MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không miền Bắc. 4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không miền Bắc. 4 II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan. 6 1. Vị trí và chức năng 6 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 8 I. Hoạt động quản lý 8 1. Xây dựng ban hành văn bản 8 2. Thực trạng mô tả 11 II. Hoạt động nghiệp vụ 13 1. Thu thập 13 2. Chỉnh lý 13 3. Sắp xếp, thống kê 13 4. Lập công cụ tra cứu 13 5. Bảo quản 13 6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 14 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 15 I. Báo cáo tóm tắt công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 15 II. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 18 III. Một số khuyến nghị 18 PHẦN KẾT LUẬN 22 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN NỘI DUNG 4
Chương I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4
I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không miền Bắc 4
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không miền Bắc 4
II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan 6
1 Vị trí và chức năng 6
2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 8
I Hoạt động quản lý 8
1 Xây dựng ban hành văn bản 8
2 Thực trạng mô tả 11
II Hoạt động nghiệp vụ 13
1 Thu thập 13
2 Chỉnh lý 13
3 Sắp xếp, thống kê 13
4 Lập công cụ tra cứu 13
5 Bảo quản 13
6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 14
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 15
I Báo cáo tóm tắt công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 15
II Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 18
III Một số khuyến nghị 18
PHẦN KẾT LUẬN 22 PHỤ LỤC
Trang 2BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 10 tháng 04 năm 2015
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG LƯU TRỮ HỌC K6 - KHÓA HỌC (2012 - 2015)
LỜI NÓI ĐẦU
Lưu trữ là một ngành khoa học Và việc thực hiện tốt công tác lưu trữuchính là việc áp dụng nhuần nhuyễn công nghệ khoa học vào thực tế Công táclưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong sự hình thành
và phát triển của một đơn vị nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan Đảng vànhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin tài liệu lâu dàinhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và nàh nước ta trên các lĩnhvực: chính trị, văn hóa, kinh tế, xã hội,…
Công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật và bảo vệ an ninh quốc gia Điều đó được chứng minhbằng những cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động đãphản ánh sự thật qua các thời kỳ lịch sử: kháng chiến chống thực dân Pháp và đếquốc Mỹ xâm lược và đặc biệt gần đây nhất với sự tranh chấp biển Đông vớiTrung Quốc Tài liệu lưu trữ là cơ sở cung cấp những thông tin cần thiết, là tưliệu lịch sử, là những bài học quý báu nhằm giáo dục truyền thống cho thế hệhôm nay cũng như mai sau Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữĐảng và nhà nước ta đang có những chính sách hiện đại nhằm quản lý tốt tàiliệu lưu trữ
Sinh thời Bác Hồ dạy : “Học phải đi đôi với hành, lý thuyết phải đi đôivới thực tế” Ở bất kỳ một môi trường nào, khi mà lý luận đi đôi với thực tiễn thìviệc giúp con người vận dụng những lý luận vào thực tiễn một cách khoa học và
Trang 3hiệu quả là vô cùng dễ dàng Nhận thức rõ được điều này, sau khi hoàn thànhsong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên chuyên ngành Lưutrữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập kéo dài 8 tuần Từngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 Đợt thực tập này nhằm giúp cho học sinhxâm nhập với thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụchuyên môn đã học trên lớp Các kỳ thực tập mang lại cho sinh viên những kinhnghiệm và cơ hội tiếp xúc công việc và va chạm với thực tế cuộc sống Đồngthời cũng là cơ hội thử lửa, rèn nghề cho sinh viên, là phép thử ban đầu xemsinh viên đó có đủ năng lực và tố chất với nghề đã chọn hay không Những kháiniệm trừu tượng sẽ có ý nghĩa nếu sinh viên nhận thấy rằng họ trở nên hữu íchkhi mô tả và hiểu được những hiện tượng “thực tế đời thường”.Trên thực tế hoạtđộng học tập, kinh nghiệm khi đi thực tế sẽ khuấy động những câu hỏi trong đầusinh viên và dẫn đến học tập tích cực Quan trọng hơn cả là kinh nghiệm thực tế
có thể gắn kết học tập, tư duy và hành động Những kinh nghiệm đi thực tế sẽkhông chỉ cổ vũ sinh viên học những nội dung có trong học phần hiện tại màcòn tăng sự thích thú nội tại của sinh viên khiến họ muốn học tập sâu hơn
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Cảng Vụ hàngkhông Miền Bắc, tôi đã có được đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũngnhư việc thực hành các nội dung mà bản đề cương nêu ra Thời gian thực tập 8tuần, là khoảng thời gian không dài nhưng đã đem lại cho tôi những kết quả có ýnghĩa quan trọng và hết sức quý giá Dưới sự hướng dẫn, giúp đỡ của cán bộVăn phòng, tôi đã học hỏi được phong cách làm việc của cán bộ Văn thư – Lưutrữ cơ quan Một công việc đòi hỏi sự khéo léo nhẹ nhàng và tế nhị giúp đỡ đắclực cho lãnh đạo trong việc giải quyết công việc hàng ngày Là cán bộ Lưu trữtrong tương lai, đợt thực tập này bản thân tôi đã trang bị cho mình một số kiếnthức cơ bản Trước hết là nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ cũng như tầmquan trọng của công tác lưu trữ đối với cơ quan nói riêng và Đất nước nóichung Song, tôi cũng thấy được sự bất cập trong công tác này ở cơ quan để từ
đó nhận thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của tầng lớp tri thức trẻ như chúngtôi là rất lớn
Trang 4Đợt thực tập này cũng giúp tôi nhìn nhận được nhiều vấn đề, những điểmyếu của bản thân trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệmtrong quá trình thực hiện các thao tác nghiệp vụ lưu trữ để từ đây tôi có thể bổsung những lỗ hổng về nghiệp vụ chuyên môn mà chương trình lý thuyết khôngthể đáp ứng đủ Có thể nói, đợt thực tập giúp tôi có thể cụ thể hóa công việc vànắm chắc kiến thức của mình.
Qua đây tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới các cấp lãnh đạo, cán bộ Vănphòng cùng các ban ngành khác tại Cảng vụ Hàng không miền Bắc đã tạo điềukiện giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ tận tình củacác anh chị trong cơ quan, tôi đã gặt hái được nhiều kết quả cũng như hoànthành báo cáo thuận lợi Đặc biệt tôi chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tìnhcủa chị Trần Thị Nhung – Cán bộ Văn thư- Lưu trữ Song do kiến thức còn hạnchế nên bản báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhậnđược sự góp ý chân thành của các thầy cô giáo trong khoa Văn thư- Lưu trữTrường Đại học Nội vụ Hà Nội
Kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyênmôn mà tôi đúc rút được tại cơ quan thực tập được trình bày cụ thể trong bài báocáo dưới đây:
Báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị.
Trang 5PHẦN NỘI DUNG
Chương I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không miền Bắc.
Cảng vụ hàng không Miền Bắc được thành lập theo Quyết định số2074/CĐ-BGTVT ngày 9/7/2007 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và chínhthức đi vào hoạt động ngày 1/7/2008 Trực thuộc Cục hàng không Việt Nam,Cảng vụ hàng không Miền Bắc quản lý Nhà nước về hàng không dân dụng tạicác cảng hàng không, sân bay khu vực miền Bắc : Nội Bài, Gia Lâm, Cát Bi,Điện Biên, Nà Sản, Vinh và Đồng Hới
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không miền Bắc.
Cảng vụ hàng không Miền Bắc có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau:
a.Vị trí và chức năng của Cảng vụ hàng không
- Cảng vụ hàng không trực thuộc Cục hàng không Việt Nam, là cơquanthực hiện chức năng quản lý nhà nước về hàng không tại cảng hàng không,sân bay
- Cảng vụ hàng không có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấuriêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước, có tên giao dịch viết bằng tiếngAnh là (…) Airports Authority, viết tắt là tên riêng Cảng vụ hàng không AA
b Nhiệm vụ và quyền hạn của Cảng hàng không
Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Hàngkhông dân dụng Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành, Cảng vụ hàngkhông còn có các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
- Xây dựng trình Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam phê duyệt kếhoạch tài chính và tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt
- Xây dựng để Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam trình Bộ trưởng
Bộ Giao thông vận tải phê duyệt kế hoạch biên chế hàng năm; tổ chức thực hiệntuyển dụng và quản lý cán bộ, viên chức theo quy định của Pháp lệnh Cán bộ,
Trang 6công chức; tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chứcthuộc quyền quản lý.
- Tuyên truyền, phổ biến và kiểm tra, giám sát việc thực hiện pháp luật
về hàng không tại cảng hàng không, sân bay
- Cấp thẻ kiểm tra an ninh cho người, giấy phép cho phương tiện vào, ra
và hoạt động tại khu vực hạn chế của cảng hàng không, sân bay theo thẩmquyền
- Chủ trì phối hợp thự hiện nhiệm vụ đảm bảo chuyên cơ tại cảng hàngkhông, sân bay
- Quản lý tài sản, tài chính theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độthống kê; báo cáo theo quy định
- Được quyền trực tiếp quan hệ với tổ chức, cá nhân trong nước và nướcngoài để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Cục trưởng Cục Hàngkhông Việt Nam giao
c Cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không
- Cảng vụ hàng không có Giám đốc, một số Phó Giám đốc giúp việc, cácphòng chức năng và các phòng Đại diện Cảng vụ hàng không tại các cảng hàngkhông, sân bay thuộc quyền quản lý Giám đốc Cảng vụ hàng không chịu tráchnhiệm trước Cục trưởng Cục hàng không Việt Nam và pháp luật toàn bộ hoạtđộng của Cảng vụ hàng không
- Giám đốc Cục hàng không do Cục trưởng Cục hàng không Việt Nam
bổ nhiệm Phó Giám đốc, kế toán trưởng, Trưởng Đại diện Cảng vụ hàng không
do Cục trưởng Cục hàng không Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghịcủa Giám đốc Cảng vụ hàng không Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danhcán bộ còn lại thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộcủa Cục Hàng không Việt Nam
- Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam quyết định thành lập, tổ chứclại, giải thể và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng chứcnăng thuộc Cảng vụ hàng không và các Đại diện Cảng vụ hàng không theo đề
Trang 7nghị của Giám đốc Cảng vụ hàng không.
- Các phòng ban chức năng:
Phòng Quản lý cảng hàng không, sân bay
Phòng Giám sát an ninh Hàng không
- Văn phòng là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc Cảng vụ hàng khôngmiền Bắc về lĩnh vực: công tác hành chính, văn thư, quản trị, đối ngoại, tổnghợp và điều phối hoạt động chung thuộc chức năng, nhiệm vụ và phạm vi quản
lý của Cảng vụ hàng không miền Bắc theo quy định của pháp luật
- Chuẩn bị nội dung báo cáo giao ban định kỳ của Cảng vụ; ghi chép vàthông báo , hướng dẫn thực hiện quyết định, ý kiến chỉ đạo, kết luận của Giámđốc; tổng hợp, thông tin, báo cáo kịp thời kết quả thực hiện cho Giám đốc
- Xây dựng, trình Giám đốc Cảng vụ ban hành nội quy làm việc củaCảng vụ; quy định về trình tự, thủ tục dự thảo, ban hành các văn bản quản lý của
Trang 8Cảng vụ.
- Tiếp nhận , xử lý văn bản đi, đến của Cảng vụ; thực hiện công táchành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ và tổ chức việc quản lý công tác lưu trữ,khai thác tài liệu, công tác thông tin, bảo mật và thực hiện công tác thống kê,báo cáo theo quy định
- Quản lý cơ sở vật chất; đảm bảo trang thiết bị, phương tiện và điều kiệnlàm việc tại trụ sở Cảng vụ và quản lý việc khai thác sử dụng các phương tiện,trang bị, thiết bị, cơ sở vật chất thuộc phạm vi quản lý theo quy định
- Thực hiện công tác đối ngoại, hợp tác quốc tế, biên dịch tài liệu, phiêndịch, đoàn ra, đoàn vào, lễ tân, khánh tiết của Cảng vụ
- Ứng dụng công nghệ thông tin; thực hiện các nhiệm vụ thông tin, khoahọc và công nghệ phục vụ công tác quản lý nhà nước của Cảng vụ;
- Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trường, bảo vệ tại trụ sở làmviệc của Cảng vụ theo nội quy và quy định
- Phối hợp thực hiện việc duy trì trật tự kỷ luật, nội quy làm việc, côngtác phòng cháy chữa cháy tại trụ sở làm việc của Cảng vụ theo quy định
- Phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xãhội, bảo hiểm y tế, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và cácchế độ chính sách khác cho cán bộ công chức, viên chức và người lao độngthuộc Cảng vụ theo quy định của pháp luật
- Thu thập, xử lý các thông tin báo trí về các lĩnh vực hoạt động củaCảng vụ; thực hiện công tác phát ngôn của Cảng vụ
- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị thông báo tin tức hàng không cho các
tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật
- Quản lý đội ngũ cán bộ, viên chức và người lao động thuộc Văn Phòngtheo quy định và phân cấp của Cảng vụ
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Cảng vụ giao
Trang 9CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
I Hoạt động quản lý
1 Xây dựng ban hành văn bản
Công tác ăn thư lưu trữ được Cảng vụ thực hiện dựa trên những văn bảnquy định chung của Pháp luật Việt Nam Những văn bản quy phạm pháp luậtđưa ra là quy định và chuẩn mực để Cảng vụ nói riêng và các cơ quan nhà nướcnói chung thực hiện và làm theo Bao gồm: Luật lưu trữ 01/ 2011/QH13, Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP, Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Thông tư07/2012/TT-BNV, Quyết định 128/QĐ-VTLTNN, Công văn 283/VTLTNN-NVTW Đó là những văn bản quy phạm pháp luật được Cảng vụ thực hiện và ápdụng vào thực hiện và quản lý công tác lưu trữ
Ngoài ra, Cảng vụ hàng không miền Bắc còn ban hành quyết định riêng
áp dụng đối với cơ quan nhằm thực hiện công tác lưu trữ và quản lý công văngiấy tờ sao cho hợp lý và chặt chẽ phù hợp với chức năng nhiệm vụ riêng củamình Ngày 10 tháng 11 năm 2011 Cảng vụ hàng không miền Bắc ký quyết định1121/QĐ-CVMB về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, xây dựng, banhành và quản lý văn bản của Cảng vụ hàng không miền Bắc Tại chương IIItrong quyết định, tại chương II Cảng vụ quy định rõ việc lưu trữ và quản lý vănbản bao gồm từ điều 19 đến điều 22 của chương
Tại điều 19 quy định tài liệu lưu trữ của Cảng vụ :
- Tài liệu lưu trữ bao gồm:
o Các văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành hàng không dân dụng
o Các hồ sơ công việc
o Sổ theo dõi văn bản đi/ đến của Văn thư và của các đơn vị; các đề án,đềtài nghiên cứu khoa học,dự án, hồ sơ công trình; các sơ dồ, bản đò, họa đồ; Băngghi âm, ghi hình, đĩa mềm hoặc các dạng tài liệu khác có chứa nội dung côngviệc;
o Các hồ sơ nhân sự; các hồ sơ Đảng viên, các văn bản của các đoàn thể
Trang 10- Văn phòng tổ chức, thực hiện các tài liệu lưu trữ của Cảng vụ
- Tài liệu phục vụ hoạt động chuyên môn của các đơn vị do các đơn vị tựlưu trữ Hồ sơ nahn sự do phòng kế hoạch- nhân sự lưu trữ; Hồ sơ Đảng viên do
tổ chức Đảng lưu trữ; các văn bản của các đoàn thể do các đoàn thể đó lưu trữ
Việc giao nộp tài liệu lưu trữ được quy định tại điều 20 chương III củaquyết định:
- Các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm:
o Các đơn vị giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào kho lưutrữ của Cảng vụ theo thợi hạn được quy định
o Thông báo cho văn phòng về các hồ sơ công việc và tài liệu lưu trữphải nộp theo danh mục hồ sơ nộp lưu nhưng cần giữ lại để xử lý tiếp Trườnghợp đơn vị hoặc cá nhan cần giữ lại những hồ sơ tài liệu đã đến thời hạn nộp lưuthì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ của Cảng vụ nhưng thời hạn giữ lại khôngđược quá 02 năm
o Các cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặcchuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệmbằng văn bản
o Thực hiện việc đánh giá và tiêu hủy các văn bản, tài liệu có giá trị bảoquản tạm thời
- Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành được quy định:
o Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc
o Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01năm kể từ năm công trình được nghiệm thu cính thức
o Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyếttoán
o Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình vàcác loại tài liệu khác: sau 03 tháng kẻ từ khi công việc kết thúc
- Người thực hiện việc lưu trữ của Cảng vụ phải căn cứ danh mục hồ sơ
đẻ nắm tình hình tài liệu ở các đơn vị, bộ phận Văn thư- Lưu trữ đồng thời
Trang 11hướng dẫn đôn đốc việc lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu và tiếp nhận hồ sơ tài liệuvào lưu trữ.
- Bộ phận lưu trữ của Cnagr vụ chỉ tiếp nhận những tài liệu đã đước giảiquyết xong, đã lập thành hồ sơ theo quy định, không nộp lẻ tẻ
- Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 bản biên bản bàngiao tài liệu và 02 bản mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu Đơn vị hoặc cá nhân giaonộp và văn phòng mỗi bên giữ một bản
Tại điều 21 chương III của quyết định quy định việc quản lý tài liệu lưutrữ:
- Văn phòng có trách nhiệm:
o Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của Cảng vụ;
o Tổ chức 01 bộ phận lưu trữ của cơ quan trực thuộc văn phòng
- Bộ phận quản lý của Cảng vụ thực hiện các công việc sau:
o Thu nhận tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ vào quý I hàngnăm
o Thống kê và báo cáo về tài liệu lưu trữ;
o Chỉnh lý,xác định giá trị, sắp xếp và lập danh mục tài liệu để lưu trữvào kho lưu trữ
o Nhập và xử lý các dữ liệu về lưu trữ trong hệ thống máy tính
o Bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ và cá dữ liệu lưu trữ trong
hệ thống máy tính theo quy định của pháp luật
o Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định
o Đề xuất việc thanh lý và hủy bỏ các tài liệu lưu trữ hàng năm theo quyđịnh của pháp luật hiện hành
o Nộp tài liệu lưu trữ cho cơ quan cấp trên theo quy định khi có yêu cầu.Việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại điều 22chương III của quyết định:
- Khai thác sử dụng tài liệu tại Văn thư được thực hiện theo trình tự quyđịnh của Cảng vụ
Trang 12- Khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ của Cảng vụ cũng được thựchiện theo các quy trình chặt chễ để đảm bảo độ bảo mật của tài liệu lưu trữ
Tại điều 22 này Cảng vụ quy định rất rõ ràng trách nhiệm của độc giảkhai thác tài liệu cũng như trách nhiệm của cán bộ văn thư( tại văn thư) và cán
bộ lưu trữ( tai lưu trữ Cảng vụ) và đưa ra nguyên tắc bảo mật tài liệu lưu trữ
- Đã có phòng để lưu trữ hồ sơ của Cảng vụ hàng không miền Bắc
- Đã thực hiện việc lưu trữ tài liệu đối với tài liệu có giá trị lưu trữ củaCảng vụ
- Sổ đi/ đến của Văn thư được lưu trữu tại phòng lưu trữ của cơ quan
- Tài liệu phục vụ hoạt động chuyên môn của các đơn vị do các đơn vị tựlưu trữ
Đó là những hoạt động mà Cảng vụ đã thực hiện được theo quyết định1121/ QĐ-CVMB Nhưng bên cạnh những việc đã thực hiện được theo quyđịnh chung và theo quyết định 1121 thì Cảng vụ còn một số mặt chưa thực hiệnđược
- Chưa thực hiện việc lưu trữ đối với khối tài liệu toàn cơ quan mà chỉlưu trữ tại văn thư
- Chưa thực hiện được điều 21 chương III của quyết định 1121 về việcquản lý tài liệu lưu trữ
- Cảng vụ ban hành quy định việc thực hiện tài liệu chuyên môn của cácđơn vị do các đơn vị tự lưu trữ Nhưng trong quá trình các đơn vị lưu trữ Cảng
vụ phải thực hiện việc quản lý sát sao để tránh tình trạng mất mát hay tài liệu hếtgiá trị vẫn giữ lại gây tốn diện tích Đây là vấn đề Cảng vụ cần xem xét để việcquản lý tài liệu được chặt chẽ hơn