CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY 2.1. Hoạt động quản lý
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Xác định giá trị tài liệu thực chất là việc vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học để lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ và loại ra những tài liệu để tiêu hủy.
Đây là công việc quan trọng và là khâu nghiệp vụ phức tạp có tính chất quyết định trực tiếp đến số phận tài liệu. Thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu, tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ của công ty, tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản.
Để thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu trong công ty được chính xác, cán bộ văn thư lưu trữ vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu hành chính, còn đối với tài
liệu chuyên môn kĩ thuật bên cạnh vận dụng các tiêu chuẩn chung còn phải chú ý tới các tiêu chuẩn đặc thù:
- Tiêu chuẩn tính mới của khoa học kĩ thuật công nghệ - Trình độ giải pháp khoa học kĩ thuật công nghệ - Hiệu quả kinh tế, kĩ thuật và hiệu quả xã hội - Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay công trình - Mức độ cải tạo công trình hay hiện đại hóa sản phẩm - Giai đoạn (bước) nghiên cứu, thiết kế
- Đạt trình độ phát minh sáng chế hoặc giá trị thương mại
Thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu được thống nhất, chính xác cán bộ văn thư công ty phải xây dựng được thời hạn bảo quản tài liệu. Hiện nay cán bộ văn thư lưu trữ trong công ty chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài liệu, việc đánh giá giá trị tài liệu chủ yếu dựa vào danh mục hồ sơ.
Cũng giống với việc xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, việc xác định giá trị tài liệu trong doanh nghiệp cũng được tiến hành theo 3 giai đoạn:
Thứ nhất, tại văn thư cơ quan. Tại giai đoạn này xác định những tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ hiện hành.
Thứ hai, tại lưu trữ hiện hành. Ở giai đoạn này cán bộ lưu trữ xác định những tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, kiểm tra đối chiếu lại thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu có giá trị để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Thứ ba, tại lưu trữ lịch sử. Kiểm tra đánh giá lại lần cuối đối với những hồ sơ, tài liệu; định thời hạn bảo quản lần cuối và loại ra tài liệu hết giá trị.
Thực tế tại công ty, công tác xác định giá trị tài liệu chủ yếu được thực hiện trong khi lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ công việc và ngay từ quá trình lập danh mục hồ sơ cho công ty. Lưu trữ công ty có trách nhiệm kiểm tra lại giá trị hồ sơ, tài liệu do văn thư công ty nộp lại. Tại đây hồ sơ, tài liệu sẽ được đánh giá một cách toàn diện; những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu
được xác định không chính xác ở giai đoạn truớc sẽ được loại ra để tiến hành tiêu huỷ. Khi tiến hành việc tiêu huỷ tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để xem xét và quyết định danh mục các hồ sơ cần giữ lại để bảo quản, định thời hạn bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.
Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Chủ tịch Hội đồng: Phó giám đốc điều hành
- Thư ký Hội đồng: cán bộ làm lưu trữ trong công ty - Uỷ viên: + Lãnh đạo đơn vị có tài liệu
+ Người am hiểu về lĩnh vực chuyên môn.
Sau khi tiến hành việc thẩm tra, xác định giá trị tài liệu những hồ sơ, tài liệu có giá trị được đưa vào bảo quản trong kho, còn những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa được loại ra để tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của công ty phải được thực hiện theo quy định của pháp luật. Theo Điều 28 của Luật Lưu trữ - hủy tài liệu hết giá trị và công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị để thực hiện việc tiêu hủy đối với tài liệu hành chính.
Còn đối với tài liệu chuyên môn - kỹ thuật thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của ngành.
Ví dụ đối với tài liệu kế toán việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo Điều 35 - tiêu hủy tài liệu kế toán và Điều 36 - thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy địn chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh. Trong doanh nghiệp, tài liệu kế toán hết giá trị đem tiêu hủy được phép hủy là đốt.
Tài liệu hết giá trị đem ra tiêu hủy phải được lập hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị. Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị được bảo quản tại công ty ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu. Việc tiêu huỷ tài liệu có ý nghĩa đối với việc tiết kiệm ngân sách nhà nước, giải phóng được kho tàng trang thiết bị bảo
quản tài liệu trong công ty, cung cấp vật liệu làm giấy cho các nhà máy hoặc cơ sở sản xuất.
Do bộ phận văn thư trong công ty đã lập hồ sơ công việc và danh mục hồ sơ, nên việc xác định giá trị tài liệu bước đầu được thực hiện đầy đủ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu của công ty ngày càng phát triển, phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.