Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC: A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI. 4 1. Giới thiệu về công ty. 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi. 4 3. Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban chính trong công ty: 6 3.1 Giám đốc: 6 3.2 Phòng Hành chính – Tổ chức: 6 3.3 Phòng kế hoạch – kỹ thuật: 7 3.4 Phòng Hành chính – Nhân sự: 8 3.5 Phòng Tài chính – kế toán: 9 3.6 Phòng Văn thư – lưu trữ: 10 3.7 Tổ thi công xây lắp: 10 3.8 Phòng kinh doanh: 10 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI. 11 1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ: 11 2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty: 13 2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 13 2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu. 14 2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 15 2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 23 2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ. 24 2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 25 2.7 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ. 27 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN. 28 1. Ưu điểm: 28 2. Nhược điểm 28 3. Kiến nghị biện pháp khắc phục: 29 C. KẾT LUẬN: 31 D. PHỤ LỤC: 1
Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý khơng thể thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chun mơn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan cịn thiếu Vì vậy, với yêu cầu cải cách hành Nhà nước nhằm đáp ứng phát triển nhanh chóng đất nước, hệ thống văn quy phạm pháp luật văn thư lưu trữ quan tâm Bởi cơng tác văn thư có liên quan tới hoạt động quản lý từ việc đề chủ trương, sách xây dựng trương trình kế hoạch việc phản ánh tình hình nêu ý kiến lên cấp giải nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý hành Nhà nước địi hỏi người cán phải nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ Nhận thấy công việc trao đổi thông tin lưu giữ thông tin quan nhà nước tổ chức quan trọng Vì cơng tác văn thư – lưu trữ nói sợi dây gắn kết chủ trương sách nhà nước với quan đơn vị đoàn thể phản hồi, giúp chủ trương vào thực tế Vậy để có đội ngũ cán có khả đảm nhiệm công việc coi thước đo chất lượng quản lý Nhà nước, tổ chức công tác đào tạo trọng quan tâm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo cho Đất nước cán làm lĩnh vực Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo định số 109/BT ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư –Lưu trữ; bồi dưỡng cán huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước Sau lần đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I (1996); Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2003), ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐBGD&ĐT việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ trung ương I Năm 2008, trường đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 14/11/2011, Thủ tướng phủ ban hành định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhàm đáp ứng yêu cầu xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Thật may mắn em học tập rèn luyện môi trường Em nghĩ học phải đôi với thực hành, lý luận đơi với thực tiễn, công việc trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt phải nói đến quãng thời gian sinh viên thực tập quan đơn vị ngành học trường Bản thân sinh viên thâm nhập thực tế mơi trường làm việc quan, tổ chức.họ tiếp cận, thực hành nghiệp vụ văn thư – lưu trữ sử dụng trang thiết bị văn phòng để nâng cao nghiệp vụ chun mơn Đồng thời so sánh lý thuyết với thực tế từ đúc rút kinh nghiệm cần có chun mơn nghiệp vụ số cán phụ trách công tác công văn giấy tờ quan, tổ chức Đặc biệt sinh viên qua khóa thực tập hiểu biết sâu ngành mà theo học, nâng cao khả giao Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tiếp,tác phong làm việc quan, yếu tố định thành bại giải công việc Thật vậy, thực tập ngành nghề khoảng thời gian để sinh viên tiếp cận sâu chuyên ngành, có điều kiện rèn luyện thêm kĩ nghề nghiệp, chuyên môn tảng kiến thức trường.Để sau tốt nghiệp sinh viên đáp ứng u cầu khắt khe cơng việc góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội Công tác Văn thư Lưu trữ phận thiếu tất đơn vị tổ chức Và tổ chức đơn vị có phận văn thư người quản lý trực tiếp đơn vị quan quản lý kinh tế tài Nhà nước phải cần đến thơng tin Văn thư-Lưu trữ Xây dựng ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức tái xuất tài sản cố định cho tất ngành kinh tế.Vị trí quan trọng nên quan tâm Đảng Nhà nước năm vừa qua ngành xây dựng nước ta có bước phát triển đáng kể.Hiện nay, lĩnh vực xây dựng chủ yếu áp dụng phương pháp đấu thầu, có phần nhỏ định thầu giao thầu Vì vậy, doanh nghiệp xây lắp để trúng thầu xây dựng cơng trình, hạng mục cơng trình doanh nghiệp phải xây dựng đơn giá thầu hợp lý dựa sở giá thị trường, khả thực tế doanh nghiệp định mức tiêu hao, đơn giá xây dựng nhà nước ban hành Được thực tập Công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thơng thủy lợi thời gian vừa qua hội cho em sâu vào thực tế để quan sát, tìm hiểu thêm ngành văn thư lưu trữ kiến thức em học ghế nhà trường, hội cho em tiếp xúc trực tiếp với môi trường làm việc người văn thư lưu trữ em chứng tỏ khả Nhờ có giúp đỡ, bảo nhiệt tình anh chị bác Công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi đặc biệt thầy giáo hướng dẫn giúp em hồn thành báo cáo: “ Báo cáo thực tập tổng hợp Công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thơng thủy lợi” Báo cáo em gồm có phần: Phần 1: Giới thiệu vài nét Công ty Cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi Phần 2: Tổ chức máy văn thư lưu trữ hệ thống văn thư lưu trữ Công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi Phần 3: Một số đánh giá tình hình tổ chức văn thư lưu trữ Cơng ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Trong q trình thực tập Cơng ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi, em nhận quan tâm tạo điều kiện cấp lãnh đạo quan, đặc biệt đạo nhiệt tình cán Văn thư – Lưu trữ quan, em gặp phải khó khăn áp dụng lý thuyết họcvào thực tế cịn có chênh lệch tạo lúng túng cho thân thực tập giúp em hiểu lý thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ Qua thời gian em thực tập Công tycổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi khơng phải thời gian dài quãng thời gian giúp em có hội đề cao tinh thần học hỏi cố gắng nỗ lực để rút nhiều học kinh nghiệm quý báu cho thân giúp em trau dồi thêm vốn hiểu biết chun ngành học tập mình, thực sựlà hành trang giúp cho em vững bước đường nghiệp sau Giúp em có hội hội nhập vào với mơi trường doanh nghiệp, quan, tổ chức, áp dụng hết kiến thức học vào công việc mình, giúp em học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc biết ứng xử mối quan hệ quan, để em làm việc mơi trường chun nghiệp Có kết đợt thực tập không cố gắng nỗ lực thân em mà phần nhờ vào có quan tâm giúp đỡ nhiệt tình thầy cô trường với cô chú, anh chị Công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi.Mặc dù cố gắng thực tế công việc phức tạp, khả thể hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp, đạo thầy, cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt thầy, cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ, cô chú, anh chị Công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thơng thủy lợi nhiệt tình hướng dẫn em suốt thời gian em thực tập quan; giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Như Quỳnh Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TĨM TẮT VỀ CƠNG TY XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI Giới thiệu công ty Công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi công ty tư nhân thành lập vào tháng năm 2012, giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0105805114 ông Trần Văn Dũng đứng đầu Do công ty tư nhân nên thành lập gặp phải nhiều khó khăn vốn đầu tư cịn hạn chế, người trẻ tuổi thiếu nhiều kinh nghiệm lãnh đạo quản lý máy công ty… Tuy nhiên thời kỳ đất nước hội nhập nên tạo nhiều thuận lợi thách thức cho công ty Nhưng khó khăn tạo điều kiện cho cán công nhân công ty không ngừng vươn lên học hỏi.Phát triển không ngừng đến ngày hơm nay, vượt qua nhiều khó khăn, thử thách, đội ngũ cán công nhân viên, kỹ thuật viên kỹ sư công ty người giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với cơng việc, hầu hết đào tạo trường đại học, cao đẳng có uy tín địa bàn Hà Nội như: Đại học Xây Dựng, Đại học Bách Khoa…, trường cao đẳng nghề… Phương châm công ty: “ Sự hài lịng khách hàng niềm vui chúng tôi.” Công ty đơn vị sản xuất kinh doanh hạch tốn độc lập, có tư cách pháp nhân có dấu riêng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi a Chức Công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi phép kinh doanh ngành nghề như: - - Thi cơng lắp đặt cơng trình dân dụng Thi cơng lắp đặt thang máy Thực công tác tư vấn thiết kế cơng trình dân dụng Lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng thị nhóm B, C; cơng trình giao thơng đường bộ; cơng trình sơng; cơng trình thủy điện, thủy lợi Thiết kế lập tổng dự tốn cơng trình dân dụng, cơng trình cơng nghiệp, cơng trình thủy lợi điện, cơng trình giao thơng đường bộ, cơng trình sơng Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập - Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật cơng trình dân dụng, công nghiệp Do chu kỳ sản xuất dài, thành phần kết cấu chi phí sản xuất cịn phụ thuộc vào giai đoạn cơng trình Trong thời kỳ thi cơng xây dựng chi phí tiền lương để sử dụng máy móc, thiết bị thi cơng chiếm tỷ trọng lớn tổng số chi phí Thời kỳ tập trung thi cơng, chi phí ngun vật liệu thiết bị tăng lên.Thời kỳ hồn thiện cơng trình chi phí tiền lương lại cao lên b Nhiệm vụ, quyền hạn công ty - Vốn tài sản, chịu trách nhiệm khoản nợ phạm vị số vốn công ty quản lý - Điều lệ tổ chức hoạt động, máy quản lý điều hành - Cơng ty có quyền tự chủ kinh doanh tự chịu trách nhiệm tài theo quy định tài cơng ty - Tổ chức máy quản lý điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ cơng ty - Cơng ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng cho thơi việc CBCNV đơn vị theo luật Lao động qui định khác pháp luật - Công ty có quyền xây dựng phê duyệt hình thức trả lương, biện pháp đảm bảo đời sống, điều kiện lao động cho CBCNV Công ty - Công ty có quyền kinh doanh ngành nghề phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ công ty c Cơ cấu tổ chức Bộ máy quản lý công ty tổ chức hợp lý khoa học Do hồn thành tốt nhiệm vụ giúp cho nhà lãnh đạo công ty nắm bắt thông tin cách nhanh chóng đưa định xác, kịp thời Cơng ty tổ chức máy quản lý theo cấu trực tuyến chức năng: đứng đầu giám đốc, phó giám đốc, phịng ban cuối đội thi cơng lắp đặt Giám đốc công ty người đứng đầu máy giữ vai trò đạo chung theo chế độ luật định, đồng thời giám đốc người chịu trách nhiệm kết hoạt động, sản xuất kinh doanh tồn cơng ty Giúp việc cho Giám đốc Phó giám đốc phụ trách mặt kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật kế tốn trưởng tham mưu giúp Giám đốc tình hình tài tổ chức hạch tốn cơng ty Và phịng ban cơng ty: - Phịng hành – tổ chức Phịng kế hoạch – kỹ thuật Phịng Hành – Nhân Phịng Tài – kế tốn Phịng Văn thư – lưu trữ Tổ thi công xây lắp Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập - Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phòng kinh doanh Nhiệm vụ chức số phòng ban cơng ty: 3.1 Giám đốc: Là người điều hành cao hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, định tất vấn đề có liên quan đến hoạt động ngày công ty Tuyển dụng, thuê mướn, ký kết bố trí sử dụng lao động thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật Quyết định lương, thưởng loai phụ cấp khác (nếu có); khen thưởng, kỷ luật cho việc người lao động kể cán quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm theo quy định pháp luật điều lệ công ty Quản lý sử dụng vốn có hiệu quả, bảo tồn phát triển vốn cơng ty, chịu trách nhiệm trước khách hàng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp, đảm bảo uy tín khách hàng Giám đốc chịu trách nhiệm mặt hoạt động công ty, chịu trách nhiệm pháp lý theo pháp luật hành, chịu trách nhiệm công tác đối ngoại, đề xuất chiến lược kinh doanh cho phát triển thị trường, chịu trách nhiệm việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu công ty, người thực chủ trương sách, mục tiêu chiến lược cơng ty Phê duyệt định áp dụng nội công ty, giám sát kiểm tra tất hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp ký hợp đồng kinh tế hợp đồng liên quan khác Quyết định toàn giá mua bán hàng hóa, vật tư, thiết bị; định ngân sách hoạt động cho hoạt động cụ thể theo kế hoạch phát triển Ban giám đốc phê duyệt 3.2 Phòng Hành – Tổ chức: a Chức năng: - Phịng hành tổng hợp phịng giúp việc cho Giám đốc, vừa có chức tham mưu, vừa có chức phục vụ nằm máy Công ty - Tham mưu thực nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, quan hệ, đón tiếp giao dịch phục vụ sản xuất kinh doanh Công ty - Tham mưu thực cơng tác bảo vệ, phịng chống cháy nổ an ninh, quốc phòng hoạt động ản xuất kinh doanh - Tham mưu tổ chức thực việc quản lý sử dụng nhà ở, bố trí xếp điều chỉnh nhà ở, nhà làm việc cho cán công nhân viên công ty - Quản lý đất đai ga, trạm thuộc khu vực công ty quản lý theo quy định ngành - Tham mưu cho lãnh đạo xử lý văn bản, theo dõi việc thực văn tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, đạo sản xuất kinh doanh đạt hiệu cao - Phục vụ đánh máy in ấn, photocopy, đóng dấu tài liệu, văn Chuẩn bị sở vật chất phục vụ làm việc văn phịng Cơng ty hội nghị hội thảo theo yêu cầu b Nhiệm vụ: Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Dự thảo văn nội nghiệp, thực công tác lưu trữ hồ sơ theo quy định công tác văn thư lưu trữ - Tổ chức tiếp nhận vào sổ loại giấy tờ, tài liệu công văn đi, đến, trình duyệt phân phối, chuyển giao kịp thời nhanh chóng xác bảo đảm phát huy hiệu lực văn - Quản lý cấp phát sử dụng loại giấy tờ cho cán công nhân viên Công ty dùng quan hệ giao dịch - Tổ chức việc quản lý sử dụng nhà ở, nhà làm việc, điện nước thuộc phạm vi tồn cơng ty - Đánh máy, in ấn, photocopy văn bản, tài liệu công ty theo thứ tự ưu tiên nhằm phục vụ tốt cho sản xuất chịu trach nhiệm soát xét lại văn trước phát hành - Tổ chức nhà ăn ca phục vụ cho hội nghị, đặt mua báo tháng, quý phục vụ cho cán công nhân viên công ty - Phối hợp với công an xã, phường, thị trấn đề xuất với Giám đốc công ty xây dựng nội quy bảo vệ công ty - Thực biện pháp nghiệm vụ theo quy định pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ bảo vệ Công an cấp tỉnh thành phố để phòng ngừa, phát ngăn chặn vi phạm nội quy bảo vệ công ty Kịp thời đề xuất với Giám đốc biện pháp xử lý - Thực quy định cơng tác phịng cháy chữa cháy, giữ gìn trật tự cơng cộng quản lý vũ khí, vật liệu nổ chất dễ cháy - Trực tiếp tổ chức kiểm soát người vào công ty - Quản lý, theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành quy định tác phong CBCNV khối quan Công ty c Quyền hạn: - Được trích thị, nghị quyết, thông báo, hướng dẫn thực thị, nghị quyết…khi giám đốc quan ủy quyền - Quản lý sử dụng dấu công ty - Được quyền kiểm tra hộ sử dụng nhà ở, điện nước công ty - Được quyền tham gia hội nghị giao ban sản xuất, hội nghị Công ty bàn chuyên đề mặt liên quan nhiều mặt, nhằm phục vụ sản xuất xây dựng tổ chức đời sống CBCNV công ty - Kiểm tra, đôn đốc phận, đơn vị, cán bộ, công nhân viên công ty, thực văn pháp quy an ninh trật tự nội quy bảo vệ cơng ty 3.3 Phịng kế hoạch – kỹ thuật: a Chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc công tác quản lý kỹ thuật cầu cống, đường, nhà thiết bị xây dựng Với mục tiêu không ngừng nâng cao giữu vững chất lượng cầu đường, tốc độ an toàn thi công - Chỉ đạo nghiệp vụ kỹ thuật, quản lý, đạo công tác tu cầu đường, nhà cơng trình xây dựng thiết bị đường sắt khác đội thuộc công ty, đảm bảo chất lượng an toàn Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Tổ chức thực cơng tác an tồn giao thơng đường sắt thuộc phạm vị quản lý công ty theo quy định Nhà nước b Nhiệm vụ: - Nắm vững đặc điểm tính chất, trạng thái kỹ thuật loại cơng trình đường sắt để tham mưu cho Giám đốc Công ty chủ trương, biện pháp sử dụng nội dung công tác quản lý Đề xuất biện pháp, kế hoạch đầu tư nâng cấp cải tạo, khôi phục Đề xuất phương án khai thác lực kỹ thuật cơng trình phục vụ vận tải - Chỉ đạo kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật, công tác tu tổng hợp, bảo quản, xây dựng bản, đại tu cơng trình - Chủ trì với phịng đạo nghiệm thu chất lượng sản phẩm tu xây dựng bản, đại tu - Soạn thảo văn giao nhiệm vụ, tiêu mệnh lệnh, biệt lệnh thuộc phạm vi quản lý kỹ thuật, văn giao dịch, bảo cáo tình hình, hợp đồng nghiên cứu khoa học trình Giám đốc - Quản lý tốt thiết bị máy móc, thiết bị đo, dụng cụ trang bị chi phòng làm việc sinh hoạt - Chịu điều hành quản lý Giám đốc Công ty, chịu đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Công ty - Tham mưu Giám đốc thực biện pháp bảo đảm an toàn kỹ thuật xây dựng phạm vi quản lý công ty - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc công ty giao c Quyền hạn: - Giám sát, kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật đội thuộc Công ty quyền nhận xét đánh giá chất lượng tu, bảo quản cầu đường, công tác quản lý cung, đội quyền hướng dẫn phổ biến đạo trực tiếp chủ trương, nghị cấp công tác quản lý kỹ thuật - Được quyền lục trích dẫn văn bản, thị mệnh lệnh thuộc pạm vi quản lý kỹ thuật trình giám đốc ký 3.4 Phịng Hành – Nhân sự: a Chức năng: Tham mưu cho lãnh đạo công ty công tác đạo quản lý nghiệp vụ tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, chế độ sách, giáo dục đào tạo, tra pháp chế thường trực hội nghị công nhân viên chức sở quy định nhà nước, ngành phạm vi Công ty b Nhiệm vụ: - Nghiên cứu đề xuất, đạo tổ chức thực công tác nghiệp vụ: Tham mưu cấu, tổ chức máy quản lý, tổ chức mơ hình sản xuất kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty Tổ chức xếp cân đối lực lượng lao động đợn vị nội công ty Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tham mưu cho lãnh đạo công ty công tác bổ nhiệm cán theo phân cấp quản lý cán Tham mưu cho lãnh đạo, cấp ủy công tác tra pháp chế, giải đơn thư khiếu nại, công tác khen thưởng kỷ luật theo quy định pháp luật Xây dựng quy chế, quy định; thực theo quy định, sách, chế độ sách nhà nước, ngành - - Nghiên cứu đề xuất đạo thực công tác nghiệp vụ lao động, tiền lương Làm tốt công tác quản lý hồ sơ nhân sự, giải chế độ sách, chế độ hưu trí, việc nghỉ hưởng BHXH như: ốm đau, tai nạn ao động… Theo dõi báo cáo thống kê mặt công tác nghiệp vụ định kỳ thường xuyên, đột xuất lên quan nghiệp vụ cấp quan có liên quan, làm tốt cơng tác hồ sơ lưu trữ khơng thất lạc, mang tính khoa học… Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty việc thực nhiệm vụ giao ý kiến tham mưu trước lãnh đạo cơng ty 3.5 Phịng Tài – kế tốn: Chức năng, nhiệm vụ: - - - Là phận ghi nhận, giám sát kiểm tra cách liên tục có hệ thống hoạt động cơng ty hình thức giá trị; góc độ: hình thành vận động vốn, nguồn vốn Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế tốn theo đối tượng nội dung cơng việc kế toán , theo chuẩn mực chế độ kế toán Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp tốn nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản; phát ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật tài kế tốn Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn; tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài công ty Cung cấp thông tin, số liệu kế tốn theo quy định pháp luật Phịng tài kế tốn cịn có nhiệm vụ phối hợp với phòng ban chức khác thu thập xử lý cung cấp thông tin cách chi tiết, cụ thể tình hình kết hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh nội công ty Cung cấp thông tin cụ thể loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí kết hoạt động kỳ, thời điểm cụ thể phận công ty 3.6 Phòng Văn thư – lưu trữ: Chức năng, nhiệm vụ: - Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc tổ, phận thực thống chế độ, quy định, thủ tục, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ công ty Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập - - Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ đến thời hạn nộp lưu thường xuyên sưu tầm, bổ sung phông tài liệu lưu trữ công ty Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, làm mục lục thống kế, tổ chức bảo quản an toàn khối tài liệu lưu trữ kho lưu trữ tài liệu công ty theo phương pháp thống Cục Lưu trữ Nhà nước quy định hướng dẫn Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho đạo Công ty Đăng ký, hướng dẫn, giúp đỡ mặt bảo quản tài liệu có giá trị công ty tổ chức tiếp nhận tài liệu phịng ban Theo dõi quản lý cơng tác đánh giá giá trị tài liệu công ty 3.7 Tổ thi công xây lắp: a Chức năng: - Là đơn vị trực thuộc công ty, chịu đạo trực tiếp Ban lãnh đạo công ty Tổ chức hoạt động theo điều lệ công ty, hoạt động lĩnh vực xây lắp Tham mưu đề xuất, tổ chức hướng tới phát triển công ty b Nhiệm vụ: - Tìm kiếm thị trường, lập kế hoạch sản xuất, tổ chức thực công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao Lập phương án sản xuất sở quy chế công ty Lập hồ sơ nghiệm thu tốn cơng trình hồn thành Quản lý trang thiết bị cơng ty giao cho tham gia công tác xây dựng sở vật chất công ty phạm vi chun ngành Có nhiệm vụ thi cơng trực tiếp cơng trình, chịu trách nhiệm thời hạn bàn giao cơng trình, chất lượng quy trình thực cơng trình; đảm bảo yếu tố an tồn lao động, vệ sinh lao động thi công công trình 3.8 Phịng kinh doanh: Phịng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, lập báo cáo hoạt động kinh doanh tháng, quý, năm để trình lên Giám đốc.Tiến hành nghiên cứu thị trường, đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng Công tác lưu trữ giám sát hoạt động cơng ty CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THƠNG THỦY LỢI Cơng ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi doanh nghiệp, suốt trình hoạt động tương đối nề nếp khoa học, lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ nhiều hơn.Tuy nhiên, phịng lưu trữ cơng ty cịn nhiều hạn chế Nguyễn Thị Như Quỳnh 10 Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Điều 12 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy quy định sau: a) Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia; b) Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh; c) Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện xã; d) Lưu trữ quan, tổ chức cấp thẩm tra tài liệu đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản Trung tâm lưu trữ quốc gia; b) Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ tỉnh; d) Người đứng đầu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ tỉnh; đ) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ huyện sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ tỉnh; e) Người đứng đầu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ huyện; g) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã định tiêu hủy tài liệu hết giá trị xã sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ huyện; h) Người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn quan, tổ chức cấp trực tiếp Tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực sau có định văn người có thẩm quyền; b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu; Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội c) Việc tiêu hủy tài liệu phải lập thành biên có xác nhận người thực việc tiêu hủy quan, tổ chức có tài liệu; d) Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy thời hạn hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Điều 13 Thống kê nhà nước lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ cán bộ, công chức lưu trữ Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ quy định sau: a) Ở trung ương: đơn vị trực thuộc gửi báo cáo quan, tổ chức cấp trực tiếp Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ quan trung ương tổ chức tổng hợp số liệu gửi báo cáo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; b) Ở địa phương: Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng, ban quan, tổ chức thuộc huyện gửi báo cáo lưu trữ huyện; huyện, sở, ban, ngành quan, tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo lưu trữ tỉnh Lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu gửi báo cáo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Các quan, tổ chức thực chế độ báo cáo thống kê theo biểu mẫu thời hạn Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định Điều 14 Bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo thực quy định sau bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; b) Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại hình tài liệu lưu trữ; đ) Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng; g) Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Tiêu chuẩn loại kho lưu trữ Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Điều 15 Quyền trách nhiệm quan, tổ chức cá nhân việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng theo quy định pháp luật Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh quy định sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức có tài liệu quy định pháp luật có liên quan Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật Điều 16 Thẩm quyền quy định danh mục tài liệu đặc biệt quý, lưu trữ lịch sử Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Trung tâm lưu trữ quốc gia Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phê duyệt Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phê duyệt Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định Điều 17 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, bảo quản Trung tâm lưu trữ quốc gia Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ lịch sử địa phương Người đứng đầu quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ quan, tổ chức Điều 18 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử mục đích cơng vụ phải có văn đề nghị giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi cơng tác; mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có Giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu (nếu người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu b) Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp từ xa mục đích cơng vụ phải có văn đề nghị quan, tổ chức nơi cơng tác; mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận quan, tổ chức nơi cơng tác quyền địa phương nơi cư trú Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Điều 19 Thẩm quyền cho phép mang tài liệu thuộc Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam nước ngồi Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cho phép mang tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi bảo quản Trung tâm lưu trữ quốc gia Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi bảo quản lưu trữ tỉnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cho phép mang tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi bảo quản lưu trữ huyện Người đứng đầu quan, tổ chức khác cho phép mang tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi quan, tổ chức Thủ tướng Chính phủ cho phép mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Điều 20 Sao tài liệu lưu trữ Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép tài liệu lưu trữ Việc tài liệu lưu trữ phải quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực Điều 21 Thẩm quyền cho phép công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cho phép công bố tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi bảo quản Trung tâm lưu trữ quốc gia Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép công bố tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi bảo quản lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện Người đứng đầu quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi quan, tổ chức Nguyên tắc, thủ tục công bố tài liệu lưu trữ Bộ trưởng Bộ Nôị vụ quy định Điều 22 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, cơng bố tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố mang tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước nước ngồi thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nước ngồi quan có thẩm quyền Đảng quy định Chương 3: QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ Điều 23 Trách nhiệm quản lý nhà nước lưu trữ Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực quản lý nhà nước lưu trữ Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ thực quản lý lưu trữ quan, tổ chức trực thuộc theo nội dung sau: a) Xây dựng đạo thực kế hoạch phát triển lưu trữ Bộ, ngành; b) Căn quy định pháp luật, ban hành, hướng dẫn kiểm tra việc thực chế độ, quy định lưu trữ quan, tổ chức trực thuộc; c) Thực thống kê lưu trữ theo quy định; d) Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ quan, tổ chức trực thuộc; đ) Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ; e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ; g) Trực tiếp thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan; h) Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện thực quản lý lưu trữ phạm vi địa phương theo nội dung sau: a) Xây dựng đạo thực kế hoạch phát triển lưu trữ địa phương; b) Căn quy định pháp luật, ban hành, hướng dẫn kiểm tra việc thực chế độ, quy định lưu trữ quan, tổ chức địa phương; c) Thực thống kê lưu trữ theo quy định; d) Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ quan, tổ chức địa phương; đ) Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ; e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ; g) Trực tiếp thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử địa phương; h) Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động lưu trữ Mỗi quan, tổ chức phải có lưu trữ hành để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Lưu trữ hành có nhiệm vụ: a) Hướng dẫn cán bộ, cơng chức, viên chức quan, tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành; b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều 24 Hệ thống tổ chức chức năng, nhiệm vụ tổ chức lưu trữ nhà nước cấp thực theo quy định Chính phủ hướng dẫn Bộ trưởng Bộ Nội vụ Chương 4: KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 25 Khen thưởng Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích sau khen thưởng theo quy định pháp luật: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản an tồn phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia; Phát hiện, giao nộp, tặng cho quan lưu trữ tài liệu có giá trị tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm; Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia Điều 26 Xử lý vi phạm Người vi phạm quy định Nghị định quy định khác pháp luật lưu trữ tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Điều 27 Khiếu nại, tố cáo giải khiếu nại, tố cáo Tổ chức cá nhân có quyền khiếu nại hành vi vi phạm pháp luật lĩnh vực lưu trữ Cá nhân có quyền tố cáo hành vi vi phạm pháp luật lĩnh vực lưu trữ Việc giải khiếu nại, tố cáo lĩnh vực lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Chương 5: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 28 Hiệu lực thi hành Nghị định có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo Bãi bỏ Mục II - Công tác lưu trữ Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng năm 1963 Hội đồng Chính phủ quy định trước trái với quy định Nghị định Điều 29 Hướng dẫn thi hành Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định Điều 30 Trách nhiệm thực Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định Phan Văn Khải Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội (Đã ký) BỘ NỘI VỤ ****** CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ******** Số: 46/2005/TT-BNV Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2005 THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHI CHIA, TÁCH, SÁP NHẬP CƠ QUAN, TỔ CHỨC, ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH VÀ TỔ CHỨC LẠI, CHUYỂN ĐỔI HÌNH THỨC SỞ HỮU DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC Thực Điều Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước sau: I QUY ĐỊNH CHUNG Phạm vi điều chỉnh Thông tư hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước Đối tượng áp dụng Thông tư áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Giải thích từ ngữ Trong Thơng tư này, số từ ngữ hiểu sau: 3.1 Chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức bao gồm: - Chia quan, tổ chức để thành quan, tổ chức mới; - Tách phận quan, tổ chức để sáp nhập vào quan, tổ chức khác; - Sáp nhập quan, tổ chức vào quan, tổ chức khác (hoặc hợp số quan, tổ chức để thành quan, tổ chức mới) 3.2 Chia, tách, sáp nhập đơn vị hành tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn (sau gọi chung tỉnh, huyện, xã) bao gồm: - Chia tỉnh, huyện, xã để thành tỉnh, huyện, xã mới: Chia tỉnh để thành tỉnh mới, huyện để thành huyện mới, xã để thành xã mới; Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Chia, tách tỉnh, huyện, xã để sáp nhập vào tỉnh, huyện, xã khác: Điều chỉnh huyện tỉnh cho tỉnh khác, xã huyện cho huyện khác, phần diện tích tự nhiên dân số (thôn, làng, bản, ấp) xã cho xã khác quản lý; - Sáp nhập (hoặc hợp nhất) tỉnh, huyện, xã để thành tỉnh, huyện, xã mới: Sáp nhập (hoặc hợp nhất) tỉnh với tỉnh khác để thành tỉnh mới, huyện với huyện khác để thành huyện mới, xã với xã khác để thành xã 3.3 Tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước không làm thay đổi sở hữu doanh nghiệp bao gồm: chia, tách, sáp nhập, hợp công ty nhà nước; chuyển công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên, cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước có hai thành viên trở lên; chuyển tổng công ty Nhà nước định đầu tư thành lập thành tổng công ty công ty tự đầu tư thành lập; khốn, cho th cơng ty nhà nước hình thức khác theo quy định pháp luật (theo Điều 73 Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003) 3.4 Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước bao gồm: cổ phần hố cơng ty nhà nước; bán tồn cơng ty nhà nước; bán phần công ty nhà nước để thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên, có thành viên đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước; giao công ty nhà nước cho tập thể người lao động để chuyển thành công ty cổ phần hợp tác xã (theo Điều 80 Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003) 3.5 Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử quan, tổ chức quan có thẩm quyền quy định theo pháp luật hành Yêu cầu quản lý tài liệu Tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức quan, tổ chức, đơn vị hành chia, tách, sáp nhập; doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu phải quản lý theo yêu cầu sau: - Bảo đảm nguyên tắc tập trung, thống nhất: Việc thu nhập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức từ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử phải thực thống theo quy định nghiệp vụ lưu trữ pháp luật hành - Bảo đảm nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ: Tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức phải thống kê bảo quản theo phông lưu trữ quan, tổ chức - Thuận tiện cho việc bảo quản nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ II HUỚNG DẪN CỤ THỂ Khi quan, tổ chức có định thay đổi thuộc phạm vi điều chỉnh Thông tư này, tất hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị, cá nhân quan, tổ chức phải giao nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức để tiến hành phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị thống kê thành mục lục hồ sơ theo quy định Sau đó, việc quản lý hồ sơ, tài liệu thống thực sau: Quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức 1.1 Khi chia quan, tổ chức để thành quan, tổ chức Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội a) Nếu quan, tổ chức trước chia thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: - Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền - Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu: quan thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý Nếu quan thành lập không tiếp nhận trụ sở cũ, tiếp nhận trụ sở cũ: việc quản lý tài liệu cũ quan quản lý cấp định - Hồ sơ, tài liệu việc giải quyết: quan thành lập, có nhiệm vụ tiếp tục giải cơng việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải tiếp b) Nếu quan, tổ chức trước chia không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: - Hồ sơ, tài liệu việc giải xong: quan thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý Nếu quan thành lập không tiếp nhận trụ sở cũ, tiếp nhận trụ sở cũ: việc quản lý tài liệu cũ quan quản lý cấp định - Hồ sơ, tài liệu việc giải quyết: quan thành lập, có nhiệm vụ tiếp tục giải cơng việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải tiếp 1.2 Khi chia tách phận quan, tổ chức để sáp nhập vào quan, tổ chức khác - Toàn hồ sơ, tài liệu việc giải xong phận tách: giao lại cho lưu trữ quan cũ quản lý theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu việc chưa giải xong phận tách: đưa quan để theo dõi giải tiếp 1.3 Khi sáp nhập quan, tổ chức vào quan, tổ chức khác (hoặc hợp số quan, tổ chức để thành quan, tổ chức mới) a) Nếu quan, tổ chức cũ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: - Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu đến hạn giao nộp giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền - Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu chưa đến hạn giao nộp chuyển quan - Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu giải chuyển quan b) Nếu quan, tổ chức cũ không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: toàn hồ sơ, tài liệu chuyển quan Quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập đơn vị hành 2.1 Khi chia tỉnh, huyện, xã để thành tỉnh, huyện, xã 2.1.1 Khi chia tỉnh để thành tỉnh Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội a) Đối với phông lưu trữ bảo quản Trung tâm lưu trữ tỉnh bị chia: - Nếu tỉnh bị chia tái lập lại từ tỉnh cũ trước đây: phông lưu trữ thuộc tỉnh cũ trả lại tỉnh tái lập - Các phơng lưu trữ thuộc tỉnh bị chia: tỉnh tiếp nhận trụ sở tỉnh cũ tiếp tục quản lý b) Đối với quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý tỉnh bị chia: việc quản lý tài liệu áp dụng chia quan, tổ chức để thành quan, tổ chức (phần II mục 1.1 Thông tư này) c) Đối với cấp huyện, xã thuộc tỉnh bị chia: - Nếu huyện, xã giữ nguyên đơn vị hành cũ: việc quản lý tài liệu không thay đổi - Nếu huyện, xã chia tách để nhập vào huyện xã khác: việc quản lý tài liệu áp dụng phần II mục 2.2 Thông tư 2.1.2 Khi chia huyện để thành huyện Việc quản lý tài liệu áp dụng chia tỉnh để thành tỉnh (phần II mục 2.1.1 Thông tư này) 2.1.3 Khi chia xã để thành xã Hồ sơ, tài liệu có xã bị chia xã tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý 2.2 Khi chia tách tỉnh, huyện, xã để nhập vào tỉnh, huyện, xã khác 2.2.1.Khi điều chỉnh huyện tỉnh cho tỉnh khác quản lý - Nếu huyện điều chỉnh cho tỉnh khác quản lý giữ nguyên đơn vị hành huyện cũ: việc quản lý tài liệu huyện không thay đổi - Nếu huyện tỉnh điều chỉnh để nhập vào huyện tỉnh khác: việc quản lý tài liệu áp dụng hai huyện sáp nhập (hoặc hợp nhất) (phần II mục 2.3 Thông tư này) 2.2.2 Khi điều chỉnh xã huyện cho huyện khác quản lý Việc quản lý tài liệu áp dụng chia tách huyện tỉnh nhập sang tỉnh khác (phần II mục 2.2.1 Thông tư này) 2.2.3 Khi điều chỉnh phần diện tích tự nhiên dân số xã cho xã khác quản lý Tồn hồ sơ, tài liệu phần diện tích dân số điều chỉnh xã cũ tiếp tục quản lý 2.3 Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) tỉnh, huyện, xã để thành tỉnh, huyện, xã 2.3.1 Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) số tỉnh để thành tỉnh a) Đối với phông lưu trữ bảo quản Trung tâm lưu trữ tỉnh cũ: thống kê tài liệu theo phông lưu trữ đưa bảo quản tập trung Trung tâm lưu trữ tỉnh Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội b) Đối với quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý tỉnh sáp nhập: việc quản lý tài liệu áp dụng sáp nhập (hoặc hợp nhất) quan, tổ chức để thành quan, tổ chức (phần II mục 1.3 Thông tư này) c) Đối với cấp huyện, xã thuộc tỉnh cũ: - Nếu huyện, xã giữ nguyên đơn vị hành cũ: việc quản lý tài liệu phạm vi huyện, xã khơng thay đổi - Nếu huyện, xã có chia, tách, sáp nhập: việc quản lý tài liệu thực quy định mục tương ứng Thông tư 2.3.2 Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) số huyện để thành huyện Việc quản lý tài liệu áp dụng tương tự sáp nhập (hoặc hợp nhất) số tỉnh để thành tỉnh (phần II mục 2.3.1 Thông tư này) 2.3.3 Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) số xã để thành xã Hồ sơ, tài liệu có xã cũ đưa bảo quản tập trung xã Quản lý tài liệu tổ chức lại chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước 3.1 Khi tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước không làm thay đổi sở hữu doanh nghiệp a) Khi tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước hình thức chia, tách, sáp nhập, hợp nhất: việc quản lý tài liệu áp dụng chia, tách, sáp nhập (hoặc hợp nhất) quan, tổ chức (phần II mục Thông tư này) b) Khi tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước hình thức chuyển cơng ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước có hai thành viên trở lên; chuyển tổng công ty Nhà nước định đầu tư thành lập thành tổng công ty công ty tự đầu tư thành lập; khốn, cho th cơng ty nhà nước hình thức khác theo quy định pháp luật: việc quản lý tài liệu tiếp tục áp dụng quan, tổ chức khác Nhà nước 3.2 Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước mà Nhà nước tiếp tục nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối Việc quản lý tài liệu doanh nghiệp tiếp tục áp dụng quan, tổ chức khác Nhà nước 3.3 Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước mà Nhà nước không tiếp tục nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối a) Đối với doanh nghiệp nhà nước trước chuyển đổi sở hữu thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: - Những hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu giai đoạn trước chuyển đổi sở hữu giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền - Những hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu doanh nghiệp tiếp tục quản lý Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội b) Đối với doanh nghiệp nhà nước trước chuyển đổi sở hữu không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: toàn hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp tiếp tục quản lý III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Trách nhiệm lưu trữ lịch sử cấp Khi Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử có trường hợp quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, hay doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu, lưu trữ lịch sử phải tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc chuẩn bị tài liệu quan, tổ chức thực việc tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử theo quy định Trách nhiệm Thủ trưởng quan quản lý cấp trên, người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị hành chia tách, sáp nhập; doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại chuyển đổi hình thức sở hữu Chỉ đạo thực việc quản lý tài liệu theo quy định, hướng dẫn Thông tư Trách nhiệm lưu trữ hành quan, tổ chức Tham mưu giúp người đứng đầu quan, tổ chức việc hướng dẫn chỉnh lý, thống kê, xếp tài liệu làm thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử theo quy định Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức Thực việc chỉnh lý, thống kê toàn hồ sơ, tài liệu giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo quy định Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo.Các quy định hướng dẫn trước trái với quy định hướng dẫn Thông tư bị bãi bỏ Trong q trình thực có vấn đề vướng mắc, đề nghị phản ánh Bộ Nội vụ BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ Đỗ Quang Trung Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6 Báo cáo thực tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC: B.NỘI DUNG .4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TĨM TẮT VỀ CƠNG TY XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI 1.Giới thiệu công ty 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần xây dựng thương mại giao thông thủy lợi 3.Nhiệm vụ chức số phịng ban cơng ty: 3.1Giám đốc: 3.2Phịng Hành – Tổ chức: 3.3Phòng kế hoạch – kỹ thuật: 3.4Phịng Hành – Nhân sự: .8 3.5Phòng Tài – kế tốn: 3.6Phòng Văn thư – lưu trữ: .9 3.7Tổ thi công xây lắp: 10 3.8Phòng kinh doanh: .10 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI 10 1.Công tác đạo công tác lưu trữ: .11 2.1Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan: 13 2.2Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.3Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 15 2.4Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .23 2.5Bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.6Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 2.7Ứng dụng tin học công tác lưu trữ 26 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 27 2.Nhược điểm .27 Nguyễn Thị Như Quỳnh Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6