CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 2.1 Hoạt động quản lý
2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp
2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Như chúng ta đã biết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là mang những thông tin trong tài liệu lưu trữ ra để phục vụ cho các mục đích chính đáng của con người.
Và tài liệu lưu trữ trong lưu trữ Bộ được mang ra phục vụ cho nhu cầu khai thác của lãnh đạo Bộ cũng giống như các cán bộ trong và ngoài cơ quan theo đúng quy định tại Điều 39, 40 của Quy chế văn thư lưu trữ Bộ Tư pháp. (phụ lục 14)
Bộ đã ban hành các qui định, quy trình về khai thác tài liệu lưu trữ và có quy định về việc khai thác tài liệu, cung cấp hoặc xác nhận thông tin cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan trong cơ chế làm việc của cơ quan. Các đơn vị đều tổ chức phục vụ khai thác tài liệu kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, lập hệ thống sổ sách quản lý theo đúng qui định.
Ở phòng lưu trữ thuộc văn phòng Bộ Tư pháp có các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu như: hình thức phòng đọc, hình thức cho mượn bản chính về và sao bản sao cho mượn. Lưu trữ cơ quan phục vụ cán bộ, công chức, viên chức khai thác tài liệu tại phòng đọc. Lưu trữ cơ quan giải quyết cho cán bộ, công chức mượn hồ sơ, tài liệu hành chính về nghiên cứu tại phòng làm việc, thời gian mượn không quá 02 ngày.
Hình thức phòng đọc: Hồ sơ tài liệu lưu trữ được sử dụng ở phòng đọc để phục vụ cho nhu cầu của cán bộ công chức, viên chức thuộc Bộ. Phòng làm việc và phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu với diện tích 35m được bố trí tại tầng 6 và có nội quy phòng đọc được quy định cụ thể.
Hình thức cho mượn tài liệu lưu trữ: các cán bộ lưu trữ tiến hành cho mượn tài liệu khi các đơn vị, cá nhân cán bộ, công chức, viên chức muốn khai thác thông tin.
Nếu người đến khai thác có đủ điều kiện theo quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nhân viên yêu cầu người đến khai thác hồ sơ, tài liệu kê vào biểu mẫu.
(phụ lục 15). Nếu người đến khai thác không đủ giấy tờ thì trả lại yêu cầu.
Sau khi đăng ký mượn tài liệu thì cán bộ lưu trữ vào kho tìm tài liệu hoặc tài liệu đã có sẵn trong phần mềm quản lý chỉ cần in ra.
Về bàn giao tài liệu: bên mượn phải có trách nhiệm bảo quản và tổ chức sử dụng đúng mục đích, phải đảm bảo tài liệu không được rách nhàu, nếu là tài liệu quan trọng thì chỉ được sử dụng ngay tại phòng lưu trữ Bộ mà không được mang về.
Xuất phát từ thực trạng không thu được hồ sơ công việc của các chuyên viên, độc giả chủ yếu cũng chỉ đến khai thác các tài liệu rời lẻ bảo quản trong kho lưu trữ ở cơ quan. Hầu hết, đối tượng đến khai thác tài liệu là cán bộ, công chức trong chính cơ quan và đại diện một số đơn vị ngoài cơ quan tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan mình. Phần lớn độc giả là cán bộ của cơ quan, trực tiếp mượn tài liệu của cỏn bộ lưu trữ, bắt buộc nờu rừ mục đớch sử dụng và được đăng ký vào Sổ theo dừi tài liệu. Đối với độc giả là đại diện của cỏc cơ quan, đơn vị khác thì có giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản, bút phê duyệt đọc của Chánh văn phũng và được đăng ký đầy đủ vào Sổ theo dừi độc giả. Thụng thường, ớt khi độc giả ngồi đọc tại chỗ, một phần vì không bố trí phòng đọc, phần khác vì các độc giả thường “nhờ” cán bộ lưu trữ phô tô một bản làm minh chứng giải quyết công việc của mình. Lưu ý là hầu như các bản phô tô này bắt buộc chứng thực, xác nhận của cán bộ lưu trữ hoặc cơ quan mới được đem đi. Như vậy, trong thực tế, khả năng làm giả các tài liệu của độc giả đến khai thác là không có cơ sở.
Do đối tượng khai thác chủ yếu là cán bộ công chức của cơ quan nên mục đích sử dụng tài liệu chủ yếu là để phục vụ giải quyết các công việc hàng ngày của cơ quan. Những tài liệu lưu trữ này có thể được dùng làm căn cứ hoặc tham khảo để các chuyên viên đề xuất ban hành các quyết định quản lý mới; dùng làm căn cứ giải quyết các công việc phát sinh; dùng làm minh chứng cho những đề án, dự án đang trong quá trình xây dựng… Mặt khác, với đối tượng độc giả ngoài cơ quan đến khai thác, tài liệu lưu trữ chủ yếu được dùng làm minh chứng giải quyết các vụ tranh chấp dân sự, hợp đồng kinh tế…
Như vậy có thể nói cơ quan Bộ đã có những quy định cụ thể về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đáp ứng được kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, lập hệ thống sổ sách theo đúng quy định. Tuy nhiên công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Tư pháp vẫn còn nghèo nàn về hình thức tổ chức và kém phong phú về mục đích sử dụng; cùng với đó thì việc thông tin giới thiệu tài liệu tài liệu lưu trữ đến các đối tượng sử dụng chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ, chưa ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu; Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu vẫn là đọc và sao
chụp tài liệu lưu trữ chưa có hình thức khai thác qua mạng internet để giảm thiểu thời gian cho các đối tượng không có nhiều thời gian cho việc ngồi ở phòng đọc, sử dụng tài liệu lưu trữ ở đây chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội ngày nay. Theo số liệu thống kê năm 2010 cho thấy, Lưu trữ cơ quan đã phục vụ trên 165 lượt người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ, tài liệu và photocopy được trên 700 văn bản các loại.
Và cho đến năm 2014, lưu trữ Bộ đã phục vụ trên 200 lượt người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là phục vụ cho cán bộ của Viện Khoa học pháp lý đến tra cứu hồ sơ, tài liệu phục vụ viết Biên niên sử kỷ niệm 70 năm Ngày thành lập Ngành Tư pháp và một số tư liệu hình ảnh của các Lãnh đạo Đảng, Nhà nước đến làm việc với Bộ, ngành Tư pháp. Như vậy, những con số trên có thể nói là vẫn khá khiêm tốn so với khối tiềm năng thông tin mà tài liệu lưu trữ chứa đựng.