Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 4 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 4 1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975: 5 1.1.2. Giai đoạn 1976 – 1988: 6 1.1.3. Giai đoạn 1989 – 1995: 6 1.1.4. Giai đoạn 1996 – 2004: 7 1.1.5. Giai đoạn 2005 – nay: 7 1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 8 1.3. Đặc điểm về công nghệ và mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh: 9 1.3.1. Đặc điểm về công nghệ: 9 1.3.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty: 9 1.4. Bộ máy quản lý: 10 1.4.1. Nguyên tắc tổ chức: 10 1.4.2. Khái quát mô hình tổ chức của Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc: 11 1.5. Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban trong công ty 13 1.5.1. Phòng tổ chức: 13 1.5.2. Phòng hành chính: 14 1.5.3. Phòng kế hoạch thị trường: 15 1.5.4. Phòng phục vụ sản xuất: 15 1.5.5. Phòng kỹ thuật may: 16 1.5.6. Phòng hành chính nhân sự: 17 1.5.7. Phòng tài chính kế toán: 19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 20 2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc. 21 2.1. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 21 2.2. Xác định giá trị tài liệu: 22 2.3. Chỉnh lý tài liệu: 24 2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 25 2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 27 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 29 3.1. Nhận xét: 29 3.2. Nghiệp vụ lưu trữ: 30 3.3. Một số yêu cầu đề xuất đối với công ty và nhà trường 31 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 35
Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1.Quá trình hình thành phát triển cơng ty: 1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975: .5 1.1.2 Giai đoạn 1976 – 1988: 1.1.3 Giai đoạn 1989 – 1995: 1.1.4 Giai đoạn 1996 – 2004: 1.1.5 Giai đoạn 2005 – nay: .7 1.2.Chức năng, nhiệm vụ công ty .8 1.3 Đặc điểm cơng nghệ mơ hình tổ chức sản xuất kinh doanh: 1.3.1 Đặc điểm công nghệ: 1.3.2 Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh công ty: 1.4 Bộ máy quản lý: .10 1.4.1 Nguyên tắc tổ chức: 10 1.4.2 Khái quát mơ hình tổ chức Cơng ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc: 11 1.5 Nhiệm vụ chức số phòng ban công ty 13 1.5.1 Phòng tổ chức: 13 1.5.2 Phịng hành chính: 14 1.5.3 Phòng kế hoạch thị trường: 15 1.5.4 Phòng phục vụ sản xuất: .15 1.5.5 Phòng kỹ thuật may: .16 1.5.6 Phịng hành nhân sự: 17 1.5.7 Phịng tài kế tốn: .19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .20 VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp CỦA CƠ QUAN .20 Thực trạng công tác lưu trữ công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc .21 2.1 Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan: .21 2.2 Xác định giá trị tài liệu: 22 2.3 Chỉnh lý tài liệu: .24 2.4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 25 2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .27 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN .29 3.1 Nhận xét: 29 3.2 Nghiệp vụ lưu trữ: 30 3.3 Một số yêu cầu đề xuất công ty nhà trường 31 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 35 VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Văn thư – lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua Văn – Tài lệu Làm tốt công tác văn thư, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với thực hành, lý thuyết đôi với thực tế” hiệu trường “Học thật để đời làm thật” nhằm giúp cán văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc, tiếp nhận thực tập tố nghiệp Văn phịng văn thư – lưu trữ cơng ty này, kể từ ngày 02/03/2015 đến hết ngày 24/04/2015 Trong khoảng thời gian này, thân cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán văn phòng nơi Là cán Văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư – Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp thư – Lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ tương lai lớn Có thể nói đợt thực tập giúp cho tơi cụ thể hóa nắm kiến thức thân mình, trưởng thàn h sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm phần: PHẦN NỘI DUNG: CHƯƠNG 1: giới thiệu vài nét quan thực tập 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan, tổ chức CHƯƠNG 2: Thực trạng công tác lưu trữ quan, tổ chức 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 hoạt động nghiệp vụ CHƯƠNG 3: Báo cáo kết thực tập tạo quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 3.3 Một số khuyến nghị - Đối với quan, tổ chức - Đối với nhà trường PHẦN KẾT LUẬN: Rút học cho thân gửi lời cảm ơn đến công ty thầy cô PHẦN PHỤ LỤC: VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Các hình ảnh, ví dụ minh họa cho nội dung báo cáo thực tập Do thời gian thực tập ngắn thiếu kinh nghiệm thực tế chp nên báo cáo cịn nhiều thiếu xót khó tránh khỏi Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy, giáo, bạn bè để em có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Em xin trân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc, cán bộ, nhân viên văn phòng Văn thư – Lưu trữ quan tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập vad đặc biệt thầy, cô giáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin trân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2015 SINH VIÊN VŨ THỊ MÙI VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1.Quá trình hình thành phát triển cơng ty: Cơng ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc thành lập theo định số 1439/ QĐ – BTM Bộ Thương Mại ngày 06/ 10/ 2004 hình thức chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần Cơng ty có truyền thống phát triển lâu dài bền vững, tiền thân công ty Tổng công ty vải sợi thành lập từ năm 1957 với định 173 – BTN – TCCB Bộ thương nghiệp ngày 27/ 05/ 1957 Trải qua 49 năm biến đổi sâu sắc kinh tế đất nước, ngành thương nghiệp có công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc lớn lên nhiều mặt Từ Tổng công ty vải sợi thay đổi tên thành Cục vải sợi (1960 ), Cục vải sợi may mặc (1962 ), Tổng công ty vải sợi may mặc (1970 ), Công ty vải sợi may mặc trung ương (1981 ),Tổng cong ty vải sợi may mặc (1985 ), Công ty vải sợi may mặc Miền Bắc (1995 ) tháng 07/ 2005, cơng ty thức vào hoạt động hình thứ cơng ty cổ phần có tên gọi cơng ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc (viết tắt TEXTACO) Đó thay đổi nhằm thích ứng với đặc điểm, tính chất nhiệm vụ hoạt động Công ty thời kỳ, thay đổi trình trưởng thành thấy tồn phát triển cơng ty năm qua góp phần định vào việc thực mục tiêu chung Bộ Thương Mại cho nước Vốn điều lệ công ty cổ phần: 23.000.000 đ ( hai mươi ba tỷ đồng Việt Nam), đó: Tỷ lệ cổ phần Nhà nước: 35 % vốn điều lệ Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động doanh nghiệp 56 % điều lệ Tỷ lệ cổ phần bán doanh nghiệp: % vốn điều lệ VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Giá trị cổ phần: 100.000 đồng Việt Nam Tổng số lao động công ty : 797 người Để có phát triển lớn mạnh Công ty phải trải qua nhiều giai đoạn đầy rẫy khó khăn thử thách, giai đoạn công ty cố gắng để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao: 1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975: Vừa phục vụ cho cải tạo, bảo vệ xây dựng CNXH miền Bắc, vừa phục vụ cho công tác kháng chiến chống Mỹ cứu nước, giải phóng miền Nam Trong bối cảnh đó, Tổng cơng ty bơng vải thành lập Ngay từ năm đầu giai đoạn cải tạo CNXH, Tổng cơng ty bơng vải sợi có nhiều cố gắng việc cải tạo, khôi phục phát triển kinh tế, có ngành dệt, ngành tiểu thủ cơng nghiệp ngành may mặc, vận động hình thành khu đất trồng bông, hôc trợ trực tiếp sở dệt thủ công nguồn nguyên liệu nhập từ Liên Xô nước khác Kinh doanh xuất nhập có mầm mống từ năm 1958 – 1960, với số lượng cịn ủy thác xuất qua Tổng công ty Xuất nhập tạp phẩm, phản ánh hướng kinh doanh công ty Những năm 1961 – 1972, lực lượng vải có nhiều khó khăn nguồn viện trợ bị giảm xuống, Tổng cơng ty tích cực hỗ trợ sản xuất tận thu nguồn hàng nước để cung ứng kịp thời, đầy đủ Bên cạnh việc cung cấp sợi, Tổng cơng ty cịn tổ chức tập huấn kỹ thuật cho công ty vải sợi địa phương để phát triển ngành dệt thủ công, thu hút lao động nhàn rỗi tạo việc làm cho người lao động, góp phần thúc đẩy phân cơng lao động xã hội phát triển Những năm 1967 – 1970 ngành may mặc phát triển mạnh, nhiều địa phương có tỷ trọng may mặc sẵn 30 %, chí có nơi lên đến 50 % khối lượng vải vào lưu thông VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khi chuyển thành Tổng công ty vải sợi may mặc ( 1970) để làm nhiệm vụ chuyên doanh, Tổng công ty bàn giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước cho Bộ công nghiệp nhẹ địa phương, lúc tổ chức xếp lại, hoạt động theo chức độc lập riêng: Dệt kim, may mặc, vải sợi 1.1.2 Giai đoạn 1976 – 1988: Phục vụ cho nhiệm vụ chiến lược: Xây dựng bảo vệ tổ quốc thống XHCN Đây thời kỳ Tổng công ty hoạt động phạm vi nước thống Từ tháng 5/1978 việc hình thành thị trường tiền tệ thống nước tạo điều kiện thống giá, tiền lương sách kinh tế, tài khác Các nhà máy quốc doanh mua vật, bán sản phẩm qua quan hệ trực tiếp với khách hàng, khơng cịn lệ thuộc vào tiêu phân phối Nhà nước Đối với hàng công nghiệp tiêu dùng kinh tế quốc doanh, Nhà nước giao cho thương nghiệp quốc doanh thu mua để phân phối, không cho tiểu thương làm Tuy nhiên, tồn nhiều mục tiêu kinh tế - xã hội chung đất nước cho đạt yêu cầu: sản xuất phát triển chậm, suất lao động thấp, bội chi ngân sách tiền mặt, nhập siêu liên tục, giá biến động xấu, đời sống người lao động ngày khó khăn; đặc biệt lạm phát trầm trọng năm 1986 – 1987 – 1988 Trong điều kiện đó, Tổng cơng ty tìm biện pháp để nắm hàng phân phối hàng đối tượng, bám sát tạo điều kiện giúp đơn vị thương nghiệp địa phương hoàn cảnh thiếu vốn nặng nề để vươn lên với tồn ngành khắc phục khó khăn chung, hồn thành nhiệm vụ 1.1.3 Giai đoạn 1989 – 1995: Tiếp tục phục vụ cho nhiệm vụ xây dựng bảo vệ Tổ quốc, đồng thời điều chỉnh phương hướng nội dung hoạt động để thích ứng với kinh tế nhiều thành phần lưu thông cạnh tranh lẫn Tuy gặp nhiều khó khăn việc tìm kiếm thị trường, Tổng công ty biết chủ động phối hợp đơn vị sản xuất, liên doanh liên kết để cải tiến VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp cấu chất lượng sản phẩm, xử lý giá linh hoạt, tranh thủ giúp đỡ học tập kinh nghiệm đơn vị bạn nên Tổng công ty bước chứng tỏ trụ môi trường kinh doanh mà bước phát triển 1.1.4 Giai đoạn 1996 – 2004: Cải tiến phương thức mua bán sở tiếp tục mở rộng quan hệ với sản xuất để nắm nguồn hàng công nghiệp quốc doanh thơng qua hình thức liên doanh liên kết, đầu tư vốn, bao tiêu sản phẩm Hoàn thiện củng cố hình thức bán lấy bán bn kết hợp tổ chức bán lẻ nhằm thăm dò thị hiếu, giá cả, giới thiệu quảng cáo hàng hóa Tổ chức hệ thống nghiên cứu nhu cầu thị trường, phục vụ cho việc xây dựng chiến lược kinh doanh công ty phạm vi nước theo hướng bước nâng cao chất lượng hiệu kinh doanh, kết hợp kinh doanh nước với suất nhập Mở rộng quan hệ thị trường coi trọng thị trường nước thị trường khu vực, đổi công nghệ đại, đẩy mạnh sản phẩm xuất nhập đặc biệt quan tâm đến việc nghiên cứu mẫu mã, tăng cường chất lượng để cạnh tranh thị trường quốc tế Mở rộng quy mô xí nghiệp may đáp ứng nhu cầu gia cơng, sản xuất hàng xuất Hoàn thiện máy tổ chức, đổi công tác cán bộ, bồi dưỡng, đào tạo đào tạo lại đội ngũ cán có trình độ, đạt u cầu kinh doanh co chế 1.1.5 Giai đoạn 2005 – nay: Theo chủ trương Nhà nước, Công ty tiến hành cổ phần hóa thức vào hoạt động hình thức cơng ty cổ phần từ tháng 7/2005 Đây giai đoạn mà công ty phải tự hoạt động mà khơng có nhiều hỗ trợ Nhà nước Mặc dù phải chịu cạnh tranh gay gắt chế thị trường với nhiều công ty ngành nghề thành lập phát triển kết hoạt động VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp kinh doanh tháng cuối năm 2005 cho thấy vị ngày lớn cơng ty kinh tế nói chung ngành may mặc nói riêng 1.2.Chức năng, nhiệm vụ cơng ty Theo phương án cổ phần hóa năm 2004, bước sang năm 2005 Công ty vải sợi may mặc Miền Bắc thức trở thành cơng ty cổ phần Căn vào hình thức hoạt động thực tế Cơng ty có chức chủ yếu tổ chức máy quản lý đơn vị, văn phịng đại diện trong, ngồi nước nhằm đáp ứng tốt mục tiêu sản xuất kinh doanh công ty phù hợp với quy định Nhà nước Xây dựng chiến lượ phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ công ty nhu cầu thị trường Ký kết tổ chức thực hợp đồng kinh tế ký với đối tác Thực nghĩa vụ người lao động theo quy định Bộ luật lao động Thực quy định Nhà nước bảo vệ môi trường, an ninh quốc gia cơng tác phịng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt Nhiệm vụ chủ yếu công ty đăng ký kinh doanh kinh doanh ngành nghề đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng trước pháp luật sản phẩm dịch vụ công ty thực Thực chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ theo quy định Nhà nước báo cáo bất thường theo yêu cầu đại cổ đơng chịu trách nhiệm tính xác thực báo cáo Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế thực nghĩa vụ tài theo quy định pháp luật Chịu kiểm tra quan quản lý Nhà nước theo quy định pháp luật Tuân thủ quy định tra quan Nhà nước có thẩm quyền Công ty chịu trách nhiệm vật chất với khách hàng điều lệ vốn công ty VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Việc y chính, lục, trích văn lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), Chánh Văn phòng quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thơng tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác phải thể chế hóa văn hành Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 52 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thơng tư Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), Chánh Văn phòng để xử lý Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 53 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp trình chuyển giao sau nhận Căn vào ý kiến đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức); theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan, tổ chức Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phịng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phịng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Điều 17 Trình tự giải văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đỉ Lưu văn VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 54 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Điều 18 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng ban hành văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành b) Ghi ngày, tháng văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 19 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 55 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn mật đăng ký riêng Đăng ký văn Việc đăng ký văn thực theo phương pháp cổ truyền (đăng ký số) đăng ký máy tính Điều 20 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng đấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 56 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều 21 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) tiến hành công việc sau phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 57 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn b) Đối với văn "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành c) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ; d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; đ) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 58 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý Điều 22 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) 01 lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mục 3: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 23 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 59 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, cơng chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 24 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) biết phải đồng ý Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) thời hạn giữ lại không 02 năm; b) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) khác VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 60 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng bản; Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) bên giao tài liệu bên giữ loại Điều 25 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Hàng năm Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức); đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn phòng a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, cơng chức, viên chức a) Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm công chức, viên chức văn thư, lưu trữ VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 61 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) theo quy định Nhà nước Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 26 Quản lý dấu Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) việc quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) việc quản lý sử dụng dấu đơn vị (đối với đơn vị có dấu riêng) Các dấu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), dấu đơn vị giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc công chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải đồng ý người đứng đầu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc; b) Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mịn biến dạng, cán bộ, cơng chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 62 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 27 Sử dụng dấu Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Chương CƠNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 28 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 29 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 63 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc (khơng phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 30 Xác định giá trị tài liệu Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phịng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 31 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật lưu trữ 2011 Điều 32 Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011 Điều 33 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 luật Lưu trữ 2011 VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 64 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục 2: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 34 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) tập trung bảo quản kho lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Chánh Văn phịng có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xun kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 35 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Chánh Văn phòng đồng ý VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 65 Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) Chánh Văn phịng đồng ý Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật lưu trữ 2011 Điều 37 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật lưu trữ 2011 Điều 38 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải có Nội quy phòng đọc Nội quy Phòng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng khơng mang vào phịng đọc; d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phịng đọc; đ) Độc giả khơng tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan, tổ chức Công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TỔ CHỨC (chữ ký dấu) Họ tên Thông báo cho VB có hết hiệu lực VŨ THỊ MÙI - LTH K6 Page 66