Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi

MỤC LỤC: A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI. 4 1. Giới thiệu về công ty. 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi. 4 3. Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban chính trong công ty: 6 3.1 Giám đốc: 6 3.2 Phòng Hành chính – Tổ chức: 6 3.3 Phòng kế hoạch – kỹ thuật: 7 3.4 Phòng Hành chính – Nhân sự: 8 3.5 Phòng Tài chính – kế toán: 9 3.6 Phòng Văn thư – lưu trữ: 10 3.7 Tổ thi công xây lắp: 10 3.8 Phòng kinh doanh: 10 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI. 11 1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ: 11 2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty: 13 2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 13 2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu. 14 2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 15 2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 23 2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ. 24 2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 25 2.7 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ. 27 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN. 28 1. Ưu điểm: 28 2. Nhược điểm 28 3. Kiến nghị biện pháp khắc phục: 29 C. KẾT LUẬN: 31 D. PHỤ LỤC: 1

A LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý khôngthể thiếu ở bất kì cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn

để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan cònrất thiếu Vì vậy, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước nhằm đáp ứng sự pháttriển nhanh chóng của đất nước, cho nên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật văn thưlưu trữ rất được quan tâm Bởi vì công tác văn thư có liên quan tới mọi hoạt động quản

lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng trương trình kế hoạch cho đếnviệc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyết nhằm nângcao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính Nhà nước đòi hỏi người cán bộ phải nângcao năng lực chuyên môn nghiệp vụ

Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan nhànước cũng như các tổ chức là quan trọng Vì công tác văn thư – lưu trữ có thể nói làsợi dây gắn kết các chủ trương chính sách của nhà nước với các cơ quan đơn vị đoànthể và sự phản hồi, giúp những chủ trương đó đi vào thực tế Vậy để có một đội ngũcán bộ có khả năng đảm nhiệm công việc được coi là thước đo chất lượng quản lý Nhànước, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quan tâm

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo cho Đất nước những cán bộ làm về lĩnhvực này Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo quyếtđịnh số 109/BT ngày 18 tháng 12 năm 1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng với nhiệm

vụ đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư –Lưu trữ; bồi dưỡngcán huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư lưu trữ ởcác cơ quan nhà nước Sau 2 lần đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp

vụ văn phòng I (1996); Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2003), ngày15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ trung ương I Năm

2008, trường đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 14/11/2011, Thủtướng chính phủ ban hành quyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội, nhàm đáp ứng yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượngphục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Thật may mắn khi em đượchọc tập và rèn luyện trong môi trường như vậy Em nghĩ học phải đi đôi với thực hành,

lý luận đi đôi với thực tiễn, thì mọi công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt phải nóiđến quãng thời gian sinh viên được đi thực tập tại các cơ quan đơn vị về đúng ngànhhọc trong trường Bản thân mỗi sinh viên sẽ được thâm nhập thực tế đó là môi trườnglàm việc trong các cơ quan, tổ chức.họ được tiếp cận, thực hành các nghiệp vụ văn thư– lưu trữ và sử dụng các trang thiết bị văn phòng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môncủa mình Đồng thời có thể so sánh giữa lý thuyết với thực tế từ đó đúc rút ra nhữngkinh nghiệm cần có về chuyên môn nghiệp vụ đối với một số cán bộ phụ trách côngtác công văn giấy tờ trong cơ quan, tổ chức Đặc biệt những sinh viên qua khóa thựctập có thể hiểu biết sâu hơn về ngành mà mình đang theo học, nâng cao khả năng giao

tiếp,tác phong làm việc tại các cơ quan, vì vậy đây là yếu tố quyết định thành bại tronggiải quyết công việc.

Thật vậy, thực tập ngành nghề là khoảng thời gian để sinh viên có thể tiếp cậnsâu hơn về chuyên ngành, có điều kiện rèn luyện thêm kĩ năng nghề nghiệp, chuyênmôn trên nền tảng kiến thức ở trường.Để sau này khi tốt nghiệp sinh viên có thể đápứng được các yêu cầu khắt khe của công việc và góp phần vào việc phát triển kinh tế

cơ bản nước ta đã có những bước phát triển đáng kể.Hiện nay, trong lĩnh vực xây dựng

cơ bản chủ yếu áp dụng phương pháp đấu thầu, chỉ có một phần nhỏ là chỉ định thầuhoặc giao thầu Vì vậy, đối với bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào để có thể trúng thầuxây dựng một công trình, hạng mục công trình thì doanh nghiệp đó phải xây dựng mộtđơn giá thầu hợp lý dựa trên cơ sở giá cả thị trường, khả năng thực tế của doanhnghiệp và định mức tiêu hao, đơn giá xây dựng cơ bản do nhà nước ban hành

Được thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi trong thời gian vừa qua chính là cơ hội cho em đi sâu vào thực tế để quan sát,

tìm hiểu thêm về ngành văn thư lưu trữ và những kiến thức em đã được học ở trên ghếnhà trường, đó cũng chính là cơ hội cho em được tiếp xúc trực tiếp với môi trường làmviệc của một người văn thư lưu trữ và cũng là để cho em được chứng tỏ khả năng củamình Nhờ có sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các anh chị cùng các cô các bác tại

Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi và đặc biệt là những thầy cô giáo hướng dẫn giúp em hoàn thành bản báo cáo: “ Báo cáo thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi”.

Báo cáo của em gồm có 3 phần:

Phần 1: Giới thiệu vài nét về Công ty Cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi.

Phần 2: Tổ chức bộ máy văn thư lưu trữ và hệ thống văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi.

Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi.

Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi, em đã nhận được sự quan tâm và tạo điều kiện của cấp lãnh đạo cơ

quan, đặc biệt là sự chỉ đạo nhiệt tình của cán bộ Văn thư – Lưu trữ cơ quan, tuy vậy

em vẫn gặp phải khó khăn khi áp dụng những lý thuyết đã họcvào thực tế còn có sựchênh lệch vì thế đã tạo sự lúng túng cho bản thân khi thực tập nhưng cũng giúp emhiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ

Qua thời gian em được thực tập tại Công tycổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi tuy không phải là thời gian dài nhưng đó cũng là quãng thời gian

giúp em có thể có cơ hội đề cao tinh thần học hỏi và cố gắng nỗ lực hết mình để có thểrút ra được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân cũng như giúp em traudồi thêm vốn hiểu biết về chuyên ngành học tập của mình, đó thực sựlà hành tranggiúp cho em vững bước hơn trên con đường sự nghiệp sau này Giúp em có thể có cơhội được hội nhập vào với môi trường doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, có thể áp dụngđược hết những kiến thức đã học vào công việc của mình, giúp em được học hỏi, rènluyện phong cách làm việc biết ứng xử trong các mối quan hệ tại cơ quan, để em đượclàm việc trong một môi trường chuyên nghiệp

Có được kết quả trong đợt thực tập này không chỉ là sự cố gắng nỗ lực của bảnthân em mà một phần là nhờ vào có sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của các thầy các cô

trong trường cùng với các cô chú, anh chị trong Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi.Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc quá

phức tạp, cũng như khả năng thể hiện còn hạn chế nên không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ đạo của các thầy, côgiáo để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô trong trườngĐại học Nội vụ Hà Nội và đặc biệt là các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ,

cùng các cô chú, anh chị trong Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi đã nhiệt tình hướng dẫn em trong suốt thời gian em thực tập tại cơ quan; giúp

em hoàn thành tốt đợt thực tập này

Hà Nội, ngày 1 tháng 5 năm 2015

Sinh viên Nguyễn Thị Như Quỳnh

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG THƯƠNG

MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI.

1 Giới thiệu về công ty.

Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi là một công ty

tư nhân được thành lập vào tháng 2 năm 2012, giấy phép đăng ký kinh doanh số:

0105805114 do ông Trần Văn Dũng đứng đầu

Do là một công ty tư nhân nên khi mới thành lập đã gặp phải rất nhiều khókhăn như vốn đầu tư còn hạn chế, người trẻ tuổi còn thiếu nhiều kinh nghiệm tronglãnh đạo và quản lý bộ máy công ty… Tuy nhiên hiện nay là thời kỳ đất nước hội nhậpnên đã tạo nhiều thuận lợi và thách thức cho công ty Nhưng chính những khó khăn đó

đã tạo điều kiện cho các cán bộ công nhân trong công ty không ngừng vươn lên và họchỏi.Phát triển không ngừng đến ngày hôm nay, vượt qua nhiều khó khăn, thử thách,đội ngũ cán bộ công nhân viên, kỹ thuật viên và kỹ sư của công ty đều là những ngườigiàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, và hầu hết đều được đào tạo tại các trườngđại học, cao đẳng có uy tín trên địa bàn Hà Nội như: Đại học Xây Dựng, Đại học BáchKhoa…, các trường cao đẳng nghề…

Phương châm của công ty: “ Sự hài lòng của khách hàng chính là niềm vuicủa chúng tôi.”

Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có tư cách phápnhân và có con dấu riêng

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi.

a Chức năng.

Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi được phép kinhdoanh các ngành nghề như:

- Thi công lắp đặt các công trình dân dụng

- Thi công lắp đặt thang máy

- Thực hiện các công tác tư vấn và thiết kế các công trình dân dụng

- Lập dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng đô thịnhóm B, C; các công trình giao thông đường bộ; các công trình trên sông; cáccông trình thủy điện, thủy lợi

- Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng, công trình công nghiệp,các công trình thủy lợi điện, các công trình giao thông đường bộ, các công trìnhtrên sông

- Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật các công trình dân dụng, côngnghiệp.

Do chu kỳ sản xuất dài, thành phần và kết cấu của chi phí sản xuất còn phụthuộc vào từng giai đoạn công trình Trong thời kỳ thi công xây dựng chi phí và tiềnlương để sử dụng máy móc, thiết bị thi công chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chiphí Thời kỳ tập trung thi công, chi phí về nguyên vật liệu thiết bị tăng lên.Thời kỳhoàn thiện công trình thì chi phí tiền lương lại cao lên

b Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.

- Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vị số vốn docông ty quản lý

- Điều lệ và tổ chức hoạt động, bộ máy quản lý và điều hành

- Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính theoquy định về tài chính của công ty

- Tổ chức bộ máy quản lý điều hành và tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp vớimục tiêu, nhiệm vụ của công ty

- Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối với CBCNVtrong đơn vị theo luật Lao động và các qui định khác của pháp luật

- Công ty có quyền xây dựng và phê duyệt các hình thức trả lương, các biện phápđảm bảo đời sống, điều kiện lao động cho CBCNV của Công ty

- Công ty có quyền kinh doanh những ngành nghề phù hợp với mục tiêu vànhiệm vụ công ty

c Cơ cấu tổ chức.

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức hợp lý và khoa học Do đó hoànthành tốt nhiệm vụ của mình là giúp cho các nhà lãnh đạo công ty nắm bắt thông tinmột cách nhanh chóng và đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời Công ty tổ chức

bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng: đứng đầu là giám đốc, dưới là phógiám đốc, các phòng ban và cuối cùng là các đội thi công lắp đặt

Giám đốc công ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung theo chế

độ và luật định, đồng thời giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động,sản xuất kinh doanh của toàn công ty

Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách về các mặt kinh tế, kếhoạch, kỹ thuật và một kế toán trưởng tham mưu giúp Giám đốc về tình hình tài chính

và tổ chức hạch toán của công ty

Và các phòng ban trong công ty:

- Phòng hành chính – tổ chức

- Phòng kế hoạch – kỹ thuật

- Phòng Hành chính – Nhân sự

- Phòng Tài chính – kế toán

- Phòng Văn thư – lưu trữ

- Tổ thi công xây lắp

- Phòng kinh doanh

3 Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban chính trong công ty:

3.1 Giám đốc:

Là người điều hành cao nhất trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công

ty, được quyết định tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hằng ngày của côngty

Tuyển dụng, thuê mướn, ký kết và bố trí sử dụng lao động thuộc thẩm quyềntheo quy định của pháp luật Quyết định lương, thưởng và các loai phụ cấp khác (nếucó); khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động kể cả cán bộ quản

lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của mình theo quy định của pháp luật và điều lệ công

ty Quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn công ty, chịu tráchnhiệm trước khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ do công ty cung cấp, đảm bảo uy tínđối với khách hàng

Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty, chịu trách nhiệmpháp lý theo pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại, đề xuấtchiến lược kinh doanh cho phát triển thị trường, chịu trách nhiệm chính trong việc xâydựng hình ảnh, thương hiệu của công ty, là người thực hiện các chủ trương chính sách,mục tiêu chiến lược của công ty Phê duyệt các quyết định áp dụng trong nội bộ công

ty, giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, trực tiếp ký cáchợp đồng kinh tế và các hợp đồng liên quan khác Quyết định toàn bộ giá cả mua bánhàng hóa, vật tư, thiết bị; quyết định ngân sách hoạt động cho các hoạt động cụ thểtheo kế hoạch phát triển do Ban giám đốc phê duyệt

- Phục vụ đánh máy in ấn, photocopy, đóng dấu tài liệu, văn bản Chuẩn bị mọi

cơ sở vật chất phục vụ làm việc tại văn phòng Công ty và hội nghị hội thảo theoyêu cầu

b Nhiệm vụ:

- Dự thảo các văn bản về nội nghiệp, thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo đúngquy định của công tác văn thư lưu trữ

- Tổ chức tiếp nhận vào sổ các loại giấy tờ, tài liệu công văn đi, đến, trình duyệt

và phân phối, chuyển giao kịp thời và nhanh chóng chính xác bảo đảm phát huyhiệu lực của văn bản

- Quản lý cấp phát sử dụng các loại giấy tờ cho cán bộ công nhân viên Công tydùng đi quan hệ giao dịch

- Tổ chức việc quản lý sử dụng nhà ở, nhà làm việc, điện nước thuộc phạm vitoàn công ty

- Đánh máy, in ấn, photocopy các văn bản, tài liệu của công ty theo thứ tự ưutiên nhằm phục vụ tốt cho sản xuất và chịu trach nhiệm soát xét lại các văn bảntrước khi phát hành

- Tổ chức nhà ăn ca phục vụ cho hội nghị, đặt mua báo tháng, quý phục vụ chocán bộ công nhân viên công ty

- Phối hợp với công an xã, phường, thị trấn đề xuất với Giám đốc công ty xâydựng nội quy bảo vệ công ty

- Thực hiện các biện pháp nghiệm vụ theo quy định của pháp luật và hướng dẫnnghiệp vụ bảo vệ của Công an cấp tỉnh và thành phố để phòng ngừa, phát hiện

và ngăn chặn những vi phạm nội quy bảo vệ của công ty Kịp thời đề xuất vớiGiám đốc biện pháp xử lý

- Thực hiện các quy định về công tác phòng cháy chữa cháy, giữ gìn trật tự côngcộng và quản lý vũ khí, vật liệu nổ chất dễ cháy

- Trực tiếp tổ chức kiểm soát người ra vào công ty

- Quản lý, theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành các quy định vềtác phong của CBCNV khối cơ quan Công ty

c Quyền hạn:

- Được trích sao các chỉ thị, nghị quyết, thông báo, hướng dẫn thực hiện các chỉthị, nghị quyết…khi được giám đốc cơ quan ủy quyền

- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty

- Được quyền kiểm tra các hộ hiện đang sử dụng nhà ở, điện nước của công ty

- Được quyền tham gia các hội nghị giao ban sản xuất, hội nghị của Công ty bànchuyên đề từng mặt hoặc liên quan nhiều mặt, nhằm phục vụ sản xuất xây dựng

tổ chức đời sống của CBCNV công ty

- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, đơn vị, cán bộ, công nhân viên trong công ty,thực hiện các văn bản pháp quy về an ninh trật tự và nội quy bảo vệ công ty.3.3 Phòng kế hoạch – kỹ thuật:

a Chức năng:

- Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật cầu cống, đường, nhà vàcác thiết bị xây dựng Với mục tiêu không ngừng nâng cao giữu vững chấtlượng cầu đường, tốc độ và an toàn trong khi thi công.

- Chỉ đạo nghiệp vụ kỹ thuật, quản lý, chỉ đạo công tác duy tu cầu đường, nhàcông trình xây dựng cơ bản và các thiết bị đường sắt khác trong đội thuộc công

ty, đảm bảo chất lượng và an toàn

- Tổ chức thực hiện và công tác an toàn giao thông đường sắt thuộc phạm vị quản

lý của công ty theo quy định của Nhà nước

b Nhiệm vụ:

- Nắm vững đặc điểm tính chất, trạng thái kỹ thuật của các loại công trình đườngsắt để tham mưu cho Giám đốc Công ty các chủ trương, biện pháp sử dụng cácnội dung công tác quản lý Đề xuất biện pháp, kế hoạch đầu tư nâng cấp cải tạo,khôi phục Đề xuất các phương án khai thác năng lực kỹ thuật các công trìnhphục vụ vận tải

- Chỉ đạo kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật, công tác duy tu tổng hợp, bảo quản,xây dựng cơ bản, đại tu các công trình

- Chủ trì cùng với các phòng chỉ đạo nghiệm thu chất lượng sản phẩm duy tu vàxây dựng cơ bản, đại tu

- Soạn thảo các văn bản giao nhiệm vụ, các chỉ tiêu mệnh lệnh, biệt lệnh thuộcphạm vi quản lý kỹ thuật, các văn bản giao dịch, các bảo cáo tình hình, các hợpđồng nghiên cứu khoa học trình Giám đốc

- Quản lý tốt các thiết bị máy móc, thiết bị đo, dụng cụ được trang bị chi phònglàm việc và sinh hoạt

- Chịu sự điều hành và quản lý của Giám đốc Công ty, chịu sự chỉ đạo và hướngdẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Công ty

- Tham mưu Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn kỹ thuật xâydựng trong phạm vi quản lý của công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao

c Quyền hạn:

- Giám sát, kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật các đội thuộc Công ty được quyềnnhận xét đánh giá chất lượng duy tu, bảo quản cầu đường, công tác quản lý cáccung, đội được quyền hướng dẫn phổ biến và chỉ đạo trực tiếp các chủ trương,nghị quyết cấp trên về công tác quản lý kỹ thuật

- Được quyền sao lục trích dẫn các văn bản, các chỉ thị mệnh lệnh thuộc pạm viquản lý kỹ thuật trình giám đốc ký

3.4 Phòng Hành chính – Nhân sự:

a Chức năng:

Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác chỉ đạo quản lý nghiệp vụ tổchức cán bộ, lao động, tiền lương, chế độ chính sách, giáo dục đào tạo, thanh tra phápchế và thường trực hội nghị công nhân viên chức trên cơ sở các quy định của nhànước, ngành trong phạm vi Công ty

b Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu đề xuất, chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác nghiệp vụ:

Tham mưu cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức mô hình sản xuất kinhdoanh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

Tổ chức sắp xếp cân đối lực lượng lao động các đợn vị trong nội bộ công ty.Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác bổ nhiệm cán bộ theo phâncấp quản lý cán bộ

Tham mưu cho lãnh đạo, cấp ủy trong công tác thanh tra pháp chế, giải quyếtđơn thư khiếu nại, công tác khen thưởng kỷ luật theo quy định của pháp luật

Xây dựng quy chế, quy định; thực hiện theo các quy định, chính sách, chế độchính sách của nhà nước, của ngành

- Nghiên cứu đề xuất chỉ đạo thực hiện công tác nghiệp vụ lao động, tiền lương

- Làm tốt công tác quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ chính sách, chế

độ hưu trí, thôi việc nghỉ hưởng BHXH như: ốm đau, tai nạn ao động…

- Theo dõi báo cáo thống kê các mặt công tác nghiệp vụ định kỳ thường xuyên,đột xuất lên cơ quan nghiệp vụ cấp trên và cơ quan có liên quan, làm tốt côngtác hồ sơ lưu trữ không thất lạc, mang tính khoa học…

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về việc thực hiện những nhiệm vụđược giao và những ý kiến tham mưu của mình trước lãnh đạo công ty

3.5 Phòng Tài chính – kế toán:

Chức năng, nhiệm vụ:

- Là bộ phận ghi nhận, giám sát kiểm tra một cách liên tục có hệ thống các hoạtđộng của công ty dưới hình thức giá trị; trên góc độ: sự hình thành và sự vậnđộng của vốn, nguồn vốn

- Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc

kế toán , theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanhtoán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; pháthiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụyêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

- Phòng tài chính kế toán còn có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban chức năngkhác thu thập xử lý và cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể về tình hình

và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác lập kế hoạch,điều hành, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanhtrong nội bộ công ty Cung cấp thông tin cụ thể của từng loại tài sản, nguồn

vốn, doanh thu, chi phí và kết quả của từng hoạt động trong từng kỳ, thời điểm

cụ thể ở từng bộ phận trong công ty

3.6 Phòng Văn thư – lưu trữ:

Chức năng, nhiệm vụ:

- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ, bộ phận thực hiện thống nhất cácchế độ, các quy định, các thủ tục, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tàiliệu lưu trữ trong công ty

- Tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ đến thời hạn nộp lưu và thường xuyên sưutầm, bổ sung các phông tài liệu lưu trữ của công ty

- Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, làm mục lục thống kế, tổ chức bảoquản an toàn khối tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ tài liệu của công ty theophương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định và hướng dẫn

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự chỉ đạo của Công ty

- Đăng ký, hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản tài liệu có giá trị của công ty và

tổ chức tiếp nhận những tài liệu của các phòng ban

- Theo dõi quản lý công tác đánh giá giá trị tài liệu của công ty

3.7 Tổ thi công xây lắp:

a Chức năng:

- Là đơn vị trực thuộc công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban lãnh đạo công

ty Tổ chức và hoạt động theo điều lệ của công ty, hoạt động trong lĩnh vực xâylắp Tham mưu đề xuất, tổ chức và hướng tới sự phát triển của công ty

b Nhiệm vụ:

- Tìm kiếm thị trường, lập kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện các công việctheo chức năng, nhiệm vụ được giao Lập phương án sản xuất trên cơ sở quychế của công ty Lập hồ sơ nghiệm thu quyết toán công trình hoàn thành Quản

lý trang thiết bị công ty giao cho tham gia công tác xây dựng cơ bản đối với cơ

sở vật chất của công ty trong phạm vi chuyên ngành Có nhiệm vụ thi công trựctiếp các công trình, chịu trách nhiệm về thời hạn bàn giao công trình, chất lượng

và quy trình thực hiện công trình; đảm bảo các yếu tố an toàn lao động, vệ sinhlao động trong khi thi công công trình

3.8 Phòng kinh doanh:

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, lập báo cáo cáchoạt động kinh doanh từng tháng, từng quý, từng năm để trình lên Giám đốc.Tiến hànhnghiên cứu thị trường, đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng

Công tác lưu trữ giám sát các hoạt động của công ty

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY

Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi là một doanhnghiệp, trong suốt quá trình hoạt động tương đối nề nếp và khoa học, lãnh đạo công tyđặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ nhiều hơn.Tuy nhiên, phòng lưu trữ công ty vẫncòn nhiều hạn chế

1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo sự chỉ đạo của quý công ty

và cục văn thư lưu trữ nhà nước, Công ty đã thực hiện theo đúng nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ - Nghị định quy định chi tiết về thihành một số điều trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Thực hiện công tác chỉnh lý tàiliệu hành chính theo công văn số 283/VTLTNN – NVTW Đặc biệt công ty đã xâydựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nên đã dần đưa công tác Văn thư – Lưutrữ đi vào nề nếp

Tuy công tác lưu trữ của Công ty chưa được tổ chức tập trung nhưng nhữngtài liệu về các công trình quan trọng đều được cán bộ lưu trữ bảo quản và lưu trữ ởnhững điều kiện tốt nhất để đảm bảo và phục vụ cho công tác sửa chữa, tu sửa khicông trình sảy ra sự cố

Tuy không có tổ chức hội nghị nhưng hàng năm cơ quan lại thống nhất họptổng kết đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan trong toàn năm Trongnhững dịp tổng kết hàng năm , Công ty đưa ra phân tích đánh giá, kết luận những ưuđiểm, nhược điểm trong công tác Văn thư – Lưu trữ Do vậy, công tác Văn thư – Lưutrữ của Công ty đang dần được phát triển

Khối tài liệu chủ yếu là các bản vẽ , tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu thiết kếthi công các công trình xây dựng mà công ty trúng thầu, các tập bản vẽ về các hạngmục công trình, tài liệu về tổ chức kế toán, các hoạt động của kiểm tra của công ty vàcác loại tài liệu chính mà công ty sản sinh ra trong quá trình hoạt động

- Việc ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ

Bởi là một công ty nhỏ nên không có văn bản nào mà công ty ban hành về côngtác lưu trữ

Khối tài liệu chủ yếu của công ty là các bản vẽ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệuthiết kế thi công các công trình xây dựng mà công ty trúng thầu, các tập bản vẽ về cáchạng mục công trình, tài liệu về tổ chức kế toán, các hoạt động kiểm tra của công ty vàcác loại tài liệu chính mà công ty sản sinh ra trong quá trình hoạt động

- Việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ của công ty được thực hiện đúng theo quy định, hướng dẫn của

Nhà nước tại các văn bản sau:

Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH ngày 04/04/2001 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia

Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chi tiếtthi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia

Công tác chỉnh lý tài liệu hành chính theo công văn số 283/VTLTNN – NVTW

Thông tư số 46/2005/TT – BNV ngày 27/04/2005 của Bộ nội vụ về việc hoạt độngchia tách, sáp nhập cơ quan tổ chức đơn vị hành chính và chuyển đổi hình thức sở hữudoanh nghiệp nhà nước

xã hội Công tác Lưu trữ được coi là một mắt xích quan trọng và không thể thiếutrong mọi hoạt động quản lý, trong Bộ máy nhà nước cũng như trong các Doanhnghiệp hiện nay

Công tác văn thưlưu trữ là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách có hiệu quả nhất Nó baogồm các công việc về tổ chức quản lý văn bản, tiếp nhận, giải quyết văn bản hìnhthành trong quá trình hoạt động của công ty

Công tác Lưu trữ trong Công ty được đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của vănphòng Công ty, trực tiếp là trưởng phòng Hành chính nói chung và công tác Văn thư –Lưu trữ nói riêng Công tác lưu trữ là một trong những nội dung công việc hết sứcquan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản xuất kinhdoanh của đơn vị từ những nhận thức đó, trong những năm qua công tác lưu trữ củacông ty được tổ chức tương đối chặt chẽ , đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ củaCông ty

Hiện nay Công ty đã có một cán bộ chuyên trách làm công tác Văn thư – Lưutrữ trình độ cao đẳng Do đặc thù của công ty là một đơn vị trực tiếp sản xuất kinhdoanh và thực hiện nhiều lĩnh vực nên khối tài liệu tương đối nhiều Để thuận tiệntrong việc tra tìm tài liệu phục vụ công tác đến các phòng ban , đơn vị đều có một cán

bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của phòngban, đơn vị mình ( khi số lượng văn bản nhiều một cán bộ lưu trữ không bao quát hếtđược)

Nhiệm vụ chính của cán bộ Văn thư – lưu trữ là:

- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến

- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành

- Phục vụ tra tìm tài liệu

- Thực hiên công tác bảo mật thông tin tài liệu

Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ rấtrộng, liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban và các cán bộ công nhân viên tròn cơquan

2 Thực trạng công tác lưu trữ của công ty:

Nói đến công tác lưu trữ là nói đến một trong những lĩnh vực hoạt động quản lýcủa nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận và thực tiễn có liên quan đếnviệc tổ chức tài liệu một cách khoa học

2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Thu thập và bổ sung tài liệu là một khâu rất quan trọng trong công tác lưu trữ vìnếu không có tài liệu thì sẽ không thể thực hiện được các khâu nghiệp vụ khác như:Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu,…Đây cũng là một vấn đềhết sức khó khăn đối với công tác lưu trữ của công ty hiện nay

a Khái quát tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Công ty đã thực hiện công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước vè theo quyđịnh của Công ty

Trong đó, theo quy định của Nhà nước thì cuối mỗi năm cán bộ làm công táccông văn giấy tờ, cán bộ làm công tác chuyên môn khác ở các phòng ban, đơn vị trongCông ty phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mà hồ sơ, phòng ban, đơn vị mình đang giữgiao nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan

Theo quy định hiện nay của Công ty thì Công ty đang áp dụng việc thu thập, bổsung theo 02 văn bản , đó là Thông tư số 02/2006/NXD hướng dẫn về lưu hồ sơ thiết

kế và Thông tư số 04/2006/TT – BNV hướng dẫn xác định cơ quan tổ chức thuộcnguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp

Với những hồ sơ tài liệu trong Công ty đã đến hạn nộp lưu nhưng cán bộ congchức ở các phòng ban, đơn vị cần giữ lại để tham khảo và giải quyết công việc hàngngày thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữ của Công ty và sau đó làmthủ tục cho mượn lại hồ sơ, tài liệu

Theo quy định của Công ty thì bộ phận Văn thư – Lưu trữ phải thu thập tài liệungay sau khi hết thời hạn giải quyết của văn bản, có nghĩa là cán bộ làm công tác vănthư – Lưu trữ phải thu thập lại những văn bản, hồ sơ, tài liệu gốc; Những văn bản tài

liệu có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cẩn thận, cuối tháng phải sắpxếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát hiện thiếu các văn bản, hồ sơ, tàiliệu thì cán bộ Văn thư – Lưu trữ đến các phòng ban, đơn vị thu thập bổ sung tài liệuvào hồ sơ cho đầy đủ, hạn chế mức thấp nhất sự mất mát của tài liệu trong hồ sơ Cuốimỗi năm sẽ lập hồ sơ về các văn bản đã thu thập nộp vào lưu trữ cơ quan.

Đối với những tài liệu thuộc nhưng công trình lớn đến hạn nộp lưu vào lưu trữthì cán bộ làm công tác văn thư kiệm nghiệm trong Công ty theo sự chỉ đạo của lãnhđạo Công ty tiến hành làm thủ giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định.Phương pháp giao nộp được tiến hành theo Công văn số 319/VTLTNN – NVTW ngày

01 tháng 06 năm 2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn việcgiao nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp

b Số lượng thành phần tài liệu có trong lưu trữ Công ty.

Thành phần tài liệu ở trong lưu trữ Công ty là những tài liệu sản sinh trong quátrình hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty, tài liệu của các cơ quancấp trên và các cơ quan hữu quan gửi đến

Khối tài liệu của Công ty là tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu hành chính, tài liệuthiết kế thi công các công trình xây dựng về đường sắt, đường xá, cầu cống, nhà cửathuộc phạm vi quản lý của công ty , tài liệu về tài chính kế toán, các hợp đồng kinh tếcủa Công ty…

c Thủ tục giao nhận tài liệu.

Thủ tục giao nhận tài liệu của Công ty cũng được thực hiện theo quy địnhchung của Nhà nước, khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Công ty thì bộphận lưu trữ phải lập hai biên bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản

Nội dung biên bản bao gồm:

- Tên phông

- Thời gian tài liệu

- Thành phần số lượng tài liệu

Sau đó đại diện bên giao và bên nhận tài liệu ký và đóng dấu

2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu

Mọi tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của cơ quan không phải lưutrữ tất cả mà chỉ lựa chọn lưu trữ những tài liệu có giá trị thông qua việc xác định đốivới các tài liệu đó

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhấtđịnh về nghiên cứu và qui định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính

trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung những tàiliệu có giá trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

Cho đến nay, Công ty vẫn chưa xây dựng được các công cụ giúp cho việc xácđịnh giá trị tài liệu như các bảng kê, các bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ, danh mụccác tài liệu hủy, danh mục các tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn… Điều này gây khókhăn cho việc triển khai các công tác chỉnh lý khoa học, tài liệu Đối với tài liệu khoahọc của các phòng ban, đơn vị thì hầu như mới chỉ loại tài liệu trùng thừa, tài liệu hếtgiá trị như giấy mời, thông báo, lịch làm việc tuần của lãnh đạo… Còn lại vì chưa cóhội đồng xác định giá trị tài liệu, chưa có nhưng quy định cụ thể về giá trị các loại tàiliệu ( loại nào không cần giữ lại, loại nào cần giữ lại và giữ lại trong thời gian baolâu…) nên về cơ bản tài liệu vẫn được giữ lại hết Điều này gây nên lãng phí diện tíchphòng kho, giá tủ chứa tài liệu và gây không ít khó khăn cho việc lập hồ sơ, tra tìm, sửdụng tài liệu

Trong thời gian tới Công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác xác định giá trịtài liệu.Bộ phận lưu trữ công ty nên có kế hoạch xây dựng bảng thời hạn bảo quản đốivới các loại tài liệu và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị trong việc xác định giá trị tàiliệu

Do đặc thù của công ty là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên tài liệu vềmột vấn đề có thể ở nhiều phòng khác nhau Ví dụ cùng một hồ sơ trình duyệt về muathiết bị thí nghiệm cho Trung tâm thí nghiệm nhưng có ở phòng Kinh tế kế hoạch (lậphợp đồng mua bán, lấy báo giá) và có ở Trung tâm thí nghiệm (để theo dõi sử dụng vàtrừ khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính) mà nguyên tắc là tài liệu liên quan đếnchức năng, nhiệm vụ của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đơn vị đó phải giữ đểgiải quyết công việc Vì vậy ở Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thôngthủy lợi rất phổ biến tình trạng một bộ hồ sơ tài liệu có thể trùng thừa ở nhiều phòng.Đây hầu như là tình trạng chung của các cơ quan, đơn vị sản xuất kinh doanh; điều nàychỉ có thể khắc phục được khi tài liệu của các phòng ban, đơn vị khi giải quyết xongcông việc phải được giao nộp vào lưu trữ cố định của công ty theo đúng quy định củanhà nước và của công ty

2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi đã ý thức đượctầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu, là một công tác cần thiết phục vụ choquá trình quản lý, tra tìm và sắp xếp tài liệu khoa học cho kho lưu trữ của cơ quan

Công ty thực hiện chỉnh lý áp dụng theo các văn bản sau:

- Công văn 283/VTLTNN – NVTW của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước hướngdẫn công tác chỉnh lý

- Công văn số 128/VTLTNN – NVTW ban hành ngày 01 tháng 06 năm 2009 củaCục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu giấy

Số tài liệu Công ty đã chỉnh lý hoàn thiện: Tài liệu của phòng Hành chính tổchức Tài liệu của phòng Tài chính kế toán.Tài liệu phòng kế hoạch kỹ thuật…

Quá trình chỉnh lý được chia làm 3 giai đoạn: chuẩn bị chỉnh lý, thực hiệnchỉnh lý và kết thúc chỉnh lý

 Giai đoạn 1: chuẩn bị chỉnh lý

Bước 1: Giao nhận tài liệu nhằm quản lý chặt chẽ khối tài liệu được đưa ra khỏikho lưu trữ

Bước 2: Vệ sinh sơ bộ để hạn chế bụi bẩn gây ra từ tài liệu đối với mình, cán bộchỉnh lý sẽ dùng chổi lông gà để quét sạch bụi bẩn trên cặp, giá đựng tài liệu

Bước 3: Khảo sát tài liệu

Công việc này được tiến hành một cách cẩn thận, tỉ mỉ, làm cơ sở biên soạn cácvăn bản nghiệp vụ trong chỉnh lý như: bản hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, bản hướngdẫn xác định giá trị tài liệu; lập kế hoạch chỉnh lý; tiến hành thu thập, bổ sung nhữngtài liệu còn thiếu; chuẩn bị cơ sở cho đợt chỉnh lý

Nội dung việc khảo sát đã nêu được đẩy đủ, cụ thể tên phông (phông lưu trữcông ty cổ phần xây dựng và giao thông thủy lợi); giới hạn thời gian khối tài liệu đưa

ra chỉnh lý; khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu; tình trạng khối tài liệu đưa rachỉnh lý

Bước 4: Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tácchỉnh lý cũng như việc khai thác, sử dụng tài liệu về sau

Tuy nhiên trước khi giao nộp vào kho lưu trữ của công ty thì hồ sơ, tài liệu vềcác vấn đề, sự việc cụ thể đã được nhân viên chuyên trách của công ty thu thập rất đầy

đủ nên bước này không cần phải tiến hành, góp phần đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý

Bước 5: Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý.Nhìn chung, bản lịch sử hình thành phông được biên soạn đã nêu rất đầy đủ,chính xác tên gọi của công ty, thời gian thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơcấu tổ chức và những thay đổi qua từng thời kỳ, lề lối làm việc, quan hệ công tác củacông ty

Bản lịch sử phông cũng đã nêu được giới hạn tài liệu trong phông (từ năm 2012– 2013); khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý; số lượng tài liệu của từng năm, từng đơn

vị tổ chức; thành phần, nội dung tài liệu; mức độ hoàn chỉnh, tình trang và các loạihình tài liệu của khối tài liệu giai đoạn 2012 – 2013

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông sau đó sẽ được dùng làmcăn cứ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý; biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

trong chỉnh lý như: bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; bản hướng dẫn xác định giá trịtài liệu Đồng thời nó còn giúp cho những người tham gia chỉnh lý nắm bắt một cáchkhái quát về lịch sử và hoạt động của công ty và tình hình khối tài liệu giai đoạn 2012– 2013.

Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: phương án phân loại là bản dựkiến phân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu

 Phần 1: Bản hướng dẫn phân loại tài liệu

Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sở chọnphương án cũng như các bước như các bước phân chia tài liệu

Bước 1: Chia tài liệu theo phương án “thời gian-cơ cấu tổ chức” thì tài liệutrước hết được chia theo thời gian hoạt động của công ty

Bước 2: Chia tài liệu của công ty theo cơ cấu tổ chức gồm 05 phòng chuyênmôn:

sự việc cụ thể (hồ sơ/đơn vị bảo quản)

Cách phân chia được tiến hành như sau:

I Phòng tổ chức kế toán

1 Công tác hành chính

1.1 Chương trình, kế hoạch công tác

- Chương trình, kế hoạch công tác tháng

- Chương trình, kế hoạch công tác quý

- Chương trình, kế hoạch công tác năm

1.2 Công tác tổ chức hội họp, hội thảo, lễ tân khánh tiết

- Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết tháng, quý, năm

- Tài liệu về tổ chức các ngày lễ lớn, kỷ niệm ngày thành lập công ty

2 Công tác văn thư

2.1 Sổ đăng ký văn bản đi

2.2 Sổ đăng ký văn bản đến

2.3 Tập lưu công văn đi

3 Công tác kế toán tài vụ

3.1 Kế hoạch thu chi ngân sách của công ty

- Kế hoạch thu chi ngân sách tháng

- Kế hoạch thu chi ngân sách quý

- Kế hoạch thu chi ngân sách năm

3.2 Báo cáo thu chi

- Báo cáo thi chi ngân sách tháng

- Báo cáo thu chi ngân sách quý

- Báo cáo thu chi ngân sách năm

3.3 Dự toán thu chi

- Dự toán thu chi ngân sách tháng

- Dự toán thu chi ngân sách quý

- Dự toán thu chi ngân sách năm

3.4 Tài liệu thanh, kiểm tra quỹ

4 Công tác quản trị

4.1 Quản lý tài sản, trang thiết bị

- Hồ sơ mua sắm tài sản, thiết bị

- Hồ sơ sử dụng tài sản thiết bị

- Tài liệu kiểm kê, thanh lý tài sản

4.2 Bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống bão lụt

- Tài liệu về bảo vệ tài sản

- Tài liệu về xử lý vi phạm, trật tự an ninh công ty

- Quy định phòng cháy chữa cháy

- Tài liệu về phòng chống bão lụt

II.Phòng tổ chức hành chính

1 Vấn đề chung

2 Công tác tổ chức bộ máy quản lý cảu công ty

2.1 Tài liệu về kiện toàn, sắp xếp các đơn vị tổ chức

2.2 Tài liệu về thành lập mới các đơn vị, phòng ban

3 Công tác cán bộ

3.1 Tài liệu về tuyển dụng cán bộ

3.2 Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng cán bộ

3.3 Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật cán bộ

3.4 Bảo hiểm xã hội

III Phòng kế hoạch – kỹ thuật

1 Vấn đề chung

2 Công tác đấu thầu, mời thầu

2.1 Hồ sơ đấu thầu, mời thầu

2.2 Quy chế đấu thầu, mời thầu, thiết kế

2.3 Hồ sơ cấp giấy phép thầu xây dựng

3 Kế hoạch, báo cáo hoạt động của phòng

3.1 Chương trình, kế hoạch công tác

- Chương trình kế hoạch công tác tháng

- Chương trình kế hoạch công tác quý

- Chương trình kế hoạch công tác năm

3.2 Báo cáo

- Báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động của phòng

- Báo cáo thống kê hoạt động của phòng trên mọi lĩnh vực

 Phần 2: Bản hướng dẫn lập hồ sơ

Hướng dẫn một cách chi tiết phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơđối với những tào liệu còn trong tình trạng lộn xộn theo các đặc trưng vấn đề, tên gọi,địa danh thành hồ sơ và cách chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ đã lập nhưngchưa đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụ và cách viết tiêu đề, sắp xếp văn bản, tài liệu bêntrong hồ sơ

• Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đã được biên soạn chi tiết, cụ thể từnhững đợt chỉnh lý trước Nội dung gồm 2 phần chính là phần văn bản kê các nhóm tàiliệu cần giữ lại bảo quản và phần hướng dẫn cụ thể Nó là căn cứ để các cán bộ chuyêntrách tiến hành xác định giá trị của từng hồ sơ, tài liệu một cách cụ thể, thống nhấtvàchính xác

• Lập kế hoạch chỉnh lý:

Do tài liệu của công ty tương đối nhiều nên việc lập kế hoạch chỉnh lý là rất cầnthiết Kế hoạch chỉnh lý đã được biên soạn một cách chi tiết, cụ thể với đầy đủ các nộidung như:

- Mục đích, yêu cầu chỉnh lý: để phục vụ việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, sắpxếp lại tài liệu trong kho một cách khoa học…

- Nội dung các công việc trong chỉnh lý

- Người tham gia chỉnh lý

- Thời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý

 Giai đoạn 2: Thực hiện chỉnh lý

1 Phân loại tài liệu

Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tiến hành phân chia tài liệuthành các nhóm theo thứ tự:

Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn mỗi nhóm tương ứng với 1 cơcấu tổ chức

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa

Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa thành các nhóm nhỏ

Bước 4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn (tương ứng với

hồ sơ/đơn vị bảo quản)

2 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ

a Lập hồ sơ (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ)

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tàiliệu tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho hồ sơ

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ những tài liệu trùngthừa, bản nháp sẽ được xếp ngay sau hồ sơ đó và chỉ được loại khỏi hồ sơ sau khi đãtiến hành kiểm tra

Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liêu quá dày thì sẽ được phân chia thànhcác đơn vị bảo quản một cách hợp lý

b Chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ

Đối với những tài liệu đã lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụthì căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tàiliệu tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ khối tài liệu giai đoạn 2012 – 2013, chỉnh sửa vàhoàn thiện kết hợp với xác định giá trị và định hạn thời gian bảo quản

Mỗi một hồ sơ được lập và chỉnh sửa hoàn thiện sẽ được để trong một tờ bìatạm và đánh một số tạm thời; những thông tin ban đầu về hồ sơ như tiêu đề, thời hạnbảo quản, thời gian sớm nhất muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ được ghi lên mộtphiếu tin.

c Hệ thống hóa hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Khi đã lập hồ sơ và hồ sơ đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụ sẽ căn cứ vào bảnhướng dẫn phân loại tiến hành hệ thống hóa hồ sơ Điều này tạo điều kiện cho việc sắpxếp, khai thác, sử dụng tài liệu sau này của công ty được nhanh chóng, chính xác Cụthể việc hệ thống hóa được tiến hành như sau: sắp xếp các thẻ tạm trong phạm vi mỗinhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗinhóm lớn và các nhóm lớn trong khối tài liệu giai đoạn 2012 – 2013 theo phương ánphân loại và đánh số thứ tự tạm thời lên thẻ tạm; sau đó, sắp xếp toàn bộ hồ sơ, đơn vịbảo lãnh theo số thứ tự tạm thời của thẻ

d Biên mục hồ sơ

Tiến hành biên mục bên trong và biên mục bên ngoài

- Biên mục bên trong

- Đánh số tờ: số thứ tự của tờ tài liệu được đánh bằng bút chì đen, mềm bắt đầu

từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ Số tờ được đánh vào góc phảiphía trên cùng của tờ tài liệu

- Viết mục lục văn bản: các nội dung thông tin về từng tờ văn bản trong hồ sơđược ghi vào một tờ mục lục

- Viết chứng từ kết thúc: số lượng tờ tài liệu, số lượng mục lục văn bản trong hồ

sơ được ghi vào sổ của công ty

- Biên mục bên ngoài

Viết bìa hồ sơ: căn cứ vào piếu tin sẽ ghi các thông tin như tên phông, tiêu đề

hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thờihạn bảo quản lên bìa hồ sơ

e Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu

- Dùng dao lưỡi mỏng để gỡ bỏ ghim kẹp tài liệu

- Những tài liệu bị quăn, gâp mép sẽ được làm phẳng

f Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu loại

Toàn bộ tài liệu trùng thừa, bản nháp được loại ra trong quá trình chỉnh lý đượcphân loại, lập hồ sơ, đánh số thứ tự và thống kê theo mẫu

g Đánh số hồ sơ chính thức, vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn

Số chính thức được đánh lên bìa hồ sơ bằng chữ số Ă Rập Số hồ sơ được đánhliên tục bắt đầu từ hồ sơ đầu tiên của phòng kế hoạch thiết kế đến phòng tổ chức kếtoán, tổ chức hành chính, phòng kinh doanh.

Sau đó vào bìa hồ sơ và đưa vào cặp (hộp), cuối cùng tiến hành viết và dánnhãn hộp.Nhãn hộp được viết bằng mực đen

h Xây dựng công cụ quản lý, tra tìm hồ sơ

Công cụ tra tìm và quản lý hồ sơ, tài liệu chủ yếu trong kho lưu trữ của công ty

là mục lục hồ sơ

Khi lập mục lục hồ sơ sẽ tiến hành:

- Viết lời nói đầu giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sửphông, phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục

- Thống kê các chữ viết tắt sử dụng trong mục lục

- Đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của khối tài liệu theo từng giai đoạn

- Mục lục được đóng thành 3 quyển để phục vụ cho việc quản lý, khai thác, sửdụng, tài liệu

 Giai đoạn 3: Tổng kết chỉnh lý

1 Kiểm tra lại kết quả chỉnh lý

Căn cứ vào mục đích, yêu cầu, vào các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, báo cáo kếtquả khảo sát tài liệu; hợp đồng chỉnh lý; biên bản giao nhận tài liệu; kế hoạch chỉnh lýtiến hành kiểm tra lại toàn bộ tài liệu sau khi chỉnh lý kiểm tra các văn bản hướng dẫnnghiệp vụ và các quyền mục lục hồ sơ Sau đó tiến hành lập biên bản kiểm tra, nghiệmthu

2 Bàn giao tài liệu, vẫn chuyển vào kho và sắp xếp lên giá

Tài liệu được bàn giao cho cán bộ lưu trữ của công ty theo mục lục hồ sơ vàbiên bản giao nhận tài liệu

Toàn bộ tài liệu đã chỉnh lý xong được vận chuyển vào kho và sắp xếp lên giátheo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới

3 Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

Báo cáo đã nêu một cách ngắn gọn, chính xác số lượng và chất lượng tài liệutrước và sau chỉnh lý; số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số hồ sơ bảo quản có thời hạn cũngnhư tiến độ thực hiện so với kế hoạch; ưu điểm, thuận lợi, hạn chế, tồn tại của đợtchỉnh lý và bài học kinh nghiệm rút ra được từ trong quá trình chỉnh lý

4 Hoàn chỉnh hồ sơ phông

Hồ sơ phông là toàn bộ văn bản hình thành trong quá trình chỉnh lý khối tài liệugiai đoạn 2012 – 2013 phông công ty.

Thành phần bao gồm:

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu

- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý

- Mục lục hồ sơ

Tóm lại, công tác chỉnh lý khoa học tài liệu của công ty được tiến hành mộtcách thống nhất trong tất cả các bước từ giai đoạn chuẩn bị đến kết thúc chỉnh lý Việcthu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan được các phòng ban chuyên môn thựchiện khá tốt cộng thêm các văn bản hướng dẫn cũng được biên soạn một cách chi tiết,đầy đủ, chính xác từ trước đã tạo điều kiện cho công tác chỉnh lý được tiến hành mộtcách nhanh chóng, chính xác và thuận lợi

2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép lại số lượng và thành phần, nộidung, tình hình tài liệu, các công cụ thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý, tra tìm tàiliệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác

Công tác thống kê bao gồm những nội dung sau:

 Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ:

- Thống kê nội dung

- Thống kê khối lượng thành phần

- Thống kê tài liệu có trong kho lưu trữ

 Thống kê công cụ tra cứu

 Thống kê các phương tiện bảo quản

 Thống kê hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Để đảm bảo thực hiện tốt công tác thống kê tài liệu lưu trữ một cách thống nhất,ngày 23 tháng 10 năm 1987 Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục Thống kê đã banhành Quyết định số 149/LB – CLT – TCTK ban hành biểu mẫu và chế độ thống kêthường kỳ hàng năm

a Các loại sổ sách trong lưu trữ:

Sổ sách phục vụ công tác tra tìm trong công tác lưu trữ, quản lý tài liệu thì sổsách là công cụ không thể thiếu

Trong công tác lưu trữ bao gồm những loại sổ sách sau:

- Sổ thống kê phông lưu trữ cơ quan

- Danh mục hồ sơ cơ quan

- Sổ xuất tài liệu

b Các loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện vô cùng quan trọng trong côngtác lưu trữ, đây là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong tìm kiếm thông tin cóliên quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho Có 2 loại công cụ tra tìm tàiliệu lưu trữ:

Công cụ tra tìm truyền thống:

- Mục lục hồ sơ

- Các bộ thẻ tra tìm tài liệu

- Mục lục tài liệu

Công cụ tra cứu hiện đại:

Gồm có cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đây là các công cụ tìm kiếm thông tin theomột cấu trúc xác định và có liên hệ logic với nhau, được tổ chức chặt chẽ và lưu trữmột cách đặc biệt nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng,chính xác, hiệu quả

Cơ sở dữ liệu gồm:Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.Cơ sở dữ liệu tra cứu và chỉdẫn

2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ

a Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

Trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/UBTVQH10 ban hành ngày 04tháng 04 năm 2001 có ghi “ Tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong các kho lưutrữ Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm phải được bảo quản theo quy chế bảo hiểm tàiliệu lưu trữ…”

Nhận rõ được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên Công ty cổ phầnxây dựng thương mại và giao thông thủy lợi đã thành lập phòng lưu trữ và 1 số thiết bịbảo quản, do Công ty mới thành lập và còn nhiều hạn chế nên trang thiết bị bảo quảncòn thiếu nhiều và chưa được hiện đại

Về phòng, kho:Do hiểu được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệuCông ty đã có một phòng lưu trữ riêng biệt nên tài liệu lưu trữ được đảm bảo an toàntránh được những tác nhân gây hại

Về trang thiết bị:Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty nên phòng, kho lưu trữđược trang bị một số trang thiết bị bảo quản như: giá sắt, tủ sắt để tài liệu, cặp 3 dây,cặp hộp bằng nhựa có chất lượng cao cái nào hư hỏng được thay thế kịp thời, cán bộnhiệt tình và yêu nghề… và các trang thiết bị khác như: bình chữa cháy, máy điều hòakhông khí, máy hút ẩm, hút bụi…

b Biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Biện pháp phòng chống ẩm: Công ty chủ yếu dùng máy hút bụi, máy hút ẩm và

áp dụng các biện pháp thông gió tự nhiên

- Biện pháp chống nấm mốc: Khi đưa tài liệu vào kho ta phải tiến hành vệ sinhsạch sẽ Hệ thống điện, ánh sang, và các phương tiện phòng cháy chữa cháyđược trang bị đầy đủ nên nhìn chung tài liệu được bảo quản tốt không bị ẩmmốc

- Biện pháp phòng chống côn trùng và các loại gặm nhấm:

Côn trùng và các loại gặm nhấm là loại phá hỏng tài liệu rất nguy hiểm, nhữngloại côn trùng thường gặp: mối, mọt, bọ ba đuôi…và các loại gặm nhấm: gián,chuột… để phòng chống không cho xâm nhập vào tài liệu, thì tài liệu phải được đặt lêngiá, hòm, tủ bó gói cẩn thận không để tài liệu dưới đất

- Biện pháp phòng chống cháy nổ: Công ty đã thành lập nội quy phòng chốngcháy nổ; trong và ngoài phòng trang bị các phòng chữa cháy

c Kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Công tác lưu trữ phải được kiểm tra định kỳ hàng năm để đảm bảo chất lượngđội ngũ cán bộ lưu trữ và chất lượng tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ Trưởng phòngHành chính công ty phụ trách kiểm tra định kỳ số lượng và chất lượng tài liệu lưu trữbao gồm những nội dung sau:

- Kiểm tra công tác thu thập tài liệu

- Kiểm tra công tác chỉnh lý

- Kiểm tra công tác biên mục hồ sơ của cán bộ lưu trữ

- Kiểm tra công tác giao nộp hồ sơ của các phòng ban

Qua công tác kiểm tra sẽ giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình công táclưu trữ của công ty, các bươc nghiệp vụ có phù hợp với cơ quan mình hay không, đồngthời chỉ đạo, nhắc nhở cán bộ Văn thư – Lưu trữ làm tốt những công việc được giao.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong các doanh nghiệp hiện nay công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ chủ yếu là phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp Tàiliệu lưu trữ của Doanh nghiệp chứa nhiều thông tin bí mật: bí quyết kinh doanh, quytrình sản xuất, dây truyền phát minh sang chế, tình hình thu chi tài chính sản xuất kinhdoanh Nên hầu như các Doanh nghiệp đều hạn chế đến mức nhất định việc tổ chứckhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, bên cạnh đó còn hạn chế cả đối tượng khai thác vàcác hình thức tổ chức cũng được đặc biệt chú trọng Trong mọi doanh nghiệp đều chútrọng đến việc dò gỉ thông tin để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanhcủa doanh nghiệp mình

Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:

Cũng như hầu hết các công ty khác, Công ty cổ phần xây dựng thương mại vàgiao thông thủy lợi cũng tổ chức một số hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Công ty:

- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc

- Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ

Trong đó hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc vẫn

là chủ yếu, do vấn đề bảo mật thông tin nên việc tổ chức khai thác chỉ mang tính chấthạn chế trong nội bộ

Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác lưu trữ Tài liệulưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo công ty phục vụ kịp thờicho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.Để phục vụ cho việc khai thác sửdụng tài liệu phòng Tổ chức hành chính có quy định thủ tục mượn tài liệu, trong đó cóquy định về thời gian và trách nhiệm cá nhân Khi muốn mượn tài liệu ra khỏi kho lưutrữ phải có giấy yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo bộ phận có nhu cầu khai thác, sử dụng

và có ý kiến của lãnh đạo Công ty (đối với tài liệu quan trọng như: bản vẽ thiết kế kỹthuật, thiết kế thi công các công trình…) còn đối với tài liệu hành chính thông thường(như: Quyết định phê duyệt, Giấy giao nhiệm vụ…) thì phải có ý kiến của trưởngphòng Tổ chức hành chính thì cán bộ lưu trữ mới thực hiện thủ tục cho khai thác, sửdụng tài liệu và người mượn phải ký nhận vào sổ mượn tài liệu hẹn thời gian trả tàiliệu khi đã khai thác xong Các công cụ tra cứu chủ yếu là: Sổ công văn đi, sổ côngvăn đến, tờ mục lục trong các file lưu tài liệu, các qui định, nội qui sử dụng tài liệu còncác bộ thẻ, các bộ sách hướng dẫn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì chưa có

Hiệu quả của việc tổ chức sử dụng tài liệu:

- Giúp các cán bộ trong cơ quan có tài liệu nghiên cứu cải tiến khoa học kỹ thuật

- Giúp các phòng nghiệp vụ, các đơn vị, các đoàn thể có số liệu báo cáo tổng kếtthành tích của cơ quan

- Lưu trữ còn quản lý hồ sơ cá nhân, sổ bảo hiểm xã hội, sổ lao động Hồ sơ cánhân thì thường xuyên được bổ sung các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm,điều động, tăng lương Giúp cho công tác giải quyết các chế độ chính sách củangười lao động theo đúng Luật lao động và chế độ chính sách của Đảng và Nhànước

Các giá trị của tài liệu lưu trữ chỉ phát huy tác dụng khi được tổ chức khai thác,

sử dụng có hiệu quả Từ hiệu quả mà công tác lưu trữ mang lại, chắc chắn nhận thứccủa mọi người về công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng sẽ được nângcao lên đúng với giá trị của nó, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ phát triển

Vì vậy, trong thời gian tới lưu trữ công ty cần phải có kế hoạch tổ chức triểnkhai các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tài liệu lưu trữđược tiếp cận với thực tế công việc và phát huy tối đa tác dụng của nó.

2.7 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

Công nghệ tin học ngày càng phát triển theo kịp sự tiến bộ của xã hội Ứngdụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ là điều cần thiết và đangđược phổ biến rộng rãi ở nước ta hiện nay Hệ thống tin học đã được đưa vào hoạtđộng, song việc ứng dụng tin học chỉ được áp dụng cho công tác soạn thảo văn bản vàcông tác lập mục lục hồ sơ Nguyên nhân là do công ty chưa triển khai phần mềm quản

lý văn thư, lưu trữ, chưa có cán bộ chuyên sâu về tin học ban Lãnh đạo công ty có chủtrương sẽ đưa tin học ứng dụng vào công tác văn thư lưu trữ, tin học hóa công tác lưutrữ, đưa tài liệu lưu trữ vào lưu trữ trong mạng nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác tratìm, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ

Trên đây là những nét cơ bản về công tác lưu trữ của Công ty cổ phần xây dựngthương mại và giao thông thủy lợi.Thực trạng công tác lưu trữ ở công ty là chưa đápứng được với những quy định của Nhà nước Nhưng so với tình hình chung ở các cơquan doanh nghiệp thì công tác lưu trữ ở Công ty cổ phần xây dựng thương mại vàgiao thông thủy lợi như vậy đã là khá khả quan và cũng đạt được một số hiệu quả nhấtđịnh, trong thời gian tới cần phải phát huy hơn nữa

CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN.

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại vào giao thông thủy lợi, em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo công ty, và

đặc biệt là cán bộ lưu trữ công ty đã tận tình chỉ bảo để em có thể hiểu sâu hơn về chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, đặc biệt là ý nghĩa và tầm quan trọng của chuyên ngành

mà em đang theo học Và từ đó có thể vận dụng được những khả năng và kiến thức đãhọc của mình vào công việc để trau dồi thêm kinh nghiệm, nâng cao trình độ của mình

và gắn kết thêm lý luận với thực tiễn

Qua thời gian 1 tháng được thực tập tại bộ phận văn thư lưu trữ của công ty,

em xin được nêu một số ý kiến về ưu, nhược điểm trong công tác lưu trữ của công tynhư sau:

1 Ưu điểm:

Hầu hết tất cả các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ đều được thực hiệntheo đúng quy định của nhà nước Lãnh đạo cơ quan đã quan tâm đến công tác lưu trữ,

tổ chức lớp huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư – Lưu trũ công

ty, hướng dẫn các phòng ban trong công ty về cách sắp xếp hồ sơ,tài liệu và đưa chúngvào lưu trữ theo quy định

Phụ trách bộ phận lưu trữ là cán bộ có kinh nghiệm, chu đáo, cẩn thận có tinhthần trách nhiệm cao và phẩm chất nghề nghiệp, có trình độ chuyên môn vững vàng,giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo và có tâm huyết trong công việc nên việc xử lýcác văn bản, hồ sơ tài liệu trong công ty luôn nhanh chóng, chính xác nên không có tàiliệu bị mất mát, thất lạc

Công ty đã thành lập phòng lưu trữ cơ quan, có cán bộ lưu trữ chuyên nghiệp,

có điều kiện tổ chức thu thập và bảo quản tài liệu hồ sơ công trình Phòng Lưu trữ đãđược trang bị những thiết bị cần thiết để bảo vệ an toàn tài liệu như: giá, tủ để tài liệu,các loại cặp, bàn ghế, sổ sách ghi chép, điều hòa không khí, máy hút ẩm…

2 Nhược điểm

- Hệ thống văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ còn ít chưa phát huytác dụng

- Vì điều kiện tài chính còn hạn hẹp, trình độ chuyên môn còn hạn chế nên chưa

tổ chức chỉnh lý tài liệu được còn nhiều tài liệu trùng thừa

- Phương án phân loại tài liệu theoCơ cấu tổ chức – thời gian đang áp dụng cho

khối tài liệu khoa học kỹ thuật sẽ làm tài liệu bị xé lẻ

- Công tác xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện nên chưa có bảng kê thờihạn bảo quản đối với các loại tài liệu

+ Việc ứng dụng tin học còn hạn chế chỉ áp dụng ở việc lập mục lục hồ sơ.

3 Kiến nghị biện pháp khắc phục:

a Đối với công ty:

Qua thời gian 1 tháng được thực tập tại công ty, được tiếp xúc với công tác lưutrữ công ty, đứng trước những tồn tại và khó khăn trong công tác lưu trữ em xin được

có 1 số ý kiến đóng góp cho công tác lưu trữ của cơ quan để ngày càng phát triển hơnnghiệp vụ lưu trữ của cơ quan mình

Trong công tác văn thư – lưu trữ nói chung và đặc biệt là công tác lưu trữ củacông ty nhìn chung vẫn còn nhiều mặt hạn chế gây khó khăn cho công tác quản lý bảnquản tài liệu của công ty, để đạt được hiệu quả cao trong công tác lưu trữ tránh tìnhtrạng bỏ dở công việc thì ban lãnh đạo Công ty cần phải có những kế hoạch cụ thể vàphải thật sự quan tâm hơn nữa đối với công tác lưu trữ

- Tăng cường công tác tuyên truyền cho cán bộ nhân viên trong Công ty hiểu rõtác dụng và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ

- Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quảntài liệu

- Kịp thời ban hành những văn bản hướng dẫn, quy định thực hiện cụ thể về côngtác công văn giấy tờ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan

- Đưa việc thực hiện những quy định về công tác văn thư và lưu trữ trong cơquan thành một chỉ tiêu bắt buộc mọi cán bộ làm công tác liên quan đến côngvăn giấy tờ phải thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ nhưthực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình

- Tạo điều kiện cho cán cọ làm công tác văn thư – lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ

- Cần lập kế hoạch thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu

- Trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cho công tác lưu trữ

b Đối với nhà trường:

Là sinh viên chuyên ngành lưu trữ , qua quá trình học tập tại trường được nhàtrường tổ chức đợt thực tập giúp em có thêm kiến thức thực tế cho chuyên ngành màmình đã lựa chọn Đây chính là hành trang vững chắc cho em có thể trở thành một cán

ộ lưu trữ với đầy đủ phẩm chất và năng lực

Bên cạnh việc đào tạo về kiến thức nhà trường cũng đã tạo điều kiện tổ chứccho chúng em được thực hành về nghiệp vụ, được tiếp xúc và chỉnh lý khối tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của trường.Tuy nhiên, do không có nhiều thờigian nên việc thực hành còn chậm cũng như chưa tích lũy được kinh nghiệm nên trongthời gian thực tập em gặp phải rất nhiều khó khăn Chính vì vậy, nhà trường nóichung, khoa văn thư – lưu trữ nói riêng cần tạo điều kiện hơn cho chúng em để chúng

em có cơ hội được tiếp xúc với thực tế nhiều hơn trong thời gian thực tập này Vì đây

là cơ hội cho chúng em hoàn thiện mình hơn về kiến thức cũng như về kinh nghiệm đểhoàn thiện mình hơn.

Ngoài ra, trong quá trình học tập nhà trường có thể tổ chức thêm nhiều buổingoại khóa để chúng em có thể được xem, tìm hiểu thực tế hơn về công tác lưu trữ đểchúng em có thể hoàn thiện hơn về công tác nghiệp vụ của mình

→ Trên đây là những ý kiến đóng góp của em về công tác lưu trữ của Công ty

cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi qua thời gian em được thực

tập tại công ty.Là một sinh viên lần đầu tiên được bước ra thực tế nên em không thểtránh được những thiếu sót và đôi mắt nhìn phiến diện đánh giá công việc không đượchết mọi khía cạnh của nó.Vì thế mà em chưa đi sâu được vào những mặt hạn chế vàtích cực về công tác lưu trữ với cái nhìn bao quát hơn.Trong quá trình làm bài báo cáonày em thấy mình còn rất nhiều thiếu sót, em rất mong các cô chú trong công ty cũngnhư các thầy cô giáo trong trường đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoànchỉnh hơn