Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ BHXH
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng Trung tâm Lưu trữ thực hiện từ năm 2010 đến 2014 cụ thể như sau:
S T T
Chỉ tiêu Đơn vị
(mét) năm
2010 snăm
2011 năm
2012 năm
2013 năm 2014 1 Tiếp nhận tài liệu vào
Trung tâm lưu trữ mét 205 305 11 176.5 58.25
2 Đã chỉnh lý hoàn chỉnh (tổng số mét)
mét 05 10 130 102.5 58.25
3 Tổng số mét hồ sơ, tài liệu
có (kể cả chưa chỉnh lý) mét 05 510 521 697.5 755.75
- Khai thác, cung cấp hồ
sơ, tài liệu Hồ sơ 40 65 100 471 539
Thực hiện chỉnh lý: Nửa đầu năm 2015 Trung tâm tiếp tục chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2008 đến 2013. Khối tài liệu khoảng 30 mét giá bao gồm: Tài liệu của khối Văn phòng và tài liệu chuyên môn của các Ban. Căn cứ theo kế hoạch công tác năm của Trung tâm cũng như chức năng, nhiệm vụ của các phòng Trưởng phòng Hồ sơ nghiệp vụ ban hành Công văn về việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ Trung tâm đến hạn phải nộp lưu. Dù chưa lập được bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ nhưng các cán bộ chỉnh lý của Trung tâm đã tiến hành chọn phương án phân loại tài liệu cho Phông lưu trữ BHXH Việt Nam theo phương án: "Thời gian - Cơ cấu tổ chức " cụ thể như sau:
Bước 1. Phân chia tài liệu thành các nhòm lớn mỗi nhóm tương ứng với một năm
1. năm 2008 3. năm 2010 5. năm 2012 2. năm 2009 4. năm 2011 6. năm 2013
Bước 2. Phân chia tài liệu từ các nhóm lớn thành các nhóm vừa (tương ứng cơ cấu tổ chức)
1.1. Văn phòng
1.2 Ban Kế hoạch tài chính - xây dựng cơ bản 1.3 Ban Tài chính kế toán
1.4. Trường Đào tạo nghiệp vụ BHXH 1.5 Ban Kiểm tra
1.6 Ban Thu
1.7 Ban Tổ chức Cán bộ 1.8 Ban Pháp chế
1.9 Tạp chí BHXH 1.10 Ban Tuyên truyền
1.11. Ban Thực hiện chính sách BHXH 1.12. Ban Thi đua khen thưởng
1.13 Ban Quản lý dự án CNTT 1.14 Trung tâm lưu trữ
1.15 Viện Nghiên cứu khoa học
1.16 Ban Thực hiện chế độ chính sách
Bước 3. Chia tài liệu từ các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ (tương ứng nhóm hồ sơ, tài liệu)
1.1.1 Tài liệu tổng hợp
1.1.2 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê 1.1.3 Tài liệu tổ chức cán bộ, đào tạo
1.1.4 Tài liệu lao động, tiền lương 1.1.5 Tài liệu tài chính, kế toán 1.1.6 Tài liệu xây dựng cơ bản 1.1.7 Tài liệu khoa học công nghệ
1.1.8 Tài liệu hợp tác quốc tế
1.1.9 Tài liệu thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo 1.1.10 Tài liệu thi đua, khen thưởng
1.1.11 Tài liệu tuyên truyền báo, tạp chí
1.1.12 Tài liệu pháp chế, tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ và quản trị công sở
1.1.13 Tài liệu thu, chi, cấp sổ, thẻ, thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BHTN và quản trị công sở
1.1.14 Tài liệu của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên cơ quan Bước 4. Chia tài liệu từ các nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn (tương ứng với hồ sơ)
1.1.1.1 Hồ sơ xây dựng văn bản trình cơ quan cấp trên ban hành năm 2008
1.1.1.2 Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan
1.1.1.3 Hồ sơ thực hiện thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện Cụ thể khối tài liệu của Trung tâm trong từng năm được phân loại như sau 1. Năm 2008
1.1. Văn phòng
1.1.1 Tài liệu tài chính kế toán
1.1.1.1 Tài liệu, chứng từ về thỏa thuận số 02/BHXH-TT giữa BHXH Việt Nam và Trung ương Hội Nông dân Việt Nam về tuyên truyền chính sách BHXH, BHYT năm 2008
1.1.2 Tài liệu tuyên truyền, báo, tạp chí
1.1.2.1 Biên bản nghiệm thu thỏa thuận hợp tác số 06/2008/BHXH-TT giữa BHXH và Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam về việc tuyên truyền chính sách BHYT, BHXH, BHTN năm 2008
1.2 Ban Kế hoạch tài chính - xây dựng cơ bản 1.2.1 Tài liệu tài chính kế toán
1.2.1.1 Dự toán xây dựng trụ sở BHXH huyện Châu Thành, tỉnh An Giang năm 2008
1.3 Ban Tài chính kế toán 1.3.1 Tài liệu tài chính, kế toán
1.3.1.1 Báo cáo quyết toán tài chính năm 2008 của Ban Quản lý dự án Wbank
1.3.1.2 Báo cáo quyết toán tài chính 4 quý năm 2008 của Viện Khoa học 1.4 Trường Đào tạo nghiệp vụ BHXH
1.4.1Tài liệu tổ chức cán bộ
1.4.1.1 Hồ sơ đào tạo giám định viên BHYT cho cán bộ làm công tác giám định trong ngành năm 2008
1.4.1.2 Hồ sơ lớp bồi dưỡng quản lý nhân lực chương trình chuyên viên cao cấp cho cán bộ ngành BHXH năm 2008
1.5 Ban Kiểm tra
1.5.1 Tài liệu thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại tố cáo
1.5.1.1 Hồ sơ kiểm tra các tỉnh Phú Thọ, Quảng Trị, Hải Dương năm 2008
1.5.1.2 Hồ sơ kiểm tra các tỉnh Quảng Nam, Bình Định, Hải Dương 2008 1.6 Ban Thu
1.6.1 Tài liệu tài chính kế toán
1.6.1.1 Báo cáo tổng hợp Thu BHXH quý I-IV/2008 và báo cáo năm 2008 của BHXH tỉnh Hà Tĩnh
1.6.1.2 Báo cáo tổng hợp Thu BHXH quý I-IV/2008 và báo cáo năm 2008 của BHXH tỉnh Hậu Giang