CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
* Các văn bản do Cục ban hành:
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. Các hình thức văn bản chủ yếu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước:
- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), Nghị quyết (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Công văn.v.v.
Văn bản hành chính được quy định tại Điểm 2, Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, văn bản lưu hành nội bộ.
* Các văn bản do Văn phòng Cục ban hành bao gồm các văn bản hành chính thông thường, chủ yếu là Quyết định, Kế hoạch, Chương trình, Báo cáo, Công văn, Biên bản, Hợp đồng.v.v.
* Thể thức văn bản.
Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
*Nội dung soạn thảo văn bản.
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật trình các cấp có thẩm quyền ban hành được thực hiện theo quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Việc soạn thảo văn bản hành chính:
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Cục giao cho một đơn vị hoặc một công chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
- Đơn vị hoặc công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định giới hạn đối tượng, tên loại văn bản, hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thông tin liên quan; soạn thảo văn bản. Trong trường hợp dự thảo văn bản cần xin ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan thì phải đề xuất với Lãnh đạo Cục hoặc Trưởng đơn vị soạn thảo.
Việc trình duyệt dự thảo văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế làm việc của Cục VTLTNN. Dự thảo văn bản trình phải kèm theo Phiếu trình giải quyết công việc. Phiếu trình phải đánh số theo từng lần trình.
* Duyệt, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản.
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được phê duyệt, phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
- Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản và thể thức văn bản; ký nháy vào phần kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Cục ký ban hành, chữ ký nháy nhỏ, gọn.
Sau khi Trưởng đơn vị duyệt ký và nháy về nội dung thì văn bản được chuyển đến văn thư Văn phòng (Văn thư Cục) để trình Lãnh đạo Văn phòng duyệt và ký nháy về thể thức.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Cục VTLTNN; ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”. Trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng, ủy quyền cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành và ký nháy văn bản.
Văn bản sau khi được Lãnh đạo Văn phòng duyệt sẽ được trình lên Lãnh đạo Cục để duyệt và ký ban hành.
* Ký văn bản.
- Cục trưởng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.
- Phó Cục trưởng ký thay Cục trưởng các văn bản thuộc lĩnh vực được Cục trưởng phân công phụ trách.Khi Cục trưởng vắng mặt, Phó Cục trưởng ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Cục trưởng sau khi được Cục trưởng ủy quyền.
- Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Tổ chức – Cán bộ ký thừa lệnh các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị khi được Cục trưởng ủy quyền.
- Văn bản do Phó Cục trưởng, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Tổ chức – Cán bộ ký phải gửi 01 bản để báo cáo Cục trưởng, trừ bản xác nhận sơ yếu lý lịch, phiếu chuyển đơn thư, giấy mời họp gửi các cơ quan hữu quan.
- Văn bản phải được ký bằng bút mực xanh.
* Đính chính văn bản.
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản khác.
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản.
* Bản sao văn bản.
- Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.
- Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Chánh Văn phòng Cục VTLTNN quyết định.
- Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
- Bản sao chụp (photocopy hoặc in ấn từ bản số hóa) cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
- Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan Cục những ý kiến Lãnh đạo Cục bút phê bên lề văn bản.