CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY 2.1. Hoạt động quản lý
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu
. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu tạo thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu, quản lý, tra tìm nhanh chóng, chính xác; có cơ sở loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy, tiết kiệm diện tích kho tàng, phương tiện bảo quản, tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ của công ty.
Cũng giống với khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty trước khi đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ phải được chỉnh lý, tuy nhiên điểm khác của tài liệu doanh nghiệp là bên cạnh khối tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản các doanh nghiệp còn có khối tài liệu chuyên môn kĩ thuật. Vì vậy khi tiến hành chỉnh lý khối tài liệu hành chính và tài liệu xây dựng cơ bản cán bộ văn thư lưu trữ trong công ty cần vận dụng đan xen giữa Công văn 283/VTLTNN-NVTWN ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính và Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 1/6/2009 của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000. Đối với khối tài liệu chuyên môn kĩ thuật việc chỉnh lý được thực hiện theo quy định của ngành.
Thực tế hiện nay, công ty chưa tiến hành chỉnh lý được khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động bởi công ty là doanh nghiệp mới
thành lập được 6 năm, ban giám đốc công ty chưa thực sự quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ của công ty. Do đó, trong quá trình hoạt động công ty đã sản sinh ra một khối tài liệu tương đối nhiều nhưng khối tài liệu được thu thập được vào kho rất ít, chủ yếu là tài liệu về hành chính, nhân sự, văn bản đi và đến,... Khối tài liệu chuyên môn kĩ thuật phản ánh hoạt động đặc thù hoạt động của công ty chưa thu được hiện đang bảo quản tại các phòng, ban, đơn vị trong công ty do vậy khó có thể tiến hành được việc chỉnh lý tài liệu của công ty. Khối tài liệu thu được mặc dù đã được phân loại, lập hồ sơ sơ bộ nhưng chất lượng hồ sơ không đồng đều, tài liệu trùng thừa, hết giá trị chưa được loại hủy.
Trong thời gian tới, công ty chủ động tiến hành thu thập và chỉnh lý khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động để có thể đem ra khai thác, sử dụng có hiệu quả phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
Để tiến hành chỉnh lý khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cán bộ văn thư lưu trữ trong công ty có thể lựa chọn phương án “Mặt hoạt động - thời gian”. Phương án này thường áp dụng cho doanh nghiệp có quy mụ nhỏ, cơ cấu tổ chức khụng rừ ràng, luụn thay đổi, cơ quan đang hoạt động.
Hồ sơ, tài liệu của công ty gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, để lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại hồ sơ của công ty theo các mặt hoạt động:
1. Tài liệu hành chính - nhân sự gồm:
- Các văn bản quy phạm pháp luật: Luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Các quy định, chỉ thị của ban lãnh đạo công ty (hồ sơ nguyên tắc).
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
- Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
- Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm của công ty;
- Tài liệu về công tác văn thư lưu trữ công ty;
- Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa...;
- Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của công ty;
- Tài liệu về quản lý đất đai của công ty;
- Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo công ty, chức năng nhiệm vụ cụ thể;
- Hồ sơ về tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động;
- Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động;
- Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động...;
- Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch, bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương...);
- Các tài liệu khác có liên quan.
Phòng thiết kế
- Hồ sơ, tài liệu về thiết kế nội ngoại thất công trình;
- Hồ sơ, tài liệu về khảo sát thực địa công trình;
- Hồ sơ, tài liệu về việc lập phương án sơ bộ và thiết kế cơ sở;
- Hồ sơ, tài liệu về việc đánh giá sự cố công trình;
- Hồ sơ, tài liệu về việc tư vấn cho chủ đầu tư về pháp lý xây dựng, luật xây dựng và mỹ thuật công trình.
- Hồ sơ, tài liệu về việc đề xuất và bảo vệ các phương án thiết kế trước Chủ nhiệm Đồ án, Quản lý Kỹ thuật, Giám đốc;
- Hồ sơ, tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ...;
- Các tài liệu khác có liên quan.
Phòng thi công xây dựng và trang trí nội thất.
- Hồ sơ, tài liệu về việc thi công xây dựng và trang trí nội ngoại thất công trình xây dựng: nhà hàng, khách sạn, văn phòng, biệt thự, nhà ở, Showroom,..
- Hồ sơ về việc lập hồ sơ thầu và tổ chức tham gia đấu thầu;
- Hồ sơ về lập dự toán thi công;
- Hồ sơ về việc thực hiện tiến độ và giải pháp thi công;
- Hồ sơ về thi công xây dựng và hoàn thiện công trình;
- Hồ sơ về việc nghiệm thu, bàn giao công trình;
- Hồ sơ hoàn công công trình;
- Hồ sơ về bảo hành, bảo trì công trình;
- Hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
4. Phòng kinh doanh và chăm sóc khách hàng
- Hồ sơ về việc xây dựng và phân bổ chương trình, kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn và dài hạn;
- Hồ sơ về việc tiếp xúc và nắm bắt nhu cầu của khách hàng;
- Hồ sơ về việc tiếp thị, quảng cáo;
- Hồ sơ về tìm nguồn hàng, nghiên cứu và phát triển thị trường;
- Hồ sơ về việc kí kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm,...;
- Báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh của công ty;
- Hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
5. Phòng tài chính kế toán
- Các văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán;
- Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí;
- Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm;
- Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính;
- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán...;
- Tài liệu quản lý vốn của công ty;
- Tập báo cáo sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng của công ty;
- Các tài liệu khác có liên quan.
Việc phân loại và lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty một cách khoa học và thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, tra tìm hồ sơ tài liệu được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của.