Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU
5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Việc hiện đại hoá công tác lưu trữ nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Tình trạng phổ biến hiện nay vẫn là việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ theo các phương pháp truyền thống, chưa đáp ứng yêu cầu chung của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước trong hoạt động cụ thể của ngành lưu trữ.
Để công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử ít tốn kém, công việc đầu tiên chúng ta cần phải làm là lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong xử lý công việc của từng cá nhân, đơn vị và phải được phân loại và quản lý thống nhất trong hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuyệt đối không tự ý xóa hoặc thay đổi thông tin của tài liệu, hàng năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lượng và chống xâm nhập của tác nhân gây hại bởi việc thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu gây khó khăn cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu.
Trong thời gian tới công ty cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: xây dựng các file quản lý văn bản và phần mềm phục vụ cho công tác lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ giúp hạn chế việc lưu trữ tài liệu bằng giấy, giảm bớt sự công kềnh trong kho lưu trữ.
3.3 Một số khuyến nghị.
Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty cùng với việc phân tích các ưu điểm và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác lưu trữ của công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số khuyến nghị sau:
3.3.1. Đối với công ty.
Tài liệu lưu trữ của doang nghiệp có vai trò quan trọng đối với quốc gia nói chung và doanh nghiệp nói riêng, là di sản văn hóa của dân tộc. Trong doanh nghiệp tài liệu lưu trữ tạo ra một kho thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý đúng đắn; lưu giữ những bí quyết của doanh nghiệp; là kho kinh nghiệp về tổ chức quản lý và điều hành, ghi lại những thất bại và thành công trong quá trình hoạt động;
giúp giáo dục và phục dựng lại truyền thống của doanh nghiệp và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp vì vậy việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của doanh nghiệp là việc làm cần thiết.
Hiện nay, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của công ty chưa thực hiện tốt, khối tài liệu thu được rất ít so với khối tài liệu mà công ty sản sinh ra. Nguyên nhân thiếu bộ phận phụ trách công tác lưu trữ, không có cán bộ chuyên môn mà chỉ có cán bộ kiêm nhiệm phụ trách công tác lưu trữ do vậy công tác lưu trữ trong công ty chưa được tổ chức khoa học, thống nhất trong toàn công ty. Tình trạng phổ biến là các đơn vị, phòng, ban trong công ty tự lưu trữ tài liệu do đơn vị sản sinh ra.
Vì vậy trong thời gian tới ban lãnh đạo công ty sớm ban hành Quy chế, quy định về công tác lưu trữ để đưa công tác lưu trữ của công ty đi vào nề nếp
và tiến hành các nghiệp vụ một cách khoa học. Và cán bộ văn thư lưu trữ xây dựng kế hoạch thu thập bổ sung khối tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các đơn vị nhưng chưa thu thập được đưa vào bảo quản trong kho.
Nếu công ty không có quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ thì cán bộ nhân viên trong công ty không nhận thức đúng về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; không có ý thức về trách nhiệm của bản thân trong việc lập hồ sơ những công việc mình phụ trách giải quyết dẫn tới việc tài liệu đưa vào bảo quản trong kho trong tình trạng lộn xộn, bó gói rời lẻ gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việc thực hiện nghiệp vụ.
Không có kế hoạch thu thập khối tài liệu đã đến hạn nộp lưu để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ dẫn đến tình trạng tài liệu trong phông lưu trữ của công ty không hoàn chỉnh, tài liệu bị phân tán, xé lẻ, mất mát; những bí quyết kinh doanh của công ty có thể bị lộ ra bên ngoài và có thể xảy ra hiện tượng đơn vị tự tiêu hủy tài liệu của đơn vị mình làm cho tài liệu trong phông lưu trữ của công ty không đầy đủ ảnh hưởng tới việc khai thác, sử dụng tài liệu phục cho hoạt động quản lý điều hành của ban lãnh đạo công ty và giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ, nhân viên trong công ty.
Do đó trong thời gian tới cán bộ văn thư lưu trữ trong công ty phải có kế hoạch thu thập khối tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, phòng ban trong công ty để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường.
Khoa Văn thư Lưu trữ là địa chỉ tin cậy đào tạo chuyên sâu về công tác Lưu trữ do vậy trường cần đưa vào chương trình giảng dạy những môn học có tính bổ trợ và những môn học mang tính lý luận chuyên sâu nhằm giúp cho sinh viên nắm vững những kiến thức lý luận về nghiệp vụ chuyên môn của mình.
Kiến thức lý luận và thực tiễn khách quan là 2 phạm trù triết học có mối quan hệ mật thiết và biện chứng với nhau do đó bên cạnh việc giảng dạy những kiến thức lý luận chuyên môn khoa cần thường xuyên tổ chức cho sinh
viên đi thực tập và tìm hiểu thực tế. Từ đó giúp cho sinh viên có cái nhìn khách quan về thực tiễn các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ, tránh vận dụng lý thuyết được học một cách máy móc và rập khuôn vào công việc thực tế sau khi ra trường.
Trong chương trình đào tạo, Khoa cần đặc biệt chú trọng đến chất lượng đào tạo nhằm cung cấp cho xã hội một đội ngũ cán bộ lưu trữ giỏi về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và có ý thức trách nhiệm cao trong công việc.
Khoa cần thường xuyên tổ chức các giờ học và hoạt động ngoại khóa có liên quan tới công tác chuyên môn nhằm tăng thêm niềm đam mê về nghề nghiệp cho sinh viên từ đó họ sẽ có ý thức trách nhiệm cao trong công việc.
Do thời gian nghiên cứu có hạn nên em chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu tổng quan và đưa ra thực trạng công tác lưu trữ trong công ty từ đó đưa ra những đánh giá và một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty trong thời gian tới.