MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 4 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn 4 1.1.1. Sự ra đời 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 12 2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I 12 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 12 2.1.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ của Học viện Chính trị khu vực I 12 2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 12 2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 19 2.2.5 Công tác thông kê trong lưu trữ 20 2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 Chương 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN 22 3.1. Những công việc mà em đã được làm trong thời gian thực tập tại Học viện và kết quả đạt được 22 3.2. Đề xuất giải pháp, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I 23 3.3. Một số khuyến nghị 23 3.3.1. Đối với cơ quan 23 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHẦN PHỤ LỤC 26
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn 1.1.1 Sự đời 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ Học viện Chính trị khu vực I 10 Chương .12 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA .12 HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 12 2.1 Hoạt động quản lý lưu trữ Học viện Chính trị khu vực I 12 2.1.1 Ban hành văn đạo công tác lưu trữ 12 2.1.2 Về thực văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Học viện Chính trị khu vực I 12 2.2.1 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 12 2.2.2 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 19 2.2.5 Công tác thông kê lưu trữ 20 2.2.6 Công tác xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .21 Chương .22 KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 22 VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN 22 3.1 Những công việc mà em làm thời gian thực tập Học viện kết đạt 22 3.2 Đề xuất giải pháp, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Học viện Chính trị khu vực I 23 3.3 Một số khuyến nghị 23 3.3.1 Đối với quan 23 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, nhà trường 24 C PHẦN KẾT LUẬN 25 D PHẦN PHỤ LỤC 26 Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế nước phát triển vũ bão nay, văn minh giao tiếp thương mại ngày trở nên quan trọng, từ lâu người biết trao đổi thông tin cho để thực trao đổi mua bán hàng hóa, giao tiếp hàng ngày truyền tri thức từ đời qua đời khác Trong quan, tổ chức thông tin yếu tố vô quan trọng cán lưu trữ người nắm giữ yếu tố quan trọng Để đạt điều vai trị người lưu quan, tổ chức quan trọng, vị trí khơng thể thiếu Đi với phát triển không ngừng xã hội nước ta tích cực thực cải cách hành Quốc gia trải qua nhiều kỳ họp, Quốc hội hội thảo đề ra, ban hành sửa đổi, bổ sung nhằm mục đích ổn định hồn thiện máy Hành nhà nước Đồng thời hạn chế thiếu sót, thúc đẩy ưu mặt mạnh, nguồn lực tiềm xã hội Chính công tác lưu trữ thực quan, tổ chức nhà nước trọng phát triển Các hoạt động diễn quan, tổ chức đánh dấu văn bản, văn cần phải quản lý tốt khoa học Để đảm bảo văn bản, tài liệu quản lý cách khoa học vai trị người làm cơng tác lưu trữ thiếu, đảm bảo thông tin cho hoạt động quan, tổ chức đảm bảo không bị thất lạc, gây tổn hại đến bí mật quan, tổ chức Cơng tác lưu trữ góp phần quan trọng vào cơng xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh Quốc gia Điều minh qua liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động phim ảnh qua hai kháng chiến chống Thực dân Pháp Đế quốc Mỹ xâm lược, sở để cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho hệ hôm mai sau Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ý thức điều đó, quan, tổ chức nhà nước tích cực nâng cao chất lượng đội ngũ cán lưu trữ đẩy mạnh việc đào tạo đội ngũ cán lưu trữ kế cận Nhân thức điều nhà trường mở thêm nhiều nghành nghề đào tạo liên tục để trang bị đầy đủ kiến thức cho học viên đáp ứng nguồn nhân lực, chất lượng tốt cho xã hội Đặc biệt nguồn nhân lực nghành văn thư, lưu trữ xem chuyên nghành đào tạo trường Để đáp ứng nhu cầu chúng em sinh viên trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội sau thời gian học tập trường trau dồi kiến thức chuyên môn đào tạo, lý thuyết cịn sở thực tiễn nhiều yếu chưa đáp ứng cách đầy đủ Trong trình đào tạo, thời gian thực tập tốt nghiệp khoảng thời gian cần thiết để khép lại quy trình đào tạo nhà trường nhằm giúp học viên áp dụng kiến thức học vào thực tiễn, tiếp xúc sâu, sát vào công việc nhằm nâng cao kỹ nghề nghiệp với phương châm “học đôi với hành”, “lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Để lĩnh hội kiến thức học thực tiễn, sau trường khỏi bỡ ngỡ, xử lý cơng việc hiệu nhanh chóng Vì thế, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập từ ngày 2/3/2015 đến ngày 24/4/2015 theo đề cương hướng dẫn thu hoạch thực tập tốt nghiệp công văn tiếp nhận sinh viên nhà trường Được động ý Học viện Chính trị khu vực I tạo điều kiện cho em tiếp xúc với công việc thực tế Phòng Tổng hợp rèn luyện cho em phong cách làm việc độc lập giải công việc người cán lưu trữ như: nghiêm túc, nhanh nhẹn, cởi mở, cẩn thận, ngăn nắp bí mật đức tính quan trọng cần thiết Qua đợt thực tập giúp em củng cố hoàn thiện kiến thức lý luận trau dồi hành trang vững để em bước vào môi trường làm việc sau trường tốt Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong báo cáo tổng kết thu thập qua nghiên cứu, khảo sát học đúc rút từ trình thực tập Học viện Chính trị khu vực I Em xin đề cập đến nghiệp vụ công tác lưu trữ Trong thời gian thực tập trau dồi kiến thức, nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ, giúp đỡ thầy cô, giúp đỡ cơ, chú,anh chị Phịng Tổng hợp, Học viện Chính trị khu vực I Nhưng lực nhận thức thân tình hình thực tế nên bảo cáo cịn nhiều thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy, giáo cô, quan để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2015 Học sinh thực tập Lơ Hồng Anh B PHẦN NỘI DUNG Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn 1.1.1 Sự đời Trong 62 năm hình thành phát triển (1953–2015), Học viện Chính trị khu vực I thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh trải qua thời kỳ hoạt động sau: Thời kỳ mở đầu (1953-1958): Trường Chính trị Khu Liên khu phía Bắc đời Có Trường bắt đầu hoạt động từ trước năm 1953 với việc mở lớp Đảng, phải đến năm 1953, nhà trường thức vào hoạt động để mở lớp huấn luyện cán phục vụ cải cách ruộng đất xây dựng quyền sở Sau hịa bình lập lại (1954), trường tiếp tục huấn luyện cán đáp ứng yêu cầu khôi phục phát triển kinh tế miền Bắc, đấu tranh giải phóng miền Nam Thời kỳ thứ hai (1959–1983): Đây thời kỳ hoạt động Trường Nguyễn Ái Quốc trực thuộc Trung ương Đảng; hai trường Đảng khu Tây Bắc, khu Việt Bắc Trường Tổ chức – Kiểm tra Trung ương I (từ 1968) Các Trường có chức năng, nhiệm vụ: Đào tạo, bồi dưỡng cán chủ chốt cấp huyện phần cấp tỉnh thuộc đồng trung du Bắc Bộ; đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo cho nghành nơng nghiệp, cơng nghiệp, tài chính, thương nghiệp, ngân hàng, ngoại thương…; đào tạo bồi dưỡng cán lãnh đạo người dân tộc thiểu số tỉnh miền núi phía Bắc; đào tạo bồi dưỡng cán chuyên nghành tổ chức chuyên nghành kiểm tra cho địa phương phía Bắc ban, nghành Trung ương Thời kỳ thứ ba (1983-1993): Các Trường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu I, II, III IV hợp theo Quyết định Ban Bí thư thành Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I (1983) Sau đó, theo Quyết định 103 Ban Bí thư, Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I hợp với Trường Tổ chức – Kiểm tra Trung ương I thành Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I(1990), có nhiệm vụ Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy chương trình lý luận cao cấp cho cán chủ chốt cấp huyện, quận, thị xã; ban ngành cấp tỉnh, thành phố; bồi dưỡng cán lãnh đạo quản lý cho Bộ, ban, ngành Trung ương, đào tạo bồi dưỡng cán làm công tác Đảng… Thời kỳ thứ tư (1993–2005): Theo Quyết định số 61-QĐ/TW ngày 10/3/1993 Bộ Chính trị, Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I đổi tên thành Phân viện Hà Nội trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Phân viện Hà Nội có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán chủ chốt chung, cao cấp Đảng, Nhà nước đoàn thể nhân dân Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, sách Đảng Nhà nước; cơng tác Chính trị lãnh đạo Chính trị Thời kỳ thứ năm (2005 đến ): Theo Nghị số 52-NQ/TW ngày 30 tháng năm 2005, Bộ Chính trị khóa IX, Phân viện Hà Nội trở thành Học viện Chính trị khu vực I trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Tiếp đó, theo Quyết định số 60-QĐ/TW ngày 7/5/2007 Quyết định số 100-QĐ/TW ngày 22/10/2007 Bộ Chính trị (khóa X), Học viện Chính trị khu vực I đổi thành Học viện Chính trị - Hành khu vực I thuộc Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh.Đến đổi tên thành Học viện Chính trị khu vực Sau 62 năm, Học viện Chính trị khu vực I đứng trước nhiều vận hội để phát huy thành tựu quan trọng đạt được, đẩy lùi khó khăn để tạo nên bước phát triển vượt bậc năm tới Vì vậy, từ bây giờ, Học viện Chính trị khu vực I phải sức phấn đấu trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học, có đội ngũ cán hùng hậu, gắn chặt công tác nghiên cứu khoa học với công tác đào tạo, bồi dưỡng, đẩy mạnh nghiên cứu lý luận tổng kết thực tiễn, đóng góp với Trung ương q trình hoàn thiện lý luận đường lên Chủ nghĩa xã hội nước ta; đề xuất giải pháp lớn công tác cán thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, đại hóa Cơng tác đối ngoại tiếp tục phát triển theo hướng củng cố mối quan hệ truyền thống, đồng thời mở rộng không gian nội dung hợp Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác quốc tế để trao đổi kiến thức, liên kết đào tạo, tăng thêm vị Học viện Chính khu vực I Cơng tác xây dựng bản, đại hóa – thiết bị tiếp tục đẩy mạnh không để đáp ứng yêu cầu đào tạo nghiên cứu khoa học mà cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ, công nhân viên học viên Hơn hết, cán cơng nhân viên Học viện Chính trị khu vực I ý thức rõ vinh dự trách nhiệm, thời thách thức đặt ra, nỗ lực chuẩn bị hành trang cho mình, Học viện Chính trị khu vực I chủ động đón bắt vận hội Từ móng tạo dựng 62 năm qua kết hợp với xung lực hôm tạo nên sức bật đưa Học viện Chính trị khu vực I ngày phát triển theo chiều sâu, hoàn thành trọng trách nặng nề mà Đảng nhân dân giao phó, góp phần thực thành cơng nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công dân chủ văn minh 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Theo Quyết định số: 2952/QĐ-HVCTQG ngày 27/6/2014 Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Học viện Chính trị khu vực I Học viện Chính trị khu vực I trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán lành đạo, quản lý, cán khoa học lý luận trị Đảng, Nhà nước, tổ chức trị, xã hội, doanh nghiệp Nhà nước đơn vị nghiệp công lập khu vực phía Bắc theo phân cơng, phân cấp Giám đốc Học viện; nghiên cứu khoa học lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước; khoa học trị, khoa học lãnh đạo, quản lý; khoa học giáo dục phương pháp dạy, học trường Đảng Học viện Chính trị khu vực I có nhiệm vụ sau: Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội a Đào tạo, bồi dưỡng cán - Đào tạo cán lãnh đạo, quản lý chủ chốt cho đối tượng phân cấp (trưởng, phó phịng tương đương bộ, ban, ngành, đoàn thể, Đảng uỷ trực thuộc Trung ương đóng địa bàn; cấp phó sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, thành phố; cấp uỷ viên trưởng phịng, ban, ngành, đồn thể huyện, quận, thị xã) chủ nghĩa Mác – Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, sách Đảng Nhà nước, khoa học lãnh đạo, quản lý… góp phần xây dựng đội ngũ cán lãnh đạo, quản lý chủ chốt hệ thống trị địa phương, ban, ngành có phẩm chất lực đáp ứng yêu cầu nghiệp cách mạng giai đoạn - Bồi dưỡng vấn đề đường lối, sách Đảng Nhà nước, kiến thức lý luận thực tiễn cho cán lãnh đạo, quản lý thuộc đối tượng đào tạo Học viện Chính trị khu vực I - Đào tạo sau đại học, đại học (4 năm văn 2) số chuyên ngành theo ủy quyền phân công Giám đốc Học viện - Đào tạo bồi dưỡng đối tượng hình thức khác dó Giám đốc Học viện giao ủy nhiệm - Đào tạo cán lãnh đạo, quản lý cán lý luận trị cho số đảng bạn, nước bạn - Đào tạo cao học (thạc sĩ) số chuyên ngành, có đủ điều kiện, theo phân cơng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Quản lý cấp văn cao cấp lý luận trị, cử nhân trị chuyên ngành cho học viên tốt nghiệp Học viện Chính trị khu vực I theo uỷ quyền Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh b Nghiên cứu khoa học: - Nghiên cứu lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối Đảng, khoa học trị số ngành khoa học xã hội nhân văn khác, hướng: nghiên cứu phục vụ nâng cao chất lượng đào tạo, bồi Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dưỡng cán bộ; nghiên cứu đóng góp vào phát triển lý luận, góp phần cung cấp luận khoa học cho việc xây dựng, hoàn thiện đường lối, sách Đảng Nhà nước; làm sáng tỏ vấn đề nảy sinh từ thực tiễn, có ý kiến khác nhau, đấu tranh chống quan điểm lệch lạc luận điệu sai trái, góp phần tích cực vào công tác tư tưởng Đảng - Chú trọng nghiên cứu nghiên cứu ứng dụng; nghiên cứu lý luận gắn với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu thực tiễn Tăng cường nghiên cứu liên ngành, phối hợp Học viện với bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương, quan khoa học khác cấp uỷ, quyền địa phương nghiên cứu khoa học Tổ chức để học viên tham gia hoạt động khoa học - Tham gia nghiên cứu xây dựng chương trình, nội dung, tổ chức biên soạn giáo trình, đề cương giảng, tài liệu học tập tài liệu tham khảo môn khoa học Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, Lịch sử Đảng, Xây dựng Đảng, Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, Khoa học trị, Văn hố, Dân tộc, Tơn giáo… theo quy định Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh c Hợp tác quốc tế Thực hợp tác quốc tế đào tạo, nghiên cứu khoa học theo quy định Đảng, Nhà nước Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh d Tài tăng cường sở vật chất kỹ thuật Học viện Chính trị khu vực I đơn vị dự toán ngân sách cấp III, đấu mối ngân sách trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, Nhà nước đầu tư kinh phí nhằm: - Từng bước đại hoá sở vật chất – kỹ thuật để tương xứng trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học lý luận trị khu vực Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đẩy mạnh công nghệ thông tin để thực tốt nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; nghiên cứu khoa học e Tổ chức máy cán Học viện Chính trị khu vực I gồm có: Ban Tổ chức - Cán Ban Quản lý đào tạo Ban Quản lý khoa học Văn phòng Học viện Phòng Hợp tác quốc tế Văn phịng Đảng - Đồn thể Phòng Thanh tra Phòng Kế hoạch - Tài vụ Phịng Quản trị Cơng nghệ thơng tin 10 Trung tâm Khảo thí Đảm bảo chất lượng đào tạo 11 Khoa Triết học 12 Khoa Kinh tế trị học 13 Khoa Tư tưởng Hồ Chí Minh 14 Khoa Lịch sử Đảng 15 Khoa xây dựng Đảng 16 Khoa Kinh tế 17 Khoa Chính trị học 18 Khoa Nhà nước Pháp luật 19 Khoa Văn hóa Phát triển Sinh viên: Lơ Hồng Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Hồ sơ nhân tập văn bản, tài liệu có liên quan cán bộ, công chức, viên chức Học viện Trong chiếm phần lớn nhiều hồ sơ cơng việc Vì khơng có danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ Học viện Chính trị khu vực I tiến hành sau: Bước 1: Mở hồ sơ Mở hồ sơ ghi thông tin cần thiết hồ sơ tên quan, tổ chức; tên đơn vị; số ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản lên tờ bìa theo mẫu quy định Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch cơng tác quan, đơn vị công việc giao cho cán để mở hồ sơ Đầu năm cán văn thư phát bìa hướng dẫn cho cán công chức quan mở hồ sơ Những cán bộ, công chức (những người có trách nhiệm lập hồ sơ) vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch cơng tác quan, đơn vị, dựa vào công việc giao phụ trách, thực tế văn hình thành kinh nghiệm để mở hồ sơ: Ghi thông tin cần thiết hồ sơ tên quan, tổ chức; tên đơn vị tiêu đề (tên) hồ sơ lên tờ bìa, tờ bìa hồ sơ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ Đây coi công việc quan trọng lập hồ sơ hành Vì định hình thành nên hồ sơ đó, có thu thập văn đưa vào hồ sơ hồ sơ có văn có thu thập đầy đủ hồ sơ có chất lượng, giúp cho việc tra tìm văn nghiên cứu, giải công việc thuận lợi Như biết sau mở hồ sơ trình theo dõi, giải cơng việc văn hình thành nên vấn đề gì, cơng việc phải thu thập, cập nhật đủ để đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ Sinh viên: Lơ Hoàng Anh 15 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 3: Kết thúc biên mục hồ sơ * Kết thúc hồ sơ Sau giải xong cơng việc hồ sơ kết thúc Có cơng việc kết thúc từ đầu năm, năm, cuối năm hết năm kết thúc Để hồn chỉnh hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm thực thủ tục kết thúc biên mục hồ sơ, cụ thể sau: - Tiếp tục thu thập, bổ sung văn tài liệu thiếu vào hồ sơ Những văn đưa cho thủ trưởng đơn vị, cá nhân liên quan xem xét, nghiên cứu, phát biểu lãnh đạo hội nghị, báo, tạp chí, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… phải thu thập đầy đủ để đưa vào hồ sơ - Xác định giá trị văn bản, tài liệu: + Xem xét loại khỏi hồ sơ trùng thừa; nháp, thảo có gốc, (trừ thảo văn qui phạm pháp luật thảo văn vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo, giải quyết, hay ý kiến tham gia khác); tài liệu tham khảo không thực cần thiết * Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản - Phân chia đơn vị bảo quản Hồ sơ sau kết thúc (vấn đề, việc, công việc giải xong), văn bản, tài liệu thu thập đầy đủ vào hồ sơ, xác định giá trị văn bản, tài liệu Đối với hồ sơ dày, số lượng văn hồ sơ nhiều (khoảng 200 tờ dày 4cm), nên chia thành tập cách hợp lý (các tập gọi đơn vị bảo quản) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Sinh viên: Lơ Hồng Anh 16 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi phân chia thành tập (đơn vị bảo quản) cần dựa vào mối liên hệ nội dung văn bản, thời gian giá trị văn để phân chia cho hợp lý - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản Hồ sơ sau kết thúc văn bản, tài liệu thu thập đầy đủ vào hồ sơ, xác định giá trị hồ sơ phân chia thành tập (nếu số lượng văn nhiều) phải xếp văn bản, tài liệu hồ sơ hay đơn vị bảo quản theo trật tự hợp lý + Sắp xếp theo số thứ tự văn Cách xếp thường áp dụng hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả tập lưu văn Bởi văn quan ban hành thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian Trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản văn có số nhỏ xếp lên trên, văn có số lớn xếp xuống + Sắp xếp theo trình tự thời gian: (Thời gian ngày, tháng, năm ban hành văn bản) Cách xếp này, nghĩa hồ sơ hay đơn vị bảo quản, văn có ngày tháng ban hành sớm xếp lên văn có ngày tháng ban hành muộn Cách xếp thường áp dụng hồ sơ phản ánh việc, vấn đề theo trình tự thời gian hồ sơ lập theo đặc trưng tên loại, đặc trưng tác giả + Sắp xếp theo trình tự giải công việc Cách xếp theo trình tự mà văn hình thành trình giải vấn đề, việc Có nghĩa văn hình thành trước (cơng việc làm trước) xếp lên trên, văn hình thành sau (cơng việc làm sau) xếp xuống (hay nói cách khác xếp văn theo trình khởi đầu, phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc) Sinh viên: Lơ Hồng Anh 17 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cách xếp thường áp dụng cho hồ sơ có trình giải liên tục từ khởi đầu đến kết thúc (hồ sơ hoàn chỉnh) hồ sơ hội nghị, hội thảo, hồ sơ việc, hồ sơ vụ án, hồ sơ thành lập, hồ sơ cơng trình xây dựng… + Sắp xếp theo tầm quan trọng tác giả văn bản: Cách xếp áp dụng hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả + Sắp xếp theo vần chữ a, b, c Theo cách xếp nghĩa xếp văn hồ sơ hay đơn vị bảo quản theo vần chữ tên người, tên quan, địa phương theo vần a, b, c… Trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản văn bản, tài liệu người, quan, địa phương có vần chữ a xếp lên trên, chữ b xếp xuống Cách xếp thường áp dụng hồ sơ lên quan đến tên người, tên quan, địa danh tập đơn từ, định nhân sự, báo cáo nhiều quan, nhiều địa phương… * Biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ trình bày tóm tắt thơng tin cần thiết nội dung, thành phần, đặc điểm tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản lên bìa hồ sơ (đơn vị bảo quản) vào công cụ tra cứu (thẻ, mục lục) theo nguyên tắc phương pháp khoa học lưu trữ - Đánh số tờ + Mỗi tờ văn dù to hay nhỏ đánh số vào góc phải phía đầu tờ văn chữ số Ả rập (số Ả rập số tự nhiên : 1, 2, 3…) + Khơng đánh mặt phía sau tờ văn + Không đánh số vào tờ giấy trắng Sinh viên: Lơ Hồng Anh 18 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Trường hợp có tờ to gấp lại khổ giấy A4 tờ to coi tờ đánh số + Nếu tờ giấy có dán nhiều ảnh tờ coi tờ đánh số + Khi đánh số cần cẩn thận khơng bỏ sót đánh trùng số Trường hợp bỏ sót trùng số xử lý sau: - Trường hợp đánh sót: Dùng số tờ trước thêm a, b, c… vào sau số Ví dụ: tờ trước số 12, tờ bỏ sót 12a, 12b, 12c - Trường hợp đánh trùng số: Thêm a, b, c… vào sau số trùng Ví dụ: Hồ sơ có tờ đánh số 25, tờ đánh số 25 thứ hai tờ thứ ba 25a, 25b + Các tờ mục lục văn đánh số thống kê riêng - Ghi mục lục văn Mục lục văn liệt kê văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản - Viết chứng từ kết thúc: Tờ chứng từ kết thúc ghi khái quát (nhận xét) đặc điểm cần ý hồ sơ đơn vị bảo quản như: Số lượng tờ văn bản, số lượng tờ mục lục, chất lượng trạng thái vật lý văn hồ sơ - Viết chứng từ kết thúc: Tờ chứng từ kết thúc ghi khái quát (nhận xét) đặc điểm cần ý hồ sơ đơn vị bảo quản như: Số lượng tờ văn bản, số lượng tờ mục lục, chất lượng trạng thái vật lý văn hồ sơ 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu việc tổ chức tài liệu phòng theo phương án phân loại khoa học điều hành chỉnh sửa, phục hồi, lập Sinh viên: Lơ Hồng Anh 19 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, lập cơng cụ tra cứu khối tài liệu đưa chỉnh lý - Mục đích việc chỉnh lý tài liệu để xếp lại hồ sơ cách khoa học, tạo điều kiện cho công tác bảo quản, khai thác, sử dụng, loại tài liệu hết giá trị hết hạn sử dụng góp phần tiết kiệm phương tiện bảo quản tài liệu - Loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó, góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phương tiện bảo quản - Cơng tác chỉnh lý tài liệu Phịng Văn thư tiến hành thường xuyên theo nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tuy việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính chân thực nội dung, tính khoa học cơng tác chỉnh lý Vì việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ cán phòng đảm bảo khoa học trình độ nghiệp vụ cao Và thực tế công việc chỉnh lý tài liệu Phòng Tổng hợp chứng tỏ cán lưu trữ phịng có trình độ chun mơn tốt tinh thần trách nhiệm cao đáp ứng nhu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ 2.2.5 Công tác thông kê lưu trữ Thống kê lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, xác số lượng, nội dung tình hình tài liệu trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê - Mục đích ý nghĩa công tác thống kê + Giúp quan quản lý lưu trữ kho lưu trữ xây dựng kế hoạch cho công tác lưu trữ thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu + Trong số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý quan phát mặt tồn tại, vấn đề nảy sinh, khó khăn vướng mắc vấn đề quản lý để ban hành văn giúp cho việc quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ chặt chẽ hồn chỉnh Sinh viên: Lơ Hồng Anh 20 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hiện Học viện Chính trị khu vực I có kho lưu trữ riêng đặt nhà A3 Kho lưu trữ nhiều tài liệu có giá trị qua năm kể từ thành lập trường Ngoài ra, ban lãnh đạo nhà trường có kế hoạch mở rộng quy mơ kho lưu trữ năm 2015 để đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu 2.2.6 Cơng tác xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thơng tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu nhằm tra tìm cách nhanh chóng, xác tập hợp tài liệu theo yêu cầu người tra tìm người nghiên cứu Cơng cụ tra tìm đóng vai trò quan trọng phòng kho lưu trữ đặc biệt phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu độc giả Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Học viện Chính trị khu vực I thiết kế đơn giản, hiệu Qua giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng Sinh viên: Lơ Hồng Anh 21 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN 3.1 Những công việc mà em làm thời gian thực tập Học viện kết đạt Trải qua thời gian thực tập phận Văn thư-lưu trữ thuộc Phòng Tổng hợp, Học viện Chính trị khu vực I, với vốn kiến thức học hỏi trường với giúp đỡ nhiệt tình cán nhân viên quan, với cơng việc thực tế q trình nghiên cứu khảo sát công tác lưu trữ Học viện, em đúc kết thu hoạch nhiều vấn đề lý luận thực tiễn thời gian qua Sau số thông tư, công văn quy chế em phân công đưa vào lưu trữ: • Thơng tư ban hành Danh mục giáo dục, đào tạo cấp IV trình độ thạc sĩ, tiến sĩ • Thơng tư ban hành Danh mục giáo dục, đào tạo cấp IV trình độ cao đẳng, đại học • Thơng tư số: 15/2014/TT-BGDĐT Ban hành quy chế trình độ thạc sĩ • Cơng văn số 3878/BGDĐT-PC hướng dẫn tổ chức làm công tác pháp chế sở giáo dục đại học • Quy chế quản lý người nước ngồi học tập Việt Nam • Thơng tư số: 01/2014/TT-BGDĐT Ban hành Khung lực ngoại ngữ bậc dùng cho Việt Nam • Thơng tư số 51/2012/TT-BGDĐT Quy định tổ chức hoạt động tra cở sở giáo dục đại học, trường trung cấp chun nghiệp Sinh viên: Lơ Hồng Anh 22 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Đề xuất giải pháp, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Học viện Chính trị khu vực I 3.2.1 Ưu điểm Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu thực tốt phục vụ nhu cầu cán công chức, viên chức ngồi quan cơng việc Đã có nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu áp dụng để phục vụ tối đa cầu người Cơ sở vật chất Trường trọng đầu tư nhằm mục đích bảo quản tài liệu mơi trường tốt nhất, tránh yếu tố bên tác động làm hư hại đến tài liệu Môi trường làm việc động, chuyên nghiệp phù hợp hoàn cảnh 3.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm cịn song song tồn nhược điểm như: Công tác chuyển giao văn số phịng ban cịn chậm Khối cơng việc lớn nên đơi cán văn thư - lưu trữ giải công việc vất vả 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan - Kho lưu trữ cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu: cặp, hộp, quạt thơng gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xảy với tài liệu - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư - Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phịng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khác cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lục trách nhiệm cán Sinh viên: Lơ Hồng Anh 23 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, nhà trường Thực phương châm "học đôi với hành”, “lý thuyết liền với thực tế” em mong khoa Văn thư lưu trữ, ban lãnh đạo Nhà trường thường xuyên tạo điều kiện hội này, để chúng em cọ sát với thực tế sớm Và thơng q chúng em xác định tầm quan trọng môn học mà nhà trường cố gắng chuyền đạt, giảng dạy giảng đường Hơn qua thực tế em khơng cịn phải hình dung thực tế qua giảng lý thuyết nữa, làm việc tiếp thu học thày cô giáo tốt - Thường xuyên mở đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp xúc với mơi trường bên ngồi nhiều hơn, trau dồi kinh nghiệm, khả thực công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau trường không bị bỡ ngỡ - Tổ chức thực buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm đến quan điển hình phong cách kỹ làm việc, việc bố trí phịng làm việc, cách xếp tài liệu lưu trữ kho… để sinh viên nắm cách khái quát bước áp dụng thực công tác văn thư sau - Cần cho sinh viên thực hành nhiều để sinh viên có kỹ vững vàng trường Sinh viên: Lơ Hồng Anh 24 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Trong giai đoạn nay, nước ta cải cách hành Quốc gia, đưa cơng nghệ thông tin vào sử dụng công tác quản lý Để đưa nước ta thành nước có văn minh đại, có vị định trường quốc tế, quan Nhà nước cần phải tiến hành công cải cách liền với tin học hóa quản lý tài liệu Thực nghiêm chỉnh quy định Pháp luật công tác văn thư - lưu trữ Sau thời gian học tập Trường thời gian thực tập tốt nghiệp Học viện Chính trị khu vực I em nhận thấy chương trình đào tạo đội ngũ cán bộ, giảng viên có trình độ chun mơn, nghiệp vụ Trường giúp sinh viên nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ Với buổi thực hành giúp cho sinh viên nắm vững kiến thức học từ lý thuyết Em hy vọng với việc cải tiến nâng cao phương pháp dạy học sâu vào chuyên nghành sinh viên Nhà trường đào tạo đội ngũ lớn số lượng chất lượng góp phần vào nghiệp lưu trữ nói riêng phát triển đất nước nói chung Sinh viên: Lơ Hồng Anh 25 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHẦN PHỤ LỤC Một số hình ảnh kho lưu trữ Học viện Chính trị khu vực I I Sinh viên: Lơ Hồng Anh 26 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Lơ Hồng Anh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Lơ Hồng Anh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6