Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Công ty TNHH XD và TM cơ khí trường thành

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 B. PHẦN NÔI DUNG. 4 CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành. 4 1.1.1. Giới thiệu chung về công ty. 4 1.1.2. Sự ra đời và quá trình hình thành của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành. 4 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành. 5 1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành. 6 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty: 6 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. 6 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH. 7 2.1. Khái niệm, ý nghĩa và hoạt động quản lý về công tác lưu trữ. 7 2.1.1. Mục đích, ý nghĩ của công tác lưu trữ. 7 2.1.2. Chức năng của công tác lưu trữ. 8 2.2. Nội dung công tác lưu trữ. 9 2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ. 9 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 9 2.2.3. Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ. 9 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 10 2.2.5. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 10 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 11 2.2.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 11 2.3. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ở Công ty TNHH. 12 2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 12 2.3.2. Xác định giá trị tài liệu. 13 2.3.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 15 2.3.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 17 2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 19 2.3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 19 CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH. 21 3.1. Nhận xét. 21 3.1.1. Ưu điểm. 21 3.1.2. Nhược điểm. 21 3.2. Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành. 22 3.2.1. Một số đề xuất cho công tác lưu trữ. 22 3.2.2. Trang thiết bị cơ sở hạ tầng. 24 3.3. Một số khuyến nghị . 25 3.3.1. Đối với công ty TNHH. 25 3.3.2. Đối với khoa Văn thưLưu trữ , trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. 25 KẾT LUẬN 27 CHƯƠNG IV. PHỤ LỤC. 29

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN B PHẦN NÔI DUNG CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cơng ty TNHH XD TM khí Trường Thành 1.1.1.Giới thiệu chung công ty 1.1.2.Sự đời trình hình thành Cơng ty TNHH XD TM khí Trường Thành 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty TNHH XD TM khí Trường Thành .5 1.2.Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH XD TM khí Trường Thành 1.1.1.Cơ cấu tổ chức công ty: 1.1.2.Chức nhiệm vụ phận .6 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH 2.1 Khái niệm, ý nghĩa hoạt động quản lý công tác lưu trữ 2.1.1 Mục đích, ý nghĩ cơng tác lưu trữ 2.1.2 Chức công tác lưu trữ 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 2.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 2.2.3 Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ .10 2.2.5 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 10 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 11 2.2.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 11 Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Công ty TNHH .12 2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ .12 2.3.2 Xác định giá trị tài liệu 13 2.3.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ .15 2.3.4 Thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.3.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20 CHƯƠNG KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH 22 3.1 Nhận xét 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm .22 3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Cơng ty TNHH xây dựng thương mại khí Trường Thành 23 3.2.1 Một số đề xuất cho công tác lưu trữ 23 3.2.2 Trang thiết bị sở hạ tầng 25 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với công ty TNHH 27 3.3.2 Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ , trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 27 KẾT LUẬN 29 CHƯƠNG IV PHỤ LỤC .31 Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NĨI ĐẦU Lưu trữ cơng tác nghiệp vụ khơng thể thiếu q trình hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động quan, tổ chức Đảng Nhà nước Là công tác quan trọng việc giữ gìn bảo quản thơng tin lâu dài, nhằm phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, … Cơng tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây đựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh qua liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động phim ảnh, qua hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược, sở để cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho hệ hơm mai sau Nhận thức tầm nhìn quan trọng công tác Lưu trữ Đảng Nhà nước yêu cầu nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với đợt thực tập, thực tế Mỗi năm Khoa Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan để hiểu rõ công tác Lưu trữ Vì đợt thực tập em xin vận dụng hết kiến thức mà học ghế nhà trường đối chiếu với thực tế công ty TNHH, nhằm củng cố thêm kiến thức học, kết hợp với thực tiễn công tác Lưu trữ mà hệ trước để lại nhằm đúc kết thêm nhằm nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp Được chấp thuận công ty TNHH xây dựng thương mại khí Trường Thành Em tiếp nhận vào thực tập Công ty, từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/4/2015 Công tác lưu trữ trở thành yêu cầu có tinh cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thơng tin quản lí mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban đơn vị tổ chức Làm tốt cơng tác lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lí Trên sở đó, ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp hợp Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lí, kịp thời hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực cơng việc quản lí điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác lưu trữ thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Sau thời gian thực tập công ty TNHH xây dựng thương mại khí Trường Thành em nhận thấy cơng tác lưu trữ cơng ty cịn nhiều bất cập Do kiến thức học từ nhà trường tình hình thực tế cơng tác lưu trữ công ty em định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằmnâng cao hiệu công tác lưu trữ công ty - Mục đích nghiên cứu đề tài: + Tìm hiểu chung cơng tác lưu trữ + Phân tích đánh giá thực trạng công tác lưu trữ công ty TNHH xây dựng thương mại khí Trường Thành để thấy điểm mạnh, điểm yếu sở đề xuất số kiến nghị để nâng cao hiệu công tác lưu trữ công ty TNHH - Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là sở lí luận công tác lưu trữ, thực tiễn hoạt động lưu trữ công ty TNHH Trường Thành Cụ thể là: + Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển công ty + Nghiên cứu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ công ty + Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ công ty TNHH + Phân tích, đánh giá kết hoạt động cơng tác lưu trữ Từ điểm mạnh, mặt hạn chế nguyên nhân hạn chế + Đưa kiến nghị nhằm hồn thiện nâng cao hiệu công tác lưu trữ công ty TNHH Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập, viết báo có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi thiếu xót, mong đóng góp ý kiến Thầy, Cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội Anh, Chị Công ty TNHH XD TM khí Trường Thành để em có báo thực tập hoàn chỉnh Hơn tháng thực tập làm làm việc Công ty TNHH xây dưng thương mại khí Trường Thành với hướng dẫn tận tình anh, chị Cơng ty giúp cho em học hỏi, tiếp thu, bổ sung kiến thức bổ sung thêm kinh nghiệm quý báu phụ vụ cho việc học làm sau dễ dàng hơn, qua giúp em hồn thành tốt thời gian thực tập Công ty Em xin gửi lời cảm ơn tới anh, chị Công ty tạo điều kiện thuận lợi tốt cho em học, làm xuất thời gian thực tập vừa qua, hướng dẫn bảo cho cơng việc hết lịng truyền đạt cho em kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ mình, đồng thời em gửi lời cảm ơn đến chị Phạm Mỹ Duyên người chị dạy tận tình cho em xuất thời gian vừa qua Đặc biệt em cảm ơn thầy, cô khoa Văn thư – Lưu trữ người giảng dạy cho em kiến thức quan trọng tiền đề cho học tập thực tế em bạn sinh viên khoa, thầy, cô ban lãnh đạo trường tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em hiểu biết thêm nghiệp vụ, ngành học theo đuổi Em xin chúc anh, chị Công ty thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc công việc sống, chúc Công ty luôn đạt nhiều thành công Đặc biệt thầy, cô khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội lời chúc sức khỏe, thành công lời cảm ơn sâu sắc Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên Bùi Văn Cường Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NÔI DUNG CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CƠNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty TNHH XD TM khí Trường Thành 1.1.1 Giới thiệu chung cơng ty - Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH - Mã số thuế: 0102847250 - Địa chỉ: Phố Hạnh, Phường Tây Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội - Tên giao dịch: TRUONG THANH MECHANICAL TRADING AND CONSTRUCTION COMPANY LIMITED - Giấy phép kinh doanh: 0104003759 - ngày cấp 04/08/2008 - Ngày hoạt động: 30/07/2008 - Số điện thoại: 04 7893284: 093 7203 568 ; 1.1.2 Sự đời q trình hình thành Cơng ty TNHH XD TM khí Trường Thành Cơng ty TNHH thành viên Trường Thành Doanh nghiệp hoạt động địa bàn thành phố Hà Nội với cách thức hoạt động chủ yếu Công ty hoạt động lĩnh vực xây dựng, khí dịch vụ Vào khoảng năm 2000 công ty chưa thành lập mà hoạt động với số thành viên có, Ơng Nguyễn Văn Cần Giám đốc công ty, ông Nguyễn Mạnh Hùng, trưởng phòng Kinh doanh người bước đầu định hướng cho trình thành lập phát triển công ty ngày nay, từ tổ chức sản xuất nhỏ chủ yếu nhận công trình nhỏ địa bàn thành phố Hà Nội Do thị trường giai đoạn xã hội trình xây dựng thị hóa mạnh tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển nhanh tổ chức để cạnh tranh với tổ chức khác hoạt động lĩnh vực yêu cầu khắt khe trình nhận thầu cơng trình, đặc biệt cạnh tranh cho thị trường Để đảm bảo cho đáp ứng thị trường xuất quãng thời gian Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động tạo điều kiện thuận lợi cho việc thành lập công ty chuyên hoạt động lĩnh vực xây dựng có cạnh tranh với thị trường Vào tháng 08/2008, với ủng hộ thành viên người gia đình, ơng Nguyễn Văn Cần thành lập Cơng ty TNHH xây dựng thương mại khí Trường Thành Là công ty thành lập chưa lâu với trình hoạt động phát triển trước tạo thị trường ổn định cho công ty thành lập 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cơng ty TNHH XD TM khí Trường Thành LDN 2005 quy định cấu tổ chức quản lý công ty TNHH thành viên Điều 67 sau: Chủ sở hữu công ty bổ nhiệm người đại diện theo uỷ quyền với nhiệm kỳ không năm năm để thực quyền nghĩa vụ theo quy định LDN pháp luật có liên quan Người đại diện theo uỷ quyền phải có đủ tiêu chuẩn điều kiện quy định khoản Điều 48 LDN Chủ sở hữu cơng ty có quyền thay người đại diện theo uỷ quyền Trường hợp có hai người bổ nhiệm làm đại diện theo uỷ quyền cấu tổ chức quản lý cơng ty bao gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc Tổng giám đốc Kiểm soát viên; trường hợp này, Hội đồng thành viên gồm tất người đại diện theo uỷ quyền Trường hợp người bổ nhiệm làm người đại diện theo uỷ quyền người làm Chủ tịch cơng ty; trường hợp cấu tổ chức quản lý công ty bao gồm Chủ tịch công ty, Giám đốc Tổng giám đốc Kiểm sốt viên Điều lệ cơng ty quy định Chủ tịch Hội đồng thành viên Chủ tịch công ty Giám đốc Tổng giám đốc người đại diện theo pháp luật công ty Người đại diện theo pháp luật công ty phải thường trú Việt Nam; Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vắng mặt ba mươi ngày Việt Nam phải uỷ quyền văn cho người khác làm người đại diện theo pháp luật công ty theo nguyên tắc quy định Điều lệ công ty Chức năng, quyền hạn nhiệm vụ Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc Tổng giám đốc Kiểm soát viên quy định công ty TNHH thành viên trở lên LDN 2005 quy định cấu tổ chức quản lý 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH XD TM khí Trường Thành 1.1.1 Cơ cấu tổ chức cơng ty: - Điều hành cơng ty: • Giám đốc; - Các phịng hỗ trợ : • Phịng kinh doanh; • Phịng kế tốn • Phịng quản lý nhân sự; • Phịng xây dựng – kỹ thuật; 1.1.2 Chức nhiệm vụ phận • Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, người quản lý điều hành công việc công ty chịu trách tồn hoạt động cơng ty trước pháp luật tồn cơng nhân viên cơng ty • Phịng kinh doanh: Trưởng phịng kinh doanh người giám sát quản lý điều hành việc kinh doanh, giới thiệu mẫu sản phẩm công ty tới khách hàng ủy quyền giám đốc việc kí kết hợp đồng nhận thầu cơng trình • Phịng kế tốn: Trưởng phịng kế tốn có trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ cơng ty hợp đồng kí kết, khoản chi phí khác, đảm bảo giấy tờ, tiền lương cơng ty • Phịng quản lý nhân sự: Trưởng phòng quản lý nhân người trực tiếp quản lý nguồn lao động, cán bộ, nhân viên công ty người tiếp nhận đào tạo nguồn nhân công ty tiếp nhận • Phịng xây dựng - kỹ thuật: Có trách nhiệm đo đạt kiểm tra cơng trình trực tiếp việc lắp ghép thi cơng, sửa chữa, hồn thiện cơng trình CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Khái niệm, ý nghĩa hoạt động quản lý công tác lưu trữ 2.1.1 Mục đích, ý nghĩ cơng tác lưu trữ * Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ khâu cuối trình xử lí thơng tin Tất văn đến qua xử lí, lưu văn hồ sơ tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ * Khái niệm phông lưu trữ Phơng lưu trữ tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa trị, ý nghĩa khoa học, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế ý nghĩa khác thu thập bảo quản kho lưu trữ thích hợp * Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử tồn xã hội Tóm lại: Cơng tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao gồm tất vấn đề lí luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân * Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩ quan trọng việc lưu giữ thông tin quan trọng trình hoạt động phát triển quan tổ chức, tài liệu sở hình thành đặt móng quan trọng cho ngành nghề khác phát triển, trì bảo giá trị truyền thống dân tộc qua thời kỳ lưu trữ vào kho lưu trữ nhằm đảm bảo cho việc khai thác sử dụng quan, tổ chức, cá nhân Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Ý nghĩa lịch sử Tài liệu lưu trữ nguồn thơng tin xác nhất, trung thực để nghiên cứu lịch sử tài liệu lưu trữ gắn liền phản ánh cách trung thực trình hoạt động cá nhân, quan tổ chức kiện lịch sử quốc gia suốt tiến trình hoạt động • Ý nghĩa khoa học Tài liệu lưu trữ ghi lại phản ánh hoạt động khoa học cá nhân, quan quốc gia lĩnh vực Tài liệu lưu trữ chứng phát triển khoa học phục vụ cho đề tài khoa học: + Ứng dụng kết nghiên cứu trước vào công việc nghiên cứu + Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút quy luật vận động tự nhiên xã hội để dự đốn tiến trình phát triển xã hội, quy luật tự nhiên nhằm tránh hiểm hoạ cho người • Ý nghĩa thực tiễn Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực chủ trương, sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu giải công việc hàng ngày cán bộ, cơng chức nói riêng quan nói chung Do tính chất tầm quan trọng mà tài liệu lưu trữ trở thành di sản đặc biệt quý giá quốc gia, dân tộc 2.1.2 Chức công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ngành hoạt động nhà nước với chức bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Dó cơng tác lưu trữ có chức sau: + Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hồn chỉnh, an tồn, bí mật loại tài liệu lưu trữ + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực tốt Sinh viên: Bùi Văn Cường Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TẠI CƠNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Là công ty hoạt động lĩnh vực xây dựng nên việc hình thành nhiều hồ sơ, tài liệu Tuy không thành lập phận Văn thư Lưu trữ riêng công tác Lưu trữ quan tâm cán lãnh đạo quan Nội dung công tác Lưu trữ, quy trình nghiệp vụ lưu trữ đươc thiện quy trình theo quy định Nhà nước Cơng ty thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, quy trình cơng tác bảo quản tài liệu thực có hiệu quả, nhiên vơng ty chưa có kho để bảo quản tài liệu lưu trữ cách tốt nhất, việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào quan phòng ban thực theo quy định điều giúp cho việc thu thập bổ sung tài liệu thiếu nhanh chóng thuận lợi 3.1.2 Nhược điểm Dù ý thức việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan sau công việc kết thúc vòng năm, thực tế cho thấy phòng chưa thực tốt công việc nộp tài liệu lưu trữ cho việc bảo quản, trình giao nộp cịn chậm trễ việc giao nộp khơng dứt khốt mà chia làm nhiều lần nộp chưa có trách nhiệm cho việc giữu gìn tài sản chung Quá trình thu thập tài liệu cịn có lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, cịn thất lạc, mát nhiều tài liệu Đặc biệt công ty TNHH lại kho lưu trữ riêng nên tài liệu lưu trữ để phân tán phòng khác Trang thiết bị chưa đầy đủ nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ khơng có chủ yếu bảo quản tài liệu phương pháp truyền thống, nên hồ sơ, tài liệu công ty chủ yếu nằm tủ phịng, cá nhân lãnh đạo giữ Do việc khai thác sử dụng tài liệu vấn đề khó khăn Sinh viên: Bùi Văn Cường 22 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Công ty TNHH xây dựng thương mại khí Trường Thành 3.2.1 Một số đề xuất cho công tác lưu trữ Việc xây dựng quy chế, nội quy công tác Lưu trữ công ty TNHH xây dựng thương mại khí Trường Thành cịn thiếu sót lỏng lẻo dẫn tới tình trạng hiệu đạt cơng tác Lưu trữ cịn khơng cao, từ em có số đề xuất sau đây: + Phương pháp Dựa vào thông tư “ 04/2013/TT-BNV Bộ Nội Vụ ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn thư Lưu trữ quan tổ chức” để xây dựng quy chế, nội quy, quy định cụ thể công tác Lưu trữ quan • Nội dung xây dựng quy chế : + Quy chế, nội quy CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi, đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động Lưu trữ trình quản lý Chỉ đạo công ty Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kế sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động phát triển công ty Điều 2: Giải thích từ ngữ Điều 3: Trách nhiệm cơng tác lưu trữ Lãnh đạo công ty TNHH phải có trách nhiệm việc quản lý thực cơng tác lưu trữ a Tổ chức xây dựng ban hành, đạo việc thực chế độ công tác Lưu trữ theo quy định pháp luật hành b Kiểm tra việc thực chế độ quy định cơng tác lưu trữ phịng, giải việc khiếu nại tố cáo xử lý vi phạm pháp luật Sinh viên: Bùi Văn Cường 23 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác lưu trữ Trách nhiệm trưởng đơn vị: Trưởng phòng người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định ban hành công ty Trách nhiệm cá nhân Điều 4: Bảo vệ bí mật quan cơng tác lưu trữ CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 5: Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan: Khi công việc năm kết thúc cán nhân viên phải có trách nhiệm giao nộp, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu để nộp lưu trữ quan Điều 6: Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ tài liệu phải chỉnh lý hoàn chỉnh đưa vào lưu trữ, tránh phân tán phông lưu trữ, phân loại phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải công việc, tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh trình hoạt động động công ty Điều 7: Xác định giá trị tài liệu Cán làm công tác lưu trữ phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo quan ban hành, sau có ý kiến thẩm định quan có thầm quyền định Điều 8: Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định điều 18 Luật lưu trữ 2011 Điều 9: Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011 Điều 10: Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định điều 21 Luật lưu trữ 2011 Mục 2: BẢO QUẢN TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Hồ sơ tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cán bộ,viên chức làm cơng tác lưu trữ phải có trách nhiệm bố trí, xếp khoa học nguồn tài liệu, dán Sinh viên: Bùi Văn Cường 24 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, tra tìm Điều 12 Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu Tất cán, viên chức cơng ty TNHH cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng quy định Điều 13 Các hình thức tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định điều 32 Luật lưu trữ 2011 Điều 14 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo điều 31 điều 32 Luật lưu trữ 2011 Điều 15 Quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức làm công tác lưu trữ quan phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu 3.2.2 Trang thiết bị sở hạ tầng * Nội dung, phương pháp Công ty TNHH chưa có kho bảo quản tài liệu lưu, nên lãnh đạo cơng ty tham khảo cách thức xây dựng kho để đạt tiêu chuẩn quy mô chất lượng phù hợp với đặc điểm địa hình, đặc thù cơng ty khí hậu địa phương, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cịn thiếu sót cần bổ sung trang thiết bị đại, cần thiết cho công tác lưu trữ Lãnh đạo công ty kiểm tra khảo sát thực tế tình hình lưu trữ tài liệu quan xem nguồn tài liệu có bị phân tán hay không trang thiết bị bảo quản có đem lại hiệu cho cơng tác bảo quản tài liệu, sau kiểm tra xong cán kiêm Văn thư-Lưu trữ giúp lãnh đạo soạn thảo văn trình lên cấp phê duyệt Khi đồng ý lãnh đạo quan xây dựng phương án, lập thiết kế xây dựng kho lưu trữ cho phù hợp đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ Các trang thiết bị bổ sung vào phòng ban phục vụ công tác lưu trữ bảng thống kê điện tử, giá, hộp để tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ kho, hệ thống báo cháy chữa cháy tự Sinh viên: Bùi Văn Cường 25 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội động, Sinh viên: Bùi Văn Cường 26 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với công ty TNHH * Thực trạng: Quá trình thực cơng tác Lưu trữ chưa hiệu quả, quy trình nghiệp vụ thực chưa quy trình nghiệp vụ, trình độ chun mơn lưu trữ chưa đạt tiêu chuẩn, việc bàn giao tài liệu không trọng, trang thiết bị để thực cơng tác Lưu trữ cịn thiếu thơ sơ, phối hợp chưa ăn ý phận phịng cơng tác lưu trữ * Giải pháp: + Lãnh đạo quan cần quan tâm mức, nghiêm túc triển khai thực có hiệu văn Quy phạm pháp luật Nhà nước bố trí cán có nghiệp vụ làm cơng tác kiêm văn thư-lưu trữ có hiệu + Cán lưu trữ cán chuyên mơn cần có phối hợp chặt chẽ, phải có nội quy, quy định riêng quan trách nhiệm nghĩa vụ cán chuyên môn thực nghiệp vụ + Tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Lưu trữ cho cán làm công tác lưu trữ 3.3.2 Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ , trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội * Thực trạng: Trong trình học tập trường sinh viên có hội cọ sát với thực tế trường, chưa tiếp xúc nhiều với trang thiết bị đại công tác Lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ Hầu hết sinh viên gặp phải bỡ ngỡ đưa lý thuyết vào cơng việc chưa tiếp xúc thực quy trình nghiệp vụ trình học tập, số trang thiết bị đại hạn chế phục vụ trình khâu nghiệp vụ • Giải pháp: Trong trình học tập trường lớp cần phải kết hợp kiến thức học với đợt tham quan đến trung tâm lưu trữ để sinh viên hiểu rõ hơn, Sinh viên: Bùi Văn Cường 27 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nắm kiến thức giảng lớp, có thêm hội cọ sát với khâu nghiệp vụ, cần đầu tư thêm trang thiết bị đại phục vụ cho thực hành, tích cực tham gia giao lưu hợp tác lĩnh vực Văn thư Lưu trữ nước, triển lãm lưu trữ địa bàn Hà Nội để sinh viên có thêm thơng tin, kiến thức bên ngồi nhà trường Sinh viên: Bùi Văn Cường 28 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Mỗi năm lãnh đạo trường tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên cuối khóa có hội thực tế quan, để nắm vững kiến thức học tập ghế nhà trường áp dụng vào khâu nghiệp vụ Kết hợp với quan có nhiều năm tạo điều kiện cho sinh viên trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, em đồng ý thực tập công ty TNHH xây dựng thương mại khí Trường Thành, từ ngày 02/03/2015 đến 24/4/2015 Được hướng dẫn nhiệt tình lãnh đạo cán nhân viên công ty TNHH tạo điều kiện giúp đỡ trình thực tập, với kiến thức học ghế nhà trường khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ công ty TNHH, em thấy kết hợp học thực hành khác nhau, nên trình thực tập giúp em có thêm kinh nghiêm quý báu cho mai sau Từ giúp em hiểu rõ vị trí, ý nghĩa chun ngành theo đuổi tương lai gắn bó với cuối đường đời, biết tài liệu lưu trữ tài sản quốc gia, chứa đựng thông tin khứ, phản ánh thành tựu lao động sáng tạo người trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Tài liệu phản ánh tất ngành xã hội nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng Để quản lý cách khoa học loại hình tài liệu, nhà lưu trữ học phải nghiên đặc điểm loại hình tài liệu, sở đề biện pháp thích ứng để quản lý tốt loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn tất cá hoạt động trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… người Lưu trữ học ngành khoa học ngiên cứu vấn đề lý luận, pháp lý phương pháp nghiệp vụ công tác Lưu trữ Lưu trữ học tồn phát triển khơng có ngành khoa học khác liên quan khoa học lịch sử, sử liệu học, công bố học, Bảo tàng học, gia hệ học….Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì cơng tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy nhà nước Sinh viên: Bùi Văn Cường 29 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đợt thực tập em nhận thấy cán lưu trữ chưa làm chuyên ngành học mà chủ yếu làm trái ngành chuyên môn không cao làm ảnh hưởng đến công tác nghiệp vụ : Thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý; thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu; bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Trong thời gian thực tập làm báo cáo, có nhiều cố gắng học hỏi vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc nhiên khơng tránh khỏi thiết sót, em mong nhận đóng góp q báu thầy, khoa Văn Thư Lưu trữ, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội lãnh đạo cán công ty TNHH để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên Bùi Văn Cường Sinh viên: Bùi Văn Cường 30 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG IV PHỤ LỤC • Chứng nhận nhà phân phối ủy quyền sản phẩm tập đoàn AUSTDOOR Sinh viên: Bùi Văn Cường 31 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Bản vẽ thông số lắp đặt cửa Sinh viên: Bùi Văn Cường 32 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Quy trình lắp đặt cửa Sinh viên: Bùi Văn Cường 33 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Q trình lắp đặt thi công Sinh viên: Bùi Văn Cường 34 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6