MỤC LỤC. A. PHẦN MỞ ĐẦU. 1. Lời nói đầu. 3 2. Lời cảm ơn. 4 B. PHẦN NỘI DUNG. CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH 1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành. 6 2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành. 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH. 1. Khái niệm, ý nghĩa và hoạt động quản lý về công tác lưu trữ. 10 2. Nội dung công tác lưu trữ. 13 3. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ở Công ty TNHH. 21 CHƯƠNG III. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH. 1. Nhận xét. 22 2. Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành. 26 3. Một số kiến nghị. 27 C. KẾT LUẬN. 29 CHƯƠNG IV. PHỤ LỤC.
Trang 1A LỜI MỞ ĐẦU.
Lời nói đầu
Lưu trữ là công tác nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng và Nhà nước Là công tác quan trọng trong việc giữ gìn bảo quản thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, …
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây đựng và bảo vệ Tổquốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều đó đã được chứng minh qua những cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về phim ảnh, qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở để cũng cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho thế hệ hôm nay và mai sau
Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với các đợtthực tập, thực tế Mỗi năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức cho sinh viên được đi thực tập tại các cơ quan để hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ Vì vậy đợt thực tập này em xin vận dụng hết những kiến thức mà mình đã được học ở trên ghế nhà trường đối chiếu với thực tế tại công ty TNHH, nhằm củng cố thêm kiến thức đã học, kết hợp với thực tiễn của công tác Lưu trữ mà các thế hệ đi trước để lại nhằm đúc kết thêm nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp
Được sự chấp thuận của công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành Em đã được tiếp nhận vào thực tập tại Công ty, từ ngày 02/03/2015đến ngày 24/4/2015 Công tác lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tinhcấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức Làm tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời
Trang 2những quyết định quản lí Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác lưu trữ
là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành em nhận thấy công tác lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập Do vậy bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác lưutrữ tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty
- Mục đích nghiên cứu đề tài:
+ Tìm hiểu chung về công tác lưu trữ
+ Phân tích đánh giá thực trạng của công tác lưu trữ tại công ty TNHH xây dựng
và thương mại cơ khí Trường Thành để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở
đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty TNHH
- Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lí luận về công tác lưu trữ, thực tiễn hoạt động lưu trữ tại công ty TNHH Trường Thành Cụ thể là:
+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty
+ Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại công ty TNHH
+ Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác lưu trữ Từ đó chỉ ra điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó
+ Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ tại công ty TNHH
Trang 3Lời cảm ơn
Trong thời gian thực tập, viết báo mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không sao tránh khỏi những thiếu xót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của Thầy, Cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội và các Anh, Chị trong Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành để em có bài báo thực tập hoàn chỉnh
Hơn một tháng thực tập và làm làm việc tại Công ty TNHH xây dưng và thương mại cơ khí Trường Thành với sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị trong Công ty đã giúp cho em học hỏi, tiếp thu, bổ sung kiến thức mới bổ sung thêm những kinh nghiệm quý báu phụ vụ cho việc học và làm sau này của mình được dễdàng hơn, qua đó giúp em hoàn thành tốt thời gian thực tập tại Công ty
Em xin gửi lời cảm ơn tới các anh, chị trong Công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi tốt nhất cho em được học, làm trong xuất thời gian thực tập vừa qua, được sự hướng dẫn chỉ bảo cho trong công việc hết lòng truyền đạt cho em những kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ của mình, đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn đến chị Phạm Mỹ Duyên người đã chị dạy tận tình cho em trong xuất thời gian vừa qua Đặc biệt em cảm ơn các thầy, cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ những người đã giảng dạy cho em những kiến thức quan trọng tiền đề cho sự học tập và thực tế của em và các bạn sinh viên trong khoa, các thầy, cô và ban lãnh đạotrong trường đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất cho chúng em được hiểu biết thêm về nghiệp vụ, ngành học mình đang theo đuổi Em xin chúc các anh, chị trong Công ty thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc trong công việc và cuộc sống, chúc Công ty luôn luôn đạt được nhiều thành công Đặc biệt là các thầy, cô khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội lời chúc sức khỏe, thành công và lời cảm ơn sâu sắc nhất
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Trang 4Bùi Văn Cường
B PHẦN NÔI DUNG.
CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ
TRƯỜNG THÀNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành.
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH
- Mã số thuế: 0102847250
- Địa chỉ: Phố Hạnh, Phường Tây Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Tên giao dịch: TRUONG THANH MECHANICAL TRADING AND CONSTRUCTION COMPANY LIMITED
- Giấy phép kinh doanh: 0104003759 - ngày cấp 04/08/2008
2000 khi công ty vẫn chưa được thành lập mà chỉ hoạt động với một số những thành viên trong đó có, Ông Nguyễn Văn Cần hiện nay đang là Giám đốc công ty, ông Nguyễn Mạnh Hùng, trưởng phòng Kinh doanh là những người đã bước đầu định hướng cho quá trình thành lập và phát triển của công ty như ngày nay, từ một
tổ chức sản xuất nhỏ chủ yếu là nhận những công trình nhỏ trên địa bàn thành phố
Hà Nội Do thị trường trong giai đoạn xã hội đang trong quá trình xây dựng và đô thị hóa mạnh đã tạo những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nhanh của tổ chức nhưng để có thể cạnh tranh được với các tổ chức khác cũng hoạt động trong cùng
Trang 5lĩnh vực và những yêu cầu khắt khe trong quá trình nhận thầu các công trình, đặc biệt là sự cạnh tranh cho thị trường.
Để đảm bảo cho sự đáp ứng của thị trường trong xuất quãng thời gian hoạt động đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thành lập một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây dựng có sự cạnh tranh với thị trường Vào tháng 08/2008, với sựủng hộ của các thành viên và những người trong gia đình, ông Nguyễn Văn Cần đãthành lập ra Công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành Là mộtcông ty mới được thành lập chưa lâu nhưng với quá trình hoạt động và phát triển trước đó cũng đã tạo ra những thị trường ổn định cho công ty khi được thành lập
1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
2 Chủ sở hữu công ty có quyền thay thế người đại diện theo uỷ quyền bất cứ khi nào
3 Trường hợp có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo uỷ quyền thì cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; trong trường hợp này, Hội đồng thành viên gồm tất cả người đại diện theo uỷ quyền
4 Trường hợp một người được bổ nhiệm làm người đại diện theo uỷ quyền thì người đó làm Chủ tịch công ty; trong trường hợp này cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên
5 Điều lệ công ty quy định Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công
ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công
ty Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam; nếu vắng mặt quá ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người
Trang 6khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty.
6 Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công
ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên quy định đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên LDN 2005 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý
1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty:
- Điều hành công ty:
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, người quản lý điều hành mọi công
việc của công ty và chịu trách toàn bộ các hoạt động của công ty trước pháp luật và toàn bộ công nhân viên trong công ty
Phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh là người giám sát quản lý
điều hành việc kinh doanh, giới thiệu các mẫu sản phẩm của công ty tới khách hàng và được sự ủy quyền của giám đốc trong việc kí kết các hợp đồng và nhận thầu công trình
Phòng kế toán: Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm quản lý các hồ sơ,
giấy tờ của công ty về các hợp đồng kí kết, cùng các khoản chi phí khác, đảm bảo các giấy tờ, tiền lương của công ty
Phòng quản lý nhân sự: Trưởng phòng quản lý nhân sự là người trực tiếp
quản lý nguồn lao động, các cán bộ, nhân viên trong công ty và là người tiếp nhận cũng như đào tạo nguồn nhân sự mới của công ty khi tiếp nhận
Phòng xây dựng - kỹ thuật: Có trách nhiệm đo đạt kiểm tra công trình trực
tiếp trong việc lắp ghép thi công, sửa chữa, hoàn thiện công trình
Trang 7CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
2.1 Khái niệm, ý nghĩa và hoạt động quản lý về công tác lưu trữ.
2.1.1 Mục đích, ý nghĩ của công tác lưu trữ.
* Khái niệm công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lí, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ
* Khái niệm phông lưu trữ.
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa học, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quảntrong kho lưu trữ thích hợp
* Khái niệm tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lí luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân
* Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩ quan trọng trong việc lưu giữ những thông tin quan trọng trong quá trình hoạt động phát triển của cơ quan tổ chức, tài liệu là cơ sở là
sự hình thành và đặt nền móng quan trọng cho các ngành nghề khác phát triển, là
Trang 8sự duy trì và bảo về những giá trị truyền thống của dân tộc qua các thời kỳ được lưu trữ vào kho lưu trữ nhằm đảm bảo cho việc khai thác sử dụng của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân
Ý nghĩa lịch sử.
Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, trung thực nhất để nghiên cứu lịch sử vì tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một cá nhân, một cơ quan tổ chức và các sự kiện lịch
sử của một quốc gia trong suốt tiến trình hoạt động
+ Ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại
+ Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự
nhiên và xã hội để dự đoán tiến trình phát triển của xã hội, quy luật tự nhiên nhằm tránh những hiểm hoạ cho con người
Ý nghĩa thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và cơ quan nói chung
Do tính chất và tầm quan trọng như vậy mà tài liệu lưu trữ trở thành di sản đặc biệt quý giá của mỗi quốc gia, dân tộc
2.1.2 Chức năng của công tác lưu trữ
Trang 9Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Dó đó công tác lưu trữ có những chức năng sau:
+ Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh, an toàn, và bí mật các loại
tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực hiện tốt các đường
lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn
Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề để thực hiện tốt chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ
2.2 Nội dung công tác lưu trữ.
2.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để chia chúng ra thành các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau, với mục đích quản lí và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó Việc phân loại đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo
cơ cấu tổ chức, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại theo đặc trưng vấn đề…
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, và các giá trị khác Từ đó lựa chọn để thuthập bổ sung những tài liệu có giá trị cho phòng lưu trữ và loại ra những tài liệu hếtgiá trị
2.2.3 Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ
Trang 10Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên nhằm từng bước hoàn hiện phòng lưu trữ quốc gia nói chung và từng phòng lưu trữ cụ thể Thu thập bổ sung gồm giai đoạn thu thập tài liệu giải quyết xong
từ bộ phận văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu trữ được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung ương và địa phương theo những nguyên tắc thống nhất
Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế
Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi
rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại
2.2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành hoàn thiện chỉnh sửa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chình lý
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức sắp xếp lại các phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, bảo quản và sử dụng tài liệu Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, nhằm nâng cao hiệu quả cho khotàng thiết bị, phương tiện bảo quản
2.2.5 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Trang 11Là công cụ tra tìm tài liệu trong các phòng kho nhằm giới thiệu thành phần, nội dung bảo quản tìa liệu trong kho lưu trữ Thống kê tra tìm tài liệu là công việc rất quan trọng và cần thiết cho việc khai thác sử dụng.
Trong các lưu trữ có nhiều loại công cụ tra tìm khác nhau: mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông Mỗi loại công cụ đều có tác dụng riêng, nhưng chúng bổ sung cho nhau và có mỗi quan hệ chặt chẽ Để phát huy được mối quan hệ phải đảm bảo bốn yêu cầu sau đây:
- Giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ để cung cấp thông tin cho người sử dụng
- Mỗi loại công cụ tra cứu phải xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung Yêu cầu này nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác Hiện nay đã tiêu chuẩn hóa các loại hình công cụ tra tìm như mẫu thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ, mẫu mục lục hồ sơ…
- Tra tìm và lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo các yêu cầu của độc giả
- Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu và dễ
dử dụng
2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: Giấy, phim nhựa…Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật bảo quản Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ về mặt vật lí mà còn phải bảo vệ được các tài liệu có liên quan đến an ninh chính trị, bí mật quốc gia Điều này đòi hỏi phải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được hai yêu cầu:+ Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại sự phân huỷ tự nhiên
+ Chống lại sự đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ của kẻ thù
Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Trang 12+ Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoa
học kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ.+ Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật cùng kinh nghiệm lưu trữ để hạn
chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng
2.2.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệuphục vụ các yêu cầu nghiên cứu Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ chức lưu trữ Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản đóng kín mà chúng còn có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ cho độc giả, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.Mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
2.3 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ở Công ty TNHH.
2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Đối với các lưu trữ hiện hành thì nguồn thu thập chủ yếu là các loại tài liệu
sản sinh ra trong quá trình hoạt đông theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan Các đơn vị chức năng trong cơ quan là đơn vị sản sinh ra tài liệu nguồn tài liệu thu thập
bổ sung vào lưu trữ
Lưu trữ tại công ty là Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ như sau: Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan, Lưu trữ hiện hành căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lưu chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.Lưu trữ chỉ thu thập, bổ sung tài liệu đã giải quyết xong và được lập hồ sơ theo quy định của Nhà nước Đối với tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để phục vụ công tác ngiên cứu thì phải làm các thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ sau đó làm các thủ tục mượn lại tài liệu Tài liệu lưu trữ củaCông ty sản sinh ra kể từ khi hình thành đến nay Tuy đã làm công tác lưu trữ nhưng do trước đây công tác chưa được quan tâm nhiều và công tác bảo quản chưa
Trang 13tốt nên số lượng tài liệu được giữ lại rất ít đặc biệt là các văn bản có giá trị Chỉ trong những năm gần đây, công tác lưu trữ mới thực sự được quan tâm Tại Công
ty hiện nay không có trong kho lưu trữ tài liệu riêng mà số lượng tài liệu chủ yếu được để trong các cặp và đưa vào bảo quản tại các tủ lưu trữ Sau khi công việc kếtthúc các cán bộ, nhân viên tại các phòng và các cán bộ chuyên môn có nhiệm vụ lập hồ sơ và nộp về lưu trữ cơ quan
Cán bộ làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về VTLT Tuy nhiên, vấn đề này vẫn chưa được thực hiện tốt chính vì vậy còn có nhiều hồ
sơ, tài liệu không được đưa về Văn phòng để văn thư đưa vào lưu trữ, gây khó khăn trong việc xác định giá trị của từng nguồn tài liệu
Hiện nay, số tài liệu lưu trữ tại Công ty chủ yếu được để trong các tủ lưu trữ của các cán bộ những người đứng đầu của các phòng cất giữ trong tủ Tài liệu của Công ty chủ yếu là các bản vẽ thiết kế công trình và có một số tài liệu về phim ảnh, và đa số các tài liệu của Công ty là các hợp đồng kí kết, nhận thầu các công trình, bí mật kinh doanh
Cán bộ có trách nhiệm trong quản lý hồ sơ phải nhắc nhở các phòng, ban,
cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm lập biên bản giao nộp tài liệu để làm cơ sở, đồng thời cũng giúp cán bộ lưu trữ làm công tác tra cứu
để lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ cơ quan Đối với doanh nghiệp rất khó thu thập, bổ sung tài liệu về lưu trữ vì tài liệu chủ yếu là giữ lại ở các bộ phận để phục vụ cho hoạt động của công ty, rất khó tiếp cận được với khối tài liệu đó
2.3.2 Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt
Trang 14chính trị, khoa học và các giá trị khác nhau Từ đó, lựa chọn những tài liệu để bao quản lâu dài và vĩnh viễn, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Xác định giátrị tài liệu tại lưu trữ Công ty TNHH Trường Thành là kiểm tra lại giá trị của các
hồ sơ tài liệu, điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị của các hồ sơ trên
cơ sở toàn bộ tài liệu, thuộc phạm vi quản lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp Những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và làm thủ tục
để tiêu hủy
Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, quyết định đến số phận của tài liệu, vì vậy khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần phải tiến hành tỉ mỉ, không để tổn thất tài liệu Làm tốt công tác xác định giá trị sẽ tạo điều kiện để bổ sung tài liệu vào các Phông, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
và tiết kiệm trang thiết bị bảo quản Giá trị của tài liệu là thông tin có trong tài liệu phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu có giá trị
về thực tiễn và giá trị lịch sử Giá trị thực tiễn là thông tin chứa đựng trong tài liệu
để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức cá nhân Việc xác định giá trị tài liệu của Công TNHH Trường Thành được tiến hành vào cuối năm khi kếtthúc công việc của một năm Cuối năm khi công việc của cơ quan kết thúc, lúc này công việc đã được giải quyết trong năm được sắp xếp riêng ra từng vấn đề khách nhau Lúc này Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã được thành lập bao gồm: Giám đóc công ty làm Chủ tịch hội đồng; đại diện các phòng ban, đơn vị có tài liệulưu trữ làm ủy viên; cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ làm ủy viên; Sẽ tiến hành nghiêncứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan xem xét đề nghị lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, làm cho việc xác định giá trị tài liệuđược tực hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng với quy định của Nhà nước Hội đồng xác định giá trị tài liệu sau khi hoàn thành xong nhiệm vụ thì được giải thể
Việc ghi vào danh mục tài liệu loại là một công việc cần thiết Khi ghi chépđầy đủ các thông tin, đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cần phải được lưu trữ lại để xem xét nếu co sai xót Nguồn tài liệu được hình của Công ty TNHH TrườngThành là ít và chủ yếu là các hợp đồng Sau khi lựa chọn tài liệu loại lúc này Giám
Trang 15đốc công ty hoặc người được ủy quyền sẽ trực tiếp gửi danh mục tài liệu đến các công ty chuyên về Lưu trữ để tiến hành thẩm tra xem xét tài liệu đã hết giá trị hay chưa.
Danh sách tài liệu tiêu hủy được các thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của công ty xã xem xét, kiểm tra cụ thể Những tài liệu nào mà thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu còn nghi ngờ về giá trị của nó thì giữ lại để xác minh chính xác Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu xác nhận đồng ý tiêu hủy thì danh sách này sẽ được trình lên thủ trưởng cơ quan cùng với biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, sau đó trình lên người đứng đầu cơ quan để xem xét, quyết định Nếu được sự đồng ý chấp thuận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, lãnh đạo ra quyết định tiêu hủy những tài liệu hết giá trị Tài liệu đã được tiêu hủy hết thông tin bằng cách đưa đến các cơ sở tái chế làm nguyên liệu giấy, cómột số tài liệu thì được cắt nhỏ đóng bao chuyển tới nhà máy giấy hoặc đốt cháy
Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian lưu giữ tài liệu kể từ khi kết thúc công việc Thời hạn bảo quản căn cứ vào nhu cầu thực tiễn, khách quan về sử dụng, ý nghĩa căn cứ vào công việc Sau khi xác định được tài liệu hết giá trị để tiêu hủy thì những tài liệu còn giá trị cần phải quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu theo đúng quy định của pháp luật
2.3.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức, sắp xếp lại tài liều một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu một cách dễ dàng, thuận lợi Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các khâu nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu không những có vị trí quan trọng trong toàn bộ công tác lưu trữ mà còn là một nhiệm vụ có tính cấp thiết nên cần thực hiện Nếu ở khâu Văn thư thực hiện tốt công việc lập hồ sơ thì chỉnh lý sẽ không còn phức tạp nữa Tài liệu đã được đưa về theo từng vấn đề và công việc đã được giải quyết Với cơ quan
có cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng hoặc đối vớitài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ thì áp dụng
Trang 16phương án : “Thời gian – mặt hoạt động” phân tài liệu theo từng năm rồi đưa tài liệu theo từng mặt hoạt động
* Quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành với các bước sau đây:
Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý
Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên không thực hiện quá trình giao nhận tài liệu mà tài liệu được vệ sinh sơ bộ và được đưa ra chỉnh lý Sau đó tiến hành khảo sát sơ bộ khối tài liệu để làm rõ khối lượng, thời gian, thành phần
và nội dung tài liệu từ đó:
+ Xây dựng phương án phân loại
+ Thu thập, bổ sung tài liệu
+ Viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
+ Bước 2: Tiến hành phân chia tài liệu trong từng năm ra thành các nhóm, tài liệu của các ban tương ứng với một hồ sơ Để phân chia tài liệu về các nhóm cụ thể được nhanh chóng thì đã dựa vào các đặc trưng về tác giả và đặc trưng nội dung tài liệu
Trang 17+ Bước 3: Xác lập các đơn vị bảo quản, sắp xếp thứ tự các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ Nếu nhóm nào khối lượng tài liệu nhiều và có nội dung phức tạp thì lên phương án chi tiết cho từng nhóm đó Các tài liệu đã được phân chia thành các hồ sơ về một vấn đề cụ thể thì tiến hành lập và hoàn chỉnh hồ sơ
Khi lập hồ sơ phải kiểm tra xem tài liệu nhóm nhỏ nhất tương đương với một hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, nếu như thiếu thì phải bổ sung, nếu thừa thì bỏ ra, sau đó sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo các đặc trưng cụ thể, dự kiến tiêu đề và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, đánh số tờ để cố định trật tự tài liệu có trong từng hồ sơ và ghi mục lục văn bản, ghi chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ
Sau khi hồ sơ đã được biên mục bên ngoài xong thì tiến hành hệ thống hóa hồ sơ Đây là việc sắp xếp thự tự các hồ sơ, đơn vị bảo quản từ các nhóm nhỏ nhất đến các nhóm lớn nhất của từng vấn đề và tiến hành lập mục lục hồ sơ, sau đó tiến hành sắp xếp thứ tự các vấn đề, sau khi hoàn thành xong công tác này hồ sơ được đưa vào các cặp, cặp được đánh số và dán nhãn
Kết thúc chỉnh lý
Tiến hành kiểm tra kết quả chỉnh lý bằng cách căn cứ vào: mục đích yêu cầu của đợt chỉnh lý, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành, báo cáo kết quả khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý và nội dung để kiểm tra bao gồm: kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu loại của khối tài liệu chỉnh lý, kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý
Tiếp theo đó là ban giao tài liệu: tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ, tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu loại Sau khi hoàn thành xong việc bàn giao ta thực hiện việc đưa tài liệu vào bảo quản trong các tủ lưu trữ của cơ quan