MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 5 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN 7 1. Chức năng: 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 3. Cơ cấu tổ chức: 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 9 2.1. Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1. 9 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 9 2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 11 2.2. Thực trạng tình hình công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1. 12 2.2.1. Cơ sở khoa học. 14 2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư. 15 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 31 1.ƯU ĐIỂM 31 2.NHƯỢC ĐIỂM 31 3. CÁC NỘI DUNG ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP. 32 C. KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC .1 LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC .5 I.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN Chức năng: .7 Nhiệm vụ, quyền hạn: .7 Cơ cấu tổ chức: CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Công tác Văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số 2.1.1 Tình hình cán làm công tác Văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số 2.1.2 Công tác đạo công tác Văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số 11 2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số 12 2.2.1 Cơ sở khoa học 14 2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư 15 CHƯƠNG III: 31 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 31 1.ƯU ĐIỂM 31 2.NHƯỢC ĐIỂM 31 CÁC NỘI DUNG ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP 32 C KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư việc đảm bảo văn gắn liền với hoạt động đạo điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư, có làm tốt hay không, công tác Văn thư ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, công tác văn thư trọng tâm đổi Là sinh viên chuyên nghành văn thư niên khóa 2012 – 2015 chuyên nghành nhà trường tạo điều kiện cho thực tế học tập với thời gian thực tập từ ngày 03/02/2015 đến 24/4/2015 quan, tổ chức, công tác văn thư – lưu trữ Với môi trường làm việc rộng lớn, không đơn vị nghiệp nhà nước, tổ chức trị - xã hội mà tiếp xúc với khối doanh nghiệp, tổ chức trị - xã hội khác Đây hội vô to lớn để chúng em hiểu biết thêm, nắm vai trò, kỹ cán văn phòng tương lai, đúc kết kinh nghiệm từ sống công việc để tránh vấp váp không đáng có trường nội dung quan trọng chương trình đào tạo sinh viên hệ cao đẳng ngành văn thư – lưu trữ Trường, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán thực hành có lý luận thời gian thực tập không nhiều đủ sinh viên củng cố lại kiến thức áp dụng vào thực tế quan theo phương châm “ Lý luận gắn liền với thực tiễn “ “ Học đôi với hành” Bên cạnh giúp cho sinh viên tiếp xúc với công việc thực tế làm quen với cách làm việc quan tạo điều kiện cho công việc sau So sánh lý luận thực tiễn có tách rời không, tạo kỹ làm việc khoa học Thông qua thực tập sinh viên chuẩn bị tốt cho kỳ thi tốt nghiệp tới, biết vận dụng lý thuyết để tạo kỹ thực hành, nâng cao tay nghề tới, biết vận dụng lý thuyết để tạo kỹ thực hành, nâng cao tay nghề sau trường hoàn thành tốt công việc giao Sau trình liên hệ địa điểm thực tập em vinh dự thực tập Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Tổ chức – hành trường Cao đẳng Xây dựng số 1, em thực tập môi trường làm việc chuyên nghiệp, đại, quy củ đòi hỏi sáng tạo, động sở đề cương hướng dẫn thực tập tốt nghiệp thầy cô giáo Khoa văn thư Em có điều kiện va chạm, tiếp xúc với thực tế, thực hành nghiệp vụ chuyên môn cungc tham gia xử lý tình huống, hoạt động Góp phần nâng cao trình độ than, hoàn thiện kỹ năng, vận dụng lý thuyết vào thực hành, xây dựng cho phong cách làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp, nâng cao ý thức nghề nghiệp, văn hóa công sở để từ hoàn thành tốt tập tốt nghiệp Qua nghiên cứu khảo sát thực tế thực tập phòng Tổ chức Hành trường Cao đẳng Xây dựng số 1, em xin trình bày báo cáo gồm bố cục chương: CHƯƠNG I: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức CHƯƠNG II: Thực trạng công tác văn thư quan, tổ chức CHƯƠNG III: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, kiến nghị Bài báo cáo sản phẩm trình thực tập e trường Cao đẳng Xây dựng số Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thân nhiều hạn chế, việc sâu vào tìm hiểu đánh giá công tác văn thư chưa thể đầy đủ sâu sát Mặc dù có tinh thần học hỏi cao, ý thức kỷ luật tốt, nhiên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, khiếm khuyết Em kính mong thầy cô giáo xem xét, đánh giá, cho ý kiến góp ý, bổ sung chỉnh sửa để em hoàn thành tốt báo cáo Đồng thời giúp em có nhìn khái quát toàn diện hơn, hoàn thiện kỹ công tác văn thư cách tốt có thể, để em tự tin bắt tay vào công việc sau trường Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau năm miệt mài học tập giảng đường trường Đại học Nội vụ Hà Nội, chúng em dạy dỗ, bảo tận tình thầy giáo, cô giáo trường việc tạo điều kiện tốt để chúng em va chạm, cọ sát với thực tế, thực tập quan mà liên hệ Chúng em có thêm kinh nghiệm, tiền đề cần thiết để chuẩn bị cho bước tiến tương lai Em xin gửi tới thầy cô giáo lòng biết ơn chân thành nhất, cảm phục lòng yêu nghề, yêu trò thầy cô giáo, thầy cô cống hiến hết tri thức, tuổi trẻ, dìu bước lớp lóp sinh viên Chúng em trang bị kiến thức sách bản, hoàn thiện, nâng cao kiến thức, hành trang cần thiết để bước vào đời học răn dạy, định hướng học thành tài mà học thành người có ích cho xã hội Các thầy cô bên cạnh che chở, động viên, khích lệ, tạo điều kiện để chúng em có hội học tập phát huy lực khả Quá trình thực tập chứng tỏ cho chúng em thấy “Học phải đôi với hành”, “Lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn” lý thuyết kiến thức bản, chung để áp dụng cho quan, mà thực tế quan khác lại có đòi hỏi, yêu cầu khác Việc tạo điều kiện thực tập giúp cho chúng em tránh bỡ ngỡ sau rời ghế nhà trường học hỏi kinh nghiệm từ thực tế công việc, sống, bước đầu thiết lập mối quan hệ xã hội Qua đó, chúng em có hội giao lưu, học hỏi nâng cao ý thức, tri thức, trình độ, hiểu biết Em xin chân thành cảm ơn tập thể cán nhân viên Phòng Tổ chức Hành Trường Cao đẳng Xây dựng số nói chung thầy Vũ Đình Dịu – Trưởng phòng, cô Lương Sơn Thủy – phó trưởng phòng nói riêng bảo nhiệt tình, giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Thời gian thực tập phòng Tổ chức - Hành không dài giúp đỡ nhiệt tình thầy, cô đặc biệt cô Lương Sơn Thủy tạo Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điều kiện tốt giúp đỡ em việc thu thập tài liệu, sát vào thực tế Nhờ đó, em học hỏi thêm nhiều điều bổ ích kinh nghiệm công việc, nhận thức đắn công tác văn thư Bên cạnh đó, em có điều kiện quan sát, học tập tác phong, thái độ làm việc, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm công việc người cán văn phòng bảo thêm kỹ giao tiếp, tạo mối quan hệ có hội vận dụng kiến thức học tập vào thực tế để nâng cao trình độ chuyên môn thân Đó hành trang quý báu để em thêm mạnh dạn, tự tin, vững vàng bước tiếp đường chọn hình thành em lòng yêu nghề, yêu ngành, yêu công việc niềm tin với hy vọng mãnh liệt sống cống hiến cho công cải cách hành chính, đổi đất nước Để có kinh nghiệm, hiểu biết, đồng thời để có báo cáo sâu sắc đầy đủ, em không ngừng cố gắng, với tinh thần ham học hỏi, kien trì, nhẫn nại, rèn luyện tinh thần ý thức thân Cùng với giúp đỡ tận tình thầy cô giáo trường Cao đẳng Xây dựng số cán bộ, chuyên viên phòng Tổ chức - Hành chính- trường Cao đẳng Xây dựng số nhiên thời gian có hạn hạn chế từ phía cá nhân em, nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, nhầm lẫn vậy, em kính mong thầy cô giáo bạn tham gia đóng góp ý kiến, chỉnh sửa bổ sung hạn chế tồn tại, để em hoàn thành tốt báo cáo Giúp em củng cố, trang bị kiến thức, có nhìn khái quát, hệ thống, toàn diện dắn công tác Văn thư – lưu trữ cách sâu sắc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên Đoàn Thị Thêu Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH Trường Cao đẳng Xây dựng số - CTC1 thành lập theo Quyết định số 128/QĐ- TTg ngày 28/5/1999 Thủ tướng Chính phủ, sở trường Trung học Xây dựng số - Trường Kỹ thuật ngành Xây dựng thành lập theo Quyết định số 31/CP ngày 15/7/1958 Tiền thân trường Trung học Xây dựng số trường Cao đẳng giao thông công (1947) Trong suốt 55 năm qua, Trường nhận quan tâm toàn diện, sâu sắc Bộ Xây dựng, Bộ Giáo dục & Đào tạo, Ban ngành doanh nghiệp… Với truyền thống đoàn kết, tinh thần tự lực, tự cường, tập thể giáo viên, cán CNV nhà trường chủ động, sáng tạo, đầu vượt khó, vững bước vươn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao, nghiên cứu khoa học phục vụ phát triển kinh tế, đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp CNH - HĐH Đảng Nhà nước Thực chủ trương, đường lối đổi Đảng giáo dục - đào tạo, nhiệm vụ Ngành năm qua nhà trường không ngừng phấn đấu lĩnh vực giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập, quản lý phục vụ Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường đặc biệt trọng tới vấn đề nâng cao chất lượng đào tạo, chuẩn hoá đa dạng hoá chương trình đào tạo, phương pháp giảng dạy, thường xuyên cập nhật tiến kỹ thuật vào nội dung giảng dạy đáp ứng kịp thời cho phát triển Ngành xã hội Nhà trường trực tiếp đào tạo 60.000 cán kỹ thuật công nhân kỹ thuật, phối hợp với trường Đại học Xây dựng, Học viện Tài - Kế toán đào tạo hàng ngàn kỹ sư xây dựng, kỹ sư cấp thoát nước & môi trường, cử nhân kế toán Học sinh, sinh viên sau tốt nghiệp tuyển dụng nắm giữ nhiệm vụ quan trọng quan quản lý xây dựng, đô thị, doanh nghiệp, sở đào tạo công trình lớn miền đất nước Trải qua 55 năm phấn đấu xây dựng trưởng thành, với đóng góp quan trọng việc đào tạo nguồn nhân lực, cán kỹ thuật chuyên gia giỏi cho phát triển ngành xây dựng cho đất nước, Nhà trường Chủ tịch Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng danh hiệu cao quý Anh Hùng lao động (2008) nhiều phần thưởng cao quý khác như: Huân chương độc lập hạng Ba (2006); Huân chương Lao động Hạng Nhất (2003), Huân chương Lao động Hạng Nhì (1998), Huân chương Lao động Hạng Ba (1961,1976,1979); Nhiều khen cờ thưởng Thủ tướng Chính phủ, Bộ Xây dựng, Bộ Giáo dục đào tạo, phần thưởng cao quý vinh dự cán bộ, giảng viên, viên chức học sinh, sinh viên toàn Trường Đặc biệt, kỷ niệm 55 năm thành lập Trường, nhà trường vinh dự Nhà nước phong tặng Huân chương Độc lập hạng Nhì (2013) Để xứng đáng với niềm tin Đảng, Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Giáo dục đào tạo nhân dân, Trường Cao đẳng Xây dựng số - CTC1 tâm xây dựng phát triển trường trở thành Trường Đại học Công nghệ Xây dựng, đào tạo đa cấp, đa ngành đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội đào tạo nguồn nhân lực ngành Xây dựng góp phần vào nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước thời gian sớm II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng: - Đào tạo cán kỹ thuật, nghiệp vụ bậc cao đẳng, trung học chuyên nghiệp công nhân kỹ thuật, bồi dưỡng cán quản lý ngành xây dựng phục vụ nhu cầu nhân lực cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng - Nghiên cứu thực nghiệm khoa học - công nghệ tư vấn, đầu tư xây dựng, phục vụ đào tạo theo quy định pháp luật Nhiệm vụ, quyền hạn: Căn đường lối, sách chủ trương Đảng Nhà nước, nhu cầu phát triển kinh tế, an ninh, quốc phòng, tiến hành xây dựng trình Bộ Xây dựng, phê duyệt mục tiêu chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, nội dung đào tạo ngành, nghề Bộ Xây dựng giao cho trường đào tạo Tổ chức thực đào tạo cán kỹ thuật, nghiệp vụ có trình độ cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật thuộc nghề xây dựng Bộ Xây dựng giao, đảm bảo chất lượng đào tạo toàn diện Tổ chức bồi dưỡng đào tạo lại cho cán ngành xây dựng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với ngành, nghề đào tạo trường Tổ chức triển khai nghiên cứu ứng dụng tiến khoa học - công nghệ tiên tiến, kết nghiên cứu đạt chất lượng cao, phục vụ lao động sản xuất kinh doanh ngành xây dựng Tổ chức dịch vụ tư vấn đầu tư, thiết kế, thi công xây dựng, chuyển giao công nghệ chuyên ngành xây dựng, dịch vụ sản xuất, dịch vụ phục vụ sinh viên - học sinh theo quy định pháp luật Phát triển quan hệ hợp tác liên kết với sở đào tạo, nghiên cứu sản xuất kinh doanh nước, bồi dưỡng cán nghiên cứu khoa học dể thực có hiệu nhiệm vụ đào tạo Bộ Xây dựng giao Cơ cấu tổ chức: a Ban giám hiệu b Các phòng chức năng: phòng - Phòng Đào tạo; Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phòng Nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế; - Phòng Tổ chức - Hành chính; - Phòng Kế toán - Tài chính; - Phòng Công tác học sinh, sinh viên; - Phòng Quản trị đời sống; - Phòng Khảo thí đảm bảo chất lượng; - Phòng thí nghiệm c Các khoa: khoa - Khoa Xây dựng; - Khoa quản lý Xây dựng; - Khoa Kế toán - Tài chính; - Khoa Cơ bản; - Khoa Cấp thoát nước môi trường; - Khoa Đào tạo nghề; - Khoa Lý luận trị d Các trung tâm: trung tâm - Trung tâm Ngoại ngữ; - Trung tâm Tin học; - Trung tâm Tư vấn xây dựng; - Trung tâm Giaos dục thường xuyên; - Trung tâm Dịch vụ Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Công tác Văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số Công tác Văn thư trường có cách quản lý khác Đối với trường Cao đẳng Xây dựng số công tác Văn Thư lãnh đạo quan tâm hướng dẫn, đạo theo quy định Nhà nước thẩm quyền nhìn chung công tác Văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số tương đối tốt.Tuy mặt hạn chế xong công tác Văn thư góp phần giúp trường giải công việc diễn hàng ngày theo chức năng, nhiệm vụ phân công.Công tác Văn thư có vai trò quan trọng máy hoạt động trường Cao đẳng Xây dựng số cán Văn thư cần phải nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn để cho phù hợp với thực tế đáp ứng nhu cầu xã hội Công tác văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số tổ chức theo hình thức văn thư tập trung vào đầu mối Giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệu thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng quy trách nhiệm dễ dàng 2.1.1 Tình hình cán làm công tác Văn thư trường Cao đẳng Xây dựng số Cán làm công tác văn thư người có trách nhiệm thực khâu nghiệp vụ công tác Văn thư, họ tồn hai tố chất: Năng lực chuyên môn phẩm chất trị Văn phòng trường Cao đẳng Xây dựng số xếp đội ngũ cán nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện trường Cao đẳng Xây dựng số có 01 nhân viên Văn thư chuyên trách có nhiệm vụ thực khâu nghiệp vụ văn thư cho quan Cán làm công tác văn thư phải kiêm công tác lưu trữ Vì mà công tác văn thư cán văn thư bận rộn Để hỗ trợ công tác này, quan bố trí phòng làm việc cho công tác văn thư rộng rãi, thoáng mát tầng trụ sở quan, gần bên lối vào, thuận lợi cho việc giao, nhận hồ sơ tài liệu, tiếp nhận Sinh viên: Đoàn Thị Thêu CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC : BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN PHỤ LỤC : SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN PHỤ LỤC : SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN PHỤ LỤC : SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI PHỤ LỤC : SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI PHỤ LỤC : BÌ VĂN BẢN PHỤ LỤC : CÁC LOẠI DẤU CỦA TRƯỜNG THPT XUÂN ĐỈNH Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 20-25 mm 11 5b 5a 9a 10a 12 15-20 mm 10b 30-35 mm 7a 9b 13 7c 7b 14 20-25 mm Ghi chú: Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ô số 5a 5b 7a, 7b, 7c 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 : : : : : : : : : : : : : : : : : Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung công văn hành Nội dung văn Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297 mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ đây: ……….(1)………… ……… (2)………… SỔ ĐẰNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…(3)… Từ ngày….đến ngày…(4)… Từ số…….đến số …(5)… Quyển số Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có ); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sở đơn vị ); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự cuả sổ; Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mmm x 297 mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau: Ngày Số đến đến Tác giả Số, ký Ngày hiệu tháng trích yếu người nhận nhận nội dung Tên loại Đơn vị Ký Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến ghi theo ngày tháng ghi dấu đến Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu đến Cột 3: Tác giả Ghi tên quan, tor chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn thư Cột 4: Số, ký hiệu, ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày, tháng Ghi ngày tháng năm văn đến ngày tháng năm đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước Cột 6: Tên loại văn trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn ghi tên loại) văn đến trích yếu nội dung Trường hợp văn đến trích yếu phải tóm tắt trích yếu văn Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi rõ tên đơn vị cá nhân nhận văn Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến theo ý kiến phân phối ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi điều cần thiết Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến có bổ sung thêm cột “mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN 1.Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước:210mm x 297 mm 148 mmx 210 mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày theo minh họa hình vẽ đây: ……….(1)………… ……… (2)………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…(3)… Từ ngày….đến ngày…(4)… Từ số…….đến số …(5)… Quyển số Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có ); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sở đơn vị ); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự cuả sổ; Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký chuyển giao văn đến Phần đăng ký chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mmm x 297 mm), theo chiều dài (297 mm x 210 mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển, ghi theo ngày, tháng chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1.2 phải thêm số đằng trước Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu đến Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân người nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi chú: ghi điều cần thiết Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường), có bổ sung thêm cột “mức độ mật” sau cột “Số đến” PHỤ LỤC Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, chí khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” b) Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mmm x 297 mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số ký Ngày Tên loại hiệu văn tháng văn trích yếu bản nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Số Đơn vị lượng người lưu văn Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Số ký hiệu văn Ghi số kí hiệu văn Cột 2: Ngày tháng văn Ghi ngày tháng văn bản; ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số trước, Cột 3: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại trích yếu nội dung văn bản, công văn không ghi tên loại, số văn có tên loại có kèm theo tên quan chức vụ cử người đầu nên ghi đầy đủ) Cột 4: Người ký Ghi tên người ký văn Cột 5:Ghi tên quan cá nhân nhận văn Cột 6: Ghi số lượng văn ban hành Cột 7: Ghi rõ tên đơn vị người lưu văn Cột 8: Ghi điều cần thiết Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật gióng sổ đăng ký văn (loại thường) có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” PHỤ LỤC SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn phải in sẵn, kích thước:210mm x 297 mm 148 mmx 210 mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày theo minh họa hình vẽ đây: ……….(1)………… ……… (2)………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm: 20…(3)… Từ ngày….đến ngày…(4)… Từ số…….đến số …(5)… Quyển số Ghi chú: Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có ); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sở đơn vị ); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự cuả sổ; Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mmm x 297 mm), theo chiều dài (297 mm x 210 mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau Ngày chuyển Số, kí hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển, ghi theo ngày, tháng chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1.2 phải thêm số đằng trước Cột 2: Số, ký hiệu văn Ghi số kí hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan tổ chức đơn vị nhân khác Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi chú: ghi điều cần thiết Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến giống sổ Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đăng ký văn đến (loại thường), có bổ sung thêm cột “mức độ mật” sau cột “Số đến” Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC BÌ VĂN BẢN Mẫu bì văn a) Hình dạng kích thước Bì in sẵn, có hình chữ nhật, kích thước tối thiểu loại bì thông dụng cụ thể sau: - Loại 307mm x220mm: dùng cho văn trình bày giấy A4 vào bì dạng nguyên khổ giấy - Loại 220mm x158mm: dùng cho văn trình bày giấy A4 vào bì dạng gấp làm hai phần khổ giấy - Loại 220mm x109mm: dùng cho văn trình bày giấy A4 vào bì dạng gấp phần - Loại 158mm x115mm: dùng cho văn trình bày giấy A4 vào bì dạng gấp phần b) Mẫu trình bầy Mẫu trình bầy minh học hình vẽ (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC:……………………… (2) ĐT: ……………………… (3) E-Mail:………… Website…(4) Số: …………….(5)……… Kính gửi: …………………… (6)…… …… .……………….(7)………………… ……………………………………… Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan tổ chức (3):Số điện thoại, số fax (4): Địa E-Mail, Website quan tổ chức có (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức, đơn vị, nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức, đơn vị, nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan tổ chức có./ Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP Kính gửi: - Ban giám hiệu Trường CĐXD số - Phòng Tổ chức - Hành Tôi tên là: Chức vụ: Đơn vị công tác: Nay, làm đơn xin đề nghị lãnh đạo nhà trường cho nghỉ phép + Lý do: Tôi bàn giao lại công việc cho đồng chí Kính mong nhà trường xem xét chấp thuận Trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày Ý kiến trưởng đơn vị có liên quan tháng năm 201 Người làm đơn PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH HIỆU TRƯỞNG Sinh viên: Đoàn Thị Thêu Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6