Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Bộ Tư pháp và đề xuất khuyến nghị
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan
Trong quá trình hoạt động, Bộ Tư pháp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ đã hình thành nên một khối lượng tài liệu lớn, có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của ngành tư pháp và khối tài liệu này là một trong những nguồn nộp lưu rất quan trọng không thể thiếu được trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ, tất cả các cơ quan, tổ chức đều phải có trách nhiệm tổ chức khoa học; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan mình. Tuy nhiên, trong quá trình thực tập được khảo sát về công tác lưu trữ của Bộ Tư pháp em nhận thấy: phương tiện, điều kiện, kinh phí dành cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. Việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ, tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, chỉ đạo nên còn nhiều hạn chế. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc tuy đã bước đầu thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để quản lý, bảo quản. Song, việc quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung chưa được quan tâm thực hiện, hồ sơ, tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp khoa học theo đúng quy định. Từ đó, việc tra tìm, xử lý thông tin có trong tài liệu lưu trữ để phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý, hoạt động tư pháp gặp nhiều khó khăn. Thực tế này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho cơ quan quản lý ngành là Bộ Tư
pháp phải nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế, bất cập và nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ trong hệ thống các cơ quan trực thuộc
Từ những quy định của Luật lưu trữ và thực tiễn công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp em đã trình bày ở trên cũng như căn cứ vào đặc thù công tác và đặc điểm tài liệu của Bộ Tư pháp, em mạnh dạn xin đề xuất một số giải pháp sau đây, đối với công tác lưu trữ của Bộ như sau:
3.2.1 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường, nâng cao hiệu quả, tính khoa học của hoạt động lưu trữ
3.2.1.1 Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ.
Tiếp tục tổ chức phổ biến, tuyên truyền các văn bản về công tác lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức nhằm nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ mà trọng tâm là tổ chức quán triệt các Nghị định của Chính phủ về công tác lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành các Nghị định do các cơ quan Nhà nước ban hành.
Bộ Tư pháp cần đưa công tác giao nộp tài liệu lưu trữ hàng năm vào tiêu chuẩn bình xét thi đua, tuyên dương, biểu dương những đơn vị và cá nhân làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ. Nhắc nhở, chấn chỉnh đối với các đơn vị, cá nhân không thực hiện tốt công tác này.Thực tế ở những đơn vị có Lãnh đạo đơn vị quan tâm thì công tác lưu trữ làm rất tốt như Cục Con nuôi Quốc tế, Cục Thi hành án, Nhà xuất bản Tư pháp.
3.2.1.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ trong Bộ Tư pháp.
Tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ của Bộ. Tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung quy chế lưu trữ cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Bởi việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ, nhất là các văn bản qui định nguyên tắc, chế độ cơ bản đối với công tác này đang còn thiếu.
Xây dựng, ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ như sau:
- Quy định Danh mục tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Bởi thực tế do không xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm nên cán bộ lưu trữ chưa kiểm soát được thành phần, khối lượng tài liệu đến hạn thu thập vào kho.
Khối lượng tài liệu đến hạn nhưng chưa được thu thập còn nằm rải rác ở các đơn vị chuyên môn khá lớn.
- Lập danh mục tài liệu thuộc diện bảo quản lâu dài tại kho lưu trữ của cơ quan.
- Lập danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp thuộc diện giao nộp cho Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
3.2.1.3 Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Tư pháp.
Để đánh giá đúng thực trạng, tình hình của công tác lưu trữ, Bộ Tư pháp cần thường xuyờn kiểm tra, đỏnh giỏ kết quả, kiểm điểm làm rừ những mặt làm được, những mặt chưa được. Qua đó kịp thời biểu dương các tập thể, cá nhân có thành tích tốt trong công tác, nhắc nhở, rút kinh nghiệm đối với tập thể, cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ; nâng cao và phát huy tốt hơn nữa vai trò quản lý, chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị đối với công tác lưu trữ, nhất là vai trò của người đứng đầu.
Riêng đối với hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp: cần tổ chức đánh giá tổng kết về lĩnh vực hoạt động này. Nên tổ chức các hội nghị chuyên đề về thu thập tài liệu trong phạm vi Bộ và ở các Sở Tư Pháp. Mặt khác Văn phòng Bộ cần ban hành hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị trong Bộ gửi báo cáo về tình hình thu thập hàng năm.
3.2.1.4 Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ trong Bộ Tư pháp.
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ, Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm đầu tư cho hệ thống kho tàng để bảo quản đủ số lượng và an toàn lâu dài đối với tài liệu lưu trữ của Bộ. Kho lưu trữ của Bộ Tư pháp cần được xây dựng theo tiêu chuẩn chuyên dụng theo đúng quy định. Các phòng kho lưu trữ ở Bộ cần
được mở rộng, nâng cấp cải tạo phù hợp với thông số kỹ thuật mà Cục Văn thư, Lưu trữ đã hướng dẫn. Bởi nếu tình trạng kho lưu trữ không đủ diện tích và không đáp ứng yêu cầu bảo quản sẽ là sự ngăn cản đến hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung.
3.2.1.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ Có thể thấy hiện nay Hệ thống phần mềm hồ sơ lưu trữ mới chỉ áp dụng ở Lưu trữ cơ quan Bộ, chưa kết nối với các đơn vị trong cơ quan, vì vậy việc khai thác và quản lý tài liệu lưu trữ vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công thông qua các Mục lục hồ sơ. Mặc dù phần mềm này có nhiều tính năng vượt trội so với phương pháp thủ công song nhiều đơn vị vẫn xử lý công việc trên văn bản giấy gây lãng phí về thời gian và kinh phí; một phần nguyên nhân cũng do nhiều cán bộ chuyên viên cho rằng phần mềm đó là của cán bộ lưu trữ, và không muốn bị ràng buộc trách nhiệm khi tham gia vào quy trình giải quyết công việc, bởi vậy mà hiệu quả sử dụng của phần mềm còn thấp.
Bộ Tư pháp cần tăng cường hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của các đơn vị, trong đó tập trung ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành từ Lãnh đạo đơn vị tới chuyên viên; thường xuyên sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy; sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin, tạo thói quen cập nhật thông tin, đăng tải và tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Bộ. Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin lập kế hoạch triển khai các phần mềm dùng chung của Bộ tại đơn vị.
3.2.2 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ
3.2.2.1 Tiếp tục củng cố, kiện toàn, bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ Thực tế tại Bộ cho thấy trình độ đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ chưa đồng đều, tỷ lệ cán bộ được đào tạo chính quy còn thấp, đội ngũ cán bộ có thâm niên công tác lâu năm, có kinh nghiệm thực tiễn làm công tác lưu trữ không nhiều, đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản nhưng còn ít kinh nghiệm thực tiễn. Bởi vậy, Bộ Tư pháp cần ưu tiên tuyển dụng những cán bộ được đào tạo về chuyên ngành lưu trữ để làm công tác này, không ngừng đổi mới phương pháp làm việc,
bảo đảm phõn cụng rừ người rừ việc, rừ thời gian hoàn thành; tổ chức cụng việc cú khoa học, có kế hoạch và tính chuyên nghiệp cao.
3.2.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.
Bố trí biên chế, cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ cho những đơn vị có số lượng lớn về tài liệu và các đơn vị có chức năng quản lý nhà nước như (Cục Thi hành án Dân sự, Cục Con nuôi Quốc tế, Cục Kiểm tra văn bản, Cục Trợ giúp pháp lý, Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm).
Văn phòng Bộ Tư pháp cần chủ động tổ chức thực hiện các lớp tập huấn chuyên sâu về công tác lưu trữ trong Bộ. Để nâng cao chất lượng hiệu quả của tập huấn cần làm tốt các việc như:
+ Biên soạn tài liệu hướng dẫn chuyên sâu cho chuyên đề này.
+ Hàng năm tổ chức các lớp tập huấn trong phạm vi Bộ và ở các Sở Tư pháp.
+ Cần bố trí nội dung hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ thành một nội dung bồi dưỡng bắt buộc tại các lớp bồi dưỡng tiền công vụ cho các công chức trẻ.
Không những thế, Bộ Tư pháp cần tổ chức các buổi tọa đàm, tổng kết thực tiễn, đúc rút kinh nghiệm hay để phổ biến, nhân rộng trong toàn cơ quan, đơn vị;
ưu tiên cho đối tượng học chuyên ngành lưu trữ. Từng cán bộ làm công tác lưu trữ cũng phải ý thức đầy đủ về vị trí, vai trò quan trọng của nhiệm vụ được giao.
3.2.2.4 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Tư pháp rất đa dạng và phong phú. Nhiều tài liệu bảo quản theo chế độ Mật trong thời gian dài, phần lớn tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị thực tiễn rất lâu dài. Theo hướng dẫn của Cục Văn thư, Lưu trữ thì những tài liệu có giá trị lâu dài không là đối tượng giao nộp vào lưu trữ Quốc gia. Với năm tháng, số lượng tài liệu thuộc diện này sẽ tăng lên nhanh chóng, thường xuyên được tra cứu sử dụng phục vụ cho hoạt động của các cơ quan trong ngành và ngoài ngành. Do vậy thời gian bảo quản ở kho lưu trữ của Bộ là rất dài và số lượng ngày càng được bổ sung thêm, bởi vậy việc quản lý, bảo
quản thành phần tài liệu này phải bảo đảm các yêu cầu hệ thống toàn diện dưới góc độ lưu trữ. Để đáp ứng quy mô và đòi hỏi đó, kho lưu trữ của Bộ Tư pháp cần được đầu tư để công tác lưu trữ ngày càng được nâng cao, có hiệu quả phục vụ tốt cho công tác hoạt động nghiệp vụ của cơ quan.
3.2.2.5 Tiếp tục quan tâm, có chính sách, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.
Lãnh đạo Bộ cần quan tâm, có chính sách động viên, khuyến khích kịp thời đối với những công chức, viên chức có năng lực, nhiệt tình trong công tác lưu trữ.
Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ nên quan tâm hơn đến việc bình xét thi đua khen thưởng hàng năm hoặc có xét thi đua khen thưởng chuyên đề đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các đơn vị.
3.3 Một số khuyến nghị