M ỤC L ỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành công ty. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty. 5 1.1.1.1. Chức năng 5 1.1.1.2. Nhiệm vụ 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty. 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ trong công ty. 6 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự: 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự. 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY 11 2.1. Hoạt động quản lý. 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 14 2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ công ty. 16 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 25 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu. 28 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 32 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 33 2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. 33 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 35 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 35 3.3.1. Công việc đã làm. 35 3.3.2. Kết quả đạt được. 35 3.3 Một số khuyến nghị. 51 3.3.1. Đối với công ty. 51 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường. 52 C. PHẦN KẾT LUẬN. 54 D. PHỤ LỤC 1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội M ỤC L ỤC M ỤC L ỤC A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Công ty cổ phần kiến trúc nội thất 3s 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty 1.1.1 Lịch sử hình thành công ty .4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty 1.1.1.1 Chức 1.1.1.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ công ty .6 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành - nhân sự: 1.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành - nhân 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY 11 2.1 Hoạt động quản lý .11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ công ty .16 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu .28 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 32 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ .33 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 33 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 35 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 35 3.3.1 Công việc làm 35 3.3.2 Kết đạt 35 3.3 Một số khuyến nghị 51 3.3.1 Đối với công ty 51 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường 52 C PHẦN KẾT LUẬN 54 D PHỤ LỤC Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Trong thời đại lịch sử thông tin đóng vai trò quan trọng cho phát triển xã hội loài người Theo thời gian, giới vận động phát triển không ngừng Nhu cầu tìm lại thông tin khứ, hiểu biết thông tin khám phá điều mẻ tương lai nhu cầu tất yếu người xã hội Tài liệu lưu trữ nguồn thông tin vô giá thiếu phục vụ cho hoạt động người thời đại Thông tin truyền tải nhận lại nhiều phương tiện khác nhau: văn bản, giấy tờ, sách, báo, đài, truyền hình, Trong văn giấy tờ coi phương tiện truyền tải thông tin quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức nói chung doanh nghiệp nói riêng Đối với doanh nghiệp vấn đề “cạnh tranh” vấn đề quan tâm hàng đầu doanh nghiệp Do doanh nghiệp muốn tồn phát triển bền vững lâu dài phải thường xuyên tạo dựng vun đắp mối quan hệ với doanh nghiệp khác mà phương tiện để thực điều văn giấy tờ Trong nguồn thông tin quan trọng có tính xác cao “Tài liệu lưu trữ” Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá dân tộc, chứa đựng thông tin khứ; có tính xác cao; phản ánh cách trung thực, toàn diện mặt đời sống xã hội; có ý nghĩa to lớn nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Do vậy, quan nhà nước, tổ chức xã hội người dân phải có ý thức trách nhiệm việc giữ gìn bảo vệ an toàn nguồn tài sản vô giá Để góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ nước nhà vào nề nếp, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán làm công tác Văn thư - Lưu trữ quan Từ thành lập đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạt nhiều thành tựu việc đào tạo nhiều khóa học với nhiều Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ngành nghề khác nhau: Lưu trữ học, Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng, cung cấp cho xã hội đội ngũ cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, đáp ứng yêu cầu quan, tổ chức Với phương châm “học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” sau kết thúc chương trình đào tạo, sinh viên năm cuối nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập trường quan, tổ chức với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội để sinh viên có hội cọ xát với thực tiễn; củng cố kiến thức lý luận vận dụng kiến thức lý luận học để giải số vấn đề cụ thể công tác lưu trữ quan đến thực tập; rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách cán lưu trữ tạo tiền đề vững cho trình làm việc sinh viên quan sau trường Được giúp đỡ Công ty cổ phần kiến trúc nội thất 3s tạo điều kiện cho em tìm hiểu tiếp xúc trực tiếp với công việc thực tế Công ty để em có hội củng cố kiến thức mà học, nâng cao kỹ nghề nghiệp Trong thời gian thực tập Công ty từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015 em tìm hiểu tiếp xúc trực tiếp công tác lưu trữ Công ty, học hỏi nhiều kinh nghiệm từ cán làm công tác lưu trữ quan Qua giúp em hiểu rõ nghiệp vụ lưu trữ mà học Qua việc tìm hiểu nghiên cứu công tác lưu trữ quan nội dung em tìm hiểu “ Thực trạng công tác lưu trữ Công ty cổ phẩn kiến trúc nội thất 3s” Toàn kết trình thực tập thể báo cáo với bố cục gồm phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận Trong phần nội dung gồm chương: Chương Giới thiệu vài nét Công ty cổ phần kiến trúc nội thất 3s Chương Thực trạng công tác lưu trữ công ty Chương Báo cáo kết thực tập Công ty cổ phần kiến trúc nội thất 3s đề xuất khuyến nghị Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong thời gian thực tập công ty có nhiều cố gắng song không tránh khỏi khó khăn sinh viên lần đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế nên việc xử lý nghiệp vụ thử thách lớn em, nghiệp vụ: phân loại, chỉnh lý tài liệu, Bên cạnh khó khăn trình thực tập em nhận giúp đỡ nhiệt tình thầy cô trường anh, chị công tác Công ty Qua báo cáo này, em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới thầy giáo, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Ban giám đốc anh chị công ty tạo điều kiện cho em trình thực tập trang bị cho em nhiều kiến thức quý báu, giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập quan Do thời gian thực tập trường có hạn, thân chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên báo cáo em nhiều thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội góp ý để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, góp phần gắn thực tiễn vào kiến thức học Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Hiền Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Công ty cổ phần kiến trúc nội thất 3s 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty 1.1.1 Lịch sử hình thành công ty Tên công ty: Công ty Cổ phần kiến trúc nội thất 3s Tên giao dịch: 3s interior and architecture., JSC Trụ sở chính: Lô cụm công nghiệp làng nghề Tân Hội, xã Tân Hội, huyện Đan Phượng, Hà Nội Giấy phép ĐKKD số: 0106732109 cấp ngày 17/6/2009 Nơi cấp: Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ ( Mười tỷ đồng chẵn) Người đại diện: Bùi Văn Kiên Chức vụ: Giám đốc Mã số thuế: 0106732109 Số lượng nhân viên: 50 người Công ty Cổ phần Kiến trúc Nội thất 3s thành lập năm 2009, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, có dấu riêng, tài khoản riêng, Công ty cổ phần kiến trúc nội thất mạnh Việt Nam; chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng; trang trí nội, ngoại thất kinh doanh bao gồm dịch vụ chủ yếu sau: - Trang trí nội, ngoại thất công trình - Tư vấn thẩm định dự án đầu tư, dự toán, tổng dự toán, toán công trình xây dựng - Tư vấn đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu phân tích đánh giá việc quản lý dự án, dự thầu xây lắp thiết bị loại công trình - Thiết kế kiến trúc, thiết kế kết cấu công trình, thiết kế quy hoạch xây dựng - Kinh doanh thiết bị, phụ kiện đồ bếp, đồ nội thất, kinh doanh vật liệu, vật tư thiết bị ngành xây dựng Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lĩnh vực kinh doanh: Thiết kế kiến trúc công trình, thiết kế quy hoạch xây dựng Sản xuất lắp đặt thi công đồ gỗ nội thất Kinh doanh thiết bị, phụ kiện đồ bếp, đồ nội thất Kiểm định chất lượng công trình xây dựng Trang trí nội, ngoại thất công trình 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty 1.1.1.1 Chức Kinh doanh theo nội dung quy định Thực đầy đủ nghĩa vụ theo quy định Nhà nước Bảo vệ sản xuất kinh doanh giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội Nộp thuế theo quy định Nhà nước 1.1.1.2 Nhiệm vụ - Xây dựng tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh theo luật hành Nhà nước theo hướng dẫn Bộ Công Thương để thực mục đích nội dung hoạt động công ty - Nắm bắt nhu cầu thị trường nước để xây dựng tổ chức thực phương án sản xuất kinh doanh có hiệu - Quản lý, sử dụng vốn kinh doanh sở vật chất kỹ thuật đạt hiệu kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn với nhiều hình thức thích hợp - Chấp hành đầy đủ sách, chế độ pháp luật cuả Nhà nước - Thực đầy đủ cam kết hợp đồng thiết kế, mua bán nội thất với đối tác - Chủ động điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị - Thiết kế thi công nội, ngoại thất công trình - Sản xuất thi công lắp đặt đồ gỗ nội thất - Quản lý chặt chẽ đội ngũ cán bộ, công nhân viên để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp; chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công nhân viên công ty Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty - Ban giám đốc: + Giám đốc công ty + Phó giám đốc điều hành + Phó giám đốc kinh doanh + Phó giám đốc kỹ thuật - Các phòng ban chức năng: + Phòng thiết kế + Phòng thi công xây dựng trang trí nội thất + Phòng kinh doanh chăm sóc khách hàng + Phòng hành - nhân + Phòng kế toán tài + Ban kiểm soát ( Sơ đồ cấu tổ chức công ty - Phụ lục 01) 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ công ty Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quan nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp chứa đựng thông tin phản ánh hình thành, phát triển, thành tựu doanh nghiệp Để quản lý thống khối tài liệu hình thành trình hoạt động, ban giám đốc công ty phân công nhiệm vụ quản lý công tác văn thư - lưu trữ công ty cho phòng Hành - nhân 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành - nhân sự: - Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty + Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu công ty phận liên quan + Lập chương trình tuyển dụng cho đợt tuyển dụng tổ chức thực + Tổ chức ký kết hợp đồng lao động, thử việc cho người lao động Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên công ty + Thực công tác tuyển dụng, điều động nhân sự; theo dõi số lượng nhân viên công ty nghỉ việc + Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng số lượng đội ngũ công nhân viên lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể ban giám đốc + Làm cầu nối lãnh đạo công ty tập thể người lao động - Tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo + Lập chương trình đào tạo định kỳ hàng năm + Tổ chức thực việc đào tạo công ty + Đánh giá kết đào tạo + Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động vào công ty lịch sử hình thành, sách, nội quy lao động + Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty - Tổ chức việc quản lý nhân công ty + Điều động nhân theo yêu cầu sản xuất kinh doanh + Lập định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán quản lý điều hành + Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc nhân viên + Xây dựng sách thăng tiến thay nhân + Lập ngân sách nhân + Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh chiến lược công ty + Giải khiếu nại, kỷ luật nhân viên công ty - Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động + Bảo vệ lợi ích hợp pháp công ty người lao động + Xây dựng thực chế độ sách người lao động Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Thực việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo quy định công ty + Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thực chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo đạo ban giám đốc + Lập danh sách lao động định kỳ theo quy định quan nhà nước + Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực chế độ phép hàng năm cho người lao động - Chấp hành tổ chức thực chủ trương, quy định, thị ban giám đốc + Lập phương án tổ chức thực Quyết định, Quy định ban giám đốc + Giám sát việc thực phương án duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời, trung thực tình hình diễn kết công việc thực nhiệm vụ ban giám đốc giao - Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt quy định áp dụng công ty; xây dựng cấu tổ chức công ty, phận tổ chức thiện + Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành công ty + Xây dựng hệ thống quy chế, quy trình, quy định cho công ty giám sát việc chấp hành nội quy - Phục vụ công tác hành để ban giám đốc thuận tiện đạo, điều hành; phục vụ hành để phận khác có điều kiện hoạt động tốt + Xây dựng, tổ chức quàn lý hệ thống thông tin + Nghiên cứu nắm vững qui định pháp luật liên quan đến hoạt động công ty, đảm bảo cho hoạt động công ty phù hợp với pháp luật + Phục vụ hành chính, phục vụ số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Xây dựng, giữ gìn phát triển mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh + Tổ chức họp theo yêu cầu công ty + Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, bước xây dựng văn hóa riêng công ty tạo điều kiện phục vụ tốt khách hàng + Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ phổ biến thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ kịp thời báo cáo ban giám đốc để giải kịp thời + Phục vụ tốt điều kiện pháp lý hành chính, hậu cần, an ninh để sản xuất thông suốt + Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản công ty + Thực công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho công ty, giữ hồ sơ pháp lý công ty + Phối hợp với đơn vị khác bảo vệ lợi ích pháp lý cho công ty, giữ hồ sơ pháp lý công ty + Phối hợp với đơn vị khác bảo vệ quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh sáng chế công ty + Tiếp nhận loại công văn, vào sổ công văn đi, đến + Phân loại phân phối công văn cho phận; tra cứu, cung cấp tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu + Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến phận liên quan + Đánh máy, photocopy văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao + Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ; theo dõi, luân chuyển hồ sơ + Giữ bí mật nội dung công văn, giấy tờ, tài liệu + Quản lý tổng đài, máy fax theo quy định công ty + Giao nhận hàng hóa, công văn tài liệu đến phận liên quan Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội huyết với công việc giao Vì thời gian tới ban lãnh đạo công ty cần có quan tâm tới việc tổ chức, xếp nhân phù hợp cử cán làm công tác lưu trữ tham gia lớp học, buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn Lưu trữ tập trung tài liệu quan Hiện khối lượng tài liệu bảo quản kho chủ yếu tài liệu hành tài liệu xây dựng khối tài liệu chuyên môn kỹ thuật phản ánh hoạt động đặc thù công ty chưa thu bảo quản đơn vị công ty thời gian tới ban lãnh đạo công ty đạo cán văn thư lưu trữ lập kế hoạch thu thập khối tài liệu đưa vào kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phân loại, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu sản xuất kinh doanh; tránh tình trạng tài liệu bị phân tán, tiêu hủy bị tiết lộ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Việc đại hoá công tác lưu trữ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Tình trạng phổ biến việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ theo phương pháp truyền thống, chưa đáp ứng yêu cầu chung nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước hoạt động cụ thể ngành lưu trữ Để công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tốn kém, công việc cần phải làm lập hồ sơ, tài liệu hình thành xử lý công việc cá nhân, đơn vị phải phân loại quản lý thống hệ thống sở liệu Tuyệt đối không tự ý xóa thay đổi thông tin tài liệu, hàng năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lượng chống xâm nhập tác nhân gây hại việc thay đổi thông tin sở liệu gây khó khăn cho việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu Nguyễn Thị Hiền 50 Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong thời gian tới công ty cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: xây dựng file quản lý văn phần mềm phục vụ cho công tác lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian, công sức Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ giúp hạn chế việc lưu trữ tài liệu giấy, giảm bớt công kềnh kho lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị Trong trình tìm hiểu thực tế công ty với việc phân tích ưu điểm nguyên nhân hạn chế công tác lưu trữ công ty em xin mạnh dạn đưa số khuyến nghị sau: 3.3.1 Đối với công ty Tài liệu lưu trữ doang nghiệp có vai trò quan trọng quốc gia nói chung doanh nghiệp nói riêng, di sản văn hóa dân tộc Trong doanh nghiệp tài liệu lưu trữ tạo kho thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành, giúp lãnh đạo đưa định quản lý đắn; lưu giữ bí doanh nghiệp; kho kinh nghiệp tổ chức quản lý điều hành, ghi lại thất bại thành công trình hoạt động; giúp giáo dục phục dựng lại truyền thống doanh nghiệp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ doanh nghiệp việc làm cần thiết Hiện nay, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ công ty chưa thực tốt, khối tài liệu thu so với khối tài liệu mà công ty sản sinh Nguyên nhân thiếu phận phụ trách công tác lưu trữ, cán chuyên môn mà có cán kiêm nhiệm phụ trách công tác lưu trữ công tác lưu trữ công ty chưa tổ chức khoa học, thống toàn công ty Tình trạng phổ biến đơn vị, phòng, ban công ty tự lưu trữ tài liệu đơn vị sản sinh Vì thời gian tới ban lãnh đạo công ty sớm ban hành Quy chế, quy định công tác lưu trữ để đưa công tác lưu trữ công ty vào nề nếp Nguyễn Thị Hiền 51 Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tiến hành nghiệp vụ cách khoa học Và cán văn thư lưu trữ xây dựng kế hoạch thu thập bổ sung khối tài liệu đến hạn nộp lưu đơn vị chưa thu thập đưa vào bảo quản kho Nếu công ty quy định chung công tác văn thư, lưu trữ cán nhân viên công ty không nhận thức công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; ý thức trách nhiệm thân việc lập hồ sơ công việc phụ trách giải dẫn tới việc tài liệu đưa vào bảo quản kho tình trạng lộn xộn, bó gói rời lẻ gây khó khăn cho cán lưu trữ việc thực nghiệp vụ Không có kế hoạch thu thập khối tài liệu đến hạn nộp lưu để đưa vào bảo quản kho lưu trữ dẫn đến tình trạng tài liệu phông lưu trữ công ty không hoàn chỉnh, tài liệu bị phân tán, xé lẻ, mát; bí kinh doanh công ty bị lộ bên xảy tượng đơn vị tự tiêu hủy tài liệu đơn vị làm cho tài liệu phông lưu trữ công ty không đầy đủ ảnh hưởng tới việc khai thác, sử dụng tài liệu phục cho hoạt động quản lý điều hành ban lãnh đạo công ty giải công việc hàng ngày cán bộ, nhân viên công ty Do thời gian tới cán văn thư lưu trữ công ty phải có kế hoạch thu thập khối tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, phòng ban công ty để đưa vào bảo quản kho lưu trữ 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Khoa Văn thư Lưu trữ địa tin cậy đào tạo chuyên sâu công tác Lưu trữ trường cần đưa vào chương trình giảng dạy môn học có tính bổ trợ môn học mang tính lý luận chuyên sâu nhằm giúp cho sinh viên nắm vững kiến thức lý luận nghiệp vụ chuyên môn Kiến thức lý luận thực tiễn khách quan phạm trù triết học có mối quan hệ mật thiết biện chứng với bên cạnh việc giảng dạy kiến thức lý luận chuyên môn khoa cần thường xuyên tổ chức cho sinh Nguyễn Thị Hiền 52 Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội viên thực tập tìm hiểu thực tế Từ giúp cho sinh viên có nhìn khách quan thực tiễn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, tránh vận dụng lý thuyết học cách máy móc rập khuôn vào công việc thực tế sau trường Trong chương trình đào tạo, Khoa cần đặc biệt trọng đến chất lượng đào tạo nhằm cung cấp cho xã hội đội ngũ cán lưu trữ giỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ có ý thức trách nhiệm cao công việc Khoa cần thường xuyên tổ chức học hoạt động ngoại khóa có liên quan tới công tác chuyên môn nhằm tăng thêm niềm đam mê nghề nghiệp cho sinh viên từ họ có ý thức trách nhiệm cao công việc Do thời gian nghiên cứu có hạn nên em dừng lại việc nghiên cứu tổng quan đưa thực trạng công tác lưu trữ công ty từ đưa đánh giá số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ công ty thời gian tới Nguyễn Thị Hiền 53 Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Chủ tịch Hồ Chí Minh nói “Học phải đôi với hành, lý thuyết phải gắn liền với thực tế” Thật vậy, lý thuyết học nhà trường tảng, sở vững để bước vào ngưỡng cửa đời Thế bước vào thực tiễn sống ta áp đặt toàn kiến thức lý thuyết học vào công việc kiến thức lý thuyết học nhỏ bé mà sống có nhiều điều mà sách Vì trải nghiệm sống học quý báu người mà phải trân trọng Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động người lĩnh vực khác đời sống xã hội Thực tốt công tác lưu trữ góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức nói chung đơn vị nói riêng Trong thời gian thực tập Công ty cổ phần kiến trúc nội thất 3s giúp em có nhìn khái quát thực trạng công tác lưu trữ doanh nghiệp Công tác lưu trữ doanh nghiệp thực chưa quan tâm nhiều đặc biệt doanh nghiệp nhỏ Đối với Công ty cổ phần kiến trúc nội thất 3s ban giám đốc công ty có quan tâm bố trí cán kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ doanh nghiệp nhỏ, thành lập nên công tác lưu trữ công ty chưa thực tốt thống toàn công ty Trong trình thực tập trường em trực tiếp khảo sát thực số khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, Nhờ mà em hiểu rõ tính chất ngành học mà lựa chọn, rút ngắn khoảng cách lý luận thực tiễn Qua đợt thực tập giúp em học hỏi nhiều kinh nghiệm có ích cho thân, phục vụ tốt cho trình làm việc quan sau trường Nguyễn Thị Hiền 54 Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Qua báo cáo mình, em mạnh dạn đưa vài nhận xét, kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác lưu trữ công ty Đối với thân, đợt thực tập giúp em có nhận thức đầy đủ đắn nghề nghiệp lựa chọn từ giúp em có định hướng cho nghề nghiệp sau trường Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ cô, chú, anh, chị làm việc công ty quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập Do thời gian thực tập có hạn, thân chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên trình thực tập nhiều thiếu sót, kính mong thầy, cô khoa nhận xét đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 Nguyễn Thị Hiền 55 Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức công ty Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành nhân Mẫu biên giao nhận tài liệu Mẫu danh mục hồ sơ 5.Các hình ảnh minh họa Nguyễn Thị Hiền 56 Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Công ty cổ phần kiến trúc nội thất 3s CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: .………………………………………………… … Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …………… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: …………………………………………… , đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh: .…… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh:… .…… Thống lập biên giao nhận tài liệu …………………… …… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): ……………………… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (5): ……………………… …………………… .…………………… Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức (6) (chức vụ, chữ kí người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MẪU DANH MỤC HỒ SƠ CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc VÀ NỘI THẤT 3S DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC VÀ NỘI THẤT 3S Năm Thời Ghi Số ký Đơn vị/ người Tên đề mục tiêu đề hồ sơ hạn bảo hiệu HS lập hồ sơ quản (1) (2) (3) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN I PHÒNG THIẾT KẾ Tên đề mục nhỏ Thiết kế nội ngoại thất công trình Tiêu đề hồ sơ 01.TK 02 TK 50 HCNS 51.HCNS (4) (5) II PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có …….hồ sơ, bao gồm: …………….hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………… hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Bao đựng tài liệu kho lưu trữ công ty Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Hiền Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bình chữa cháy kho lưu trữ công ty Gía đựng tài liệu Nguyễn Thị Hiền Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Hiền Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K1A