MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Bộ Tư pháp 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp 4 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tư Pháp 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ 5 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ (thuộc Văn phòng Bộ Tư pháp) 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 16 2.1 Hoạt động quản lý 16 2.1.1 Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của Bộ Tư pháp 16 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của Bộ Tư pháp 19 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Bộ Tư pháp 20 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của Bộ Tư pháp 21 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tư pháp 24 2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 25 2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp. 25 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 25 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 29 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 32 2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 35 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 35 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 37 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Bộ Tư pháp và đề xuất khuyến nghị. 41 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 41 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan. 45 3.2.1 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường, nâng cao hiệu quả, tính khoa học của hoạt động lưu trữ 46 3.2.1.1 Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ. 46 3.2.1.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ trong Bộ Tư pháp. 46 3.2.1.3 Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Tư pháp. 47 3.2.1.4 Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ trong Bộ Tư pháp. 47 3.2.1.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 48 3.2.2 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ 48 3.2.2.1 Tiếp tục củng cố, kiện toàn, bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ 48 3.2.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. 49 3.2.2.4 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ. 49 3.2.2.5 Tiếp tục quan tâm, có chính sách, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. 50 3.3 Một số khuyến nghị 50 3.3.1 Đối với Bộ Tư pháp 50 3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường: 53 3.3.2.1 Một vài suy nghĩ của sinh viên sau khi hoàn thành xong chương trình thực tập tốt nghiệp 53 3.2.2.2 Một số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như Khoa Văn thư lưu trữ. 54 KẾT LUẬN 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG .4 Chương 1: Giới thiệu vài nét Bộ Tư pháp 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Tư pháp 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bộ Tư Pháp .4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng lưu trữ (thuộc Văn phòng Bộ Tư pháp) 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 16 2.1 Hoạt động quản lý 16 2.1.1 Việc xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ Bộ Tư pháp 16 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ Bộ Tư pháp 19 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ Bộ Tư pháp 20 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ Bộ Tư pháp 21 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ Bộ Tư pháp 24 2.1.6 Hợp tác quốc tế lưu trữ 25 2.2 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ lưu trữ Bộ Tư pháp .25 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: .25 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 29 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 32 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 35 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 35 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 37 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Bộ Tư pháp đề xuất khuyến nghị .41 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 41 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan .45 3.2.1 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường, nâng cao hiệu quả, tính khoa học hoạt động lưu trữ 46 3.2.1.1 Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ, đặc biệt công tác thu thập tài liệu lưu trữ .46 3.2.1.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Bộ Tư pháp 46 3.2.1.3 Tổ chức kiểm tra tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Bộ Tư pháp 47 3.2.1.4 Củng cố hệ thống kho tàng để thực có hiệu công tác lưu trữ Bộ Tư pháp 47 3.2.1.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 48 3.2.2 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ .48 3.2.2.1 Tiếp tục củng cố, kiện toàn, bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ 48 3.2.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ 49 3.2.2.4 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ .49 3.2.2.5 Tiếp tục quan tâm, có sách, chế độ đãi ngộ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ 50 3.3 Một số khuyến nghị .50 3.3.1 Đối với Bộ Tư pháp .50 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường: .53 3.3.2.1 Một vài suy nghĩ sinh viên sau hoàn thành xong chương trình thực tập tốt nghiệp .53 3.2.2.2 Một số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Văn thư lưu trữ 54 KẾT LUẬN 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC .63 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BTP CNTT KHTC KHCN XDCB HSSV Bộ Tư pháp Công nghệ thông tin Kế hoạch Tài Khoa học công nghệ Xây dựng Học sinh sinh viên A PHẦN MỞ ĐẦU Chúng ta quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Mặc dù công tác lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thuộc tất cá nhân quan tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác công việc giấy tờ đơn chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Bởi mà có không tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cát tông… Nếu cần cù, đóng góp người làm lưu trữ tìm kiếm thông tin từ đống tài liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung? Hiểu điều nên suốt 40 năm xây dựng trưởng thành, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo, rèn luyện hàng ngàn sinh viên tốt nghiệp trường đáp ứng nhu cầu xã hội, thay đổi cách nhìn nhận xã hội nhiều ngành nghề khác đặc biệt ngành lưu trữ Bởi sinh viên “học thật, thi thật để đời làm thật”, mang kiến thức mà học để giải số vấn đề cụ thể công tác lưu trữ quan, tổ chức nơi họ làm việc sau tốt nghiệp xong Bản thân em sinh viên khoa Văn thư lưu trữ, đợt thực tập tốt nghiệp mà trường tổ chức, giúp em hiểu rõ công tác lưu trữ, giúp em có hội cọ xát với thực tiễn nâng cao ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán lưu trữ tương lai Theo kế hoạch đào tạo nhà trường đồng thời đồng ý ban lãnh đạo Bộ Tư pháp em đến thực tập quan từ ngày 25/5 đến ngày 30/7 Quá trình thực tập tiếp xúc với công việc, em có điều kiện để tìm hiểu hoạt động Bộ Tư pháp, với hướng dẫn anh, chị phòng Lưu trữ Bộ Tư pháp nghiên cứu dựa sở trường thân em lựa chọn chỉnh lý tài liệu Vụ Kế hoạch Tài Đây nghiệp vụ em trưởng phòng lưu trữ giao cho làm Để hoàn thành tốt báo cáo này, cố gắng nỗ lực thân, vận dụng toàn đề cương chương trình học trình học tập trường vào thực tiễn công việc em có trợ giúp cán chuyên môn phòng lưu trữ Bộ Tư pháp Các chị tận tình bảo, giúp em giảm sai sót công việc giúp em tự tin để hoành thành nhiệm vụ Hơn trình thực tập em thường xuyên liên hệ với thầy cô hướng dẫn để giải đáp thắc mắc thân giúp cho em hoàn thành báo cáo tốt thời gian qui định Mặc dù công tác lưu trữ Bộ Tư pháp có quan tâm, đạo sát thủ trưởng quan song thực tiễn trước lý luận quãng thời gian thực tập em gặp không khó khăn để vận dụng lý thuyết vào thực hành Bên cạnh thời gian học tập trường em cọ xát với thực tiễn thực tập, lần tiếp xúc công tác nghiệp vụ lưu trữ nên bỡ ngỡ, tránh khỏi số sai sót định Em mong đóng góp ý kiến thầy, cô để em hoàn thiện tốt báo cáo Thông qua đợt thực tập em xin bày tỏ lòng biết ơn, lời cảm ơn đến cán công chức viên chức phòng lưu trữ Bộ Tư pháp, đặc biệt cô Hoàng Hải Yến (trưởng phòng lưu trữ) giúp đỡ em công việc, tìm kiếm thông tin, tư liệu để em hoàn thiện tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 26 tháng năm 2015 Sinh viên Mừng Lê Thị Mừng B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Bộ Tư pháp 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Tư pháp 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bộ Tư Pháp Ngay từ ngày đầu thành lập nhà nước Việt Nam (năm 1945), Bộ Tư Pháp số 12 Bộ thuộc cấu Chính Phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ công hòa Cho đến nay, Bộ có 65 năm hình thành phát triển với thăng trầm lịch sử Trong mười lăm năm đầu thành lập (1945-1960), đồng thời với việc đảm nhiệm chức quan trọng quan hành pháp gắn liền với hoạt động động tố tụng hoạt động tòa án, Bộ Tư Pháp có đóng góp quan trọng việc đặt móng, xây dựng hệ thống pháp luật dân chủ nhân dân nước Việt Nam thay cho hệ thống pháp luật thuộc địa, nửa phong kiến Từ năm 1960 đến năm 1981, đặc điểm phát triển kinh tế - xã hội trước yêu cầu đấu tranh giải phóng miền Nam thống nước nhà, công tác tư pháp chuyển giao cho nhiều quan, tổ chức thực Theo Nghị định số 504-TTg ngày 26/10/1957 Chính Phủ, Vụ pháp chế Thủ Tướng Chính Phủ thành lập để đảm nhận công tác giúp Chính phủ xây dựng pháp luật kinh tế hành Tháng năm 1972, Uỷ ban Pháp chế Hội Đồng Chính phủ thành lập, quan chủ quản mặt pháp chế Hội Đồng Chính phủ, quản lý thống công tác pháp chế, đặc biệt việc quản lý nhà nước kinh tế Hoạt động chủ yếu Uỷ ban pháp chế giai đoạn chủ yếu tập trung vào việc xây dựng pháp luật; tuyên truyền, giáo dục pháp luật; xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế Bộ, Tổng cục, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quản lý số tổ chức bổ trợ tư pháp đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán pháp luật Sau thống đất nước, năm 1975 -1976, Uỷ ban Pháp chế Quốc hội, Hội đồng Chính phủ giao chủ trì, phối hợp với Bộ, Tổng cục rà soát, lập trình Hội đồng Chính phủ công bố danh mục 437 văn pháp luật hiệu lực phổ biến thi hành nước từ năm 1976 Ngày 17/3/1981, Bộ Chính trị định thành lập Bộ Tư Pháp Từ đến nay, Bộ Tư Pháp thực bước khẳng định “Bộ xây dựng pháp luật” Chính phủ Việc hoàn thành nhiệm vụ mà Nghị số 08-NQ/TW ngày 02/01/2002 Bộ Chính trị “về số nhiệm vụ trọng tâm công tác Tư pháp thời gian tới” đến năm 2020 đề đánh bước đột phá công cải cách tư pháp thời kỳ đổi mới, mở thời kỳ phát triển hệ Tư pháp Việt Nam - bước phát triển vào chiều sâu cách thực chất để triển khai thực tốt nâng hệ thống quan Tư pháp lên ngang tầm nhiệm lịch sử đặt với đầy đủ tính thách thức nhiệm vụ xây dựng Tư pháp sạch, vững mạnh, dân chủ, phụng Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Trong nhiệm kỳ Chính phủ khóa XII (2007- 2011), Chính phủ ban hành Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư Pháp, tiếp tục mở rộng, tăng cường chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho Bộ Tư Pháp với mục tiêu tiếp tục nâng cao vị thế, vai trò Bộ, Ngành Tư pháp phục vụ xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, hoàn thiện hệ thống pháp luật phục vụ đắc lực quyền lợi cho người dân 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Theo qui định Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng năm 2013 Chính phủ Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp sau: Thứ nhất, vị trí chức năng: Bộ Tư pháp quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước công tác xây dựng thi hành pháp luật, kiểm tra văn quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý nhà nước thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp, bồi thường nhà nước hoạt động quản lý hành thi hành án công tác tư pháp khác phạm vi nước; quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Thứ 2, nhiệm vụ quyền hạn: Theo Điều Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013, Bộ Tư pháp thực 33 nhiệm vụ cụ thể sở quy định khung Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm phê duyệt dự án, đề án khác theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; việc ký kết, phê chuẩn, phê duyệt gia nhập biện pháp bảo đảm thực điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước nhân danh Chính phủ ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án quan trọng quốc gia; trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Ban hành thông tư, định, thị văn khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Về công tác xây dựng pháp luật: Trình, lập đề nghị Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật, chương trình xây dựng luật, pháp lệnh, dự kiến phân công quan chủ trì, phối hợp soạn thảo, kiểm tra, đôn đốc việc soạn thảo dự án luật, dự thảo nghị quyết; Thẩm định dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự thảo Phụ lục 11: tài liệu chất đống bó gói kho lưu trữ chưa chỉnh lí Phụ lục 15: Hình ảnh mẫu phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Phụ lục 9.1: hình ảnh buổi giới thiệu kết ứng dụng công nghệ thông tin ngành Tư pháp PHỤ LỤC 9.2 HÌNH ẢNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ ( tiếp theo) Phụ lục 13: Tài liệu xếp gọn gàng lên giá kho lưu trữ Phụ lục 16: tài liệu thu trước tiến hành chỉnh lý Phụ lục 17: Tài liệu sau chỉnh lý đưa vào cặp, hộp ( hình : Phụ lục 19.1: hồ sơ Phụ lục 19.2 Hiện trạng kho lưu trữ Bộ Tư pháp minh họa cụ thể sau: TT Địa điểm Diện tích Loại kho Kho Kho Kho Nhà N6, trụ sở Bộ Tư pháp Nhà N6, trụ sở Bộ Tư pháp Nhà N6, trụ sở Bộ Tư pháp 45m2 20m2 45m2 Tạm Tạm Tạm Các trang thiết bị kho lưu trữ quan gồm: Giá đựng tài liệu Báo cháy Điều hòa không khí Quạt thông gió Máy Hút ẩm Máy vi tính Máy photocoppy Xe đẩy 92 1 Cùng thiết bị khác văn phòng phẩm khác như: Hộp đựng hồ sơ; bìa hồ sơ; ghim; kẹp; giấy A4; bình chữa cháy; dụng cụ vệ sinh phòng, kho; máy Scan Thành phần, khối lượng tài liệu lưu trữ quan (Tài liệu hành chính) Năm 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Tổng số hộp Tổng số hồ Mét giá 120 231 130 287 273 273 sơ 230 889 357 631 1263 467 35 70 50 35 52 44