Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội việt nam (BHXH)

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH) 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan BHXH Việt Nam 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan BHXH Việt Nam. 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ cơ quan BHXH Việt Nam 5 1.2.1 Vị trí và chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 10 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan 11 2.1.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 11 2.1.5. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại Trung tâm Lưu trữ 12 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 13 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 17 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 23 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam và đề xuất khuyến nghị. 26 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan 26 3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ 26 3.2.2. Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ 27 3.2.3. Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 27 3.2.4. Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ tại đơn vị 27 3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 28 3.2.6. Giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ 28 3.3. Một số khuyến nghị đối với cơ quan, tổ chức 29 3.3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan. 29 3.3.2. Đối với Trung tâm lưu trữ 29 3.3.3. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường 31 C. KẾT LUẬN 34

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH) 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam 3

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan BHXH Việt Nam 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan BHXH Việt Nam 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam 4

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ cơ quan BHXH Việt Nam 5

1.2.1 Vị trí và chức năng 5

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ BHXH 10

Việt Nam 10

2.1 Hoạt động quản lý 10

2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan 10

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 10

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan 11

2.1.4 Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 11

2.1.5 Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại Trung tâm Lưu trữ 12

2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13

2.2.1 Thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 13

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 17

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 21

2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 23

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam và đề xuất khuyến nghị 26

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan 26

3.2.1 Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ 26

3.2.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ 27

3.2.3 Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 27

3.2.4 Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ tại đơn vị 27

3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 28

3.2.6 Giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ 28

3.3 Một số khuyến nghị đối với cơ quan, tổ chức 29

3.3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan 29

3.3.2 Đối với Trung tâm lưu trữ 29

3.3.3 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường 31

C KẾT LUẬN 34

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU

Tài liệu lưu trữ được ví như là một cây cầu nối giữa quá khứ với hiện tại

và tương lai Bởi nó là nguồn sử liệu quý giá, phản ánh được toàn cảnh mỗiquốc gia qua các thời kỳ lịch sử Đó là sự ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau

kế thừa, gìn giữ và phát huy những truyền thống văn hóa, lịch sử của dân tộc;kinh nghiệm quản lý Nhà nước qua nhiều thế hệ giúp con người tìm ra nhữngphát minh mới thúc đẩy sự phát triển của khoa học kỹ thuật

Ngày nay, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức công tác Văn thư –Lưu trữ nói chung cũng như công tác lưu trữ nói riêng là một bộ phận không thểthiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước Đó không chỉ là công việc riêng của cánhân mà là của toàn tập thể Bên cạnh đó, trong xu thế phát triển của đất nước,cùng với sự xâm nhập ngày càng sâu rộng của cuộc cải cách mở cửa thì công táclưu trữ lại càng có vị trí quan trọng hơn Và cần phải được quan tâm và đẩymạnh hơn nữa để phát huy được giá trị của nó

Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, tôi đãđược tiến hành nghiên cứu, khảo sát về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tình hình công tác lưu trữ, đồng thời tham gia vào một số khâunghiệp vụ cơ bản của lưu trữ Thời gian thực tập tại đây đã giúp tôi hiểu biết hơn

về nghiệp vụ chuyên ngành mà mình đã được đào tạo tại trường cũng như hiểuhơn về công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước Nơi mà công tác Văn thư – Lưutrữ được coi là mắt xích quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức

Hiểu được điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo, tổ chức cáckhóa thực tập để sinh viên có thể tiếp cận và có cách nhìn nhận sâu sắc hơn vềngành lưu trữ Bởi sinh viên được thầy cô trang bị kiến thức lý luận đã học để ápdụng một cách linh hoạt vào thực tế tại lưu trữ cơ quan, tổ chức Bản thân tôi làmột sinh viên của Khoa Lưu trữ học, trong đợt thực tập tốt nghiệp mà trường tổchức, đã giúp tôi phần nào hiểu rõ hơn về công tác lưu trữ, có được cơ hội cọ xát

với thực tiễn cũng như nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc củamột cán bộ lưu trữ trong tương lai.

Theo kế hoạch đào tạo của nhà trường và được sự đồng ý của Giám đốcTrung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam tôi đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày24/8/2015 đến ngày 19/10/2015 Quá trình thực tập tôi được tiếp xúc với nhiềucông việc, tôi có điều kiện để tìm hiểu hoạt động tại Trung tâm Lưu trữ, với sựhướng dẫn của các anh, chị trong phòng Hồ sơ nghiệp vụ cũng như sự nghiên

cứu và bản thân tôi lựa chọn một khâu Chỉnh lý tài liệu thực tập tại đây Đây

cũng là nghiệp vụ tôi được trực tiếp quan sát và thực hành

Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bảnthân, vận dụng chương trình thầy cô hướng dẫn tại trường còn có sự trợ giúp củacán bộ chuyên môn tại phòng Hồ sơ nghiệp vụ Các anh, chị đã tận tình chỉ bảo,giúp tôi học hỏi rút ra nhiều kinh nghiệm trong thực hành nghiệp vụ, từ đó tôi tựtin hơn để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Hơn nữa trong quá trình thực tậptôi liên hệ với thầy cô hướng dẫn giúp tôi giải đáp những thắc mắc, để tôi hoànthành báo cáo tốt nhất trong thời gian quy định

Mặc dù công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ đã có sự quan tâm, chỉ đạosát sao của Thủ trưởng cơ quan song vì chưa cọ xát nhiều với thực tiễn cho nêntrong quãng thời gian thực tập tôi cũng gặp không ít khó khăn để có thể vậndụng lý thuyết của mình vào thực hành Bên cạnh đó, trong thời gian học tập tạitrường việc tiếp xúc về công tác nghiệp vụ lưu trữ nhiều bỡ ngỡ và không thểtránh khỏi một số sai sót nhất định Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiếncủa các thầy, cô để tôi có thể hoàn thiện tốt hơn bài báo cáo của mình

Thông qua đợt thực tập tôi xin bày tỏ lòng biết ơn, lời cảm ơn đến các anhchị trong phòng Hồ sơ nghiệp vụ, đặc biệt là Giám đốc Trung tâm Lưu trữ

đã tạo điều kiện cho tôi trong công việc, cũng như tìm kiếm thông tin, tài liệu đểtôi có thể hoàn thiện tốt bài báo cáo này

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH)

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan BHXH Việt Nam

Ngày 16/2/1995, Thủ tướng Chính phủ Võ Văn Kiệt đã ký ban hành Nghịđịnh số 19/CP của Chỉnh phủ thành lập BHXH Việt Nam Đây là một trongnhững bước đi quan trọng đầu tiên trong lộ trình cải cách chính sách xã hội và tổchức thực hiện BHXH ở nước ta Ngay từ khi thành lập, Đảng và Nhà nước ta

đã ban hành nhiều văn bản quy định về chế độ BHXH và nhiều lần sửa đổi, bổsung phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất nước

Năm 1986, Nghị quyết Đại hội lần thứ VI của Đảng lãnh đạo đất nướcbước vào thời kỳ đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, tập trung bao cấp sang nềnkinh tế thị trường định hướng XHCN Trong bối cảnh đó, quan hệ lao động theo

cơ chế mới cũng hình thành, đòi hỏi phải có thay đổi tương ứng về chính sách xãhội nói chung, chính sách BHXH nói riêng

Để đáp ứng yêu cầu, năm 1994, Quốc hội đã thông qua Bộ luật lao động,trong đó có một chương quy định về BHXH bắt buộc Cùng với việc đổi mớichính sách BHXH Việt Nam trên cơ sở thống nhất các tổ chức BHXH ở Trungương và địa phương thuộc hệ thống Lao động - Thương binh & Xã hội và Liênđoàn lao động với chức năng, nhiệm vụ chính là tổ chức thu BHXH, Chi BHXH,giải quyết chế độ chính sách và bảo toàn, đầu tư, tăng trưởng Quỹ BHXH Đâyđược xem là bước đổi mới quan trọng trong hệ thống chính sách BHXH tạo sựcông bằng phù hợp với nền kinh tế XHCN, giảm dần gánh nặng đối với nhànước, đồng thời nâng cao trách nhiệm thực hiện chính sách BHXH đối vớingười sử dụng lao động và người lao động

Thực hiện cải cách bộ máy của Chính phủ, ngày 24/01/2002, Thủ tướngChính phủ ban hành Quyết định số 20/2002/QĐ-TTg chuyển Bảo hiểm y tế(BHYT) sang BHXH Việt Nam Từ đây, BHXH Việt Nam còn được giao thêmnhiệm vụ thực hiện chế độ BHYT cho các đối tượng tham gia BHYT Theo đó,

BHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, thực hiện chính sách,chế độ BHXH, BHYT và quản lý Quỹ BHXH, BHYT theo quy định của phápluật.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan BHXH Việt Nam.

Thực hiện Luật BHXH năm 2006, ngày 22/08/2008, Chính phủ ban hànhNghị định 94/2008/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaBHXH Việt Nam BHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng

tổ chức thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm bắt buộc, BHXH tự nguyện,BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp(BHTN); quản lý và sử dụng các quỹ: BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện,BHTN (gọi chung là BHXH), BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện (gọi chung làBHYT) theo quy định của pháp luật BHXH Việt Nam được tổ chức và quản lýtheo hệ thống dọc, tập trung thống nhất từ Trung ương đến địa phương

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam

Thực hiện Nghị định số 116/2011/NĐ-CP ngày 14/12/2011 của Chínhphủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 94/2008/NĐ-CP, theo

đó, từ ngày 05/02/2012, cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam ở Trung ương baogồm 22 tổ chức thay vì 18 tổ chức như quy định tại Nghị định 94, có 04 tổ chứcthành lập mới là Ban Pháp chế, Ban Đầu tư quỹ, Ban Dược và Vật tư y tế vàTrung tâm Giám định BHYT và Thanh toán đa tuyến

Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ của BHXH Việt Nam, để tổ chức thực hiệntốt Luật BHXH, Luật BHYT, ngày 17/01/2014, Chính phủ ban hành Nghị định

số 05/2014/NĐ-CP thay thế Nghị định 94/2008/NĐ-CP và Nghị định116/2011/NĐ-CP Theo đó, tổ chức BHXH Việt Nam ở Trung ương tăng từ 22lên 25 đơn vị

Cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban Thực hiện Chính sách BHXH, Ban Thựchiện Chính sách BHYT, Ban Thu, Ban Tài chính - Kế toán, Ban Sổ - Thẻ, BanTuyên truyền, Ban Hợp tác Quốc tế, Ban Kiểm tra, Ban Thi đua - Khen thưởng,Ban Kế hoạch và Đầu tư, Ban Tổ chức Cán bộ, Ban Pháp chế, Ban Đầu tư Quỹ,Ban Dược và Vật tư Y tế, Ban Kiểm toán nội bộ, Văn phòng BHXH Việt Nam,Viện Khoa học BHXH, Trung tâm Công nghệ thông tin, Trung tâm Lưu trữ,Trung tâm Giám định BHYT và Thanh toán đa tuyến khu vực phía Bắc,Trung

tâm Giám định BHYT và Thanh toán đa tuyến khu vực phía Nam, Trường Đàotạo nghiệp vụ BHXH, Báo BHXH, Tạp chí BHXH, Ban Quản lý dự án Đầu tưxây dựng Ngành BHXH

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ cơ quan BHXH Việt Nam

1.2.1 Vị trí và chức năng

Trung tâm Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam, cóchức năng tham mưu, giúp Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam tổ chức quản lý vàlưu trữ hồ sơ, tài liệu trong hệ thống BHXH theo quy định của pháp luật

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng trình Tổng Giám đốc ban hành các văn bản hướng dẫn vềcông tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ và hồ sơ đối tượng hưởngBHXH trong toàn ngành và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

- Xây dựng, trình Tổng Giám đốc kế hoạch dài hạn, hằng năm về công táclưu trữ trong hệ thống BHXH Việt Nam và tổ chức thực hiện

- Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ xây dựng trình Tổng Giám đốc banhành các văn bản hướng dẫn thực hiện các chế độ đối với công chức, viên chứclàm công tác lưu trữ trong toàn Ngành

- Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, quản lý và lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH doBHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi là BHXH tỉnh) và BHXHCông an nhân dân, BHXH Bộ Quốc phòng nộp lưu; tập hợp chuyển Ban Thựchiện Chính sách BHXH để xem xét, giải quyết các hồ sơ không đúng quy địnhcủa pháp luật

- Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và quản lý, lưu trữ

hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quyđịnh và tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt

- Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và lưutrữ hồ sơ, tài liệu

- Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008

- Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra việc thực hiện về công tác lưu trữ

trong hệ thống BHXH Việt Nam.

- Khai thác, sao lục, chứng thực sao y văn bản chính và cung cấp hồ sơ,tài liệu cho BHXH tỉnh, các đơn vị và cá nhân khi có yêu cầu

- Tổ chức bảo đảm an toàn, bí mật hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định

- Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định

- Xây dựng nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về côngtác lưu trữ hồ sơ, tài liệu và tham gia đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức,viên chức làm công tác lưu trữ trong toàn Ngành

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan giải quyết khiếu nại, tố cáo đối vớingười hưởng chế độ BHXH khi có yêu cầu

- Quản lý công chức, viên chức và tài sản của đơn vị theo quy định

- Thực hiện các nhiệm khác do Tổng Giám đốc giao

Nhiệm vụ, quyền hạn

+ Giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng chương trình, kế hoạch công táccủa Trung tâm và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch sau khi được phêduyệt

+ Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Trung tâm về công tác tổ chức, cán

bộ, quản lý hồ sơ viên chức và thực hiện các chế độ, chính sách đối với côngchức, viên chức theo quy định

+ Tổng hợp, soạn thảo các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trungtâm để Giám đốc ban hành theo thẩm quyền hoặc trình Tổng Giám đốc banhành

+ Thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin và xây dựng các báo cáo định kỳ,đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo Ngành

+ Theo dõi, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Trungtâm và tổng hợp báo cáo theo quy định

+ Giúp Giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ

về công tác lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệuthuộc hệ thống BHXH Việt Nam

+ Tiếp nhận, phân phối, quản lý, theo dõi việc xử lý văn bản đến, quản lýviệc phát hành và lưu trữ văn bản đi của Trung tâm theo đúng quy định của Nhànước và của Ngành; quản lý và sử dụng con dấu của Trung tâm theo quy địnhhiện hành

+ Thực hiện nhiệm vụ quản trị và quản lý tài sản, công sản phục vụ cáchoạt động của Trung tâm theo quy định Nhà nước và của BHXH Việt Nam

+ Giúp Giám đốc Trung tâm quản lý tài chính, lập dự toán kinh phí hoạtđộng hàng năm; kiểm tra, giám sát việc sử dụng kinh phí theo kế hoạch đượcduyệt

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo Trung tâm.+ Quản lý viên chức theo phân cấp và tài sản được giao

- Phòng Hồ sơ nghiệp vụ: 7 người

Chức năng: Giúp Giám đốc Trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm traviệc thực hiện về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ trongtoàn Ngành; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan BHXH Việt Nam theoquy định

Nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Giúp Giám đốc xây dựng các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ

hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ trong toàn Ngành và tổ chức thực hiện

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ đến hạn nộp lưu từ cácđơn vị trực thuộc; phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu và tổ chứclưu trữ theo quy định

+ Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra BHXH tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương trong việc thực hiện quy định về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệuhành chính, nghiệp vụ

+ Xây dựng nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng và tham gia đàotạo, bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp

vụ đối với công chức, viên chức của Ngành

+ Nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành

chính, nghiệp vụ.

+ Phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ cho các tổ chức và cá nhân theo quyđịnh

+ Thực hiện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định

+ Thực hiện chế độ bảo mật, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;thống kê, tổng hợp, báo cáo theo quy định

- Phòng Hồ sơ hưởng BHXH: 10 người

Chức năng: Giúp Giám đốc Trung tâm hướng dẫn, quản lý, kiểm tra côngtác lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH trong Ngành, trực tiếp quản lý, lưutrữ và khai thác hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hàng tháng theo quy định

Nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng các văn bản hướng dẫn về nghiệp

vụ lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH trong toàn Ngành và tổ chức thựchiện

+ Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục, tính pháp lý và quản lý, lưu trữ hồ sơ, phiếuđiều chỉnh (nếu có), cơ sở dữ liệu của các đối tượng hưởng BHXH hàng tháng

do BHXH tỉnh và lực lượng vũ trang chuyển đến

+ Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra BHXH tỉnh trong việc thực hiện quyđịnh về công tác lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH

+ Nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hồ sơ hưởng cácchế độ BHXH

+ Phục vụ khai thác hồ sơ hưởng các chế độ BHXH cho các tổ chức, cánhân theo quy định

+ Xây dựng nội dung đào tạo, bồi dưỡng và tham gia đào tạo, bồi dưỡng,tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH đối với công chức,viên chức của Ngành

+ Giúp Giám đốc phối hợp với các đơn vị giải quyết khiếu nại, tố cáo đốivới người hưởng chế độ BHXH khi có yêu cầu

+ Thực hiện chế độ bảo mật, bảo quản an toàn hồ sơ hưởng chế độ BHXH+ Thực hiện chế độ thống kê, tổng hợp, báo cáo theo quy định

Sơ đồ bộ máy hoạt động của Trung tâm Lưu trữ

- Giám đốc quản lý chung và trực tiếp quản lý phòng Tổ chức - Hành chính

- Phó Giám đốc 1 quản lý phòng Hồ sơ nghiệp vụ

- Phó Giám đốc 2 Phụ trách quản lý hồ sơ hưởng BHXH

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ

Các Phó Giám đốc

- Phòng TC -HC

- Phòng Hồ sơ nghiệp vụ

- Phòng Hồ sơ hưởng BHXH

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ BHXH

Việt Nam 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan

- Quyết định 1288/QĐ-BHXH ngày 30/10/2009 về việc ban hành Quyđịnh thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trực thuộc, tổ chức Đảng, đoàn thể

cơ quan BHXH Việt Nam thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ

- Quyết định 1538/QĐ-BHXH ngày 22/12/2011 về việc quy định thời hạnbảo quản tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam

- Quyết định số 778/QĐ-BHXH ngày 30/7/2012 của Tổng Giám đốcBHXH Việt Nam về việc ban hành phần mềm ứng dụng "Quản lý đối tượnghưởng BHXH hàng tháng " phiên bản 3.0

- Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 ban hành Quy định vềcông tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam

- Quyết định số 01/QĐ-BHXH ngày 03/01/2014 của Tổng Giám đốcBHXH Việt Nam về việc ban hành quy định về hồ sơ và quy trình giải quyếthưởng các chế độ BHXH

- Công văn 2004/BHXH-LT ngày 30/5/2012 về việc tăng cường công táclưu trữ

- Công văn số 2301/BHXH-LT ngày 24/6/2013 của BHXH Việt Nam vềviệc chỉ đạo công tác nộp hồ sơ lưu trữ

- Công văn 1576/BHXH-LT ngày 27/4/2015 về việc kế hoạch thu thập tàiliệu vào Trung tâm lưu trữ 2015

- Công văn số 770/BHXH-LT ngày 12/5/2015 của BHXH Việt Nam ứngdụng phần mềm "Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng phiên bản 3.0

- Công văn số 616/BHXH-LT ngày 03/3/2015 của BHXH Việt Nam vềviệc rà soát hồ sơ hưởng BHXH trước năm 1995

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức

Phòng Hồ sơ nghiệp vụ có chức năng quản lý 01 kho hồ sơ nghiệp vụ; 02kho hồ sơ hưởng BHXH tại tầng 3,4 Trong 03 kho đang chứa 352 giá cố định

lưu trữ 2929,5 mét giá hồ sơ, tài liệu (trong đó 2.230 mét giá hồ sơ hưởngBHXH và 699,5 mét giá hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ)

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan

Tính đến hết 31/3/2014 Trung tâm đang quản lý và lưu trữ 3.571.523 hồ

sơ hưởng BHXH đã được nhập vào phần mềm, định vị quản lý lưu trữ và khaithác trên máy vi tính đồng thời được bảo quản trong các hộp, xếp trên giá vàquản lý lưu trữ theo quy định Việc quản lý lưu trữ và khai thác hồ sơ hưởngBHXH của đơn vị trên máy tính đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của Ngành,phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác của các tổ chức, cá nhân trong và ngoàiNgành

Trung tâm đã phối hợp với Trung tâm Thông tin xây dựng Đề án "Xâydựng và hoàn thiện phần mềm quản lý hồ sơ hưởng BHXH" trong toàn Ngành

và Đề án đã hoàn thành trong năm 2012 Hiện nay, phần mềm quản lý lưu trữ hồ

sơ hưởng BHXH thống nhất toàn Ngành được quy định tại Quyết định số778/QĐ-BHXH ngày 30/7/2012 của BHXH Việt Nam về việc ban hành phầnmềm ứng dụng "Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng" phiên bản 3.0

Tuy nhiên, do trục trặc đường truyền Internet nên dữ liệu của một sốBHXH tỉnh, thành phố chuyển đến chưa đúng thời gian quy định; một số BHXHtỉnh, thành phố do điều kiện cơ sở vật chất chưa đảm bảo nên chậm áp dụngchương trình phần mềm 3.0 vào việc quản lý lưu trữ hồ sơ; một số BHXH tỉnhthành phố gửi thiếu hồ sơ giải quyết hàng tháng ảnh hưởng đến công tác kiểmtra, lưu trữ hồ sơ tại Trung tâm

2.1.4 Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ

Hàng năm Trung tâm Lưu trữ phối hợp với Trường Đào tạo nghiệp vụBHXH xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ và tổ chức triểnkhai, cụ thể:

Năm 2005, tổ chức 02 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho 160 cán bộ làm côngtác lưu trữ Năm 2011, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho 71 cán bộ làm công táclưu trữ Năm 2013, tổ chức lớp tập huấn cho 170 viên chức gồm lãnh đạo phòngTiếp nhận và Quản lý hồ sơ phụ trách công tác lưu trữ, các viên chức làm côngtác lưu trữ tại BHXH các tỉnh, thành phố, viên chức làm văn thư tại đơn vị thuộc

BHXH Việt Nam.

Năm 2014, tổ chức mở lớp đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho 93 học viên làviên chức làm công tác lưu trữ thuộc phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ BHXHcác tỉnh, thành phố và các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, trong thời gian 5ngày từ ngày 29/7 đến ngày 02/8/2014 tại thành phố Đà Nẵng

Trung tâm đã xây dựng khung chương trình đào tạo nghiệp vụ lưu trữ gửicho Trường đào tạo để tổng hợp, xây dựng hoàn thiện Đề án Khung chươngtrình đào tạo nghiệp vụ của Ngành

2.1.5 Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại Trung tâm Lưu trữ

Hàng năm, một trong những công tác trọng tâm của Trung tâm Lưu trữ làkiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại BHXH các tỉnh, thành phố Mỗi nămkiểm tra 12 đến 20 BHXH tỉnh, thành phố trong 3 năm gần đây đã kiểm tra 47lượt: Năm 2011 kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ tại 12 BHXH tỉnh, thành phố;năm 2013 tại 15 BHXH tỉnh, thành phố; năm 2014 tại 20 BHXH tỉnh, thànhphố; năm 2015 tại 15 BHXH tỉnh, thành phố (trong đó 06 tháng đầu năm Trungtâm lưu trữ thành lập đoàn đi kiểm tra hướng dẫn được 03 BHXH tỉnh, thànhphố và đã có kết luận sau kiểm tra)

Qua kiểm tra hầu hết BHXH tỉnh bố trí cán bộ lưu trữ nhưng đa số chưađược đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, tại một số BHXH tỉnh cán bộ làmlưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm Bố trí kho bảo quản hồ sơ, diện tích kho chật,hẹp, phân tán, một số tỉnh chưa quan tâm đến việc trang bị công cụ, dụng cụthực hiện nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định (Hộp, Giá bảo quản)

Về hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng được quản lý tập trung, khoa học theođúng quy định; tuy nhiên về hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ tại một số tỉnhchưa quản lý vào một đầu mối mà vẫn do phòng chức năng quản lý, phổ biếnnhững tài liệu hết hạn bảo quản nhưng chưa được đưa ra xem xét để tiêu hủy

2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ

Phục vụ tốt cho công tác hành chính về công tác lưu trữ tại Trung tâmLưu trữ, lãnh đạo Ngành phối hợp lãnh đạo Trung tâm đã xây dựng những đề ánhợp tác lưu trữ với quốc tế, nhất là trong thời kỳ hội nhập Với mục đích giaolưu, học hỏi kinh nghiệm cộng đồng lưu trữ quốc tế, cụ thể hơn là đối với hoạtđộng lưu trữ một số nước trên thế giới Qua đó, cải thiện và ngày càng hiện đại

hóa công tác lưu trữ tại đơn vị.

Ví dụ: Các nước Hàn Quốc, Mông Cổ và lãnh đạo Trung tâm tổ chứcnhững buổi đi tham quan cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Hàng năm Trung tâm Lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu

đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan, cụ thể:

Tính đến nay Trung tâm Lưu trữ có tổng số 26 cán bộ, Trung tâm đượcgiao sử dụng: 1.050m2 vị trí từ tầng 2,3,4,5 Tòa nhà 11 tầng Trụ sở 150 PhốVọng Trong đó diện tích kho lưu trữ: 740m2 (03 kho lưu trữ gồm: 01 kho hồ sơnghiệp vụ tầng 5; 02 kho hồ sơ hưởng BHXH tại tầng 3 và 4)

Đối với công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hằngnăm, Trung tâm tiếp nhận từ 120.000 đến 160.000 hồ sơ hưởng BHXH của cácđịa phương gửi về lưu trữ, các địa phương bước đầu thực hiện đúng quy định vềviệc nộp lưu hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng, tổng số hồ sơ đang lưu trữ tạitrung tâm 3.798.654 hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng

Trong 6 tháng đầu năm 2015 Trung tâm đã tổ chức tiếp nhận 93.672 hồ sơhưởng BHXH hàng tháng của 63 BHXH tỉnh, thành phố và BHXH Bộ Quốcphòng, BHXH Công an nhân dân; nhập dữ liệu 141.666 hồ sơ hưởng BHXHhàng tháng, tổ chức chỉnh lý và lưu kho hồ sơ; ghép phiếu điều chỉnh vào hồ sơhưởng BHXH theo quy định

Phòng Hồ sơ nghiệp vụ hằng năm đều xây dựng kế hoạch phối hợp vớicác đơn vị xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ; chuẩn bị kho

và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Trung tâm Lưu trữ thu

từ các đơn vị khoảng 100 đến 200 mét hồ sơ, tài liệu

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam đảm bảo cácnguyên tắc sau: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phântích chức năng, thông tin và sử liệu học.

Để xác định giá trị tài liệu được chính xác, đảm bảo tính khách quan vàkhoa học Trung tâm căn cứ đồng thời các tiêu chuẩn sau đây: Nội dung của tàiliệu, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu, Ý nghĩacủa sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, Mức độ toàn vẹn củaphông lưu trữ, Hình thức của tài liệu, Tình trạng vật lý của tài liệu

Việc xác định giá trị tài liệu đạt được các yêu cầu sau: Xác định tài liệucần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số năm cụthể, xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy

Đối với tài liệu điện tử đáp ứng các yêu cầu: Bảo đảm độ tin cậy, tínhtoàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu được khởi tạo lần đầu dướidạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh; thông tin chứa trong tài liệu lưu trữđiện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh

Thời hạn bảo quản tài liệu: Theo Quyết định 1538/QĐ-BHXH ngày

22/12/2011 về việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH ViệtNam

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễnđược bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữlịch sử có thẩm quyền thu thập khi đến hạn theo quy định về thời hạn nộp lưu tàiliệu và thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

Tài liệu bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạnđược bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống

kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét quyết định tiếptục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy

Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, thành lập Hội đồng xác định giá trịtài liệu Hội đồng được thành lập để tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan BHXH

trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ

cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữlịch sử và loại tài liệu hết giá trị

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan BHXH ViệtNam bao gồm:

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ: Chủ tịch Hội đồng

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên

- Đại diện đơn vị am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị: Ủyviên

- Đại diện Phòng Hồ sơ nghiệp vụ hoặc Đại diện Phòng Hồ sơ hưởngBHXH: Thư ký Hội đồng

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy là tài liệu có thông tin trùng lặphoặc hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt độngthực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử

Việc xét và tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:Lập danh mục tài liệu hết giá trị, Danh mục tài liệu hết giá trị được lậptrong hai trường hợp sau:

- Trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành cáctập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danhmục tài liệu hết giá trị

- Trong khi xem xét loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quảnthống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị

Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

Trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, xem xét hồ sơ về việc tiêu hủytài liệu hết giá trị gồm: Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Danh mục tài

liệu hết giá trị; Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Danh mục hồ sơ, tài liệu giữlại; Danh mục quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan họp để thảo luận, kiểm trathực tế tài liệu (nếu cần), biểu quyết về danh mục tài liệu giữ lại, danh mục tàiliệu hết giá trị và lập biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng.Biên bản được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan

và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị

Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy: Thẩm tra tài liệu hết giá trịbảo quản tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước thực hiện Căn cứ kết luận của Hội đồng Xác định giá trị tài liệu và ýkiến thẩm tra của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền, Lưu trữ cơ quan phảihoàn thiện hồ sơ và trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXHtỉnh ra quyết định tiêu hủy tài liệu

Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của Tổng Giám đốc BHXH ViệtNam, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau: Đónggói tài liệu hết giá trị, lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lýkho lưu trữ và người thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện tiêu hủy tàiliệu hết giá trị: Có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nướchoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế, lập biên bản vềviệc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ, hồ sơ hủy tàiliệu hết giá trị gồm có: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giátrị; Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; Vănbản đề nghị thẩm tra; Văn bản thẩm tra, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy