Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 3 1.1. Sơ lược vài nét về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành của Cục Lưu trữ 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 4 1.1.2.1. Chức năng của Cục Lưu trữ 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ của Cục Lưu trữ 4 1.1.2.3. Tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ 5 1.1.2.4. Chế độ làm việc của Cục Lưu trữ 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Thu thập Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương 7 1.2.1. Chức năng của Phòng Thu thập Chỉnh lý, Cục Lưu trữ 7 1.2.2. Nhiệm vụ của Phòng Thu thập Chỉnh lý, Cục Lưu trữ 7 1.2.3. Quyền hạn của Phòng Thu thập Chỉnh lý, Cục Lưu trữ 8 1.2.4. Tổ chức và biên chế của Phòng Thu thập Chỉnh lý, Cục Lưu trữ 8 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 9 2.1. Thực trạng hoạt động quản lý về công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ 9 2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ 9 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ 10 2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ 10 2.2.1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu 10 2.2.2. Công tác chỉnh lý 12 2.2.2.1. Phương án phân loại 12 2.2.2.2. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản: 13 2.2.2.3. Dự kiến tiêu đề hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản 13 2.2.2.4. Hoàn chỉnh hồ sơ về mặt kỹ thuật: 14 2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 15 2.2.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 17 Chương 3: Kết quả thực tập tại Cục Lưu trữ và những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ 19 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được 19 3.2. Những đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ 33 3.3. Một số khuyến nghị 34 3.3.1. Đối với cơ quan 34 3.3.2. Đối với Nhà trường 35 C. PHẦN KẾT LUẬN 37 D. PHỤ LỤC 39
Báo cáo thực tập MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG .3 Chương 1: Giới thiệu vài nét Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng .3 1.1 Sơ lược vài nét lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, tổ chức máy chế độ làm việc Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương .3 1.1.1 Lịch sử hình thành Cục Lưu trữ 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy chế độ làm việc Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.1.2.1 Chức Cục Lưu trữ 1.1.2.2 Nhiệm vụ Cục Lưu trữ .4 1.1.2.3 Tổ chức máy Cục Lưu trữ 1.1.2.4 Chế độ làm việc Cục Lưu trữ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương 1.2.1 Chức Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ 1.2.2 Nhiệm vụ Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ 1.2.3 Quyền hạn Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ 1.2.4 Tổ chức biên chế Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng .9 2.1 Thực trạng hoạt động quản lý công tác lưu trữ Cục Lưu trữ 2.1.1 Công tác đạo công tác lưu trữ Cục Lưu trữ 2.1.2 Tình hình cán làm công tác lưu trữ Cục Lưu trữ 10 2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ Cục Lưu trữ .10 2.2.1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu 10 2.2.2 Công tác chỉnh lý .12 2.2.2.1 Phương án phân loại .12 2.2.2.2 Sắp xếp tài liệu đơn vị bảo quản: 13 2.2.2.3 Dự kiến tiêu đề hồ sơ xác định thời hạn bảo quản 13 2.2.2.4 Hoàn chỉnh hồ sơ mặt kỹ thuật: .14 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 15 2.2.5 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 17 Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập Chương 3: Kết thực tập Cục Lưu trữ đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Cục Lưu trữ .19 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt 19 3.2 Những đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu công tác lưu trữ Cục Lưu trữ .33 3.3 Một số khuyến nghị 34 3.3.1 Đối với quan .34 3.3.2 Đối với Nhà trường 35 C PHẦN KẾT LUẬN .37 D PHỤ LỤC 39 Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Các chữ viết tắt Cục QĐ/TW QĐ/VPTW CV/VPTW CV/CLT TW HNTW Sinh viên: Trần Nhung Trang Giải thích Cục Lưu trữ Quyết định/Trung ương Quyết định/Văn phịng Trung ương Cơng văn/Văn phịng Trung ương Cơng văn/Cục Lưu trữ Trung ương Hội nghị Trung ương Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập A PHẦN MỞ ĐẦU Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá dân tộc, tài sản quốc gia tài liệu lưu trữ Đảng phận có giá trị đặc biệt tồn tài liệu lưu trữ quốc gia Tài liệu lưu trữ phải quản lý theo nguyên tắc tập trung thống hệ thống quan lưu trữ Nhà nước Đảng nhằm bảo vệ an toàn khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ lợi ích dân tộc, cách mạng Có thể khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ nguồn tài nguyên vô quý giá dân tộc, có giá trị đặc biệt cơng xây dựng bảo vệ Tổ quốc Do tầm quan trọng công tác lưu trữ, nên sau nhân dân ta giành quyền, lập nên nước Việt Nam dân chủ cộng hồ, Chủ tịch Hồ Chí Minh Thông đạt số 1C/VP nêu rõ: Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia cấm quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ hoại hồ sơ, tài liệu lưu trữ để sau giao cho quan lưu trữ quản lý Trong giai đoạn cụ thể cách mạng nước ta, Trung ương Đảng Chính phủ có văn để đạo nhắc nhở cấp uỷ Đảng, quyền quan tâm làm tốt công tác lưu trữ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982, Quy định thành lập Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1987 văn quan trọng, đánh dấu bước phát triển chất nhận thức Đảng, Nhà nước xã hội ta tài liệu lưu trữ tổ chức khoa học công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Ban Bí thư Trung ương Đảng xác định Cục loại I, thực chức giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo văn đạo Trung ương Đảng công tác văn thư lưu trữ; kiểm tra việc thực văn đạo Trung ương; trực tiếp quản lý Kho lưuu trữ Trung ương Đảng; đạo, hướng dẫn thống khoa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội Tài liệu Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phận quan trọng toàn tài liệu lưu trữ quốc gia, di sản văn hóa vơ q báu Đảng dân tộc Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quan Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập trực tiếp thu thập, bảo quản tổ chức việc khai thác, sử dụng phông sưu tập tài liệu lưu trữ quan trọng nhất, có giá trị Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Bảo quản tuyệt đối an tồn phát huy có hiệu giá trị tài liệu phông sưu tập lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Đảng, trước hết phông sưu tập lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng nhiệm vụ bản, sứ mệnh Cục Lưu trữ Sau trình tham gia học tập nghiên cứu nhiều năm trường Đại học Nội vụ, thực tập phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương từ ngày 24/8 - 19/10/2015; hiểu tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu Đảng quan Đó lý khiến em ln chủ động học hỏi tìm hiểu công tác lưu trữ Đảng quan thời gian em thực tập Dưới báo cáo kết trình thực tập tốt nghiệp em phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Bài báo cáo em xin trình bày cụ thể nội dung Cơng tác lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Báo cáo em gồm chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3: Kết thực tập Cục Lưu trữ đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Do thời gian thực tập có hạn mà số lượng tài liệu công việc quan nhiều; phần khả năng, trình độ cịn hạn chế, nên làm báo cáo em không tránh khỏi sai sót Kính mong thầy, giáo dẫn thêm báo cáo chưa xác để em có thêm nhiều kinh nghiệm, để báo cáo em hoàn chỉnh Sinh viên thực Trần Nhung Trang Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.1 Sơ lược vài nét lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, tổ chức máy chế độ làm việc Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương 1.1.1 Lịch sử hình thành Cục Lưu trữ Năm 1959, Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thành lập có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ Trung ương Đảng hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ toàn quốc Ngày 23-9-1987, Ban Bí thư Trung ương Đảng (khố VI) ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Quyết định số 21-QĐ/TW sáp nhập Cục Lưu trữ thuộc Viện Mác-Lênin Vụ Lưu trữ thuộc Văn phòng Trung ương thành Cục Lưu trữ Trung ương Đảng để giúp Ban Bí thư quản lý thống Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam tăng cường đạo công tác lưu trữ tài liệu văn kiện Đảng Đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Ngày 21-9-1991, Ban Bí thư ban hành Quyết định số 06-QĐ/TW chuyển Cục Lưu trữ Trung ương trực thuộc Văn phòng Trung ương; chức năng, nhiệm vụ Cục Lưu trữ giữ nguyên trước Thực Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Cục Lưu trữ giao thêm chức quản lý văn thư, lưu trữ tổ chức trị - xã hội Ngày 04-9-2007, Văn phịng Trung ương ban hành Quyết định số 638QĐ/VPTW thành lập Cục Lưu trữ thuộc Văn phòng Trung ương Đảng (sau hợp Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội Trung ương, Ban Tài Quản trị Trung ương Văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trung ương Đảng) Ngày 06-3-2009, Ban Bí thư Trung ương Đảng (khố X) ban hành Quy định số 210-QĐ/TW Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Cục Lưu trữ thức Ban Bí thư giao thêm nhiệm vụ: Tiếp nhận phông tài liệu lưu trữ tổ chức trị - xã hội cấp Trung ương, tài liệu Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng đồng thời cán lãnh đạo chủ chốt Nhà nước, tổ chức trị - xã hội vào bảo quản phục vụ khai thác Kho Lưu trữ Trung ương; tổ chức, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tổ chức trị - xã hội Ngày 12-3-2009, Chánh Văn phòng Trung ương ban hành Quyết định số 2655-QĐ/VPTW việc xếp loại Cục Lưu trữ Cục cấp I 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy chế độ làm việc Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.1.2.1 Chức Cục Lưu trữ Cục Lưu trữ có chức giúp Chánh Văn phịng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; nghiên cứu, soạn thảo văn đạo Trung ương Đảng công tác văn thư lưu trữ, kiểm tra việc thực văn đạo Trung ương; đạo, hướng dẫn thống khoa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ quan, tổ chức đảng tổ chức trị - xã hội 1.1.2.2 Nhiệm vụ Cục Lưu trữ - Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ Trung ương Đảng, quan trực thuộc Trung ương Đảng, tổ chức trị - xã hội Trung ương, tài liệu lưu trữ cá nhân theo thẩm quyền quy định Hướng dẫn, kiểm tra quan, tổ chức đảng tổ chức trị xã hội Trung ương tiến hành giải mật tài liệu trước giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; năm, tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ bảo quản Kho Lưu trữ Trung ương Đảng theo quy định Ban Bí thư hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng Bảo quản, bảo vệ tuyệt đối an toàn, thống kê, tu bổ, tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng quy định Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập - Trực tiếp quản lý lưu trữ hành Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng - Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng Nghiên cứu, soạn thảo trình Trung ương ban hành văn đạo Trung ương Đảng công tác văn thư công tác lưu trữ, quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Ban hành văn hướng dẫn thực văn Trung ương công tác văn thư công tác lưu trữ; ban hành văn đạo khoa học nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ hệ thống tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội Kiểm tra, hướng dẫn thống tổ chức việc bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan, tổ chức đảng tổ chức trị - xã hội Trung ương; văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ Thực thống công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam - Nghiên cứu khoa học, phát triển ứng dụng chuyển giao công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ; triển khai số hoá hồ sơ tài liệu lưu trữ truyền thống, tổ chức trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ điện tử Trung ương Đảng - Thực quản lý nội tổ chức hoạt động đối ngoại Cục Lưu trữ theo quy định phân cấp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật Văn phòng Trung ương Đảng Đề xuất tổ chức thực kế hoạch hợp tác nước quốc tế để thực chức nhiệm vụ Cục - Thực số nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng giao 1.1.2.3 Tổ chức máy Cục Lưu trữ - Cục Lưu trữ đơn vị dự tốn cấp II, có dấu riêng; mở tài khoản Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định pháp luật Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập - Tổ chức máy Lãnh đạo Cục Lưu trữ gồm Cục trưởng, số Phó Cục trưởng Cục Lưu trữ có đơn vị trực thuộc sau đây: + Phịng Hành - Quản trị + Phịng Khoa học - Nghiệp vụ + Phòng Bảo quản + Phòng Thu thập - Chỉnh lý + Phòng Lưu trữ hành + Phòng Khai thác 1.1.2.4 Chế độ làm việc Cục Lưu trữ Cục Lưu trữ làm việc theo chế độ thủ trưởng - Cục trưởng Cục Lưu trữ có trách nhiệm, quyền hạn quy định khoản từ đến 9, khoản 11 Điều nhiệm vụ khác quy định Quy chế làm việc Văn phòng Trung ương Đảng Thực quản lý cán bộ, công chức theo Quy định phân cấp quản lý cán bộ, công chức Là chủ tài khoản đơn vị dự tốn cấp II Phó Cục trưởng giúp Cục trưởng số mặt công tác phân công Khi Cục trưởng vắng, Phó Cục trưởng uỷ quyền điều hành công việc chung Cục - Trưởng phịng điều hành cơng việc chung chịu trách nhiệm trước Cục trưởng mặt cơng tác phịng Phó trưởng phịng phụ trách số lĩnh vực cơng tác phân cơng Khi trưởng phịng vắng, phân cơng phó trưởng phịng điều hành cơng việc chung - Căn vào chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy chế độ làm việc Cục, Cục trưởng Cục Lưu trữ phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán xây dựng quy chế làm việc, quy trình cơng tác, biên chế Cục, trình lãnh đạo Văn phịng Trung ương Đảng phê duyệt - Giao Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định nhiệm vụ cụ thể ban hành quy Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập chế làm việc đơn vị trực thuộc Cục 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương 1.2.1 Chức Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Phịng Thu thập - Chỉnh lý có chức giúp Cục trưởng thu thập tài liệu kiểm tra, theo dõi, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ tin học quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương; tham mưu giúp Cục trưởng công tác chỉnh lý tổ chức chỉnh lý phông tài liệu lưu trữ thuộc phạm vị quản lý Kho Lưu trữ lịch sử 1.2.2 Nhiệm vụ Phòng Thu thập - Chỉnh lý, Cục Lưu trữ Phòng Thu thập - Chỉnh lý có nhiệm vụ sau đây: - Giúp Cục trưởng soạn thảo văn Văn phòng Trung ương Đảng Cục Lưu trữ vấn đề thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ phòng; kiểm tra việc thực văn đạo Trung ương Đảng, văn hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ công tác văn thư công tác lưu trữ, bao gồm việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ, quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương - Hướng dẫn, kiểm tra việc thu thập tài liệu, giải mật tài liệu quan,, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương trước nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương - Giúp Cục trưởng chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị chuyên đề; mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương - Tổ chức công tác chỉnh lý phông tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý Kho Lưu trữ lịch sử Trung ương Đảng; cập nhật sở liệu mục lục hồ sơ phơng phịng chỉnh lý - Thực số nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng Trung ương lãnh đạo Cục Lưu trữ giao Sinh viên: Trần Nhung Trang Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập 4- Dư luận xã hội - Tài liệu Ban, vụ - Tài liệu quan gửi đến III Công tác tuyên truyền hợp tác quốc tế 1- Tài liệu công tác đối ngoại khối -Tài liệu chung công tác đối ngoại khối + Dự thảo thực thị BCT + Tài liệu Ban + Tài liệu quan gửi đến + Hồ sơ vấn đề - Tài liệu duyệt đoàn ra, đoàn vào khối 2- Tài liệu đối ngoại Ban -Tài liệu chung đối ngoại Ban -Quan hệ với nước cụ thể - Đoàn ra, đoàn vào Ban (trừ Lào) - Ban Quan hệ với Lào IV Công tác báo chí - xuất 1-Tài liệu chung cơng tác báo chí - xuất - Dự thảo thị BCT, BBT tổ chức triển khai thị - Tài liệu Ban, Lãnh đạo Ban - Tài liệu quan gửi đến 2- Báo chí - Tài liệu chung báo chí + Tài liệu hội nghị + Tài liệu Ban, đơn vị + Tài liệu quan gửi đến - Tài liệu tuyên truyền báo - Tài liệu cấp giấy phép hoạt động, in, phát hành,… báo chí - Cơng tác phát thanh, truyền hình - Tạp chí Tư tưởng- Văn hoá Sinh viên: Trần Nhung Trang 31 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập 3- Công tác xuất + Tài liệu Ban, đơn vị + Tài liệu quan gửi đến + Hồ sơ vấn đề V Cơng tác giáo dục lý luận trị 1- Tài liệu Hội nghị tập huấn công tác giáo dục, lý luận 2- Tài liệu Ban, vụ 3- Tài liệu đến 4- Hồ sơ vấn đề VI Cơng tác văn hố - Văn nghệ 1- Tài liệu chung cơng tác Cơng tác văn hố - Văn nghệ Tài liệu Ban, vụ, chuyên viên, đồng chí lãnh đạo Ban 2- Tài liệu cơng tác Cơng tác văn hố - Dự thảo văn TW triển khai, thực - Tài liệu Ban, vụ, lãnh đạo Ban - Tài liệu nơi gửi đến - Hồ sơ vấn đề 3- Tài liệu công tác Công tác văn nghệ - Tài liệu Ban, vụ - Tài liệu quan gửi đến - Hồ sơ vấn đề VII Công tác tổ chức cán 1- Tài liệu chung công tác tổ chức cán 2- Tài liệu tổ chức bộ, ngành khối Tư tưởng - Văn hoá Trung ương - Tổ chức máy + Tài liệu Ban, quan gửi đến + Hồ sơ vấn đề, - Tổ chức cán + Tài liệu Ban, quan gửi đến Sinh viên: Trần Nhung Trang 32 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập + Hồ sơ vấn đề, Tổ chức ngành Tư tưởng - Văn hoá địa phương (như mục quan TW) - Tổ chức máy: - Tổ chức cán 2- Tổ chức Ban Tư tưởng-văn hoá TW - Tổ chức máy - Tổ chức cán VIII Công tác nội Ban 1- Kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ 2- Tài liệu văn thư, lưu trữ; công nghệ thông tin 3- tài liệu quản trị, tài vụ 4- Tài liệu tổ chức đảng, đoàn thể Ban - Đảng uỷ - Cơng đồn - Đồn niên 3.2 Những đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Tài liệu lưu trữ bảo quản Kho lưu trữ Trung ương Đảng đánh giá khối tài liệu chứa nội dung nhạy cảm có nhiều giá trị tiềm năng, nhiên, để nhận thức đắn phát huy giá trị to lớn tài liệu lưu trữ vấn đề cần phải quan tâm Dựa thực tế tình hình cơng tác lưu trữ Cục em xin đưa giải pháp khắc phục hạn chế góp phần vào q trình thay đổi hồn thiện công tác lưu trữ Cục Lưu trữ: - Bố trí biên chế , cán chuyên trách làm cơng tác lưu trữ cho đơn vị có số lượng lớn tài liệu - Cục Lưu trữ cần chủ động tổ chức thực lớp tập huấn chuyên sâu công tác lưu trữ Cục Để nâng cao chất lượng hiệu tập huấn cần làm tốt việc như: + Biên soạn tài liệu hướng dẫn chuyên sâu cho chuyên đề Sinh viên: Trần Nhung Trang 33 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập + Hàng năm tổ chức lớp tập huấn phạm vi Cục + Xây dựng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Định kì đưa cán tham quan học hỏi môi trường công tác lưu trữ phát triển nước để mở rộng hiểu biết ứng dụng thực tế - Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ đến cán bộ, công chức viên chức; định kỳ tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, giải pháp khắc phục tồn tại, thường xuyên mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán - Tăng cường việc giao lưu, học hỏi chuyên môn nghiệp vụ phận trực tiếp làm công tác văn thư - lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc để nâng cao hiệu công việc - Đối với cơng tác chỉnh lý tài liệu: Cần có trao đổi thảo luận việc chỉnh lý hồn chỉnh phơng, khối tài liệu cịn tồn đọng Công tác chỉnh lý phải tiến hành thường xuyên để đảm bảo tài liệu thu năm chỉnh lý dứt điểm năm tiện cho bảo quản khai thác sử dụng Sau chỉnh lý cần phân loại rõ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời để có chế độ bảo quản khác - Để thực tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ, Lãnh đạo Cục Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm đầu tư cho hệ thống kho tàng để bảo quản đủ số lượng an toàn lâu dài tài liệu lưu trữ Cục - Để đánh giá thực trạng, tình hình cơng tác chỉnh lý tài liệu, Cục Lưu trữ cần tổ chức đánh giá tổng kết lĩnh vực hoạt động Nên tổ chức hội nghị chuyên đề công tác chỉnh lý tài liệu phạm vi Cục quan trực thuộc Văn phòng Trung ương Mặt khác Văn phòng Trung ương cần ban hành hướng dẫn đôn đốc đơn vị Bộ gửi báo cáo tình hình công tác chỉnh lý tài liệu hàng năm 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan Trong thời gian thực tập em có hội tìm hiểu rõ tình Sinh viên: Trần Nhung Trang 34 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập hình cơng tác lưu trữ quan Em xin đóng góp số ý kiến góp phần vào q trình thay đổi hồn thiện cơng tác Cục Lưu trữ: - Nên tăng cường lãnh đạo, đạo lãnh đạo Văn phòng Trung ương công tác lưu trữ - Cần bổ sung thêm cán có trình độ đại học lưu trữ nhằm góp phần giải có hiệu khối lượng công việc kho lưu trữ nâng cao chất lượng công tác lưu trữ - Cần sớm thực dự án điện tử hoá Bảo hiểm kho Lưu trữ Trung ương Đảng - Có chế độ, sách nguồn kinh phí thường xuyên cho công tác tiến hành nghiệp vụ công tác lưu trữ - Tăng cường việc giao lưu, học hỏi chuyên môn nghiệp vụ phận trực tiếp làm công tác văn thư - lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc để nâng cao hiệu công việc - Xây dựng kế hoạch cụ thể thu thập hồ sơ, tài liệu đôn đốc đơn vị giao nộp tài liệu thời hạn Quy định đơn vị giao nộp tài liệu phải kèm theo mục lục hồ sơ đầy đủ xác - Cơng tác chỉnh lý phải tiến hành thường xuyên để đảm bảo tài liệu thu năm chỉnh lý dứt điểm năm tiện cho bảo quản khai thác sử dụng Sau chỉnh lý cần phân loại rõ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời để có chế độ bảo quản khác - Tăng cường hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu - Việc sưu tầm tài liệu quý Đảng, đồng chí lãnh đạo qua thời kỳ cần phải có chế độ, sách, giải pháp tích cực, hiệu quả, bên cạnh cần phải tuyên truyền, giáo dục, động viên, khuyến khích người có tài liệu bán, hiến, tặng, ký gửi vào Lưu trữ Đảng 3.3.2 Đối với Nhà trường - Trong trình học, phải gắn liền lý thuyết với thực tiễn, thường xuyên cho sinh viên tiếp cận với tài liệu thực tế giúp cho trình học tập sinh viên tốt Sinh viên: Trần Nhung Trang 35 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập - Nhà trường cần có kế hoạch tổ chức chương trình thực tập cụ thể, chi tiết, chủ động liên hệ với quan, doanh nghiệp phù hợp với ngành nghề trường đào tạo để làm cầu nối cho sinh viên thực tập Như vậy, nhà trường dự báo trước lo cho sinh viên suất thực tập Đối với sinh viên lại cần phải hướng dẫn cách thức tuyển dụng thực tập cho hiệu - Cần liên hệ thường xuyên với nơi tiếp nhận sinh viên thực tập để tìm hiểu tình hình thực tập sinh viên Như vậy, nhà trường theo dõi thực chất, chất lượng tập sinh viên sao, đồng thời nhiều trường hợp cần có can thiệp, điều chỉnh nhà trường sinh viên Sinh viên: Trần Nhung Trang 36 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập C PHẦN KẾT LUẬN Qua khảo sát công tác lưu trữ Cục Lưu trữ, cho thấy việc tổ chức quản lý tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ Cục Lưu trữ bao gồm nội dung hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, phân loại, xác định giá trị bổ sung tài liệu vào lưu trữ, biên mục thống kê xây dựng công cụ tra cứu Trong trình chỉnh lý nghiên cứu, khảo sát tài liệu thực tế để lựa chọn, xây dựng phương án phân loại phù hợp đảm bảo tính khoa học cao Đồng thời việc xác định giá trị tài liệu thực đầy đủ cho tất hồ sơ tài liệu lập với thời hạn bảo quản rõ ràng Trong thời gian thực tập Phòng Thu thập – Chỉnh lý, Cục Lưu trữ; em có hội để trải nghiệm thực tế chuyên ngành lưu trữ, từ thân em có nhận thức đắn xác chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Thời gian đầu thực tập không tránh khỏi bỡ ngỡ, thiếu sót áp dụng lý thuyết vào thực tiễn cơng việc Tuy nhiên với giúp đỡ bảo tận tình cán lưu trữ Phịng Thu thập – Chỉnh lý, Cục Lưu trữ em nhanh chóng quen dần với cơng việc, lấp chỗ hổng kiến thức tự tin để hoàn thành công việc Trong khoảng thời gian này, em có nhìn khách quan nghề nghiệp, có vận dụng lý thuyết với cơng việc thực tiễn Từ có so sánh đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực hành, quan trọng bổ sung, làm phong phú thêm kiến thức lý luận nghiệp vụ Trong trình thực tập Cục Lưu trữ em học hỏi kinh nghiệm quý báu từ cô chú, anh chị Cục hội để em áp dụng kiến thức học vào công việc thực tế em sau Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban lãnh đạo Cục Lưu trữ Văn Phòng Trung ương Đảng tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt thời gian thực tập tốt nghiệp Do hạn chế mặt thời gian, đồng thời lần tiếp xúc thực tế với công việc tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên Sinh viên: Trần Nhung Trang 37 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập q trình thực tập làm báo cáo em cịn nhiều bỡ ngỡ, mắc sai lầm thiếu sót Vì em mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cán Cục Lưu trữ để báo cáo em hoàn thiện hơn, từ em rút học kinh nghiệm quý báu cho thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức chun mơn nghiệp vụ phục vụ cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2015 SINH VIÊN THỰC TẬP Trần Nhung Trang Sinh viên: Trần Nhung Trang 38 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập D PHỤ LỤC Phụ lục MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU TỈNH ỦY …(1) ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VĂN PHÒNG …ngày ….tháng ….năm … Số …(2) –BB/VPTU BIÊN BẢN Giao nhận tài liệu .(4)……gồm: Đồng chí ………………………….là ………………… Đồng chí ………………………….là………………… Văn phịng Tỉnh ủy gồm: Đồng chí ………………………….là………………… Đồng chí ………………………….là………………… Căn quy định nộp lưu tài liệu, …(4)…đã giao nộp vào Phòng Lưu trữ Văn phòng Tỉnh ủy tài liệu năm ….(5)….(có kèm theo mục lục hồ sơ) Tổng số: ……… (6)……………(bằng chữ ………… ) đơn vị bảo quản Gồm: …………………………….(bằng chữ ……………) đơn vị bảo quản lưu vĩnh viễn ………………………………… (bằng chữ …………… ) đơn vị bảo quản lưu có thời hạn Biên làm thành bản: quan giao nộp tài liệu giữ, Phòng Lưu trữ Văn phòng Tỉnh ủy giữ Người nhận Người nhận (chữ ký) (chữ ký) Họ tên Họ tên Xác nhận Văn phòng Tỉnh ủy Xác nhận quan giao …………….(7)……………… ……… (8)………… (chữ ký) (chữ ký) Họ tên Họ tên Sinh viên: Trần Nhung Trang 39 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập Hướng dẫn cách ghi: 1- Ghi tên tỉnh ủy 2- Ghi số văn 3- Ghi địa điểm ban hành văn 4- Ghi tên quan, đơn vị giao nộp tài liệu 5- Ghi thời gian tài liệu giao nộp 6- Ghi số lượng tài liệu giao nộp 7- Ghi chức danh người xác nhận Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy 8- Ghi chức danh người xác nhận Lãnh đạo quan, đơn vị giao nộp tài liệu Sinh viên: Trần Nhung Trang 40 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập Phụ lục MẪU SỔ PHỤC VỤ TÀI LIỆU TẠI PHÒNG ĐỌC Ngày Số Tên quan, Địa tài liệu Tổng Tổng Khách Khách Ghi đọc phiếu cá nhân đọc phục vụ đọc số tài số ký đọc ký trả liệu ĐVBQ Phụ lục MẪU SỔ CHO MƯỢN TÀI LIỆU STT Ngày Số Tên cq, Nội dung Tổng Tổng Tổng Ký Người Ghi mượn phiếu cá nhân tài liệu số TL số số mượn nhận mượn mượn ĐVBQ trang Sinh viên: Trần Nhung Trang 41 TL trả 10 Lớp: ĐHLT.LTH K1 11 Báo cáo thực tập Phụ lục MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG BAN TƯ TƯỞNG – VĂN HÓA TRUNG ƯƠNG (giai đoạn 7/1996 – 4/2001) Bìa hồ sơ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG *** KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG MỤC LỤC HỒ SƠ PHƠNG BAN TƯ TƯỞNG – VĂN HĨA TRUNG ƯƠNG Tài liệu bảo quản vĩnh viễn Và 70 năm ĐG, 20 năm ĐG (giai đoạn 7/1996 – 4/2001) Phông số: Mục lục số: THBQ: Vĩnh viễn Số trang: Phần thống kê hồ sơ: ĐVBQ Tên đơn vị bảo quản Sinh viên: Trần Nhung Trang Ngày tháng 42 Số THBQ Lớp: ĐHLT.LTH K1 Ghi Báo cáo thực tập BĐ/KT trang A- GIAI ĐOẠN I (11/04/198927/06/1991) I- LÃNH ĐẠO, CHỈ ĐẠO CHUNG 1- Dự thảo văn Trung ương (do Ban soạn thảo) việc tổ chức triển khai thực Hồ sơ quán triệt triển khai thực Nghị Hội nghị Trung ương (khố VI) “một số vấn đề cấp bách cơng tác tư tưởng trước tình hình nước quốc tế nay” Năm 1989-1990 Tập : Nghị quyết, thông báo Hội nghị Trung ương 7, phát biểu 24-8-1989 đồng chí Nguyễn Văn Linh Hội 28-8-1989 32 Vĩnh viễn nghị Tập : Dự thảo thị Trung ương (do Ban Tư tưởng – Văn hoá Trung ương soạn thảo), tài liệu tuyên 9-1989 164 truyền giới thiệu nghị kế 11-1989 Vĩnh viễn hoạch, báo cáo tình hình thực nghị Ban Tập : Hội nghị cán (do Ban Bí thư triệu tập) phổ biến quán triệt Nghị Hội nghị Trung ương 7, từ ngày 15-18/9/1989 (gồm báo cáo, 8-9-1989 hướng dẫn, thông báo Ban Bí thư, 21-9-1989 Ban Tư tưởng – Văn hoá Trung ương, 176 Vĩnh viễn phát biểu đồng chí Nguyễn Văn Linh, tài liệu tham khảo Hội nghị) Sinh viên: Trần Nhung Trang 43 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập Tập : Biên thảo luận tổ (từ tổ 10) Hội nghị cán phổ biến, quán triệt Nghị Hội nghị TW Tập : Biên thảo luận tổ (từ tổ 11 9-1989 248 9-1989 - 22) Hội nghị cán phổ biến, 9-1989 166 quán triệt Nghị Hội nghị Trung 9-1989 Vĩnh viễn Vĩnh viễn ương Tập : Kế hoạch, báo cáo Tổng cục Chính trị, Trung ương Đồn, Đảng uỷ trực thuộc Trung ương, số quan Trung ương việc quán triệt 25-9-1989 31-11-1989 51 Vĩnh viễn Nghị Hội nghị Trung ương Tập : Thông tri, kế hoạch, báo cáo tỉnh uỷ, ban tuyên giáo tỉnh phía bắc (đến Quảng Bình) việc triển khai thực Nghị Hội 8-1-1989 4-7-1990 132 Vĩnh viễn nghị Trung ương Tập : Nghị quyết, kế hoạch, báo cáo tỉnh uỷ, ban tuyên giáo tỉnh miền Trung miền Nam (từ Quảng Trị trở vào) việc triển khai thực 7-10-1989 19-2-1990 190 Vĩnh viễn Nghị Hội nghị TW Hồ sơ việc góp ý triển khai thực Nghị Hội nghị Trung ương tình hình nước XHCN nhiệm vụ cấp bách Đảng ta, đổi công tác quần chúng Đảng Năm 1990 Tập : Báo cáo Ban Tư tưởng – 15-1-1990 Văn hoá Trung ương, Ban tuyên giáo 27-2-1990 75 Vĩnh viễn tỉnh góp ý tổng hợp ý kiến Sinh viên: Trần Nhung Trang 44 Lớp: ĐHLT.LTH K1 Báo cáo thực tập góp ý vào đề án hội nghị Tập : Dự thảo thị (do Ban Tư tưởng – Văn hoá Trung ương soạn 10 thảo), chương trình, báo cáo, cơng văn Ban việc tổ chức quán triệt 29-3-1990 2-8-1990 55 Vĩnh viễn triển khai nghị Tập : Kế hoạch, báo cáo, cơng văn Văn phịng Trung ương, đảng 11 uỷ khối trung ương, bộ, ngành… việc tổ chức quán triệt triển khai 3-2-1990 7-6-1990 74 Vĩnh viễn Nghị Tập : Quyết định, kế hoạch, báo cáo tỉnh uỷ, ban tuyên giáo tỉnh 12 phía Bắc (đến Quảng Bình) việc tổ chức quán triệt triển khai Nghị … 14-3-1990 15-8-1990 150 Vĩnh viễn …………………… Sinh viên: Trần Nhung Trang 45 Lớp: ĐHLT.LTH K1