MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. Giới thiệu vài nét về Văn phòng Quốc Hội. 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Quốc Hội. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành Văn phòng Quốc Hội. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng Quốc Hội. 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội 6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Lưu trữ Vụ hành chính. 9 1.2.1 Chức năng, cơ cấu tổ chức của Vụ hành chính: 9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ. 10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 12 2.1 Hoạt động quản lý. 12 2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan. 12 2.1.2 Cán bộ làm công tác lưu trữ. 13 2.1.3 Tình hình kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác lưu trữ tại Văn Phòng 15 2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học công nghệ tại cơ quan cũng như trong hoạt động lưu trữ. 16 2.1.5 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 17 2.2 Hoạt động nghiệp vụ. 18 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu. 18 2.2.2 Phân loại, xác định giá trị tài liệu. 19 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 20 2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu 21 2.2.5 Tổ chức bảo quản tài liệu. 21 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 23 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG QUỐC HỘI 27 3.1 Thực hành về nghiệp vụ lưu trữ. 27 3.2 Những mặt hạn chế, bất cập trong công tác lưu trữ tại Văn phòng 30 3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao công tác lưu trữ. 32 3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức: 32 3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường: 35 C PHẦN KẾT LUẬN 37 PHỤ LỤC 38
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A Hình ảnh: Tịa nhà Quốc hội - Số Đường Độc Lập – Ba Đình Hình ảnh: Tịa nhà Văn Phòng Quốc hội – 22 Hùng Vương- Ba Đình Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét Văn phòng Quốc Hội 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn Phòng Quốc Hội 1.1.1 Lịch sử hình thành Văn phịng Quốc Hội .3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn Phòng Quốc Hội 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Quốc hội .6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phịng Lưu trữ- Vụ hành 1.2.1 Chức năng, cấu tổ chức Vụ hành chính: 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng lưu trữ 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.1.1 Các văn ban hành đạo công tác lưu trữ cho quan 12 2.1.2 Cán làm công tác lưu trữ .13 2.1.3 Tình hình kiểm tra, hướng dẫn thực quy định cơng tác lưu trữ Văn Phịng 15 2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu Khoa học công nghệ quan hoạt động lưu trữ 16 2.1.5 Hợp tác quốc tế lưu trữ 17 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .18 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu 18 2.2.2 Phân loại, xác định giá trị tài liệu .19 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 20 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu .21 2.2.5 Tổ chức bảo quản tài liệu 21 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 23 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A CHƯƠNG MỘT SỐ KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI .27 VĂN PHÒNG QUỐC HỘI .27 3.1 Thực hành nghiệp vụ lưu trữ 27 3.2 Những mặt hạn chế, bất cập công tác lưu trữ Văn phòng ( khuyến cáo) .30 3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao công tác lưu trữ 32 3.3.1 Đối với quan, tổ chức: 32 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, nhà trường: .35 C PHẦN KẾT LUẬN 37 PHỤ LỤC 38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A A PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, hoạt động quan, tổ chức công tác văn thư – lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng phận khơng thể thiếu hoạt động quản lý Nhà nước Đó khơng công việc riêng cá nhân mà tồn tập thể Bên cạnh đó, xu phát triển đất nước, với xâm nhập ngày sâu rộng cải cách mở cửa cơng tác lưu trữ lại có vị trí quan trọng Và cần phải quan tâm đẩy mạnh để phát huy giá trị Nhận thức tầm quan trọng đó, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đào tạo chuyên sâu bậc đại học chuyên ngành Lưu trữ nhằm đáp ứng tốt lực chuyên môn phục vụ cho cơng tác văn phịng nói riêng, doanh nghiệp, quan, tổ chức nhà nước nói chung Xuất phát từ thực tế theo chương trình đào tạo trường Đại học Nội vụ, việc tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập tốt nghiệp quan, tổ chức, doanh nghiệp …là điều bổ ích có lợi cho sinh viên Điều giúp cho sinh viên củng cố kiến thức học học hỏi kinh nghiệm, rèn luyện kỹ xây dựng cho phong cách làm việc thực tế với phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Trong thời gian thực tập Vụ Hành chính- Văn phịng Quốc Hội, tơi tiến hành nghiên cứu, khảo sát cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tình hình cơng tác lưu trữ nói chung , đồng thời tham gia vào số khâu nghiệp vụ lưu trữ Thời gian thực tập giúp cho hiểu biết nghiệp vụ chuyên ngành mà đào tạo trường hiểu biết công tác lưu trữ quan nhà nước Nơi mà cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung coi mắt xích quan trọng hệ thống điều hành quan hoạt động Quốc Hội Việt Nam Tại đây, gặp nhiều thuận lợi quy trình nghiệp vụ đào tạo sát với nghiệp vụ Tuy nhiên việc áp dụng vào thực tế quan khó hầu hết quy trình thực hệ thống điều Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A hành điện tử E-pas Nên yêu cầu cần phải thông thạo công nghệ thông tin tin học Nhưng đổi lại, anh chị chuyên viên văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn bảo tận tình để tơi hồn thành tốt đợt thực tập Qua đây, xin gửi lời cám ơn tới Khoa văn thư – lưu trữ tạo điều kiện trau dồi kiến thức tốt gửi lời cám ơn chân thành tới cán bộ, chuyên viên phòng lưu trữ - Vụ Hành giúp đỡ tơi đợt thực tập này.Do kiến thức kinh nghiệm thực tế hạn chế nên khơng thể tránh thiếu sót Vì vậy, ý kiến đóng góp quan giáo viên trường giúp trau dồi nâng cao kiến thức Tôi xin chân thành cám ơn./ Hà Nội.ngày 31tháng năm 2015 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét Văn phòng Quốc Hội 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn Phòng Quốc Hội 1.1.1 Lịch sử hình thành Văn phịng Quốc Hội Văn phòng Quốc hội thành lập từ năm 1946, qua nhiều lần thay đổi tên gọi sau: - Thời kỳ từ năm 1946 đến năm 1960 (Quốc hội khóa I): gọi Văn phịng ban thường trực Quốc hội - Thời kỳ từ năm 1960 đến năm 1981 (Quốc hội khóa II, III, IV, V VI): đổi thành Văn phòng Ủy ban thường vụ Quốc hội - Thời kỳ từ năm 1981 đến năm 1992 (Quốc hội khóa VII VIII), gọi Văn phòng Quốc hội Hội đồng Nhà nước - Từ năm 1992 (từ Quốc hội khóa IX) đến gọi Văn Phòng Quốc Hội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn Phòng Quốc Hội Căn Nghị quyết số 417/2003/NQ-UBTVQH11 ngày 01 tháng 10 năm 2003 Ủy ban thường vụ Quốc hội về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội Nghị quyết số 618/2013/UBTVQH13 ngày 10 tháng năm 2013 Ủy ban thường vụ Quốc hội sửa đổi, bổ sung số điều Nghị quyết số 417/2003/NQ-UBTVQH11 về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Văn phòng Q́c hợi Văn Phịng Qc Hội có chức năng, nhiệm vụ sau: Chức Văn phòng Quốc hội: Văn phòng Quốc hội quan giúp việc Quốc hội, có chức nghiên cứu, tham mưu tổng hợp tổ chức phục vụ hoạt động Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, hoạt động Hội đồng Dân tộc, Ủy ban Quốc hội, Ban Ủy ban thường vụ Quốc hội Nhiệm vụ Văn phòng Quốc hội: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A Văn phòng Quốc hội phục vụ Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội,Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, hoạt động Hội đồng Dân tộc, Ủy ban Quốc hội, Ban Ủy ban thường vụ Quốc hội công tác xây dựng pháp luật; phối hợp phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội việc giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh Văn phòng Quốc hội phục vụ Quốc hội định sách ban hành nghị quyết, định kinh tế - xã hội, ngân sách nhà nước, công trình quan trọng quốc gia, quốc phịng an ninh, đối ngoại, tổ chức nhân nhà nước thuộc thẩm quyền Quốc hội; Phục vụ Quốc hội thực quyền giám sát tối cao việc tuân theo Hiến pháp, luật Nghị Quốc hội; phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội giám sát việc thi hành Hiến pháp, luật, Nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội, giám sát hoạt động Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao; phục vụ hoạt động giám sát Hội đồng Dân tộc Ủy ban Quốc hội Phối hợp phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội giám sát hướng dẫn hoạt động Hội đồng nhân dân cấp; Phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội công bố chủ trì việc bầu cử đại biểu Quốc hội, cơng bố việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; Phục vụ công tác đối ngoại Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban Quốc hội, Ban Ủy ban thường vụ Quốc hội; Phối hợp thực việc tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo đề đạt nguyện vọng công dân; phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội giám sát việc giải khiếu nại, tố cáo công dân; tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri gửi đến Quốc hội; Nghiên cứu, phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội đạo, điều hòa, phối hợp hoạt động Hội đồng Dân tộc Ủy ban Quốc hội; bảo đảm điều kiện hoạt động đại biểu Quốc hội Đoàn đại biểu Quốc hội, giúp Ủy ban thường vụ Quốc hội nghiên cứu tổ chức thực chế độ, sách đại biểu Quốc hội; giúp Chủ tịch Quốc hội giữ mối liên hệ với đại biểu Quốc hội; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A Phục vụ hoạt động Chủ tịch Quốc hội Phó Chủ tịch Quốc hội, ủy viên Ủy ban thường vụ Quốc hội Phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội việc điều hành công việc chung Quốc hội, bảo đảm việc thực Nội quy kỳ họp Quốc hội, Quy chế hoạt động quan Quốc hội, đại biểu Quốc hội Đoàn đại biểu Quốc hội; 10 Đề xuất cải tiến chế độ làm việc Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban Quốc hội, Ban Ủy ban thường vụ Quốc hội đại biểu Quốc hội chuyên trách theo đạo Ủy ban thường vụ Quốc hội; 11 Phối hợp phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội định biên chế quy định sách, chế độ Tịa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân Văn phịng Quốc hội; 12 Xây dựng dự kiến chương trình tổ chức phục vụ kỳ họp Quốc hội, phiên họp Ủy ban thường vụ Quốc hội, làm việc đại biểu Quốc hội chuyên trách; dự kiến giúp đỡ thực chương trình cơng tác Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban Quốc hội Ban Ủy ban thường vụ Quốc hội; 13 Chuẩn bị dự án, đề án, báo cáo Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội giao, chuẩn bị báo cáo công tác Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, Ủy ban Quốc hội, Ban Ủy ban thường vụ Quốc hội; 14 Đôn đốc việc chuẩn bị bảo đảm thủ tục trình Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội dự án, đề án, báo cáo, tờ trình quan tổ chức hữu quan; 15 Tổ chức quản lý công tác thông tin, tin học, nghiên cứu khoa học, báo chí, xuất bản, thư viện Quốc hội; 16 Giúp Ủy ban thường vụ Quốc hội việc giữ mối quan hệ với Chủ tịch nước, Chính phủ, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao quan, tổ chức hữu quan; 17 Phục vụ Chủ tịch Quốc hội đạo tổ chức thực kinh phí hoạt động Quốc hội Tổ chức quản lý công tác đảm bảo sở vật chất - kỹ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A thuật Quốc hội, quản lý tài sản Quốc hội, tổ chức công tác hành chính, văn thư, in ấn, lưu trữ, bảo vệ lễ tân quan 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Quốc hội Ngày 10 tháng năm 2013, Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành Nghị 618/2013/UBTVQH13 việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị số 417/2003/NQ-UBTVQH chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Quốc hội sửa đổi, bổ sung sau: Các vụ trực tiếp giúp việc Hội đồng Dân tộc, Ủy ban Quốc hội bao gồm: a)Vụ Dân tộc; b) Vụ Pháp luật; c) Vụ Tư pháp; d) Vụ Kinh tế; e) Vụ Tài - Ngân sách; f) Vụ Quốc phòng An ninh; g) Vụ Văn hóa, giáo dục, niên, thiếu niên nhi đồng; h) Vụ Các vấn đề xã hội; i) Vụ Khoa học, công nghệ môi trường; j) Vụ Đối ngoại; Các Vụ, đơn vị tương đương cấp vụ trực tiếp giúp việc Ban thuộc Ủy ban thường vụ Quốc hội bao gồm: a) Vụ Dân nguyện; b) Vụ Công tác đại biểu; c) Trung tâm bồi dưỡng đại biểu dân cử; Các vụ, đơn vị tương đương cấp vụ phục vụ chung bao gồm: a) Vụ Tổng hợp; b) Vụ phục vụ hoạt động giám sát; c) Vụ Hành chính; d) Vụ Tổ chức - Cán bộ; đ) Vụ Kế hoạch - Tài chính; e) Vụ Thơng tin; g) Thư viện Quốc hội; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A h) Trung tâm tin học; i) Vụ Lễ tân; k) Cục Quản trị; l) Vụ Cơng tác phía Nam; m) Vụ Cơng tác miền Trung Tây Nguyên; Các đơn vị nghiệp công lập bao gồm: a) Báo Đại biểu nhân dân; b) Nhà khách Quốc hội thành phố Hà Nội; c) Nhà khách Quốc hội thành phố Hồ Chí Minh; d) Các đơn vị nghiệp công lập khác thành lập theo quy định điểm a điểm b khoản Điều Nghị Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội người đứng đầu Văn phòng Quốc hội, chịu trách nhiệm trước Ủy ban thường vụ Quốc hội cơng tác Văn phịng Quốc hội Thường trực Hội đồng dân tộc, Thường trực Ủy ban Quốc hội Trưởng Ban Ủy ban thường vụ Quốc hội chịu trách nhiệm trước Ủy ban thường vụ Quốc hội công tác Văn phịng Quốc hội vấn đề có liên quan Các Phó Chủ nhiệm Văn phịng Quốc hội giúp Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội thực nhiệm vụ theo phân cơng Chủ nhiệm Văn phịng Quốc hội Vụ trưởng, thủ trưởng đơn vị tương đương cấp vụ điều hành công việc vụ đơn vị Giúp vụ trưởng, thủ trưởng đơn vị tương đương cấp vụ có nhiều phó vụ trưởng phó thủ trưởng đơn vị tương đương cấp vụ Trưởng phịng điều hành cơng việc phịng, giúp trưởng phịng có hai phó trưởng phịng Tóm lại:Văn phịng Quốc hội quan hành Nhà nước tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc theo chế độ thủ trưởng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu; khơng làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự hồ sơ, không tiết lộ bí mật tài liệu, tuân thủ quy định quản lý tài liệu mật Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Văn phòng phục vụ chủ yếu cho đối tượng vị đại biểu Quốc hội, cán chuyên viên quan, Đồn đại biểu Quốc hội, báo chí, truyền hình số đối tượng khác Việc tổ chức sử dụng tài liệu cụ thể hóa bảng sau: Công cụ tra cứu Số lượng độc giả Số lượng hồ sơ, tài có liệu phục Các hình thức khai thác sử Mục lục Cơ sở Hàng năm Từ Hàng năm vụ Từ dụng Số lượng, nội dung (1) - Mục lục hồ (2) “Cơ (3) Năm 2001 (4) 1.898 (5) Năm 2001 (6) 25.000 (7) Đã tổ chức khai thác sơ Quốc hội văn tài liệu thông qua khóa XI hình thức sau: - Mc lc h Nm 2002 1- ộc giả nghiên cứu s Ch tch 233 lt; tài liệu kho lưu trữ 2- Cung cấp văn Quốc hội Nguyễn Văn Năm 2003 An 169 lượt; Scan gửi qua địa - Mục lục hồ sơ Phó Chủ Năm 2004 tịch Quốc hội 130 lượt; v E.Office ă 3- Cung cấp văn n photocoppy gửi qua fax qua đường Trương b bưu điện Quang Được Năm 2005 ả 4- Cung cấp thông tin - Mục lục hồ 298 lượt; n tài liệu để đưa vào ; mạng nội quan sơ Quốc hội khóa I-VIII Năm 2006 Năm 2002 5- Phối hợp với Bảo -Danh mục 200 lượt; 12.198 văn tàng Quốc hội giíi bản; thiƯu, triĨn l·m trưng văn Luật, Pháp Năm 2007 lnh, Ngh 180 lt; bày hồ sơ tài liệu Năm 2003 dịp kỷ niệm ngày 24 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quốc hội, Ủy Năm 2008 ban thường 100 lượt; vụ Quốc hội Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A 2.156 văn truyền thông bản; Quốc hội Việt Nam 6- Cung cấp tư liệ Năm 2004 tham gia biên tập xuất khoá I- XI Năm 2009 619 văn văn kiện - Mục lục ảnh 69 lượt; bản; Quốc hội, kỷ yếu kỳ họp Quốc hội, kỷ yếu hoạt động Quốc hội Năm 2010 Năm 2005 tổng kết nhiệm kỳ - Mục lục ảnh 70 lượt; 2.500 văn hoạt động bản; quan Quốc hội, chân dung sách Đại biểu Quốc hội Năm 2006 vị Chủ tịch Quốc hội - Mục lục 1.900 văn Việt Nam Công báo, bản; 7- Lưu trữ chủ động tập hợp, hệ thống hóa Văn kiện, Kỷ yếu Năm 2007 văn theo chuyên 818 văn đề để phục vụ độc giả bản; Năm 2008 200 văn bản; Năm 2009 687 văn bản; Năm 2010 684 văn bản; Các hình thức khai thác sử dụng khác: Nhằm phát huy giá trị sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ, dịp kỷ niệm ngày Quốc hội Việt Nam, Tổng kết nhiệm kỳ hoạt động Quốc hội, Lưu 25 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A trữ quan chủ động giới thiệu tài liệu nhiều hình thức như: + Cung cấp tư liệu tham gia biên tập Văn kiện Quốc hội toàn tập II, III, IV, V, VI; + Cuốn ‘’Lịch sử Văn phòng Quốc hội’’ + Cuốn “Ủy ban Đối ngoại Quốc hội - Những chặng đường phát triển”; + Cung cấp tư liệu nói, viết vị Chủ tịch Quốc hội Lê Quang Đạo, Nguyễn Văn An, Nguyễn Phú Trọng để quan xuất sách vị Chủ tịch Quốc hội Việt Nam; + Cung cấp tài liệu lưu trữ theo chủ đề “Quốc hội Việt Nam đường đổi hội nhập” để Bảo tàng Cách mạng Việt Nam trưng bày triển lãm bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIII, kỷ niệm Cách mạng Tháng Tám Quốc khánh 02/9/2011 Các hồ sơ, tài liệu Quốc hội đóng góp tích cực ngày phát huy hiệu sử dụng phục vụ công tác hàng ngày Quốc hội, quan Quốc hội, nghiên cứu lịch sử Quốc hội, tổng kết nhiệm kỳ hoạt động Quốc hội khóa XI, XII cơng tác bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XII, XIII; xây dựng xuất kỷ yếu, Văn kiện hoạt động Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội Đạt kết cao công tác văn thư – lưu trữ nói chung quan tâm, đạo lãnh đạo Văn phòng Quốc hội, với cố gắng chung cán công chức quan, đặc biệt cán làm nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Bên cạnh đó, Văn phịng Quốc hội cố gắng công tác tuyên truyền, phổ biến quy định công tác văn thư, lưu trữ Một nguyên nhân không phần quan trọng văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước ngày cụ thể tạo điều kiện tốt cho quan tổ chức thực Chỉ thị 05/2007/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ 26 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A CHƯƠNG MỘT SỐ KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG QUỐC HỘI 3.1 Thực hành nghiệp vụ lưu trữ “ Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Những yếu tố hỗ trợ cho để hồn thành tốt cơng việc Với vốn kiến thức trau dồi nhà trường, với hướng dẫn, đạo cụ thể cán chuyên viên Vụ hành chính- Văn phòng quốc hội Trong thời gian thực tập, với việc khảo sát thực trạng quan thực trạng công tác lưu trữ Vụ Hành – Văn phịng Quốc hội tơi thực hành số hoạt động chuyên môn nghiệp vụ Tuy cơng việc mang tính chất tham gia vào số khâu nghiệp vụ Nhưng từ giúp cho thân thêm có hiểu biết sâu rộng thực tế công việc cụ thể quan Hành Nhà nước Lập bảng kê xác định giá trị tài liệu Việc lập bảng kê tài liệu đòi hỏi phải có kiến thức tổng hợp định tuân thủ theo nội dung lý thuyết học người để xác định lựa chọn tài liệu cách xác, nhằm đảm bảo nội dung giá trị tài liệu để đưa vào bảo quản lưu trữ Việc xác định giá trị tài liệu quan Văn phòng Quốc hội dựa chức quan, giá trị thông tin giá trị lịch sử tài liệu, văn quy phạm pháp luật ban hành từ năm 1945 đến bảo quản vĩnh viễn Đối với loại tài liệu khác bảo quản lâu dài Tuy vậy, qua việc kiểm kê, nhận thấy nhiều điểm bất cập công tác bảo quản tài liệu, đặc biệt với tài liệu có thời gian hình thành lâu cần có biện pháp bảo quản phù hợp với tài liệu tránh tình trạng tài liệu bị hư hỏng Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ việc làm thường xuyên Vụ hành Cụ thể phịng lưu trữ Việc chỉnh lý thực cách nghiêm ngặt 27 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A nhằm tránh tình trạng loại bỏ tài liệu cần thiết, tài liệu Mật Tài liệu không sản sinh hoạt động văn phòng mà qua kỳ họp, khối lượng tài liệu sản sinh nhiều Thời gian thực tập phòng lưu trữ trùng với thời gian họp kỳ họp Quốc hội khóa XII Nên cơng việc chủ yếu xếp lại khối tài liệu kỳ họp Tất tài liệu kỳ họp sau kết thúc tập trung chỗ để tiến hành phân loại, xếp Tìm tài liệu mật lẫn lộn tài liệu lập bảng kê; Những tài liệu thu hồi sau kỳ họp lại, tài liệu trùng thừa, tài liệu tham khảo, báo chú, tin a, thiệp…đều phải tập hợp lại để tiến hành tiêu hủy theo quy định Mặt khác, cán phòng lưu trữ lập hướng dẫn chỉnh lý để hướng dẫn cho kiến thức trước hết chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Tiếp đến thời gian bắt đầu, kết thúc tài liệu, đặc điểm tài liệu, khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu tình trạng vật lý tài liệu Căn vào để tiến hành chỉnh lý thuận lợi Bảng hướng dẫn chỉnh lý gồm: - Phương án phân loại tài liệu - Bảng kê tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bảng kê tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng tài liệu không thuộc phông - Hướng dẫn cách lập hồ sơ Thực tế, Văn phịng có loại hồ sơ như: Lập hồ sơ theo vụ việc, hồ sơ lập theo tên gọi văn kết hợp với tên tác giả, hồ sơ theo vấn đề Hồ sơ lập theo vụ việc “Hồ sơ vụ việc loại hồ sơ phản ánh trình giải việc, vấn đề Hồ sơ vụ việc bao gồm tồn tài liệu hình thành từ bắt đầu đến kết thúc việc” Hồ sơ lập theo tên gọi văn kết hợp với tên tác giả “Hồ sơ gồm toàn văn phát hành quan xếp theo tên gọi văn kết hợp với tên tác giả ban hành theo trình tự thời gian ban hành văn bản” 28 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A Hồ sơ lập theo vấn đề “Đây loại hồ sơ lập theo đặc trưng lĩnh vực hoạt động, vấn đề liên quan với Tài liệu hồ sơ xếp theo trật tự thời gian” Ví dụ: Một Hồ sơ dự án luật trình Quốc hội xem xét, cho ý kiến kỳ họp,gồm có tài liệu sau đây: - Tờ trình Chính phủ dự án luật + dự thảo luật; - Báo cáo thẩm tra dự án luật; - Bản gợi ý thảo luận, biên thảo luận tổ, hội trường dự án luật; - Mẫu phiếu xin ý kiến đại biểu Quốc hội (nếu có); - Bản gỡ băng ghi âm phiên họp Quốc hội cho ý kiến dự thảo luật; - Báo cáo Đoàn Thư ký kỳ họp tập hợp, tổng hợp ý kiến thảo luận đại biểu Quốc hội tổ hội trường dự án luật Quá trình phân loại tài liệu, lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu có giá trị Nếu số lượng tài liệu nhiều chia thành đơn vị bảo quản năm đầu sản sinh tài liệu, tài liệu sản sinh q trình giải cơng việc năm lập 01 đơn vị bảo quản để năm đó, tài liệu tổng kết lập 01 đơn vị bảo quản để năm kết thúc công việc Hệ thống hoá tài liệu: Sau lập hồ sơ xong, hồ sơ hệ thống hố theo phương án phân loại chọn thời gian – cấu tổ chức ( Văn phòng Quốc hội phân loại tài liệu theo nhiều phương án khác chủ yếu phương án phân loại theo thời gian – cấu tổ chức Căn vào chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức số lượng tài liệu Văn phòng Quốc hội nhiều nên áp dụng phương án thuận lợi nhất.) Nhập sở liệu vào phần mềm quản lý tài liệu Tài liệu Quốc hội, Hội đồng dân tộc, Các Ủy ban Quốc hội, Văn phòng Quốc hội có khối lượng lớn Bên cạnh đó, nhu cầu khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ cán bộ, chuyên viên văn phòng, Đại biểu quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội quan bên ngồi… nhiều Chính vậy, cơng tác lưu trữ văn phịng đại hóa lên nhiều so với trước đây, đặc biệt áp dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ 29 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A Phần mềm lưu trữ chuyên dụng áp dụng vào nghiệp vụ lưu trữ Nhăm đáp ứng cao việc tra tìm tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác Trong thời gian thực tập, lãnh đạo cán phòng lưu trữ hướng dẫn tạo điều kiện cho tiếp cận trực tiếp với phần phềm trực tiếp tham gia vào nhập sở liệu hệ thống Văn phòng Cụ thể nhập sỡ liệu cho phần mềm quản lý văn Epas, phần mềm quản lý lưu trữ Cơng việc địi hỏi có cẩn thận xác cao phục vụ cho cơng việc tra tìm liệu cần Tài liệu nhập chủ yếu tài liệu kỳ họp Quốc hội khóa XII 3.2 Những mặt hạn chế, bất cập cơng tác lưu trữ Văn phịng ( khuyến cáo) Mặc dù Văn phòng Quốc hội ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý lưu trữ Tuy nhiên sảy lỗi kỹ thuật như: Mất mạng Internet ( khơng có mạng internet hoạt động bị dừng lại) Điều ảnh hưởng lớn tiến độ công việc Mặt khác, hệ thống điều hành dễ bị xâm nhâp, phá huỷ Virut hắc có lực phản động đánh sập dễ bị liệu Các năm trước từ năm 2012 đến 2014, địa điểm làm việc quan chật chội, phân tán, chưa ổn định Kho lưu trữ quan tạm thời, chật hẹp, chưa phải kho chuyên dụng không đủ sức chứa tài liệu Đến hết tháng năm 2015 Văn phòng Quốc hội tạm ổn định trụ sở làm việc, diện tích kho lưu trữ quan tăng thêm, quan chưa lắp đặt xong hệ thống giá bảo quản tài liệu phải niêm phong thùng cattơng khó khăn cho cơng tác phục vụ độc giả khai thác tài liệu Một điểm gây khó khăn khơng cho cơng tác lưu trữ văn phịng địa điểm làm việc cịn bị phân tán, có tới địa điểm đặt quan: Một địa điểm tòa nhà Quốc hội – số đường Độc lập địa điểm Tòa nhà Văn phòng Quốc hội – 22 Hùng Vương Hai địa điểm không xa gây cản trở lớn tiến độ công việc không riêng cho cơng tác lưu trữ việc tra tìm, khai thác tài liệu thu thập tài liệu mà cịn khó khăn 30 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A cho hoạt động Văn Phòng ( kỳ họp Quốc Hội) Đồng thời, công tác lưu trữ chưa thật lãnh đạo quan tâm nhiều nên ảnh hưởng tới chất lượng công việc ý kiến đóng góp cán lưu trữ Cùng với tăng cường hoạt động Quốc hội, khối lượng công việc cán công chức ngày lớn; văn bản, tài liệu Quốc hội, quan Quốc hội ngày nhiều Trong biên chế cán cơng chức Văn phịng, đặc biệt cán làm văn thư - lưu trữ Vụ, đơn vị hạn chế (kiêm nhiệm, chưa đào tạo quy nghiệp vụ văn thư, lưu trữ khơng ổn định).Bên cạnh đó, lưu trữ phải đảm trách khối lượng lớn công việc thu thập tài liệu với 26 đầu mối đơn vị thuộc Văn phòng phải thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Hằng năm, có tới kỳ họp Quốc hội nhiều phiên họp khác nên khối lượng tài liệu lớn Nhu cầu khai thác, tìm hiểu thơng tin Đại biểu quốc hội, đoàn đại biểu quốc hội, cá nhân, báo chí… nhiều Những nguyên nhân gây khơng khó khăn cán lưu trữ phải đảm nhiệm nhiều công việc biên chế phòng lưu trữ hạn hẹp Một số lãnh đạo vụ, đơn vị quan cịn chưa thực quan tâm cơng tác văn thư, lưu trữ đơn vị Vì vậy, công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan nhiều hạn chế Công tác sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực cơng tác văn thư, lưu trữ quan chưa thực đặn, từ ảnh hưởng chung đến chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Việc triển khai khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ công tác xây dựng Danh mục hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ hành; thu thập, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan gặp nhiều khó khăn, bất cập chưa có văn quan quản lý chuyên ngành văn quan Văn phòng Quốc hội chế tài xử lý cụ thể cán bộ, công chức viên chức nhà nước q trình giải cơng việc quan khơng lập hồ sơ hành để nộp vào lưu trữ quan theo quy định Luật lưu trữ Cơng tác chỉnh lý, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, ứng dụng tin học tổ 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn nguồn tài liệu từ vụ, đơn vị nộp lưu vào kho lưu trữ quan phần lớn để tình trạng bó, gói phân loại sơ bộ, chưa chỉnh lý, lập hồ sơ theo quy định Q trình triển khai kinh phí cho cơng tác lưu trữ cịn nhiều bất cập phải thông qua chế đấu thầu nên việc lựa chọn nhà thầu nhiều thời gian việc lựa chọn nhà thầu vừa đảm bảo yêu cầu Luật đấu thầu vừa đảm bảo yêu cầu pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước cơng tác bảo mật tài liệu lưu trữ hành quan gặp khơng khó khăn Do từ đầu năm 2014 đến quan chưa chọn nhà thầu chỉnh lý tài liệu Công tác chuẩn bị tài liệu để định kỳ nộp lưu trữ Quốc gia theo quy định Luật lưu trữ, Nghị định Chính phủ văn hướng dẫn Bộ nội vụ, Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu quy trình kỹ thuật nghiệp vụ cao trước Do phần gây khó khăn cho cán nhân viên văn phòng, cán văn thư – lưu trữ Tại quan, chưa tổ chức bố trí phịng đọc riêng phục vụ cho độc giả Việc bố trí phịng đọc chung với phịng làm việc gây tình trạng lộn xộn, ồn gây ảnh hưởng tới tiến độ khả làm việc tập trung cán lưu trữ 3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao công tác lưu trữ 3.3.1 Đối với quan, tổ chức: 1- Về tổ chức, cán bộ: Thực việc tuyển dụng, bố trí cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn ngành Bộ Nội vụ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo cán bộ; củng cố đội ngũ cán làm công tác lưu trữ quan, kiện tồn phịng nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ Quan tâm tạo điều kiện kinh phí để cán làm công tác lưu trữ tham gia khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, đồn nghiên cứu công tác văn thư - lưu trữ nước Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức hàng năm 2- Về kinh phí, kho tàng, trang thiết bị: 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A Nghiên cứu, tham mưu đề xuất quan trang bị trang thiết bị bảo quản tài liệu, phương tiện làm việc đại, bảo đảm tiêu kỹ thuật để bảo quản, khai thác sử dụng tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ Quốc hội, quan Quốc hội Bố trí thêm phịng để sử dụng làm phịng đọc cho độc giả đến khai thác tài liệu 3- Về thu thập, chỉnh lý tài liệu: Tiếp tục thu thập, chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu Quốc hội khoá XII, XIII nộp lưu hồ sơ tài liệu Quốc hội khoá XI sang Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; thống kê, làm mục lục tài liệu hết giá trị để quan xét duyệt báo cáo quan chuyên ngành thẩm định, làm thủ tục loại huỷ theo quy định pháp luật 4- Về nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ: Để thực tốt khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, Văn phịng Quốc hội tích cực tham gia nghiên cứu khoa học thực ứng dụng tin học công tác lưu trữ Thời gian tới tiếp tục triển khai kết đề tài nghiên cứu khoa học “Lập hồ sơ công việc quan Văn phòng Quốc hội, thực trạng giải pháp” để xây dựng quy trình cơng việc ứng dụng khoa học công nghệ tin học lưu trữ Cụ thể: Tiếp tục triển khai ứng dụng chương trình phần mềm “Cơ sở liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ Quốc hội” vào khâu nghiệp vụ lưu trữ để xây dựng hệ sở liệu điện tử hồ sơ, tài liệu lưu trữ Quốc hội khóa XII, XIII khóa Quốc hội trước Tăng cường quản lý tiến tới đưa Cơ sở liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào mạng LAN (mạng nội bộ) nhằm phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ, góp phần tích cực phục vụ cho công tác nghiên cứu giải công việc hàng ngày quan Mặt khác, đảm bảo hệ thống tin học, Internet hoàn thiện Đảm bảo an ninh mạng tốt nhất, hệ thống máy tính Lãnh đạo văn phịng phải đạo việc bảo trì, bảo dưỡng mạng, đường dây mạng, máy tính thường xuyên theo định kỳ Đồng thời phủ sóng wifi khắp Văn phịng Khi có 33 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A cố mạng xảy cần phải khắc phục nhanh chóng để cơng việc tiến hành cách thơng suốt Các hình thức, biện pháp tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Các cấp lãnh đạo quan thường xuyên quan tâm đạo cơng tác lưu trữ, có kế hoạch phát triển công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động Quốc hội, quan Quốc hội giai đoạn Tích cực tuyên truyền, phổ biến văn quy định Nhà nước, quan công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường công tác quản lý, bảo quản hồ sơ tài liệu vụ, đơn vị Tăng cường công tác hướng dẫn lập hồ sơ hành cán công chức quan, đặc biệt với cán tuyển dụng Văn phòng, đưa công tác lập hồ sơ vào nếp; đề nghị lãnh đạo Văn phịng Quốc hội đưa cơng tác lập hồ sơ công việc cán công chức tiêu chí để bình xét thi đua cuối năm vụ, cục, đơn vị; định kỳ kiểm tra, đôn đốc, sơ kết, tổng kết việc thực pháp luật lưu trữ quy định Nhà nước, quan công tác văn thư – lưu trữ Đặc biệt sau kết thúc nhiệm kỳ phục vụ hoạt động khóa Quốc hội, Văn phòng Quốc hội cần tổ chức hội nghị chuyên đề tổng kết đánh giá công tác văn thư – lưu trữ để rút học kinh nghiệm đề phương hướng thực nhiệm vụ để phục vụ Quốc hội khóa Tích cực chủ động giới thiệu hồ sơ tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, quan Quốc hội Thực tốt việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác lưu trữ quan để công tác lưu trữ ngày đại hóa Đối với phịng lưu trữ: Cán lưu trữ cần phải xem xét, sửa đổi, bổ sung quy chế quy trình nghiệp vụ lưu trữ để đề xuất lãnh đạo nhằm mục đích thay đổi cho phù hợp với xu đất nước thời đại Phối hợp với văn thư rà soát, kiểm tra chặt chẽ văn bản, tài liệu 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A nhập vào máy để tránh tình trạng trùng lặp, nhầm lẫn chuyển giao Cán bộ, chuyên viên phịng phải nghiêm túc có ý thức cơng việc Chấp hành nghiêm chỉnh thời gian làm việc hạn chế công việc riêng thời gian làm việc để đảm bảo cơng việc tiến hành nhanh chóng 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, nhà trường: Khoa lưu trữ nơi đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ lưu trữ, nơi cung cấp nhân cho quan, tổ chức hành Nhà nước, doanh nghiệp… nơi có cơng tác lưu trữ Bởi vậy, trước hết môn lưu trữ cần phải nghiên cứu đưa vào chương trình giảng dạy mơn học có tính chất bổ trợ mơn học mang tính chất lý luận chuyên sâu nghiệp vụ lưu trữ Tuy nhiên, so với kiến thức giảng dạy nhà trường nghiệp vụ thực tế quan, tổ chức doanh nghiệp có nhiều điểm khác Đồng thời, quan, tổ chức mơ hình cơng tác lưu trữ có điểm khác Bởi vậy, giáo viên khoa cần nghiên cứu, tìm hiểu thực tế sâu nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp khác để tổng hợp chung kiến thức nghiệp vụ lưu trữ Giúp sinh vên nắm bắt kiến thức nhiều mô hình lưu trữ khác Tránh tình trạng bỡ ngỡ tiếp xúc với công tác lưu trữ bất quan Đồng thời, yêu cầu khoa, nhà trường lên kế hoạch giới thiệu nhiều mơ hình lưu trữ quan tổ chứa, giúp sinh viên thực tế, cọ sát nhiều nơi, rút nhận xét kinh nghiệm cho riêng thân Có thể rút ngắn chương trình giảng dạy lý thuyết lớp thay buổi khảo sát thực tế quan lưu trữ hướng dẫn, giới thiệu giáo viên cán lưu trữ quan nhằm nâng cao nhận thức sinh viên lưu trữ học Mặt khác, giới thiệu cho sinh viên nhiều chương trình quản lý lưu trữ tin học để sinh viên mở rộng kiến thức Điều có ý nghĩa quan trọng sinh viên trường, tránh vận dụng lý thuyết sách cách máy móc, rập khn q trình cơng tác sau Mặt khác, lớp ĐHLT lưu trữ có nhiều sinh viên liên thông cao đẳng trái 35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A ngành sang ngành lưu trữ (ngành thư viện, quản trị văn phịng, hành văn thư…) nên nhiều kiến thức chun sâu lưu trữ chưa thực nắm bắt rõ ràng Mặt khác, có mơn học lặp lại với chương trình cao đẳng nên dễ gây nhàm chán cho sinh viên trình học tập Chính vậy, giáo viên khoa cần thay vào mơn học có tính chất chun sâu hơn, thay buổi thảo luận khảo sát thực tế Đồng thời, có trao đổi với sinh viên trình thực tập nhằm giải đáp thắc mắc sinh viên tiếp cận với công việc quan thực tập Bên cạnh đó, sinh viên lớp lưu trữ có nhiều người làm quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Chính thế, giáo viên cần phải kết hợp với sinh viên để có buổi đàm thoại lớp công việc văn thư lưu trữ quan Cũng mời cán lưu trữ quan có cơng tác lưu trữ tốt đến tham dự buổi đàm thoại nói chuyện với sinh viên để giải đáp thắc mắc giúp sinh viên mở mang tầm mắt công tác lưu trữ thực tế quan 36 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A C PHẦN KẾT LUẬN Quá trình thực tập Vụ Hành – Văn phịng quốc hội khơng nhiều song giúp cho tơi có nhìn khái qt thực trạng cơng tác lưu trữ Đồng thời giúp cho tơi có hội vận dụng kiến thức học vào thực tiễn cách có hiệu Tại quan, tơi tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng nói chung Lưu trữ nói riêng Tìm hiểu nội dung công tác lưu trữ Bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan chặt chẽ có tác động qua lại với nhau: Thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; thống kê xây dựng công cụ tra cứu; bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Bên cạnh hoạt động nghiệp vụ em hiểu rõ hoạt động quản lý công tác lưu trữ văn phòng phòng lưu trữ - Vụ hành Qua đó, giúp tơi có nhìn tổng quát hoạt động lưu trữ cơng tác hành Văn phịng Nắm bắt ưu điểm, mặt bất cập tồn tại Thời gian thực tập giúp tơi có nhìn sâu sắc nghiệp vụ học, qua có bước so sánh, đối chiếu với thực tiễn diễn quan Bổ sung đầy đủ cho thân vốn kiến thức lý luận Từ thấy hạn chế vốn kiến thức vốn có Đồng thời, thông qua báo cáo này, mạnh dạn đưa số nhận xét, kiến nghị với mong muốn góp phần bé nhỏ việc hồn thiện cơng tác lưu trữ hành văn phịng nói chung kiến nghị lên mơn lưu trữ nhằm đảm bảo tốt chương trình giảng dạy minh Một lần xin chân thành cám ơn tới giáo viên khoa lưu trữ - Trường đại học nội vụ Các cán bộ, chun viên phịng lưu trữ - Vụ hành tạo điều kiện giúp đỡ tận tình, hướng dẫn, bảo để tơi hồn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập Dù có cố gắng nhiều song tránh thiếu sót Rất mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô bạn bè Hà Nội, ngày 31 tháng 07 năm 2015 Sinh viên Lê Thị Thu 37 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A PHỤ LỤC Một số văn ban hành Văn phịng Quốc hội cơng tác lưu trữ 38