Tổ chức khoa học khoa học tài liệu Phông lưu trữ Công ty, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công việc nhu cầu cá nhân Công ty Phòng Hành – Tổ chức đảm nhiệm công tác có quản lý, điều hành Trưởng phòng đạo trực tiếp Lãnh đạo Công ty phối hợp tốt Phòng, đơn vị, phận Công ty làm tốt công tác Tuy nhiên bên cạnh kết đạt công tác hạn chế, thiếu sót cần khắc phục để hoàn thiện củng cố vị trí phát triển Công ty I Ưu điểm Công tác Lưu trữ - Công tác lưu trữ quan tâm từ cấp nên tạo thống đồng công tác điều hành - Lãnh đạo Công ty có lực, trách nhiệm công việc thường xuyên quan tâm đến công tác đạo đảm bảo tính xác, hiệu công việc, thực theo nhiệm vụ giao - Công ty ban hành số văn quy định chi tiết công tác Lưu trữ Công ty - Cán Lưu trữ - Văn thư kiêm nhiệm nên có thống công việc, dễ thu thập, quản lý, sử dụng tra cứu dễ dàng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ công việc thực theo quy định đề ra, có trách nhiệm, lòng Phùng Thị Loan 21 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội yêu nghề - Bố trí 01 phòng riêng để làm kho lưu trữ với tiêu chuẩn kho lưu trữ - Đã trọng đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như: giá, tủ ,hộp, cặp bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, điều hòa, chống mối mọt, thiết bị chữa cháy, khóa cửa kho - Ứng dụng tin học công tác lưu trữ Công tác Văn thư - Ban hành số văn quy định, quy chế công tác Văn thư Công ty - Tất văn đến văn phải qua Văn thư để cán nhập vào sổ, đóng dấu, ban hành chuyển giao kịp thời tới đơn vị liên quan - Cán Văn thư có trình độ, có lực chuyên môn thường xuyên cử tập huấn, bồi dưỡng nâng nghiệp vụ công tác - Cán Văn thư 01 người kiêm nhiệm việc quản lý văn thống nhất, giảm thiểu thất lạc giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Lưu trữ - Là Công ty doanh nghiệp nên văn (dưới 300 văn bản/ năm ) nên công tác văn thư không phức tạp, việc thu thập xử lý thông tin nhanh chóng, xác, hiệu - Việc bố trí nơi làm việc Phòng Hành – Tổ chức thuận lợi cho việc đị lại, giao dịch, tiếp khách, công tác lễ tân, liên hệ… - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, có tủ khóa riêng để dấu, cán Văn thư quản lý Việc đóng dấu văn ban hành xác, nhanh chóng, tượng đóng dấu khống Việc bảo quản dấu chặt chẽ theo quy định Công ty Công tác Văn phòng công tác khác Được quan tâm đạo sát Lãnh đạo Công ty nhìn chung Phòng Hành – Tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ góp phần vào quản lý điều hành hoạt động Công ty Hệ thống ban hành văn Công ty với chức năng, nhiệm vụ quy đinh Nhà nước giúp xây dựng hành lang pháp lý vững tạo tiền đề Phùng Thị Loan 22 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp Công ty hoạt động vững mạnh Văn phòng Công ty tổ chức theo văn phòng mở, thuận lợi cho người làm việc có tâm lý thoải mái, hoàn thành tốt công việc, giúp lãnh đạo quản lý tốt nhân viên Trang thiết bị văn phòng phục vụ công việc đầy đủ, đại: Có máy tính nối mạng nội quan, máy photo, máy Fax, máy in, máy hủy tài liệu, văn phòng phẩm… Bàn ghế Văn phòng gọn nhẹ, đầy đủ kê gọn gàng, ngăn nắp có tủ đựng tài liệu riêng tủ đựng văn phòng phẩm riêng Ánh sáng phòng đủ thuận lợi cho vấn đề giải công việc Đèn điện, quạt, máy điều hoà, bình lọc nước đầy đủ phục vụ cho cán thuận lợi cho việc tiếp khách lẫn quan Hầu hết cán có trình độ đại học, cao đẳng có chuyên môn vững vàng, đào tạo theo hướng đa kiêm nhiệm nhiều việc, nghiệp vụ tay nghề áp dụng linh hoạt nhạy bén, khả sáng tạo khả xử lý công việc nhanh chóng đảm bảo công việc ngày tốt Các cán văn phòng chấp hành nghiêm nội quy làm việc, nhiệt tình tham gia hoạt động Văn phòng Công ty, công tác hành văn phòng bước chuẩn xác vào nề nếp Tham gia, đóng góp số phong trào liên hoan văn nghệ nhằm mục đích giao lưu, tìm hiểu thị trường, hoạt động từ thiện, bảo vệ môi trường II Nhược điểm Công tác Lưu trữ Tuy phòng hoạt động sản xuất kinh doanh phủ nhận đóng góp to lớn phòng Tổ chức - Hành thành công phát triển Công ty xong bên cạnh tồn số điều bất cập cần giải quyết, số hạn chế công tác như: + Cán làm lưu trữ kiêm nhiệm khối lượng công việc tương đối lớn, công tác lưu trữ chậm + Kinh phí phục vụ cho công tác văn phòng hạn hẹp, phương tiện, máy Phùng Thị Loan 23 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội móc trang bị cần cho kho lưu trữ thông thường, diện tích kho nhỏ, số máy thường bị hỏng chưa sửa chữa + Công nghệ tin học đại chưa áp dụng mức, phần mềm xử lý quản lý tài liệu chưa ứng dụng hết, phần lớn theo phương pháp thủ công tiến độ công việc chưa nhanh + Công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ chưa tốt Các đơn vị, phòng ban lập hồ sơ chung chung, không biên mục hết hồ sơ, văn bản, tài liệu để bó gói Công tác Văn thư - Cán văn thư có đào tạo Cao đẳng chuyên môn chưa sâu lại kiêm nhiệm nhiều việc nên hiệu làm việc giảm - Công tác Văn thư chưa quan tâm, đầu tư mức; thao tác nghiệp vụ thủ công dẫn đến việc tra cứu gặp nhiều khó khăn - Thiếu trang thiết bị đại phục vụ công việc như: máy in màu, máy hủy tài liệu…hệ thống mạng hay bị lỗi, thiết bị không sử dụng hết tính Công tác Văn phòng công tác khác + Kinh phí phục vụ cho công tác văn phòng hạn hẹp, phương tiện, máy móc thiếu, số máy bị hỏng, máy tính hay bị lỗi mạng làm cho công việc bị ngừng, khó khăn cho việc giải công việc nắm bắt thông tin chậm + Do quan thuộc khối doanh nghiệp trú trọng tới hoạt động kinh doanh, hoạt động hành đóng vai trò quan trọng có tình trạng kiêm nhiệm vị trí nên hiệu công việc gián đoạn gặp khó khăn, dẫn đến văn giải chậm + Các cán nhân viên chưa thường xuyên cử đào tạo ngắn nghiệp vụ văn thư-lưu trữ, cụ thể bồi dưỡng kỹ soạn thảo văn bản, từ văn soạn thảo ban hành gặp số vấn đề nội dung thể thức Phùng Thị Loan 24 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III Đề xuất Qua thời gian thực tế Công ty em tiếp xúc với công việc phòng Hành – Tổ chức có quan sát công việc phòng khác nhằm phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế em xin đưa số kiến nghị, đóng góp nhỏ, đề xuất sau mong quý quan tham khảo: Về công tác Lưu trữ - Cần có phòng đọc riêng tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ lưu trữ tài liệu, đồng thời di dời khối tài liệu lớn phòng làm việc cán tạo không gian thoáng làm việc Bố trí phòng đọc hợp lý thuận tiện lại, nghiên cứu, đồng thời đề nội quy, quy định phòng đọc - Công tác chỉnh lý tài liệu cần tiến hành thời gian quy định tạo ngăn nắp rẽ dàng tra cứu cần thiết - Cán làm lưu trữ phải trang bị đầy đủ kiến thức hiểu biết chuyên ngành lưu trữ, phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp tốt, hưởng chế độ phụ cấp độc hại - Ứng dụng tốt tin học vào công tác Lưu trữ Về công tác Văn thư - Văn phòng lãnh đạo phải có đầy đủ văn quy phạm pháp luật nhà nước quản lý, đạo hướng dẫn công tác Văn thư- Lưu trữ, tuyển dụng nhân sự…đó sở, xác để cán bộ, nhân viên, lãnh đạo văn phòng làm việc thực theo quy định mà văn đề - Thay đổi lề lối, thói quen làm việc thủ công chuyển sang sử dụng công nghệ đại, tác phong công nghiệp công việc - Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đến công tác văn phòng, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cấp lãnh đạo Lãnh đạo quan cần thường xuyên nhắc nhở, đạo, triển khai có hiệu văn nhà nước Bố trí cán bộ, công việc văn phòng phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ, tuyển dụng nhân nên chọn kỹ cán có trình độ phẩm chất đạo đức tốt - Cần áp dụng hệ thống quản lý văn bản, phần mềm tin học văn thư, lưu trữ để thực công việc nhanh chóng, xác Hệ thống văn số hoá tìm kiếm dễ dàng Phùng Thị Loan 25 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về công tác Văn phòng công tác khác Ngày quan Nhà nước, tổ chức trị - xã hội hay doanh nghiệp tiến tới xây dựng mô hình văn phòng đại, muốn làm điều phải đổi người lẫn phương tiện làm việc: - Cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật văn phòng: + Hiện đại hoá văn phòng thực tất phương diện: Trang thiết bị văn phòng; người làm việc văn phòng nghiệp vụ hành văn phòng + Mua sắm đầy đủ trang thiết bị văn phòng cần thiết cho hoạt động Chi nhánh, văn phòng như: máy in, máy Fax, máy photo, máy chép, điện tín,máy ghi âm, máy ghi hình, máy hủy tài liệu Cần có phòng đọc riêng để sử dụng tài liệu Lưu trữ đảm bảo không bị tài liệu giữ bí mật thông tin + Áp dụng hệ thống chất lượng theo TCVN 9001-2000 vào giải văn hành nghiệp vụ văn phòng + Xây dựng quy chế văn hóa công sở - Nhân viên làm công tác văn phòng: + Thường xuyên cử cán học thêm, cử học ngắn hạn để tích luỹ, nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật quy định mới, cần trẻ hoá đội ngũ cán văn phòng + Thường xuyên tổ chức hội thảo nhằm tổng kết, đánh giá tình hình thực công việc, đề kế hoạch, chiến lược kinh doanh phù hợp - Kỹ nghiệp vụ: + Sử dụng thành thạo công nghệ đại xóa bỏ công việc vụ thủ công Phòng Hành – Tổ chức , từ tạo điều kiện chủ động xử lý thông tin phục vụ tốt chức tham mưu cho Lãnh đạo + Sự hiểu biết tường tận thực thục kỹ thuật nghiệp vụ hành sở quan trọng để tiến hành công việc + Sự tin tưởng cống hiến phát triển Công ty Phùng Thị Loan 26 Lớp: CĐLT VTLT K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN “ Học đôi với hành - lý thuyết gắn với thực tiễn” phương châm giáo dục trường đại học, cao đẳng Thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng sinh viên Bởi vì, nhờ có thực tập mà sinh viên ý thức rõ nghề nghiệp mình, xác định cho công việc tương lai, phát huy ưu điểm, bổ sung kiến thức thiếu Trong thời gian thực tập gần 03 tháng Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh giúp em có hội vận dụng lý thuyết học trường với thực tiễn quan, giúp em nhận thấy rằng: lý luận chung rút từ thực Cũng nhờ lý thuyết trường mà em nhận thấy ưu điểm, hạn chế công tác Lưu trữ quan Nhờ mà quan có biện pháp khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm đạt Qua đợt thực tập tiếp xúc công việc em thu kinh nghiệm nghề nghiệp mà có thêm kinh nghiệm ứng xử tự rèn luyện cho tác phong, đạo đức trách nhiệm nghề nghiệp Đó kinh nghiệm để chúng em hành trang bước vào đời Kết thúc đợt thực tập với thành công tốt đẹp đạt kết cao, nỗ lực thân, có hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện nhà trường, thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình tập thể cán bộ, công nhân viên, chị Tần Thị Hoa- cán Văn thư – Lưu trữ em Công ty TNHH xây dựng Bảo Minh thực tập thực tế phận Lưu trữ thuộc phòng Hành – Tổ chức tạo điều kiện giúp hoàn thành tốt báo cáo thực tập Do hiểu biết hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu sót mong nhận góp ý thầy, cô để báo cáo hoàn chỉnh hơn./ Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 31 tháng năm 2013 Sinh viên Phùng Thị Loan Phùng Thị Loan 27 Lớp: CĐLT VTLT K6