MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 3 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn 3 1.1.1. Sự ra đời 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I 8 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 10 2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I 10 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 10 2.1.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 10 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 11 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 16 2.2.4 Công tác thông kê trong lưu trữ 17 2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ co quan 17 2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 Chương 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Học viện Chính trị khu vực I và kết quả đạt được 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Học viện chính trị khu vực I 20 3.2.1 Ưu điểm 20 3.2 Nhược điểm 21 3.3 Một số khuyến nghị 21 3.3.1 Đối với cơ quan 21 3.3.2 Đối với nhà trường 24 C. KẾT LUẬN. 25 D. PHẦN PHỤ LỤC 26
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3
Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 3
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn 3
1.1.1 Sự ra đời 3
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I 8
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ KHU VỰC I 10
2.1 Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I 10
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 10
2.1.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 10
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 11
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 16
2.2.4 Công tác thông kê trong lưu trữ 17
2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ co quan 17
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19
Chương 3 KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Học viện Chính trị khu vực I và kết quả đạt được 20
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Học viện chính trị khu vực I 20
3.2.1 Ưu điểm 20
3.2 Nhược điểm 21
3.3 Một số khuyến nghị 21
3.3.1 Đối với cơ quan 21
3.3.2 Đối với nhà trường 24
C KẾT LUẬN 25
D PHẦN PHỤ LỤC 26
Trang 2A PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng caocủa khoa học kỹ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò càng quan trọng trong việcphản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ gópphần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tếcũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý.Trong quá trìnhxây dựng một nền văn hóa mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kếthừa những tinh hoa văn hóa dân tộcrút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáodục,tuyên truyền, phát triển kinh tế.Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệulưu trữnên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn.Như vậy để công tác lưutrữ ngàycàng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo Cần phảixây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đápứng nhu cầu ngàycàng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ
Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là ngôi trường cótruyền thống và bề dày kinh nghiệm đào tạo chuyên sâu về lưu trữ, trường đã vàđang đào tạo một nguồn đáng kể nguồn nhân lực phục vụ công tá lưu trữ ở các
cơ quan, tổ chức hiện nay; đóng góp một phần không nhỏ vào xây dựng công táclưu trữ của đất nước ta, góp phần hiện đại hoá công tác lưu trữ trong văn phònghiện nay
Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi vớihành”, “lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Sau một thời gian dài học tập nhàtrường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến thứchọc trên lớp Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác lưutrữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúp sinhviên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng caonăng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, pháthuy khả năngsáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn làm cơ
sở cho công tác sau này Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoahọc về lưu trữ Nhằm tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức củaviệc học trên trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc
Em rất vinh dự và tự hào là một sinh viên của lớp Lưu trữ học K6 thuộckhoa Văn thư- Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sau khi nhận được kếhoạch thực tập ngành nghề của nhà trường với mục đích giúp sinh viên củng cố
lý luận về công tác lưu trữ nói chung và khâu nghiệp vụ nói riêng, vận dụng cáckiến thức đã học vào thực tiễn, sau khi ra trường khỏi bỡ ngỡ, xử lý công việc
Trang 3được hiệu quả và nhanh chóng em đã liên hệ và được nhận vào thực tập tạiTrường Học viện chính trị Quốc Gia Hồ Chí Minh khu vực I với mong muốn sẽđược trải nghiệm thực tế về công tác lưu trữ Đây chính là cơ hội rất tốt giúp cho
em có cơ hội hiểu biết hơn về ngành lưu trữ, hiểu biết hơn thực tế so với những
gì mà em đã được học ở trường, đồng thời cũng tạo cho em cơ hội được tiếp xúc
và làm quen với phong cách làm việc của văn phòng
Đối với công việc em luôn bám sát vào lý thuyết và áp dụng vào côngviệc thực tế của cơ quan, cố gắng thực hiện tốt các việc của cán bộ chuyên môngiao cho, tìm hiểu để bổ sung thêm những kiến thức đã học Bản thân em xácđịnh việc thực tập có vị trí vô cùng quan trọng trong chương trình học củamình Mặc dù thời gian dành cho việc thực tập không nhiều nhưng bản thân em
đã cố gắng sắp xếp thời gian hoàn thành chương trình học tập theo đúng quyđịnh
Khoảng thời gian kiến tập tại đây chính là thời gian vô cũng quý báu giúp
em học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và những kiến thức bổ ích, những tìnhhuống mà khi còn trong trường em chưa được trải nghiệm Để có thể hoàn thànhtốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các anh, chị trongphòng Tổng hợp, Học viện Chính trị khu vực I đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếphướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo mọi điều kiệnthuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm,thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môn của mình
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo.Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúcvới một khối tài liệu lớn nên nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót Nên
em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô để em có thể rút rađược những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân, nhằm bổ sung thêm kiếnthức về chuyên môn nghiệp vụ của mình và phục vụ cho công việc sau này
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2015
Học sinh thực tậpVương Thị Thu Nga
Trang 4B PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn
1.1.1 Sự ra đời
Trong 62 năm hình thành và phát triển (1953 – 2015), Học viện Chính trị-Hành chính khu vực Ithuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ ChíMinh đã trải qua các thời kỳ hoạt động như sau:
Thời kỳ mở đầu (1953 -1958): Trường Chính trị của các khu và các Liênkhu ở phía Bắc ra đời Có Trường bắt đầu hoạt động từ trước năm 1953 với việc
mở lớp chỉnh Đảng, nhưng phải đến năm 1953, các nhà trường mới chính thức
đi vào hoạt động để mở lớp huấn luyện cán bộ phục vụ cải cách ruộng đất vàxây dựng chính quyền cơ sở Sau khi hòa bình lập lại ( 1954 ), các trường tiếptục huấn luyện cán bộ đáp ứng yêu càu khôi phục và phát triển kinh tế miền Bắc,đấu tranh giải phóng miền Nam
Thời kỳ thứ hai ( 1959 – 1983): Đây là thời kỳ hoạt động của các TrườngNguyễn Ái Quốc trực thuộc Trung ương Đảng; hai trường Đảng của khu TâyBắc, khu Việt Bắc và Trường Tổ chức – Kiểm tra Trung ương I ( từ 1968 )
Các Trường này có chức năng, nhiệm vụ: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủchốt cấp huyện và một phần cấp tỉnh thuộc đồng bằng trung du Bắc Bộ; đào tạo,bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo cho các nghành nông nghiệp, công nghiệp, tài chính,
Trang 5thương nghiệp, ngân hàng, ngoại thương…; đào tạo bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo
là người dân tộc thiểu số ở các tỉnh miền núi phía Bắc; đào tạo bồi dưỡng cán bộchuyên nghành tổ chức và chuyên nghành kiểm tra cho các địa phương phía Bắc
và các ban, nghành của Trung ương
Thời kỳ thứ ba (1983-1993): Các Trường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu I, II,III và IV hợp nhất theo Quyết định của Ban bí thư thành Trường Nguyễn ÁiQuốc khu vực I (1983) Sau đó, theo Quyết định 103 của Ban Bí thư, TrườngNguyễn Ái Quốc khu vực I hợp nhất với Trường Tổ chức – Kiểm tra Trungương I thành Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I(1990), có nhiệm vụ giảng dạychương trình lý luận cao cấp cho cán bộ chủ chốt cấp huyện, quận, thị xã; cácban nghành cấp tỉnh, thành phố; bồi dưỡng cán bộ lánh đậo và quản lý cho các
Bộ, ban, nghành Trung ương, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công tác Đảng…
Thời kỳ thứ tư (1993 – 2005): Theo Quyết định số 61-QĐ/TW ngày10/3/1993 của Bộ Chính trị, Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I đổi tên thànhPhân viện Hà Nội trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh Phânviện Hà Nội có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ chốt chung, cao cấp củaĐảng, Nhà nước và các đoàn thể nhân dân về Chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng
Hồ Chí Minh, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; về công tác Chínhtrị và sự lãnh đạo Chính trị
Thời kỳ thứ năm (2005 đến nay ): Theo Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày
30 tháng 7 năm 2005, của Bộ Chính trị khóa IX, Phân viện Hà Nội trơ thànhHọc viện Chính trị khu vực I trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ ChíMinh Tiếp đó, theo Quyết đính số 60-QĐ/TW ngày 7/5/2007 và Quyết định số100-QĐ/TW ngày 22/10/2007 của Bộ Chính trị (khóa X ), Học viện Chính trịkhu vực I đổi thành Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I thuộc Học việnChính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Quyết định số: 300/QĐ-HVCTQG ngày 06/3/2006 của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I
Trang 6Học viện Chính trị khu vực I là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị quốcgia Hồ Chí Minh; là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý chủchốt, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước và các đoàn thểchính trị - xã hội trên địa bàn được phân công; là trung tâm nghiên cứu khoa học
lý luận Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu đường lối, chính sáchcủa Đảng và Nhà nước, nghiên cứu về khoa học chính trị
Học viện Chính trị khu vực I có những nhiệm vụ sau:
a Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ:
- Đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt cho những đối tượng đượcphân cấp (trưởng, phó phòng và tương đương của các bộ, ban, ngành, đoàn thể,Đảng uỷ trực thuộc Trung ương đóng trên địa bàn; cấp phó các sở, ban, ngành,đoàn thể tỉnh, thành phố; cấp uỷ viên và trưởng phòng, ban, ngành, đoàn thểhuyện, quận, thị xã) về chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, vềđường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, về khoa học lãnh đạo, quản lý …góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt trong hệ thốngchính trị ở các địa phương, ban, ngành có phẩm chất và năng lực đáp ứng yêucầu của sự nghiệp cách mạng trong giai đoạn mới
- Bồi dưỡng những vấn đề mới trong đường lối, chính sách của Đảng vàNhà nước, những kiến thức mới về lý luận và thực tiễn cho cán bộ lãnh đạo,quản lý thuộc đối tượng đào tạo tại Học viện Chính trị khu vực I
- Đào tạo lý luận chính trị cho cán bộ không thuộc diện quy hoạch cán bộlãnh đạo, quản lý chủ chốt để chuẩn hoá chức danh công chức
- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành cho cán bộ làm công táctuyên giáo, tổ chức, kiểm tra, bảo vệ chính trị nội bộ, dân vận, mặt trận, vănphòng, nội chính … của hệ thống chính trị cho các đối tượng được phân cấp trênđịa bàn được phân công
- Đào tạo, bồi dưỡng chức danh Bí thư Đảng uỷ, Giám đốc doanh nghiệpnhà nước trên địa bàn được phân công
- Đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ lý luận chính trị cho một sốđảng bạn, nước bạn
Trang 7- Đào tạo cao học (thạc sĩ) một số chuyên ngành, khi có đủ điều kiện,theo sự phân công của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Quản lý và cấp văn bằng cao cấp lý luận chính trị, cử nhân chính trịchuyên ngành cho học viên tốt nghiệp tại Học viện Chính trị khu vực I theo sự
uỷ quyền của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
b Nghiên cứu khoa học:
- Nghiên cứu lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối củaĐảng, khoa học chính trị và một số ngành khoa học xã hội và nhân văn khác,trên các hướng: nghiên cứu phục vụ nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cánbộ; nghiên cứu đóng góp vào sự phát triển lý luận, góp phần cung cấpluận cứ khoa học cho việc xây dựng, hoàn thiện đường lối, chính sách của Đảng
và Nhà nước; làm sáng tỏ những vấn đề nảy sinh từ thực tiễn, đang có ý kiếnkhác nhau, đấu tranh chống các quan điểm lệch lạc và luận điệu sai trái, gópphần tích cực vào công tác tư tưởng của Đảng
- Chú trọng cả nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng; nghiêncứu lý luận gắn với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của thực tiễn Tăng cườngnghiên cứu liên ngành, phối hợp giữa Học viện với các bộ, ban, ngành, đoàn thể
ở Trung ương, các cơ quan khoa học khác và cấp uỷ, chính quyền địa phươngtrong nghiên cứu khoa học Tổ chức để học viên cùng tham gia các hoạt động khoahọc
- Tham gia nghiên cứu xây dựng chương trình, nội dung, tổ chức biênsoạn giáo trình, đề cương bài giảng, tài liệu học tập và tài liệu tham khảo về các
bộ môn khoa học Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, Lịch sử Đảng, Xây dựngĐảng, Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, Khoa học chính trị, Văn hoá, Dântộc, Tôn giáo … theo quy định của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia HồChí Minh
Trang 8Học viện Chính trị khu vực I là đơn vị dự toán ngân sách cấp III, làđấu mối ngân sách trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh,được Nhà nước đầu tư kinh phí nhằm:
- Từng bước hiện đại hoá cơ sở vật chất – kỹ thuật để tương xứng là mộttrung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học lý luận chính trị củakhu vực
- Đẩy mạnh về công nghệ thông tin để thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo, bồidưỡng cán bộ; nghiên cứu khoa học
e Tổ chức bộ máy và cán bộ của Học viện Chính trị khu vực I gồm có:
1 Khoa Triết học
2 Khoa Kinh tế chính trị
3 Khoa Chủ nghĩa xã hội khoa học
4 Khoa Tư tưởng Hồ Chí Minh
5 Khoa Lịch sử Đảng
6 Khoa Xây dựng Đảng
7 Khoa Chính trị học
8 Khoa Quan hệ quốc tế
9 Khoa Nhà nước và Pháp luật
10 Khoa Xã hội học và tâm lý lãnh đạo, quản lý
11 Khoa Văn hoá và phát triển
12 Khoa Kinh tế và phát triển
13 Khoa Quản lý kinh tế
14 Khoa Dân tộc và Tôn giáo tín ngưỡng
15 Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện
16 Ban Tổ chức – Cán bộ
17 Ban Quản lý đào tạo
18 Ban Quản lý khoa học
19 Tạp chí
20 Phòng Tổng hợp
Trang 91.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân
Đối với các cơ quan cụ thể việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tùythuộc vào tầm cỡ và quy mô vị trí của từng cơ quan Dù ở cơ quan nào đi nữa thìcông tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư , công tác văn phòngcủa cơ quan Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan , nơi
Trang 10tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan , nên một trong nhữngnhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chứckhoa học khối lượng công văn giấy tờ đó Lưu trữ là bộ phận giữ gìn và xử lýthông tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo Vì vậy, công tác lưutrữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng.
Công tác lưu trũ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Nhận thức được điều này, Banlãnh đạo của trường Học viện Chính trị khu vực I đã coi công tác lưu trữ củatrường là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của nhà trường nói riêng
và nhà nước nói chung
Cán bộ văn thư - lưu trữ của Học viện có trình độ chuyên môn từ caođẳng trở lên Cán bộ văn thư đều có trách nhiệm khi làm việc và có đầy đủ cácphẩm chất tốt đẹp của một cán bộ văn thư như: sự cẩn thận, chăm chi, có tinhthần trách nhiệm trong công việc và trong việc đảm bảo bí mật thông tin của cơquan
Hiện nay công tác lưu trữ tại Học viện Chính trị Khu vực I do Phòng Vănthư trực thuộc Phòng Tổng hợp và đứng đầu là cô Nguyễn Thị Kim Lan phụtrách, quản lý và chịu trách nhiệm
Trang 11Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ
KHU VỰC I
2.1 Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I đặt dưới
sự lãnh đạo của Giám đốc Học viện và sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòngtổng hợp
Công tác lãnh đạo công tác văn thư - lưu trữ của Học viện rất được quantâm chú trọng Trưởng phòng Hành chính thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở,kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư Có chế độ khên thưởng, kỷ luật phùhợp cho công tác văn thư
Mặc dù vậy, song do nhiều yếu tố nên công tác văn thư - lưu trữ mà đặcbiệt là công tác lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I vẫn còn gặp khá nhiềukhó khăn thiếu thốn, lượng tài liệu lưu trữ chưa thực sự đáp ứng đúng với chấtlượng cũng như quy mô của trường
2.1.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
Văn bản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ là rất quan trọng Vì vậycác cán bộ lưu trữ của phòng Văn thư đã thực hiện rất nghiêm túc các nguyêntắc đó Cán bộ lãnh đạo của phòng thường xuyên có sự chỉ đạo, kiểm tra đônđốc việc thực hiện các nghị quyết văn bản lưu trữ của cấp trên Các văn bảnđến và đi đều được các trưởng phòng, phó phòng đọc kỹ; duyệt và lưu; sắp xếptheo từng hạng mục của phông lưu trữ quốc gia, đảm bảo đúng nguyên tắc củaviệc lưu trữ các bản gốc thì phòng photo làm nhiều văn bản phụ để gửi đến các
bộ phận Việc lưu giữ các văn bản đều có xác nhận và ký của trưởng phòng,phó phòng đảm bảo đúng nguyên tắc quy định với ngành lưu trữ
Sau đây là một số văn bản, quyết định hướng dẫn về công tác lưu trữ củatrường:
Trang 12- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
- Văn bản của Trung ương :
+ Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/09/1987 của Ban Bí thư Trung ương
về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
+ Qui định số 210-QĐ/TW ngày 06/03/2009 của Ban Bí thư Trung ương
về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
- Văn bản của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương :
+ Công văn số 88-CV/LT ngày 16/05/2000 vè việc hướng dẫn thêm một
số điểm trong quy trình xét hủy tài liệu
+ Công văn số 69-CV/LT ngày 14/12/2001 về việc ban hành mẫu khungphân loại tài liệu Phông Lưu trữ Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấptỉnh , thành phố ( kèm mẫu khung phân loại )
2.2 Hoạt động nghiệp vụ của Học viện Chính trị khu vực I
2.2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan chủa Học việnChính trị Khu vực I vẫn chưa hoàn chỉnh Học viện chưa ban hành văn bản quyđịnh về việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ nên việc thu thập, bổ sung tàiliệu còn gặp nhiều khó khăn và không theo quy tắc nhất định
Các đơn vị trong học viện chưa chủ động trong việc nộp tài liệu, hồ sơ vềkho lưu trữ theo đúng quy định của luật lưu trữ Tài liệu, hồ sơ vẫn được giữ tạiđơn vị nhiều năm mới được nộp về kho lưu trữ, có những đơn vị không nộp tàiliệu về kho lưu trữ
Hiện nay kho lưu trữ chủ yếu thu thập các loại tài liệu, hồ sơ như hồ sơ tàichính từ Phòng Tài vụ; hồ sơ xây dựng từ Phòng Quản trị; hồ sơ học viên từ BanQuản lý đào tạo; tập văn bản đi, văn bản đến từ Văn thư Học viện Ngoài ra cácđơn vị như Ban Tổ chức cán bộ và Ban Quản lý khoa học vẫn chưa nộp tài liệu,
hồ sơ về kho lưu trữ
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu
Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I có 3 loại hồ sơ đó là:
-Hồ sơ công việc Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
Trang 13vấn đề, một sự việc hoặc có cùng một hoặc một số đặc trưng (đặc điểm) chungnhư: Tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặcnhững đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việcthuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
-Hồ sơ nguyên tắc Là tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướngdẫn về một mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp
lý khi giải quyết công việc hàng ngày
-Hồ sơ nhân sự Là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cán v\bộ, côngchức, viên chức trong Học viện
Trong đó chiếm phần lớn và nhiều nhất đó là hồ sơ công việc
Vì không có danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ của Học viện Chính trị Hành chính khu vực I được tiến hành như sau:
-Bước 1: Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổchức; tên đơn vị; số ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản lên tờ bìatheo mẫu quy định
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của cơquan, của đơn vị và công việc được giao cho từng cán bộ để mở hồ sơ
Đầu năm cán văn thư phát bìa và hướng dẫn cho những cán bộ công chứctrong cơ quan mở hồ sơ Những cán bộ, công chức (những người có trách nhiệmlập hồ sơ) căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của
cơ quan, của đơn vị, dựa vào những công việc mình được giao phụ trách, thực tếvăn bản hình thành và kinh nghiệm để mở hồ sơ: Ghi những thông tin cần thiết
về hồ sơ như tên cơ quan, tổ chức; tên đơn vị và tiêu đề (tên) hồ sơ lên tờ bìa,mỗi tờ bìa là một hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá t\ìnhtheo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
Đây được coi là công việc quan trọng nhất của lập hồ sơ hiện hành Vì nóquyết định hình thành nên hồ sơ đó, có thu thập văn bản đưa vào hồ sơ thì hồ sơmới có văn bản và có thu thập đầy đủ thì hồ sơ mới có chất lượng, giúp cho việc
Trang 14tra tìm văn bản và nghiên cứu, giải quyết công việc được thuận lợi.
Như chúng ta biết rằng sau khi mở hồ sơ trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc vănbản hình thành nên về vấn đề gì, công việc gì phải thu thập,cập nhật đúng và đủ để đưa vào tờ bìa đã ghi tên hồ sơ đó
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản tài liệu còn thiếu vào hồ sơ.Những văn bản do đưa cho thủ trưởng hoặc các đơn vị, cá nhân liên quan xemxét, nghiên cứu, hoặc các bài phát biểu của lãnh đạo tại hội nghị, bài báo, tạpchí, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… thì phải thu thập đầy đủ để đưa vào hồsơ
- Xác định giá trị văn bản, tài liệu:
+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa; bản nháp, bản thảonếu đã có bản gốc, bản chính (Trừ bản thảo văn bản qui phạm pháp luật và bảnthảo văn bản về những vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo, giải quyết, hay ýkiến tham gia khác); tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết
* Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ
sơ hoặc đơn vị bảo quản.
- Phân chia đơn vị bảo quản.
Hồ sơ sau khi kết thúc (vấn đề, sự việc, công việc đã giải quyết xong), cácvăn bản, tài liệu đã được thu thập đầy đủ vào hồ sơ, xác định giá trị văn bản, tàiliệu Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản trong hồ sơ quá nhiều( khoảng trên 200 tờ hoặc dày quá 4cm), thì nên chia thành các tập một cách hợp
lý (các tập đó gọi là đơn vị bảo quản) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng
Khi phân chia thành các tập (đơn vị bảo quản) cần dựa vào mối liên hệ về