Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại CÔNG TY cổ PHẦN sản XUẤT DỊCH vụ XUẤT NHẬP KHẢU từ LIÊM

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 4 B: PHẦN NỘI DUNG 6 CHUƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm.. 6 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 6 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần TULTRACO 8 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – tổ chức. 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 13 2.1 Hoạt động quản lý 13 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư của công ty TULTRACO 13 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của công ty. 14 2.1.3 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Công ty cổ phần TULTRACO. 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 15 2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 16 2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TULTRACO 31 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 31 3.2 Một số đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của công ty cổ phần TULTRACO 31 3.3 Một số kiến nghị 32 3.3.1 kiến nghị đối với công ty cổ phần TULTRACO 32 3.3.2 Kiến nghị đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 C. KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 4

B: PHẦN NỘI DUNG 6

CHUƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 6

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm 6

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 6

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần TULTRACO 8

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – tổ chức.12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM 13

2.1 Hoạt động quản lý 13

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư của công ty TULTRACO 13

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của công ty 14

2.1.3 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Công ty cổ phần TULTRACO 14

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 15

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 16

2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27

2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TULTRACO 31

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 31

3.2 Một số đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của công ty cổ phần TULTRACO 31

3.3 Một số kiến nghị 32

3.3.1 kiến nghị đối với công ty cổ phần TULTRACO 323.3.2 Kiến nghị đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32

C KẾT LUẬN 34

D PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, để hướng đến mục tiêu “Dângiàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ văn minh”, Nhà nước đã đề ra chủchương: Công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước Trong quá trinh công nghiệphóa, hiện đại hóa đất nước, ngoài những thành tựu to lớn đã đạt được về công nghệthông tin và khoa học kỹ thuật thì quy trình quản lý Nhà nuớc trên mọi lĩnh vực đã

có những thành tựu đáng kể Nền hành chính quốc gia cũ dần được thay thế phùhợp với sự phát triển của đất nước cũng như phù hợp với xu thế chung của thế giới.Chính sách hội nhập của Nhà nước đã đem lại cho thế hệ trẻ cơ hội việc làm và cơhội để khẳng định mình nhưng đi cùng cơ hội đó là những thách thức đòi hỏi lớptrẻ phải năng động và có khả năng làm việc độc lập cao

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu đòi hỏi đáp ứng cung cấp về thông tinngày càng lớn, để đáp ứng và quản lý được thông tin đó, con người đã tìm ra rấtnhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội và văn bảnchính là phương tiện truyền đạt thông tin không thể thiếu

Như chúng ta đã biết, văn bản là phương tiện giao dịch sử dụng ngôn ngữviết và hình thành phổ biến trong các cơ quan tổ chức hiện nay, văn bản hình thànhchữa đựng nhiều thông tin quan trọng cũng như dễ trao đổi và làm việc đối với các

cơ quan tổ chức có liên quan Thực tế đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp nào thì việc thay đổi thông tin trở thành tất yếu côn tác văn thư là hoạtđộng đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điềuhành của nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Làm tốt công tác vănthư sẽ giúp cho sự trao đổi thông tin được chính xác, kịp thời góp phần giải quyếtcông việc một cách hiệu quả nhất Cũng chính vì vai trò trên mà công tác văn thưđược đánh giá là một nghành khoa học, có nhiều đóng góp tích cực trong cuộc cảicách nền hành chính quốc gia

Như vậy, có thể thấy rằng công tác văn thư có vai trò rất quan trọng Trong nhữngnăm gần đây, công tác văn thư đã được các cơ quan chức năng, các ngàng các cấpđặc biệt quan tâm Việc hiện đại hóa được chú trọng ở từng khâu nghiệp vụ Làmtốt công tác công văn, giấy tờ sẽ cung cấp được một lượng thông tin đầy đủ chính

xác và công việc cúng được giải quyết nhanh chóng, hạn chế nạn quan liêu giấy tờ,đảm bảo bí mật của mỗi cơ quan.

Đó cũng là những lí do em chọn công tác văn thư làm đề tài thực tập tốt nghiệp vàtrong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàu nướcmạnh xã hội công bằng, dân chủ văn minh, với nền kinh tế tri thức toàn cầu hộinhạp ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới cùng với sự phát triển như vũ bãocủa công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ văn thư nóiriêng đã góp một phần quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức và sự phát triển của đất nước

Sau một thời gian dài được học tập và nghiên cứu tại khoa Văn thư – Lưu trữcủa trường Đại học Nội vụ Hà nội, em đã được trang bị những kiến thức về côngtác văn thư – Lưu trữ một cách đầy đủ và có hệ thốn Nhưng thế là chưa đủ đối vớimột sinh viên sắp ra trường Ông cha ta từ xưa đã có câu: “Học di đôi với hành, lýthuyế gắn liền với thực tế” Chính vì vậy việc thực tập thực tế ở cơ quan, tổ chức làmột phần không thể thiếu trong chương trình học của nhà trường Không nhữngthế đây còn là cơ hội quý báu để sinh viên có cơ hội tiếp cận với thực tiễn côngviệc, so sánh đánh giá kiến thức xã hội, kiến thức chuyên môn đã học với nhữngcông việc thực tiễn ở cơ quan Điều này giúp cho sinh viên có thể hòa nhập tốt vớicông việc sau khi mới ra trường

Là một cán bộ Văn thư trong tương lai qua đợt thực tập này đã trang bị cho emmột số kiến thức cơ bản trước hết là nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũngnhư nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển củađất nước, thấy được những bất cập trong công tác văn thư ở cơ quan Từ đó thấyđược trách nhiệm nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ là rất lớn Giúp em củng cố niềmtin để trở thành một cán bộ văn thư “vừa giỏi chuyên môn, vừa vững vàng trongnghiệp vụ”

Sau gần 2 tháng thực tập tại công ty từ những kiến thức đã được lĩnh hội từ sựchỉ bảo ân cần, tỉ mỉ của các thầy cô giáo áp dụng vào thực tế công tác văn thưtrong nhà trường em đã giải quyết công việc được giao một cách nhanh chóng,khẩn trương và chính xác, đặc biệt là có tính khoa học cao Về mặt tinh thần, em

đã mạnh dạn hơn, tự tin hơn mỗi khi làm việc; ngày càng thấy yêu và trân quýnghề mà mình đang theo học.Cũng trong khoảng thời gian thực tập này, từ thực tếcông việc và lý thuyết được học em đã học hỏi được nhiều điều cho bản thân cũngnhư tích lũy được nhiều kinh nghiệm bổ ích trong công việc và cuộc sống Vớiviệc tiếp thu và bổ sung nhiều kiến thức từ việc áp dụng kiến thức lý luận vào thực

tế, em đã có cái nhìn sâu sắc hơn về nội dung nghiệp vụ trong công tác của mình

và có thêm niềm tin vào ngành nghề mình đã lựa chọn

Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn có một số khó khăn như: thời gianthực tập còn ngắn chưa đủ để hoàn thành tốt những công việc chuyên môn hay một

số môn học trong nhà trường chưa thể áp dụng được trong quá trình thực tập, một

số công việc được giao chưa phù hợp với nội dung chuyên ngành vì kiến thức thực

tế còn nhiều hạn chế và đặc biệt là sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản về việc ápdụng những quy định mới trong công tác văn thư đối với cơ quan giáo dục là chưathường xuyên, chưa có tính cập nhật nên khi áp dụng nghiên cứu lý luận vào thực

tế còn gặp nhiều khó khăn bởi lãnh đạo còn thấy khó khăn, chưa muốn thay đổi

LỜI CẢM ƠN

Sau khi nhận được sự hướng dẫn cụ thể của các thầy cô giáo bộ môn khoaVăn thư – Lưu trữ; được sự đồng ý của công ty cổ phần sản xuất – dịch vụ - xuấtnhập khẩu Từ Liêm Em đã được thực tập tại phòng Hành chính – Tổ chức củacông ty từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/201 Em nhận thấy rằng việc đi thựctập là vô cùng quan trọng và hữu ích Giúp em hiểu rõ một cán bộ làm công tácvăn thư nếu chỉ nắm vững những lý luận nghiệp vụ thì vẫn chưa đủ mà phải có kỹnăng thực hành tốt Một cán bộ văn thư giỏi là người luôn thực hành cácc nghiệp

vụ một cách thành thục và có chất lượng năng suất cao Môi trường làm việc giúpcán bộ văn thư nâng cao tay nghề và trình độ lý luận nghiệp vụ đây cũng là nơi emhọc hỏi được những kinh nghiệm của các anh chị, cô chú đã làm việc lâu năm;đồng thời giúp em nhận thấy rằng giữa lý luận và thực tế chỉ là tương đối dôi khiquá rình giải quyết công việc, bên cạnh việc tuân theo nguyên tắc nhất định thì cán

bộ văn thư cần linh hoạt sao cho phù hợp với thực tế điều kiện của cơ quan để giảiquyết công việc một cách tiện lợi nhất

Việc hoàn thành kết quả Báo cáo thực tập về đề tài “ Công tác văn thư” tạiCông ty cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Từ Liêm là kết quả của quátrình nghiên cứu và tìm hiểu cùng sự nỗ lực của bản thân trong suốt quá trình thựctập tại Công ty Cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Từ Liêm Trong quátrình thực tập ngoài sự cố gắng của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ của cácThầy, Cô, các Bác; các Chú cùng toàn thể các Anh, Chị tại nơi thực tập Chínhđiều này đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực tập cũng như để em có thểhoàn thành bản báo cáo thực tập của mình

Trước hết em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ nhiệt tình củachị Bùi Thị Kim Liên, cán bộ văn thư phòng Hành chính tổ chức của công ty cổphần sản xuất – dịch vụ - xuất nhập khẩu Từ Liêm đã hướng dẫn và tạo điều kiệncho em có thể trải nghiệm công việc của cán bộ văn thư văn phòng cũng như đãgiúp đỡ em rất nhiều trong quá trình em thực tập tại Quý Công ty và việc em có thểhoàn thành bản Báo cáo thực tập này

Em cũng xin chân thành cám ơn các Thầy cô trong khoa Văn thư - Lưu trữ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy cô trong trường đã giảng dạy emtrong hơn 3 năm học tại trường Chính các Thầy cô đã xây dựng cho chúng emnhiều kiến thức vô cùng quý báu về chuyên môn và cũng là nền tảng để em có thểhoàn thành bản báo cáo này và xa hơn nữa là công việc sau khi ra trường.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nỗ lực nhưng do bản thân còn có nhiều hạn chế

và do nhiều yếu tố khác nhau nên em không tránh khỏi những thiếu sót, em rấtmong nhận được sự thông cảm và góp ý của các Thầy cô giáo trong trường; cácanh chị, cô chú trong công ty để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Một lần nữa em xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Hằng

B: PHẦN NỘI DUNG CHUƠNG 1:

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ

XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm

- Đến ngày 12/10/1999 sau khi Đại hội cổ đông chuyển tên công ty thànhcông ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm, gọi tắt là TULTRACO(sau đây em xin gọi theo tên viết tắt)

- Công ty có tên gọi: Công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu TừLiêm

- Tên gia dịch quốc tế: TULIEM PRODUCT SER VICE IMPORT EXPORTJOINT STOCK COMPANY gọi tắt là TULTRACO

- Trụ sở: Km số 9 – Đuờng Hồ Tùng Mậu – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội

- Nghành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh tổng hợp xuất nhập khẩucác loại vật tư, thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất công nghiệp, nông nghiệp,giao thông vận tải, thiết bị văn phòng và những mặt hàng tiêu dung thiết yếu; kinhdoanh duợc, kinh doanh bất động sản; kinh doanh xăng dầu và thuơng mại nộithuơng; kinh doanh các nhà hàng, khách sạn.

- Công ty Cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Từ Liêm thuộc sởhữu của các cổ đông được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa danh nghiệp Nhà nuớc.Công ty hoạt động theo quy định của Luật công ty do Quốc hội Nhà nuớcCHXHCH Việt Nam khóa VIII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 21/2/1990 và luật sủađổi một số điều của Luật công ty do Quốc hội CHXHCN Việt Nam khóa VIII, kỳhọp thứ 5 khóa XI thông qua ngày 22/6/1994

- Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, đuợc mở tài khoản tạingân hàng, có số vốn điều lệ và chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với cáckhoản nợ của công ty mang số vốn hữu hạn đó Công ty tự hạch toán kinh doanhđộc lập, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phạm vi hoạt động: Công ty TULTRACO hoạt động trên phạm vi toànlãnh thổ VIệt Nam Công ty có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện trong vàngoài nuớc theo quy định của pháp luật VIệt Nam

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần TULTRACO

A Cơ cấu tổ chức của công ty.

Có 14 bộ phận hợp thành đứng đầu là Hội đòng quản trị (HĐQT), dướiHĐQT là Ban giám đốc (BGĐ), và các bộ phận chức năng chia làm 14 phòngchuyên môn, không chia làm các ban Một số phong kinh doanh 10, siêu thị,Khách sạn có tố trực thuộc.

 HĐQT gồm 7 thành viên, trong đó Chủ tịch HĐQT đồng thời là Tổnggiám đốc và Phó tổng giám đố công ty

 Phòng Tổ chức hành chính: quản lý về nhân sự

 Phòng kế toán: quản lý về các mặt tài chính công ty

 Phòng nội thương: quản lý kinh doanh trong nước

 Phòng dược: kinh doanh dược phẩm

 Phòng Bất động sản: kinh doanh bất động sản

 Văn phòng ban giám đốc: quản lý hoạt động phục vụ hoạt động của vănphòng và làm việc do ban giám đốc giao

 Phòng kinh doanh 1: kinh doanh cac thiết bi máy móc công nghiệp

 Phòng kinh doanh 3: kinh doanh điện tử điện lạnh

 Phòng kinh doanh 10: nhập khẩu và kinh doanh thép, kinh doanh xăng dầu

 Phòng siêu thị: kinh doanh siêu thị TULTRACO

 Phòng khách sạn Quê hương: kinh doanh khách sạn

 Chi nhánh tại Miền nam: kinh doanh chủ yếu mặt hàng xe máy

 Phòng bảo vệ: phụ trách an ninh cơ quan

B Mối quan hệ của công ty đối với môi trường bên ngoài

- Công ty có mối quan hệ rộng rãi với nhiều nhà cung cấp và khách hàng ở cảtrong nước và ngoài nước

Mặc dù có chức năng xuất nhập khẩu nhưng hướng kinh doanh chủ đạo củacông ty trong thời gian qua là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về bán trên thịtrường trong nước

Khách hàng của công ty là người mua buôn, đại lý, và cả khách hàng tiêu dùngcuối cùng ( khách hàng của siêu thị TULTRACO)

- Về cung cấp:

+ Đối với thị trường Châu Âu, các nhà cung cấp chủ yếu là: Italia, Bỉ, Đức

+ Đối với thị trường châu Á, các nhà cung cấp chủ yếu là: Trung Quốc, HànQuốc, Singapore, Ấn Độ, Đai Loan, Thái Lan và Nhật Bản.

- Các phòng kinh doanh được giám đốc giao khoán về khách hàng cũng như thịtrường trong va ngoài nước do các phòng tự hoạt động và mở rộng

C Ngành nghề kinh doanh.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại vật tư, thiết bị, máy móc phục vụcho sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, thiết bị văn phòng vànhững mặt hàng tiêu dùng thiết yếu

- Buôn bán tư liệu sản xuất tiêu dùng

- Kinh doanh bất động sản

- Buôn bán thuốc bảo vệ thực vật được phép lưu hành tại Việt Nam

- Mua bán phòng và chữa bệnh cho người và dụng cụ y tế thông thường

- Kinh doanh các loại rượu

- Mua bán điện thoại di động, cố định, linh kiện điện thoại và các loại thiết bịthông tin

- Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp, công trình giao thông, côngtrình thủy lợi, công trình đường lối cấp thoát nước, trang trí nội thất, thi công xâydựng công trình kỹ thuật

- Kinh doanh vật tư máy móc thiết bị in vật liệu xây dựng

- Kinh doanh thực phẩm chức năng, thực phẩm dinh dưỡng và các loại lươngthực, thực phẩm khác

D Mối quan hệ các bộ phận chức năng khác trong công ty:

Mối quan hệ của văn phòng Ban giám đốc với các bộ phận chức năng kháctrong công ty chủ yếu dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ do Ban giam đốc giao,

hệ chặt chẽ trên cơ sở trách nhiệm được giao, hỗ trợ về chuyên môn, cùng pháttriển trên cơ sở mục tiêu chung của công ty

+ Đảm bảo các công tác đối nội đối ngoại của Ban giám đốc

- Quan hệ trong nội bộ Phòng là quan hệ theo hàng dọc, đứng đầu là Chánh vănphòng, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được giao

E Nhân lực của công ty

Đội ngũ cán bộ là những người có chuyên môn, được sử dụng đúng trình độ,trong đó có 44% cán bộ công nhân viên có trình đọ Đại học, Cao đẳng đặc biệtcông ty có đội ngũ trẻ hết sức năng động được đào tạo chuyên môn bài bản và giàunhiệt huyết

Kết cấu lao động:

- Theo trình độ: 46 người tốt nghiệp đại học, cao đẳng

115 người tốt nghiệp trung cấp

- Theo độ tuổi: 34 người dưới 30 tuổi

98 người trong độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi

29 người trên 45 tuổi

- Theo giới tinh: 82 nữ

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – tổ chức

+ Cùng với Ban giám đốc lập kế hoạch nhân sự cho toàn bộ Công ty phùhợp với chiến lược kinh doanh của Công ty Xây dựng kế hoạch nhân sự cho cácphòng ban trong Công ty

+ Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của công

ty và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó

+ Ra các quyết định, bổ nhiệm nâng lương khen thưởng và kỷ luật trongtoàn công ty

+ Đảm bảo chế độ tiền lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho Cán

bộ công nhân viên trong Công ty

+ Thực hiện công tác thi đua khen, thưởng của công ty

- Mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác trong Công ty:

Mối quan hệ của Phòng hành chính tổ chức với các bộ phận khác trongCông ty chủ yếu dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ do Ban giám đốc giao, có sựkết hợp chặt chẽ với nhau:

+ Tiếp nhận và thực hiện các quyết định về nhân sự của Ban giám đốc

+ Thực hiện thông báo, tiếp nhận và phân phối các quyết định

Quan hệ trong nội bộ Phòng là quan hệ hàng dọc, đứng đầu là trưởng phòng,sau đó là các nhân viên nghiệp vụ Các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ đượcgiao, tuy nhiên trong phòng có sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các thành viên, hỗ trợlẫn nhau hoàn thành tổt nhiệm vụ của phòng

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN

XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo , chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, coquan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ ttrang nhândân

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư của công ty TULTRACO

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chohoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Được coi là một mắt xích quan trọng trongluồng máy quản lý Nhà nước nói chung và trong hoạt động quản lý của Công ty cổphần TULTRACO nói riêng

Đối với nhiều công ty, công tác văn thư có thể hiểu đơn thuần là công việc

xử lý văn bản đi – đến; đóng dấu; sao lưu văn bản theo yêu cầu của Giám đốc, đơn

vị, cá nhân trong công ty phục vụ cho đầu tư sản xuất, kinh doanh, mang lại nguồnlợi nhuận cho công ty Như vậy, công tác văn thư đã trở thành trung tâm xử lý vănbản của cả công ty Và như thế, việc tổ chức công tác văn thư sao cho hợp lý khoahọc là thực sự rất cần thiết Muốn tổ chức công tác văn thư một cách hợp lý khoahọc, thì cơ quan phải dựa trên các yếu tố sau:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi thẩm quyền của Công ty;

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị;

- Khối lượng văn bản hàng năm

Công ty cổ phần TULTRACO có quy mô hoạt động tương đối lớn, cơ sở vậtchất đầy đủ hiện đại để phục vụ tốt cho công tác văn thư Công ty đã lựa chọn hìnhthức tổ chức văn thư tập trung Việc tiếp nhận xử lý văn bản đi – đến đều do phòngHành chính – Tổ chức đảm nhiệm Theo hình thức này, bộ phận văn thư thuộcphòng Hành chính – Tổ chức là đầu mối tiếp nhận văn bản và giải quyết các khâunghiệp vụ của công tác văn thư Việc bố trí như vậy khá hợp lý, giúp quản lý chặt

chẽ, thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết.

2.1.2 tình hình cán bộ làm công tác văn thư của công ty.

Để công tác văn thư của Công ty hoạt động có hiệu quả, ngoài việc đầu tư cáctrang thiết bị hiện đại, yếu tố con người cũng là vô cùng quan trọng Hiểu đượctầm quan trọng trong việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, Công ty đã bố trí 01cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư Nhiệm vụ của cán bộ văn thư được quyđịnh rõ ràng là thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư (Đánh máy vănbản; quản lý văn bản đi – đến; đóng dấu theo văn bản; quản lý hồ sơ tài liệu củaCông ty)

Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệmcao, trình độ tin học tốt, sử dụng thành thạo máy vi tính và các trang thiết bị vănphòng thành thạo, đảm bảo kịp thời việc đánh máy, in ấn, nhân bản văn bản, tàiliệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan

Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, cán bộ văn thư luônthực hiện tốt các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan.Điều này hạn chế được những nhầm lẫn, sai xót trong công tác quản lý giấy tờ.Ngoài ra để phục vụ cho hoạt động của Công ty, cán bộ văn thư đã có những linhhoạt trong việc xử lý văn bản nhưng vẫn tuân theo những nguyên tắc chặt chẽ.Nhìn chung việc bố trí cán bộ văn thư là phù hợp với điều kiện hoạt động củaCông ty Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong hoạt động của cơquan, cần tuyển dụng thêm cán bộ văn thư để công tác văn thư hoạt động có hiệuquả hơn nữa

2.1.3 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Công ty cổ phần TULTRACO.

Tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư hoạt động có hiệu quả, năng suấtcao, ngoài việc đầu tư đầy đủ trang thiết bị; bố trí cán bộ văn thư có trình độchuyên môn nghiệp vụ cao thì việc chỉ đạo đúng đắn kịp thời từ cấp trên là rấtquan trọng

Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức là người trực tiếp chịu trách nhiệm vàgiúp Ban lãnh đạo Công ty về việc thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư, chỉđạo cán bộ văn thư thực hiện các khâu nghiệp vụ Trưởng phòng Hành chính – Tổ

chức có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụthuộc phạm vi, quyền hạn của mình.

Công ty đã áp dụng các văn bản quy định về công tác văn thư của Nhà nước đểphục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh:

- Nghị định 110/ 2004/ ND - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư

- Công văn số 425/ VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư – Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

-Nghị định số 58/ 2001/ ND – CP ngày 24/ 8/ 2001 của Chính phủ về “Quản lý

và sử dụng con dấu”

-Thông tư liên tịch số 07/ 2002/ TT – LT ngày 06/ 5/ 2002 của Bộ Công an vàBan tổ chức cán bộ Chính phủ về việc “ Hướng dẫn thực hiện một số quy định tạiNghị định số 58/ 2001/ ND – CP ngày 24/ 8/ 2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu”

Để đáp ứng yêu cầu công việc, hàng năm ban lãnh đạo Công ty đã tổ chức chocán bộ văn thư đi học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Ngoài ra cán bộ văn thưcòn được tham gia đóng góp ý kiến cho việc xây dựng quy chế văn thư để công tácvăn thư ở Công ty để công việc được giải quyết hiệu quả tốt hơn

Như vậy, việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư ở Công ty có vị trí quan trọng.Thực tế hiện tại Công ty vẫn chưa xây dựng được quy chế công tác văn thư Dovậy, yêu cầu đặt ra là Công ty cần xây dựng quy chế công tác văn thư có như vậymới làm tốt được các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

Công tác xây dựng và ban hành văn bản là một khâu nghiệp vụ quan trọng

nó gắn liền với hoạt động của cơ quan nói chung và văn thư nói riêng Từ việc banhành các chủ trương, chính sách, xây dượng chương trình, kế hoạch công tác, chỉđạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình hình công tác, đề đạt ý kiếnlên cấp trên, trao đổi công việc với cơ quan, đơn vị có liên quan….chủ yếu đều thểhiện bằng hình thức văn bản, hay nói cách khác đều được văn bản hóa Văn bản là

cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

bộ máy nhà nước nói chung, của từng cơ quan nói riêng

Việc xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện theo quy trình: soạnthảo- duyệt- đánh máy- ký- đóng dấu

 Quy trinh soạn thảo văn bản:

Thực tế về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty cổ phần TULTRACO TừLiêm về cơ bản đã thực hiện theo những quy định tại Nghị định 110/NĐ-CP ngày08/4/2004; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005;Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định về kỹ thuậttrình bày văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước Tuy nhiên do là một cơ quankinh doanh nên công ty cũng có những văn bản mang tính chất riêng của doanhnghiệp mình mà các yếu tố văn bản nhà nước không quy định

Để đảm bảo tính chính xác của văn bản thì việc soạn thảo văn bản của cơquan giao cho cán bộ chuyên môn của các bộ phận, phòng ban của cơ quan soạnthảo va chịu trách nhiệm về đảm bảo nội dung cũng như thể thức văn bản

Sau khi thảo văn bản xong được trình cho trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến.Trưởng đơn vị xem duyệt và chuyển cho bộ phận đánh máy thực hiện sau đó trìnhthủ trưởng ký và ban hành văn bản

Hoàn thiện và ban hành văn bản văn bản sau khi đẫ được thủ trưởng đơn vịduyệt, đưa lại cho văn thư để láy số đăng ký vào văn bản đi, nhân bản và đóng dấu

Trong việc soản thảo và ban hành văn bản của Công ty cổ phầnTULTRACO Từ Liêm bản thân em nhận thấy về công tác này công ty đã thực hiệntương đối phù hợp với yêu cầu của các văn bản quy phạm pháp luật và sự chỉ đạocủa Ban lãnh đạo công ty Nhưng trong tất cả các bước có một điểm đóng vài tròkhá quan trọng, đó là chữ ký nháy ở cuối văn bản của những người có trách nhiệmthì không có Đây là một lỗi có lẽ không chỉ riêng ở Công ty cổ phần TULTRACO

Từ Liêm mới có mà hầu như tất cả những văn bản của các doanh nghiệp khác khi

có sự hợp tác, trao đổi với công ty nhìn văn bản đều không có yếu tố này

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản

A Công tác quản lý văn bản đi