BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP VĂN THƯ LƯU TRỮ tại Phòng Quản trị Thiết bị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU.…………………………………………………………………1 B. NỘI DUNG……………………………………………………………………...4 Chương 1…………………………………………………………………………...4 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ PHÒNG QTTB………………….4 I. Khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội………………………………….4 1.1. Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của Nhà trường…………………....4 1.2. Một số thành tích của Nhà trường………………………………………….......5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Nhà trường………….6 1.3.1. Vị trí và chức năng………………………………...…………………………6 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn…………………………………………………...….6 1.3.3. Tổ chức và hoạt động………………………………………………………...8 II. Phòng Quản trị Thiết bị…………………………………………………….10 2.1. Sự ra đời của Phòng Quản trị Thiết bị………………………………………10 2.2. Vị trí và chức năng……………………………………………………………11 2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn………………………………………………………..11 2.4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản trị Thiết bị………………………………...13 Chương 2………………………………………………………………………….14 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN……14 I. Tổ chức và hoạt động của văn phòng cơ quan đến thực tập………………..14 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng………………………………………...14 1.2. Khảo sát về việc bố trí phòng là việc của cơ quan thực tập…………………..15 II. Khảo sát về công tác văn thư của cơ quan…………………………………..15 2.1. Mô hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Phòng Quản trị Thiết bị (nhận xét ưu, nhược điểm)………………………………………………………...15 2.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản……………………………………...17 III. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan………………………19 3.1. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan…………….19 3.2. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan…………..31 3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan…………………………...41 3.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…………42 IV. Khảo sát về công tác lưu trữ của cơ quan………………….………............43 Chương 3………………………………………………………………………….45 SOẠN THẢO VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN……45 I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều………...45 1.1. Quyết định cá biệt.............................................................................................45 1.2. Công văn hành chính………………………………………………………….47 1.3. Thông báo……………………………………………………………………..48 1.4. Kế hoạch………………………………………………………………………50 1.5. Tờ trình………………………………………………………………………..52 1.6. Biên bản………………………………………………………………………54 1.7. Báo cáo………………………………………………………………………..56 C. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT…………….……………………………………..58 I. Kết luận………………………………..………………………………………..58 1. Ưu điểm………………………………………………………………………....58 2. Nhược điểm……………………………………………………………………..59 II. Đề xuất…………………………………………………..……………………..60 1. Đối với cơ quan chủ quản………………………………………………………60 2. Đối với cơ quan…………………………………………………………………60 3. Đối với nhà trường……………………………………………………………...60 D. SỔ NHẬT KÝ THỰC TẬP…………………………………………………..62 E. PHỤ LỤC……………………………………………………………………...64 Phụ lục 01: Quyết định thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội………………..64 Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường…………………………………….66 Phụ lục 03: Quyết định thành lập Phòng Quản trị Thiết bị ……………………...67 Phụ lục 04: Văn phòng nơi đến thực tập…………………………………………..68 Phụ lục 05: Mô hình văn phòng nơi đến thực tập…………………………………69 Phụ lục 06: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi…………………………………………...76 Phụ lục 07: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến………………………………………….79 Phụ lục 08: Một số văn bản do cơ quan ban hành…………………………………82 Phụ lục 09: Con dấu của cơ quan………………………………………………….90 Phụ lục 10: Tủ lưu trữ tài liệu của cơ quan………………………………………..91

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ Nguyễn Yến Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K13A KHĨA HỌC (2013-2015) Tên quan: Phịng Quản trị - Thiết bị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Địa chỉ: 36 Xuân La, Phường Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ: Trương Văn Đỉnh HÀ NỘI – 2015 TRANG THƠNG TIN CÁ NHÂN I Thơng tin cá nhân Họ tên: Nguyễn Yến Trang Ngày sinh: 26/12/1993 3: Quê quán: Kim Bảng, Hà Nam Số điện thoại: 0966700293 II Thông tin khác Sinh viên lớp: TC VTL13A Mã số SV: 1315VTLA059 Khóa học: 2013-2015 Ngành: Văn thư Lưu trữ 5: Khoa: Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề Trường: Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU.…………………………………………………………………1 B NỘI DUNG…………………………………………………………………… Chương 1………………………………………………………………………… CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ PHÒNG QT-TB………………….4 I Khái quát Trường Đại học Nội vụ Hà Nội………………………………….4 1.1 Tóm tắt q trình hình thành phát triển Nhà trường………………… 1.2 Một số thành tích Nhà trường………………………………………… .5 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Nhà trường………….6 1.3.1 Vị trí chức năng……………………………… …………………………6 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn………………………………………………… ….6 1.3.3 Tổ chức hoạt động……………………………………………………… II Phòng Quản trị - Thiết bị…………………………………………………….10 2.1 Sự đời Phòng Quản trị - Thiết bị………………………………………10 2.2 Vị trí chức năng……………………………………………………………11 2.3 Nhiệm vụ quyền hạn……………………………………………………… 11 2.4 Cơ cấu tổ chức Phòng Quản trị - Thiết bị……………………………… 13 Chương 2………………………………………………………………………….14 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN……14 I Tổ chức hoạt động văn phòng quan đến thực tập……………… 14 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng……………………………………… 14 1.2 Khảo sát việc bố trí phịng việc quan thực tập………………… 15 II Khảo sát công tác văn thư quan………………………………… 15 2.1 Mơ hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư Phịng Quản trị - Thiết bị (nhận xét ưu, nhược điểm)……………………………………………………… 15 2.2 Công tác xây dựng ban hành văn bản…………………………………… 17 III Tổ chức quản lý giải văn quan………………………19 3.1 Quy trình tổ chức, quản lý giải văn quan…………….19 3.2 Quy trình tổ chức, quản lý giải văn đến quan………… 31 3.3 Công tác quản lý sử dụng dấu quan………………………… 41 3.4 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan…………42 IV Khảo sát công tác lưu trữ quan………………….……… 43 Chương 3………………………………………………………………………….45 SOẠN THẢO VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN……45 I Mẫu hóa số văn hành quan ban hành nhiều……… 45 1.1 Quyết định cá biệt 45 1.2 Công văn hành chính………………………………………………………….47 1.3 Thơng báo…………………………………………………………………… 48 1.4 Kế hoạch………………………………………………………………………50 1.5 Tờ trình……………………………………………………………………… 52 1.6 Biên bản………………………………………………………………………54 1.7 Báo cáo……………………………………………………………………… 56 C KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT…………….…………………………………… 58 I Kết luận……………………………… ……………………………………… 58 Ưu điểm……………………………………………………………………… 58 Nhược điểm…………………………………………………………………… 59 II Đề xuất………………………………………………… …………………… 60 Đối với quan chủ quản………………………………………………………60 Đối với quan…………………………………………………………………60 Đối với nhà trường…………………………………………………………… 60 D SỔ NHẬT KÝ THỰC TẬP………………………………………………… 62 E PHỤ LỤC…………………………………………………………………… 64 Phụ lục 01: Quyết định thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội……………… 64 Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Trường…………………………………….66 Phụ lục 03: Quyết định thành lập Phòng Quản trị - Thiết bị …………………… 67 Phụ lục 04: Văn phòng nơi đến thực tập………………………………………… 68 Phụ lục 05: Mơ hình văn phòng nơi đến thực tập…………………………………69 Phụ lục 06: Mẫu sổ đăng ký văn đi………………………………………… 76 Phụ lục 07: Mẫu sổ đăng ký văn đến………………………………………….79 Phụ lục 08: Một số văn quan ban hành…………………………………82 Phụ lục 09: Con dấu quan………………………………………………….90 Phụ lục 10: Tủ lưu trữ tài liệu quan……………………………………… 91 A LỜI NĨI ĐẦU Trong cơng đổi đất nước, kinh tế Việt Nam đạt nhiều thành tựu đáng khích lệ Có kết phần đóng góp đội ngũ Văn phịng từ Trung ương đến sở Nếu trước văn thư coi loại hình lao động đơn giản, giấy tờ, hành vụ Thì ngày Văn thư máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan đơn vị; giữ vai trò then chốt, ảnh hưởng lớn sâu rộng đến hiệu quả, chất lượng hoạt động quan Văn phòng nơi thu nhận, xử lý phát thơng tin kịp thời, nhanh chóng, xác cho lãnh đạo xử lý công việc kịp thời, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động quan trôi chảy đạt hiệu cao Chính cần phải đào tạo đội ngũ văn thư có chun mơn, nghiệp vụ kỹ đạt đến trình độ cao, có khả nắm bắt ứng dụng kịp thời tiến khoa học, công nghệ, để đưa đất nước tiến kịp thời với nước tiên tiến giới Xuất phát từ mục tiêu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhanh chóng xây dựng chương trình đào tạo cơng tác văn thư Hành từ bậc trung cấp, cao đẳng, Đại học Nhằm đào tạo cán văn thư có phẩm chất trị, tư tưởng vững vàng, có kỷ luật, có đạo đức nghề nghiệp năm vững kiến thức tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên, chuyên viên lĩnh vực văn phòng, ứng dụng tin học công nghệ thông tin công tác văn phòng Tạo nguồn lực cho quan, địa phương việc xây dựng đội ngũ nhân viên, chuyên viên văn thư, văn phòng chuyên nghiệp Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” Trường Đại học Nội vụ tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan sau hồn thành chương trình học, giúp cho sinh viên có thêm kiến thức thực tế Từ trau dồi kinh nghiệm, nâng cao phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹn, kỹ chuyên môn cơng tác văn thư Nhằm đảm đương tốt vai trị cơng việc văn phịng đại ngày nay, nâng cao lực tham mưu, tư vấn cơng tác văn thư, giải hồn thành tốt nhiệm vụ giao, phù hợp với nhu cầu đổi đất nước Được quan tâm giới thiệu Nhà trường với hướng dẫn Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề, thầy cô giáo môn giúp đỡ, tạo điều kiện Phòng Quản trị - Thiết bị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em Phòng Quản trị - Thiết bị tiếp nhận thực tập văn phòng thời gian tuần (từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 05/6/2015) Trong khoảng thời gian không dài tiếp cận trực tiếp với công việc, thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học với hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo cán văn phịng nơi giúp em làm quen với cơng việc hồn thành khóa thực tập Là cán văn phòng tương lai, em nhận thấy đợt thực tập trang bị cho em kiến thức bản, giúp cho em cụ thể hóa nắm kiến thức mình, có thêm kinh nghiệm, trưởng thành sau trình thực tập quan Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư phát triển đất nước Do thời gian trình độ nghiên cứu cịn hạn chế, thân em chưa có nhiều kinh nghiệm, q trình thực tập cịn gặp khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào cơng việc thực tiễn cịn nhiều bỡ ngỡ nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Đây kết đánh giá bước trưởng thành em sau năm học tập rèn luyện trường Em mong góp ý, nhận xét Nhà trường thầy, cô giáo Trung tâm chú, anh, chị cán bộ, nhân viên Phòng Quản trị - Thiết bị đơn vị nơi em thực tập để viết em hồn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Yến Trang B NỘI DUNG Chương CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ PHÒNG QUẢN TRỊ - THIẾT BỊ I Khái quát Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Tóm tắt q trình hình thành phát triển Nhà Trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hình thành phát triển qua nhiều giai đoạn tên gọi khác nhau: Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức cán Chính Phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐBNV việc đổi tên Trường học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung Ương I Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung Ương I Ngày 21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐTTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Quyết định việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xem phụ lục 01) 1.2 Một số thành tích Nhà trường - Huân chương Độc lập hạng ba ( năm 2011); - Huân chương Tự hạng Nhất Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 1983); - Huy chương Hữu nghị phủ nước CHDCND Lào ( năm 2007); - Huân chương Lao động Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam: hạng năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996; - Bằng khen Chính phủ năm 2011; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Nội vụ; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Công an; - Kỷ niệm chương Hùng Vương Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc; - Nhiều khen, giấy khen Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn niên, Liên đoàn Lao động - Đảng nhà trường đạt danh hiệu sạch, vững mạnh, Công đoàn, Đoàn niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền - Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng năm 2011 tổng số sinh viên, học sinh bậc, loại hình học tập trường 45.737 người, đào tạo 71 lưu học sinh, thực tập sinh CHDCND Lào Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 95 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 96 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 97 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 98 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 99 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 100 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Báo cáo thực tập tốt Phụ lục 09: Con dấu quan Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang 101 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 102 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Báo cáo thực tập tốt Phụ lục 10: Tủ lưu trữ tài liệu quan Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang 103 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 104 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 105 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 106 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 107 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 108 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Sinh viên thực tập: Nguyễn Yến Trang Báo cáo thực tập tốt 109 Lớp: TC Văn thư Lưu trữ K41