Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam và đề xuất khuyến nghị
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan
Tên phông tài liệu: Cơ quan BHXH Việt Nam
Giới hạn thời gian của tài liệu: Trong quá trình thực tập tôi chọn khối tài liệu từ năm 1995-2005.
Khối lượng tài liệu: Gần 700 mét Thành phần và nội dung tài liệu:
+ Thành phần tài liệu: Chủ yếu tài liệu của các Ban Nghiệp vụ, các đơn vị sản sinh trong quá trình giải quyết công việc.
+ Nội dung của tài liệu: Khảo sát từ năm 1995 - 2005
Ví dụ: Chỉnh lý khối tài liệu của Ban Tổ chức cán bộ bao gồm:
- Tài liệu tổ chức cán bộ, đào tạo
- Hồ sơ bổ nhiệm cán bộ quản lý BHXH các tỉnh, thành phố năm 2008 - Quyết định nâng lương BHXH các tỉnh, thành phố năm 2008
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan
3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ
Tiếp tục tổ chức phổ biến, tuyên truyền các văn bản về công tác lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức nhằm nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ mà trọng tâm là tổ chức quán triệt các Nghị định của
Chính phủ về công tác lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành các Nghị định do các cơ quan Nhà nước ban hành.
BHXH Việt Nam cần đưa công tác giao nộp tài liệu lưu trữ hàng năm vào tiêu chuẩn bình xét thi đua, tuyên dương, biểu dương những đơn vị và cá nhân làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó nhắc nhở, chấn chỉnh đối với các đơn vị, cá nhân không thực hiện tốt công tác này.
3.2.2. Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ
Tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ của Ngành.
Bởi việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ, nhất là các văn bản quy định nguyên tắc, chế độ cơ bản đối với công tác này quan trọng.
Xây dựng, ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Quy định Danh mục tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Khối lượng tài liệu đến hạn nhưng chưa được thu thập còn nằm rải rác ở các đơn vị khá lớn.
3.2.3. Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Để đánh giá đúng thực trạng, tình hình của công tác lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả, kiểm điểm làm rõ những mặt làm được, những mặt chưa được. Qua đó kịp thời biểu dương các tập thể, cá nhân có thành tích tốt trong công tác, rút kinh nghiệm đối với tập thể, cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ; nâng cao và phát huy tốt hơn nữa vai trò quản lý, chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị đối với công tác lưu trữ.
3.2.4. Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ tại đơn vị
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ, Lãnh đạo Ngành và Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ cần quan tâm đầu tư cho hệ thống kho tàng để bảo quản đủ số lượng và an toàn lâu dài đối với tài liệu lưu trữ. Kho lưu trữ cần được xây dựng theo tiêu chuẩn, đúng quy định. Hiện nay các phòng kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ đang được mở rộng, nâng cấp cải tạo phù hợp với thông số kỹ thuật mà Cục Văn thư, Lưu trữ đã hướng dẫn.
3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ cần tăng cường hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của các đơn vị, qua đó tập trung ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành từ Lãnh đạo đơn vị tới chuyên viên; cập nhật sử dụng văn bản điện tử; sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin, cập nhật thông tin, đăng tải và tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Ngành. Giúp việc khai thác và tra cứu hồ sơ, tài liệu nhanh chóng mang lại hiệu quả cao đôi khi không cần khai thác trực tiếp bằng tài liệu giấy.
3.2.6. Giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ
Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.
Bố trí biên chế, cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ. cần chủ động tổ chức thực hiện các lớp tập huấn chuyên sâu về công tác lưu trữ. Để nâng cao chất lượng hiệu quả của tập huấn cần làm tốt các việc như:
+ Biên soạn tài liệu hướng dẫn.
+ Hàng năm tổ chức các lớp tập huấn.
+ Cần bố trí nội dung hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ. Không những thế, cơ quan tổ chức các buổi tọa đàm, tổng kết thực tiễn, đúc rút kinh nghiệm hay để phổ biến, nhân rộng trong toàn cơ quan, đơn vị.
Chính sách, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ
Lãnh đạo Ngành và lãnh đạo Trung tâm cần quan tâm, có chính sách động viên, khuyến khích kịp thời đối với những công chức, viên chức có năng lực, nhiệt tình trong công tác lưu trữ. Đặc biệt quan tâm hơn đến việc bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm hoặc xét thi đua, khen thưởng đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các đơn vị.