MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 4 B: PHẦN NỘI DUNG 6 CHUƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm.. 6 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 6 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần TULTRACO 8 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – tổ chức. 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 13 2.1 Hoạt động quản lý 13 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư của công ty TULTRACO 13 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của công ty. 14 2.1.3 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Công ty cổ phần TULTRACO. 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 15 2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 16 2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TULTRACO 31 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 31 3.2 Một số đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của công ty cổ phần TULTRACO 31 3.3 Một số kiến nghị 32 3.3.1 kiến nghị đối với công ty cổ phần TULTRACO 32 3.3.2 Kiến nghị đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 C. KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC C KẾT LUẬN 34 D PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU .1 LỜI CẢM ƠN B: PHẦN NỘI DUNG CHUƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập từ liêm 1.1.1Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty cổ phần TULTRACO .8 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ phòng hành – tổ chức 12 CHƯƠNG 2: 13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 13 2.1 Hoạt động quản lý 13 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư công ty TULTRACO 13 2.1.2tình hình cán làm công tác văn thư công ty 14 2.1.3 Công tác đạo công tác văn thư Công ty cổ phần TULTRACO 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác xây dựng ban hành văn 15 2.2.2 Quản lý giải văn 16 2.2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu .27 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 28 CHƯƠNG 3: 30 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TULTRACO 30 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 31 3.2 Một số đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư công ty cổ phần TULTRACO 31 3.3 Một số kiến nghị 32 3.3.1 kiến nghị công ty cổ phần TULTRACO 32 3.3.2 Kiến nghị Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội .32 C KẾT LUẬN .34 D PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Trong công đổi toàn diện đất nước, để hướng đến mục tiêu “Dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ văn minh”, Nhà nước đề chủ chương: Công nghiệp hóa – đại hóa đất nước Trong trinh công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, thành tựu to lớn đạt công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật quy trình quản lý Nhà nuớc lĩnh vực có thành tựu đáng kể Nền hành quốc gia cũ dần thay phù hợp với phát triển đất nước phù hợp với xu chung giới Chính sách hội nhập Nhà nước đem lại cho hệ trẻ hội việc làm hội để khẳng định hội thách thức đòi hỏi lớp trẻ phải động có khả làm việc độc lập cao Xã hội ngày phát triển, nhu cầu đòi hỏi đáp ứng cung cấp thông tin ngày lớn, để đáp ứng quản lý thông tin đó, người tìm nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu xã hội văn phương tiện truyền đạt thông tin thiếu Như biết, văn phương tiện giao dịch sử dụng ngôn ngữ viết hình thành phổ biến quan tổ chức nay, văn hình thành chữa đựng nhiều thông tin quan trọng dễ trao đổi làm việc quan tổ chức có liên quan Thực tế quan, tổ chức, doanh nghiệp việc thay đổi thông tin trở thành tất yếu côn tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý điều hành nhà nước nói chung quan nói riêng Làm tốt công tác văn thư giúp cho trao đổi thông tin xác, kịp thời góp phần giải công việc cách hiệu Cũng vai trò mà công tác văn thư đánh giá nghành khoa học, có nhiều đóng góp tích cực cải cách hành quốc gia Như vậy, thấy công tác văn thư có vai trò quan trọng Trong năm gần đây, công tác văn thư quan chức năng, ngàng cấp đặc biệt quan tâm Việc đại hóa trọng khâu nghiệp vụ Làm tốt công tác công văn, giấy tờ cung cấp lượng thông tin đầy đủ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xác công việc cúng giải nhanh chóng, hạn chế nạn quan liêu giấy tờ, đảm bảo bí mật quan Đó lí em chọn công tác văn thư làm đề tài thực tập tốt nghiệp nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước mục tiêu dân giàu nước mạnh xã hội công bằng, dân chủ văn minh, với kinh tế tri thức toàn cầu hội nhạp ngày sâu rộng vào kinh tế giới với phát triển vũ bão công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung nghiệp vụ văn thư nói riêng góp phần quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức phát triển đất nước Sau thời gian dài học tập nghiên cứu khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà nội, em trang bị kiến thức công tác văn thư – Lưu trữ cách đầy đủ có hệ thốn Nhưng chưa đủ sinh viên trường Ông cha ta từ xưa có câu: “Học di đôi với hành, lý thuyế gắn liền với thực tế” Chính việc thực tập thực tế quan, tổ chức phần thiếu chương trình học nhà trường Không hội quý báu để sinh viên có hội tiếp cận với thực tiễn công việc, so sánh đánh giá kiến thức xã hội, kiến thức chuyên môn học với công việc thực tiễn quan Điều giúp cho sinh viên hòa nhập tốt với công việc sau trường Là cán Văn thư tương lai qua đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức trước hết nhận thức rõ ràng công tác văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư phát triển đất nước, thấy bất cập công tác văn thư quan Từ thấy trách nhiệm nghĩa vụ hệ cán trẻ lớn Giúp em củng cố niềm tin để trở thành cán văn thư “vừa giỏi chuyên môn, vừa vững vàng nghiệp vụ” Sau gần tháng thực tập công ty từ kiến thức lĩnh hội từ bảo ân cần, tỉ mỉ thầy cô giáo áp dụng vào thực tế công tác văn thư nhà trường em giải công việc giao cách nhanh chóng, khẩn trương xác, đặc biệt có tính khoa học cao Về mặt tinh thần, em Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mạnh dạn hơn, tự tin làm việc; ngày thấy yêu trân quý nghề mà theo học.Cũng khoảng thời gian thực tập này, từ thực tế công việc lý thuyết học em học hỏi nhiều điều cho thân tích lũy nhiều kinh nghiệm bổ ích công việc sống Với việc tiếp thu bổ sung nhiều kiến thức từ việc áp dụng kiến thức lý luận vào thực tế, em có nhìn sâu sắc nội dung nghiệp vụ công tác có thêm niềm tin vào ngành nghề lựa chọn Tuy nhiên bên cạnh thuận lợi có số khó khăn như: thời gian thực tập ngắn chưa đủ để hoàn thành tốt công việc chuyên môn hay số môn học nhà trường chưa thể áp dụng trình thực tập, số công việc giao chưa phù hợp với nội dung chuyên ngành kiến thức thực tế nhiều hạn chế đặc biệt đạo quan chủ quản việc áp dụng quy định công tác văn thư quan giáo dục chưa thường xuyên, chưa có tính cập nhật nên áp dụng nghiên cứu lý luận vào thực tế gặp nhiều khó khăn lãnh đạo thấy khó khăn, chưa muốn thay đổi Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau nhận hướng dẫn cụ thể thầy cô giáo môn khoa Văn thư – Lưu trữ; đồng ý công ty cổ phần sản xuất – dịch vụ - xuất nhập Từ Liêm Em thực tập phòng Hành – Tổ chức công ty từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/201 Em nhận thấy việc thực tập vô quan trọng hữu ích Giúp em hiểu rõ cán làm công tác văn thư nắm vững lý luận nghiệp vụ chưa đủ mà phải có kỹ thực hành tốt Một cán văn thư giỏi người thực hành cácc nghiệp vụ cách thành thục có chất lượng suất cao Môi trường làm việc giúp cán văn thư nâng cao tay nghề trình độ lý luận nghiệp vụ nơi em học hỏi kinh nghiệm anh chị, cô làm việc lâu năm; đồng thời giúp em nhận thấy lý luận thực tế tương đối dôi rình giải công việc, bên cạnh việc tuân theo nguyên tắc định cán văn thư cần linh hoạt cho phù hợp với thực tế điều kiện quan để giải công việc cách tiện lợi Việc hoàn thành kết Báo cáo thực tập đề tài “ Công tác văn thư” Công ty cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập Từ Liêm kết trình nghiên cứu tìm hiểu nỗ lực thân suốt trình thực tập Công ty Cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập Từ Liêm Trong trình thực tập cố gắng thân em nhận giúp đỡ Thầy, Cô, Bác; Chú toàn thể Anh, Chị nơi thực tập Chính điều giúp đỡ em nhiều thời gian thực tập để em hoàn thành báo cáo thực tập Trước hết em xin chân thành cảm ơn quan tâm giúp đỡ nhiệt tình chị Bùi Thị Kim Liên, cán văn thư phòng Hành tổ chức công ty cổ phần sản xuất – dịch vụ - xuất nhập Từ Liêm hướng dẫn tạo điều kiện cho em trải nghiệm công việc cán văn thư văn phòng giúp đỡ em nhiều trình em thực tập Quý Công ty việc em hoàn thành Báo cáo thực tập Em xin chân thành cám ơn Thầy cô khoa Văn thư - Lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy cô trường giảng dạy em năm học trường Chính Thầy cô xây dựng cho chúng em nhiều kiến thức vô quý báu chuyên môn tảng để em hoàn thành báo cáo xa công việc sau trường Mặc dù có nhiều cố gắng, nỗ lực thân có nhiều hạn chế nhiều yếu tố khác nên em không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận thông cảm góp ý Thầy cô giáo trường; anh chị, cô công ty để báo cáo hoàn thiện Một lần em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hằng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B: PHẦN NỘI DUNG CHUƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập từ liêm 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển - Tháng 01/1980 thành lập HTX mua bán huyện Từ Liêm, kinh doanh ban đẩu tự tổ chức kinh doanh quản lý 25 sở mua bán - HTX mua bán hoạt động đến tháng 07/1986 tách phận kinh doanh thành lập “công ty kinh doanh tổng hợp” nằm HTX mua bán huyện Từ Liêm Đến tháng 09/1992 sáp nhập HTX mua bán Huyện Từ LIêm công ty kinh doanh tổng hợp thành công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập Từ Liêm - Đến ngày 12/10/1999 sau Đại hội cổ đông chuyển tên công ty thành công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập Từ Liêm, gọi tắt TULTRACO (sau em xin gọi theo tên viết tắt) - Công ty có tên gọi: Công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập Từ Liêm - Tên gia dịch quốc tế: TULIEM PRODUCT SER VICE IMPORT EXPORT JOINT STOCK COMPANY gọi tắt TULTRACO - Trụ sở: Km số – Đuờng Hồ Tùng Mậu – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội - Điện thoại: 04.22.153.666 - Fax: 04.37643783 - Email: vptultraco@gmail.com - Mã số thuế: 0100703863 - Vốn điều lệ thành lập công ty là:10.297.000.000 VNĐ, vốn nhà nuớc chiếm tỉ lệ 19,5% vốn cổ đông cán công nhân viên chiếm tỉ lệ 80,5% - Nghành nghề lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh tổng hợp xuất nhập Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội loại vật tư, thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, thiết bị văn phòng mặt hàng tiêu dung thiết yếu; kinh doanh duợc, kinh doanh bất động sản; kinh doanh xăng dầu thuơng mại nội thuơng; kinh doanh nhà hàng, khách sạn - Công ty Cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập Từ Liêm thuộc sở hữu cổ đông thành lập sở cổ phần hóa danh nghiệp Nhà nuớc Công ty hoạt động theo quy định Luật công ty Quốc hội Nhà nuớc CHXHCH Việt Nam khóa VIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 21/2/1990 luật sủa đổi số điều Luật công ty Quốc hội CHXHCN Việt Nam khóa VIII, kỳ họp thứ khóa XI thông qua ngày 22/6/1994 - Công ty có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, đuợc mở tài khoản ngân hàng, có số vốn điều lệ chịu trách nhiệm tài hữu hạn khoản nợ công ty mang số vốn hữu hạn Công ty tự hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất kinh doanh - Phạm vi hoạt động: Công ty TULTRACO hoạt động phạm vi toàn lãnh thổ VIệt Nam Công ty mở chi nhánh, văn phòng đại diện nuớc theo quy định pháp luật VIệt Nam Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty cổ phần TULTRACO A Cơ cấu tổ chức công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC P Kinh doanh Văn phòng BGĐ P Kinh doanh Phòng HCTC P Kinh doanh dựơc Phòng KTTV P Nội Thuơng P Bất động sản P Kinh doanh 10 Phòng bảo vệ Các tổ CN Miền nam P Điều hành siêu thị P KD khách sạn Các tổ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng Các tổ Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn sau có chữ ký người có thẩm quyền, văn thư Công ty tiến hành đóng dấu pháp nhân dấu tên chức danh nhân văn theo yêu cầu Đối với văn chữ ký thảo, việc đóng dấu giáp lai phụ lục kèm theo văn người ký văn định Hiện nay, công ty có loại dấu: Dấu tên Công ty; dấu chức danh; dấu đến; dấu mức độ “mật”, “khần”,… Việc bảo quản sử dụng dấu Công ty cổ phần TULTRACO thực tốt theo quy định Dấu cán văn thư xếp ngắn tủ dấu Hàng tháng vệ sinh, giữ dấu Tuy nhiên phải kể đến số hạn chế cán văn thư đóng dấu bị lệch đóng chùm lên toàn chữ ký -Đăng ký văn bản: Văn đăng ký vào “Sổ đăng ký văn đi” Công ty Đây công việc bắt buộc trước thực chuyển giao văn đến đối tượng liên quan Việc thực đăng ký văn nhằm phục vụ cho nhu cầu tra tìm nhanh chóng, đồng thời giúp thống kê số lượng văn ban hành năm để quản lý chặt chẽ Là doanh nghiệp với quy mô hoạt động tương đối lớn, nên số lượng văn ban hành hàng năm nhiều, bao gồm nhiều thể loại Để thuận lợi cho việc tra tìm, văn thư công ty lập “sổ đăng ký văn đi” Bìa sổ trình bày sau: CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, DỊCH VỤ, XNK TỪ LIÊM (1) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2012 (2) Từ ngày……………đến ngày…………… (3) Từ số……………….đến số……………… (4) Quyển số:………….(5) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 21 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: 1) Tên quan, tổ chức 2) Năm mở sổ đăng ký văn 3) Ngày bắt đầu kết thúc văn 4) Thứ tự đăng ký văn cuối 5) Số thứ tự sổ Thực đăng ký văn công ty cán văn phòng phụ trách văn thư đăng ký với quy định phẩn đăng ký bên trong, thực theo công văn 425: Số, ký hiệu văn ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung TUL 15/6 ký Thông báo toán 77/TB- Người tiền mua bán nhà 335 Cầu Giấy Đơn vị, Nơi người nhận văn Nguyễn Xuân Sửu Khách nhận lưu hàng mua nhà 335 Cầu (lần 2) Số lượng Ghi văn Văn phòng 35 BGĐ Giấy Ghi chú: Cột 1: Ghi số ký hiệu văn bản; Cột 2: Ghi ngày tháng ban hành văn (đối với văn có ngày 10 tháng 1,2 thêm số đằng trước); Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn bản; Cột 4: Ghi tên người ký văn bản; Cột 5: Ghi tên quan, đơn vị, tổ chức cá nhân nhận văn đó; Cột 6: Ghi rõ tên đơn vị cá nhân nhận lưu; Cột 7: Ghi rõ số lượng văn ban hành; Cột 8: Ghi điều cần thiết khác Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 22 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Chuyển giao văn bản: Văn bảm sau có chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm đăng ký vào sổ phải gửi đến đối tượng có liên quan Tất văn gửi đi, cán văn thư thực theo nguyên tắc: xác, đối tượng, kịp thời Nguyên tắc đảm bảo cho văn chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ, không gây ảnh hưởng tới hiệu lực văn ban hành Văn công ty chuyển giao chủ yếu hai hình thức: Chuyển giao nội công ty chuyển giao công ty Nhận thức tầm quan trọng việc chuyển giao văn bản, cán văn thư thực tốt công việc, mà tượng nhầm lẫn, sai xót hãn hữu Hiện nhiều quan mà đơn vị trực thuộc kết nối mạng LAN văn thư quan scan văn ký đóng dấu gửi theo “Chương trình phần mềm web đạo” Phòng ban quan kết nối mạng LAN, nhiên văn phòng công ty thiết kế với mô hình mở nên việc áp dụng phần mềm hạn chế - Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu: +Sắp xếp văn lưu: Khi hoàn tất thủ tục phát hành cán văn thư lưu lại để phục vụ cho việc tra tìm văn cần thiết lưu lại đơn vị soạn thảo Điều giúp cho việc tra tìm văn bản, viêc lập hồ sơ công việc đơn vị dễ dàng khâu cuối công tác quản lý văn Các văn lưu cán văn thư xếp khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc tra cứu tài liệu cần thiết Qua quan sát thực tế, cách xếp văn công ty, văn lưu xếp theo tên loại cụ thể: Văn có số nhỏ, ngày tháng ban hành sớm xếp trước; văn có số lớn, ngày tháng ban hành muộn xếp sau Thường văn lưu văn gốc, có chữ ký tươi người có thẩm quyền dấu đỏ quan ban hành văn Tuy nhiên cán văn thư lưu văn có chữ ký, chưa có dấu quan Việc thực để thuận tiện cho việc nhân nhanh chóng, đánh máy lại văn Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 23 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +Bảo quản phục vụ sử dụng lưu: Sau công việc kết thúc năm, cán văn thư tiến hành xếp văn lưu quan để bảo quản tốt tập lưu Tập lưu xếp ngăn nắp, gọn gàng vào tủ đựng gần bàn làm việc cán văn thư Cán văn thư có trách nhiệm quản lý, sử dụng tủ đựng Theo quy định lập tập lưu, văn phải đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc viết bìa tập lưu cán văn thư thực đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa tập lưu, không ghi mục lục văn Do tra tìm văn nhiều thời gian Hiện nay, doanh nghiệp chưa có “Sổ theo dõi sử dụng lưu”, việc sử dụng văn lưu mang tính chất trao đổi thông đơn với đồng ý trưởng phòng Hành - Tổ chức Tất tập văn lưu phận văn thư thuộc phòng Hành – Tổ chức quản lý chặt chẽ Các cá nhân quan có nghĩa vụ bảo vệ an toàn, sử dụng hợp lý văn Đối với đơn vị, cá nhân bên quan, có nhu cầu sử dụng lưu phải đồng ý Giám đốc trưởng phòng Hành – Tổ chức B Công tác quản lý văn đến Văn đến tất văn bao gồm: Văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên nghành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan, tổ chức Cũng văn đi, văn đến phương tiện công cụ quan trọng hoạt động điều hành, quản lý quan Nên quy trình quản lý văn quan tâm đặc biệt Tất văn đến quan hình thức cán văn thư quan thực theo nguyên tắc: kịp thời, xác, thống Các văn gửi đến quan kể từ lúc văn thư tiếp nhận, tiến hành khâu nghiệp vụ phân phối đến đến đối tượng liên quan sau nhận chậm ngày làm việc để nghiên cứu, xử lý, giải Nếu công văn văn khẩn, hỏa tốc phải chuyển đến lãnh đạo công ty; văn mật thực theo quy định nhà nước Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 24 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc tổ chức quản lý giải văn công ty gồm quy trình: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn đến; đóng dấu đến ghi số đến, ngày đến; đăng ký văn đến; trình văn đến; chuyển giao văn đến; giải theo Văn đến văn quan khác gửi đến công ty để giao dịch, trao đổi công việc Hàng năm, số lượng văn đến công ty đăng ký văn thư không nhiều, thường văn nhận bao gồm thể loại công văn, đơn đề nghị, giấy triệu tập, thông báo,…Các văn văn thư tiếp nhận chuyển giao thẩm quyền giải Và việc tiếp nhận văn đến, cán văn phòng Ban giám đốc thực theo quy trình sau: * Tiếp nhận kiểm tra bì thư, đăng ký văn đến: Văn đến thường qua đường bưu điện, hay nhận trực tiếp từ quan Khi tiếp nhận văn cán Văn phòng kiểm tra tình trạng bì văn nguyên vẹn hay không Sau kiểm tra bì thư, phân loại thư, văn thư tiến hành bóc bì văn đóng dấu đến, đăng ký số đến vào sổ văn đến, ghi số đến ngày tháng đến *Đăng ký văn đến Quá trình đăng ký văn đến văn thư công ty thực theo bước sau: tiếp nhận văn bản, phân loại bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký văn bản, trình chuyển giao văn đến Lượng văn đến công ty không nhiều, công ty văn quy định phải vận dụng quy định nhà nước việc văn dù đến đường tập trung đăng ký vào sổ văn đến văn thư Chính vậy, văn đến mà văn thư tiếp nhận chủ yếu văn qua đường bưu điện Số lượng không nhiều Sau nhận văn theo đường bưu điện, vào nơi nhận mà văn thư tiến hành bóc bì Nếu văn gửi viết nơi nhận tên cá nhân văn thư vào sổ không bóc bì, bì thư mang tính chất quảng cáo mời chào (nội dung thư không quan trọng, liên quan đến hoạt đông công ty) văn thư không đăng ký vào sổ, mà để làm thông tin Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 25 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tham khảo Văn thư đóng dấu đến đăng ký số đến vào sổ văn đến Căn vào nhiệm vụ, quyền hạn mà Tổng giám đốc giao cho cá nhân, phận, văn thư tiến hành chuyển giao văn đến cá nhân, phận để họ giải Mẫu dấu đến: CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, DỊCH VỤ, XNK TỪ LIÊM CÔNG VĂN ĐẾN Số:………………… Ngày ……….tháng… …….năm……………… Mẫu sổ đăng ký văn đến: CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, DỊCH VỤ, XNK TỪ LIÊM (1) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM:…… (2) Từ ngày………………đến ngày……………… (3) Từ số…………………đến số………………… (4) Quyển số:…………(5) Ghi chú: 1) Tên quan, tổ chức 2) Năm mở sổ đăng ký văn đến 3) Ngày bắt đầu ngày kết thúc đăng ký văn đến 4) Thứ tự đăng ký văn đến cuối văn đến 5) Số thứ tự sổ Theo quy định, văn mà bì thư ghi tên riêng văn Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 26 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư không bóc mà tiến hành chuyển giao cho cá nhân nhận có chữ ký vào sổ tay riêng Văn phòng Đối với văn mật, khẩn công ty nhận với công ty có việc cấp thiết từ đối tác làm ăn, thường trao đổi qua điện thoại trực tiếp với người phụ trách giải công việc Mẫu sổ quản lý văn đến: Số Ngày tháng đến Số đến ký Nơi gửi hiệu Ngày tháng văn văn Tên loại Nơi người nhận trích Ký Ghi yếu nội nhận dung * Trình chuyển văn đến: Sau hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, Văn thư vào chức năng, nhiệm vụ phận hay cá nhân phụ trách Tổng giám đốc ủy quyền, văn thư chuyển trực tiếp văn đến cá nhân phận Đối với văn nội dung mang tính chất chung chung văn từ Tòa án, cần lấy ý kiến Chánh văn phòng văn thư chuyển Chánh văn phòng xem xét * Theo dõi giải văn đến: Văn thư người chuyển văn đến cho cá nhân, phận có trách nhiệm giải Sau nhận văn bản, vào nhiệm vụ giao, đồng thời sở báo cáo có đạo Ban giám đốc, người phụ trách giải công viêc, trao đổi thống văn cần thiết phải trao đổi văn Do doanh nghiệp, theo tính chất kinh doanh, việc giải văn đến chậm chễ có ảnh hưởng lớn đến việc hoạt động công ty 2.2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần thiếu văn dấu khẳng định vị trí pháp lý tính chân thực văn bản, giấy tờ quan, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân Nhận Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 27 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức tầm quan trọng dấu văn công ty thực nghiêm túc theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Dấu công ty TULTRACO giao cho cán văn thư giữ chịu trách nhiệm trước pháp luật, Dấu cất tủ cán Văn phòng Ban giám đốc, có cán văn phòng kiêm công tác văn thư có chìa khóa để mở bảo quản cẩn thận theo quy định Dấu đóng lên văn giấy tờ đầy đủ thể thức, cán vănthư phải trực tiếp đóng dấu không giao cho người khác dóng dấu Dấu đóng chùm lên 1/3 chữ ký phía bên tay phải Công ty nghiêm cấm sử dụng dấu sai mục đích mang dấu khỏi văn phòng chưa phép người có thẩm quyền Về vấn đề quản lý dấu công ty số chứng từ kế toán hóa đơn VAT, phiếu thu – chi, … có quy định riêng việc đóng dấu 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo giõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Hồ sơ lập bao gồm nội dung: Mở hồ sơ; thu thập; cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; kết thúc biên mục hồ sơ Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị, tổ chức Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có lien quan chật chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc Văn tài liệu thu thâp vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Những quy định chung công tác văn thư phần đảm bảo tính thống nước hệ thống tổ chức chế hoạt động công tác văn thư, góp phần đẩy lùi làm giảm chồng chéo, trùng lặp hoạt động văn thư quan, đơn vị Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 28 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Tình hình công tác lập hồ sơ công ty cổ phần TULTRACO Có thể nói lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư, mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Lập hồ sơ công đoạn quan trọng tất người làm công tác liên quan đến giấy tờ Công tác lập hồ sơ làm tốt mang lại nhiều lợi ích thuận lợi cho cá nhân người lập nói riêng cho quan nói chung Hiện công tác lập hồ sơ, tổ chức quản lý giấy tờ công ty cổ phần TULTRACO chưa tổ chức hợp lý Có điều chưa hợp lý, thông thường công ty công việc người biết việc lập hồ sơ vậy, việc người làm, kiểm tra, việc đánh giá Một người làm việc, qua năm này, đến năm khác không cần phải lập hồ sơ Cũng có người lập hồ sơ cách cho vào cặp hộp, cặp ba dây mà không cần phải theo số thứ tự quy định, miễn cho vào cặp cho gọn Ví dụ: Như phòng tổ chức hành khối lượng văn tài liệu nhiều chưa lập hồ sơ văn tài liệu hình thành trình quản lý nhân quan…cán văn phòng quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư có hướng dẫn phòng cán đồng nghiệp việc tổ chức việc lập hồ sơ tác dụng việc lập hồ sơ quan công việc thường ngày tính chất công việc chuyên môn không chuyên nên việc lập hồ sơ đơn vị, phân phòng ban quan chưa thực từ dẫn đến số khó khăn cho cán nhân viên, quan khó tìm văn tài liệu có công việc liên quan làm pháp lý cần thiết Điều cho thấy văn tài liệu phân tán phận chuyên môn quan Mặt khác tính chất hoạt động quan nhiều lĩnh vực với nhiều phận nên cán văn thư quan chưa thực nắm bắt hết công việc chuyên môm phòng ban quan văn thư bán chuyên trách nên khối lượng công việc ngày nhiều nên việc hướng dẫn công Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 29 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác lập hồ sơ cho đơn vị phòng ban nhiều han chế chưa làm nên quan chưa đưa văn tài liệu vào trình tự khoa học hợp lý Bên cạnh không thống đó, phận Văn phòng giúp việc Ban giám đốc, công tác lập hồ sơ cán văn phòng trọng thực sở mà văn Nhà nước quy định, việc áp dụng Nghị định 110 tác văn thư văn khác Các hồ sơ mà phận văn phòng lập được, ví dụ như: - Tập lưu Văn năm 2011 - Hồ sơ Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2010 (ngày 22/4/2011) - Hồ sơ vụ kiện đòi hủy nghị số 88 cổ đông Huỳnh Văn Quảng Có thể nói, công tác lập hồ sơ tốt minh chứng cho hoạt động công ty hồ sơ lập đầy đủ chứng hữu hiệu cho việc hoạt động nghiêm túc, minh bạch công ty Công tác lập hồ sơ tốt đánh giá trình độ quản lý Chánh văn phòng thủ trưởng quan Khi làm tốt công tác dễ dàng bao quát công việc phòng, ban, cán nhân viên tiện lợi cho việc quản lý tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc Mọi thông tin hồ sơ có giá trị quan trọng cho hoạt động doanh nghiệp nhìn lại khứ để đánh giá có hướng cho tương lai Công tác lập hồ sơ tổ chức tốt giúp cho công ty giảm bớt chi phí tài có chanh chấp kiện tụng xảy Trong thời gian tới, công ty có số dự án, chiến lược kinh doanh lớn, liền với đòi hỏi công tác văn phòng tham mưu giúp việc công tác lập hồ sơ công ty, cần thiết phải tổ chức khoa học để minh chứng cho doanh nghiệp ngày trưởng thành phát triển CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TULTRACO Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 30 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong trình thực tập công ty TULTRACO em giao số công tác nghiệp vụ sau: + Đánh máy, soạn thảo văn + Đăng ký văn đi, văn đến + Đóng dấu văn + Chuyển giao văn 3.2 Một số đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư công ty cổ phần TULTRACO Qua báo cáo thu hoạch thực tập công tác văn thư em xin đóng góp số ý kiến công tác văn thư công ty cổ phần TULTRACO sau: - Để công tác văn thư công ty đạt kết tốt hơn, lãnh đạo quan cần tiếp tục quan tâm tới công tác này, thường xuyên cử cán dự lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cập nhật kiến thức văn - Để nâng cao ý thức trách nhiệm cán công chức làm công tác công văn giấy tờ phòng, ban cần nghiêm túc thực hồ sơ công việc để thuận tiện công việc, theo quy định nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư, coi tiêu chí đánh giá thi đua hàng năm cán công chức quan - Đầu tư kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ văn thư mua sắm số trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác lưu trữ quan - Trên số giải pháp riêng em công tác văn thư công ty cổ phần TULTRACO Là sinh viên thực tập nên nhận xét giải pháp em khía cạnh nhỏ chưa sâu khái quát hết mà báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức công ty đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 31 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 kiến nghị công ty cổ phần TULTRACO Cần mua sắm them trang thiết bị để phục vụ cho hoạt động động nghiệp vụ công ty Cán Văn thư công ty cần phải có đủ văn quy phạm pháp luật Nhà nước quản lý đạo công tác Văn thư-Lưu trữ Đó sở để cán làm việc theo quy định Đặc biệt phòng ban cần thống soạn thảo văn theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công tác Văn thư củacông ty, thường xuyên có biện pháp động viên, khuyến khích kịp thời để tạo động lực tinh thần thi đua làm việc có hiệu nâng cao chất lượng công việc Hàng năm cử cán văn thư học thêm để bổ sung kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Cần trẻ hóa đội ngũ cán Văn thư hay văn phòng để phù hợp với bước thay đổi xã hội Về khâu nghiệp vụ Văn thư : cần tiến hành rà soát lại khâu nghiệp vụ thực tốt cần phát huy Nếu thực chưa tốt cần khắc phục để sửa đổi hoàn thiện Trên số đề xuất, kiến nghị em, kính mong cấp lãnh đạo công ty xem xét để công tác văn phòng thực cách có hiệu 3.3.2 Kiến nghị Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngành Văn thư – Lưu trữ ngành đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đội ngũ giáo viên giảng dạy có trình độ chuyên môn cao đào tạo nước ngoài, trình độ Thạc sĩ; Tiến sĩ giảng viên có kinh nghiệm lâu năm nên phương pháp giảng dạy đạt hiệu định Tuy nhiên qua đợt thực tập vừa nhận thấy số hạn chế, thân em có đề xuất sau: Trong trình học tập trường phần lý thuyết nhà trường cần cho Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 32 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sinh viên thực hành thêm cách sử dụng trang thiết bị đại dùng để phục vụ công tác Văn thư như: máy tính, máy Fax, máy photo, máy hủy tài liệu để tiếp xúc với thực tế không bị lúng túng, bỡ ngỡ Số tiết học soạn thảo văn máy vi tính cần tăng thêm để sinh viên soạn thảo đánh máy thành thạo Phòng máy cần nâng cấp để ứng dụng phần mềm vào công tác Văn thư tốt hơn, đưa phần mềm vào sử dụng thực tế Nhà trường nên tăng thêm học phần Thư ký văn phòng cho cán Văn thư – Lưu trữ nhằm phát huy khả làm việc toàn diện cán Văn thư làm công tác hành Hơn nhà trường cần tham mưu với quan cấp có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng công tác Văn thư – Lưu trữ Đề xuất cuối em mong nhà trường tạo điều kiện để thời gian sinh viên thực tập nhiều nhằm học hỏi thêm nhiều công việc, kinh nghiệm cán lành nghề Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 33 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập, khảo sát công tác văn thư công ty cổ phần TULTRACO giúp em có nhìn khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Do hạn chế thời gian hiểu biết thân, em chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Song qua em bước đầu hiểu nội dung công tác văn thư, khoảng thời gian kiến tập giúp cho em có nhìn khái quát, khách quan nghề nghiệp có vận dụng lý thuyết với thực tế công việc Qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức thân Bên cạnh hội để em làm quen với môi trường làm việc nơi công sở với người quan trọng học cách ứng xử môi trường với nhiều mối quan hệ Đợt thực tập không giúp em có nhìn đầy đủ nghề nghiệp mà niềm tin vào nghề nghiệp mà chọn để em có tâm kỳ học Cuối em xin gửi lời cám ơn trân thành tới toàn thể anh chị, cô công ty cổ phần TULTRACO, đặc biệt chị Bùi Thị Kim Liên giúp đỡ hướng dẫn em đợt kiến tập vừa qua / Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày 24 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hằng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 34 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng 35 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6