Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam và đề xuất khuyến nghị
3.3. Một số khuyến nghị đối với cơ quan, tổ chức
3.3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động, đơn vị hình thành nên một khối lượng tài liệu lớn, có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của Ngành và khối tài liệu này là một trong những nguồn nộp lưu rất quan trọng vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ, tất cả các cơ quan, tổ chức đều phải có trách nhiệm tổ chức khoa học; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan mình. Lãnh đạo Ngành quan tâm đến đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ, tiếp tục đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ trực tiếp làm lưu trữ của Ngành, nhất là những cán bộ mới tuyển vào Trung tâm (tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn về công tác lưu trữ) để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; có văn bản Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam chuẩn bị tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ theo quy định; tổ chức cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm thường xuyên tham dự các lớp tập huấn triển khai nghiệp vụ của Ngành để cán bộ có đầy đủ kiến thức thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn; Lãnh đạo Ngành cần quan tâm hơn cán bộ quản lý của Trung tâm được tham gia đào tạo, hội thảo, hội nghị và thăm quan học tập ở nước ngoài...
3.3.2. Đối với Trung tâm lưu trữ Về cơ sở vật chất , an toàn kho
Đầu năm 2013 diện tích kho lưu trữ hết, hồ sơ tài liệu tiếp nhận mới phải để trong phòng làm việc, Trung tâm đề nghị với lãnh đạo Ngành xin thêm diện tích kho từ năm 2012 đến tháng 8/2013 mới được bố trí thêm 90m2 diện tích phòng làm việc tăng thêm 119m2 diện tích kho lưu trữ hồ sơ hưởng. Trung tâm đã phải sắp xếp phòng làm việc, động viên bố trí cán bộ đảm bảo công việc thường xuyên của đơn vị vừa chuyển dịch sắp xếp lại 02 kho lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH cho khoa học, thuận tiện.
Tuy nhiên, với tốc độ như hiện nay kho lưu trữ hiện tại chỉ đủ diện tích lưu hồ sơ đến hết năm 2015
Tại Trung tâm lưu trữ công tác phòng chống cháy nổ còn có một số bất cập như: Hệ thống chữa cháy chưa được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ. Phòng làm việc ở cùng tầng ăn ảnh hưởng sức khỏe và không gian làm việc của cán bộ.
Trung tâm động viên các cán bộ cố gắng khắc phục, thực hiện nghiêm túc quy định về phòng chống cháy nổ, để đảm bảo an toàn kho hồ sơ tài liệu và cán bộ làm việc hiệu quả.
Máy chủ quá tải nên không đáp ứng được yêu cầu khi nhập dữ liệu và khai thác hồ sơ tài liệu khi có nhu cầu, gây nên việc chậm nhập dữ liệu để quản lý hồ sơ. Trung tâm cần thực hiện việc sao lưu dữ liệu và đề xuất với Lãnh đạo ngành cho máy chủ để lưu trữ, khi được Lãnh đạo ngành đồng ý chủ trương Trung tâm cần chủ động bàn với đơn vị liên quan, phương án giải quyết sử dụng máy chủ do Trung tâm quản lý.
Về chuyên môn nghiệp vụ
Đối với hồ sơ hưởng BHXH: BHXH Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân do đặc thù của ngành không thực hiện việc chuyển dữ liệu về Trung tâm theo quy định nên việc nhập dữ liệu và tổ chức lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH mất nhiều thời gian. Trung tâm trao đổi bàn phương án giải quyết chưa có kết quả.
Đối với hồ sơ tài liệu hành chính, nghiệp vụ: Cán bộ chuyên môn của Ban Nghiệp vụ chưa có ý thức lập hồ sơ công việc nên khi kết thúc công việc không đảm bảo đủ thành phần tài liệu trong hồ sơ để giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Việc Chỉnh lý tài liệu chưa được lập hồ sơ mất nhiều thời gian và kết quả không cao. Cần khắc phục tồn tại trên, Trung tâm cần tham mưu xây dựng văn bản quy định rõ trách nhiệm lập hồ sơ công việc và tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Ngành và kịp thời tổ chức tập huấn, hướng dẫn, chỉ đạo địa phương nghiêm túc thực hiện.
Chưa có phần mềm ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ Trung tâm đã sắp xếp hồ sơ tài liệu và xếp vào kho, sử dụng chương trình Excel để quản lý lưu trữ.
3.3.3. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường
Ngày nay, đất nước chúng ta đang phải đối mặt với nhiều thách thức của thời kỳ hội nhập quốc tế, thật khó khăn khi đoán định diện mạo của công tác lưu trữ tương lai vì ngày nay cùng với công nghệ thông tin đang phát triển, nhiều loại hình tài liệu đang xuất hiện, nhiều cách thức lưu trữ mới được ra đời. Trang bị những gì để sinh viên có thể tham gia vào các hoạt động của các kho thông tin khổng lồ, đối với nhà trường đào tạo chuyên ngành này thực sự khó có lời giải đúng đắn.
Khoa Văn thư - Lưu trữ là nơi đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, là nơi cung cấp nhân sự cho các cơ quan, tổ chức hành chính Nhà nước, các doanh nghiệp…nơi có công tác lưu trữ. Bởi vậy, trước hết bộ môn lưu trữ cần phải nghiên cứu và đưa vào chương trình giảng dạy cả những môn học có tính chất bổ trợ và những môn học mang tính chất lý luận chuyên sâu hơn về nghiệp vụ lưu trữ.
Tuy nhiên, so với kiến thức giảng dạy trên nhà trường thì nghiệp vụ thực tế tại các cơ quan, tổ chức có rất nhiều điểm khác nhau. Đồng thời, ở các cơ quan, tổ chức thì mô hình công tác lưu trữ đã có những điểm khác nhau. Bởi vậy, giáo viên trong khoa cần nghiên cứu, tìm hiểu thực tế sâu hơn ở nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác nhau để tổng hợp chung nhất kiến thức về nghiệp vụ lưu trữ. Giúp sinh vên nắm bắt kiến thức ở nhiều mô hình lưu trữ khác nhau. Tránh tình trạng bỡ ngỡ khi tiếp xúc với công tác lưu trữ ở bất cơ quan nào.
Đồng thời khoa lưu trữ, nhà trường lên kế hoạch giới thiệu nhiều mô hình lưu trữ ở các cơ quan tổ chức, giúp sinh viên đi thực tế, cọ sát ở nhiều nơi, rút ra những nhận xét và kinh nghiệm cho riêng bản thân mình hơn. Có thể rút ngắn chương trình giảng dạy lý thuyết trên lớp thay bằng những buổi khảo sát thực tế tại cơ quan lưu trữ dưới sự hướng dẫn, giới thiệu của giáo viên hoặc cán bộ lưu trữ tại cơ quan nhằm nâng cao nhận thức hơn đối với sinh viên về lưu trữ học.
Mặt khác, giới thiệu cho sinh viên nhiều chương trình quản lý lưu trữ trong tin học để sinh viên được mở rộng kiến thức hơn. Điều này có ý nghĩa cực kỳ quan
trọng đối với sinh viên khi ra trường, tránh vận dụng lý thuyết trên sách vở một cách máy móc, rập khuôn trong quá trình công tác sau này.
Mặt khác, lớp ĐHLT lưu trữ có nhiều sinh viên liên thông cao đẳng trái ngành sang ngành lưu trữ (ngành quản trị văn phòng, hành chính văn thư…) nên nhiều kiến thức chuyên sâu về lưu trữ vẫn chưa thực sự nắm bắt được rõ ràng nhất. Mặt khác, có những môn học được lặp lại với chương trình cao đẳng nên dễ gây nhàm chán cho sinh viên trong quá trình học tập. Chính vì vậy, giáo viên trong khoa cần thay vào đó những môn học có tính chất chuyên sâu hơn, hoặc thay bằng những buổi thảo luận hoặc khảo sát thực tế. Đồng thời, có những trao đổi với sinh viên hơn trong quá trình thực tập nhằm giải đáp những thắc mắc của sinh viên khi mới tiếp cận với công việc tại cơ quan thực tập.
Bên cạnh đó, sinh viên lớp lưu trữ đã có nhiều người đi làm tại các cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ. Chính vì thế, giáo viên cần phải kết hợp với sinh viên để có những buổi đàm thoại trên lớp về công việc văn thư lưu trữ tại cơ quan mình. Cũng như mời các cán bộ lưu trữ tại những cơ quan có công tác lưu trữ tốt đến tham dự những buổi đàm thoại nói chuyện với sinh viên để giải đáp những thắc mắc cũng như giúp sinh viên tiếp cận sâu hơn hơn về công tác lưu trữ thực tế tại các cơ quan.
Trên đây là một số đóng góp của cá nhân tôi, với tư cách là một sinh viên đang hoàn thành chương trình học tập tại trường. Có thể thấy rằng những kết quả mà sinh viên chúng tôi có được ngày hôm nay chính là nhờ có sự giảng dạy nhiệt tình cũng như tình cảm mà các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư - Lưu trữ đã dành cho chúng tôi. Việc xây dựng được một nền hành chính vững mạnh trong đó có công tác lưu trữ đóng vai trò nòng cốt không chỉ là mong muốn của Nhà nước nói chung mà còn là mong muốn của các giảng viên, sinh viên Khoa Văn thư lưu trữ. Và trong suốt những năm qua các thầy cô cũng đang cố gắng để góp phần hoàn thiện hơn công tác này tại nước ta bằng cách đào tạo nên những cử nhân giỏi, những cán bộ tương lai của ngành.
Cùng với những mong muốn đó, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số đóng góp với hy vọng tương lai gần nội dung đào tạo cũng như phương pháp giảng dạy của Khoa cũng như của trường sẽ có nhiều đổi mới nhằm phù hợp hơn với tình hình thực tế và nhu cầu của xã hôi trong công cuộc hội nhập quốc tế của đất nước.