Thực tập là một nhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi ngành nghề, giúp cho sinh viên được làm quen với công việc chuyên môn, cho sinh viên có cơ hội cọ xát với thực tiễn, vận dụng lý luận kiến thức đã học để giải quyết các vấn đề cụ thể trong công việc,giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc. Theo kế hoạch thực tập, tôi đã được nhận về thực tập tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III. Qua gần hai tháng thực tập (02320152052015) tìm hiểu tại đây, tôi đã được khảo sát thực tế đồng thời vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số nghiệp vụ của công tác văn phòng, công tác Lưu trữ. Với tư cách là một sinh viên chưa có kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn nên rất khó trong việc đưa ra cái nhìn đầy đủ về tất cả các công việc. Mặc dù vậy, báo cáo thực tập sinh viên này tôi cũng đã cố gắng khai thác những vấn đề cơ bản, để phần nào phản ánh hoạt động thực tiễn về công tác văn thư tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III. Vì báo cáo thực tập mang tính chất thực tiễn cao nên tôi đã sử dụng một số phương pháp như: phương pháp quan sát, tổng hợp và phỏng vấn để thực hiện báo cáo này. Báo cáo được chia ra làm 3 phần: Phần I: Lời mở đầu. Phần II: Nội dung. Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan. Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan. Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất khuyến nghị. Phần III: Kết luận. Phần IV: Phụ lục.
Trang 1A MỞ ĐẦU Chúng ta đang sống trong thế kỷ XXI- thế kỷ của sự phát triển về kinh tế,chính trị, văn hóa, xã hội Đó là thế kỷ của công nghệ thông tin phục vụ đắc lựccho các lĩnh vực trên Bất cứ một lĩnh vực nào cũng đều có lượng thông tin khôngnhỏ hàng giờ, hàng ngày Hiện nay chúng ta biết, hiểu được các thông tin từ khi xãhội loài người hình thành đến nay là nhờ việc lưu trữ các thông tin Với sự pháttriển như vũ bão của lĩnh vực công nghệ thông tin thì công tác lưu trữ hiện naycũng đang có những bước chuyển biến đáng kể để phù hợp với sự phát triển củađất nước và cũng đã khẳng định được vị trí và tầm quan trọng không thể thiếuđược trong các trường đại học, trung học chuyên nghiệp, trường phổ thông cáccấp, các cơ quan, tổ chức của Đảng, của Nhà nước, các tổ chức kinh tế- chính trị-
xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân
Chúng ta, những cán bộ lưu trữ trong tương lai đều biết rằng lưu trữ học làmột công việc thầm lặng nhưng có những đóng góp lớn lao trong việc bảo tồn vàphổ biến các giá trị văn hóa của nhân loại, góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội
và tạo dựng lên tương lai của loài người Có thể khẳng định công tác lưu trữ có vaitrò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Bởi nó lưu giữ lạinhững tài liệu có giá trị phản ánh đầy đủ mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức,
cá nhân Ngoài ra, nó còn góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin cógiá trị pháp lý cao và chính xác nhất cho các hoạt động xã hội
Thực tập là một nhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi ngành nghề, giúpcho sinh viên được làm quen với công việc chuyên môn, cho sinh viên có cơ hội
cọ xát với thực tiễn, vận dụng lý luận kiến thức đã học để giải quyết các vấn đề cụthể trong công việc,giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làmviệc tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc.Theo kế hoạch thực tập, tôi đã được nhận về thực tập tại Trung Tâm Lưu Trữ
Trang 2Quốc Gia III Qua gần hai tháng thực tập (02/3/2015-20/5/2015) tìm hiểu tại đây,tôi đã được khảo sát thực tế đồng thời vận dụng kiến thức đã học để thực hànhmột số nghiệp vụ của công tác văn phòng, công tác Lưu trữ Với tư cách là mộtsinh viên chưa có kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn nên rất khó trong việcđưa ra cái nhìn đầy đủ về tất cả các công việc Mặc dù vậy, báo cáo thực tập sinhviên này tôi cũng đã cố gắng khai thác những vấn đề cơ bản, để phần nào phảnánh hoạt động thực tiễn về công tác văn thư tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III.
Vì báo cáo thực tập mang tính chất thực tiễn cao nên tôi đã sử dụng một sốphương pháp như: phương pháp quan sát, tổng hợp và phỏng vấn để thực hiện báocáo này
Báo cáo được chia ra làm 3 phần:
-Phần I: Lời mở đầu
-Phần II: Nội dung
Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan.Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất khuyến nghị
-Phần III: Kết luận
-Phần IV: Phụ lục
Tôi rất vinh dự và tự hào là một sinh viên lớp Văn thư – Lưu trữ K6 12A của ngành Lưu trữ thuộc khoa Văn thư- Lưu trữ của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội Khoa Văn thư- Lưu trữ có bề dày truyền thống về ngành Lưutrữ, với sự giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên trong trường đãgiúp tôi hiểu được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với sự phát triểncủa nước nhà, chính vì vậy càng làm tôi gắn bó, yêu nghề của mình hơn Tôi
Trang 3-được thực tập trong thời gian này tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vớinhiều thuận lợi sau:
- Các cô, chú cùng các anh, chị không những giỏi về chuyên môn và nghiệp
vụ lưu trữ vững vàng, giàu kinh nghiệm mà còn tận tình hướng dẫn, chỉ bảo chotôi trong đợt thực tập này, giúp tôi đạt kết quả tốt Các đợt thực tập do nhà trường
tổ chức nhằm thực hiện đúng phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận kếthợp với thực tiễn” Qua đó tôi nhận thấy công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chứcngoài các nguyên tắc chung còn phải vận dụng linh hoạt tùy theo từng hoàn cảnh;từng nhiệm vụ đặc thù riêng
Tuy nhiên, với thời gian thực tập chỉ hai tháng cùng với việc còn lúng túngkhi áp dụng lý thuyết vào thực tiễn nên báo cáo của tôi không tránh khỏi còn cónhững thiếu sót, tôi mong nhận được sự góp ý từ phía các thầy cô giáo trong KhoaVăn Thư Lưu Trữ để tôi có thể hoàn thiện kỹ năng làm việc của mình
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Văn Thư Lưu TrữTrường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo được các thế hệ sinh viên chuyên ngànhVăn thư- Lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi và đã tổ chức mộtđợt kiến tập thực sự bổ ích cho sinh viên Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thànhđến Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III, đặc biệt Phòng Chỉnh lý đã giúp đỡ tôihoàn thành đợt thực tập này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 04 tháng 5 năm 2014
Sinh viên
TRẦN THỊ NGỌC LINH
Trang 4B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan.
a.Sự hình thành và phát triển.
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08/9/1945 Chính phủlâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra Sắc lệnh thành lập và chỉ địnhngười đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn vàThư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốcgia Giáo dục Tiếp theo, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nướcViệt Nam dân chủ cộng hòa Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 1C-VP nhấn mạnhgiá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia vànghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩmquyền
Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống nhất của Nhà nước
về công tác lưu trữ, ngày 04/9/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CPthành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng
Ngày 11/12/1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tàiliệu lưu trữ quốc gia Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hộiđồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước Ngày 25/01/1991 Chủtịch Hội đồng Bộ Trưởng ra Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà
Trang 5nước quản lý công tác văn thư Từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhànước thuộc Hội đồng Bộ trưởng.
Từ năm 1992, theo yêu cầu tinh giản bộ máy Nhà nước và giảm đầumối các cơ quan trực thuộc, Hội động Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giaocho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước
Để tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động lưu trữ phát triển, đáp ứng yêu cầucủa công cuộc đổi mới đất nước, ngày 04/4/2001 Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội
đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Theo đó, cơ quan quản lý lưu trữtrung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chínhphủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ Tiếp đó, tại kỳ họp thứ 2,Quốc hội khóa XIII, Luật lưu trữ đã thông ngày 11/11/2011
Tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm 17 cơquan, đơn vị trực thuộc, trong đó có 7 đơn vị giúp việc và 10 cơ quan hànhchính sự nghiệp
Về cán bộ, từ lúc chỉ có hơn 10 người khi mới thành lập, đến nay biên chếcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là hơn 300 người, trong đó 150 người cótrình độ đại học và trên đại học
Tổ chức lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương cũng ngày càng mởrộng và củng cố, hình thành một mạng lưới lưu trữ từ trung ương đến địaphương, nhất là từ sau khi Thủ tướng Chính phủ ra Chỉ thị số 726/TTg ngày04/9/1997 về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ Cho đến nay, các Bộ đãthành lập Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ; các tỉnh, thành phố trực thuộctrung ương thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh
b.Vị trí và chức năng
Trang 6 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước ViệtNam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địabàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tàikhoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính-Quận
Ba Đình-Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng, có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sửdụng có hiệu quả tài liệu có ý nghĩa và giá trị toàn quốc từ cách mạng thángTám năm 1945 cho đến nay
c.Nhiệm vụ và quyền hạn.
Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của cơ quan,tổ chức và cánhân theo thẩm quyền được giao
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm
vi quản lý của Trung tâm
Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ
Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theoquy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theoquy định phân cấp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Trang 7 Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệulưu trữ.
Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưutrữ bảo quản tại Trung tâm
Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và côngnghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm
Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao
d.Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo Trung tâm
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giámđốc
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chiu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm
Các phó giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổnhiệm theo đề nghị của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và trướcpháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định cụ thể chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm
Trang 8- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một môi trường tốt, nhiều thuận lợi để cácsinh viên thực tập về công tác lưu trữ Ở đây số lượng tài liệu Lư trữ rất lớn , đadạng và mỗi phòng, ban đảm nhiệm một khâu trong công tác Lưu trữ nên sinhviên sẽ được cọ sát hơn với từng công việc thực tế
- Cơ sở vật chất của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiên tiến, đầy đủ, cầnthiết cho công tác lưu trữ Quốc gia
Cơ cấu tổ chức
- Phòng Thu thập và Bổ sung tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lựa chọn, thu thập bổ sung vàsưu tầm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu và tổ chức kế hoạch sau khi được duyệt
+ Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước xây dựng các văn bản hướng dẫn cụ thể về lựa chọn bổ sung, sưu tầm tàiliệu để Giám đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi trách nhiệm của Trungtâm Lưu trữ quốc gia III
+ Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bịtài liệu đã đến hạn nộp lưu theo kế hoạch hàng năm của Trung tâm
+ Vận đông, thuyết phục và hướng dẫn các cá nhân, gia đình, dòng họ biếutặng, ký gửi những tài liệu có ý nghĩa Quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII
+ Sưu tầm, bổ sung những tài liệu quý, hiếm và truyền miệng vào Trung tâmLưu trữ quốc gia III
+ Tiếp nhận và bàn giao tài liệu mới thu về cho phòng Bảo quản tài liệu vàphòng Lưu trữ tài liệu phim ảnh ghi âm quản lý theo quy định
+ Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến các quytrình nghiệp vụ trong lĩnh vực thu thập bổ sung
Trang 9+ Quản lý và sử dụng các máy móc trang thiết bị kỹ thuật, tài sản được giao.+ Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc giao.
+ Tiến hành xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu theo kế hoạch và làm thủtục để Giám đốc trình cấp trên phê duyệt tài liệu dự kiến loại huỷ
+ Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến quy trìnhnghiệp vụ chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu
+ Quản lý và sử dụng các máy móc trang thiết bị kỹ thuật và tài sản đượcgiao
+ Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc giao
Phòng Bảo quản tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn và hàng năm, tổ chức thực hiện khi
kế hoạch được duyệt
+ Tiếp nhận tài liệu mới thu về do Phòng Thu thập bàn giao
+ Trên cơ sở các văn bản quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ,xây dựng các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản, quản lý kho tài liệu,
Trang 10trình Giám đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi Trung tâm Lưu trữ quốcgia III.
+ Tổ chức tu bổ tài liệu và phối hợp với Trung tâm Tu bổ tài liệu lưu trữ đểthực hiện việc tu bổ tài liệu vượt quá khả năng kỹ thuật của Trung tâm
+ Sắp xếp khoa học các phông tài liệu trong kho
+ Xuất, nhập tài liệu phục vụ cho các nhu cầu nghiệp vụ theo đúng chế độquy định
+ Xây dựng Phông bảo hiểm theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước và Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
+ Xây dựng và quản lý hồ sơ phông
+ Phòng chống cháy, nổ và các nguy cơ huỷ hoại tài liệu, thường xuyênkiểm tra kho tàng, tài liệu, phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo
an toàn tài liệu
+ Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến quy trìnhnghiệp vụ trong lĩnh vực bảo quản tài liệu
+ Vệ sinh kho tàng và tài liệu
+ Quản lý, sử dụng trang thiết bị của Nhà kho A1: Hệ thống điều hoà Trungtâm, hút ẩm để duy trì nhiệt độ, độ ẩm cho phù hợp với tài liệu lưu trữ; Hệ thốngbáo cháy, chữa cháy; Hệ thống báo đột nhập; Hệ thống điện chiếu sáng; Hệ thốngđiện thoại nội bộ
+ Quản lý, sử dụng hệ thống báo cháy, chữa cháy Xưởng tu bổ, Nhà kho B2,buồng hạ thế trạm biến áp và trạm diezel
Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về sử dụng tài liệu, tư liệu và công
cụ tra cứu, tổ chức thực hiện khi được duyệt
Trang 11+ Trên cơ sở văn bản của Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,xây dựng hướng dẫn chế độ sử dụng tài liêu để Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốcgia III ban hành thực hiện trong nội bộ.
+ Tổ chức phòng đọc và phục vụ các yêu cầu sử dụng nghiên cứu tài liệu tạiphòng đọc
+ Công bố giới thiệu tài liệu, biên soạn các ấn phẩm tài liệu lưu trữ theo quyđịnh của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
+ Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
+ Quản lý kho tư liệu và bổ sung tư liệu bổ trợ cho tài liệu lưu trữ
+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức đến tham quan Trung tâm; Xây dựng vàquản lý phong truyền thống của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
+ Tham gia nghiên cứu khoa học lưu trữ, ứng dụng tiến bộ khoa học và đềxuất các biện pháp cải tiến công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Quản lý và sử dụng máy móc, trang thiết bị và tài sản được giao
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
Phòng Lưu trữ phim, ảnh, ghi âm (PAGA)
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về công tác tài liệu PAGA và tổchức thực hiện khi được duyệt
+ Trên cơ sở các văn bản quy định của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước,xây dựng các văn bản hướng dẫn công tác bảo quản, quản lý kho tài liệu PAGA,trình Giám đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi Trung tâm Lưu trữ quốcgia III
+ Phối hợp với Phòng Thu thập và Bổ sung tài liệu sưu tầm thu thập bổ sungtài liệu PAGA và tiếp nhận tài liệu do phòng Thu thập và Bổ sung bàn giao
+ Chỉnh lý và xử lý kỹ thuật tài liệu PAGA theo quy trình được duyệt
Trang 12+ Phối hợp với Phòng Tin học – Công cụ tra cứu thống kê tài liệu PAGA đểbáo cáo thưo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
+ Trực tiếp quản lý kho tài liệu, phòng chống cháy nổ, các nguy cơ huỷ hoạitài liệu, thường xuyên kiểm tra kho tàng, tài liệu phát hiện và có biện pháp sử lýkịp thời nhằm đảm bảo an toàn tài liệu
+ Sắp xếp khoa học tài liệu và vệ sinh kho tàng, tài liệu
+ Xuất, nhập tài liệu phục vụ các yêu cầu sử dụng theo đúng quy định
+Xây dựng phòng bảo hiểm theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước và Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
+Tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học tiến bộ đề xuấtcác biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu PAGA
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả các máy móc, phương tiện kỹ thuật đượcgiao
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
+ Xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụngtài liêu lưu trữ Quốc gia hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII theo phần mềm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
+ Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu văn thư-lưu trữ và thực hiện báo cáothống kê Nhà nước về công tác Văn thư-Lưu trữ của Trung tâm
+ Chủ trì và phối hợp với Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu xây dựng hệ thốngcông cụ tra cứu tài liệu lưu trữ quốc gia
+ Kiểm tra, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong các đơn vị thuộcTrung tâm
Trang 13+ Là đầu mối mạng thông tin nội bộ Trung tâm, đảm bảo việc kết nối mạngthông tin của Trung tâm với mạng thông tin của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
và Văn phòng Chính phủ
+ Quản lý, sử dụng và bảo trì các thiết bị công nghệ thông tin của Trung tâmLưu trữ quốc gia III
+ Tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào
hệ thống công nghệ thông tin của Trung tâm
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao
+ Quản lý công tác Văn thư-Lưu trữ của Trung tâm
+ Xây dựng cải tiến tổ chức bộ máy làm việc của Trung tâm, đáp ứng yêucầu từng thời gian, xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm
+ Quản lý mọi mặt công tác cán bộ, công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xâydựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ
+ Quản lý biên chế lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách củaNhà nước đối với công chức
+ Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo sự phân cấp
+ Xây dựng, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật của Trung tâm; quản lý vật tưtài sản ngân sách hành chính theo đúng chế độ của Nhà nước và quy định của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước
Trang 14+ Tổ chức công tác bảo vệ thường trực cơ quan an toàn về mọi mặt, phòngchống cháy nổ trong phạm vi cơ quan.
+ Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua cơ quan
+ Chăm lo sức khoẻ và có biện pháp góp phần giảm bớt khó khăn trong đờisống cán bộ viên chức trong cơ quan
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
+ Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thuộc Trung tâm thực hiện các quy địnhhiện hành của Nhà nước về công tác kế toán, tài chính; công tác quản lý tài sản
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ.
+ Lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về tu bổ, phục chế; in, đóng quyển đốivới tài liệu, tư liệu lưu trữ quốc gia
+ Tu bổ, phục chế; khử nấm mốc, khử trùng, khử axít đối với tài liệu, tư liệulưu trữ quốc gia và tài liệu, tư liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân khác có nhucầu
+ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình tu bổ, phục chế; khử nấmmốc, khử trùng, khử axít tài liệu
+ Nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và công nghệmới vào tu bổ, phục chế tài liệu
Trang 15+ Tư vấn, chuyển giao công nghệ và làm dịch vụ công theo quy định củapháp luật.
+ Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí được giao
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trung tâm lưu trữ quốc gia III
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ
phận lưu trữ của cơ quan
+ Tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan
+ Sưu tầm, bổ sung những tài liệu quý, hiếm và truyền miệng vào Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III
bổ sung tài liệu.
Phòng Chỉnh lý tài liệu
Phòng Bảo quản tài liệu
Phòng Tin học
và Công
cụ tra cứu
Phòng Tu bổtài liệu lưu trữ
Phòng Hành chính –
Tổ chức
Phòng Tài liệu nghe nhìn
Trang 16+ Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã giảiquyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan Lưu trữ căn cứ vào danh mục
hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.Lưu trữ cơ quan chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập hồ sơ theo đúngquy định của nhà nước
+ Đối với những hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, nhưng cán bộcông chức cần giữ lại để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn làm thủ tục giaonộp vào lưu trữ cơ quan và sau đó lưu trữ cơ quan làm các thủ tục cho mượn lại hồ
sơ
+ Thu thập, bổ sung những tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân
+ Những tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu tư nhân được ký gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận những tài liệu đó và bổ sung vào phông lưu trữ cơ quan hoặc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam
+Tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học tiến bộ đề xuất cácbiện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu PAGA
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả các máy móc, phương tiện kỹ thuật được giao
Trang 17CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
2.1 Hoạt động quản lý
Công tác lưu trữ của Trung tam Lưu trữ Quốc gia III ngày càng được cáccấp lãnh đạo của Trung tâm quan tâm đặc biệt Đa số các cán bộ, công chức, viênchức trong trung tâm có trình độ chuyên môn giỏi, nghiệp vụ vững vàng, họ đang ởcác vị trí chính của trung tâm để đảm bảo công tác lưu trữ của cơ quan
2.2 Hoạt động nghiệp vụ:
Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ rất quan trọng, đó là: thu thập,phân loại, sắp xếp, bảo quản, tra cứu , bổ sung, chỉnh lý tài liệu (theo Phông lưu trữquốc gia) Việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ vừa giúpcho việc tra tìm tài liệu nhanh, chính xác, vừa bảo quản tốt,vừa chỉnh lý, bổ sungtài liệu kịp thời Hiện nay các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ của trung tâm đãđược triển khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và khoa học
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các phông lưu trữ cơquan và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào cáckho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định
Thu thập và bổ sung tài liệu của lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có ảnhhưởng đến hầu hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ này
sẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam,giúp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả Thu thập và bổ sungtài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của công tác lưu trữ
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan tới việc xácđịnh những tài liệu cần bổ sung hàng năm nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhànước.Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ của Phòng thu thập - bổ sung