CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
2. Công tác quản lý văn bản
2.1. Nguyên tắc chung.
Tất cả các văn bản đến, văn bản đi của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được quản lý tập trung tại Văn thư Cơ quan Cục để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, công chức, viên chức không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và Quyết định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17/6/2014 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2.2. Công tác quản lý văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các văn bản được gửi đến các cơ quan tổ chức bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, đơn thư…Tất cả các văn bản đến của Cơ quan Cục đều được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
* Tiếp nhận văn bản: Văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau:từ các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan dưới gửi đếnvà được chuyển qua đường bưu điện, chuyển trực tiếp, chuyển qua Fax.v.v.
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Cơ quan Cục hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Đối với bản Fax hoặc bản được chuyển phát qua mạng Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản Fax, bản chuyển qua mạng).
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Bảo vệ cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
* Phân loạibóc bì văn bản đến.
- Các bì văn bản đến được chia làm 02 loại:
+)Loại được bóc bì: đối với văn bản gửi tới cho cơ quan.
+) Loại không được bóc bì: đối với gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Những yêu cầu khi bóc bì:
Bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; đối chiếu số,
ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
* Đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được đóng dấu
“Đến”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đối với trường hợp cần thiết).
Dấu “Đến” được dúng rừ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu đến của cơ quan:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số:……….
ĐẾN Ngày:……….
Chuyển:………..
Lưu hồ sơ số:………
Cách ghi:
a) Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ:
03/01/11, 27/7/11, 31/12/11.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
c) Chuyển
d) Lưu hồ sơ số
Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan.
* Đăng ký văn bản đến:
- Văn bản đến được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản.
- Văn bản mật đến được đăng ký bằng sổ riêng. Nếu sử dụng hệ thống quản lý văn bản trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
- Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Cơ quan Cục gồm có: Sổ đăng ký văn bản đến; Sổ đăng ký văn bản MẬT.
2.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Lãnh đạo Cục để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Cơ quan Cục bổ sung thông tin vào ô nơi nhận văn bản của sổ đăng ký văn bản đến và chuyển văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản. Hành ngày công chức phụ trách văn thư của các đơn vị nhận văn bản tại bộ phận Văn thư cơ quan Cục. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến.
2.2.3. Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Khi nhận được văn đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo thời hạn yêu cầu của văn bản. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn phải giải quyết khẩn trương, kịp thời.
- Khi trình Lãnh đạo Cục cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo
phiếu giải quyết văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải đính kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, bao gồm những văn bản đến đã giải quyết và những văn bản đến chưa được giải quyết. Những văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết phải báo cáo Chánh Văn phòng.
Đối với văn bản đến cú dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cú trỏch nhiệm theo dừi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
- Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
2.3. Công tác quản lý văn bản đi.
Văn bản đi của Cơ quan Cục được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đăng ký văn bản đi;
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);
- Làm thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, thánh, năm của văn bản.
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót cần báo cáo với Chánh Văn phòng để xem xét, giải quyết kịp thời.
* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Ghi số của văn bản:
+) Tất cả văn bản đi của Cơ quan Cục được ghi số theo hệ thống số chung do Văn thư thống nhất quản lý.
+) Số đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm đó.
+) Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+) Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+) Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản: Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Văn bản đi mật được đánh số và đăng ký vào sổ riêng.
2.3.2. Đăng ký văn bản đi.
Văn bản đi được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi trên máy vi tính.Mục đích đăng ký là để quản lý tra tìm thống kế văn bản.
* Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hành năm, hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Cơ quan Cục được chia làm ba loại chính do Văn thư Cơ quan Cục thống nhất quản lý bao gồm: Sổ Văn bản đi, Sổ Quyết định, Sổ Văn bản mật đi.
* Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến của Cơ quan Cục.
Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản hàng năm phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
* Nhân bản.
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có danh sách các nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
- Gìn giữ bí mật nội dung văn bản, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Cục và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định sô 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Quyết định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17/6/2014 của Cục VTLTNN ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước.
* Đóng dấu cơ quan.Để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đúng phải rừ ràng, ngay ngắn, đỳng chiều và đỳng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo. Phụ lục có một trang phải đóng dấu treo vào góc trên bên trái trùm lên 1/3 tên cơ quan, đơn vị; phụ lục có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
* Đóng dấu độ khẩn, mật.
- Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
-Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.3.4. Thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi.
* Thủ tục phát hành văn bản đi.
Văn thư phải tiến hành các công việc sau đây khi phát hành văn bản.
- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
* Chuyển phát văn bản đi.
- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ:
+) Bìa và trang đầu:
………..(1)………
……….(2)……….
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Năm:……(3)…..
Từ ngày…..đến ngày…..(4)….
Quyển số:…..(5)….
+) Phần đăng ký bên trong:
Ngày chuyển
Số, ký hiệu văn bản
Nơi nhận văn bản
Số lượng bì Ký kiệu, dấu bưu điện
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)