CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của Bộ Tư pháp
Có thể nói, trải qua hơn sáu thập kỷ kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt cho đến nay, xác định được vai trò, vị trí quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ: Hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xây dựng và từng bước kiện toàn; Tại thời điểm này có thể nói trên lĩnh vực văn thư, lưu trữ đã đánh dấu sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cho một lĩnh vực hoạt động quan trọng của nhà nước: Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua đã chính thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống. Tiếp theo là hàng loạt các văn bản dưới Luật được ban hành như: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức,...; Hoạt động hợp tác quốc tế không ngừng được mở rộng, Lưu trữ Việt Nam hiện đang là thành viên chính thức của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA), Chi nhánh Lưu trữ khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA), Hiệp hội Lưu trữ Quốc tế các nước có sử dụng tiếng Pháp (AIAF).
Xác định được ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ, tại Bộ Tư pháp hiện nay ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên thì luôn thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành. Được sự quan tâm sát sao của lãnh đạo cơ quan đến công tác lưu trữ, Bộ Tư pháp đã ban hành quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ. Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại Văn phòng Bộ Tư pháp có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ cơ quan đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong
văn bản và hướng dẫn mọi người trong cơ quan cùng thực hiện. Đây chính là nền tảng để công tác lưu trữ của Bộ Tư pháp đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
Cụ thể như sau:
Ngày 02 tháng 11 năm 2009 Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 3276/QĐ-BTP về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp (Phụ lục 4 ). Song sau khi có Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; phòng Lưu trữ đã lập dự thảo Tờ trình, và hiện đang đề nghị lãnh đạo Bộ ban hành Quy chế mới về công tác văn thư, lưu trữ.
Về Quy chế qui định công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tư pháp, Bộ đã chỉ đạo Văn phòng rà soát, đề xuất, sửa đổi, bổ sung quy chế này nhằm đảm bảo phù hợp quy định của Luật lưu trữ và tình hình thực tế của Bộ. Qui chế này được áp dụng thống nhất với các phòng chuyên môn và các tổ chức chính trị - xã hội thuộc Bộ Tư pháp. Việc ban hành qui chế văn thư lưu trữ trước hết đã thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan đối với công tác lưu trữ, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, và phục vụ tốt công tác khai thác sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Bên cạnh đó, theo quy định, mỗi cơ quan, tổ chức phải ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu để quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động. Bởi vậy mà ngoài việc ban hành qui chế văn thư lưu trữ, Bộ Tư pháp còn ban hành Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 7 năm 2013 về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp (phụ lục 5). Theo đó, bảng thời hạn bảo quản này áp dụng đối với các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành tư pháp như: tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị và tài liệu chuyên ngành phân theo lĩnh vực hoạt động. Xác định được đúng thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng, nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng, trang thiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùy tiện mà còn giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, kiểm soát
được thông tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả; thuận lợi cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử…
Xác định được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ cũng như để tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị, Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 912/QĐ- VP ngày 17 tháng 6 năm 2015 về việc Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Bộ Tư pháp (phụ lục 6).
Như vậy, căn cứ vào Luật Lưu trữ, và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư lưu trữ, Bộ Tư pháp tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý về công tác lưu trữ phù hợp với qui định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, tạo ra hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ.
Một số văn bản khác:
Ngày 04 tháng 4 năm 2011, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 427/QĐ-BTP phê duyệt cho phép áp dụng thử Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp.
Ngày 16 tháng 4 năm 2012, Bộ Tư pháp ban hành quyết định số 634/QĐ- BTP ngày phê duyệt Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và cho phép thực hiện việc tổ chức áp dụng Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp. Hệ thống văn bản và quy trình này bao gồm 79 tài liệu trong đó có 14 tài liệu áp dụng trực tiếp hoặc có liên quan đến công tác lưu trữ.
Gần đây nhất là Chỉ thị số 02/CT - BTP về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ ngày 21 tháng 02 năm 2014 do Bộ trưởng Hà Hùng Cường đã ký ban hành ( phụ lục 7).
Trên cơ sở nghiên cứu, triển khai thực hiện chỉ thị này, lãnh đạo các đơn vị và một số đơn vị trong cơ quan cũng đã ban hành các quy định, quy chế tăng cường tổ chức thực hiện công tác lưu trữ trong đơn vị của mình. Tuy nhiên, qua
quá trình thực hiện chỉ thị 02/CT- BTP về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ ngày 21 tháng 02 năm 2014 do Bộ trưởng Hà Hùng Cường đã ký ban hành, công tác lưu trữ ở các đơn vị còn nhiều hạn chế, hiệu quả còn thấp, chưa có quy định rừ trỡnh tự và loại văn bản lưu trữ theo quy định. Như vậy, việc ban hành cỏc văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ của Bộ Tư pháp đã thêm một lần nữa khẳng định rằng: “ Ở đâu Thủ trưởng đơn vị quan tâm đến công tác lưu trữ, có nhiều biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ thì ở đó công tác này được thực hiện có nề nếp, khoa học theo hướng tin học hóa, hiện đại hóa; vai trò của công tác lưu trữ được khẳng định, cán bộ làm công tác lưu trữ gắn bó với công việc và ngược lại”.