Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Cục văn thư và lưu trữ nhà nước

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A LỜI MỞ ĐẦU 1 B NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 4 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 4 1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 4 1.2. Vị trí, chức năng. 5 1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 5 1.4. Tổ chức bộ máy. 7 2. Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 9 2.1. Khái quát sự hình thành của Văn phòng. 9 2.2 Vị trí, chức năng. 10 2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn. 10 2.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng. 11 2.4.1. Cơ cấu tổ chức. 11 2.4.2. Lề lối làm việc và tổ chức nhân sự. 12 II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức. 12 1. Khái quát về công tác Văn thư của Cục Văn thư và Lưu trữ. 13 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư. 13 3. Tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. 13 3.1. Tổ chức công tác văn thư. 13 3.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 14 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 15 I. Tình hình hoạt động quản lý công tác văn thư. 15 1. Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư. 15 2. Hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư. 15 II. Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư. 17 1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 17 2. Công tác quản lý văn bản. 20 2.1. Nguyên tắc chung. 20 2.2. Công tác quản lý văn bản đến. 20 2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. 21 2.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến. 23 2.2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 23 2.3. Công tác quản lý văn bản đi. 24 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, thánh, năm của văn bản. 24 2.3.2. Đăng ký văn bản đi. 25 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. 25 2.3.4. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 27 2.3.5. Lưu văn bản đi. 29 3. Công tác Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 29 3.1. Lập danh mục hồ sơ. 29 3.2. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập. 29 3.2.1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc. 29 3.2.2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập. 31 3.3. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục. 31 3.3.1. Trách nhiệm công chức. 31 3.3.2. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu. 31 3.3.3. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu. 31 3.3.4. Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu. 32 3.4. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục. 32 3.4.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Cục. 32 3.4.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng. 32 3.4.3. Trách nhiệm của cán công chức (bộ chuyên môn). 32 3.4.4. Trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ. 32 4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 33 4.1. Vai trò của con dấu 33 4.2. Các loại con dấu. 33 4.3. Quản lý con dấu. 33 4.4. Sử dụng con dấu. 34 5. Một số khác biệt trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 34 5.1. Công tác trình văn bản. 34 5.2. Công tác quản lý văn bản đi. 35 5.3. Công tác quản lý văn bản đến. 36 5.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 37 5.5. Công tác lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành. 37 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 38 I. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 38 II. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. 39 1. Ưu điểm. 39 2. Nhược điểm. 39 3. Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 40 3.1. Đối với cấp lãnh đạo: 40 3.2. Đối với cán bộ làm công tác văn thư. 40 III. Một số kiến nghị. 41 1. Đối với cơ quan, tổ chức. 41 2. Đối với khoa và trường. 41 C. KẾT LUẬN 42 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4

I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4

1 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 4

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 4

1.2 Vị trí, chức năng 5

1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.4 Tổ chức bộ máy 7

2 Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 9

2.1 Khái quát sự hình thành của Văn phòng 9

2.2 Vị trí, chức năng 10

2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 10

2.4 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng 11

2.4.1 Cơ cấu tổ chức 11

2.4.2 Lề lối làm việc và tổ chức nhân sự 12

II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức 12

1 Khái quát về công tác Văn thư của Cục Văn thư và Lưu trữ 13

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư 13

3 Tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan, tổ chức 13

3.1 Tổ chức công tác văn thư 13

3.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 14

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 15

I Tình hình hoạt động quản lý công tác văn thư 15

1 Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư 15

II Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 17

1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 17

2 Công tác quản lý văn bản 20

2.1 Nguyên tắc chung 20

2.2 Công tác quản lý văn bản đến 20

2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 21

2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 23

2.2.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 23

2.3 Công tác quản lý văn bản đi 24

2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, thánh, năm của văn bản 24

2.3.2 Đăng ký văn bản đi 25

2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 25

2.3.4 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 27

2.3.5 Lưu văn bản đi 29

3 Công tác Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 29

3.1 Lập danh mục hồ sơ 29

3.2 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 29

3.2.1 Nội dung việc lập hồ sơ công việc 29

3.2.2 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập 31

3.3 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục 31

3.3.1 Trách nhiệm công chức 31

3.3.2 Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu 31

3.3.3 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu 31

3.3.4 Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu 32

3.4 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục 32

3.4.1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Cục 32

3.4.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng 32

3.4.3 Trách nhiệm của cán công chức (bộ chuyên môn) 32

3.4.4 Trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ 32

4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 33

4.1 Vai trò của con dấu 33

4.2 Các loại con dấu 33

4.3 Quản lý con dấu 33

4.4 Sử dụng con dấu 34

5 Một số khác biệt trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 34

5.1 Công tác trình văn bản 34

5.2 Công tác quản lý văn bản đi 35

5.3 Công tác quản lý văn bản đến 36

5.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 37

5.5 Công tác lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành 37

CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 38

I Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 38

II Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức 39

1 Ưu điểm 39

2 Nhược điểm 39

3 Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 40

3.1 Đối với cấp lãnh đạo: 40

3.2 Đối với cán bộ làm công tác văn thư 40

III Một số kiến nghị 41

1 Đối với cơ quan, tổ chức 41

2 Đối với khoa và trường 41

C KẾT LUẬN 42

D PHỤ LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

Để hướng tới mục tiêu trở thành một nước công nghiệp hóa, hiện đại hóathì yêu cầu về trao đổi thông tin ngày càng lớn và đã trở thành một nhu cầu tấtyếu của con người dưới nhiều hình thức khác nhau.Hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức đều phải dựa vào các nguồn thông tin.Trong đó, nguồn thôngtin chủ yếu, đáng tin cậy và chính thống nhất là thông tin bằng văn bản

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công tác của các cơ quan Đảng, cơ quanNhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân

để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình Có thể khẳng định, công tác vănthư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó có vai trò trong tất cả các lĩnhvực của đời sống xã hội Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt độngcủa bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng Trongvăn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng,chiếm một phần rất lớn trong hoạt động của văn phòng

Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đượcxem như một bộ phận quản lý, một guồng máy chỉ đạo điều hành, ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Hiệu quả hoạt động quản lý cao haythấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không Vì đây làcông tác vừa mang tính chính trị vừa mang tính nghiệp vụ, liên quan tới mọingười

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ,chính xác những thông tin cần thiết góp phần giải quyết công việc của cơ quan,đơn vị được nhanh chóng, hiệu quả, đúng chính sách chế độ Nâng cao hiệu suất

và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế bệnhquan liêu giấy tờvà việc lợi dụng những văn bản của Nhà nước để làm trái phápluật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquan và các cá nhân Đồng thời bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điềukiện làm tốt công tác lưu trữ

Để công tác này đi vào nề nếp, có hiệu quả trong các cơ quan, tổ chứcNhà nước, góp phần đáng kể vào sự nghiệp chung của đất nước thì cùng vớiviệc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ còn cần phải có đội ngũcán bộ có năng lực và trình độ chuyên môn tốt Xuất phát từ nhu cầu thực tế

vụ giỏi, trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chức năng nhiệm vụ của mình đãkhông ngừng đào tạo, quản lý và giảng dạy một cách chuyên nghiệp cho họcsinh, sinh viên Trên cơ sở đảm bảo kế hoạch đào tạo đề ra, thực hiện phươngchâm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế” và “nhà trường gắn liềnvới xã hội” hàng năm nhà trường đã tiến hành tổ chức cho sinh viên đi thực tập,thực tế tại các cơ quan.Giữa lý luận và thực tiễn có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau không thể tách rời song cũng có sự khác biệt tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức,chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị.

Đây chính là cơ hội quý báu cho mỗi sinh viên, giúp sinh viên có dịpnghiên cứu, rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ, tìm hiểu tình hình thực tế về công tácvăn thư Đồng thời, qua quá trình thực tập có thể đánh giá chất lượng và khảnăng của sinh viên cũng như phương pháp đào tạo của nhà trường Trang bị chosinh viên những kiến thức từ thực tế, nâng cao năng lực vận dụng kiến thức, rènluyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với những công việc phải làm sau này và

có cái nhìn đầy đủ hơn về nghề nghiệp của mình

Với những lý do trên và để hiểu chính xác hơn về giá trị vai trò của côngtác văn thư, em chọn lĩnh vực “Công tác văn thư” làm nội dung thực tập tốtnghiệp

Thực hiện kế hoạch đào tạo của nhà trường, được sự phân công và tiếpnhận của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước (Cục VTLTNN), em đã có điều kiệnthực tập từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 tại Văn phòng Cục VTLTNN

Em đã khảo sát, thực hành và làm quen với công tác văn thư tại Văn phòng Cục.Với thời gian thực tập tuy không phải là dài nhưng đã đem lại cho em bài họckinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn củamình Dưới sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo Văn phòng, cùng với sự thânthiện, hướng dẫn tận tình, động viên và chia sẻ của các bộ trong Văn phòng Cục.Đặc biệt, cô Trần Thị Thu Hiền là người trực tiếp hướng dẫn cho em các khâunghiệp vụ công tác văn thư Em nhận ra những điểm yếu của mình trong cáckhâu nghiệp vụ, sự thiếu chuyên nghiệp Từ đây, có thể khắc phục những lỗhổng về kiến thức chuyên môn Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắngnhưngkinh nghiệm làm việc nơi công sở chưa nhiều nên không thể tránh đượcsai sót và hạn chế Báo cáo dưới đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tếcùng sự kết hợp với lý thuyết mà em đã rút ra được trong thời gian thực tập Nộidung báo cáo gồm 3 chương:

Chương I.Giới thiệu thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức.

Chương II.Thực trạng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Chương III.Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị.

Qua bản báo cáo thực tập này, cho phépem gửi lời cảm ơn chân thành đếnlãnh đạo Văn phòng Cục đã tạo điều kiện giúp đỡem hoàn thành đợt thực tậpcũng như báo cáo này

Mỗi khóa học là một chuyến đò sang sông, có được kết quả như ngày hômnay là nhờ rất nhiều công ơn dưỡng dục của các thầy cô, xin chúc các thầy các

cô luôn luôn mạnh khỏe hạnh phúc, gặt hái được nhiều thành công trong sựnghiệp trồng người

Em xin chân thành cảm ơn!./

Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2015

SINH VIÊN THỰC TẬP

Hà Ngọc Ánh

B NỘI DUNG

I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.

1 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08/9/1945 Chính phủ lâmthời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra Sắc lệnh thành lập và chỉ định ngườiđứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáodục

Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủCộng hòa Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt củatài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu hủytài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền

Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống nhất của Nhà nước vềcông tác lưu trữ, ngày 04/9/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CPthành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng

Ngày 11/12/1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệulưu trữ Quốc gia Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộtrưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước Ngày 25/01/1991 Chủ tịch Hội đồng

Bộ trưởng ra Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý côngtác văn thư Từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng

vụ thực hiện quản lý Nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ

Nhằm thực hiện tốt hơn về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, ngày 24/6/2009Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước, phần chức năng có thêm “thực hiện các dịch vụ công theo quy định củapháp luật”.

Để công tác quản lý tài liệu lưu trữ ngày một hiệu quả, đáp ứng yêu cầucủa sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngày 28 tháng 10 năm

2014 Bộ Nội vụ đã ra Quyết định số 1121/QĐ-BNV về việc quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước Về cơ cấu tổ chức và tên gọi các đơn vị thuộc Cục cũng có một số thayđổi

1.2 Vị trí, chức năng.

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiệnchức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư,lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia thuộc Phông lưutrữ nhà nước Việt Nam và thực hiện các dịch vụ công tác về văn thư, lưu trữtheo quy định của pháp luật

1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩmquyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược; chương trình mụctiêu quốc gia; đề án; dự án quốc gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn,quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ;

Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ vềvăn thư, lưu trữ và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về vănthư, lưu trữ;

Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chươngtrình, dự án, đề án về văn thư, lưu trữ sau khi được cấp có thẩm quyền ban hànhhoặc phê duyệt;

Thực hiện hoạt động về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh

lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưutrữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục

vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; quyết định danh mục tài liệu hạn chế sử

dụng đối với tài liệu đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc giatheo ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện lưu trữ thông tin số trong các cơquan nhà nước;

Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưutrữ trên phạm vi cả nước;

Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyểngiao công nghệ về văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tácvăn thư, lưu trữ;

Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dungbồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tracông tác đào tạo, bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ;

Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý chứngchỉ hành nghề lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưutrữ trong phạm vi cả nước Quản lý và phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưutrữ;

Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mụctiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp cóthẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức quản lý bộ máy, biên chế công chức, viên chức; quyết định bổnhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái,khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu, đào tạo, bồ dưỡng thực hiện chế độtiền lương và các chế độ, chính sách khác đối với công chức, viên chức, laođộng hợp đồng khác thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ và quy định của pháp luật;

Quản lý tài chính, tài sản và đầu tư xây dựng cơ bản theo phân cấp của bộtrưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật;

Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ và quy định của pháp luật;

Thực hiện cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định củapháp luật;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

1.4 Tổ chức bộ máy.

Theo Điều 3 Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014của Bộ Nội vụ thì Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm 16 cơ quan, đơn vịtrực thuộc, trong đó có 6 đơn vị giúp việc và 10 cơ quan hành chính sự nghiệp

Tại Điều 4 Quyết định số 1121/QĐ-BNV, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước gồm Cục trưởng và không quá 03 Phó Cục trưởng, Cục trưởng và các PhóCục trưởng do Bộ trưởng Bô Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệmtrước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Cục văn thư vàLưu trữ Nhà nước cùng với lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

Các đơn vị chức năng thuộc Cục:

1 Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trung ương: có chức năng thammưu giúp Cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư, lưu trữđối với các cơ quan, tổ chức trung ương và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia

2 Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Địa phương: có chức năng thammưu giúp Cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư, lưu trữđối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

3 Phòng Tổ chức cán bộ: có chức năng tham mưu giúp Cục trưởng quản

lý các lĩnh vực: công tác tổ chức bộ máy, công chức, viên chức; lao động tiềnlương; đào tạo, đào tạo lại; quốc phòng an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ; công táccải cách hành chính của Cục và một số nhiệm vụ về xây dựng và phát triển tổchức ngành văn thư, lưu trữ trong cả nước theo thẩm quyền quản lý của Cục

4 Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: có chức năng tham mưugiúp Cục trưởng tổ chức, chỉ đạo các hoạt động chung của Cục; bảo đảm thôngtin tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng của ngành và của Cục; công tác pháp chế vănbản, văn thư, lưu trữ, hành chính, quan trị, tài vụ của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước

5 Phòng Kế hoạch – Tài chính: có chức năng tham mưu giúp Cục trưởngquản lý thống nhất công tác quy hoạch, kế hoạch, quản lý tài chính, tài sản vàđầu tư xây dựng cơ bản của Cục

6 Phòng Hợp tác Quốc tế: có chức năng tham mưu, giúp Cục trưởng quản

lý và tổ chức các hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấpquản lý của Bộ Nội vụ và theo quy định của Pháp luật

Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục:

1 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I: có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳPháp thuộc từ năm 1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắctheo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

2 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II: có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh

lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phongkiến, Pháp thuộc, Mỹ - Ngụy và của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Namtrên địa bàn từ Đồng Nai vào phía Nam theo quy định của pháp luật và quy địnhcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

3 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: thành lập năm 1975, có chức năng sưutầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, giađình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộnghòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy địnhcủa pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV: thành lập tháng 12 năm 2006, có chứcnăng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Mộc bảntriều Nguyễn; tài liệu, tư liệu của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhânthời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc và của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa ViệtNam trên địa bàn từ Quảng Trị đến Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên theoquy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

5 Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ: có chức năngnghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về vănthư, lưu trữ

6 Trung tâm Tin học: thực hiện chức năng nghiên cứu, triển khai ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý ứng dụngcông nghệ thông tin theo thẩm quyền của Cục; lưu trữ thông tin số trong các cơquan nhà nước và quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định củapháp luật trong phạm vi toàn quốc

7 Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ: có chức năng tu bổ, phụcchế; khử nấm mốc, khử trùng, khử axit; in, đóng sách, đóng quyển đối với tài

liệu, tư liệu lưu trữ quốc gia và tài liệu, tư liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhânkhác có nhu cầu.

8 Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương (có Phân hiệu tại thànhphố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): có chức năng đào tạo nguồn nhân lực ở trình độtrung cấp chuyên nghiệp và các trình độ thấp hơn, đáp ứng nhu cầu học tập của

xã hội về văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng và một số lĩnh vực khác có liênquan theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước

9 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam: có chức năng thông tin, tuyêntruyền chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưutrữ và một số lĩnh vực có liên quan trong công tác văn phòng theo quy định củaLuật Báo chí và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; là diễn đàn trao đổi lý luận,thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ và một số lĩnh vực khác có liên quan

10 Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia: có chức năng bảo hiểmtài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và của cơ quan, tổ chức lưutrữ, cá nhân có nhu cầu

Về cán bộ, từ lúc chỉ có hơn 10 người khi thành lập, đến nay biên chế củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là hơn 400 người, trong đó hơn 170 người cótrình độ đại học và trên đại học

Trong quá trình thành lập và phát triển, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

đã phấn đấu vượt mọi khó khăn, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, thểhiện qua các thành tích xây dựng hệ thống tổ chức văn thư-lưu trữ từ trung ươngđến cơ sở, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ, sửdụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đào tạo cán bộ, chỉ đạo nghiên cứu ứng dụngkhoa học công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ v.v Chủ tịch nước đã kýLệnh tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng nhì cho Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước nhân dịp 40 năm thành lập

2 Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2.1 Khái quát sự hình thành của Văn phòng.

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất

cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp (Tùy theo cơ cấu

tổ chức, quy mô của cơ quan tổ chức thì trong bộ máy hoạt động sẽ có Vănphòng hoặc Phòng Hành chính Tổng hợp) Văn phòng là bộ phận có chức năng

tham mưu, giúp việc cho các cấp lãnh đạo và quản lý, Văn phòng có nhiệm vụthu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức, điều phối công việc vàcác hoạt động chung; đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện làm việccho cơ quan; đồng thời là trung tâm, đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch

và liên lạc, góp phần duy trì và phát triển các mối quan hệ của cơ quan Có thểnói, với vị trí đặc biệt như vậy nên hiệu quả hoạt động của bộ phận Văn phòngthường xuyên tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo

và tất cả các bộ phận khác trong cơ quan

Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được thành lập theo Điều 3Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hộ đồng Bộ trưởng vàQuyết định số 62/QĐ ngày 15 tháng 10 năm 1984 của Cục Lưu trữ Nhà nước

lý công tác thi đua, khen thưởng của ngành và của Cục; công tác pháp chế vănbản, văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, tài vụ của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước

2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn.

Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện cácchương trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung của Cục Tình hìnhthực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các Bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương;

Giúp Cục trưởng xây dựng các báo cáo định kỳ hang tuần, tháng, quý, 6tháng, năm, chuyên đề và đột xuất của Cục;

Thực hiện các nhiệm vụ thư ký cho lãnh đạo Cục;

Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Cục, giúp Cục trưởngquản lý thống nhất công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan Cục và của ngành.Hướng dẫn và phát động phong trào thi đua của Cục và của ngành;

Giúp Cục trưởng chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế văn bản, bảomật của các tổ chức thuộc Cục và trực tiếp thực hiện công tác này ở cơ quanCục;

Giúp Cục trưởng tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thốngquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác quản lý của cơ quan Cục;

Tổ chức các cuộc họp giao ban trong cơ quan Cục, các hội nghị sơ kết,tổng kết năm của Cục; tổ chức các hội nghị chuyên đề của Cục và của ngành,ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc họp;

Bảo đảm cơ sơ vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan;

tổ chức lễ tân, bảo đảm vệ sinh, cảnh quan môi trường trong cơ quan Cục; thựchiện công tác dân quân tự vệ, bảo vệ an toàn, phòng cháy, chữa cháy, phòngchống lũ lụt, bảo mật nội bộ cơ quan, bảo đảm kỹ thuật lao động, trật tự theo nộiquy, quy chế làm việc của cơ quan;

Xây dựng các đề án, dự án về hiện đại hóa công sở và các công việc thuộcchức năng nhiệm vụ của Văn phòng;

Thực hiện một số dịch vụ công trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

Quản lý về tổ chức, biên chế, tài sản, kinh phí của Văn phòng theo quyđịnh của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng;

Chánh Văn phòng Cục được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc Cục cungcấp các thông tin, cơ sở dữ liệu, tài liệu phục vụ chỉ đạo, quản lý, điều hành củalãnh đạo Cục;

Chánh Văn phòng là người được ký thừa lệnh Cục trưởng các văn bảntheo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và thẩm quyền của Cục khi được Cụctrưởng giao;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

2.4 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng.

Tổ chức của Văn phòng Cục gồm:

- Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi đua;

- Phòng Kế toán;

- Phòng Quản trị - Tài vụ - Đời sống

Văn phòng Cục có tư cách pháp nhân, có con dấu để giao dịch, được mởtài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của Pháp luật

2.4.2 Lề lối làm việc và tổ chức nhân sự.

Nhìn chung công tác quản lý và phân công nhân sự hiện nay của Vănphòng rất hợp lý, đáp ứng yêu cầu của công việc

Hiện nay, Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm có hơn 30người Ngoài Chánh Văn phòng phụ trách chung còn có 01 Phó Chánh Vănphòng phụ trách công tác tổng hợp, văn thư, lưu trữ và 01 Phó Chánh Vănphòng phụ trách công tác quản trị, tài vụ:

Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi đua: gồm có 01 Trưởng phòng, 01 Phótrưởng phòng, 02 văn thư chuyên trách, 01 lưu trữ chuyên trách, 01 kỹ thuậtviên đánh máy, 01 chuyên viên thi đua khen thưởng, 01 chuyên viên tổng hợp –pháp chế giúp lãnh đạo Văn phòng trong công tác tổng hợp, pháp chế, thi đuakhen thưởng, văn thư, lưu trữ

Phòng Kế toán gồm có: 01 Trưởng phòng, 01 chuyên viên, 01 thủ quỹgiúp lãnh đạo Văn phòng trong công tác kế toán

Phòng Quản trị - Tài vụ - Đời sống: gồm có 01 Trưởng phòng, 01 Phótrưởng phòng, 01 chuyên viên quản trị, nhân viên bảo vệ, lái xe, nhân viên thừahành vụ việc

Hiện nay, Văn phòng có 01 người có trình độ tiến sĩ, 4 người có trình độthạc sĩ, 8 người có trình độ đại học và hầu hết đều được đào tạo đúng chuyênngành phù hợp với công việc được giao Hàng năm, Văn phòng luôn tạo điềukiện để cán bộ tham gia các khóa học ngắn hạn và dài hạn để nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của công việc

II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức.

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn thư chiếm một vị trí quantrọng, là một phần không thể thiếu, là mắt xích nối liền các đơn vị, cá nhân vớinhau Để đạt hiệu quả trong công tác, việc tổ chức quản lý và cán bộ làm công

tác văn thư vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu suấthoạt động của cơ quan Đặc biệt Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quanthực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong về văn thư, lưu trữ phạm vi toànquốc, vấn đề về công tác văn thư lưu trữ càng được quan tâm và chú trọng.

1 Khái quát về công tác Văn thư của Cục Văn thư và Lưu trữ.

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quản lý thống nhất côngtác văn thư, lưu trữ của các cơ quan đơn vị trực thuộc Cục

Chánh Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúpCục trưởng chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc vàtrực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước

Văn phòng Cục quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Cục VTLTNN,phòng lưu trữ của Cục trực thuộc Văn phòng

Theo đó, bộ phận văn thư Cục thuộc Phòng Hành chính Tổng hợp – Thiđua, là một trong ba phòng thuộc Văn phòng

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư.

Bộ phận văn thư Cục thuộc Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi đua vàchịu sự quản lý trực tiếp của Văn phòng Cục,do đó có chức năng nhiệm vụ vàquyền hạn giúp Văn phòng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được Cục trưởngphân công Đặc biệt là giúp Văn phòng tham mưu cho Cục trưởng tổ chức, chỉđạo các hoạt động chung về công tác pháp chế văn bản, văn thư, lưu trữ, hànhchính, công tác thi đua khen thưởng của ngành và của Cục

Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp – Thi đua bao gồm bộphận văn thư và nằm trong cơ cấu của Văn phòng Cục VTLTNN

3 Tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

3.1 Tổ chức công tác văn thư.

Có hai hình thức tổ chức công tác văn thư phổ biến thường được áp dụng làhình thức văn thư tập trung và hình thức văn thư hỗn hợp Mỗi cơ quan, tổ chứctùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy mô để có cách lựa chọnhình thức công tác phù hợp để đảm bảo hoạt động

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành tổ chức theo mô hình văn thưhỗn hợp Bởi vì Cục VTLTNN là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năngquản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tàiliệu lưu trữ quốc gia, có nhiều phòng chức năng và các đơn vị sự nghiệp trựcthuộc Vừa bố trí văn thư cơ quan (văn thư chung của Cục) vừa bố trí văn thư ởcác phòng và đơn vị Trong mỗi phòng, đơn vị sẽ có chuyên viên kiêm công tác

văn thư, giữa văn thư chung và văn thư đơn vị có sự phối hợp, phân công côngviệc để thực hiện hiệu quả công tác.

Với cơ cấu tổ chức của Văn phòng thì văn thư Phòng Hành chính Tổng hợp– Thi đua vừa là văn thư của Văn phòng vừa là văn thư chung của CụcVTLTNN

3.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.

Ngoài việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, sử dụng các trang thiết bị hiện đại

để hoạt động tốt công tác văn thư lưu trữ còn cần phải có nguồn nhân lực vớitrình độ chuyên môn cao và có tinh thần trách nhiệm với công việc Nếu trang bịtốt, xây dựng ban hành quy chế văn thư hợp lý nhưng phân bố cán bộ không phùhợp thì hiệu quả công tác không cao

Số lượng biên chế cán bộ văn thư được xác định trước hết căn cứ vào khốilượng công việc, căn cứ chỉ tiêu của Bộ Nội Vụ, của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước Bộ phận làm Văn thư lưu trữ Cục gồm có 02 cán bộ văn thư và 01cán bộ lưu trữ

Cán bộ làm công tác văn thư được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn,nghiệp vụ, có trình độ nhằm đáp ứng yêu cầu về công tác văn thư Cán bộ vănthư luôn cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời, đảm bảo các yêu cầu về giữ bí mật,

có phẩm chất chính trị tốt, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao Sự phối hợpchặt chẽ giữa văn thưcác phòng và đơn vị giúp cho công việc được giải quyếtnhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động Cục VTLTNN luôn thông suốtkhông bị chồng chéo

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC VĂN

THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

I Tình hình hoạt động quản lý công tác văn thư.

1 Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư.

Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cầnthiết,trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng vănbản.Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần cung cấp thông tin nhanhchóng, chính xác, chất lượng, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Đảm bảo giữlại đầy đủ mọi bằng chứng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, giữgìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với vị trí là một cơ quan thuộc Bộ Nội

vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội Vụ quản lý nhà nước

về văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.v.v Để thực hiện tốt chứcnăng, nhiệm vụ của mình Cục VTLTNN dưới sự giám sát của Bộ Nội vu đã banhành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định chung về hướng dẫn, quản lý,chỉ đạocông tác Văn thư - Lưu trữ, công tác lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định Việc ban hành cũng như thực hiện cácvăn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư được Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước tuân thủ rất đầy đủ và chính xác

Bên cạnh các văn bản chung về quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ thìCục đã ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ, nội quy cơ quan, các văn bảnlưu hành nội bộ để thực hiện tốt việc quản lý công tác văn thư tại cơ quan

2 Hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư.

Cục Văn thư – Lưu trữ nói riêng cũng như các cơ quan tổ chức nói chungđều thực hiện việc quản lý thông qua công tác xây dựng hệ thống văn bản hoànchỉnh và chính xác Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp

vụ Văn thư – Lưu trữ của Cục gồm có:

- Luật lưu trữ;

- Văn bản chung về công tác Văn thư Lưu trữ (66 văn bản);

- Văn bản quản lý công tác Lưu trữ ( 87 văn bản);

- Văn bản chung về công tác văn thư, lưu trữ của Chính phủ, các Bộ, Ban,ngành, địa phương (385 văn bản);

- Văn bản quản lý công tác Văn thư (42 văn bản)

Một số văn bản quản lý về công tác văn thư:

- Quyết định số 01/QĐ-VTLTNN ngày 05/01/2015 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước;

- Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội

vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cácngạch công chức chuyên ngành văn thư, lưu trữ;

- Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ ban hànhQuy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướngdẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về ràsoát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

- Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạtđộng của Cục VTLTNN;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/20010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001

về quản lý và sử dụng con dấu;

- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục VTLTNN

về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môitrường mạng;

- Luật số 17/2008/QH12 ngày 16/8/2008 của Quốc hội về việc ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật;

- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hànhchính nhà nước;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

-Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2012 của Bộ Công an hướngdẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP;

- Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 về việc ban hành tiêuchuẩn ngành bìa hồ sơ lưu trữ;

- Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và

sử dụng con dấu

II Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính: xây dựng và banhành văn bản, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản đến, bảo quản và sử dụngcon dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu Với chế độ văn thư hỗn hợp của cơquan Cục, cán bộ thực hiện công tác văn thư của Cục và của các đơn vị, phòngban khác cùng phối hợp với nhau thực hiện tốt công tác văn thư theo quy chếvăn thư lưu trữ của Cục VTLTNN

1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

* Các văn bản do Cục ban hành:

Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, quy định về chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn Các hình thức văn bản chủ yếu của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước:

- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), Nghị quyết (cá biệt), Chỉ thị,Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Hướng dẫn,Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Công văn.v.v

Văn bản hành chính được quy định tại Điểm 2, Khoản 2, Điều 1 của Nghịđịnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một sốđiều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, văn bảnlưu hành nội bộ.

* Các văn bản do Văn phòng Cục ban hành bao gồm các văn bản hànhchính thông thường, chủ yếu là Quyết định, Kế hoạch, Chương trình, Báo cáo,Công văn, Biên bản, Hợp đồng.v.v

* Thể thức văn bản

Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

*Nội dung soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật trình các cấp có thẩm quyềnban hành được thực hiện theo quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Việc soạn thảo văn bản hành chính:

- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Cục giaocho một đơn vị hoặc một công chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

- Đơn vị hoặc công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm xácđịnh giới hạn đối tượng, tên loại văn bản, hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn,nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thông tin liên quan; soạn thảo văn bản Trongtrường hợp dự thảo văn bản cần xin ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quanthì phải đề xuất với Lãnh đạo Cục hoặc Trưởng đơn vị soạn thảo

Việc trình duyệt dự thảo văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế làmviệc của Cục VTLTNN Dự thảo văn bản trình phải kèm theo Phiếu trình giảiquyết công việc Phiếu trình phải đánh số theo từng lần trình

* Duyệt, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản

- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

- Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được phê duyệt,phải trình người duyệt xem xét, quyết định

* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm

về độ chính xác của nội dung văn bản và thể thức văn bản; ký nháy vào phần kếtthúc nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo Cục ký ban hành,chữ ký nháy nhỏ, gọn

Sau khi Trưởng đơn vị duyệt ký và nháy về nội dung thì văn bản đượcchuyển đến văn thư Văn phòng (Văn thư Cục) để trình Lãnh đạo Văn phòngduyệt và ký nháy về thể thức.

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tụcban hành văn bản của Cục VTLTNN; ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơinhận” Trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng, ủy quyền cho Phó Chánh Vănphòng phụ trách chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành và ký nháyvăn bản

Văn bản sau khi được Lãnh đạo Văn phòng duyệt sẽ được trình lên Lãnhđạo Cục để duyệt và ký ban hành

- Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Tổ chức – Cán bộ ký thừa lệnh cácvăn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị khi được Cục trưởng ủyquyền

- Văn bản do Phó Cục trưởng, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Tổ chức –Cán bộ ký phải gửi 01 bản để báo cáo Cục trưởng, trừ bản xác nhận sơ yếu lýlịch, phiếu chuyển đơn thư, giấy mời họp gửi các cơ quan hữu quan

- Văn bản phải được ký bằng bút mực xanh

- Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao

- Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

- Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Chánh Văn phòng CụcVTLTNN quyết định.

- Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật

có giá trị pháp lý như bản chính

- Bản sao chụp (photocopy hoặc in ấn từ bản số hóa) cả dấu và chữ ký củavăn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thôngtin, tham khảo

- Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan Cục những ý kiếnLãnh đạo Cục bút phê bên lề văn bản

2 Công tác quản lý văn bản.

Văn bản đi, văn bản đến ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyểngiao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến cóđóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượngkhẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) được đăng ký, trình và chuyểngiao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tụcphát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật)được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

và Quyết định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17/6/2014 ban hành Quy chế bảo vệ

bí mật nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

2.2 Công tác quản lý văn bản đến.

Văn bản đến là tất cả các văn bản được gửi đến các cơ quan tổ chức baogồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành,đơn thư…Tất cả các văn bản đến của Cơ quan Cục đều được quản lý theo trình

tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

* Tiếp nhận văn bản: Văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau:từ các cơquan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan dưới gửi đếnvà được chuyển quađường bưu điện, chuyển trực tiếp, chuyển qua Fax.v.v

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làmviệc, Văn thư Cơ quan Cục hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bảnđến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì vănbản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cầnthiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

- Đối với bản Fax hoặc bản được chuyển phát qua mạng Văn thư phải kiểmtra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, trong trường hợp cầnthiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến Nếu phát hiện có sai sót, phải kịpthời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính vàlàm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản Fax, bảnchuyển qua mạng)

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Bảo vệ cơ quantiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý

* Phân loạibóc bì văn bản đến

- Các bì văn bản đến được chia làm 02 loại:

+)Loại được bóc bì: đối với văn bản gửi tới cho cơ quan

+) Loại không được bóc bì: đối với gửi đích danh cá nhân và các tổ chứcđoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bìvăn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chungcủa cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại choVăn thư để đăng ký

- Những yêu cầu khi bóc bì:

Bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịpthời; không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không

làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; đối chiếu số,

ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến cókèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xácnhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp pháthiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; đối với đơn, thư khiếunại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặcnhững văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại

bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

* Đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được đóng dấu

“Đến”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đối với trường hợp cần thiết)

Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản Mẫu dấu đến của cơ quan:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨCSố:………

Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặcđơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ:03/01/11, 27/7/11, 31/12/11

Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể

cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cầnthiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

c) Chuyển

d) Lưu hồ sơ số

Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan

* Đăng ký văn bản đến:

- Văn bản đến được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản

- Văn bản mật đến được đăng ký bằng sổ riêng Nếu sử dụng hệ thống quản

lý văn bản trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặcmạng Internet

- Lập sổ đăng ký văn bản đến

Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Cơ quan Cục gồm có: Sổ đăng kývăn bản đến; Sổ đăng ký văn bản MẬT

2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Lãnh đạo Cục để xin ý kiếnphân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn được trình vàchuyển giao ngay sau khi nhận được

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Cơ quan Cục bổ sungthông tin vào ô nơi nhận văn bản của sổ đăng ký văn bản đến và chuyển văn bảnđến theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục

- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ

bí mật nội dung văn bản Hành ngày công chức phụ trách văn thư của các đơn vịnhận văn bản tại bộ phận Văn thư cơ quan Cục Người nhận văn bản phải kýnhận vào sổ chuyển giao văn bản đến

2.2.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Khi nhận được văn đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịpthời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo thời hạn yêu cầu của vănbản Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạngiải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước

Những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn phải giải quyết khẩn trương,kịp thời

- Khi trình Lãnh đạo Cục cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhânphải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cánhân

Đối với văn bản có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theophiếu giải quyết văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)

để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chứcxem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải đính kèm văn bản tham gia

ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, bao gồm những vănbản đến đã giải quyết và những văn bản đến chưa được giải quyết Những vănbản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết phải báo cáo Chánh Văn phòng.Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi,thu hồi hoặc trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

- Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục về tìnhhình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho cácđơn vị liên quan

2.3 Công tác quản lý văn bản đi.

Văn bản đi của Cơ quan Cục được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày, tháng,năm của văn bản;

- Đăng ký văn bản đi;

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi;

- Lưu văn bản đi

2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, thánh, năm của văn bản.

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót cần báo cáo với Chánh Văn phòng đểxem xét, giải quyết kịp thời

* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Ghi số của văn bản:

+) Tất cả văn bản đi của Cơ quan Cục được ghi số theo hệ thống số chung

do Văn thư thống nhất quản lý

+) Số đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31tháng 12 cùng năm đó

+) Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+) Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quychế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

+) Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệthống số riêng

- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản: Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bảnhành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư

số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính

* Văn bản đi mật được đánh số và đăng ký vào sổ riêng

2.3.2 Đăng ký văn bản đi.

Văn bản đi được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi trên máy vitính.Mục đích đăng ký là để quản lý tra tìm thống kế văn bản

* Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản

đi hành năm, hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Cơ quan Cục được chia làm baloại chính do Văn thư Cơ quan Cục thống nhất quản lý bao gồm: Sổ Văn bản đi,

Sổ Quyết định, Sổ Văn bản mật đi

* Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên máy vitính bằng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến của Cơ quan Cục

Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản hàng năm phảiđược in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.

* Nhân bản

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở sốlượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt

kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có danh sách các nơi nhận kèm theo

để lưu ở Văn thư

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc vănbản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổchức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội

dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

- Gìn giữ bí mật nội dung văn bản, nhân bản theo đúng thời gian quy định

- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Cục và được thựchiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định sô 33/2002/NĐ-CP ngày28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhànước và Quyết định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17/6/2014 của Cục VTLTNNban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước

* Đóng dấu cơ quan.Để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phíabên trái

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏtươi theo quy định

- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Phụ lục có một trang phải đóng dấu treovào góc trên bên trái trùm lên 1/3 tên cơ quan, đơn vị; phụ lục có từ hai trang trởlên phải đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của phụ lục, trùm lên mộtphần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan quản lý ngành

* Đóng dấu độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tạiĐiểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

-Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thuhồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

- Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠISAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bảnđược thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ

2.3.4 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

* Chuyển phát văn bản đi

- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hànhngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo

- Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNGKHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính

- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửivăn bản đi bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểmtra, ký nhận và đóng dấu vào sổ

Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ:

+) Bìa và trang đầu:

Nơi nhậnvăn bản

Số lượng bì Ký kiệu, dấu

bưu điện

Ghi chú

Cách ghi: