Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Bộ y tế

Theo Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 thì “ Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình tành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội ”. Như vậy, tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người, có ý nghĩa về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và là di sản văn hóa dân tộc.Cho nên, sau khi Đảng và Nhà nước ta giành được chính quyền đã quan tâm tới việc bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhận thức được điều quan trọng đó một số trường đã đào tạo về chuyên ngành Lưu trữ trong đó có Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc Bộ Nội vụ, nhằm đào tạo và trang bị cho học sinh, sinh viên, những kiến thức lý thuyết căn bản về nghiệp vụ Lưu trữ. Từ đó, bằng thực tiễn lý thuyết của mình đã học những học sinh, sinh viên sau khi ra trường trở thành cán bộ có chuyên môn về lưu trữ sẽ giúp cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lý nhất. Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp xúc với công việc thực tế, gắn lý thuyết với thực hành, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp theo sự liên hệ của sinh viên hoặc sự phân công của nhà trường. Đây là thời gian vô cùng quan trọng trong quá trình thực tập, giúp sinh viên khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế công tác lưu trữ của một cơ quan cụ thể. Nhận thức rõ tầm quan trọng của đợt thực tập và được sự đồng ý của nhà trường, tôi đã liên hệ thực tập tại Bộ Ytế với thời gian từ ngày 02032015 đến ngày 24042015 Dưới sự quan tâm hướng dẫn của nhà trường, em đã có cơ hội được thực tập tại Bộ Y tế . Tuy mới đầu có nhiều bỡ ngỡ trong công việc nhưng với sức trẻ, lòng nhiệt tình và lòng say mê với nghề nghiệp , được sự giúp đỡ tận tình của các trong cơ quan ,các cán bộ Lưu trữ đã giúp đỡ chúng em hoàn thành tốt công việc. Quá trình thực tập tuy không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏi đựơc nhiều điều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê với nghề nghiệp và tính sáng tạo. Có thể nói trước kia khi chọn nghành này em luôn cảm thấy đây là một chuyên ngành khó hơn cả.Nhưng với sự giúp đỡ của các anh, chị trong cơ quan đã giúp em đã hoàn thành tốt công việc. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường, các thầy cô giáo bộ môn, cán bộ trong Bộ Y tế đã giúp đỡ chúng em có thể hoàn thành tốt công việc được giao, tạo được niềm tin và hiệu quả cho trường và cơ quan chúng em thực tập. Hoàn thành tốt công việc đó là một quá trình lao động hết mình của chúng em, tạo điều kiện cho chúng em sau khi ra trường vào làm trong các công ty, xí nghiệp có thể tiếp cận nhanh hơn với công việc của mình.

A LỜI NÓI ĐẦU

B NỘI DUNG

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ Y TẾ

1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế

1.1.1 Lịch sử hình thành

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế

1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách Công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế

1.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ

1.2.2 Các đơn vị phụ trách công tác Lưu Trữ ở Bộ Y Tế

1.2.3 Chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế1.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học côngnghệ trong hoat động lưu trữ của Bộ Y Tế

1.2.5 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức lưu trữ, quản lý công táclưu trữ ở Bộ Y Tế

1.2.6 Thanh tra kiểm tra, Giải quyết và Xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ ở

Bộ Y Tế

CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT NỘI DUNG THỰC TẬP

2.1 Tình hình quản lý và Công tác chỉ đạo về Lưu trữ của Bộ Y Tế

2.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ

2.1.2Về thực hiện các văn bản chỉ đao ,hướng dẫn về lưu trữ

2.2 Hoạt động quản lý nghiệp vụ :

2.2.1Về công tác thu thập, Bổ sung tài liệu vào lưu trữ

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện hành

2.2.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ

2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.

3.2 Nhận xét

3.2.1 Ưu điểm

3.2.2Tồn tại

3.3 Các nội dung đề xuất

3.3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý

3.3.2.Tăng cường cơ sở vật chất cho lưu trữ cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộcBộ

C KẾT LUẬN

D PHẦN PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến sự hìnhthành các văn bản và tổ chức quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước.Công tác này đã và đang được các cơ quan, tổ chức coi trọng cả ở những phạm

vi nghiên cứu luận cả ở mặt thể chế hóa trong pháp luật và trong hoạt động thựctiễn

Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng trong tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Nó chứa đựng nhữngthông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh một cách toàn diện, trung thựcmọi mặt của đời sống xã hội Và đặc biệt tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa to lớntrong sự nghiệp phát triển mọi mặt của đất nước Nhận thức được giá trị to lớn

đó nên nhiều quốc gia trên thế giới coi tài liệu lưu trữ là một thứ vũ khí sắc bén,thứ tài sản vô cùng quý giá trong sự nghiệp phát triển đất nước mình Từ đócông tác lưu trữ của họ ra đời và phát triển rất sớm như: Trung Quốc, Nhật Bản,Pháp…

Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ như: xác định giá trị tài liệu, thuthập bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu…

1 Để công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả thì việc

tổ chức khoa học tài liệu là một vấn đề vô cùng quan trọng Chính vì vậy, chỉnh

lý tài liệu là một trong những biện pháp tổ chức khoa học tài liệu Công tácchỉnh lý đóng góp một phần không nhỏ trong việc tổ chức, khai thác sử dụng tàiliệu có hiệu quả Hiện nay, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong quátrình hoạt động của mình đã sản sinh ra một khối lượng lớn nên việc tiến hànhchỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức khoa học tài liệu cần phải được tiến hành thường

xuyên và có hiệu quả Làm tốt công tác này góp phần không nhỏ trong hoạtđộng và phát triển của cơ quan, đơn vị.

Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình, kế hoạch đào tạo củatrường Đại Học Nội vụ Hà Nội, sau khi kết thúc mỗi khoá học nhà trường tổchức đợt thực tập thực tế tại các cơ quan theo nội dung lý thuyết đã được học.Đây là khoảng thời gian cần thiết giúp cho sinh viên có điều kiện tìm hiểu tìnhhình thực tế, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, kết hợp lý luận với thực tiễn Đồngthời đây cũng là dịp để sinh viên tập dượt và rèn luyện ý thức đạo đức và tácphong nghề nghiệp của người công chức, viên chức sau khi tốt nghiệp ra trường

Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và được sự đồng ýtiếp nhận sinh viên đến thực tập tại Bộ Y Tế, địa chỉ số 138A Giảng võ - Quận

Ba Đình - Hà Nội Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 02/03/2015 đến ngày24/04/2015

Qua hai tháng thực tập tại cơ quan, tuy đây là khoảng thời gian thực tậpkhông dài nhưng lại là thời điểm thuận lợi để em vận dụng những kiến thức đãhọc trong trường của mình để so sánh, đối chiếu với công việc thực tế tại cơquan công tác Trong thời gian thực tập, em đã tiến hành tìm hiểu vài nét về cơquan đơn vị và đi sâu nghiên cứu chuyên đề: “Công tác chỉnh lý tài liệu tại Bộ Y

Tế ”

Lý do e chọn “ công tác chỉnh lý tài liệu tại Bộ Y Tế ” là vì tài liệu Bộ Y

Tế vẫn còn nhiều tài liệu bỏ rở chưa sắp xếp theo đúng quy trình chỉnh lý,Phòng Lưu trữ vẫn còn thiếu cán bộ lưu trữ nên công tác chỉnh lý vẫn còn gặpkhó khăn

Đặc biệt, với nội dung thực tập chuyên môn về “Công tác chỉnh lý tài liệutại Bộ Y Tế ” tại Văn phòng Bộ đã giúp cho em có được những nhận thức đúngđắn hơn về các khâu nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời giúp em nắm bắt công việcmột cách nhanh chóng hơn, nhờ sự vận dụng giữa lý thuyết học ở trường và sựhướng dẫn của các cán bộ lưu trữ tại cơ quan thực tập

Có được kết quả này, là nhờ sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy côtrong nhà trường, các thầy cô đã tận tâm giảng dạy về kiến thức và lý luận củacác môn học thuộc chương trình giáo dục ngành lưu trữ học Cùng với đó là sựgiúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình, ân cần của các đồng chí lãnh đạo, các cán bộnhân viên Văn phòng Bộ Y tế đã giúp cho e có được những kỹ năng nghềnghiệp quý báu về công tác lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô, nhàtrường cũng như các cán bộ nhân viên Văn phòng của Bộ Y tế đã giúp em hoànthành tốt đợt thực tập này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh viên thực tập

Trương Thanh Hiển

B NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ Y TẾ

1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế

1.1.1 Lịch sử hình thành:

Cách mạng tháng 8 thành công đã mở ra một kỉ nguyên mới trong lịch

sử dân tộc, kết thúc 80 năm đô hộ của Chủ nghĩa thực dân và hàng nghìn năm ápbức của chế độ phong kiến Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa được khai sinh,mang lại cho nhân dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh của mình

Chính quyền nhân dân vừa mới thành lập đã phải đương đầu với muônvàn khó khăn, thử thách Di sản mà thực dân Pháp và quân Nhật để lại chochúng ta là một cảnh khốn cùng về mọi mặt kinh tế, văn hóa, xã hội Hơn 90%dân số bị mù chữ, nạn đói năm 1945 làm chết hàng triệu người, nạn ngoại xâmhoành hành khắp nơi, các tệ nạn xã hội đầy rẫy, sức khỏe nhân dân suy kiệt.Nhiệm vụ của Ủy ban Dân tộc giải phóng Việt Nam hết sức nặng nề

Trước tình hình đó, chủ tịch Hồ Chí Minh và Ủy ban Dân tộc giải phóng

đã quyết định tự cải tổ, mời thêm một số nhân sĩ tham gia chính phủ cùng nhaugánh vác nhiệm vụ nặng nề mà nhân dân giao phó

Để củng cố chính quyền cách mạng, ngay sau khi cách mạng thángthành công, vào ngày 28/8/1945 Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng

hòa đã ra Tuyên cáo thành lập một số Bộ trong đó có Bộ Y Tế Bác sỹ PhạmNgọc Thạch được giữ chức Bộ trưởng Bộ Y tế đầu tiên của nước Việt Nam Dânchủ Cộng hòa Ngày 13/9/1946, Chính phủ Lâm thời đã ra sắc lệnh số 33 cử Bác

sỹ Hoàng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng Bộ Y tế để chỉ đạo công tác

Cơ quan Bộ Y tế được thành lập trên cơ sở bộ máy của Sở Tổng ThanhTra vệ sinh và Y tế Đông Dương cũ sau đó được sát nhập với Nha y tế Bắc Bộ

Từ đó đến nay cùng với sự phát triển của lịch sử

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế

Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Y tế, có chức năng tham mưu giúp

Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động của các tổ chức thuộc Bộ theo chươngtrình, kế hoạch công tác của Lãnh đạo Bộ; thực hiện công tác hành chính, vănthư lưu trữ, quản trị, hậu cần, công nghệ thông tin trong Cơ quan Bộ và một sốcông tác khác do Lãnh đạo Bộ phân công

Phục vụ sự chỉ đạo, điều hành công việc của Lãnh đạo Bộ

a Tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc vàchương trình, kế hoạch làm việc của Cơ quan Bộ, chương trình làm việc củaLãnh đạo Bộ;

b Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận của Lãnh đạo Bộ đến các cơ quanđơn vị có liên quan;

c Điều phối hoạt động của các tổ chức thuộc cơ quan Bọ và các đơn vị

sự nghiệp trực thuộc Bộ có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ;

d Tổng hợp, phân tich, báo cáo tình hình hoạt động của Cơ quan Bộ vàcủa ngàn theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ về các lĩnh vực do Bộ quản lý;

đ Tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo, quyết định của Lãnh đạo bộđối với những công việc mới, đột xuất của Bộ có liên quan đến các Vụ, Cục,Tổng cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ và các cơ quan, đơn vị có liên quan;

e Tham gia tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các cơ quanthông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ;

g Giúp Bộ trưởng trong việc trả lời chất vấn của các đại biểu Quốc hội;

h Tiếp nhận việc đăng ký, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đề án Chínhphủ và các cơ quan có thẩm quyền;

Thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, hậu cần của

d Thực hiện việc tiếp khách và hiếu, hỷ theo quy định; chịu trách nhiệm

về công tác khánh tiết trong các ngày lễ, ngày tết, hội nghị, hội thảo toàn ngành

do Lãnh đạo Bộ tổ chức và các công việc đột xuất khác có liên quan;

đ Tổ chức thực hiện công tác quản trị, hậu cần bảo đảm điều kiện,phương tiện phục vụ công việc điều hành của Lãnh đạo Bộ và điều kiện làmviệc của cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan Bộ theo các quy định của phápluật; đảm bảo công tác vệ sinh môi trường, an ninh trật tự an toàn Cơ quan Bộ;

e Làm đầu mối, phối hợp với các Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ vàCông đoàn Cơ quan Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, côngchức, viên chức và các đối tượng chính sách trong Cơ quan Bộ;

g Tổ chức y tế cơ quan và thực hiện các công việc khác có liên quan đếncông tác quản trị, hậu cần, an ninh, phòng chống cháy nổ, dân quân tự vệ;

g Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả phương tiện xe ô tô để phục

vụ sự lãnh đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ và công tác quản lý nhà nước củađơn vị thuộc Cơ quan Bộ, kể cả công tác đột xuất

Phụ Lục 1: Quyết định số 45/2008/QĐ-BYT ngày 30/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Y tế

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế

Đứng đầu là Bộ trưởng, dưới Bộ trưởng có 5 Thứ trưởng, Bộ trưởngchịu trách nhiệm lãnh đạo chung, quản lý toàn bộ công việc của Bộ Các thứtrưởng giúp cho Bộ trưởng, được phân công phụ trách từng lĩnh vực chuyênmôn khác nhau

Cơ quan thường trực Bộ gồm 21 Vụ, Cục, Phòng, Ban như sau

6 Cục Quản lý Môi trường Y tế;

7 Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;

8 Vụ Bảo hiểm y tế;

9 Cục Quản lý Y - Dược cổ truyền;

10 Cục Công nghệ thông tin;

11 Vụ Sức khỏe Bà mẹ - Trẻ em;

12 Vụ Trang thiết bị và Công trình y tế;

13 Cục Khoa học công nghệ và Ðào tạo;

14 Vụ Hợp tác quốc tế;

15 Vụ Kế hoạch - Tài chính;

16 Vụ Pháp chế;

17 Vụ Tổ chức cán bộ;

18 Vụ Hợp tác quốc tế;

19 Vụ Truyền thông và thi đua khen thưởng;

20 Văn phòng;

21 Thanh tra

1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế

Bộ Y Tế là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhànước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, bao gồm các lĩnh vực: y tế dựphòng; khám bệnh, chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y,pháp y tâm thần; y dược cổ truyền; dược; mỹ phẩm; an toàn vệ sinh thực phẩm;trang thiết bị y tế; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hoá gia đình; sức khoẻ sinhsản; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lýnhà nước của Bộ

1 Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật của Bộ đãđược phê duyệt và các đề án khác về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ thêo sự phân công của chính phủ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kếhoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các chương trình mục tiêu quốc gia, cáccông trình, dự án quan trọng về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ; các dự thảo quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ

3 Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính, trình Thủ tướng Chính phủ quyếtđịnh danh mục dự trữ quốc gia; tổ chức thực hiện dự trữ quốc gia về thuốc, hoáchất, trang thiết bị y tế, phương tiện phòng, chống dịch bệnh, thiên tai thảm hoạtheo quy định của pháp luật

4 Ban hành theo thẩm quyền các quyết định, chỉ thị, thông tư về các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ,

5 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, các chương trình mục tiêu

quốc gia sau khi được phê duyệt; tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáodục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ và các vấn

để liên quan đến sức khoẻ

c Chủ trì và phối hợp với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội banhành danh mục các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động và vệ sinhlao động, danh mục các nghề nghiệp;

d Cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký lưu hành hoá chất, chếphẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế theo quyđịnh của pháp luật;

đ Thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo hoá chất, chếphẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế;

e Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sất và đánh giá việc thực hiện cácquy định chuyên môn, các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lĩnh vực y tế dựphòng trong phạm vi cả nước;

g Thường trực về lĩnh vực phòng, chống HIV/ADIS của Uỷ ban Quốcgia phòng chống HIV/ADIS, phòng, chống tệ nạn ma tuý, mại dâm; chỉ đạo,quản lý tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt độngphòng, chống HIV/ADIS trong phạm vi cả nước

7 Về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng.

a Ban hành các quy định về điều kiện, tiêu chuẩn, thành lập, sáp nhập,

tổ chức lịa, giải thể các cơ sở khám, chữa bệnh;

b Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia trình cấp có thẩm quyền công bố và banhành các quy định phân tuyến kỹ thuật, quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹthuật quốc gia về lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, điều dưỡng, phục hồi chứcnăng, giám định y khoa, giám định pháp y, giám định pháp y tâm thần;

c Thẩm định, quyết định cho phép ứng dụng các kỹ thuật mới trong các

cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, điều dưỡng, phục hồi chức năng theo quy định củapháp luật;

d Cấp, đình chỉ, thu hồi chứng chỉ hành nghề y tư nhân và giấy chứngnhận đủ điều kiện hành nghề y tư nhân đối với hình thức Bệnh viện tư nhân vàcác cơ sở hành nghề y tư nhân có vốn đầu tư của nước ngoài theo quy định củapháp luật;

đ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các quy địnhchuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với các cơ sở khám bệnh, chữabệnh, phục hồi chức năng, giám định y khoa, giám định pháp y, giám định pháp

y tâm thần

8.Về y dược cổ truyền

a Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành cơ chế, chính sáchthực hiện việc kế thừa, bảo tồn, phát triển, hiện đại hoá y dược cổ truyền và kếthợp y dược cổ truyền với y dược hiện đại;

b Ban hành các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia vềlĩnh vực y dược cổ truyền;

c Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chính sách, phápluật về y dược cổ truyền, kết hợp y dược cổ truyền với y dược hiện đại;

d Cấp, đình chỉ và thu hồi chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đủđiềukiện hành nghề y dược cổ truyền đối với bệnh viện y học cổ truyền tư nhân

và cơ sở hành nghề y học cổ truyền tư nhân có vốn đầu tư nước ngoài theo quyđịnh của pháp luật.

9 Về dược và mỹ phẩm

a Ban hành các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia vềdược, mỹ phẩm; ban hành Dược điển Việt Nam và Dược thư quốc gia;

b Cấp, đình chỉ, thu hồi: chứng chỉ hành nghề dược cho các nhân đăng

ký hành nghề dược có vốn đầu tư nước ngoài, giấy chứng nhận có đủ điều kiệnkinh doanh thuốc đối với các cơ sơ sản xuất thuốc, cơ sở làm dịch vụ bảo quảnthuốc, dịch vụ kiểm nghiệm thuốc; giấy phép lưu hành thuốc, giấy phép xuấtkhẩu, nhập khẩu thuốc; giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn các loại; giấy phép đăng

ký hoạt động về thuốc tại Việt Nam của các doanh nghiệp nước ngoài cung cấpthuốc vào Việt Nam theo quy định của pháp luật;

c Quản lý chất lượng thuốc và mỹ phẩm; hướng dẫn, kiểm tra việc thựchiện các quy định của pháp luật về công bố chất lượng mỹ phẩm; phòng, chốngsản xuất, lưu thông thuốc, mỹ phẩm giả, kém chất lượng và phòng, chống nhậplậu thuốc, mỹ phẩm;

d Thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký thông tin, quảng cáo thuốc;

đ Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính và các Bộ, ngành liên quan quản lýnhà nước về giá thuốc, sử dụng các biện phấp bình ổn giá trên thị trường; tổchức thực hiện và quyết định việc sử dụng dự trữ lưu thông thuốc;

e Chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn việc sử dụng thuốc hợp lý, an toàn, hiệuquả;

g Chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, đánh giáviệc thực hiện các quy định của pháp luật trong lĩnh vực dược, mỹ phẩm

10 Về vệ sinh an toàn thực phẩm

a Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn quốc gia về

vệ sinh an toàn thực phẩm; ban hành các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về vệ sinh

an toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các tiêu chuẩn quốc gia và cácquy chuẩn kỹ thuật quốc gia về vệ sinh an toàn thực phẩm;

b Ban hành các danh mục và quy định điều kiện vệ sinh an toàn thựcphẩm;

c Ban hành các điều kiện về vệ sinh an toàn thực phẩm trong chế biến,

sử dụng thực phẩm và vệ sinh ăn uống đối với nhà hàng, khách sạn, siêu thị, bếp

ăn tập thể và thức ăn đường phố;

d Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan trong việc ban hành giớihạn các chất gây ô nhiễm sản phẩm thực phẩm Phân tích và đánh giá nguy cơ ônhiễm thực phẩm; phòng ngừa, khắc phục ngộ độc thực phẩm và các bệnhtruyền qua thực phẩm;

đ Cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toànthực phẩm, cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh về thực phẩm, phụ gia thựcphẩm, nước khoáng thiên nhiên, thuốc lá điếu; giấy chứng nhận y tế đối với sảnphẩm thực phẩm xuất khẩu;

e Xác nhận bản công bố tiêu chuẩn sản phẩm đối với thực phẩm và cácsản phẩm như thuốc lá điếu, nước khoáng thiên nhiên

g Tiếp nhận và thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo đốivới thực phẩm, phụ gia thực phẩm; kiểm tra, thanh tra và xử lý các thông tin về

vệ sinh an toàn thực phẩm liên quan đến sức khoẻ;

h Quy định tiêu chí và thẩm định công nhận phòng thí nghiệm đủ điềukiện để kiểm tra, thử nghiệm, thực hiện các phép thử liên quan về vệ sinh antoàn thực phẩm;

i Chủ trì, phối hợp với các Bộ quản lý chuyên ngành để quản lý sảnphẩm thực phẩm nhập khẩu, chỉ định cơ quan kiểm tra về vệ sinh an toàn thựcphẩm nhập khẩu hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận để thực hiện cácphép thử liên quan;

k Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện cácquy điịnh của pháp luật về an toàn vệ sinh thực phẩm; thực hiện thanh trachuyên ngành về vệ sinh an toàn thực phẩm;

l Là cơ quan thường trực của Ban Chỉ đạo liên ngành về vệ sinh an toànthực phẩm và thực hiện quyền kết luận cao nhất về vệ sinh an toàn thực phẩm

11 Về trang thiết bị và công trình y tê

a Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn quốc gia vềtrang thiết bị y tế

b Ban hành danh mục trang thiết bị chuẩn cho các đơn vị, cơ sở y tế;

c Cấp, đình chỉ, thu hồi giấy phép nhập khẩu trang thiết bị y tế có ảnhhưởng trực tiếp đến sức khoẻ; tiếp nhận hồ sơ công bố chất lượng sản phẩmtrang thiết bị y tế; thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký thông tin, quảng cáotrang thiếit bị y tế;

d Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát việc thực hiện các quy địnhcủa pháp luật về trang thiết bị y tê;

đ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu, ban hành cáctiêu chuẩn thiết kế - thiết kế mẫu các công trình y tế;

e Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các dự án đầu tư xâydựng công trình thuộc phạm vi quản lý của Bộ

12 Về dân số - kế hoạch hoá gia đình và sức khoẻ sinh sản

a Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan trình Chính phủ ban hànhchính sách dân số, bao gồm: quy mô dân số, cơ cấu dân số, phân bố và chấtlượng dân số;

b Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về dân số - kế hoạch hoá gia đình vàsức khỏê sinh sản trình cấp có thẩm quyền công bố; ban hành hệ thống chỉ tiêu,chỉ báo về dân số, các quy định phân tuyến kỹ thuânt, quy chế chuyên môn, quychuẩn kỹ thuật quốc gia về các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ sinh sản, kế hoạch

hoá gia đình, sức khoẻ bà mẹ, sức khoẻ trẻ em, sức khoẻ vị thành niên, thanhniên, người cao tuổi Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện.

c Thẩm định, quyết định cho phép thực hiện các dịch vụ tư vấn đối vớicác cơ sở hành nghề dịch vụ tư vấn về dân số - kế hoạch hoá gia đình;

d Thẩm định và quyết định cho phép các cơ sở y tế thực hiện việc xácđịnh lại giới tính, thực hiện sinh con theo phương pháp khoa học;

đ Chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giáviệc thực hiện các chính sách và các chương trình, đề án, dự án, mô hình liênquan đến lĩnh vực dân số - kế hoạch hoá gia đình, chăm sóc sức khoẻ sinh sản

13 Về bảo hiểm y tế

a Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xây dựng và trình Chínhphủ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế, chính sách về bảo hiểm ytế;

b Ban hành các quy định, quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật vềbảo hiểm y tế;

c Ban hành danh mục thuốc, vật tư y tế, danh mục dịch vụ kỹ thuật quốcgia về bảo hiểm y tế thanh toán;

d Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở y tế, các tổ chức, cá nhântrong việc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo hiểm y tế

14 Về đào tạo nhân lực y tế

a Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy hoạch, kế hoạch phát triển

hệ thống đào tạo nhân lực y tế và các cơ chế, chính sách đặc biệt, đặc thù trongđào tạo, sử dụng nhân lực, nhân tài ngành y tế;

b Trình cấp có thẩm quyền ban hành các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia

về cơ sở hạ tầng, nhân lực, trang thiết bị, phương tiện dạy học của các cơ sở đàotạo nhân lực y tế và hướng dẫn, tổ chức triển khai việc thực hiện;

c Chỉ đạo việc xây dựng chương trình, giáo trình đào tạo nhân lực y tế,trong hệ thống đào tạo thuộc lĩnh vực y tế với các loại hình chính quy, không

chính quy và đào tạo liên tục; Quản lý nội dung, chương trình giảng dạy theoquy định của pháp luật;

d Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyênmôn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức y tế và đào tạo bồi dưõngđội ngũ cán bộ giảng dạy nhân lực y tế ở trung ương và địa phương

đ Quản lý đào tạo chuyên khoa sau đại học đặc thù của ngành y tế

e Quản lý các trường đại học y, đại học dược và các trường thuộc khốingành khoa học sức khoẻ

15 Về khoa học, công nghệ

a Xây dựng các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia vềthẩm định, đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả ngiên cứu khoa họccông nghệ trong ngành y tế; các quy định thử nghiệm lâm sàng thuốc, trang thiết

bị y tế và đạo đức trong nghiên cứu y sinh học;

b Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chỉ đạo tổ chức thực hiện kếhoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ trong cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nứoc, tổ chức quản lý và chính sách y tế;

c Xây dựng, chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch và các quy định về ứngdụng phát triển công nghệ thông tin y tế; quy định điều kiện hoạt động côngnghệ thông tin y tế trên môi trường mạng;

d Tổ chức thực hiện hiệp định và tham gia hệ thống hỏi đáp về hàng rào

kỹ thuật trong hội nhập kinh tế về y tế

16 Quản lý các ngạch viên chức chuyên ngành y tế

a Trình cấp có thẩm quyền ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ,chính sách về tuyển dụng, quản lý và sử dụng cán bộ, viên chức y tế;

b.Tổ chức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành y tế;

c Ban hành tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ các chức danh, các ngạchviên chức và cơ cấu ngạch viên chức chuyên ngành y tế sau khi có ý kiến thẩmđịnh của Bộ Nôi vụ

17 Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại doanhnghiệp có vốn nhà nước.

a Xây dựng đề án sắp xếp, tổ chức lại, chuyển đổi sở hữu đối với doanhnghiệp nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ trình Thủ tướng Chính phủquyết định và chỉ đạo, tổ chức thực hiện đề án sau khi được phê duyệt;

b Phê duyệt hoặc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Điều lệ tổ chức

và hoạt động, bổ nhiệm, miễn nhiệm các thành viên Hội đồng quản trị, các cán

bộ lãnh đạo quản lý, chỉ đạo hoạt động đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc

Bộ Y tế

19 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý và tiêu huỷ chất thải y tế,công tác bảo vệ môi trường trong các cơ sở của ngành y tế và bảo vệ môi trườngtrong hoạt động mai táng

20 Chủ trì, phối với các Bộ, ngành để đề phòng, chống, cấp cứu và điềutrị nạn nhân trong thiên tai thảm hoạ

21 Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo, hướng dẫnviệc thực hiện cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

22 Hướng dẫn, tạo điều kiện cho các hội và tổ chức phi Chính phủ thamgia các hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước đối với hội, tổ chức phiChính phủ, xử lý hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền

23 Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch tổng thể cải cách hànhchính của ngành y tế theo mục tiêu và nội dung của Chương trình tổng thể cảicách hành chính nhà nước

24 Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức

và thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách, đãi ngộ, khen thưởng,

kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lýcủa Bộ

25 Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ theo quy định của pháp luật.

26 Xây dựng, đề xuất các cơ chế, chính sách và giải pháp về tài chính y

tế Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Bộ; phối hợp với Bộ Tài chínhlập dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của

Bộ để Chính phủ trình Quốc hội Quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngânsách nhà nước theo quy định Thẩm định, phê duyệt và kiểm tra việc thực hiệncác dự án đầu từ phát triển ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ và thực hiện cácnhiệm vụ khác về quản lý tài sản công và các nguồn tài chính được Nhà nướcgiao theo quy định của pháp luật Thực hiện xã hội hóa và huy động các nguồntài chính cho công tác y tế

27 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về cáclĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước của Bộ đối với tổ chức, cá nhântrong phạm vi cả nước Thanh tra việc chấp hành chính sách, nhiệm vụ của các

tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của Bộ Giải quyết khiếunại, tố cáo, kiến nghị của công dân liên quan đến các lĩnh vực thuộc phạm viquản lý của Bộ; tổ chức tiếp công dân

28 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân công hoặc uỷquyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

(Phụ Lục 2: Nghị định số 63/2012/NĐ-CP của Chính phủ : Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế)

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách Công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế

1.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các yêu cầu chính đáng của nhân dân

Nó là mắt xích không thể thiếu được trong hoạt động của bộ máy nhà nước

- Tại cơ quan Bộ: Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ được thành lập từnăm 1998, đến nay Phòng có 2 bộ phân bộ phận lưu trữ và thư viện.Cơ chế hoạt động của phòng theo cơ chế thủ trưởng lãnh đạo, phân công nhiệm vụ cụ thể chomỗi cán bộ nhân viên của phòng

Phòng lưu trữ hiện nay được bố trí tại tầng 2 của khu nhà D của bộ y tế, Hiện nay phòng lưu trữ đang quản lý 06 kho lưu trữ, tập trung tại hai tầng tầng 2

và 3 Thư viện của bộ được bố trí tại phòng 607 ở tầng 6 nhà B

Phòng lưu trữ hiện nay có cơ cấu tổ chức gồm 2 bộ phận Lưu trữ và thư viện với số lượng 04 cán bộ, trong đó có 02 cán bộ biên chế( 02 cán bộ tốt

nghiệp đại học lưu trữ)

1) Nguyễn Hoa Lý (trưởng phòng) biên chế

Tốt nghiệp đại học tổng hợp chuyên ngành lưu trữ

2 Nguyên Thị Hằng (chuyên viên) biên chế

Tôt nghiệp học viện hành chính chuyên ngành quản lý nhà nước

3 Nguyên Thị Kim Lương (chuyên viên) hợp đồng

Tốt nghiệp ĐHKHXH&NV Hà Nội chuyên ngành lưu trữ

4 Nguyên Thị Thủy (chuyên viên) hợp đồng

Tôt nghiệp ĐHKHXH&NV tp Hồ Chí Minh chuyên ngành lưu trữ

1.2.2 Các đơn vị phụ trách công tác Lưu Trữ ở Bộ Y Tế

- Tại các Cục, Vụ thuộc Bộ: Hiện nay, chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ cho nên chưa đơn vị nào thành lập được tổ lưu trữ hay bộ phận lưu trữ mà số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều không biết để đâu, sắp xếp như thế nào cho khoa học và hợp lý

- Tại các đơn vị trực thuộc Bộ

Qua quá trình khảo sát và điều tra thực trạng về công tác lưu trữ, hầu hếtcác đơn vị trực trực thuộc cơ quan Bộ Y tế chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ Hiện nay, Bộ Y tế có 88 đơn vị trực thuộc Bộ Y tế tuy nhiên chỉ có 01 viện (Viện Sốt rét Ký sinh trùng và côn trùng) có 01 biên chế có trình

độ đại học lưu trữ Do các đơn vị chưa chú trọng về công tác này nên các cán bộlàm công tác lưu trữ chỉ làm kiêm nhiệm một số công tác khác và không có biên chế cho cán bộ lưu trữ nên công tác lưu trữ chưa đi vào nền nếp, chưa theo quy định của Nhà nước

.- Để công tác lưu trữ hoạt động có hiệu quả thì chúng ta không thể phủ nhận sự xuất hiện của công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,

tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính vì những điều đó mà công tác văn thư của Bộ Y Tế rất được quan tâm Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ làm nền móng cho công tác lưu trữ phát triển

Cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ kinh nghiệm và phẩm chất chính trị tốt; hiểu rõ đượctầm quan trọng của công việc và nhiệm vụ được giao nên luôn hoàn thành tốt công việc của người cán bộ làm công tác văn thư trong các khâu nghiệp vụ

chuyên môn

Để làm tốt công tác văn thư thì việc chỉ đạo, điều hành là một nhu cầu rất quan trọng Vì vậy, công tác văn thư của Văn phòng Bộ đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức và lãnh đạoVăn phòng Bộ

Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp giúp việc cho tránh văn phòng bộ việc chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của văn phòng bộ nhanh chóng, chính xác, đồng thời phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật, hướng dẫn cán bộ văn thư làm các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức xem xét toàn bộ văn bản đến để phối hợp với các đơn vị, cá nhân và báo cáo cho cơ quan về những công việc quan trọng, đề xuất ý kiến giải quyết.

Công tác văn thư đóng một vị trí quan trọng trong mọi hoạt động của Văn phòng bộ, nó là tiền đề cho công tác lưu trữ phát triển

1.2.3 Chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ ở

Bộ Y Tế

Công tác lưu trữ ra đời là sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình

1 Chức năng của công tác này bao gồm:

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Chức năng thứ nhất là tiền đề cho chức năng thứ hai Chức năng thứ hai

là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ Chỉ có thực hiện tốt chức năng thứ hai này thì công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ mới thực sự có ý nghĩa

2 Nội dung của công tác lưu trữ:

Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thuthập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê

và xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Hoạt động quản lý:Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ

1.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoat động lưu trữ của Bộ Y Tế:

Hiện nay tại phòng lưu trữ tại Bộ Y Tế cũng đang cho xây dựng đề án

“Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ” đề án này được phối hợp với trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ thuộc cục lưu trữ nhà nước

1.2.5 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức lưu trữ, quản

lý công tác lưu trữ của Bộ Y Tế:

Phòng lưu trữ thường xuyên tổ chức tập hấn bồi dưỡng về lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị trực thuộc bộ như :sở Y tế tỉnh thừa thiên Huế, Bệnh viện đa khoa trung ương Huế Đại học Y dược Huế, Các đơn vị trực thuộc tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh

1.2.6 Thanh tra kiểm tra, Giải quyết và Xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của Bộ Y Tế

Hằng năm Phòng lưu trữ tổ chức đi kiểm tra, thanh tra song song vớihướng dẫn nghiệp vụ tại các Vụ, Cục, Ban và các đơn vị trực thuộc bộ

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT NỘI DUNG KIẾN TẬP 2.1 Tình hình quản lý và Công tác chỉ đạo về Lưu trữ của Bộ Y Tế

2.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ

+ Chỉ thị 06/1999/CT-BYT ngày 29 tháng 7 năm 1999 về việc tăng cường công tác lưu trữ

+ Quyết định số 2508/1999/QĐ-BYT ngày 19 tháng 8 năm 1999 quy định công tác văn thư tại cơ quan Bộ Y tế Đây là một văn bản quy định pháp luật rất quan trọng với công tác văn thư lưu trữ được áp dụng trong ngành y tế Văn bản được phổ biến cho 16 đơn vị trong cơ quan Bộ và 80 đơn vị trực thuộc

Bộ thông qua các đợt tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo lại cán bộ, công chức hàng năm của Bộ Y tế.

+ Công văn số 2658/YT-VP5 ngày 4 tháng 4 năm 2000 về tăng cường công tác kiểm tra văn thư lưu trữ tại 18 đơn vị trực thuộc Bộ

+ Quyết định số 5291/2002/QĐ-BYT ngày 26 tháng 12 năm 2002 của

Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành bản “Quy định danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan Bộ Y tế” (phụ lục)

+ Quyết định số 4750/2004/QĐ-BYT ngày 28 tháng 12 năm 2004 của

Bộ trưởng Bộ y tế về việc ban hành bản “Quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại

cơ quan Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc” (phụ lục)

Ngoài ra, Bộ còn ban hành một số văn bản liên quan đến công tác lưu trữ như là:.

+ QĐ 4505 ban hành 8/11/2013 Về quy chế công tác lưu trữ tại cơ quan bộ y tế và các cơ quan bộ trực thuộc

Qua các văn bản, quyết định, chỉ thị trên thì công tác lưu trữ đã đượcPhòng Lưu trữ hướng dẫn triển khai tại các đơn vị như: hướng dẫn lập hồ sơ vớicác Vụ, Cục, Phòng, Ban; quy định công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan Bộ;tăng cường, chấn chỉnh công tác Văn thư – Lưu trữ, công tác kiểm tra tại cơquan trực thuộc Bộ Thông qua các đợt tập huấn nghiệp vụ công tác Văn thư –

Lưu trữ của Phòng lưu trữ Bộ Y tế tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư - Lưutrữ cho các bộ Vụ, Cục, Phòng, Ban trong cơ quan.

2.1.2Về thực hiện các văn bản chỉ đao ,hướng dẫn về lưu trữ:

Về triển khai thưc hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ

a) Đối với công tác văn thư

- Việc soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức đảm bảo đúngquy định về thẩm quyền, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định

- Quản lý an toàn, chặt chẽ, đúng quy định của nhà nước về quản lý, sửdụng con dấu trong công tác văn thư

b) Đối với công tác lưu trữ

- Xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng:

Hiện nay, khối lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan, tổ chứctrong tỉnh còn rất lớn Để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưutrữ, nhiệm vụ cấp bách hiện nay đối với các cơ quan là phải chỉnh lý xong toàn

bộ tài liệu lưu trữ đã được hình thành trong những năm vừa qua Việc chỉnh lýtài liệu lưu trữ tồn đọng là công việc khó khăn, phức tạp, không thể giải quyếtnếu không được quan tâm đúng mức Vì vậy việc xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng

là một nhiệm vụ cấp bách và những năm tiếp theo đối với công tác lưu trữ củacác cơ quan, tổ chức.Bộ y tế đã ban hành Quyết định 5233 ngày 28/12/2012 vềphê duyệt văn thư lưu trữ giai đoạn 2012-2016 Cùng với kinh phí được hỗ trợ,các cơ quan, tổ chức trong Quyết định đã bố trí thêm kinh phí để xử lý dứt điểmtình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng hiện nay Các cơ quan, tổ chức không được

hỗ trợ nguồn kinh phí trong Quyết định 5233 phải tự bố trí kinh phí để chỉnh lý,xác định giá trị tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo vệ và pháthuy giá trị tài liệu lưu trữ

- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định

- Lựa chọn các hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấptỉnh từ lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử huyện để chuẩn bị giao nộp về Lưu trữlịch sử cấp tỉnh.

- Xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu để đáp ứng tốt nhu cầu khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ chính đáng của mọi tổ chức, cá nhân

2.2 Hoạt động quản lý nghiệp vụ :

2.2.1Về công tác thu thập, Bổ sung tài liệu vào lưu trữ :

Năm 2014, phong lưu trữ thu được 160 mét giá tài liệu, phần nào giảiquyết được tình trạng tồn đọng tài liệu

Tại cơ quan Bộ: đã có diện tích 180 m2 với 6 kho và 30 m2 phòng làmviệc dành cho 04 cán bộ nên cũng khá chập hẹp trong việc xử lý và quản lý hồ

sơ, tài liệu Bên cạnh đó Phòng lưu trữ còn có khối tài liệu khá lớn vẫn nằm rảirác ở các Vụ, Cục nhưng do diện tích kho đã đầy hết tài liệu nên cũng chưa thu

về hết Ngoài ra Phòng lưu trữ của cơ bộ rất muốn có một phòng đọc để dànhcho cán bộ đến đọc và khai thác tài liệu tại chỗ

Tại 17 đơn vị trực thuộc qua khảo sát: có khoảng 1325 m2 kho, trongkhi đó số lượng tài liệu vô cùng lớn nhưng diện tích kho dành cho công tác lưutrữ còn quá ít

độ hoặc chuyển công tác cũng không bàn giao lại cho các cán bộ tiếp tục công

việc đó hoặc chuyển cho cán bộ lưu trữ nên thường xuyên xảy ra tình trạng thấtlạc hoặc mất mát hồ sơ, tài liệu Mặt khác do diện tích kho tàng còn chật hẹp,trang thiết bị như giá, tủ còn quá ít không đáp ứng được nhu cầu thu thập tàiliệu Hiện tại diện tích kho lưu trữ chỉ có 180 m2 và 547 mét giá tài liệu, trongkhi đó mới chỉ có 368 mét giá, tủ Như vậy còn 180 mét tài liệu phải để ở nềnnhà nghĩa là mới chỉ đáp ứng được 60% so với công tác thu thập hồ sơ tài liệuđược từ của các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng bộ.

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ :

Xác định giá trị tài liệu bên trong lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc,những tiêu chuẩn, những phương pháp của lý luận và thực tiễn của công tác lưutrữ để lựa chọn ra những tài liệu có giá trị để Nhà nước bảo quản và loại hủynhững tài liệu hết giá trị

Khi bộ phận tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ thì lưutrữ của Bộ đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ lấy tiêu chuẩn

là thước đo giá trị để xác định giá trị tài liệu Đó là các tiêu chuẩn về nội dung,tác giả của cơ quan, đơn vị hình thành phồng, hiệu lực pháp lý của tài liệu,…

Tùy theo đặc điểm, nội dung, tính chất của tài liệu, căn cứ chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ, dựa theo các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đểphân loại và lựa chọn tài liệu Sau khi đã phân loại thì tài liệu của Bộ Y tế đượcchia thành 2 loại sau:

Loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn

1) Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa Bộ và các đơn vị Vụ, Cục, Phòng ban của Bộ

2) Báo cáo tổng kết năm và các năm của Bộ.

3) Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ đối với các đơn vị Vụ, Cục,Phòng về các lĩnh vực chuyên môn y tế

4) Các kế hoạch dài hạn và việc thực hiện các kế hoạch dài hạn của Bộ

Y tế

Loại tài liệu bảo quản có tạm thời

Gồm khối tài liệu tổng kết của các đơn vị trong cơ quan chỉ có giá trịtạm thời (ngoài những tài liệu bảo quản vĩnh viễn và lâu dài)

2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện hành

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng, cóliên quan chặt chẽ tới công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu Là một đơn vịmới được thành lập và có đủ điều kiện thành lập phông nên tài liệu sản sinhtrong quá trình hoạt động không nhiều

Tình hình chỉnh lý khoa học tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành của Bộ

Y Tế được tiến hành rất chặt chẽ, cụ thể tài liệu được phân loại, lập hồ sơ, xácđịnh giá trị, bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ Tài liệu được sắp xếptheo phương án khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác và sử dụng cóhiệu quả

Hàng năm, Trung tâm đã rà soát, kiểm tra hồ sơ, tài liệu đúng quy định,đúng nội dung theo Danh mục đã hiện hành như: tài liệu nộp vào lưu trữ phảiđược lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, không giao nộp từng bó, từng cặp lộn xộn.Đồng thời cũng phải lập Biên bản giao nhận tài liệu và phải đăng ký vào sổ nhậptài liệu Do vậy, công tác này được diễn ra thường xuyên và định kỳ nhằm hoànchỉnh khối tài liệu phông lưu trữ trong kho

Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký nhập tài liệu:

TT thời

gian nhập tài liệu

Đơn vị (người) nhập

Số lượng tài liệu(m, cặp)

Nội dung của tài liệu

Thời gian của tài liệu

Tìmh trạng của tài liệu

2005

1995-Chỉnh

lý sơ bộ

(có biên bản)

02 Ông

Thanh

03 m Tài liệu

về hành chính, tổ chức.

2005

1995-Đã chỉnh

lý sơ bộ

(có biên bản)

Hiện nay ở kho Lưu trữ hiện hành của Bộ Y Tế đang bảo quản tài liệucủa các Cục, tài liệu Đảng, Công đoàn

Nội dung chủ yếu của tài liệu:

Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xâydựng cơ bản;

Tài liệu về dự toán, quyết toán, thu chi của Bộ;

Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiệnchế độ chính sách

Bộ đã tổ chức chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu phông Bộ Y

Tế giai đoạn 1995- 2005, có các văn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, mụclục hồ sơ phục vụ khai thác sử dụng Qua khảo sát, khối tài liệu của Bộ đã đượcchỉnh lý giai đoạn 1995- 2005 với số lượng tài liệu: 30 (mét) (riêng khối tài liệuxây dựng cơ bản do đang kiểm tra chờ quyết toán nên chưa nộp xuống phòngVăn thư khoảng 70 hộp = 10 mét)

Trong đó:

Khối tài liệu lâu dài – vĩnh viễn: 206 hồ sơ;

Tài liệu loại: 17 bó (3 m)

Khối tài liệu này cũng cần sớm có kế hoạch thu về

Qua đợt chỉnh lý này toàn bộ tài liệu đã được định thời hạn bảo quản đưavào cặp, hộp và được hệ thống thống hóa thống nhất theo một phương án phânloại khoa học nhằm tổ chức khoa học tài liệu phục cho công tác tra cứu lâu dàiTrung tâm, đưa tổng số tài liệu được chỉnh lý lên tới 206 hồ sơ (đvbq) tạo điềukiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng của cán bộ trong cơ quan

Nhận xét:

Nhìn chung công tác phân loại, lập hồ sơ tài liệu và chỉnh lý tài liệu nhưvậy là tương đối tốt, đã xác định được phương án phân loại chính xác; hồ sơ tàiliệu được lập và hệ thống hóa phục vụ cho khai thác sử dụng, đã định được thờihạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu

Có thể nói, công tác chỉnh lý tài liệu của Bộ được triển khai kịp thời,không xảy ra tình trạng tài liệu lộn xộn Tài liệu chỉnh lý đảm bảo chất lượng,khoa học, dễ tìm, dễ khai thác và tra tìm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ

Bên cạnh đó, công tác chỉnh lý tài nhiều bất cập đó là: một số ít tài liệutrước khi đem ra chỉnh lý vẫn còn ở tình trạng bó gói, rời lẻ, chưa được lập hồ

sơ Khi vào lưu trữ thì mới tiến hành chỉnh lý tài liệu và lập hồ sơ tài liệu Kể từkhi thành lập đến nay Bộ mới chỉ tiến hành chỉnh lý khối tài liệu giai đoạn 1995-

2010, ngoài ra những tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan từnăm 2010 đến nay, môt số chưa được tiến hành chỉnh lý để đưa vào bảo quảntrong kho lưu trữ phục vụ khai thác sử dụng

2.2.4Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ

* Về nhân sự : Số lượng 04 người, giới tính Nữ Trình độ, Đại học, tuổi

đời từ 30- 45

* Về cơ sở vật chất và trang thiết bị :

Tại cơ quan Bộ: đã có diện tích 180 m2 với 6 kho và 1 phòng làm việcdiện tich 30 m2

- Giá đựng tài liệu 157 giá, tủ đựng tài liệu 06 chiếc

- Máy tính 05 chiếc, máy in :02 chiếc, máy photocopy :01 chiếc, máyScan :01 chiếc

- Máy điều hòa 07 chiếc, quạt thông gió :06 chiếc , máy hút ẩm:01chiếc , máy hút bụi 01 chiếc

- Bình chữ cháy :05 chiếc, xe đẩy hàng :01 chiếc

* Về tài liệu lưu trữ

- Tài liệu hành chính :250,5 mét (trong đó 7840 hồ sơ có thời hạn bảoquản lâu dài , vĩnh viễn là 2461 hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời)

- Tài liệu khoa học kỹ thuật ( tài liệu nghiên cứu khoa học ) :20 mét tổng

số tài liệu nghiên cứu khoa học ( tính theo đề tài công trình ) 679 đề tài đã đượcchỉnh lý

- Tài liệu xây dựng cơ bản :15 mét, tương đương 229 hồ sơ và đã đượcchỉnh lý

- Tài liệu hồ sơ cán bộ :16 mét, tương đương 575 hồ sơ và đã được chỉnh

lý

- Tài liệu tồn đọng và đang được chỉnh lý 357 mét tài liệu

- Tài liệu hồ sơ dự án 457 thùng tài liệu

- Tài liệu tiêu hủy 18,5 mét tương đương 309 hồ sơ;

+ “Tập quyết định của chủ tịch nước, hội đồng bộ trưởng về việc khenthưởng huân, huy chương năm 1945”

+ “Quyết định xác nhận thời gian hoạt động trước cách mạng tháng 8năm 1945 và đề nghị khen thưởng kháng chiến chống pháp”

* Đặc điểm và tình hình tài liệu trong kho :

Khối lượng tài liệu nhiều mà diện tích kho có hạn nên việc bảo quản hồ sơ tàiliệu gặp nhiều khó khăn, khoảng cách giữa các giá quá gần nên gây khó khăncho việc khai thác và tra tìm, cũng như vệ sinh tài liệu Dẫn đến việc bảo quảntài liệu không đảm bảo, dễ bị nấm mốc dòn gẫy , chuột , gián , nhấm Sau khithống kê, thực trạng tài liệu trong kho của Bộ Y Tế được thể hiện như sau :

+) Tài liệu cần phục chế: 158 hồ sơ

+) Tài liệu cần lập bản sao: 213 hồ sơ

+) Tài liệu hết giá trị cần đánh giá và tiến hành tiêu hủy: 18,5met tươngđương 309 hồ sơ

+) Tài liệu nấm mốc :05 mét

+) Tài liệu rách thủng :12 mét

+) Tài liệu giòn gẫy :10 mét

+) Tài liệu mục nát :07 mét

+) Tài liệu mờ, khó đọc: 16 mét

+) Tài liệu nhòe chữ: 450 văn bản

* Xây dựng công cụ tra tìm văn bản

Hiện tại Bộ Y Tế sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu là thôngqua Mục lục hồ sơ

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ :

Kho lưu trữ của bộ được bố trí ở 2 tầng : tầng 2 và 3 nhà D do đó tài liệu

có thể tránh được tình trạng ẩm ướt hay mưa ngập, trong kho được trang bị quạttrần , quạt thông gió, có rèm che nắng ở cửa tránh ánh nắng mặt trời chiếu vàotài liệu, có hệ thống bình chữa cháy, máy hút ẩm, có hộp nhử mối Riêng vớikho lưu trữ tại tầng 3 với Diện tích 50 m2, kho này có 2 phòng tài liệu trong cáckhó được bố trí ở các hộp được bày trên các giá tài liệu

Hiện có hơn 196 mét giá tài liệu chứa tài liệu thẳng hàng, vuông góc vớicửa sổ để tránh ánh nắng trực tiếp vào

Có khoảng 457 thùng tài liệu Hồ sơ dự án của các Dự án đã kết thúc phải

để ngoài hành lang nhà D

Tại 17 đơn vị trực thuộc qua khảo sát: có khoảng 1325 m2 kho, trong khi

đó số lượng tài liệu vô cùng lớn nhưng diện tích kho dành cho công tác lưu trữcòn quá ít

Để bảo quản tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ Bộ Y tế, cán bộ lưu trữ của

Bộ đã đưa ra các biện pháp sau:

Xây dựng chế độ bảo quản tài liệu: trong kho cần phải có chế độ bảo quảnthật rõ ràng, chặt chẽ làm cơ sở cho việc thực hiện các nhiệm vụ bảo quản Cácchế độ bảo quản được thực hiện bằng văn bản cụ thể đó là: nội quy ra vào kho;quy chế về tài liệu lưu trữ; chế độ về kiểm kê, kiểm tra tài liệu; chế độ vệ sinhkho tàng; nội quy phòng hỏa

Sắp xếp tài liệu trong kho, tài liệu trong kho lưu trữ được sắp xếp gọngàng, tra tìm tài liệu được nhanh chóng tạo điều kiện kiểm tra kho được thuậnlợi

2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ nghiên cứu,khai thác,

sử dụng có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ Phòng Lưu trữ - Văn phòng Bộ Y tế

đã có nhiều cố gắng triển khai các hoạt động thu thập, chỉnh lý những tài liệu cógiá trị đưa vào bảo quản và phục vụ khai thác Từ đầu năm 2014 đến nay, phònglưu trữ Bộ Y Tế đã phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thư việncho 156 lượt người với 757 văn bản Nhiều những công trình nghiên cứu khoahọc đã được khai thác phục vụ cho các độc giả tham khảo Tài liệu lưu trữ trongnhững năm qua dã góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật và bảo vệ quyềnlợi chính đáng của công dân

CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ

ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và

kết quả đạt được.

Một số công việc của khâu thực hiện chỉnh lý như :

- Tìm hiểu bản lich sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của Bộ

- Biên mục bên ngoài hồ sơ

- Vệ sinh tháo bỏ ghim kẹp tài liệu

- Đánh số hô sơ chính thức đưa vào bìa và cặp hộp viết và dán nhãn hồ sơ

- Vận chuyển tài liệu vào kho

- Bó gói tài liệu loại

- Vệ sinh kho lưu trữ

3.2 Nhận xét

Trong thời gian Thực tập tại Bộ Y Tế em có điều kiện để hiểu rõ hơn vềmối quan hệ giữa những kiến thức lý luận đã được học, những quy định của Nhànước về công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý tài liệu nói riêng cũngnhư thực tiễn công tác này tại cơ quan Em nhận thấy, công tác chỉnh lý tài liệucủa Bộ được thực hiện khá tốt từ khâu tổ chức chỉ đạo đến việc thực hiện nghiệp

vụ chuyên môn Song, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế, tồn tại cần sớmđược khắc phục, cụ thể như sau:

3.2.1 Ưu điểm

+ Trong quá trình chỉnh lý tài liệu nhận thức và nắm bắt được ý nghĩa vàgiá trị to lớn của tài liệu nên quá trình thực hiện chỉnh lý diễn ra hết sức nghiêmtúc, đảm bảo đúng thời gian quy định và đạt hiệu quả cao

+ Phần lớn tài liệu trước khi nhập kho đều được chỉnh lý theo đúng quytrình được quy định trong văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo tính khoa học và tạo thuận lợi cho việc khai thác

sử dụng

+ Tài liệu sau khi chỉnh lý khoa học, đã được bảo quản an toàn theo chế

độ bảo quản vĩnh viễn với nhiệt độ 200C ±2, độ ẩm 55% ±5 và tổ chức sử dụng

có hiệu quả theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia

+ Sau khi tài liệu được chỉnh lý, tổng hợp, những người khai thác đã cóthể tra cứu được toàn bộ tư liệu lưu trữ, tiện ích rất nhiều cho độc giả và chotoàn thể quần chúng nhân dân

Việc thực hiện các đề án chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ đã góp phầnnâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng của tài liệu Khắc phục được các tìnhtrạng tài liệu bị chồng chéo, lẫn lộn, trùng lặp, hay tiêu đề hồ sơ chưa phản ánhhết nội dung thông tin trong hồ sơ…do tài liệu của một phông thường trải quanhiều đợt thu thập bổ sung khác nhau

3.2.2Tồn tại