3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.
3.3.1. Công việc đã làm.
Trong thời gian thực tập tại công ty được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ lưu trữ trong công ty, cùng với việc vận dụng kiến thức đã được học vào thực tế trong quá trình thực tập em đã được khảo sát, tiếp xúc trực tiếp với khối tài liệu của công ty, thực hiện công tác thu thập và phân loại tài liệu.
Qua việc khảo sát thực thế khối tài liệu của công ty em nhận thấy khối tài liệu đã thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ không nhiều chủ yếu là tài liệu hành chính; tài liệu xây dựng cơ bản;... do công ty mới thành lập từ 2009, tài liệu còn tồn đọng nhiều tại các đơn vị, phòng ban trong công ty chưa thu được. Tài liệu trong kho mặc dù đã được chỉnh lý, lập hồ sơ sơ bộ nhưng chưa chính xác, tài liệu trùng thừa, hết giá trị chưa được loại hủy.
3.3.2. Kết quả đạt được.
Trên cơ sở thực tế tài liệu thu được và bảo quản trong kho lưu trữ em kết hợp với cán bộ lưu trữ của công ty tiến hành thu thập khối tài liệu còn tồn đọng tại các phòng, ban đơn vị trong công ty và kết quả thu được 3m tài liệu gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản và một ít tài liệu chuyên môn.
Từ thực tế tài liệu thu được em cùng cán bộ lưu trữ thực hiện việc phân loại khối tài liệu theo các mặt hoạt động của công ty: nhóm tài liệu hành chính nhân sự, nhóm tài liệu thiết kế, nhóm tài liệu tài chính kế toán, nhóm tài liệu thi công và chăm sóc khách hàng. Việc phân loại tài liệu tạo thuận lợi cho công tác sắp xếp, bảo quản và tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.
Để thu thập đầy đủ khối tài liệu còn tồn đọng ở các đơn vị đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ công ty, trong thời
gian thực tập tại công ty em đã tham mưu cho cán bộ lưu trữ trong công ty xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm vào lưu trữ. Thực tế việc thu thập tài liệu để đưa vào lưu trữ chưa được tiến hành triệt để nên tài liệu còn tồn đọng nhiều tại các đơn vị trong công ty.
Việc thu thập tài liệu được thực hiện vào cuối mỗi năm đối với hồ sơ, tài liệu công việc đã kết thúc, được lập hồ sơ và lưu tại đơn vị một năm.
Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu:
Công ty cổ phần kiến trúc và nội thất 3s
Phòng Hành chính nhân sự KH số:
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng, năm
KẾ HOẠCH THU THẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU
Căn cứ vào Quyết định số: của Ban giám đốc công ty về việc thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ;
Phòng Hành chính nhân sự xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu đã tới thời hạn giao nộp và hồ sơ tài liệu cũ đã tới thời hạn giao nộp nhưng còn tồn đọng tại các phòng ban trong đơn vị cụ thể như sau:
S TT
Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu
Tên đơn vị giao nộp
1 20/12/2005 Ban giám đốc công ty
2 21/12/2015 Phòng Hành chính nhân sự
3 22/12/2015 Phòng thiết kế
4 23/12/2015 Phòng thi công xây dựng và trang
trí nội thất
5 24/12/2015 Phòng kinh doanh và chăm sóc khách hàng
6 25/12/2015 Phòng kế toán tài chính
Hà Nội, ngày tháng năm Trưởng phòng HC-NS
Để tổ chức tốt công tác lưu trữ của công ty, đưa công tác lưu trữ của công ty đi vào nề nếp, tiến hành các nghiệp vụ một cách khoa học và nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong công ty trong việc lập hồ sơ
công việc do mình phụ trách, em cũng tham mưu cho cán bộ văn thư lưu trữ của công ty xây dựng và trình ban lãnh đạo công ty xem xét, ký ban hành Quy chế công tác Văn thư lưu trữ. Bởi trên thực tế công ty chưa ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ do đó các cán bộ, nhân viên trong công ty chưa nhận thức đúng và đẩy đủ về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.
Nội dung Quy chế công tác văn thư lưu trữ:
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh :
Quy chế này quy định về công tác quản lý văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần kiến trúc và nội thất 3s. Công tác văn thư bao gồm các công việc : xử lý và quản lý văn bản như ban hành văn bản, lưu trữ văn bản đi - đến và quản lý sử dụng con dấu trong phạm vi hoạt động của Công ty đúng theo quy định của Pháp luật hiện hành.