Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Trường tiểu học an đạo

MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 B PHẦN NỘI DUNG 5 Chương I: Giới thiệu vài nét về Trường Tiểu học An Đạo 5 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học An Đạo 5 1.1.1 Vài nét về lịch sử 5 1.1.2 Vị trí và chức năng 5 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trường Tiểu học An Đạo 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC AN ĐẠO 9 2.1 Hoạt động quản lý 9 2.1.1 Công tác văn thư tại Trường Tiểu học An Đạo 9 2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Trường Tiểu học An Đạo 10 2.1.3 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13 2.2.1.1 Tình hình ban hành văn bản 13 2.2.1.2 Thủ tục thẩm quyền ban hành văn bản 14 2.2.1.3 Thẩm quyền ký văn bản trong cơ quan 14 2.2.1.4 Số lượng các văn bản ban hành trong một năm 15 2.2.1.5 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16 2.2.1.6 Quy trình soạn thảo văn bản 23 2.2.1.7 Đánh máy văn bản 24 2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi của trường Tiểu học An Đạo 25 2.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 31 2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của trường Tiểu học An Đạo 35 2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của trường Tiểu học An Đạo 39 2.2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 40 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TÂP TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC AN ĐẠO; ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 41 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 41 3.1.1 Đóng dấu văn bản 41 3.1.2 Trình ký văn bản 41 3.1.3 Đăng ký văn bản đi, đến 41 3.1.4 Đánh máy 41 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của trường Tiểu học An Đạo 42 3.3 Một số kiến nghị 42 3.3.1 Kiến nghị đối với trường Tiểu học An Đạo 42 3.3.2 Kiến nghị đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43 C – KẾT LUẬN 45 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A - PHẦN MỞ ĐẦU 1

B - PHẦN NỘI DUNG 5

Chương I: Giới thiệu vài nét về Trường Tiểu học An Đạo 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học An Đạo 5

1.1.1 Vài nét về lịch sử 5

1.1.2 Vị trí và chức năng 5

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trường Tiểu học An Đạo 8

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC AN ĐẠO 9

2.1 Hoạt động quản lý 9

2.1.1 Công tác văn thư tại Trường Tiểu học An Đạo 9

2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Trường Tiểu học An Đạo 10

2.1.3 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 11

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13

2.2.1.1 Tình hình ban hành văn bản 13

2.2.1.2 Thủ tục thẩm quyền ban hành văn bản 14

2.2.1.3 Thẩm quyền ký văn bản trong cơ quan 14

2.2.1.4 Số lượng các văn bản ban hành trong một năm 15

2.2.1.5 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16

2.2.1.6 Quy trình soạn thảo văn bản 23

2.2.1.7 Đánh máy văn bản 24

2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi của trường Tiểu học An Đạo 25

2.3.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 31

2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của trường Tiểu học An

Đạo 35

2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của trường Tiểu học An Đạo 39

2.2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.40 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TÂP TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC AN ĐẠO; ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 41

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 41

3.1.1 Đóng dấu văn bản 41

3.1.2 Trình ký văn bản 41

3.1.3 Đăng ký văn bản đi, đến 41

3.1.4 Đánh máy 41

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của trường Tiểu học An Đạo 42

3.3 Một số kiến nghị 42

3.3.1 Kiến nghị đối với trường Tiểu học An Đạo 42

3.3.2 Kiến nghị đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43

C – KẾT LUẬN 45 PHỤ LỤC

A - PHẦN MỞ ĐẦU

" Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt giúp cho cán bộ lãnhđạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giảiquyết công việc không đúng " Đó là lời chỉ dạy của Bác Hồ lúc sinh thời vềcông tác văn phòng Lời chỉ dạy của Người ở đây muốn nói tới tầm quan trọngcủa văn phòng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị Văn phòng có chứcnăng như: giúp việc điều hành của lãnh đạo, thông tin đến các đơn vị những nộidung chỉ đạo của lãnh đạo, đồng thời đề nghị các đơn vị thực hiện công việcđúng tiến độ, thời gian và đảm bảo chất lượng; tham mưu, tổng hợp giúp lãnhđạo thu thập, xử lý các thông tin, ban hành các quyết định quản lý phù hợp vớitình hình thực tiễn của đơn vị, của Ngành Vậy tại sao tôi lại nhắc tới văn phòngđầu tiên? Sở dĩ vậy bởi vì công tác Văn thư - Lưu trữ chính là một bộ phận củacông tác văn phòng, nó là một bộ phận lớn và thiết yếu tại mỗi cơ quan, tổ chứcbất kỳ Có thể so sánh và khẳng định công tác Văn thư - Lưu trữ như "huyếtmạch" của công tác văn phòng, là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơquan tổ chức kể từ ngày thành lập

Như chúng ta đã biết công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong số nhữngcông tác tồn tại song song với chiều dài lịch sử Việt Nam, công tác này đóng vaitrò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của mỗi quốc gia,mỗi dân tộc; là công cụ đắc lực phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của bộ máy cơquan, đơn vị Với sự phát triển như vũ bão của nền khoa học công nghệ thôngtin thì công tác Văn thư - Lưu trữ đã, đang và sẽ có những bước phát triển,những bước ngoặt đáng kể để luôn luôn khẳng định được đây là một vị trí khôngthể thiếu trong các cơ quan Đảng, Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, cácđơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trangnhân dân

Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưutrữ, ngày18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng phủ thủ tướng đã ban hành Quyếtđịnh số 109/TB về việc thành lập trường Trung học Lưu trữ TWI nay là trườngĐại học Nội Vụ Hà Nội với nhiệm vụ:

Đào tạo cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp Văn thư - Lưu trữ.

Bồi dưỡng, huấn luyện chuyên mon nghiệp vụ cho cán bộ, công chức,viên chức đang làm công tác Văn thư - Lưu trữ cho các cơ quan Nhà nước

Sau hơn 40 năm thành lập và phát triển, trường đã có những bước tiếnnhảy vọt về chuyên môn đào tạo Nhà trường đã không ngừng đổi mới phươngthức dạy và học; từ đó đã cung cấp cho đất nước một đội ngũ cán bộ, nhân viênVăn thư - Lưu trữ ưu tú ở tất cả các loại hình cơ quan góp phần không nhỏ chocông cuộc đổi mới công tác Văn thư - Lưu trữ hiện nay

Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, qua quá trình học tập tôi đã phần nào hiểu được tầm quan trọng củacông tác Văn thư - Lưu trữ dưới sự dạy bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáotrong nhà trường Nói một cách đơn giản, công tác Văn thư - Lưu trữ là công tácchuyên môn không thể thiếu được trong bộ máy của mỗi cơ quan, là nơi tiếpnhận xử lý thông tin chỉ đạo nhanh nhất, là bộ máy giúp việc cho Văn phòng vàthủ trưởng cơ quan trong việc điều hành lãnh đạo

-Thực hiện phương châm "Học đi đôi với hành", "Lý luận phải gắn liền vớithực tiễn", để tạo cơ sở vững chắc cho việc vận dụng những kiến thức đã họcvào thực tế và để cho sinh viên không bỡ ngỡ khi vận dụng những kiến thứcđóvào thực tiễn công việc sau khi ra trường trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổchức cho sinh viên lớp Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ K6 đi thực tập ở các cơ quan

từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015

Thực hiện kế hoạch của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và được sự tiếpnhận của Ban giám hiệu Trường Tiểu học An Đạo - Huyện Phù Ninh - Tỉnh PhúThọ tôi đã về thực tập tại cơ quan theo đúng thời gian ghi trong Quyết định

Từ nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ tại TrườngTiểu học An Đạo, trong báo cáo này tôi xin trình bày về nội dung công tác vănthư tại nhà trường Tôi chọn nội dung này để viết bởi qua những gì đã được trảinghiệm trong đợt kiến tập trước đó tôi thấy rằng mình còn nhiều thiếu xót khikhai thác công tác văn thư lưu trữ tại Trường Tiểu học An Đạo, và đây là cơ hội

để tôi khai thác tiếp cũng như bổ sung những gì thiếu xót,chưa chính xác Hơn

nữa đây cũng là nội dung mà tôi cảm thấy kiến thức của mình có độ sâu hơn và

có sự cọ xát nhiều hơn Một lý do nữa đó là tôi muốn một bài báo cáo khai thácđược nhiều khía cạnh, nhiều nghiệp vụ; bởi vậy tôi chọn nội dung văn thư thay

vì chọn nội dung lưu trữ Nếu chọn viết về nội dung lưu trữ ở một trường tiểuhọc tôi nghĩ rằng sản phẩm của mình sẽ không chuyên sâu và thiếu tính thực tế

Sau gần 2 tháng thực tập tại cơ quan mình, từ những kiến thức đã đượclĩnh hội từ sự chỉ bảo ân cần, tỉ mỉ của các thầy cô giáo áp dụng vào thực tếcông tác văn thư trong nhà trường tôi đã giải quyết công việc được giao mộtcách nhanh chóng, khẩn trương và chính xác, đặc biệt là có tính khoa học cao

Về mặt tinh thần, tôi đã mạnh dạn hơn, tự tin hơn mỗi khi làm việc; ngày càngthấy yêu và trân quý nghề mà mình đang theo học.Cũng trong khoảng thời gianthực tập này, từ thực tế công việc và lý thuyết được học tôi đã học hỏi đượcnhiều điều cho bản thân cũng như tích lũy được nhiều kinh nghiệm bổ ích trongcông việc và cuộc sống Với việc tiếp thu và bổ sung nhiều kiến thức từ việc ápdụng kiến thức lý luận vào thực tế, tôi đã có cái nhìn sâu sắc hơn về nội dungnghiệp vụ trong công tác của mình và có thêm niềm tin vào ngành nghề mình đãlựa chọn

Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn có một số khó khăn như: thờigian thực tập còn ngắn chưa đủ để hoàn thành tốt những công việc chuyên mônhay một số môn học trong nhà trường chưa thể áp dụng được trong quá trìnhthực tập, một số công việc được giao chưa phù hợp với nội dung chuyên ngành

vì kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế và đặc biệt là sự chỉ đạo của cơ quan chủquản về việc áp dụng những quy định mới trong công tác văn thư đối với cơquan giáo dục là chưa thường xuyên, chưa có tính cập nhật nên khi áp dụngnghiên cứu lý luận vào thực tế còn gặp nhiều khó khăn bởi lãnh đạo còn thấykhó khăn, chưa muốn thay đổi

Để hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Trường Tiểu học An Đạotôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong khoa Vănthư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tôi xin trân trọng cảm ơn quýthầy cô!

Xin bày tỏ sự cám ơn tới Ban giám hiệu cùng toàn thể các cán bộ giáoviên, công nhân viên của nhà trường nói chung và cán bộ văn thư của nhàtrường nói riêng đã cung cấp thông tin, hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành tốtnội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp này.

Bài báo cáo của tôi còn nhiều hạn chế, kính mong nhận được sự nhận xét,đánh giá thiết thực từ các thầy cô giáo để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

An Đạo, ngày 20 tháng 4 năm 2015

Người thực hiện Sinh viên: Ngô Thùy Linh

B - PHẦN NỘI DUNG Chương I: Giới thiệu vài nét về Trường Tiểu học An Đạo

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học An Đạo

1.1.1 Vài nét về lịch sử

Trường Tiểu học An Đạo được thành lập năm 1996, trường được tách ra

từ trường cấp 1 - cấp 2 An Đạo Năm 2007 nhà trường được dón nhận danh hiệutrường chuẩn Quốc gia Nhiều năm liền trường được Phòng Giáo dục và Đào tạohuyện Phù Ninh cũng như Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Phú Thọ tặng giấy khencông nhận là trường Tiên tiến Xuất sắc; Chi bộ đạt danh hiệu Chi bộ trong sạchvững mạnh Công đoàn nhà trường liên tục đạt danh hiệu Công đoàn vữngmạnh

Trải qua gần 20 năm xây dựng và phát triển, dù còn gặp rấ nhiều khókhăn nhưng đến nay nhà trường đã có một cơ sở vật chất tương đối khang trang,vững chắc trong một khuôn viên xanh - sạch - đẹp; có đủ các phòng học Trường

có đội ngũ giáo viên đạt chuẩn với tổng số 32 cán bộ giáo viên, nhiều đồng chíđạt danh hiệu Giáo viên giỏi, Chiến sĩ thi đua các cấp được trao tặng bằng khen.Bằng sự nỗ lực của cán bộ giáo viên và học sinh trường Tiểu học An Đạo quanhiều thế hệ cùng với sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, các ban ngành từ tỉnhđến huyện và sự ủng hộ nhiệt tình của hội cha mẹ học sinh nhà trường TrườngTiểu học An Đạo ngày càng khởi sắc, vươn tới tầm cao mới

1.1.2 Vị trí và chức năng

Trường Tiểu học An Đạo là cơ sở giáo dục tiểu học công lập thuộc hệthống giáo dục quốc dân, trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện PhùNinh, có chức năng: tổ chức giảng dạy, học tập, và hoạt động giáo dục đạt chấtlượng theo mục tiêu, chương trình giáo dục cấp tiểu học; huy động trẻ em đi họcđúng độ tuổi, thực hiện phổ cập dúng độ tuổi trong cộng đồng; xây dựng, pháttriển nhà trường theo các quy định của Phòng Giáo dục và Đào tạo và nhiệm vụphát triển giáo dục của địa phương; thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục

Đây là đơn vị sự nghiệp có thu, chi, có tư cách pháp nhân và có tài khoảnriêng.

Tổ chức kiểm tra và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học của họcsinh trong nhà trường và trẻ em trong địa bàn trường được phân công phụ trách

Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

Cấp giấy khen theo thẩm quyền

Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giáo viên đủ

về số lượng, cân đối về cơ cấu trình đọ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi vàgiới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của

cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên

Tuyển sinh và quản lý người học

Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia cáchoạt động xã hội và cộng đồng

Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài chính theoquy định của pháp luật

Phối hợp vói gia đình, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiệnhoạt động giáo dục

Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học An Đạo gồm có:

* Chi bộ Đảng:

- Bí thư chi bộ

- Phó bí thư

- Chi ủy viên

* Ban giám hiệu:

- Đoàn thanh niên

- Đội thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh

* Ban chấp hành công đoàn cơ sở:

- Cộng tác viên bảo hiểm thân thể - y tế

- Quản lý tài sản - xây dựng cơ sở vật chất

* Các hội đồng

- Hội đồng trường

- Hội đồng khoa học sáng kiến kinh nghiệm

- Hội đồng thi đua khen thưởng - kỉ luật

* Các ban:

- Ban thanh - kiểm tra chuyên môn

- Ban văn nghệ thẻ dục

- Ban thanh tra nhân dân

- Ban lao động cảnh quan môi trường

- Ban đại diện cha mẹ học sinh

- Ban chỉ đạo công tác y tế trường học và an toàn giao thông

- Ban chỉ đạo xây dựng trường học thân thiện - học sinh tích cực, kiểmđịnh chất lượng

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trường Tiểu học An Đạo

Bộ phận văn thư của Trường Tiểu học An Đạo trực thuộc văn phòng chứkhông có phòng văn thư riêng Đây là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhậncông văn đến và chuyển giao công văn tới các bộ phận, cá nhân có liên quan đểgiải quyết, xử lý công văn đó sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quyđịnh Cán bộ văn thư có nhiệm vụ soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản

và quản lý con dấu

Do biên chế ít nên Trường Tiểu học An Đạo chỉ có 01 cán bộ làm côngtác văn thư có trình độ chuyên môn, bản thân cán bộ văn thư rất có ý thức vềcông việc của mình, thực hiện đúng quy trình của công tác Văn thư mà Nhànước đã quy định Nội quy và công tác văn thư của nhà trường do Hiệu trưởng -Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo

Như vậy có thể thấy rằng công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý, nó chiếm một phần quan trọng xuyên suốt hoạt động của nhàtrường Đây là một mắt xích giữa hoạt động của các tổ, các ban, các tổ chứcđoàn thể nói chung và giữa các cán bộ công chức, viên chức nói riêng

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG

TIỂU HỌC AN ĐẠO 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Công tác văn thư tại Trường Tiểu học An Đạo

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt đông chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý củacác cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác Văn thư có làm tốt haykhông Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chứcngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách Hànhchính Nhà nước hiện nay công tác Văn thư là một trong những công tác trọngtâm được tập trung đổi mới

Công tác văn thư là một trong những công tác không thể thiếu được tronghoạt độg quản lý của bất kỳ một cơ quan nào Có thể xem công tác văn thư làmột bộ mặt của cơ quan, nó có vai trò rất quan trọng đối với nhiệm vụ đảm bảothông tin cho hoạt động quản lý cũng như mọi hoạt động khác nhằm thực hiệncác chức năng, nhiệm vụ được giao bao gồm các công việc xây dựng và banhành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan

Mô hình văn thư Trường Tiểu học An Đạo được tiến hành tổ chức theo

mô hình văn thư hỗn hợp vì Trường là một đơn vị sự nghiệp với chức năngchính là đào tạo

Bộ phận văn thư được bố trí trong phòng Hiệu trưởng Được sự quan tâmcủa các cấp lãnh đạo nhà trường đã trang bị phục vụ cho công tác văn thư kháđầy đủ như tủ đựng tài liệu, sổ sách và con dấu, hộp đựng dấu, bàn làm việc,máy vi tính, máy in, máy photocopy do cán bộ văn thư phụ trách Qua đây cóthể thấy trang thiết bị phục vụ công tác văn thư là một trong các yếu tố rất quantrọng nhằm đảm bảo năng suất, chất lượng làm việc của cán bộ văn thư, giúpcho người làm công tác văn thư có thể hoàn thành tốt công việc được giao

2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Trường Tiểu học An Đạo

Như chúng ta đã biết công tác văn thư được xác định là một hoạt động của

bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng;công tác này đảm bảo cung cấp kịp thời, đày đủ, chính xác những thông tin cầnthiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng.Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bímật của Đảng và Nhà nước; hạn chế dược bệnh quan liêu giấy tờ Công tác vănthư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, giữ gìn đầy

đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư trong văn phòngBan giám hiệu đã quan tâm chỉ đạo đẻ công tác văn thư được hoàn thiện, đổimới hơn để phục vụ nhu cầu quản lý hiện nay Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo vềcông tác văn thư tại trường Tiểu học An Đạo được thể hiện trong việc áp dụngcác văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư và việc xây dựng, banhành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư của Sở Nội

vụ cũng như của cơ quan chủ quản là Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện PhùNinh

Hiện nay nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác Vănthư ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng condấu; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến hay Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và nhiều văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ khác về nghiệp vụ công tác Văn thư

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Chính phủ và

các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; nhận thức rõđược vai trò quan trọng của công việc tổ chức thực hiện công tác văn thư trườngTiểu học An Đạo đã ban hành một số văn bản nhằm hoàn thiện và nâng cao hơnnữa công tác văn thư tại nhà trường Đây là một trong những cơ sở để thực hiệntốt công tác văn thư của trường Tuy nhiên do chưa được bồi dưỡng thườngxuyên nên hiện nay nhà trường chưa có quy định, hướng dẫn nào về việc lập hồ

sơ, lập danh mục hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.1.3 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

Theo hướng dẫn về quy trình giải quyết văn bản của Trường Tiểu học AnĐạo thì tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại bộ phậnVăn thư Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì Hiệu trưởng

và Phó hiệu trưởng không có trách nhiệm giải quyết

Tất cả những khâu nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản,

in văn bản, đăng ký văn bản, ban hành văn bản đều phải tập trung tại Văn thư

Theo quy chế tổ chức hoạt động của trường Tiểu học An Đạo thì cán bộvăn thư có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là:

- Tổ chức quản lý văn bản đi gồm: đánh máy, in văn bản, đăng ký vàchuyển giao văn bản đi, sắp xếp quản lý văn bản đi

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến gồm: tiếp nhận văn bản đến,đăng ký và chuyển giao văn bản đến, theo dõi và giải quyết văn bản đến

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ phổ cập

- Làm tốt trách nhiệm văn phòng, theo dõi và quản lý giáo viên, học sinh

- Làm, nộp báo cáo đúng thời hạn

- Đảm bảo đúng giờ hành chính, nếu có việc thì phải phục vụ không kểthời gian

Về trình độ của cán bộ làm công tác Văn thư của trường: cán bộ làm côngtác Văn thư của trường đã có sơ cấp về công tác văn thư - Lưu trữ Cán bộ Vănthư đã học xong chương trình tin học văn phòng cơ bản, biết sử dụng máy vitính thành thạo đảm bảo kịp thời việc đánh máy và in ấn phát hành các văn bản,

tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị.

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ có nhiệm vụđảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và giải quyết văn bảnhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước,tiếp nhận, phát hiệnnhững công văn giấy tờ và các văn bản sai khác không đúng về mặt thể thức vànội dung, quản lý và thực hiện chế độ sử dụng con dấu đúng quy định của Nhànước, đánh máy, sao chụp, in ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi trách nhiệmcủa văn phòng phải làm, đảm bảo giữ gìn các trang thiết bị văn phòng không bị

hư hỏng, lãng phí, thất thoát Như vậy công tác văn thư là việc đảm bảo cácthông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và giải quyết văn bản hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các

tổ chức xã hội nghề nghiệp, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang (gọi chung làcác cơ quan, tổ chức)

Công tác văn thư bao gồm 5 nội dung cơ bản không thể thiếu được đó là

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

- Công tác quản lý văn bản đi

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu

- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Chung quy lại công tác văn thư ở cơ quan đóng vai trò rất quan trọngtrong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị bao gồm toàn bộ các công việc vềxây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các cơ quan khác.Bất kỳ một cơ quan nào muốn hoạt động tốt đều cần có công tác văn thư Trongvăn phòng, công tác văn thư là một nội dung quan trọng, chiếm một phần lớntrong nội dung hoạt động của văn phòng, nó giúp cho mọi hoạt động của cơquan được thông suốt, đạt hiệu quả cao trong công việc thực hiện chức năng,nhiệm vụ quản lý của cơ quan

Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư Trường Tiểu học An

Đạo và văn phòng trường rất coi trọng công tác này Bởi vậy các hoạt dộngnghiệp vụ về công tác văn thư của nhà trường được thực hiện tương đối tốt, đạthiệu quả rất cao.

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

2.2.1.1 Tình hình ban hành văn bản

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viếttrên các chất liệu khác nhau Văn bản rất quan trọng trong hoạt động quản lý củacác cơ quan, nó vừa là thông tin vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Vănbản là sản phẩm lao động của tập thể và các chuyên viên làm ra, văn bản banhành đảm bảo chất lượng sẽ có tác động tích cực đối với hoạt động của cơ quan.Hiểu rõ tầm quan trọng của công việc soạn thảo và ban hành văn bản nên quátrình soạn thảo và ban hành văn bản của trường đã được lãnh đạo và các cán bộchuyên môn của trường thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo văn bản.Văn bản của trường Tiểu học An Đạo ban hành được áp dụng theo Nghị định110/2004/NĐ-CP của Chính phủ

Văn bản quản lý Nhà nước đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt độngquản lý của trường Tiểu học An Đạo, chúng vừa là phương tiện vừa là sản phẩmlao động của tập thể hoặc của từng cán bộ trong nhà trường Sản phẩm này cóđảm bảo chất lượng hay không sẽ tác động tích cực hoặc hạn chế đối với quátrình hoạt động của trường Tiểu học An Đạo

Tại trường Tiểu học An Đạo, công tác xây dựng và ban hành văn bản luôn

đi vào nề nếp, tuân thủ theo quy định Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo mộtvăn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với vănbản đó Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xácđịnh tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoànthiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;

Bước 3: Thông qua lãnh đạo;

Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy

Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo,báo cáo, công điện Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quantrọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản(giai đoạn xây dựng và thông qua đềcương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với nhữngvăn bản đặc biệt

2.2.1.2 Thủ tục thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền ban hành văn bản dựa vào chức năng, nhiệm vụ và quyềnhạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi nhà trường Cụ thể như sau:

- Đại hội Chi bộ (Đại hội đại biểu hoặc Đại hội toàn thể Đảng viên) banhhành Nghị quyết

- Ban chi ủy ban hành: Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Quy định.Thông báo Báo cáo

- Hiệu trưởng ban hành Quyết định

Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại quy định ở trên, các tổ chuyênmôn, cá nhân tùy tình hình mà được ủy quyền xây dựng các văn bản như: Giấygiới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép

2.2.1.3 Thẩm quyền ký văn bản trong cơ quan

Tại quy chế làm việc của trường Tiểu học An Đạo ghi rõ:

Các văn bản của trường Tiểu học An Đạo được ban hành và quản lý theoquy định hiện hành của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật

Hiệu trưởng trường Tiểu học An Đạo ký các văn bản quan trọng có liênquan đến nhiều lĩnh vực và các báo cáo chung Trường hợp Hiệu trưởng vắngmặt thì Phó hiệu trưởng được ủy quyền ký các văn bản trên

Phó hiệu trưởng được quyền ký các văn bản áp dụng văn bản Quy phạmpháp luật và các văn bản khác của trường thuộc phạm vi công tác phụ trách

Cán bộ phụ trách văn phòng trường được ủy quyền ký một số văn bảntheo quy định của trường như giấy giới thiệu

Văn bản của các tổ chuyên môn hoặc các tổ bộ phận, cá nhân gửi vềtrường đề xuất ý kiến hoặc kiến nghị giải quyết công việc đều phải được đăng

ký tại bộ phận văn phòng Trong thời hạn 2 ngày Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng

có trách nhiệm nghiên cứu đề xuất ý kiến đó; trong trường hợp cấp bách, độtxuất văn phòng phải xử lý ngay

Những ý kiến giải quyết công văn của lãnh đạo phải được vào sổ lưu vàlưu trữ bản gốc tại văn phòng trường

Văn phòng trường có nhiệm vụ sao chụp và chuyển giao ngay trong ngàycác văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên tới lãnh đạo phụtrách công việc có liên quan

Lãnh đạo có trách nhiệm chỉnh lý các văn bản của trường trước khi kýban hành văn bản

Các tổ có trách nhiệm dự thảo các văn bản thuộc phần việc của mình đượcphân công phụ trách và để trình duyệt ý kiến của lãnh đạo, sau khi duyệt mớiđưa ra đánh máy

Hiệu trưởng nhà trường ký các văn bản thuộc phạm vi quyền hạn củamình

Phó hiệu trưởng ký các văn bản thuộc phạm vi mình phụ trách và các vănbản được Hiệu trưởng ủy nhiệm

Các văn bản được đóng dấu khi có chữ ký hợp lệ

Mọi công văn đi, đến đều phải vào sổ, đánh số theo quy định, công vănđến phải trình ngay cho Ban giám hiệu để xin ý kiến xử lý kịp thời

2.2.1.4 Số lượng các văn bản ban hành trong một năm

Các văn bản ban hành phản ánh được toàn bộ sự việc, vấn đề được giảiquyết trong văn bản, phù hợp với Hiến pháp, pháp luật của Nhà nước nhằm triểnkhai các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về vấn đề Giáo dục chocán bộ giáo viên và học sinh trong nhà trường được rõ và chấp hành theo đúngchủ trương, chính sách của Nhà nước

Hằng năm văn bản trường Tiểu học An Đạo ban hành là các loại văn bảnphục vụ cho việc quản lý giáo dục của trường như: văn bản về việc nâng lươngthường xuyên cho cán bộ; văn bản về việc khen thưởng cán bộ, giáo viên và họcsinh; văn bản kỷ luật học sinh; nhưng chủ yếu là các Tờ trình, Quyết định,

Công văn, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Giấy mời, Giấy giới thiệu,Giấy đi đường Các văn bản ban hành theo đúng thẩm quyền quy định chung.

Nội dung và số lượng ban hành văn bản:

- Nội dung: các văn bản ban hành đã phản ánh đượctoàn bộ sự việc, vấn

đề cần giải quyết

- Số lượng:

Do cơ cấu tổ chức và quá trình hoạt động của trường Tiểu học An Đạonên khối lượng văn bản ban hành ra hàng năm không nhiều, chủ yếu là côngvăn trao đổi Mỗi năm trường Tiểu học An Đạo ban hành khoảng gần 500 vănbản trong đó báo cáo khoảng gần 100 văn bản, còn lại là các văn bản khác

Trình tự, thủ tục ban hành văn bản và thẩm quyền ký văn bản của trường:

- Trình tự ban hành văn bản: Trường Tiểu học An Đạo ban hành văn bảntheo từng năm học, có nghĩa là các văn bản ban hành ra được đánh số theo thờigian bắt đầu năm học mới từ số 01 cho đến ngày bắt đầu năm học tiếp theo.Trường ban hành văn bản theo quá trình giải quyết và hoạt động cụ thể

- Thủ tục ban hành văn hành: bao gồm 09 phần thể thức (yếu tố) mà Nhànước quy định cho mỗi văn bản phải có để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp

lý, giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản

2.2.1.5 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Về thể thức văn bản: là thành phần phải có và cách trình bày các thànhphần đó đối với một loại văn bản nhất định do cơ quan có thẩm quyền quy định.Nếu một văn bản mà thiếu các thành phần thì sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lýcủa cơ quan Thể thức văn bản có tác dụng đảm bảo tính kỷ cương và tính thốngnhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, đảm bảo tính chân thực và hiệulực pháp lý của văn bản, thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quanban hành, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý văn bản Nếu như nộidung văn bản đầy đủ, chính xác mà chưa đúng thể thức thì văn bản đó chưa cóhiệu lực pháp lý hoặc hiệu lực pháp lý chưa cao Vì vậy trong văn bản quản lýNhà nước cũng như trong văn bản của nhà trường ban hành trường Tiểu học AnĐạo luôn coi trọng yếu tố này

Trường Tiểu học An Đạo đã thực hiện đúng quy định của Thông tư số01/2011/TT-BNV về kỹ thuật trình bày văn bản:

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếngViệt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Khổ giấy: văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x297mm), các văn bản khác trình bày trên giấy A5 trên mẫu in sẵn Kiểu trìnhbày : văn bản hành chính trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 Trườnghợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng được trình bày làm các phụ lụcriêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy

Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4): lề trên cách mép trên 20-25mm; lề dưới cách mép dưới 20-25 mm; lề trái cách mép trái từ 30-35 mm; lềphải cách mép phải từ 15-20 mm

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổA4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản theo Thông

tư 01/2011/TT-BNV (áp dụng theo các phụ lục kèm theo thông tư này)

Qua thời gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại văn bản, nhìn chung thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản tại trường Tiểu học An Đạo được trình bàyđầy đủ các thành phần thể thức và theo đúng quy định về kỹ thuật trình bày Thểthức văn bản của trường Tiểu học An Đạo được áp dụng theo quy định tạiKhoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2002 của Chính phủ về công tác Văn thư và hướng dẫn tại Thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Nội dung văn bản

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

- Các thành phần khác: dấu chỉ mức độ mật, khẩn của văn bản (đối vớinhững văn bản mật, khẩn - chưa được áp dụng)

Các thành phần thể thức được thể hiện cụ thể như sau:

- Quốc hiệu: (tiêu đề, tiêu ngữ) là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế

độ mà Nhà nước của Quốc gia đó thực thi Quốc hiệu được trình bày ở góc trên,bên phải, dòng đầu, trang đầu của văn bản Dòng thứ nhất "CỘNG HÒA XÃHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày bằng phông chữ Times New Roman,chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13: dòng thứ hai: "Độc lập -

Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14( nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hau cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡchữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng đậm, được đặt giữa dướidòng thứ nhất, chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ cógạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độdài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline)

ví dụ : CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: bao gồm tên của cơ quan, tổ

chức trực tiếp (nếu có) và ten của cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trìnhbày ở góc trên , bên trái, dòng đàu, trang đầu của văn bản, ngang với dòng Quốchiệu Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc đượcviết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặccông nhận tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức có thẩm quyền Tên cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2, chiếm khoảng 1/2 trang giấy

theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái Tên cơ quan tổ chức chủ quản trực tiếpđược trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng.Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài có thể trình bày thành nhiều dòng Tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữnhư cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơquan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng

từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Các dòngchữ được trình bày cách nhau một dòng đơn

- Số ký hiệu của văn bản:

Số văn bản là số thứ tự của văn bản tại Văn thư của cơ quan, tổ chức đượcghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đàu từ số 01 vào ngày đàu năm và kết thúc vào ngày

21 tháng 12 hàng năm

Ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theobảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV

Kỹ thuật trình bày của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canhgiữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: từ "Số" được trình bày chữ inthường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "Số" có dấuhai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 01 phía trước; giữa số và

ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệuvăn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ

Cán bộ văn thư trường Tiểu học An Đạo tiến hành ghi số cho văn bảnbằng cách ghi số theo năm học Theo đó, văn bản sẽ được đánh số: 01 đến hết từngày 05/9 đến ngày 30/8 năm sau

Ví dụ: Quyết định: Số 4356/QĐ-UBND

Thông tư: Số 30/2014/TT-BGDĐT

Thông báo: Số 3/TB-UBND

Nhìn chung, việc ghi số ký hiệu của văn bản được cán bộ Văn thư tổ chứcthực hiện một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm văn bảnkhi cần thiết

Đối với những văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật, ngoài số thứ

tự của văn bản cần ghi thêm năm ban hành văn bản; số thứ tự ghi trước, năm banhành ghi sau

Ví dụ: Quyết định số: 10/QĐ-TH ngày 05 tháng 9 năm 2014 về việc banhành quy chế hoạt động của hội đồng trường Tiểu học An Đạo

- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính(tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

Kỹ thuật trình bày địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đượctrình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danhphải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm phải đượcviết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những sốchỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước; địa danh ngày,tháng, năm được đặt canh giữa Quốc hiệu

Ví dụ: An Đạo, ngày 20 tháng 4 năm 2014

Tuy nhiên trong thực tế, quá trình giải quyết công việc có những văn bản

do quá trình hình thành văn bản từ khi còn là bản thảo, sau đó qua đánh máy, kýduyệt đã ghi ngày, tháng văn bản; vì vậy khi đăng ký vào sổ đăng ký của vănbản thì có thể chậm hơn một vài ngày so với số văn bản phát sinh Trong trườnghợp này văn thư có thể linh động xin phép lãnh đạo để đánh thêm ký hiệu vào sốcho văn bản, thường là đánh chữ "b" cho các loại văn bản nhằm đảm bảo không

để thất thoát, sai lệch số văn bản và tạo thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khicần thiết

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

Ten loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn

Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnkhái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Kỹ thuật trình bày: Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản cóghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt canh giữa bằngchữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu văn bản được đặt canhgiữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2

độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Những văn bản như công văn thì không phải trình bày tên loại mà trìnhbày trích yếu nội dung dưới phần số và ký hiệu Sau chữ "V/v" (về việc) bằngchữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số

và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

Ví dụ: V/v báo cáo chất lượng kiểm tra Học kỳ I, năm học 2014 - 2015

- Nội dung văn bản:

Nội dung văn bản là toàn bộ các thông tin mà văn bản đề cập đến, đây làthành phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản Nội dung của văn bản phảiđảm bảo những yêu cầu cơ bản sau: nội dung phù hợp với hình thức văn bảnđược sử dụng; phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phùhợp với quy định của pháp luật; được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sửdụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; dùng từ ngữ tiếng ViệtNam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếukhông thật sự cần thiết) Tát cả thông tin thể hiện mục đích của việc ban hànhvăn bản đều được phản ánh ở nội dung văn bản; có thể nói nội dung là linh hồncủa văn bản Do đó cần phải thể hiện được tính mục đích một cách đúng đắn,thực tế khách quan

Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡchữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến1,27cm ( 1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt;khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc

từ 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng

- Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành:

Đây là thành phần thể thức quan trọng của văn bản quản lý Nhà nước, dấu

của cơ quan ban hành văn bản và chữ ký của người có thẩm quyền làm cho vănbản đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế.

Việc đóng dấu trên văn bản tại nhà trường được thực hiện theo quy địnhtại Khoarn 2 và Khoản 3 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và quy định của pháp luật có liênquan;

Dấu được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữamép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

Dấu của trường Tiểu học An Đạo do Văn thư quản lý và sử dụng gồm:Dấu trường Tiểu học An Đạo, dấu Chi bộ, dấu Công đoàn, dấu họ tên, chứcdanh của lãnh đạo trường Tiểu học An Đạo Dấu được sử dụng đúng quy địnhhiện hành

- Nơi nhận văn bản:

Thể thức: nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhânnhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểmtra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi; để biết và lưu

Kỹ thuật trình bày: nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

Phần nơi nhận tại ô số 9a duwojc trình bày như sau: từ "Kính gửi" và tên

cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản phải được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kieru chữ đứng; sau từ "Kính gửi" có dấu hai chấm

và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng; trường hợp gửicho nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân trình bày

1 dòng

Phần nơi nhận tại ô số 9b được trình bày: từ "Nơi nhận" được trình bàymột dòng riêng ngang với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký và sát lềtrái, sau đó có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.Phần liệt kê cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình bày bằngchữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, mỗi cơ quan, tổ chức trình bày riêngmột dòng, sau mỗi cơ quan, tổ chức (cuối dòng) bao gồm chữ "Lưu" sau đó có

dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt "VT", dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm.

2.2.1.6 Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản gồm 7 bước như sau:

- Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo:

Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản

Xác định xem văn bản có tầm quan trọng hay không và có nhất thiết phảisoạn thảo ban hành văn bản hay không Công việc này được xác định ngay tạicác phòng ban chuyên môn, Hiệu trưởng nhà trường căn cứ vào mục đích, tínhchất, tàm quan trọng của văn bản đẻ quyết định việc soạn thảo ban hành vănbản

- Bước 2: Xác định tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

Việc xác định tên loại văn bản sẽ ban hành phải căn cứ vào chức năng củamỗi hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành

Việc xác định trích yếu nội dung văn bản phải ngắn gọ, rõ ràng và phảiphản ánh được khái quát nội dung của văn bản

Tên loại văn bản phải hợp với mục đích và tính chất của văn bản, vấn đề,

sự việc đề cập

- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin:

Đây là bước quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản.Thông tin cần thu thập bao gồm: thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn Yêucầu phải chọn lựa thông tin chính xác và loại ra những thông tin thứ yếu khôngchính xác

Các bộ phận chuyên môn trong trường Tiểu học An Đạo căn cứ vào cácthông tin pháp lý có trong những văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việcchỉ đạo công tác chuyên môn của ngành nghề và các thông tin trong chỉ đạocông tác của cơ quan để thu thập và xử lý thông tin đưa vào văn bản

- Bước 4: Xây dựng đề cương, duyệt đề cương:

Đề cương là dàn ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản Đề cươngcàng chi tiết thì việc soạn thảo càng thuận lợi, đặc biệt là khi soạn thảo các

Quyết định, Nghị quyết liên quan đến nhiều người.

- Bước 5: Viết bản thảo:

Việc viết bản thảo dựa trên cơ sở đề cương, bản thảo có thể được viết lạinhiều lần dưới nhiều phương pháp

Đối với những văn bản quan trọng, bản thảo có thể tổ chức và xin ý kiếnđóng góp của cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Đối với hình thức xin ýkiến thì sau khi nhận được phải chỉnh lý bổ sung để hoàn thiện dự thảo

- Bước 6: Duyệt bản thảo:

Việc duyệt văn bản là do người có thẩm quyền duyệt sau khi soạn thảoxong Tổ trưởng chuyên môn các tổ duyệt về mặt nội dung, khi cần thiết có kýnháy vào cuối của nội dung văn bản Sau khi văn bản được duyệt về mặt thểthức và nội dung thì được trình lên Ban giám hiệu trường Tiểu học An Đạo để

ký ban hành; lãnh đạo nhà trường phải chịu trách nhiệm về nội dung mình ký

- Bước 7: Hoàn thiện các thủ tục ban hành

Sau khi đã có đầy đủ chữ ký của Hiệu trưởng, văn bản được chuyển cho

bộ phận văn thư để hoàn thiện về nặt thể thức Tiếp đó là theo dõi kết quả vàphát hiện kịp thời những sai sót để uốn nắn, bổ sung, sửa đổi

Như vậy công tác soạn thảo và ban hành văn bản của trường Tiểu học AnĐạo được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước Một văn bản được thảo

ra để giải quyết nội dung công việc đều được thực hiện theo đúng 07 bước Cáccán bộ trường Tiểu học An Đạo luôn ý thức được tầm quan trọng của công việccũng như tầm quan trọng trong việc ban hành văn bản Vì vậy công tác soạnthảo văn bản của trường luôn luôn được sự quan tâm của lãnh đạo, chỉ đạo củaBan giám hiệu trường

Công tác soạn thảo là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Nhànước, chất lượng của văn bản có ảnh hưởng tới hiệu lực và hiệu quả công việccủa cơ quan; bởi vậy mà công tác soạn thảo văn bản của trường Tiểu học AnĐạo đã được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và được coi là một công táckhoa học không thể xem nhẹ.

Việc soạn thảo văn bản của trường Tiểu học An Đạo do Ban giám hiệucủa trường là người có thẩm quyền ban hành văn bản Ngoài ra Ban giám hiệu

có thể giao cho cán bộ, nhân viên ở các tổ chức năng tự soạn thảo các văn bản

có liên quan đến công việc được giao Sau đó các văn bản đã được soạn thảophải được trình lên Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng duyệt; bản thảo đượcduyệt sẽ đưa về bộ phận Văn thư đánh máy Văn bản được đánh trên khổ giấyA4, sau khi đánh máy xong trình lên Hiệu trưởng để ký văn bản Khi đã có chữ

ký chính thức mang đi photo, nhân bản văn bản Cán bộ Văn thư kiểm tra thểthức lần cuối và đăng ký vào sổ Bộ phận Văn thư lưu một bản và trực tiếp gửivăn bản đến đúng địa chỉ cần giải quyết công việc được nêu trong văn bản

2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi của trường Tiểu học An Đạo

Trong khi giải quyết công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của trường Tiểu học An Đạo được giao đều xử lý những vấn đề liênquan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi đi (văn bản đi).giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực vàhiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của trường học Đồng thời qua đó gópphần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với cán bộ, công chứctrong việc thực hiện những công việc được giao Việc tổ chức quản lý văn bảntạo đây được thực hiện tương đối chặt chẽ và nghiêm ngặt

Như chúng ta đã biết, tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành đượcgọi chung là văn bản đi Có thể thấy văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phongphú về nội dung

Văn bản đi có thể chuyển giao trong cơ quan hoặc tới các cơ quan, tổ

chức cá nhân ngoài cơ quan; có thể chuyển giao trực tiếp hoặc qua bưu điện,máy fax, mạng…

Các văn bản đi của các cơ quan nói chung và trường Tiểu học An Đạo nóiriêng thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Bởi vậy, việc tổ chức quản lý văn bản điluôn phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theoquy trình mà Nhà nước đã quy định Chỉ có như vậy các văn bản đi do cơ quanlàm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan

Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi theo nguyên tắc trên, văn bản điđược quy về một đầu mối - đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc phòng hànhchính Việc quản lý văn bản đi theo quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổchức quản lý băn bản đi của nhà trường được chính xác, kịp thời và tiết kiệm

Văn thư trường học cũng đã thực hiện việc quản lý văn bản đi sát với quyđịnh chung đó là:

(1) Tiếp nhận văn bản đi, phân loại sơ bộ

(2) Trình ký văn bản (thường vào lúc 9h và 15h hàng ngày)

(3) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày, thángvăn bản

Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản, văn thư kiểm tra lần cuối về thểthức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Kiểm tra xem văn bản có đảm bảocác yếu tố về thể thức hay không? kỹ thuật, hình thức trình bày văn bản có đạttiêu chuẩn mà nhà nước quy định Những văn bản không đảm bảo về thể thức,

kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, đúng quy định nhất thiết phải sửa lạitrước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan

Ghi số và ngày tháng văn bản:

Đây là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi Mỗi văn bản được ghimột số ngày tháng nhất định

* Ghi số văn bản: văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy

số theo hệ thống số chung của cơ quan

Số, ký hiệu của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do nhà

trường ban hành trong năm Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi văn bảnhành chính được ban hành mà cơ quan quy định cụ thể việc đăng ký và đánh sốvăn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập , bắt đầu từ số )1 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Ký hiệu của văn bản hành chính:

+ Ký hiệu của quyết định (cá biệt) chỉ thị (cá biệt) và của các hình thứcvăn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữviết tắt tên loại văn bản, bản sao kèm theo thông tư liên tịch số 55 và chữ viết tắttên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản

+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt cơ quan, tổ chức hoặc chứcdanh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủtrì soạn thảo công văn đó (nếu có)

+ Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính đượcnhà trường ban hành trong năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng kýcho phù hợp

Ở trường Tiểu học An Đạo, trong một năm số lượng văn bản được banhành ra là dưới 500 văn bản nên đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loạivăn bản hành chính

+ Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tênđơn vị trong cơ quan được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

Số của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới yếu tố tác giả vănbản

* Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản hành chính là ngày, tháng, năm vănbản được ký ban hành

- Ngày, tháng ban hành văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu Ngày,tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ ngày….tháng….năm; các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2phải ghi thêm số 0 trước số đó

(4) Đóng dấu văn bản đi (gồm dấu cơ quan và các loại dấu khác)

Con dấu của cơ quan được sử dụng nhằm khẳng định giá trị pháp lý của