¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH 4 I.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Viễn thông Vương Anh. 4 1. Sự ra đời 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH viễn thông Vương Anh 4 II. tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Công ty TNHH viễn thông Vương Anh 6 1. Tình hình tổ chức 8 .2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 CHƯƠNG 2 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH 11 I. Công tác chỉ đạo và quản lí lưu trữ tại Công ty TNHH viễn thông Vương Anh 11 1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty 11 2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ: 13 II. Thực trạng công tác Lưu trữ của công ty 14 1. Công tác thu thập tài liệu vào cơ quan lưu trữ 14 2. Xác định giá trị tài liệu 15 3. Chỉnh lý tài liệu 15 4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 15 5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 16 6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 16 CHƯƠNG 3 23 NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 23 I. Nhận xét 23 1. Ưu điểm: 23 2. Nhược điểm 24 II. Các nội dung đề xuất 25 1. Nội dung đề xuất 1 25 2. Nội dung đề xuất 2 38 II. Các kiến nghị 39 1. Đối với cơ quan chủ quản 39 2. Đối với cơ quan 40 3. Đối với Nhà trường 40 KẾT LUẬN 42
Trang 1MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
NỘI DUNG 4
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH 4
I.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Viễn thông Vương Anh 4
1 Sự ra đời 4
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH viễn thông Vương Anh 4
II tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Công ty TNHH viễn thông Vương Anh 6
1 Tình hình tổ chức 8
.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8
CHƯƠNG 2 11
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH 11
I Công tác chỉ đạo và quản lí lưu trữ tại Công ty TNHH viễn thông Vương Anh 11
1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty 11
2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ: 13
II Thực trạng công tác Lưu trữ của công ty 14
1 Công tác thu thập tài liệu vào cơ quan lưu trữ 14
2 Xác định giá trị tài liệu 15
3 Chỉnh lý tài liệu 15
4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 15
5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 16
6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 16
CHƯƠNG 3 23
Trang 2NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 23
I Nhận xét 23
1 Ưu điểm: 23
2 Nhược điểm 24
II Các nội dung đề xuất 25
1 Nội dung đề xuất 1 25
2 Nội dung đề xuất 2 38
II Các kiến nghị 39
1 Đối với cơ quan chủ quản 39
2 Đối với cơ quan 40
3 Đối với Nhà trường 40
KẾT LUẬN 42
LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà nước bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quẩn lý, nghiên cứu khoa học và cấp bách của nhân dân
Công tác lưu trữ có một ý nghĩa quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội Vì vậy việc thực hiện tốt nội dung công tác lưu trữ góp phần bảo vệ di sản văn hóa của dân tộc, của quốc gia đồng thời góp phần vào việc xây dựng bảo vệ đất nước do đó tài liệu lưu trữ phải luôn được bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó là nguồn thông tin vô tận mọi công dân mọi ngành, mọi cơ quan sử dụng được
Tuy nhiên đất nước ta trải qua thời kỳ lịch sử lâu dài, nhất lại qua hai cuộc đấu tranh chống pháp và chống mỹ kéo dài nhiều tài liệu đã bị tiêu hủy bị phân
Trang 3tán khắp nơi Mặt khác do một số người chưa hiểu hết đc tầm quan trọng của tàiliệu lưu trữ, thiếu ý thức, thiếu hiểu biết, thiếu trách nhiệm đã tiêu hủy nhiều tàiliệu có giá trị Trước tình hình trrn Đảng và Nhà nước cần có những chính sách
và biện pháp để thu tập, bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước nói chung, các cơ quan tổchức nói riên đã nhận thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và có nhưng chínhsách thu thập, chỉnh lý bảo quản tài liệu lưu trữ Tổ chức có hệ thống các cơquan tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Hơn nữacác cơ quan cũng đã có sự đầu tư về cơ sở vật chất, hay cử cán bộ chuyên môn
đi nâng cao trình độ chuyên môn
Bác Hồ đã từng nói: “Học phải đi đôi với hành” đó chính là mối quan hệbiện chứng giữa lý luận và thực tiễn Lý luận là cơ sở, nền tảng tạo điều kiệncho người học có thể giải quyết công việc trong thực tế một cách thuận lợi vàkhoa học Nếu chỉ có lý luận mà không có thực tiễn kiểm chứng thì lý luận đóchỉ là lý luận suông.Nhằm giúp sinh viên làm quen với môi trường thực tế và códịp áp dụng những kiến thức đã học vào nghiệp vụ chuyên môn, từ đó hoànthiện kỹ năng của mình và làm phong phú thêm kho tàng lý luận Thực hiện lờidạy của Bác cùng với phương châm đào tào lý thuyết gắn liền với thực tiễnTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơquan trước kỳ thi tốt nghiệp các ngành: Hành chính Văn thư, Văn thư - lưu trữ,Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng…
Ý thức được tầm quan trọng của đợt thực tập trong quá trình đào tàochuyên ngành Lưu trữ, dưới sự hướng dẫn của các thấy cô trong trường, cô giáochủ nhiệm, cán bộ chuyên môn và Nhà trường Được sự đồng ý tiếp nhận củaban lãnh đạo Công ty TNHH viễn thông Vương Anh, em được thực tập tại công
ty từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/4/2015 Trong đợt thực tập được sự giúp đỡcủa các cán bộ, chuyên viên Lưu trữ em đã có dịp áp dụng những kiến thức đãhọc vào công việc và thu thập được nhiều kiến thức bổ ích về nghiệp vụ lưu trữ.Những kết quả này được thể hiện chi tiết trong bài báo cáo thực tập này Trên cơ
Trang 4sở khảo sát, phân tích thực trạng công tác lưu trữ ở Công ty TNHH viễn thôngVương Anh em đã trình bày những kết quả và những hạn chế của công tác lưutrữ tại công ty Từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị với mục tiêu đưa côngtác lưu trữ hoàn thiện, góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả của côngtác lưu trữ.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư Do đó em đã quyết địnhchọn chuyên đề cho báo cáo kết quả thực tập tốt cho mình với nội dung là:
“Thực trạng công tác lưu trữ tại công ty TNHH viễn thông Vương Anh”
Đề tài góp phần làm sáng tỏ những vấn đề thực tiễn về thực trạng công táclưu trữ tại Công Ty TNHH viễn thông Vương Anh Để đề xuất các giải pháp vềhoạt động quản lý bằng công tác lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả của công táctrong công ty Kết quả nghiên cứu này có thể sử dụng để làm tài liệu tham khảocho những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy về lĩnh vực văn thư, chonhững cán bộ - công chức, viên chức chuyên trách các cấp nhất là cấp quản lý vàlãnh đạo
Từ kết quả khảo sát công tác lưu trữ tại công ty TNHH viễn thông VươngAnh, rút ra những kết quả và những hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp vàkiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại công ty
Trong suốt quá trình học tập, em đã cố gắng học hỏi và tìm hiểu nhiềukiến thức mà mình đang theo học Tuy nhiên khi được nhận vào thực tập tạiCông ty TNHH viễn thông Vương Anh em cũng đã gặp nhiều bỡ ngỡ, khó khănban đầu trong công tác lưu trữ tại công ty Tuy nhiên, nhận được sự hỗ trợ vàgiúp đỡ tận tình của các cán bộ trong công ty nói chung và cán bộ chuyên mônlưu trữ noia riêng em đã hoàn thành tốt các công việc được giao
Trong quá trình thực tập,em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, sự độngviên giúp đỡ, chia sẻ của các thầy cô giáo trong khoa, cô giáo chủ nhiệm, đặcbiệt là cán bộ Vương Quý Lợi – người trực tiếp hướng dẫn tôi tại công ty; bêncạnh đó phải kể đến sự chỉ bảo, giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú, anh chị
Trang 5cán bộ tại công ty tổ chức đã tạo điều kiện, niềm tin cho bản thân em hoàn thànhtốt công việc.
Qua bản báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy
cô giáo trong khoa văn thư – lưu trữ và Giám đốc Công ty TNHH viễn thôngVương Anh cùng cán bộ lưu trữ đã quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tậntình, tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này Với những
gì đã được học tập và rèn luyện tại trường và thực tế công việc tại cơ quan,em sẽ
cố gắng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mìnhtrong công việc, góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển đất nước
Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, cố gắng nhưng do thời gian thực tập khôngdài, đồng thời với những kiến thức tư duy còn hạn chế nên báo cáo này khótránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Em rất mong nhận được sự quan tâm, đónggóp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ, chuyên viên lưu trữ để bài báocáo của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Hồng Phúc
Trang 6NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH
VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH
I.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH viễn thông Vương Anh.
1 Sự ra đời
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh là một doanh nghiệp đóng trên địathành phố Hà Nội tại số nhà 22 ngõ 176 phố lê Trọng Tấn phường Khương Maiquận Thanh Xuân Hà Nội, được thành lập và chính thức đi vào hoạt động kinhdoanh từ ngày 11/05/2011
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấuriêng và có tài khoản riêng tại ngân hàng Công ty có văn phòng gioa dịch chínhtại Hà Nội khi cần thiết có thể mở thêm các chi nhánh tại Hà Nội hoặc tại cácđịa phương khác Từ khi hoạt động đến nay công ty đã đạt được nhiều thành tựutrong kinh doanh để công ty ngày càng phát triển
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củả Công ty TNHH viễn thông Vương Anh.
* Chức năng
Công ty TNHH viễn thôngVương Anh là tổ chức, xaayd ựng quản lý bảodưỡng và vận hành khai thác mạng lưới dịch vụ viễn thông (bao gồm các mạng,thông tin di động, nhắn tin và điện thoại dùng thẻ toàn quốc) trong phạm vi cả
Trang 7nước để king doanh và phục vụ theho quy hoạch, kế hoạch và phương pháp pháttriển do tổng công ty giao.
Tư vấn khảo sát, thiết kế, xây dựng và lắp đặt chuyên ngành thông tin diđộng, nhắn tin, điện thoại dùng thẻ
Xuất khẩu, nhập khẩu thiết bị, vật tư chuyên ngành viễn thông để phục vụhoạt động vủ đơn vị
Bảo trì, sửa chữa các thiết bị chuyên ngành thông tin di động, nhắn tin,điện thoại dùng thẻ
Kinh doanh các ngành khác trong phạm vi cho phép của nhà nước, đúngvới quy định của pháp luật
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, chế độ báo cáo thống kê, trích nộp theo quyđịnh của Nhà nước
* Nhiệm vụ:
- Kế thừa việc thực hiện tất cả các cam kết trước đây về quyền lợi nghĩa vụcủa công ty
- Thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, văn bản của Giám đốc
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đăng kýtheo quy định của Pháp luật và của Công ty; Tổ chức kinh doanh có lãi; chịutrách nhiệm trước pháp luật, về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; chịutrách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm, dịch vụ do Công ty thực hiện
- Xây dựng chiến lược, đề án phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanhtrình Công ty phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đó; Xây dựng
hệ thống quy chế nội bộ phù hợp các quy định của Nhà nước
- Thực hiện tốt công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ, quảng bá thương hiệu
để nâng cao uy tín, mở rộng thị trường cho Công ty
- Báo cáo để Công ty ký hoặc được Công ty uỷ quyền và tổ chức thựchiện các hợp đồng kinh tế
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng cácquy định của Bộ luật lao động và của Công ty Chi phí tiền lương và tiền thưởng
Trang 8phải dựa trên hiệu quả hoạt động kinh doanh và theo đơn giá tiền lương đượcCông ty duyệt.
- Chăm lo, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ quản
lý cho cán bộ, công nhân viên Công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảothực hiện chiến lược phát triển và nhiệm vụ của Công ty
- Thực hiện đúng các chế độ và các quy định quản lý vốn, tài sản, kế toán,hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác theo quy định của Công ty vàNhà nước, chịu trách nhiệm về tính xác thực của các hoạt động tài chính củaCông ty
- Có trách nhiệm thuê một đơn vị kiểm toán độc lập có tên trong “Côngkhai danh sách các công ty kiểm toán đủ điều kiện thực hiện kiểm toán báo cáotài chính” của Bộ Tài chính để thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính năm
- Thực hiện các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định
Có trách nhiệm đóng góp các nghĩa vụ với Công ty theo quy định hiện hành vàđược hưởng các chế độ do Công ty phân phối
- Chịu sự kiểm tra, giám sát của Công ty; tuân thủ các quy định về thanhtra của cơ quan tài chính và của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quyđịnh của pháp luật
- Thực hiện các quy định của Công ty và Nhà nước về bảo vệ tài nguyênmôi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia
- Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Hoàn thành các nhiệm vụCông ty giao.Đảm bảo đủ việc làm và cải thiện điều kiện làm việc ngày càng tốthơn cho người lao động, không ngừng nâng cao thu nhập và đời sống cho ngườilao động
Trang 9- Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liên kếthợp tác với các đơn vị, các tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật
và của Công ty
Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của công ty Được chủ động
tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký theo phân cấp, uỷ quyềncủa Giám đốc
- Chỉ đạo xây dựng và ban hành các nội quy và hệ thống quy chế nội bộ.Thường xuyên theo dõi công tác khoán và thành quyết toán các chi phí khoánđối với công trình, hạng mục công trình theo từng giai đoạn
* Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH viễn thông Vương Anh
Căn cứ vào đặc điểm,tình hình của công ty và tổ chức của cơ quan chủ
quản cấp trên có cơ cấu tổ chức như sau (Sơ đồ cơ cấu tổ chức - Phụ lục 2)
- Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội là cơ quan chuyên môn thuộcUBND thành phố Hà Nội, quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư, thống nhấtquản lý nhà nước đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân, theo quyđịnh của pháp luật
- Công ty TNHH viễn thông Vương Anh là công ty cổ phần chịu sự quản
lý của Sở Đầu tư & Phát triển thành phố Hà Nội
* Công ty TNHH viễn thông Vương Anh có cơ cấu tổ chức bao gồm: Cơcấu tổ chức:
Căn cứ vào luật doanh nghiệp công ty được tổ chức như sau: 01 giám đốc,
Trang 10Hai Phó Giám đốc và Trợ Lý Giám Đốc (Kiêm Trưởng Phòng KinhDoanh) là trợ lý giúp việc trực tiếp cho người đứng đầu trong các lĩnh vực cụthể.
VD: Phó giám đốc kĩ thuật thì tham mưu mọi lĩnh vực liên quan đến kĩthuật trong các kế hoạch xây dưngj, quản lý thiết bị cuẩ công ty
Dưới giám đốc là các trưởng phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các côngviệc:
- 01 Trưởng phòng tài chính – kế toán
- 01 Trưởng phòng hành chính
- 01 Trưởng phòng kỹ thuật
- 01 Trưởng phòng kinh doanh
Các nhân viên khác của công ty vào làm được thông qua hình thức tuyểnchọn, và được sắp xếp làm ở các bộ phận thích hợp
II tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cở cấu tổ chức
bộ phận lưu trữ của công ty viễn thông Vương Anh.
1 Tình hình tổ chức
Do cơ cấu tổ chức của công ty, và các mặt hoạt động của công ty, nêncông ty chưa xây dựng phòn riêng dành cho lưu trữ mà chỉ có cán bộ chuyênmôn lưu trữ thực hiện chức năng lưu trữ Và được đặt chung với văn phòng hànhchính Cán bộ chuyên môn thực hiện công tác lưu trữ và chịu sự quản lý củagiám đốc và trưởng phòng hành chính
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
* Chức năng
Trang 11Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc và tổ chức thực hiện các lĩnhvực: thu thập, quản lý, bảo quản, chỉnh lý tài liệu quản lý, các thiệt bị phục vụtrong quá trình bảo quản, chỉnh lý của tài liệu.
* Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức của Công ty, của các đơn vị phùhợp yêu cầu nhiệm vụ Tham mưu hoạch định và thực hiện nghiệp vụ công tác
tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, thiết bị lien quan đến lưu trữ
- Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ
- Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ
- Sơ kết, tổng kết về lưu trữ
- Kiểm tra và thực hiện các quy chế, quy định về lưu trữ của nhà nước
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lưu và đã được phê duyệt
- Thu thâp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của cơ quan
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu để giao nộp vòa lưu trữ công ty, tiêu hủy tàiliệu hết giá trị
- Thực hiện một số dịch vụ công nghệ về lưu trữ
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH
VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH
I Công tác chỉ đạo quản lý lưu trữ tại công ty viễn thông Vương anh.
Công tác lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ côngtác quản lý, gồm toàn bộ các công việc tổ chức quản lý văn bản hình thành, tổ
Trang 12chức quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động các tổ chức chính trị – xã hộicủa cơ quan nhà nước
Công tác lưu trữ là khâu quan trọng Thực hiện tốt công tác này có ýnghĩa lớn Để góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng việc tại cơ quan đảmbảo cho công việc nhanh chóng và chính xác kịp thời
Quản lý và lưu trữ đầy đủ các thông tin chứng từ về mọi hoạt động của cơquan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là nguồn gốc bằng chứng phát lý chứngminh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực Hạn chế được bệnh quanliêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lývăn bản để làm việc trái pháp luật thất lạc giấy tờ…
Thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần bảo vệ bí mật của nhà nước, bímật của cơ quan
Lưu trữ là nguồn bổ sung chủ yếu ,thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốcgia các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn bản được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Đểđạt hiệu quả như trên lưu trữ cần phải làm đúng và khoa học
1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty
Công tác lưu trữ là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và làhoạt động quản lý của từng cơ quan, đơn vị nói riêng Bất kỳ cơ quan, tổ chứcnào muốn làm tốt công tác lưu trữ ngoài việc đầu tư trang thiết bị hiện đại, lựachọn cán bộ làm lưu trữ có trình độ thì việc chỉ đạo điều hành đúng đắn, kịp thời
từ cấp trên là rất quan trọng góp phần làm cho công tác lưu trữ đạt được hiệuquả cao
Nhận thức được tầm quan trọng đó của công tác lưu trữ nên lãnh đạo công
ty đã rất quan tâm đến công tác lưu trữ của công ty mình Công ty đã áp dụngnhững văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ như sau:
- Luật lưu trữ ngày 03/01/2013
- Thông tư 16/2014 TT/BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn giao
và nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp
- Quyết định 310/ QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục văn
Trang 13thư và lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu
Hiện nay, trang thiết bị cuả văn phòng đã được trang bị tương đối đầy đủphục vụ tốt cho công tác lưu trữ của công ty: máy vi tính, máy in, máy fax, máyđiện thoại tại công ty đã có kho lưu trữ
Như vậy việc chỉ đạo công tác lưu trữ ở công ty có vị trí quan trọng.Nhưng thực tế hiện nay tại công ty vẫn chưa xây dựng được quy chế công táclưu trữ cho toàn công ty, do vậy yêu cầu đặt ra là công ty phải xây dựng quy chếcông tác lưu trữ để giúp cho các khâu nghiệp vụ được làm tốt và đi vào nề nếp
2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ của công ty:
Công tác lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hànhcông việc của công ty, hiệu quả hoạt động quản lý của công ty một phần phụthuộc vào công tác lưu trữ làm tốt hay không tốt Chính vì thế mà công tác lưutrữ có một vị trí quan trọng được xem như hoạt động của bộ máy nói chung luônđược lãnh đạo công ty quan tâm
Những năm gần đây Công tác lưu trữ doanh nghiệp ngày càng chú trọnghơn, tuy nhiên phần lớn cán bộ lưu trữ ở các doanh nghiệp chưa được đào tạo vềchuyên môn nghiệp vụ chủ yếu làm kiêm nhiệm,để làm nhiệm được công việctưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại hết sức phức tạp này thì đòi hỏi cán bộphải có trình độ chuyên môn kĩ năng nghiệp vụ về công tác lưu trữ mới có thểđảm nhiệm tốt công việc
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh có cơ cấu tổ chức cũng khá phứctạp nên công tác lưu trữ được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy vănphòng được bố trí như sau:
Trang 14Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ nghỉ đột xuất thì khá năng thaythế rất khó khăn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung.
II Thực trạng công tác làm Lưu trữ của công ty.
1 Công tác thu thập tài liệu vào cơ quan lưu trữ.
Đối với công tác giao nhận tài liệu: công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữCông ty đã được thực hiện theo quy định của Nhà nước và theo quy định củacông ty
Trong đó theo quy định của Nhà nước thì cuối năm cán bộ làm công táccông văn giấy tờ, cán bộ làm công tác chuyên môn khác ở các phòng ban, đơn vịtrong công ty phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mà phòng ban, đơn vị mình đanggiữ gioa nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan
Theo quy định hiện nay của công ty thì công ty đang áp dụng việc thuthập, bổ sung theo 02 văn bản, đó là THông tư số 02/2006/BXD hướng dẫn vềlưu trữ hồ sơ thiết kế và Thông tư số 04/2006/TT – BNV hướng dẫn xác định cơquan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp
Với những tài liệu hồ sơ trong Công ty đã đến thời hạn nộp vào lưu trữ
cơ quan nhưng cán bộ công chức ở các phòng ban, đơn vị cần giữ lại để thamkhảo và giải quyết công việc hàng ngày thì vẫn phải làm thủ tục cho mượn hồ
sơ, tài liệu
Theo quy định của công ty thì văn phòng hành chính( cán bộ lưu trữ) phỉathu thập tài liệu ngay sau khi hết thời hạn giả quyết của văn bản, có nghĩa là cán
bộ làm công tác lưu trữ phải thu lại những văn bản, hồ sơ, tài liệu gốc; nhữngvăn bản tài liệu có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cẩn thận,
Trang 15cuối tháng phải sắp xếp kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát hiệnthiếu các văn bản, hồ sơ, tài liệu thì cán bộ lưu trữ đến các phòng ban, đơn vị thuthập bổ sung tài liệu vào hồ sơ cho đầy đủ, hạn chế đến mức thấp nhất sự mấtmát của tài liệu trong hồ sơ Cuối năm sẽ lập hồ sơ về các văn bản đã thu thậpnộp vào lưu trữ cơ quan.
Đối với những tài liệu quan trọng đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch
sử thì cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm tring Công ty thoe sự chỉ đạo củalãnh đạo Công ty tiến hành làm thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch swr theoquy định Phương pháp giao nộp tài liệu được tiên hành theo công văn số319/VTLTNN-NVTW gày 01 tháng 06 năm 2004 của Cục Văn thư – Lưu trữNhà nước về việc hướng dẫn giao nôp tài liệu lư trữ còa lưu trữ lịch sử các cấp
Số lượng thành phần tài liệu có trong lưu trữ Công ty
Thành phần tài liệu ở trong lưu trữ Công ty là những tài liệu sản sinhtrong quá trình hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty, tài liệucủa các cơ quan cấp trên và cơ quan hữu quan gửi đến
Khối tài liệu chủ yếu của Công ty là tài liệu hành chính, các hợp đồngkinh tế của công ty, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu về tài chính kế toán, tài liệuquản lý nhân sự…
Thủ tục giao nhận tài liệu:
Thủ tục giao nhận tài liệu của công ty cũng được thực hiện theo cácquy định chung của nhà nước, khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào lưu trữCông ty thì bộ phận lưu trữ phải lập hia biên bản co sgias trị pháp lý như nhaumỗi bên giữ một bản
Nội dung biên bản gồm có:
+ Tên phông
+ Thời gian tài liệu
+ Thành phần số lượng tài liệu
Sau đó đại diện bên giao nhận tài liệu ký và đóng dấu
Các bước thu thập hồ sơ hiện hành vào lưu trữ:
Trang 16- Bước 1 Mở hồ sơ: Đầu năm, mỗi đơn vị, cá nhân dựa vào Danh
mục hồ sơ công việc của đơn vị mở hồ sơ Phòng Hành chính tổ chức có tráchnhiệm cung cấp bìa hồ sơ theo dự kiến danh mục hồ sơ đã lập từ cuối năm trướccho các đơn vị, cá nhân Đồng thời với mở hồ sơ thực tế, các chuyên viên mở hồ
sơ công việc trên máy tính Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, khi có côngviệc phát sinh, chuyên viên tiếp tục mở hồ sơ để quản lý và theo dõi quá trìnhgiải quyết công việc
- Bước 2 Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Là những tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ thực tế và hồ
sơ trên máy tính
- Bước 3 Sắp xếp và biên mục hồ sơ: Sau khi công việc kết thúc, người
lập hồ sơ kiểm tra, sắp xếp lại văn bản theo trình tự giải quyết công việc; đánh
số thứ tự tờ giấy có trong hồ sơ bằng bút chì vào góc bên phải phía trên; viếtmục lục văn bản, chứng từ kết thúc hồ sơ và hoàn thiện tờ bìa hồ sơ
- Bước 4 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
2 Xác định giá trị tài liệu.
Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực viễn thông Công ty TNHH viễnthông Vương Anh sản sinh ra nhiều tài liệu có giá trị, do đó đòi hỏi cán bộ làmcông tác lưu trữ phải có chuyên môn nghiệp vụ để biết lựa chọn ra những vănbản,tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ cơ quan bảo quản, đồng thời loại ranhững tài liệu không có giá trị những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị đểtiến hành theo quy định của Nhà nước
Xây dựng thời hạn bảo quản
Xây dựng thời hạn bảo quản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tácxác định giá trị tài liệu đợc rõ rang, nhanh chóng, chính xác Công ty đang ápdụng Công văn số 111 ngày 04 tháng 04 năm 1995 về hướng dẫn quản lý tài liệulưu trữ Căn cứ vào đó mà cán bộ lưu trữ có thể xác định được giá trị tài liệu đểthành lập danh mục hồ sơ, sau đó săp xấp kiêm rtra lại tài liệu trước khi nộp lưu
Trang 17Tài liệu sản sinh của Công ty hàng năm rất nhiều, trong đó có một phần tàiliệu trùng thừa hoặc không có giá trị và một phần tài liệu lâu năm đã hết giá trị
đã được tiến hành xác định giá trị tài liệu, đưa ra tiêu hủy cần tiến hành thủ tụctiêu hủy theo quy định của nhà nước
Công ty đã tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo Công văn số879/VTLTNN – NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư – lưu trữNhà nước về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Khi cán bộ chuyên môn lưu trữ kiểm tra tài liệu tháy có tài liệu hết giá trịthì báo cáo lên giám đốc công ty xin quyết định thành lập Hội đồng xác định giátrị, thành phần xác định giá trị tài liệu bao gồm các ông (bà) có tên sau:
Chủ tịch: Vương Quý Lợi – giám đốc công ty
Ủy viên: Đỗ Thị Phượng – Đại diện văn phòng - lưu trữ công ty
Ủy viên: Đại diện đơn vị có tài liệu nộp
Thủ tục tiêu hủy
Công tác xác định giá trị tài liệu sau khi đã được tiến hành, đã chọn rađược những tài kiệu có giá trị thực tiễn để đưa vào lưu trữ cơ quan bảo quản, đốivới những tài liệu không còn giá trị cần phải loại ra và tiến hành tiêu hủy theoquy định của nhà nước
3 Chỉnh lý tài liệu.
Công tác chỉnh lý là một công việc tổng hợp nhiều quy trình nghiệp cụ cơ
bản của công tác lưu trữ: chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương
án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặclàm mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm cáccông cụ tra cứu với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh đã ý thức được tầm quan trọng củacông tác chỉnh lý tài liệu là một công tác cầ thiết phục vụ cho quá trình quản lý,tra tìm và sắp xếp tài liệu khoa học cho kho lưu trữ của cơ quan
Trang 18Công ty đã thực hiện chỉnh lý áp dụng theo các văn bản quy phạm phápluật của Nhà nước:
+ Công văn số 283/VTLTNN – NVTW của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nướchướng dẫn công tác chỉnh lý
+ Công văn số 128/VTLTNN – NVTW ban hành ngày 01 tháng 06 năm
2009 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệugiấy
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một công việc khó khăn đòi hỏi phải có thờigian và nhân lực, ngoài ra đội ngũ cán bộ tham gia chỉnh lý phải có trình
độ chuyện môn nghiệp cụ và có kinh nghiệm Trong khi đó nhân lực củacông ty không đủ, cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cònthiếu nên việc tổ chức chỉnh lý còn gặp nhiều khó khăn
Tài liệu của công ty khi chỉnh lý còn thiếu, hiện công ty đnag tiếnhành thu thập bổ sung từ các phòng ban trong công ty để phông lưu trữđược hoàn chỉnh hơn Với cơ cấu tổ chức của công ty công ty đã lựachonnj phương án chỉnh lý tài liệu theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thờigian Phương án tài liệu sẽ được chia theo thời gian sau đó được phântheo các đơn vị tổ chức
4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép lại số lượng và thành phần,nội dung, tình hình tài liệu, các công cu thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý,tra tìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác
Công tác thống kê bao gồm các nội dung:
Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ:
+ Thống lê nội dung
+ Thống kê khối lượng thành phần tài liệu
+ Thống kê tài liệu có trong kho lưu trữ
Thống kê công cụ tra cứu
Thống kê các phương tiện bảo quản
Trang 19Thống kê hình thức khahi khác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác thống kê tài liệu lưu trữ một cáchthống nhất, ngày 23 tháng 10 năm 1987 Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng cụcThống kê đã ban hành Quyết định số 149/LB – CLT – TCTK ban hành bieeyurmẫu và chế độ thống kê thường kỳ hàng năm
a Các loại sổ sách trong lưu trữ
Sổ sách phục vụ công tác tra tìm trong công tác lưu trữ, quản láy tài liệuthì sổ sách là công cụ không thể thiếu
Các loại sổ sách:
+ Sổ thống kê phông lưu trữ cơ quan
+ Danh mục hồ sơ cơ quan
+ Sổ xuất tài liệu
b Các loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện vô cùng quan trọng trongcông tác lưu trữ, đây là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong tìm kiếmthông tin có lien quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho Có hai loạicông cụ tra tìm tài liệu:
Công cụ truyền thống:
+ Mục lục hồ sơ
+ Các bộ thẻ tra tìm tài liệu
+ Mục lục tài liệu
Công cụ tra cứu hiện đại
Gồm có các cơ sở dữ liệu lưu trữ, đaylà công cụ tìm kiếm thông tin theomột cấu trúc xác định và có lien hệ với nhau, được tổ chức chặt che và lưu trữmột cách đặc biệt nhằm giúp cho việc truy câp và xử lý dữ liệu nhanh chóng, dễdàng, chính xác, hiệu quả
+ Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ
+ Cơ sở dữ liệu tra cức và chỉ dẫn
Trang 20Do khối tài liệu của công ty, tình hình công ty nên công ty vẫn đang dửdụng công cụ tra tìm thoe công cụ truyền thống.
5 Bảo quản tài liệu lưu trữ
a Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trưc
Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong các kho lưu trữ, tài liệu lưu trữđặc biệt quan trọng, quý hiếm phải được bảo quản theo quy chế bảo hiểm tài liệulưu trữ
Nhận rõ được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công ty đã thànhlập phòng lưu trữ, kho lưu trữ và một số thiết bị bảo quản tài liệu Do công tycòn nhiều hạn chế nên trang thiết bị bảo quản chưa được đầy đủ và hoàn thiện
và chưa được hiện đại ( hình ảnh kho lưu trữ công ty: phụ lục trang 3 )
Công ty đã xây dựng được phòng, kho lưu trữ tạm thời và các trang thiết
bị bảo quản tài liệu: quạt thông gió, kệ , giá đựng tài liệu, bình chữa cháy, máyđiều hòa…
b Biện pháp bảo quản
Biện pháp phòng chống ẩm, mốc tài liệu
Công ty chủ yếu dung quạt thông gió, máy hút bụi và các biện pháp thônggió tự niên để đảm bảo sự khô thoáng cho tài liệu tránh ẩm mốc tài liệu
Khi đưa tài liệu vào kho phải tiến hành vệ sinh sạch sẽ tài liệu, do cònthiếu phương tiện bảo quản nên cũng có một số tài liệu bị ẩm, nấm, mốc biệnpháp bảo quản còn mang tính chất truyền thống vần được cỉa thiện để tài tiệutránh được những nấm mốc…
Biện pháp phòng chống côn trùng và các loại gặm nhấm
Côn trùng và các loài gặm nhấm là loại phá hoại tài liệu rất nguy hiểm,những loại công trùng thường gặp: mối, mọt, bọ ba đuôi… và các loại gặmnhấm: gián, chuột… để phòng chống không cho xâm nhập vào tài liệu, thì pahirđặt tài liệu lên giá, hòm tủ, bó gói cẩn thận, tài liệu phải khô thoáng, k để tài liệudưới đất
Biện pháp phòng chống cháy nổ
Trang 21Công ty đã thành lập nội quy phòng chống cháy nổ, các trang thiết bịphương tiện phòng cháy và chữa cháy trong và ngoài: bình chữa cháy…
c Kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ được kiểm tra theo định kỳ hàng năm để đảm bảo chấtlượng đội ngũ cán bộ lưu trữ và chất lượng tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ.Trưởng phòng hành chính công ty phụ trách kiểm tra định kỳ số lượng và chấtlượng tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Kiểm tra công tác tu tập tài liệu
- Liểm trac công tác chỉnh lý
- Liểm tra công tác biên mục hồ sơ của cán bộ chuyên trách công tác lưutrữ
- Kiểm tra công tác giao nộp hồ sơ của phòng ban
Thông qua việc kiểm tra giúp lãn đạo công ty nắm bắt được tình hìnhcông tác lưu trữ của công ty, các bước nghiệp vụ có phù hợp với cơquan hay không, đồng thời chỉ đạo, nhắc nhở đôn đúc cán bộ lưu trữlàm tốt công việc được giao
6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong các doanh ngiệp hiện nay việc sử dụng tổ tức khai thác tài liệu lưutrữ chủ yrus là phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty Tàiliệu lưu trữ của doanh nghiệp chứa nhiều thông tin quan trọng, bí mật: bí quyếtkinh doanh, dây truyền phát minh sang chế, itnhf hình thu chi của công ty, tàichính sản xuất của công ty Hầu hết các công ty đều hạn chế việc khai thác sửdụng tài liệu, nhất là việc đưa các tài kiệu ra ngoài công ty, đặc biệt là các tàiliệu lien quan tới chiến lược kinh doanh Ngoài ra công ty còn hạn chế cả đốitượng khai thác sử dụng tài liệu và các hình thức tổ chức khai thác cũng đặc biệtchú trọng, tránh dò rỉ thông tin mật ra bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động kinhgdoanh phát triển của công ty
Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu
Trang 22Công ty tổ chức các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chủyếu cho cán bộ nhân viên trong công ty
+ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc
+ cấp chứng thực tài liệu lưu trữ
Trong đó hình thức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc là chủ yếu dovấn đề bảo mật tài liệu của công ty nên việc khai thác sử dụng tài liệu amng tínhchất nội bộ trong công ty
Cũng có một số tài liệu được độc gải khai thá sử dụng thông qua mạng LAN
và mạng internet…
Trang 23CHƯƠNG III NHẬN XET VÀ CÁC Ý KIẾN ĐỀ XUẤT
NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh đang trên con đường phát triển.Làcông ty không nhỏ hiệu quả làm việc khá cao trong đó không thể không nói đếnđội ngũ cán bộ văn phòng đã góp phần quan trọng cho sự phát triển chung củacông ty
Qua gần hai tháng thực tập tại Công ty TNHH viễn thông Vương Anhkhông phải là khoảng thời gian dài để em có thể nắm bắt được mọi hoạt độngcủa phòng Hành chính nói chung và công tác lưu trữ nói riêng nhưng trong suốtquá trình thực tập cùng với sự nổ lực của bản thân đã cho em cơ hội làm quendần với môi trường làm việc ở đây Hi vọng những đánh giá của em sẽ giúp íchcho công ty hoàn thiện hơn về bộ máy hành chính của mình Sau đây là đánh giánhững ưu, nhược điểm của tôi về công tác hành chính văn phòng của công ty
1 Ưu điểm:
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Công ty đãnhanh chóng nắm bắt được xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường đểđưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác lưu trữ Hầu hết cácnghiệp vụ trong lưu trữ đều được thực hiện thoe đúng quy định cuẩ Nhà nước,
Trang 24lãnh đạo cơ quan đã quan tâm đến lưu trữ, tổ chức lớp tập huấn về chuyên mônnghiệp cụ cho cán bộ lưu trữ, hướng dẫn các phòng ban trong công ty cách sắpxếp hồ sơ và đưa tài liệu vào lưu trữ theo quy đinh.
Một số công việc thủ công đã được loại bỏ
Môi trường làm việc rất chuyên nghiệp, tinh thần làm việc đầy tráchnhiệm của lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên trong công ty
Có một phòng làm việc khá lý tưởng, không gian thoáng đãng, màu sắcphòng làm việc tạo cảm giác thoải mái cho người làm Điều này cũng kích thíchkhả năng tư duy và tính sáng tạo trong công việc
Công ty cũng chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuậtcho công tác lưu trữ nên việc thực hiện các khâu trong công tác lưu trữ cũngđượccải thiện và thực hiện dễ dàng hơn: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máyđiều hòa nhiệt độ, máy photocopy, máy in…về công nghệ thông tin, phòng làmviệc luôn có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật và tìm kiếm thông tincủa cán bộ, nhân viên
Được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời và sát sao của ban lãnh đạo công táclưu trữluôn được triển khai đầy đủ và đạt kết quả tốt
Cán bộ nhân viên văn phòng đều có năng lực chuyên môn cao và khôngngừng học hỏi nâng cao trình độ của mình Đều là người có phẩm chất đạo đứctốt, giàu kinh nghiệm, năng động , sáng tạo trong công việc Điểm mạnh đángnói ở công ty đấy là nhân viên trong công ty rất đoàn kết, tinh thần làm viêc tậpthể cao điều này là một sức mạnh lớn để công ty vượt qua những trở ngại khókhăn và ngày càng khẳng định được tên tuổi của mình trong quá trình kinhdoanh sản xuất
Công tác lưu trữ ở Công ty Tại đây nhân viên làm việc theo đúng tínhchất của một cán bộ leu trữ đó là nghiêm túc, phục vụ tận tình, tính tình cở mởgiao tiếp tốt Hơn nữ cán bộ lưu trữ ở đây được đào tạo chính quy, vững vàng vềnghiệp vụ
Trang 25Do đó việc quản lý, điều hành công tác văn phòng đã thuận lợi hơn và cóhiệu quả hơn.
Là một công ty không lớn nên cơ sở vật chất còn chưa được đầu tư, trangthiết bị văn phòng chưa thật đồng bộ
Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát sao trong quản
lý, chưa ưu tiên giải quyết những vấn đề nảy sinh trong công tác lưu trữ
Phòng kho lưu trữ của công ty chưa được quan tâm chú trọng nên tài liệucủa các phòng ban chưa được tập chung thống nhất, còn có tài liệu bị thất thoát,
và bị nấm mốc…
Các trang thiết bị về lưu trữ tuy tương đối đầy đủ nhưng do thời gian sửdụng đã lâu hay bị hỏng hóc cần được cải tiến, tránh gây những khó khăn tronggiải quyết các công việc
Các biện pháp khai thác tổ chức, sử dụng tài liệu còn chưa được chú trọngCông tác chỉnh lý chưa đạt hiệu quả do thiếu ngồn nhân lực và do tìa liệuchưa được tập chung thống nhất
Đầu tư của công ty vào các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ cònhạn chế
Là một doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc của công ty vẫn cònnhiều bất cập
Trình độ nhân viên chưa đồng đều gây ảnh hưởng đến tính thống nhấttrong việc giải quyết công viêc