CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 2.1 Hoạt động quản lý
2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Có thể thẩy rằng, công tác lưu trữ của Bộ Tư pháp bao gồm rất nhiều các khâu nghiệp vụ khác nhau, nó có sự liên quan chặt chẽ và đòi hỏi mỗi cán bộ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ phải hiểu được điều đó trong quá trình làm việc của mình. Đặc biệt là đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu bởi vì đây là thông tin đầu vào, là công đoạn đầu tiên cho chuỗi công đoạn tiếp theo, nó ảnh
hưởng trực tiếp đến việc thu thập tài liệu có đầy đủ, hoàn chỉnh để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng hay không.
Trong quá trình thực tập tại Bộ Tư pháp em đã đi sâu khảo sát lịch sử hình thành và phát triển của Bộ, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ. Đặc biệt, em dành nhiều thời gian để khảo sát khối tài liệu, thành phần tài liệu, nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ Tư pháp. Qua đó em đã phần nào hiểu được thực trạng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu và những kết quả của công tác này đối với công tác lưu trữ của Bộ nói chung.
Trước hết, việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tư pháp là hết sức quan trọng. Trên cơ sở đó mới có thể tiến hành công tác thu thập, bổ sung đạt kết quả cao. Đây là cơ quan có vị trí then chốt trong Chính phủ Việt Nam, bởi vậy mà khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan cũng rất đa dạng, phong phú, chứa đựng rất nhiều thông tin quan trọng và cần tiến hành thu thập thường xuyên để tránh mất mát, thất lạc. Dựa theo Nghị định số 22/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 13 tháng 03 năm 2013 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp thì Bộ Tư pháp có 27 đơn vị trực thuộc. Và các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước là nguồn thu quan trọng nhất, có khối lượng lớn nhất và được lưu trữ Bộ tiến hành thu thường xuyên, bao gồm:
1. Vụ Các vấn đề chung về xây dựng pháp luật.
2. Vụ Pháp luật hình sự - hành chính.
3. Vụ Pháp luật dân sự - kinh tế.
4. Vụ Pháp luật quốc tế.
5. Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật.
6. Vụ Tổ chức cán bộ.
7. Vụ Hợp tác quốc tế.
8. Vụ Kế hoạch - Tài chính.
9. Vụ Thi đua - Khen thưởng.
10. Thanh tra.
11. Văn phòng.
12. Tổng cục Thi hành án dân sự.
13. Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật.
14. Cục Kiểm soát thủ tục hành chính.
15. Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.
16. Cục Con nuôi.
17. Cục Trợ giúp pháp lý.
18. Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.
19. Cục Bồi thường nhà nước.
20. Cục Bổ trợ tư pháp.
21. Cục Công nghệ thông tin.
22. Cục Công tác phía Nam.
Bên cạnh đó, các đơn vị tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ cũng là nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ như:Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia; Viện Khoa học pháp lý; Học viện Tư pháp; Tạp chí Dân chủ và Pháp luật; Báo Pháp luật Việt Nam. Như vậy, lưu trữ Bộ Tư pháp đã xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu và việc xác định này đã giúp cho cơ quan thu đúng những chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng.
Cùng với việc xác định nguồn thì việc xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập cũng rất quan trọng.Trong quá trình hình thành và hoạt động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp thì thành phần tài liệu cũng rất đa đạng. Thực tế tại Lưu trữ cơ quan Bộ Tư pháp cho thấy phần lớn bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành từ các nguồn cơ bản như sau:
Nhóm tài liệu hành chính: là những tài liệu hình thành ở các đơn vị có chức năng quản lý, đảm bảo duy trì hoạt động của cơ quan; bao gồm các nhóm tài liệu được chia theo các vấn đề như: tài liệu tổng hợp, thống kê báo cáo; tài liệu tổ chức cán bộ, tiền lương, đào tạo; tài liệu tài chính kế toán; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu thi đua khen thưởng; tài liệu của các tổ chức Đảng, Đoàn thể.
Thành phần tài liệu của Bộ Tư pháp từ trước tới nay cũng có nhiều thay đổi, phụ thuộc vào sự biến động về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ được quy định qua các Nghị định của Chính phủ các thời kỳ.
Để có thể làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ thì trên cơ sở các văn bản mà Nhà nước đã ban hành, Bộ Tư pháp đã cụ thể hóa, ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
Có thể nói hệ thống văn bản mà Bộ ban hành rất phong phú, hàng chục văn bản.
Trong đó, tại Điều 32 trong quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tư pháp đã quy định về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau: vào quý III hàng năm, Lưu trữ Cơ quan có trách nhiệm:
+ Thông báo cho các đơn vị trong Bộ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp.
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo biểu mẫu đã qui định
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu tại Phòng Lưu trữ, lập Biên bản bàn giao hồ sơ theo biểu mẫu (01 do Lưu trữ Cơ quan giữ, 01 do đơn vị nộp hồ sơ giữ).
Về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ Cơ quan: Hồ sơ lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Bộ sau 01 năm được cán bộ văn thư đơn vị thu thập và nộp vào Lưu trữ Cơ quan theo như yêu cầu (thời gian, địa điểm) ghi trong thông báo của Phòng Lưu trữ Bộ.
Cuối cùng, căn cứ vào danh mục hồ sơ các đơn vị đã lập, Lưu trữ Cơ quan tiến hành tiếp nhận hồ sơ tài liệu do các đơn vị nộp và xây dựng kế hoạch chỉnh lý vào quý II của năm sau theo quy định chung của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Như vậy, nhờ có qui định này đã tạo ra một hành lang để các đơn vị tránh mất mỏt tài liệu cú giỏ trị, đồng thời theo dừi được cỏc bước tiến hành cụng việc cụ thể. Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lưu trữ, cán bộ lưu trữ Bộ dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phông lưu trữ. Từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ. Tính đến năm 2014, Lưu trữ Bộ đã thu thập tương đối nhiều hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của Bộ. Cụ thể:
Thực hiện quy định tại Điều 23, 24 của Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tư pháp và Điều 9, 10, 11, 12 của Luật Lưu trữ, việc thu thập hồ sơ, tài liệu và chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành của các đơn vị đã được thực hiện nghiêm túc hơn. Một số đơn vị đã nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đúng qui định như: Vụ Thi đua khen thưởng; Vụ Tổ chức cán bộ;
Vụ Pháp luật hình sự - hành chính.
Riêng Vụ Các vấn đề chung về xây dựng pháp luật mới nộp 03 hồ sơ lập Chương trình xây dựng Luật, Pháp lệnh năm 2010, 2011, 2012. Đặc biệt, Vụ Pháp luật dân sự - kinh tế chưa lần nào thực hiện việc nộp lưu hồ sơ.
Các đơn vị có con dấu, tài khoản riêng thuộc diện nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã có kế hoạch tổ chức thu thập, chỉnh lý, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu tại đơn vị và thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo qui định như: Tổng cục thi hành án dân sự.
Mặc dù bước đầu trên cơ sở các văn bản đó, lưu trữ Bộ đã tiến hành thu thập tài liệu được thuận tiện song công tác này vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập như:
Việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại một số đơn vị chưa thưòng xuyên và đồng bộ; hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu giao nộp tài liệu một cách rất tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định.
Phần lớn tài liệu khi giao nộp đều trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, tài liệu chưa được phân loại, sắp xếp còn lộn xộn, cần tiếp tục phải đầu tư kinh phí, thời gian để tiến hành chỉnh lý.
Ví dụ: hồ sơ thu về phần nhiều cũng chưa lập được hồ sơ sơ bộ ban đầu rồi đến những dự thảo luật, những văn bản thẩm định cho đến khi ban hành được luật thì cơ bản các đơn vị vẫn giữ lại và không giao cho lưu trữ cơ quan.
Một số đơn vị lưu trữ Bộ chưa thu thập được tài liệu như: Vụ Kế hoạch tài chính, Vụ thi đua – khen thưởng…