Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Phòng lđ TB XH quận long biên

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1. Giới thiệu vài nét về Phòng Lao động Thương binh và Xã hội Quận Long Biên 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức: 5 1.1.1. Lịch sử hình thành. 5 1.1.2. Chức năng. 6 1.1.3. Nhiệm vụ 6 1.1.3.1. Công tác lao động việc làm: 6 1.1.3.2. Công tác chăm sóc Người có công với cách mạng 7 1.1.3.3. Công tác bảo trợ xã hội 7 1.1.3.4. Công tác bảo vệ và chăm sóc trẻ em: 7 1.1.3.5. Công tác phòng chống tệ nạn xã hội 8 1.1.3.6. Công tác bình đẳng giới 8 1.1.4. Cơ cấu tổ chức: (Phụ lục 3) 9 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ Phòng LĐTB XH Quận Long Biên 9 1.2.1. Tình hình tổ chức, Vị trí và chức năng. 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ Phòng LĐTB XH Quận Long Biên 10 Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của Phòng LĐTB XH Quận Long Biên 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 16 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 17 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 20 2.2.7. Bố trí lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ 21 2.3. Kết luận về thực trạng công tác lưu trữ tại Phòng LĐTB XH Quận Long Biên 21 2.3.1. Ưu điểm: 21 2.3.2. Hạn chế 22 Chương 3. Kết quả thực tập tại Phòng Lao động Thương binh Xã hội quận Long Biên và những đề xuất khuyến nghị 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23 3.1.1. Một số công việc tổng hợp 23 3.1.2. Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu 23 3.1.2. Xây dựng Nội quy quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 25 3.1.3. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc 26 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Phòng LĐTB XH Quận Long Biên 28 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1. Đối với Phòng LĐTB XH Quận Long Biên 29 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 29 C. PHẦN KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO D. PHỤ LỤC

Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A MỤC LỤC MỤC LỤC A.TÀI LIỆU THAM KHẢO .2 D PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét Phòng Lao động - Thương binh Xã hội Quận Long Biên 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức: 1.1.1.Lịch sử hình thành .5 1.1.2 Chức 1.1.3 Nhiệm vụ 1.1.3.1 Công tác lao động việc làm: .6 1.1.3.2 Công tác chăm sóc Người có công với cách mạng 1.1.3.3 Công tác bảo trợ xã hội 1.1.3.4 Công tác bảo vệ chăm sóc trẻ em: .7 1.1.3.5 Công tác phòng chống tệ nạn xã hội 1.1.3.6 Công tác bình đẳng giới .8 1.1.4 Cơ cấu tổ chức: (Phụ lục 3) 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên .9 1.2.1 Tình hình tổ chức, Vị trí chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phận lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên 10 Chương Thực trạng công tác lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .15 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 16 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .17 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .18 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 20 2.2.7 Bố trí lao động khoa học công tác văn thư lưu trữ 21 2.3 Kết luận thực trạng công tác lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên 21 2.3.1 Ưu điểm: 21 2.3.2 Hạn chế .22 Chương Kết thực tập Phòng Lao động Thương binh& Xã hội quận Long Biên đề xuất khuyến nghị 23 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt .23 3.1.1 Một số công việc tổng hợp .23 3.1.2 Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu 23 3.1.2 Xây dựng Nội quy quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .25 3.1.3 Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Phòng LĐTB& XH Quận Long Biên .28 3.3 Một số khuyến nghị .29 3.3.1 Đối với Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên .29 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường 29 D PHẦN KẾT LUẬN 31 A TÀI LIỆU THAM KHẢO D PHỤ LỤC Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LĐ-TB& XH Lao động - Thương binh Xã hội UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân KHKT Khoa học kỹ thuật QLVB-ĐHTN Quản lý văn điều hành tác nghiệp BHYT Bảo hiểm y tế THCN Trung học chuyên nghiệp ĐHCĐ Đại học Công Đoàn QTKD Quản trị kinh doanh TLLT Tài liệu lưu trữ Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A A PHẦN MỞ ĐẦU Tài liệu lưu trữ ví cầu nối khứ vơí tương lai Bởi nguồn sử liệu quý giá, phản ánh toàn cảnh quốc gia qua thời kỳ lịch sử Đó ghi lại truyền bá cho hệ mai sau kế thừa, gìn giữ phát huy truyền thống văn hóa, lịch sử dân tộc; kinh nghiệm quản lý Nhà nước qua nhiều hệ giúp người tìm phát minh thúc đẩy nhanh phát triển khoa học kỹ thuật Với ý nghĩa to lớn đó, từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Đảng Nhà nước ta đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá: “Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học kỹ thuật Do việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” (Thông đạt số 01C/CP ngày 03/01/1946) Ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg việc tăng cường, bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm giữ gìn, bảo vệ phát huy giá trị di sản quý báu dân tộc cho muôn đời sau” Như vậy, nói, việc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu việc làm có ý nghĩa quan trọng cần thiết phát triển kinh tế - xã hội, lịch sử quốc gia, địa phương Để phát huy giá trị tài liệu cao nhấtCông tác lưu trữ với bước tiến khoa học công nghệ đứng trước hội thách thức Cơ hội mở ứng dựng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ lưu trữ để đưa ngành lưu trữ lên bước phát triển Để bắt nhịp với phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật, bên cạnh đầu tư trang thiết bị kỹ thuật công tác đào tạo cán lưu trữ có trình độ lý luận, chuyên môn nghiệp vụ cao cần thiết Chính vậy, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo cán lưu trữ có trình độ đại học Với bề dày truyền thống đào tạo cán lưu trữ, trường đóng góp cho xã hội đội ngũ cán Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao “Học đôi với hành”, “lý luận phải gắn liền với thực tế” phương châm yêu cầu tất yếu sinh viên trường Đại học, Cao đẳng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viêc đào tạo tổ chức cho khóa thực tập, thực tế quan để sinh viên có điều kiện hiểu sâu nghiệp vụ chuyên môn Được tiếp nhận Phòng Lao động - Thương binh Xã hội Quận Long Biên, thực tập làm công việc thực tế người cán lưu trữ thực thụ từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015 Là sinh viên chuyên ngành lưu trữ, nhận thức tầm quan đợt thực tập Tốt nghiệp cố gắng học hỏi, trau dồi kinh nghiệm Trong trình thực tập đây, khảo sát trực tiếp thực quy trình nghiệp vụ lưu trữ, ý thức sâu sắc công tác lưu trữ trách nhiệm người cán làm công tác lưu trữ Đó người cán lưu trữ thực tâm huyết với nghề không đơn giản việc thực tốt chuyên môn nghiệp vụ mà cần phải làm để người biết tới công tác lưu trữ, biết tới tầm quan trọng tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu Tôi đặc biệt quan tâm tới công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ làm để tổ chức, khai thác tài liệu lưu trữ đạt hiệu để độc giả tìm tới lưu trữ nhiều Với khoảng thời gian thực tập Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên gặp nhiều khó khăn việc vận dụng lý thuyết vào công việc thực tế Nhưng với kiến thức thầy, cô giáo truyền đạt, học hỏi thân với giúp đỡ tận tình cuả Ban lãnh đạo, cán bộ, công chức Phòng LĐ-TB& XH nên thu kết đáng khích lệ Xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ; Lãnh đạo, cán bộ, công chức Phòng LĐTB& XH Quận Long Biên giúp đỡ hoàn thành báo cáo Bản báo cáo tốt nghiệp gồm có phần: A PHẦN MỞ ĐẦU Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A B PHẦN NỘI DUNG C PHẦN KẾT LUẬN D PHỤ LỤC Báo cáo kết đợt thực tập Tốt nghiệp Tuy nhiên, với thời gian có hạn với khó khăn lý luận thực tiễn nên không tránh khỏi khuyết điểm yêu cầu mà Khoa nhà trường đề Tôi mong nhận ý kiến đóng góp Quý thầy, cô để báo cáo thực tập tốt nghiệp hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét Phòng Lao động - Thương binh Xã hội Quận Long Biên 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức: 1.1.1 Lịch sử hình thành Long Biên Quận thuộc thủ đô Hà Nội, nằm dọc phía bờ bắc sông Hồng, phía Đông phía Bắc giáp sông Đuống, phía Tây giáp sông Hồng, phía Nam giáp huyện Gia Lâm Quận Long Biên thành lập theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2003 Chính Phủ sở tách 10 xã: Thượng Thanh, Giang Biên, Ngọc Thụy, Việt Hưng, Hội Xá, Gia Thụy, Bồ Đề, Long Biên, Thạch Bàn, Cự Khối thị trấn: Gia Lâm, Đức Giang, Sài Đồng thuộc huyện Gia Lâm Ngày 01/01/2004 Quận Long Biên thức vào hoạt động UBND Quận Long Biên gồm có phòng ban trực thuộc: Phòng Y tế, Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Lao động – Thương binh Xã hội, Phòng Tư pháp, Phòng Tài – Kế hoạch, Phòng Thanh tra, Phòng Quản lý đô thị, Phòng Nội vụ, Phòng Tài Nguyên& Môi trường, Phòng Văn hóa thông tin, Phòng Kinh tế, Ban quản lý dự án, Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng, Văn phòng HĐND& UBND, Trung tâm Thể dục thể thaom, Trung tâm văn hóa, Trung tâm phát triển quỹ đất, Trung tâm dân số Kế hoạch hóa gia đình, Thanh tra xây dựng, Thanh tra Quận, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Hội chữ thập đỏ, Chi cục Thống kê Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên thành lập từ năm 2004, quan chuyên môn trực thuộc UBND Quận Long Biên Phòng nằm trụ sở Quận ủy - HĐND& UBND Quận Long Biên Từ thành lập đến nay, Phòng LĐ-TB&XH đạt nhiều thành tích xuất sắc phong trào thi đua công tác ngành Lao động – TB&XH Phòng Chính phủ, UBND Thành phố Hà Nội, Sở Lao động – TB&XH thành phố Hà Nội UBND quận Long Biên tặng nhiều Cờ, Huân chương Lao động Hạng Ba, Bằng khen, Giấy khen… Phụ lục Hình ảnh trụ sở Quận ủy – HĐND& UBND Quận Long Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A Biên Phụ lục 2.1 Sơ đồ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên nằm tổng thể quan Quận ủy – HĐND – UBND Quận Long Biên Phụ lục 2.2 Vị trí Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên 1.1.2 Chức Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên quan chuyên môn thuộc UBND quận Long Biên Có chức tham mưu, giúp UBND Quận thực chức quản lý nhà nước cáclĩnh vực: - Lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động, vệ sinh lao động - Công tác sách người có công - Công tác bảo trợ xã hội; - Công tác bảo vệ chăm sóc trẻ em; - Công tác phòng chống tệ nạn xã hội; - Công tác bình đẳng giới - Công tác tài chính, kế toán Phòng LĐ-TB& XH quận Long Biên có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND quận Long Biên; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Lao động -TB& XH thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ 1.1.3.1 Công tác lao động việc làm: - Tham mưu, tổ chức thực nhiệm vụ lao động việc làm, tuyên truyền phổ biến Luật lao động; Tham gia đoàn kiểm tra liên ngành luật lao động nhiệm vụ khác liên quan đến chức quản lý Nhà nước lao động việc làm; - Tuyên truyền luật lao động, giải tranh chấp, hòa giải vấn đề đình công lãn công, giải đơn thư thuộc lĩnh vực lao động Thanh tra, kiểm tra luật lao động - Thực kế hoạch tư vấn, hướng nghiệp dạy nghề, giải việc Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A làm; Các nhiệm vụ liên quan đến đề án lao động việc làm - Tham mưu Kế hoạch phối hợp kế hoạch hoạt động Liên ngành: Phòng LĐ-TB& XH – Liên đoàn lao động- BHXH hàng năm 1.1.3.2 Công tác chăm sóc Người có công với cách mạng - Xây dựng kế hoạch hàng năm, kế hoạch ngày lễ lớn để thực nhiệm vụ liên quan đến chế độ sách Người có công với cách mạng; - Tham mưu, tổ chức thực chế độ sách Người có công với cách mạng gồm: Cán LTCM, cán TKN, cán bị địch bắt tù, đày; Người hoạt động kháng chiến giải phóng dân tộc; Bà mẹ Việt Nam anh hùng; Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân; Liệt sỹ; Hồ sơ chất độc hoá học; Hồ sơ hoạt động kháng chiến theo Nghị định Chính phủ; Giải thủ tục toán thăm viếng; Di chuyển mộ liệt sỹ - Tham mưu, giúp việc cho Ban quản lý quỹ “Đền ơn đáp nghĩa” Quận - Hướng dẫn kiểm tra việc thực chế độ sách 14 phường 1.1.3.3 Công tác bảo trợ xã hội - Tham mưu kế hoạch tổ chức thực công tác quản lý, trợ cấp đối tượng bảo trợ xã hội theo Nghị định số 67/CP Nghị định 13/CP Chính phủ; - Tham mưu Kế hoạch trợ giúp người nghèo địa bàn Quận gắn với tiêu giảm hộ nghèo hàng năm; - Theo dõi, quản lý đối tượng Người cao tuổi, Người tàn tật địa bàn - Cấp thẻ BHYT cho đối tượng phân công quản lý - Tham mưu xây dựng phương án cứu trợ đảm bảo đời sống nhân dân địa bàn quận 1.1.3.4 Công tác bảo vệ chăm sóc trẻ em: - Tham mưu kế hoạch tổ chức thực công tác bảo vệ chăm sóc trẻ em, hỗ trợ chăm sóc trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt, trẻ em mồ côi, trẻ em có nguy lang thang, trẻ em nhiễm HIV… - Tuyên truyền Luật Bảo vệ, chăm sóc giáo dục trẻ em, Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A - Tham mưu tổ chức vận động, quản lý, sử dụng quỹ BTTE - Tham mưu tổ chức hoạt động vui chơi giải trí, hoạt động nhằm tăng cường Quyền tham gia trẻ - Theo dõi tiêu xã, phường phù hợp với trẻ em - Tham mưu báo cáo đột xuất, định kỳ thuộc lĩnh vực phân công 1.1.3.5 Công tác phòng chống tệ nạn xã hội - Xây dựng kế hoạch phòng chống tệ nạn ma tuý mại dâm, cai nghiện phục hồi, công tác quản lý sau cai hòa nhập cộng đồng đối tượng - Thực tiêu cai nghiện bắt buộc hàng năm - Xây dựng kế hoạch triển khai hoạt động Đội kiểm tra liên ngành 178 quận Long Biên phòng chống mại dâm 1.1.3.6 Công tác bình đẳng giới - Tham mưu xây dựng kế hoạch bình đẳng giới hàng năm - Thực chiến lược Quốc gia Bình đẳng giới giai đoạn 2011 – 2015; định hướng đến năm 2020 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A Tuy nhiên, với đặc thù kho lưu trữ hành, cán lưu trữ kiêm nhiệm mà cán phục vụ phòng đọc cán lưu văn thư, lưu trữ Với số lượng tài liệu hạn chế, quy mô nhỏ nên lượng độc giả hàng năm tới khai thác không nhiều không đáp ứng hết nhu cầu độc giả 2.2.7 Bố trí lao động khoa học công tác văn thư lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên xếp khoa học phận Không gian thoáng mát, lành Trong phòng làm việc có đầy đủ ánh sáng Đặc biệt Phòng có xanh tạo không mát mẻ Vị trí công việc bố trí phù hợp cán bộ, công chức đem lại hiệu công việc cao Cán bộ, công chức không bị chồng chéo trình xử lý công việc mà có chuyên môn hóa cao đồng thời có hỗ trợ lẫn Phụ lục Một vài hình ảnh Văn phòng Phòng LĐTB& Xã hội Quận Long Biên 2.3 Kết luận thực trạng công tác lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên 2.3.1 Ưu điểm: Qua khảo sát thực tế công tác lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên, nhận thấy công tác lưu trữ tương đối tốt Trong hoạt động quản lý bên cạnh tuyên truyền, áp dụng văn quy phạm pháp luật lĩnh vực văn thư, lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH ban hành số văn đạo trực tiếp quy định chức năng, nhiệm vụ phận lưu trữ Đồng thời đề kế hoạch thực công tác lưu trữ, hướng dẫn việc thực số nghiệp vụ đặc biệt công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo mật tài liệu Lãnh đạo UBND Quận, Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên quan tâm tới công tác đào tạo, tập huấn cán làm công tác văn thư lưu trữ Đặc biệt đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý tài liệu điện tử Tiết kiệm nhiều thời gian, công sức việc tra tìm tài liệu 21 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ thực đầy đủ theo quy định Hồ sơ lập hoàn chỉnh trước giao nộp vào kho lưu trữ Văn phòng bố trí khoa học hợp lý 2.3.2 Hạn chế Trong hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ bên cạnh ưu điểm Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên tồn số hạn chế định như: Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên năm trước chưa thực quan tâm, trọng tới công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến để tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều Chưa ban hành đầy đủ văn quản lý văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư lưu trữ Cán lưu trữ kiêm nhiệm văn thư mà chưa tách biệt dẫn đến hiệu công việc chưa cao lại đào tạo không chuyên ngành dẫn đến không đáp ứng yêu cầu công việc quy trình nghiệp vụ lưu trữ Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ lãnh đạo Phòng quan tâm trước nhìn chung chưa đáp ứng yêu cầu công việc: diện tích kho hẹp, thiếu trang thiết bị, thiếu quy định bảo quản, sử dụng tài liệu Chưa phát huy mạnh công tác lưu trữ tài liệu điện tử sở có hệ thống quản lý văn sở liệu Một số cán bộ, công chức nộp hồ sơ công việc giữ 22 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A lại không nộp hết tài liệu mà giữ lại để tra tìm cho nhanh chóng cán bộ, công chức mượn tài liệu để giải công việc xong phải đôn đốc, nhắc nhở trả lại phận lưu trữ Chương Kết thực tập Phòng Lao động Thương binh& Xã hội quận Long Biên đề xuất khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Là sinh viên chuyên ngành lưu trữ có hội tiếp cận với công việc theo chuyên ngành đào tạo môi trường chuyên nghiệp để trau dồi kiến thức, thực hành nghiệp vụ sở lý luận trang bị niềm mơ ước từ ngồi giảng đường 3.1.1 Một số công việc tổng hợp Trong thời gian thực tâp (từ ngày 25/5 – 30/7/2015) Phòng LĐTB& XH quận Long Biên khảo sát tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng LĐTB& XH quận Long Biên kết hợp với kiến thức học trường, tiến hành làm công viêc cán lưu trữ thực thụ Được tạo điều kiện giúp đỡ lãnh đạo Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên với hướng dẫn tận tình cán lưu trữ, cán bộ, công chức Phòng giao làm số công việc văn thư như: đóng dấu, đăng ky văn đi, đến, phát hành chuyển giao văn tới cán bộ, công chức quan Trong công tác lưu trữ: Tôi trực tiếp khảo sát tài liệu, tiến hành thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, vệ sinh kho tàng trang thiết bị 3.1.2 Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Đặc biệt công tác phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ, tài 23 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A liệu Tôi phục vụ chục lươt độc giả tới khai thác tài liệu kho lưu trữ Độc giả chủ yếu cán bộ, công chức Phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Quận Long Biên công dân Trong đặc biệt có độc giả người có công với cách mạng Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên chủ yếu phục vụ sử dụng tài liệu phòng đọc Do lưu trữ quan kiêm nhiệm nên cán lưu trữ quan người phục vụ phòng đọc Với đặc thù quan chuyên môn, quy mô nhỏ, mà phòng đọc riêng Phòng đọc bố trí với phòng làm việc phận văn phòng Tôi có hội trực tiếp phục vụ độc giả Tôi thực trách nhiệm cán lưu trữ phục vụ độc giả: - Tiếp nhận độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu văn phòng - Phát phiếu yêu cầu tới độc giả - Tra tìm tài liệu - Giao tài liệu cho độc giả - Giải đáp yêu cầu độc giả - Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ trang thiết bị phòng đọc - Đăng ký thông tin độc giả khai thác vào sổ đăng ký độc giả - Vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu tra tìm tài liệu Để thuận tiện cho việc phục vụ độc giả tới khai thác sử dụng tài liệu mạnh rạn xây dựng nội quy khai thác, sử dụng tài liệu quy trình sử dụng tài liệu phòng đọc , lập sổ đăng ký phiếu yêu cầu độc giả sổ đăng ký độc giả gửi cán lưu trữ trình lãnh đạo phê duyệt 24 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A 3.1.2 Xây dựng Nội quy quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND QUẬN LONG BIÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG LĐTB& XH QUẬN LONG BIÊN Độc lập – Tự – Hạnh phúc NỘI QUY Quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ I Quản lý tài liệu lưu trữ: Người nhiệm vụ không vào kho lưu trữ Không mang tài liệu khỏi kho lưu trữ chưa đồng ý trưởng lãnh đạo Phòng Mọi hành vi đánh cắp, tráo tài liệu lưu trữ bị xử lý theo quy định pháp luật II Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thời gian: Sáng từ 8h – 11h30’ Chiều: 13h30’ – 17h00’ Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành theo hướng dẫn cán lưu trữ cán bộ, công chức Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên phải xuất trình giấy tờ sau: 1.1 Giới thiệu quan, tổ chức nơi công tác (trong trường ợp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ) 1.2 Đơn xin sử dụng tài liệu Giấy chứng minh nhân dân (trong trường hợp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cá nhân) Trường hợp người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ người nước phải xuất trình hộ chiếu, tùy theo mức độ mật tài liệu, Trưởng phòng LĐTB& XH báo cáo chủ tịch UBND Quận Long Biên đồng ý cho khai thác sử dụng Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật Long Biên, ngày 28 tháng năm 2015 TRƯỞNG PHÒNG LĐ-TB& XH QUẬN LONG BIÊN 3.1.3 Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên với đặc thù kho lưu trữ hành lại có cán làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn thư Vì vậy, 25 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A cán phòng đọc cán lưu trữ Trong thời gian thực tập xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu trình cán lưu trữ Phòng trình lãnh đạo phê duyệt QUY TRÌNH KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI PHÒNG ĐỌC Bước Độc giả xuất trình BướcGiấy Giới thiệu (đối với quan, tổ chức), Chứng minh nhân dân (đối với cá nhân) Bước Cán phòng đọc (cán lưu trữ) tiếp nhận Bước đưa phiếu yêu2 cầu đọc tài liệu tới độc giả Bước Độc giả ghi vào phiếu yêu cầu đọc tài liệu chuyển lại cho cán phòng đọc (cán lưu trữ) Bước Cán lưu trữ tiếp nhận phiếu yêu cầu tìm tài liệu Bước Cán lưu trữ chuyển tài liệu cho độc giả Bước Độc giả đọc chỗ, cán lưu trữ phụ vụ chỗ Mẫu sổ đăng ký Phiếu yêu cầu đọc tài liệu Bìa sổ: UBND QUẬN LONG BIÊN 26 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A PHÒNG LĐ-TB& XH QUẬN LONG BIÊN SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU Long Biên - 2015 Bên sổ: Gồm cột Cột Số phiếu yêu cầu Cột Ngày, tháng, năm Cột Họ tên độc giả Cột Phông, loại tài liệu Cột Tổng số trang Cột Ghi Mẫu sổ đăng ký độc giả Mẫu bìa: UBND QUẬN LONG BIÊN PHÒNG LĐ-TB& XH QUẬN LONG BIÊN SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ Long Biên - 2015 Phần bên sổ: gồm cột Cột Số thứ tự Cột Ngày, tháng, năm Cột Họ tên độc giả 27 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A Cột Quốc tịch Cột Số CMND Cột Cơ quan công tác Cột Chuyên đề nghiên cứu Cột Địa liên hệ, số điện thoại Việc xây dựng Sổ đăng ký phiếu yêu cầu độc giả sổ đăng ký độc giả giúp quan thống kê lượt độc giả tới khai thác, sử dụng tài liệu hàng năm Đồng thời quản lý tài liệu kho Có thể nói công tác phục vụ khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên tương đối đầy đủ theo quy trình Tuy nhiên đặc thù lưu trữ hành lượng độc giả tới khai thác nên việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu không nhiều 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Phòng LĐTB& XH Quận Long Biên Lãnh đạo UBND Quận Long Biên, Lãnh đạo Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên cần quan tâm đạo, đưa biện pháp cụ thể để triển khai thực quy định pháp luật công tác lưu trữ Lãnh đạo Phòng LĐ-TB& XH trình rà soát vị trí việc làm cần bố trí đủ công chức thực công tác lưu trữ Cần bố trí cán học chuyên ngành lưu trữ để phù hợp với vị trí việc làm Tăng cường công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ cán làm công tác lưu trữ cán chuyên môn để thực lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan đầy đủ Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn nhằm khai thác triệt để tiện ích phần mềm Thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả, kiểm điểm làm rõ mặt làm được, chưa làm công tác lưu trữ để rút kinh nghiệm Quan tâm chăm lo tới đời sống vật chất, tinh thần có sách đãi ngộ thỏa đáng cán làm công tác lưu trữ Đầu tư trang thiết bị, phương tiện máy móc phục vụ cho công tác lưu trữ, 28 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên Bổ sung thêm biên chế làm công tác lưu trữ độc lập chuyên biệt không kiêm nhiệm đào tạo chuyên ngành lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Có chế độ, sách đãi ngộ thỏa đáng theo quy định nhà nước bồi dưỡng độc hại cho cán làm công tác lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên cần ban hành văn quy định công tác văn thư lưu trữ như: Ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ; Ban hành văn hướng dẫn nghiệp: thu thập, xác định giá trị tài liệu, phân loại chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên nên khai thác triệt để lợi lưu trữ tài liệu điện tử đặc thù quan sử dụng phần mềm quản lý văn để thuận tiện cho việc khai thác, tra tìm tài liệu tiết kiệm thời gian, công sức diện tích kho tàng Đầu tư thêm kinh phí cũng, trang bị văn phòng phụ trợ để phục vụ tốt cho công tác lưu trữ 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Đề nghị nhà trường Khoa thường xuyên mở thi chuyên môn, nghiệp vụ cho sinh viên chuyên ngành nói chung sinh viên chuyên ngành lưu trữ nói riêng để sinh viên có hội cọ xát thể khả Từ thi có sáng tạo, cách làm hay công tác lưu trữ đồng thời giúp sinh viên không bị bỡ ngỡ lý luận thực tế Nhà trường cần cho sinh viên khảo sát thực tế nhiều để sinh viên có hội tiếp xúc với nhiều hình thức Phòng, kho lưu trữ, nhiều loại hình tài liệu Nhà trường cần tăng cường mối liên hệ sinh viên với nhà trường trình thực tập để nắm bắt kịp thời thực tế lý luận Từ có chương trình giảng dạy phù hợp tốt cho sinh viên 29 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A 30 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A D PHẦN KẾT LUẬN Trải qua trình học tập rèn luyện mái trường, tận tình truyền đạt kiến thức nghiệp vụ lưu trữ cuả Giảng viên trường đặc biệt Giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ với giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo, cán bộ, công chức đặc biệt cán lưu trữ Phòng LĐTB& XH Quận Long Biên giúp đỡ tạo điều kiện cho hoàn thành thu hoạch Với vốn kiến thức lý luận đào tạo trường lại thiếu kinh nghiệm thực tế nên trình thực tập Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên thời gian thực quý báu để học hỏi, trau dồi, rèn luyện tay nghề, rèn luyện tinh thần, ý thức trách nhiệm người cán lưu trữ Cũng thời gian thực tập giúp hiểu việc gắn liền lý thuyết thực tế điều cần thiết Giữa lý thuyết thực tế có khác biệt lớn, mà thực hành từ khuôn mẫu lý thuyết thực tế giúp nâng cao trình độ hiểu biết mặt lý luận, rèn luyện nâng cao tay nghề phục vụ cho công việc sau này.Những kiến thức lý luận, chuyên môn, nghiệp vụ mà học trường với đợt thực tập làm hành trang giúp vững tin bước vào sống, công việc nghị lực Tuy vậy, công tác lưu trữ quan, đơn vị hoạt động theo nhiều phương diện khác tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy mô đòi hỏi người cán lưu trữ phải nỗ lực hết mình, học hỏi để đáp ứng yêu cầu công tác “hiện đại hóa tin học” Đợt thực tập điều kiện tốt để Giảng viên kiểm nghiệm chất lượng đào tạo thông qua công việc sinh viên quan thực tập Từ rút phương pháp giảng dạy tốt cho sinh viên Với kiến thức mà tiếp thu Giảng đường kết hợp với trình thực tập Phòng LĐTB& XH Quận Long Biên có suy nghĩ sau: 31 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A Trong hoạt động quan, tổ chức, đơn vị để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sản sinh tài liệu lưu trữ Tài liệu tồn dạng liệu môi trường mạng tài liệu giấy Dù tồn dạng tài liệu lưu trữ có vai trò vô quan trọng công tác quản lý, hoạt động quan, tổ chức Công tác lưu trữ mắt xích quan trọng công tác văn phòng phận thiếu cỗ máy điều hành quan Do người cá lưu trữ cần phải biết vận dụng sáng tạo phản ứng linh hoạt công việc cụ thể Người cán lưu trữ tâm huyết cần phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, thực quy trình Đồng thời cần phải biết làm để phát huy giá trị tài liệu, làm để nhiều người biết tới công tác lưu trữ Mặt khác phối hợp nhịp nhàng phận lưu trữ phận văn phòng phận có liên quan yếu tố quan trọng đảm bảo công tác lưu trữ đạt kết cao Với giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo, cán bộ, công chức Phòng LĐTB& XH Quận Long Biên giúp hiểu tất ưu, nhược điểm công tác lưu trữ Phòng nói riêng nhiều quan khác nói chung để từ đưa kiến nghị đề xuất công tác lưu trữ Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên Trên tất thu hoạch thời gian thực tập Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên (từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015) Qua thu hoạch lần xin gửi lời cảm ơn chân thành đến lãnh đạo, cán bộ, công chức Phòng LĐ-TB& XH Quận Long Biên đặc biệt cán văn thư, lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ trang bị, bố trí xếp chương trình kế hoạch hướng dẫn cụ thể nội dung, yêu cầu nhà trường đặt trình thực tập để hoàn thành tốt báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt Giảng viên khoa Văn thư – Lưu trữ truyền đạt cho kiến thức lưu trữ để giúp làm hành trang vào đời 32 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A Tuy nhiên, trình độ nhận thức thời gian thực tập có hạn nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, cô đóng góp kiến để báo cáo hoàn thiện hơn./ Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2015 SINH VIÊN Ngô Thị Loan 33 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Ủy ban Thường vụ Quốc hội Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 9/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Quyết định số 3662/QĐ-BNV ngày 13/10/2011 Bộ Nội vụ tổ chức triển khai áp dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 6/1/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư lưu trữ Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2003 Chính Phủ thành lập UBND Quận Long Biên Kế hoạch số 85/KH-UBND ngày 25/02/2013 UBND Quận Long Biên triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 Quy chế số 01/QC-LĐ-TB& XH ngày 02 tháng 01 năm 2015 Kế hoạch số: 04/KH-LĐTBXH ngày 23 tháng 01 năm 2015 Phòng LĐTB& XH Quận Long Biên triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức 10 Thông tư liên tịch số 13/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 30/5/2012 Bộ Lao động thương binh xã hội Bộ Y tế hướng dẫn thực chế độ bồi dưỡng vật người lao động làm việc điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại 34 Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp SV: Ngô Thị Loan, Lớp ĐHLTLTH13A 11 Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan 10 Giáo trình Nghiệp vụ Công tác Văn thư Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ Trung ương I 12 Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư Phó giáo sư Vương Đình Quyền 35