CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 2.1 Hoạt động quản lý
2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hàng năm đã được Bộ Tư pháp quan tâm.
Văn phòng Bộ Tư pháp đã chủ động, tích cực tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ
chức chỉ đạo công chức, viên chức các phòng, ban thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Lưu trữ cơ quan trình kế hoạch chỉnh lý cho Phó Văn phòng phụ trách trực tiếp xem xét, sau đó trình lên Chánh Văn phòng phê duyệt vào kế hoạch chỉnh lý. Sau khi kế hoạch được phê duyệt Lưu trữ Cơ quan có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu do các đơn vị giao nộp vào lưu trữ hiện hành sau khi đã lập hồ sơ ban đầu (theo điều 22 của Quy chế văn thư lưu trữ về chỉnh lý tài liệu). Do mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụ khác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, xây dựng các công cụ tra cứu… cho nên việc làm tốt công tác chỉnh lý tại Bộ Tư pháp sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác.
Tình hình triển khai công tác chỉnh lý và những kết quả đạt được:
Ở lưu trữ Bộ Tư pháp trong quá trình tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu, cán bộ lưu trữ đều phân loại tài liệu theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức hoặc Cơ cấu tổ chức – Thời gian thì sẽ phù hợp do cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ ổn định. Nếu áp dụng phương án Thời gian - Mặt hoạt động thì tỷ lệ tài liệu lưu trữ giữa các năm của giai đoạn trước chênh lệch lớn, do tài liệu đều ở trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không đầy đủ.
Bởi vậy, từ trước cho đến nay, kho lưu trữ cơ quan cũng không hề có những cải tiến, vẫn dập khuôn theo phương án phân loại tài liệu cũ và cũng không xây dựng được phương án phân loại chi tiết. Các tài liệu này được chỉnh lý theo hướng dẫn của cán bộ phòng nghiệp vụ - Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
Hiện nay, phần lớn tài liệu trong kho lưu trữ tiếp tục phân loại tài liệu của Bộ Tư pháp thành 04 khối hoạt động: Khối Tổng hợp - Hành chính, khối chuyên môn xây dựng Luật, khối Tài chính – Kế toán và khối xây dựng cơ bản
Trong những năm qua, từ 1972 đến nay tài liệu do Bộ Tư pháp ban hành và tiếp nhận các nguồn tài liệu khác đã hình thành phông lưu trữ của Bộ Tư pháp và dưới sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo, cán bộ lưu trữ viên phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ đã nỗ lực thực hiện việc phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, xác định giá trị và lập công cụ quản lý phông lưu trữ của Bộ. Hiện nay, về cơ bản số lượng lớn tài liệu đã được chỉnh lý theo đúng quy trình nghiệp vụ, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ. Tính đến tháng 12/2014, tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tại Bộ Tư pháp cụ thể như sau: Tại Văn phòng Bộ và các đơn vị nội dung nghiệp vụ này được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, phòng Lưu trữ Bộ đã thu thập và đang bảo quản lý hơn 300 mét giá tài liệu trong kho lưu trữ có từ năm 1972. Các hồ sơ tài liệu đã được chỉnh lý và được bảo quản đưa vào khai thác sử dụng 100 mét giá tài liệu khoảng ( 12.000.000 hồ sơ), còn 250 mét giá chưa được xử lý và đang để trong bao tải được thu về từ các đơn vị gồm: Tài liệu của Lãnh đạo Bộ, Vụ KHTC, XDCB. Đến nay, Bộ đã giao nộp 28m tài liệu, Tổng cục đã giao nộp 07m tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Kết quả đã đạt được của công tác chỉnh lý, xử lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ đã tạo bước ngoặc quan trọng trong công tác quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các hoạt động thực tiễn của Bộ và nhu cầu nghiên cứu chung được hiệu quả hơn.
Về cán bộ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ Bộ Tư pháp được bố trí một lưu trữ viên chuyên trách thuộc phòng Lưu trữ. Cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được đào tạo có trình độ Đại học Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn có năng lực, tay nghề của viên chức ngày càng được nâng cao cho nên công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và làm công cụ tra cứu đáp ứng được yêu cầu quy trình, quy định, định mức trong công tác chỉnh lý.
Những tồn tại, nguyên nhân và hạn chế trong công tác chỉnh lý tại BTP:
Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phòng lưu trữ Văn phòng Bộ Tư pháp đã gặp nhiều khó khăn trong quá trình chỉnh lý. Cụ thể như sau:
- Tài liệu lẫn phông, tình trạng vật lý tài liệu xấu: Trong quá trình thay đổi tên gọi, tài liệu phải di chuyển nhiều lần trong kho, quá trình đó, sự xáo trộn tài liệu trong kho là khó tránh khỏi; việc phân phông tài liệu thực tế khó thực hiện.
Ví dụ: tài liệu tài liệu Vụ chuyên môn cũng được bảo quản trong phông lưu trữ chung của cơ quan. Điều đó dẫn đến tình trạng, khối lượng Phông lưu trữ khá lớn nhưng tỷ lệ trùng thừa với lưu trữ của đơn vị chuyên môn là rất cao.
- Tình trạng vật lý tài liệu xấu, nhất là tài liệu năm 1975, 1976, 1977, 1978,
…Nhiều tài liệu bị ố, giòn, rách, mờ chữ, giấy rơm, giấy bulia, giấy mậu dịch,…
Điều này gây khó khăn trong việc sắp xếp, vệ sinh tài liệu và xác định nội dung tài liệu.