Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần vải sợi may mặc miền bắc

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 4 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 4 1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975: 5 1.1.2. Giai đoạn 1976 – 1988: 6 1.1.3. Giai đoạn 1989 – 1995: 6 1.1.4. Giai đoạn 1996 – 2004: 7 1.1.5. Giai đoạn 2005 – nay: 7 1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 8 1.3. Đặc điểm về công nghệ và mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh: 9 1.3.1. Đặc điểm về công nghệ: 9 1.3.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty: 9 1.4. Bộ máy quản lý: 10 1.4.1. Nguyên tắc tổ chức: 10 1.4.2. Khái quát mô hình tổ chức của Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc: 11 1.5. Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban trong công ty 13 1.5.1. Phòng tổ chức: 13 1.5.2. Phòng hành chính: 14 1.5.3. Phòng kế hoạch thị trường: 15 1.5.4. Phòng phục vụ sản xuất: 15 1.5.5. Phòng kỹ thuật may: 16 1.5.6. Phòng hành chính nhân sự: 17 1.5.7. Phòng tài chính kế toán: 19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 20 2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc. 21 2.1. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 21 2.2. Xác định giá trị tài liệu: 22 2.3. Chỉnh lý tài liệu: 24 2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 25 2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 27 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 29 3.1. Nhận xét: 29 3.2. Nghiệp vụ lưu trữ: 30 3.3. Một số yêu cầu đề xuất đối với công ty và nhà trường 31 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 35

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 4

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 4

1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975: 5

1.1.2 Giai đoạn 1976 – 1988: 6

1.1.3 Giai đoạn 1989 – 1995: 6

1.1.4 Giai đoạn 1996 – 2004: 7

1.1.5 Giai đoạn 2005 – nay: 7

1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty 8

1.3 Đặc điểm về công nghệ và mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh: 9

1.3.1 Đặc điểm về công nghệ: 9

1.3.2 Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty: 9

1.4 Bộ máy quản lý: 10

1.4.1 Nguyên tắc tổ chức: 10

1.4.2 Khái quát mô hình tổ chức của Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc: 11

1.5 Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban trong công ty 13

1.5.1 Phòng tổ chức: 13

1.5.2 Phòng hành chính: 14

1.5.3 Phòng kế hoạch thị trường: 15

1.5.4 Phòng phục vụ sản xuất: 15

1.5.5 Phòng kỹ thuật may: 16

1.5.6 Phòng hành chính nhân sự: 17

1.5.7 Phòng tài chính kế toán: 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 20

2.1 Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 21

2.2 Xác định giá trị tài liệu: 22

2.3 Chỉnh lý tài liệu: 24

2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 25

2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 27

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 29

3.1 Nhận xét: 29

3.2 Nghiệp vụ lưu trữ: 30

3.3 Một số yêu cầu đề xuất đối với công ty và nhà trường 31

KẾT LUẬN 34

PHỤ LỤC 35

Làm tốt công tác văn thư, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản

lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với thực hành, lý thuyết đi đôi vớithực tế” và khẩu hiệu của trường “Học thật để ra đời làm thật” nhằm giúp cáccán bộ văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vàothực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thựctập tại các cơ quan

Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnhđạo công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc, tôi đã được tiếp nhận thực tập

tố nghiệp tại Văn phòng văn thư – lưu trữ của công ty này, kể từ ngày02/03/2015 đến hết ngày 24/04/2015 Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi

đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rènluyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã đượchọc và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây

Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bịcho tôi một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác

thư – Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy những bất cập trong côngtác này ở cơ quan Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻnhư chúng tôi trong tương lai là rất lớn.

Có thể nói đợt thực tập này đã giúp cho tôi cụ thể hóa và nắm chắc hơnkiến thức của bản thân mình, trưởng thàn h hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợpvới lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập

Báo cáo gồm 3 phần:

PHẦN NỘI DUNG:

CHƯƠNG 1: giới thiệu vài nét về cơ quan mình thực tập

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa cơ quan, tổ chức

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức

CHƯƠNG 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Đối với cơ quan, tổ chức

- Đối với nhà trường

PHẦN KẾT LUẬN:

Rút ra bài học cho bản thân và gửi lời cảm ơn đến công ty và các thầy côPHẦN PHỤ LỤC:

Các hình ảnh, ví dụ minh họa cho nội dung của báo cáo thực tập

Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế chp nên bài báocáo này còn nhiều thiếu xót khó tránh khỏi Vì vậy em rất mong nhận đượcnhiều ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tậpthêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực

tế sau này

Em xin trân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty cổ phần vải sợi may mặcMiền Bắc, cán bộ, nhân viên văn phòng Văn thư – Lưu trữ cơ quan đã tạo điềukiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập vad đặc biệt là các thầy, cô giáotrường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp em hoàn thành bản báo cáo thực tập tốtnghiệp này

Em xin trân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2015

SINH VIÊN

VŨ THỊ MÙI

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ

CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc được thành lập theo quyếtđịnh số 1439/ QĐ – BTM của Bộ Thương Mại ngày 06/ 10/ 2004 dưới hình thứcchuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần

Công ty có một truyền thống phát triển lâu dài và bền vững, tiền thân củacông ty là Tổng công ty bông vải sợi được thành lập từ năm 1957 với quyết định

173 – BTN – TCCB của Bộ thương nghiệp ngày 27/ 05/ 1957 Trải qua 49 nămcùng sự biến đổi sâu sắc của nền kinh tế đất nước, ngành thương nghiệp trong

đó có công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc cũng đã lớn lên về nhiều mặt

Từ Tổng công ty bông vải sợi lần lượt thay đổi tên thành Cục bông vải sợi (1960), Cục vải sợi may mặc (1962 ), Tổng công ty vải sợi may mặc (1970 ), Công tyvải sợi may mặc trung ương (1981 ),Tổng cong ty vải sợi may mặc (1985 ),Công ty vải sợi may mặc Miền Bắc (1995 ) và cho tới tháng 07/ 2005, công tychính thức đi vào hoạt động dưới hình thứ công ty cổ phần và có tên gọi là công

ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc (viết tắt là TEXTACO) Đó là những sựthay đổi nhằm thích ứng với những đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ hoạt độngcủa Công ty trong từng thời kỳ, là những sự thay đổi trong quá trình trưởngthành và cho đến nay có thể thấy rằng sự tồn tại và phát triển của công ty trongnhững năm qua đã góp phần nhất định vào việc thực hiện những mục tiêu chungcủa Bộ Thương Mại và cho cả nước

Vốn điều lệ của công ty cổ phần: 23.000.000 đ ( hai mươi ba tỷ đồng ViệtNam), trong đó:

Tỷ lệ cổ phần Nhà nước: 35 % vốn điều lệ

Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong doanh nghiệp 56 % điều lệ

Tỷ lệ cổ phần bán ra ngoài doanh nghiệp: 9 % vốn điều lệ

Giá trị 1 cổ phần: 100.000 đồng Việt Nam

Tổng số lao động của công ty : 797 người

Để có được sự phát triển lớn mạnh như vậy Công ty đã phải trải quanhiều giai đoạn đầy rẫy những khó khăn và thử thách, nhưng ở bất kỳ giai đoạnnào công ty cũng luôn cố gắng để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao:

1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975:

Vừa phục vụ cho cuộc cải tạo, bảo vệ và xây dựng CNXH ở miền Bắc,vừa phục vụ cho công tác kháng chiến chống Mỹ cứu nước, giải phóng miềnNam Trong bối cảnh đó, Tổng công ty bông vải được thành lập

Ngay từ những năm đầu của giai đoạn cải tạo CNXH, Tổng công ty bôngvải sợi đã có nhiều cố gắng trong việc cải tạo, khôi phục và phát triển kinh tế,trong đó có ngành dệt, ngành tiểu thủ công nghiệp và ngành may mặc, đã vậnđộng hình thành một khu đất trồng bông, hôc trợ trực tiếp các cơ sở dệt thủ côngbằng các nguồn nguyên liệu nhập khẩu từ Liên Xô và các nước khác

Kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đã có mầm mống từ những năm 1958 –

1960, tuy với số lượng còn ít và mới chỉ ủy thác xuất khẩu qua Tổng công tyXuất nhập khẩu tạp phẩm, nhưng cũng đã phản ánh một hướng kinh doanh mớicủa công ty

Những năm 1961 – 1972, lực lượng vải có nhiều khó khăn do nguồn việntrợ bị giảm xuống, Tổng công ty đã tích cực hỗ trợ sản xuất và tận thu nguồnhàng trong nước để cung ứng kịp thời, đầy đủ

Bên cạnh việc cung cấp sợi, Tổng công ty còn tổ chức tập huấn kỹ thuậtcho các công ty vải sợi địa phương để phát triển ngành dệt thủ công, thu hútđược lao động nhàn rỗi và tạo việc làm cho người lao động, góp phần thúc đẩyphân công lao động xã hội phát triển

Những năm 1967 – 1970 ngành may mặc phát triển mạnh, nhiều địaphương đã có tỷ trọng may mặc sẵn 30 %, thậm chí có nơi lên đến 50 % khốilượng vải đã vào lưu thông

Khi được chuyển thành Tổng công ty vải sợi may mặc ( 1970) để làmnhiệm vụ chuyên doanh, Tổng công ty đã bàn giao nhiệm vụ quản lý Nhà nướccho Bộ công nghiệp nhẹ và các địa phương, lúc này các tổ chức được sắp xếplại, hoạt động theo chức năng độc lập riêng: Dệt kim, may mặc, vải sợi.

1.1.3 Giai đoạn 1989 – 1995:

Tiếp tục phục vụ cho 2 nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, đồng thời

sự điều chỉnh phương hướng và nội dung hoạt động để thích ứng được với mộtnền kinh tế nhiều thành phần lưu thông và cạnh tranh lẫn nhau

Tuy gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường, nhưng Tổng công

ty đã biết chủ động phối hợp các đơn vị sản xuất, liên doanh liên kết để cải tiến

cơ cấu và chất lượng sản phẩm, xử lý giá linh hoạt, tranh thủ sự giúp đỡ và họctập kinh nghiệm của các đơn vị bạn nên Tổng công ty đã từng bước chứng tỏkhông những trụ được trong môi trường kinh doanh mới mà còn từng bước pháttriển.

1.1.4 Giai đoạn 1996 – 2004:

Cải tiến được phương thức mua bán trên cơ sở tiếp tục mở rộng quan hệvới sản xuất để nắm được các nguồn hàng của công nghiệp quốc doanh thôngqua các hình thức liên doanh liên kết, đầu tư vốn, bao tiêu sản phẩm Hoàn thiện

và củng cố được các hình thức bán ra trong đó lấy bán buôn là chính và kết hợp

tổ chức bán lẻ nhằm thăm dò thị hiếu, giá cả, giới thiệu và quảng cáo hàng hóa

Tổ chức được hệ thống nghiên cứu nhu cầu thị trường, phục vụ cho việcxây dựng chiến lược kinh doanh của công ty trong phạm vi cả nước theo hướngtừng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh, kết hợp kinh doanhtrong nước với suất nhập khẩu Mở rộng quan hệ thị trường trong đó coi trọngthị trường trong nước và thị trường khu vực, đổi mới công nghệ hiện đại, đẩymạnh sản phẩm xuất nhập khẩu trong đó đặc biệt quan tâm đến việc nghiên cứumẫu mã, tăng cường chất lượng để cạnh tranh trên thị trường quốc tế Mở rộngquy mô của xí nghiệp may đáp ứng các nhu cầu gia công, sản xuất hàng xuấtkhẩu

Hoàn thiện bộ máy tổ chức, đổi mới công tác cán bộ, bồi dưỡng, đào tạo

và đào tạo lại được một đội ngũ cán bộ có trình độ, đạt yêu cầu kinh doanh trong

co chế mới

1.1.5 Giai đoạn 2005 – nay:

Theo chủ trương của Nhà nước, Công ty tiến hành cổ phần hóa và chínhthức đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần từ tháng 7/2005 Đây làgiai đoạn mà công ty phải tự hoạt động mà không có nhiều sự hỗ trợ của Nhànước Mặc dù phải chịu sự cạnh tranh rất gay gắt của cơ chế thị trường với nhiềucông ty cùng ngành nghề được thành lập và phát triển nhưng kết quả hoạt động

kinh doanh của 6 tháng cuối năm 2005 đã cho thấy được vị thế ngày càng lớncủa công ty trong nền kinh tế nói chung và trong ngành may mặc nói riêng.

1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

Theo phương án cổ phần hóa năm 2004, bước sang năm 2005 Công ty vảisợi may mặc Miền Bắc đã chính thức trở thành công ty cổ phần

Căn cứ vào hình thức hoạt động thực tế Công ty có chức năng chủ yếu là

tổ chức bộ máy quản lý và các đơn vị, văn phòng đại diện ở trong, ngoài nướcnhằm đáp ứng tốt mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty và phù hợp với quyđịnh của Nhà nước

Xây dựng chiến lượ phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp vớichức năng, nhiệm vụ của công ty và nhu cầu thị trường

Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác.Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luậtlao động Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, an ninhquốc gia và công tác phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt

Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúngngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật

về sản phẩm và dịch vụ công ty thực hiện

Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ theo quy định củaNhà nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của đại hôi cổ đông và chịu tráchnhiệm về tính xác thực của báo cáo Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế vàthực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật

Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định củapháp luật Tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan Nhà nước có thẩmquyền

Công ty chịu trách nhiệm vật chất với khách hàng trong điều lệ vốn củacông ty

1.3 Đặc điểm về công nghệ và mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh: 1.3.1 Đặc điểm về công nghệ:

Tuy mới đi vào lĩnh vực sản xuất vơi quy mô không lớn nhưng công ty cổphần vải sợi may mặc Miền Bắc đã được trang bị một cơ sở vật chất hiện đại vớinhà xưởng đúng yêu cầu kỹ thuật, máy may JUKI – Nhật Bản và hệ thống cácmáy móc phục vụ sản xuất như máy cắt, máy ép là, máy dập đinh… điều kiệnlàm việc của người lao động hoàn toàn đảm bảo Công ty đã có những đầu rađáng kể cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình với nhiều máy may hiệnđại của Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan như các máy may JUKI 1 kim và máymay SANSTA 1 kim của Nhật Bản, hệ thống máy dập cắt của Hàn Quốc, máy 2kim và 1 kim của Đài Loan…

Trong ba năm gần đây, tỷ trọng vốn lưu động của công ty đứng ở mứctrung bình, chiếm tỷ trọng cao hơn hẳn vốn cố định Song trên thực tế, do sảnxuất cũng là một lĩnh vực hoạt động của công ty nên vốn cố định cũng chiếmmột phần đáng kể Có thể kết luận tỷ trọng các loại vốn ở công ty là hợp lý Tuynhiên tình hình bổ sung vốn ở công ty chưa được thực hiện tốt, lượng vốn kinhdoanh tăng hàng năm là không đáng kể Do đó hiệu quả sản xuất kinh doanhhiện nay ở công ty chưa cao

1.3.2 Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty:

Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc kinh doanh các mặt hàng chủyếu là hàng vải, sợi, quần áo dệt kim Hiện nay, công ty được tổ chức với quy

mô lớn, hoạt động ở trên ba lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh và dịch vụ

a) Lĩnh vực sản xuất:

Chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc, các loại túi thể thao, cặphọc sinh… Đặc biệt trong việc sản xuất quần áo có chất lượng cao trên dâychuyền thiết bị hiện đại, thích ứng với các khách hàng trong và ngoài nước, côngsuất hàng năm khoảng 800.000 sản phẩm

Thị trường xuất khẩu chính là: EU, Mỹ, Canada, Japan, Australia,Malaysia… Trong tương lai công ty sẽ đẩy mạnh thêm sản xuất hàng nội địa vàxây dựng thương hiệu cho sản phẩm của mình.

b) Lĩnh vực kinh doanh:

Cho đến nay, kinh doanh vẫn là hoạt động mang lại phần lớn doanh thucho công ty Vì công ty hoạt động trong ngành may mặc nên mặt hàng kinhdoanh chủ yếu của công ty là vải, sợi, bông, hàng may mặc… Tuy nhiên, hiệnnay quy mo kinh doanh của công ty đã bị thu nhỏ lại và chỉ thực hiện hình thứcbán buôn Công ty cũng mở rộng thêm các mặt hàng kinh doanh khác ngoàingành như: nguyên liệu làm bia, gạch men cao cấp, hàng giấy, hàng nông sảnthô và chế biến, vật liệu xây dựng…

c) Hoạt động dịch vụ:

Trong những năm gần đây quy mô kinh doanh của công ty thu nhỏ lại chonên có một số kho hàng, nhà, xưởng sản xuất, của hàng không sử dụng đến.Công ty đã tận dụng các kho, nhà, xưởng sản xuất, cửa hàng này cho các đơn vịsản xuất thuê và thu về một khoản doanh thu dịch vụ cho thuê kho đều đặn hàngnăm khoảng gần 500 triệu Số tiền này không lớn nhưng cũng rất có ý nghĩa vìkhông phải bỏ vốn lại tốn ít công sức lao động Qua hoạt động này, công ty còn

có cơ hội để mở rộng thêm quan hệ với các khách hàng mới, tạo điều kiện nângcao hiệu quả kinh doanh

1.4 Bộ máy quản lý:

Xuất phát từ tình hình thực tế về việc tổ chức xây dựng bộ máy tổ chức củacông ty vừa phải phù hợp với các đặc điểm ngành nghề kinh doanh sản xuất đadạng của công ty, vừa phải đáp ứng nhu cầu về mặt nhân lực và sản xuất kinhdoanh của công ty

1.4.1 Nguyên tắc tổ chức:

Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc có cơ cấu tổ chưc theo nguyêntắc điều hành trực tiếp, phòng tham mưu giúp việc tách riêng với kinh doanh,

phòng kinh doanh thực hiện theo cơ chế khoán, các đơn vị kinh doanh hoạchtoán báo sổ.

1.4.2 Khái quát mô hình tổ chức của Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc:

Đứng đầu là đại hội cổ đông: Đây là cơ quan quyết định tối ca nhất của

công ty, các cổ đông và đại diện nhóm cổ đông sở hữu từ 0.1 % vốn điều lệđược tham gia Đại hội cổ đông

Khi có số cổ đông sở hữu trên 65 % vốn điều lệ biểu quyết thông qua, Đạihội đồng cổ đông có thể:

Quyết định phát hành vốn cổ phiếu trị giá 20 % vốn điều lệ trở lên

Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty

Quyết định các dự án đầu tư có giá trị từ 50 % trở lên tổng giá trị tài sảnthuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty

Quyết định giải thể công ty

Quyết định bán tài sản ( không phải là hàng hóa) có giá trị từ 50 % trở lêntổng giá trị tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty

Các nghị quyết, quyết định khác của Đại hội cổ đông có giá trị khi có số cổđông sở hữu trên 51 % vốn điều lệ biểu quyết thông qua

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị cao nhât của công ty giữa 2 nhiệm

kỳ Đại hội cổ đông

Hội đồng quản trị do Đại hội cổ đông bầu hoặc bãi miễn, bằng hình thức bỏphiếu trực tiếp Những người trúng cử thành viên của Hội đồng quản trị phảiđược cổ đông sở hữu trên 50 % số cổ phần bầu

Hội đồng quản trị có 5 thành viên bao gồm: Chủ tịch, phó chủ tịch và các

Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau:

Quản trị công ty theo điều lệ, nghị quyết của HĐQT, nghị quyết của Đạihội cổ đông và tuân thủ đúng pháp luật

Quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn, việc huyđộng vốn của công ty

Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung và tổ chức Đại hội cổ đông thườngniên và bất thường Bổ nhiệm và miễn nhiệm Tổng giám đốc, phó gián đốc, kếtoán trưởng công ty

Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế quản lý của công ty, việc thànhlập hoặc giải thể các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của công

ty và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác

Kiến nghị mức cổ tức được trả và xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quátrình kinh doanh

Quyết định việc phát hành cổ phiếu trị giá đến 20 % vốn điều lệ mỗi nămkhông quá 1 lần, giá chào bán cổ phiếu và trái phiếu của công ty, định giá tài sảngóp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng Chỉ đạo,

hỗ trợ và giám sát việc điều hành của tổng giám đốc và các chức danh do Hộiđồng quản trị quản lý

Quyết định mức thù lao của các thành viên HĐQT, ban kiểm soát và tiềnlương, tiền thưởng của tổng gián đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và cácchức danh thuộc quyền quản lý của hội đồng quản trị theo quy chế trả lươngđược Đạ hội cổ đông thông qua

Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty

Quyết định phương án đầu tư có giá trị tới 50 % tổng giá trị tài ản thuộcquyền vốn chủ sở hữu của công ty Duyệt các dự toán và quyết toán các dự ánđầu tư do Đại hội cổ đông thông qua

Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông quacác hợp đồng mua, bán, vay và các hợp đồng khác có giá trị từ 30 % trở lên tổngtrị giá tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty

Đình chỉ các quyết định của tổng giám đốc khi xét thấy vi phạm pháp luật,điều lệ, nghị quyết và quy định của Hội đồng quản trị hoặc có nguy cơ gây thiệthại đến quyền lợi của công ty.

1.5 Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban trong công ty

1.5.1 Phòng tổ chức:

a) Chức năng:

Phòng tổ chức: Là phòng có chức năng tham mưu cho lãnh đạo xử lý vănbản, theo dõi việc thực hiện văn bản tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạosản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao

Quản lý các kho, xưởng… của công ty và các kho, xưởng, nhà máy công tycho thuê

Tham mưu và tổ chức thực hiện việc quản lý và sử dụng nhà ở, bố trí sắpxếp điều chỉnh nhà ở, nhà làm việc, nhà ăn cho cán bộ công nhân trong công tymột cách hợp lý

Quản lý theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành các quyđịnh về lễ tiết tác phong của cán bộ công nhân viên khối cơ quan công ty

c) Quyền hạn:

Được quyền kiểm tra các hộ hiện đang sử dụng nhà ở, điện nước của côngty

Kiểm tra đôn đốc các bộ phận, đơn vị, và cán bộ, công nhân viên trongcông ty, thực hiện các văn bản pháp quy về an ninh trật tự và nội quy bảo vệcông ty.

Quản lý cấp phát sử dụng các loại giấy tờ cho cán bộ công nhân viên chứccông ty dùng đi quan hệ giao dịch

Đánh máy, photocopy, in ấn các văn bản, tài liệu của công ty theo thứ tự ưutiên nhằm phục vụ tốt cho sản xuất và chịu trách nhiệm soát xét lại các văn bảntrước khi phát hành

c) Quyền hạn:

Tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký theo đúng nguyên tắc chế độquản lý của Nhà nước, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luậtNhà nước nếu để thất thoát vốn trong quá trình thực hiện các hợp đồng hoặc các

Kiểm tra, đôn đốc các cán bộ thuocj công ty trong việc chấp hành, thựchiện các thể lệ, chế độ quản lý, lập hồ sơ, sổ sách.

Định kỳ sơ kết, tổng kết phân tích số liệu để đánh giá chất lượng, hiệu quảcông tác duy tu bảo quản, công tác quản lý

Soan thảo các văn bản giao nhiệm vụ, các chỉ tiêu mệnh lệnh thuoccj phạm

vi quản lý sản phẩm, các văn bản giao dịch, các báo cáo tình hình, các hợp đồngnghiên cứu khoa học ký thuật trình giám đốc

Xây dựng chương trình tiến bộ khoa học kỹ thuật, vận động phong tràophát huy sáng tạo cải tiến kỹ thuật

Tổ chức định kỳ công tác phúc tra quý, năm, kiểm tra theo định kỳ và kiểmtra đột xuất với các dây chuyền sản xuất các sản phẩm quan trọng

Quản lý tốt các thiết bị máy móc, dây chuyền sản xuất

Tổ chức thực hiện và công tác an toàn trong sản xuất lao động thuộc phạm

vi của công ty

Tham mưu cho giám đốc công ty thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn

kỹ thuật trong sản xuất trong phạm vi quản lý của công ty

b) Nhiệm vụ:

Chỉ đạo kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật trong sản xuất của các côngnhân

Chủ trì cùng với các phòng chỉ đạo kểm tra chất lượng của sản phẩm xem

đã đạt yêu cầu hay chưa

Xây dựng phương án sản xuất tháng, quý của công ty và phân khai kếhoạch hàng tháng giao cho các tổ, đơn vị sản xuất thực hiện.

Chịu sự điều hành và quản lý của giám đốc công ty

Thực hiện các nhiệm vụ khác do công ty giao

c) Quyền hạn:

Thực hiện việc điều tra, thu thập hồ sơ, xử lý, báo cáo các lỗi sản phẩm,không đủ tiêu chất có chất lượng kém và chưa đạt yêu cầu trong quá trình sảnxuất của công ty

Tổ chức thu thập thông tin, thống kê, phân tích các vụ việc vi phạm chấtlượng trong sản xuất sản phẩm trong phạm vi công ty quản lý Thực hiện chế độbáo cáo đột xuất và báo cáo định kỳ theo quy định

1.5.6 Phòng hành chính nhân sự:

a) Chức năng:

Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác chỉ đạo quản lý nghiệp vụ

tổ chức cán bộ, lao động – tiền lương, chế độ chính sách, giáo dục đào tạo, thanhtra pháp chế và thường trực hội nghị công nhân viên chức trên cơ sở các quyđịnh của Nhà nước, ngành trong phạm vi công ty

b) Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu đề xuất, chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác nghiệp vụ:

Tham mưu cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức mô hình sản xuất kinhdoanh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

Tổ chức sắp xếp cân đối lực lượng lao động các đơn vị trong nội bộ côngty

Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác bổ nhiệm cán bộ theo cấpquản lý cán bộ

Tham mưu cho lãnh đạo, cấp ủy trong công tác thanh tra pháp chế, giảiquyết đơn thư khiếu tố, khiếu nại, công tác khen thưởng kỷ luật theo quy địnhcủa pháp luật

Xây dựng các quy chế, quy định thực hiện theo các quy định, chính sách,chế độ trên cơ sở các chế độ chính sách của Nhà nước, của ngành.

- Nghiên cứu đề xuất chỉ đạo thực hiện công tác nghiệp vụ lao động – tiềnlương

Xây dựng các quy chế tuyển dụng, hợp đồng lao động, các quy định về laođộng như Bộ luật lao động hiện hành

Thực hiện các định mức lao động của Nhà nước, ngành, vận dụng xây dựngthực hiện các định mức nội bộ sát với thực tế của công ty

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các định mức lao động đơn giá tiềnlương cho các loại sản phẩm, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, khẩn cấp,kinh doanh dịch vụ khác… Trên cơ sở chế độ chính sách của Nhà nước, ngành,cân đối lao động, tiền lương thu nhập của cán bộ công nhân viên

Lập và triển khai kế hoạch bảo hiểm lao động, tăng cường công tác kiểmtra việc thực hiện của các đơn vị, tham mưu đề xuất cho lãnh đạo thực hiện tốtpháp lệnh bảo hiểm lao động – phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường.Tham mưu cho hội đồng công ty công tác nâng bậc lương hàng năm,thường trực hội đồng công ty

Lập kế hoạch và làm tốt công tác đào tạo lại tay nghề cho cán bộ công nhânviên hàng năm, đồng thời có kế hoạch dài hạn, đào tạo mới cho các ngành nghề,đào tạo khi thay đổi quy trinhg công nghệ, dây truyền sản xuất nhằm đáp ứngyêu cầu công tác của công ty

- Làm tốt công tác quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ chính sách,chế độ hưu trí, thôi việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội như: ốm đau, thai sản, tainạn lao động…

- Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty và các cơ quan nghiệp vụcấp trên về việc thực hiện những nhiệm vụ được giao và những ý kiến tham mưucủa mình trước lãnh đạo công ty

- Theo dõi báo cáo thống kê các mặt công tác nghiệp vụ định kỳ thườngxuyên, đột xuất lên cơ quan nghiệp vụ cấp trên và cơ quan có liên quan, làm tốtcông tác hồ sơ lưu trữ không thất lạc, mang tính chất khoa học…

1.5.7 Phòng tài chính kế toán:

Chức năng và nhiệm vụ của phòng:

Phòng tài chính kế toán là bộ phận ghi nhận, giám sát kiểm tra một cáchliên tục, có hệ thống các hoạt động của công ty dưới hình thức giá trị, trên gócđộ: sự hình thành và sựu vận động của vốn, nguồn vốn

Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung côngviệc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanhtoán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; pháthiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán

Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục

vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính công ty

Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

Phòng tài chính kế toán còn có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban chứcnăng khác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể về tìnhhình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác lập kếhoạch, điều hành, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinhdoanh trong nội bộ công ty Cung cấp thông tin cụ thể của từng loại tài sản,nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả của từng loại hoạt động trong từng kỳ,thời điểm cụ thể ở từng bộ phận trong công ty, đồng thời kiểm tra các sản phẩmxem đạt yêu cầu chưa

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

CỦA CƠ QUAN

Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc trong suốt những năm thánghoạt động của mình đã gắp rất nhiều khó khăn nhưng nhìn chung quá trình hoatđộng của công ty là tương đối nề nếp, khoa học và lãnh đạo công ty đặc biệtquan tâm đến công tác lưu trữ tại cơ quan mình

Công tác lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo sự chỉ đạo của ban lãnhđạo công ty Công ty đã thực hiện theo đúng nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày

28 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ - Nghị định quy định chi tiết về thi hànhmột số điều trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Thực hiện công tác chỉnh lý tàiliệu hành chính theo công văn số 283/VTLTNN – NVTW

Tuy công tác lưu trữ của công ty chưa được tổ chức tập trung nhưng nhữngtài liệu về các vấn đề quan trọng trong sản xuất, trong giao dịch, vận chuyển…đều được chuyển về công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc để bảo quản vàlưu trữ ở điều kiện tốt nhất, phục vụ cho công tác sửa chữa, duy tu khi máy móc,hàng hóa xảy ra sự cố

Tuy công ty không tổ chức hội nghị nhưng hàng năm cơ quan lại thốngnhất họp tổng kết đánh giá công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan trong toànnăm đã hoạt động ra sao Trong những dịp tổng kết hàng năm đó những ưuđiểm, nhược điểm trong công tác văn thư – lưu trữ của công ty lại được đưa raphân tích đánh giá, kết luận Từ đó mà công tác văn thư – lưu trữ của công tyđang dần phát triển

Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ:

Trong mọi lĩnh vực hoạt động của các công ty bao gồm cả công ty tư nhân,công ty nhà nước thì công tác lưu trữ là bộ phận không thể thiếu, nó mang lạimột tầm quan trọng nhất định mà xã hội ngày nay đã dần hiểu được giá trị của

nó Trong đó bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận và thực tiễn để tổ chứckhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu chỉnh đáng của xã hội.Công tác lưu trữ được coi là một mắt xích quan trọng và không thể thiếu trong

mọi hoạt động quản lý, trong Bộ máy Nhà nước cũng như trong các Doanhnghiệp hiện nay.

Công tác lưu trữ trong công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc được đặtdưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của văn phòng công ty, trực tiếp là trưởng phòng hànhchính nói chung và công tác văn thư – lưu trữ nói riêng

Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo công ty

cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc đã rất chú trọng đến công tác lưu trữ Hiệnnay công ty vẫn chưa có cán bộ chuyên trạc làm công tác văn thư mà chỉ có cán

bộ văn thư kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ

2 Thực trạng công tác lưu trữ của công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc.

Nói đến công tác lưu trữ là nói đến một trong những lĩnh vực hoạt độngquản lý của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận và thực tiễn cóliên quan đến việc tổ chức tài liệu một cách khoa học

2.1 Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

a) Khái quát tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Đối với công tác giao nhận tài liệu: Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ Công ty đã thực hiện theo quy định của Nhà nước và theo quy định củacông ty

Trong đó, theo quy định của Nhà nước thì cuối mỗi năm cán bộ làm côngtác công văn giấy tờ, cán bộ làm công tác chuyên môn khác ở các phòng ban,đơn vị trong công ty phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mà phòng, ban, đơn vị mìnhđang giữ giao nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan

Với những hồ sơ tài liệu trong công ty đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ của

cơ quan nhưng cán bộ công chức ở các phòng ban, đơn vị cần giữ lại để thamkhảo và giải quyết cong việc hằng ngày thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộphận lưu trữ của công ty và sau đó làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ, tài liệu

Theo quy định của công ty thì bộ phận văn thư – lưu trữ phải thu thập tài

công tác văn thư – lưu trữ phải thu lại những văn bản, hồ sơ, tài liệu gốc Nhữngvăn bản tài liệu có chữ ký trực tiếp của ban lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cẩnthận, cuối tháng phải sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu pháthiện thiếu các văn bản, hồ sơ, tài liệu thì cán bộ văn thư – lưu trữ đến các phòngban, đơn vị thu thập bổ sung tài liệu vào hồ sơ cho đầy đủ, hạn chế đến mứcthấp nhất sự mất mát của tài liệu trong hồ sơ Cuối mỗi năm sẽ lập hồ sơ về cácvăn bản đã thu thập nộp vào lưu trữ cơ quan.

b) Số lượng thành phần tài liệu có trong lưu trữ cơ quan:

Thành phần tài liệu ở trong lưu trữ công ty là những tài liệu được sản sinh

ra trong quá trình hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty

Khối tài liệu chủ yếu của công ty là tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu hànhchính, tài liệu về hoạt động, quy trình sản xuất sản phẩm, tài liệu về tài chính kếtoán, các hợp đồng kinh tế của công ty…

c) Thủ tục giao nhận tài liệu:

Thủ tục giao nhận tài liệu của công ty cũng được thực hiện theo các quyđịnh chung của Nhà nước Khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào lưu trữ công

ty thì bộ phận lưu trữ phải lập hai biên bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bêngiữ một bản

Nội dung biên bản gồm:

+ Tên phông

+ Thời gian tài liệu

+ Thành phần số lượng tài liệu

Sau đó đại diện bên giao và bên nhận tài liệu ký và đóng dấu

2.2 Xác định giá trị tài liệu:

Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đồ may mặc và vải sợi công

ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc sản sinh ra nhiều tài liệu có giá trị, do đóđòi hỏi trình độ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ phải có chuyên mônnghiệp vụ để biết lựa chọn những văn bản, tài liệu cần giữ lại để đưa vào lưu trữ

cơ quan bảo quản, đồng thời loại ra những tài liệu không có giá trị, tài liệu trùngthừa, tài liệu hết giá trị để tiến hành theo quy định của Nhà nước.

Trong công tác văn thư – lưu trữ, công ty vẫn chưa có cán bộ chuyên tráchđảm nhiệm làm công tác lưu trữ

Xây dựng thời hạn bảo quản:

Xây dựng bảng bảo quản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xâydựng giá trị tài liệu được rõ ràng, nhanh chóng, chính xác Do công ty chưa cóphòng, kho lưu trữ ổn định, hiện nay cơ quan vẫn chưa xây dựng được bảng bảoquản tài liệu lưu trữ mà đang áp dụng theo hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữcủa Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước ban hành theo công văn số 111 ngày 04tháng 04 năm 1995 Căn cứ vào đó mà cán bộ văn thư kiêm nhiệm có thể xácđịnh được giá trị tài liệu để thành lập danh mục hồ sơ trong công tác văn thư,sau đó kiểm tra, sắp xếp lại trước khi chuyển sang bộ phận lưu trữ

Thủ tục tiêu hủy tài liệu:

Tài liệu của công ty sản sinh ra hằng năm rất nhiều, trong đó có một phầntài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị và một phần tài liệu lưu trữ lâu năm đãhết giá trị đã được tiến hành xác định giá trị tài liệu, đưa ra tiêu hủy cần tiếnhành thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định Nhà nước

Công ty đã tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo công văn sô879/VTLTNN – NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục văn thư – lưu trữNhà nước về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu:

Khi có tài liệu cần tiêu hủy thì công ty sẽ tiến hành lập hội đồng xác địnhgiá trị Thành phần xác định giá trị tài liệu gồm các ông bà có tên sau đây:

Chủ tịch: Ông Đinh Văn Tòng

Phó chủ tịch: Ông Phạm Ngọc Phán

Uỷ viên: Bà Nguyễn Thị Bích Mùi

Uỷ viên: Đại diện đơn vị có tài liệu nộp

Thủ tục tiêu hủy: công tác xác định giá trị tài liệu sau kho đã được tiếnhành, đã chọn ra được những tài liệu có giá trị thực tiễn để đưa vào lưu trữ cơquan bảo quản, đối với những tài liệu không còn giá trị cần phải loại ra để tiếnhành tiêu hủy theo quy định.

2.3 Chỉnh lý tài liệu:

Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc đã ý thức được tầm quan trọngcủa công tác chỉnh lý, là một công tác cần thiết phục vụ cho quá trình quản lý,tra tìm và sắp xếp tài liệu khoa học cho kho lưu trữ của cơ quan

Công ty thực hiện chỉnh lý áp dụng theo các văn bản sau:

+ Công văn 283/VTLTNN – NVTW của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nướchướng dẫn công tác chỉnh lý

+ Công văn số 128/VTLT – NVTW ban hành ngày 01 tháng 06 năm 2009của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu giấy a) Số tài liệu công ty đã chỉnh lý hoàn thiện:

Tài liệu của phòng hành chính

Tài liệu phòng nhân sự

Tài liệu của phòng phục vụ sản xuất

b) Nhận xét quá trình thực hiện công tác chỉnh lý:

Chỉnh lý tài liệu đòi hỏi phải mất nhiều thời gian, công sức, trong khi đócông ty lại chỉ có cán bộ kiêm nhiệm phụ trách về công tác lưu trữ nên công tácchỉnh lý gặp rất nhiều khó khăn

Tài liệu của công ty khi chỉnh lý vẫn còn thiếu, hiện công ty đang tiến hànhthu thập bổ sung từ các phòng ban trong công ty để phông lưu trữ được hoànchỉnh hơn Phương án phân loại tài liệu mà công ty lựa chọn là phương án cơcấu tổ chức – thời gian Với phương án này thì tài liệu sẽ được chia theo thờigian sau đó được phân theo các đơn vị tổ chức

Phương án này hoàn toàn phù với công ty vì công ty có cơ cấu tổ chức,chức năng nhiệm vụ tương đối rõ ràng, ổn định

2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:

Thống kê tài liệu là quá trình ghi chép lại số lượng và thành phần, nộidung, tình hình tài liệu, các công cụ thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý, tratìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác

Công tác thống kê bao gồm các nội dung sau:

Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ:

+ Thống kê nội dung

+ Thống kê khối lượng thành phần

+ Thống kê tài liệu có trong kho lưu trữ

Thống kê công cụ tra cứu

Thống kê các phương tiện bảo quản

Thống kê hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Các loại sổ sách trong lưu trữ:

Sổ sách phục vụ công tác tra tìm trong công tác lưu trữ, quản lý tài liệu thì

sổ sách là công cụ không thể thiếu

Trong công tác lưu trữ bao gồm các loại sổ sách sau:

+ Sổ thống kê phông lưu trữ cơ quan

+ Danh mục hồ sơ cơ quan

+ Sổ xuất tài liệu

b) Các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện vô cùng quan trọng trongcông tác lưu trữ, đây là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong tìm kiếmthông tin có liên quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho Có hai loạicông cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:

Công cụ tra rìm truyền thống:

+ Mục lục hồ sơ

+ Các bộ thẻ tra tìm tài liệu

+ Mục lục tài liệu

Gồm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đây là các công cụ tìm kiếm thông tintheo một cấu trúc xác định và có liên hệ logic với nhau, được tổ chức chặt chẽ

và lưu trữ một cách đặc biệt nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu nhanhchóng, dễ dàng, chính xác, hiệu quả

Cơ sở dữ liệu gồm:

+ Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ

+ Cơ sở dữ liệu tra cứu và chỉ dẫn

Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc hiện đang sử dụng công cụ tracứu truyền thống

2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Nhận rõ được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công ty cổphần vải sợi may mặc Miền Bắc đã thành lập phòng lưu trữ và một số thiết bịbảo quản, do công ty còn nhiều hạn chế nên trang thiết bị bảo quản còn thiếunhiều và chưa được hiện đại

b) Biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ

* Biện pháp phòng chống ẩm:

Công ty chủ yếu dùng máy hút bụi, máy hút ẩm và áp dụng biện phápthông gió tự nhiên

* Biện pháp phòng chống ẩm mốc:

Khi đưa tài liệu vào kho ta phải tiến hành vệ sinh sạch sẽ Do đó còn thiếuphương tiện bảo quản nên một số tài liệu đã bị nấm mốc Biện pháp bảo quảncòn đang mang tính truyền thống cần được cải tiến để bảo quản tốt hơn.

* Biện pháp phòng chống côn trùng và các loại gặm nhấm:

Côn trùng và các loài gặm nhấm là loại phá hoại tài liệu rất nguy hiểm,những loại côn trung thường gặp: mối, mọt, bọ ba đuôi… Và các loại gặmnhấm: gián, chuột… để phòng chống không cho xâm nhập vào tài liệu, thì tàiliệu phảo đặt lên giá, hòm, tủ, bó gói cẩn thận không để tài liệu dưới đất

* Biện pháp phòng chống cháy nổ:

Công ty đã thành lập nội quy phòng chống cháy nổ, trang bị các phươngtiện phòng chống cháy nổ

c) Kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ phải được kiểm tra định kỳ hàng năm để đảm bảo chấtlượng đội ngũ cán bộ lưu trữ và chất lượng tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ.Trưởng phòng hành chính công ty phụ trách kiểm tra định kỳ số lượng và chấtlượng tài liệu lưu trữ bao gồm những nội dung sau:

- Kiểm tra công tác thu thập tài liệu

- Kiểm tra công tác chỉnh lý

- Kiểm tra công tác biên mục hồ sơ của cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ

- Kiểm tra công tác giao nộp hồ sơ của các phòng ban

Qua công tác kiểm tra sẽ giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hìnhcông tác lưu trữ của công ty, các bước nghiệp vụ có phù hợp với cơ quan mìnhhat không, đồng thời chỉ đao, nhắc nhở cán bộ văn thư kiêm nhiệm công tác lưutrũ làm tốt nhiệm vụ được giao

2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong các doanh nghiệp hiện nay công tác tổ chức khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ chủ yếu là phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, sản xuất củadoanh nghiệp Tài liệu lưu trữ cuat doanh nghiệp chứa nhiều thông tin bí mật: bí

hầu như các doanh nghiệp đều hạn chế đến mức tối đa việc tổ chức khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ, bên cạnh đó còn hạn chế cả đối tượng khai thác và các hìnhthưc tổ chức cũng được đặc biệt chú trọng Trong mỗi doanh nghiệp đều chútrọng đến việc dò gỉ thông tin để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất, kinhdoanh của doanh nghiệp mình.

* Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:

Cũng như hầu hết các công ty khác công ty cổ phần vải sợi may mặc MiềnBắc cũng tổ chức một số hình thức khái thác sử dụng tài liệu lưu trữ ( hầu hếtchỉ dành cho cán bộ công nhân nhân viên thuộc công ty)

Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại công ty:

+ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc

+ Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ

Trong đó hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọcvẫn là chủ yếu, do vẫn đề bảo mật nên việc tổ chức khai thác chỉ mang tính chấthạn chế trong nội bộ

Ngoài ra trong công ty còn tổ chức khai thác mạng LAN và mạng Internet

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN3.1 Nhận xét:

Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc em

đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo công ty, trong đó phải kể đến sựtận tình của cán bộ văn thư kiêm nhiệm của công ty đã giúp em có thể hiểu sâuhơn về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đặc biệt là ý nghĩa tầm quan trọngchuyên ngành em đang học, từ đó vận dụng những lý thuyết được học trên sách

vở vào thực tiễn, để từ đó rút ra cho mình những bài học để trau dồi kinhnghiệm, nâng cao trình độ của mình và gắn kết thêm lý luận với thực tiễn

Qua thời gian 08 tuần thực tập tại bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty em

đã đúc rút ra được một số kinh nghiệm cho bản thân, em xin được nêu một vài ýkiến về ưu, nhược điểm trong công tác lưu trữ của ciing ty như sau:

* ưu điểm:

Hầu hết tất cả các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ đều được thựchiện theo đúng quy định của Nhà nước Lãnh đạo cơ quan đã quan tâm đến côngtác lưu trữ, tổ chức lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư –lưu trữ cơ quan, hướng dẫn các phòng ban trong công ty về cách sắp xếp hồ sơ,tài liệu và đưa chúng vào lưu trữ theo quy định

Bên cạnh đó cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm đều là những người cóphẩm chất đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối vững chắc,giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo và có tâm huyết trong công việc nên việc

xử lý các văn bản, hồ sơ, tài liệu trong công ty luôn nhanh chóng, chính xác nênkhông có tài liệu bị mất mát, thất lạc

Trang thiết bị văn phòng được trang trí tương đối đầy đủ như máy vi tính,điều hòa, điện thoại, máy photo in ấn… tạo điều kiện cho cán bộ làm việc mộtcách hiệu quả

* Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã làm được thì công tác lưu trữ của

cần khắc phục:

Phòng, kho lưu trữ của công ty chưa được quan tâm chú trọng, nên tài liệucủa các phòng ban chưa được tập trung thống nhất, tài liệu hầu hết đều do cácphòng ban tự bảo quản

Công ty chưa có cán bộ chuyên trách về công tác lưu trữ, chỉ có cán bộkiêm nhiệm nên đôi khi dẫn đến tình trạng giải quyết công việc chưa kịp thời Trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ hay bị hỏng hóc, chưa có sự cảitiến về khoa học kỹ thuật gây một số khó khăn cho giải quyết công việc

Các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan vẫnchưa được chú trọng

Công tác chỉnh lý chưa được hiệu quả do thiếu người và do tài liệu chưađược tập trung thống nhất

Đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác lưutrữ còn hạn chế

3.2 Nghiệp vụ lưu trữ:

a) Thu thập tài liệu:

áp dụng lý thuyết đã học ở trường, việc thu thập tài liệu vào lưu trữ trongquá trình học em đã được trang bị một lượng kiến thức đầy đủ và kỹ càng.Nhưng trogn công ty chưa có điều kiện thành lập kho lưu trữ, do đó công tác thuthập tài liệu chỉ do văn thư kiêm nhiệm quản lý hàng năm tổng hợp số lượngđóng thành tập và đưa vào lưu trữ của công ty Nhiều loại tài liệu còn phân tán,chưa được tập trung, thống nhất, đa số vẫn là do các phòng ban tự bảo quản,quản lý hồ sơ, tài liệu của phòng ban mình Trong quá trình khảo sát thì thấy tàiliệu của phông vẫn chưa đủ Do đó cần tiến hành thu thập tài liệu còn thiếu từcác phòng ban: phòng hàng chính, phòng tổ chức, phòng kế toán tài chính,phòng phục vụ sản xuất

Qúa trình thu thập tổng hợp, bổ sung những tài liêuh còn thiếu sẽ giúp tàiliệu của phông lưu trữ cơ quan được đầy đủ và hoàn thiện hơn

Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành đơn vị nộp tài liệu phải lập:

Mục lục hồ sơ.

Biên bản giao nhận tài liệu

Lưu ý: mỗi loại lập thành 02 bản, sau khi ký nhận bàn giao mỗi bên giữmột bản

b) Xác định giá trị tài liệu

Cơ quan đã tiến hành xác định giá trị tài liệu, Hội đồng xác định giá trị tàiliệu gồm các ông bà có tên sau đây:

Chủ tịch: Ông Đinh Văn Tòng

Phó chủ tịch: Ông Phạm Ngọc Phán

Uỷ viên: Bà Nguyễn Thị Bích Mùi

Uỷ viên: Đại diện đơn vị có tài liệu nộp

Hồ sơ tiêu hủy tài liệu gồm có:

+ Văn bản đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

+ Quyết định của Thủ trưởng đơn vị

+ Danh mục tài liệu tiêu hủy hết giá trị

+ Biên bản tiêu hủy tài liệu

3.3 Một số yêu cầu đề xuất đối với công ty và nhà trường

a) Đối với công ty:

Qua thời gian gần hai tháng thực tập tại công ty cổ phần vải sợi may mặcMiền Bắc, được tiếp xúc với công tác lưu trữ của công ty, đứng trước những tồntại và khó khăn trong công tác lưu trữ em xin được có một số ý kiến đóng gópcho công tác lưu trữ của cơ quan để cơ quan ngày càng phát triển hơn nghiệp vụlưu trữ của cơ quan mình

Trong công tác văn thư – lưu trữ nói chung và đặc biệt là công tác lưu trữcủa công ty nhìn chung vẫn còn nhiều mặt hạn chế gây khó khăn cho công tácquản lý, bảo quản tài liệu của công ty, để đạt được hiệu quả cao trong công táclưu trữ tránh tình trạng bỏ dở công việc thì ban lãnh đạo công ty cần phải cónhững kế hoạch cụ thể và phải thật sự quan tâm hơn nữa đối với công tác lưu

bộ lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ, không nên để tình trạng cán bộ văn thưkiêm nhiệm công tác lưu trữ.

Công ty cần phải có chính sách đầu tư cơ sở hạ tầng và trang thiết bị chocông tác lưu trữ như: cặp đựng tài liệu, giá, tủ… Đầu tư một số trang thiết bị đểbảo quản tài liệu được tốt hơn như: máy điều hòa, máy hút bụi, hút ẩm…

Công ty cần phải có một phòng, kho lưu trữ riêng biệt, tạo điều kiện tốt chocông tác lưu trữ tài liệu, thuận tiện cho việc tổ chức sử dụng, tra tìm tài liệu mộtcách nhanh chóng, hiệu quả

Công ty cần thiết lập hệ thống công cụ tra tìm, hoàn thiện sổ sách thống kêtài liệu trong công tác lưu trữ

Cơ quan Nhà nước cấp trên cần phải ban hành hệ thống văn bản quy địnhmột cách chi tiết, cụ thể Thống nhất quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ của từng

bộ phận và mọi cá nhân liên quan đến công tác lưu trữ phải thực sự coi tài liệulưu trữ là tài sản đặc biệt cần được bảo vệ

Công ty cần tiến hành phối hợp giữa các phòng ban trong công ty và bộphận lưu trữ để tiến hành hướng dẫn các bước nộp lưu tài liệu vào lưu trữ

Trong công ty hiện nay vẫn còn nhiều khối tài liệu vẫn chưa được thu thập

và phân loại đầy đủ Để tiến hành được công tác chỉnh lý thì công ty phải tiếnhành thu thập đầy đủ tài liệu Các tài liệu đó khi đưa vào lưu trữ sẽ giúp chocông tác quản lý và tra tìm được nhanh chóng, chính xác hơn Công ty cũng nênthành lập một hội đồng xác định giá trị tài liệu để tránh tình trạng tiêu hủy nhầmtài liệu còn giá trị

Công tác lưu trữ trong công ty còn nhiều bất cập, cho nên việc áp dụngcông nghệ thông tin là cần thiết, để phù hợp với xu thế hội nhập của đất nước thìcông ty cũng nên hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ của công ty, để côngtác lưu trữ của công ty ngày càng hiện đại, quản lý tài liệu lưu trữ được hiệu quả

và tốt hơn, công tác tra tìm tài liệu cũng được nhanh chóng, hiệu quả

Theo chu kỳ hàng năm thì công ty nên tổ chức các lớp tập huấn nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ và các lớp giáo dục