CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 2.1 Hoạt động quản lý
2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là công tác xuyên suốt liên quan đến vòng đời của tài liệu từ khi hình thành trong quá trình giải quyết công việc đến khi đưa vào Lưu trữ cơ quan. Việc xác định tài liệu nên được bảo quản vĩnh viễn hay bảo quản có thời
hạn, và thời hạn bao lâu là rất cần thiết, và cần có cơ sở để xác định đúng giá trị và thời hạn bảo quản của tài liệu.
Xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu là một trong những nghiệp vụ khó của công tác lưu trữ. Để thực hiện được nghiệp vụ này, cán bộ làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, phải nắm vững các nguyên tắc, phương pháp và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bao gồm cả các tiêu chuẩn đặc thù. Có thể nói đây là một thao tác phức tạp, kết hợp linh hoạt nhiều phương pháp, nguyên tắc và tiêu chuẩn khác nhau nhằm định ra thời hạn bảo quản đối với mỗi loại hình tài liệu khác nhau. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị cũng là nội dung cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ để loại bỏ những tài liệu thực sự hết giá trị về mọi mặt nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Tuy nhiên, thực tế qua khảo sát tại lưu trữ Bộ Tư pháp thì những năm trước đây những tài liệu lưu trữ đã được định thời hạn bảo quản phần lớn là không căn cứ theo một tiêu chuẩn cụ thể nào, hoàn toàn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người làm công tác lưu trữ. Mà những cán bộ này, theo tâm lý chung, thường không muốn loại hủy bất kỳ tài liệu nào do e ngại những rắc rối có thể gặp phải, do vậy họ thường giữ lại toàn bộ tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Bộ.
Điều này cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho tài liệu chất đống, bó gói trong kho ( phụ lục 11).
Từ thực trạng của việc xác định giá trị tài liệu nêu trên có thể thấy việc nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là cần thiết, đóng góp vai trò quan trọng và tích cực trong việc nâng cao trách nhiệm của các cán bộ công chức trong việc chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu. Gần đây nhất, Bộ Tư pháp đã ban hành quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 7 năm 2013 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp. Đây là căn cứ để cán bộ lưu trữ cơ quan hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong công tác chỉnh lý tài liệu ở các phòng, ban, đặc biệt là xác định các hồ sơ có thời hạn bảo quản “vĩnh viễn” và ghi thời hạn bảo quản cụ thể cho mỗi hồ sơ được lập ra.
Việc ban hành bảng thời hạn bảo quản không chỉ là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ lịch sử mà còn là căn cứ quan trọng để Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bộ Tư pháp xem xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Qua khảo sát em thấy Bộ Tư pháp tiến hành xác định giá trị tài liệu như sau:
Sau khi chỉnh lý hồ sơ, Lưu trữ Cơ quan căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Bộ và của các đơn vị tiến hành xác định giá trị tài liệu làm cơ sở cho việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu gồm:
+ Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;
+ Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ;
+ Một số quy định chung về thời hạn lưu hồ sơ tài liệu:
* Những tài liệu do Bộ Tư pháp ban hành:
+ Để lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của ngành Tư pháp như các Quyết định, Chương trình, Kế hoạch công tác, các báo cáo tổng kết phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của ngành có ý nghĩa lịch sử thì được bảo quản vĩnh viễn.
+ Những tài liệu chuyên ngành phục vụ lâu dài cho hoạt động của ngành Tư pháp nhưng không có ý nghĩa lịch sử thì được bảo quản trên 10 năm tại lưu trữ cơ quan;
+ Những tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Bộ Tư pháp có giá trị pháp lý trong một thời gian ngắn thì được bảo quản tại Lưu trữ Cơ quan 10 năm.
* Hội đồng Xác định giá trị tài liệu cơ quan Bộ Tư pháp:
+ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Phòng Lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Bộ thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu.
+ Do Chánh Văn phòng làm Chủ tịch Hội đồng, Đại diện đơn vị có tài liệu, Đại diện Lưu trữ cơ quan làm uỷ viên.
+ Nhiệm vụ của Hội đồng: Tư vấn cho Bộ trưởng quyết định Mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản tại cơ quan và Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ.
+ Phương thức làm việc: Từng thành viên Hội đồng xem xét các mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại, Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ; thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; thông qua biên bản, trình Bộ trưởng quyết định.
Có thể nói việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Bộ Tư pháp đã đảm bảo đúng nguyên tắc: đúng thủ tục và quy trình qui định; tài liệu hết giá trị đã được Hội đồng xem xét trước khi ra quyết định tiêu hủy. Bởi mỗi cán bộ, công chức, viên chức đều hiểu rất rừ rằng những tài liệu đó tiờu hủy sẽ mất vĩnh viễn, khụng thể khụi phục lại được. Việc xác định đúng giá trị của tài liệu, tiêu hủy đúng tài liệu đã hết giá trị không chỉ tiết kiệm thời gian, tiền bạc mà còn tiết kiêm nhân lực, cơ sở vật chất để bảo quản nhiều tài liệu không còn giá trị.
Tuy nhiên, công tác xác định giá trị tài liệu của Bộ Tư pháp vẫn còn một số hạn chế. Đối với các tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ như thi hành án thì việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ mới chỉ dừng lại ở các mức bảo quản lâu dài và bảo quản vĩnh viễn chứ chưa định được thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể. Nguyên nhân của tình trạng này là do chưa có cơ sở pháp lý để xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu chuyên ngành thi hành án dân sự. Ngay tại Quyết định số 1904/QĐ-BTP thì tài liệu thi hành án dân sự dù được phân loại vào nhóm tài liệu các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ nhưng cũng chỉ đề cập đến thời hạn bảo quản cho 7 nhóm hồ sơ, tài liệu, trong đó lại có 02 nhóm hồ sơ được định thời hạn bảo quản là “theo tính chất vụ việc”. Điều này gây khó khăn và trở ngại rất lớn cho cán bộ lưu trữ khi tiến hành xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ, bởi cơ sở pháp lý không có, trong khi cũng không thể tùy tiện định thời hạn bảo quản cho tài liệu theo cảm tính chủ quan của mình. Cho đến nay, Tổng cục thi hành án dân sự- một đơn vị thuộc Bộ Tư pháp chưa hủy bất kỳ hồ sơ, tài liệu liên quan đến nghiệp vụ thi hành án nào mà đều giữ lại toàn bộ tài liệu được giao nộp, dẫn đến các hồ sơ bảo quản chất lượng chưa cao, gây tốn diện tích kho tàng và chi phí để bảo quản.