CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
3. Công tác Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, nếu chưa lập hồ sơ có nghĩa là công việc chưa hoàn thành.
3.1. Lập danh mục hồ sơ.
Hàng năm, sau khi Cục VTLTNN giao Kế hoạch công tác cho các đơn vị, Văn thư các đơn vị dựa trên cơ sở công việc được giao của từng công chức, lập danh mục hồ sơ của đơn vị mình và gửi về Văn thư Cơ quan Cục tổng hợp. Sauk hi tổng hợp xong Văn thư Cơ quan Cục gửi lại các Trưởn đơn vị rà soát lần cuối, để hoàn chỉnh, trình Lãnh đạo Cục ký ban hành.
Khi có điều chỉnh về Kế hoạch công tác của các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đơn vị nào có sự thay đổi, đơn vị đó tự điều chỉnh về danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mình (lập hồ sơ bổ sung), để thuận tiện cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3.2. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.
3.2.1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc.
* Mở hồ sơ.
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Cơ quan Cục và thực tế công việc được giao, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, công chức sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
- Hồ sơ được mở vào đầu năm.
* Thu thập văn bản vào hồ sơ.
- Đây là công đoạn được xemm là quan trọng nhất vì có thu thập thì hồ sơ mới hình thành đầy đủ.
- Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ. Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
* Kết thúc và biên mục hồ sơ.
- Khi kết thúc công việc, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ, khi lập hồ sơ công chức có trách nhiệm:
+) Kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần thiết ra khỏi hồ sơ.
+) Công chức sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản… Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu bang, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp va sắp xếp vào cuối hồ sơ. Một hồ sơ không dày quá 3 cm.
+) Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.
+) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ). Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).
- Biên mục hồ sơ: trình bày những thông tin cần thiết về nội dung, thành phần, đặc điểm những tài liệu trong hồ sơ lên tờ bìa hoặc vào một công cụ tra cứu theo nguyên tắc và phương pháp của khoa học lưu trữ:
+) Đánh số tờ;
+) Ghi mục lục;
+) Viết tờ kết thúc;
+) Viết bìa hồ sơ.
- Sau khi hoàn thiện hồ sơ công việc (bao gồm cả viết bìa, đánh số tờ và biên mục, viết chứng từ kết thúc hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) công chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục theo quy định.
Lưu trữ Cơ quan Cục có trách nhiệm tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ
3.2.2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập.
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
3.3. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục.
Hồ sơ sau khi được lập và đến hạn giao nộp thì cán bộ chuyên môn có trách nhiệm giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ Cơ quan theo quy định.
3.3.1. Trách nhiệm công chức.
Công chức hay cán bộ chuyên môn phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục theo thời hạn được quy định.
3.3.2. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu.
Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3.3.3. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
Hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên (bao gồm hồ sơ theo danh mục hồ sơ và hồ sơ bổ sung theo nhiệm vụ phát sinh, không có trong Danh mục hồ sơ), trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Hồ sơ nguyờn tắc được dựng làm căn cứ để theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc;
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
3.3.4. Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu.
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ Cơ quan Cục và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản.
3.4. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục.
3.4.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Cục.
Lãnh đạo Cục chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của Cục VTLTNN.
3.4.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng.
Tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Tổ chức và thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục.
3.4.3. Trách nhiệm của cán công chức (bộ chuyên môn).
Công chức các đơn vị chức năng có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu cho văn thư của đơn vị theo quy định. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ Cơ quan Cục được biết và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, thời hạn giữ lại không quá 02 năm.
Công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị công tác hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm của riêng và mang sang cơ quan, đơn vị khác.
Công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư của các đơn vị chức năng có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đi, văn bản đến tại phòng Văn thư của Cục và trình, chuyển giao văn bản cho lãnh đạo và công chức đơn vị mình; thu hồ sơ, tại liệu đã hoàn thành của đơn vị trước khi giao nộp vào Lưu trữ Cơ quan Cục.
3.4.4. Trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ.
Công chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn công chức các đơn vị chức năng lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục