Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Bộ Tư pháp và đề xuất khuyến nghị
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được
Trong thời gian 02 tháng thực tập tại Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ tư pháp, em đã được trực tiếp tham gia vào các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ, cụ thể em được giao nhiệm vụ cùng với chị hướng dẫn thực hiện các công việc sau:
- Phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu.
- Pho to, in ấn, scan tài liệu.
- Vệ sinh, lau giá, hộp, hồ sơ tài liệu trong kho.
- Thu tài liệu của Phòng Tài chính – Kế toán.
- Chỉnh lý và sắp xếp khối tài liệu của vụ Pháp luật Quốc tế và Kế hoạch Tài chính...
Trong các công việc thực hiện trên, công việc được thực hiện thường xuyên và nhiều thời gian nhất là thu và chỉnh lý khối tài liệu về xây dựng cơ bản của Vụ Kế hoạch - Tài chính với tổng số tài liệu là 50 mét. Quá trình thực tập tại đây, em đã nhận thấy rằng chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lưu trữ của Bộ Tư pháp nói chung còn tồn động tích đóng nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại đây thì lưu trữ Bộ Tư pháp phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản những tài liệu không có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Trong khi đó thì việc ứng dụng các thành tựu khoa học trong công tác lưu trữ là một đòi hỏi, yêu cầu hết sức khẩn trương đối với việc đổi mới công tác lưu trữ. Song việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính có được hay không phụ thuộc rất nhiều ở khâu công
tác chỉnh lý để có cơ sở dữ liệu cập nhật vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính.
Quá trình chỉnh lí tài liệu Vụ Kế hoạch Tài chính của em diễn ra như sau:
Sau khi cán bộ của Vụ Kế hoạch Tài chính giao nộp hết khối tài liệu lên kho của Phòng Lưu trữ, em được phân công khảo sát khối tài liệu về một số thông tin:
Giới hạn thời gian của tài liệu; khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý; thành phần và nội dung khối tài liệu và tình trạng vật lý của khối tài liệu cần chỉnh lý.
Tên phông tài liệu: Vụ Kế hoạch Tài chính Bộ Tư pháp
Giới hạn thời gian của tài liệu: trong quá trình thực tập em chọn khối tài liệu từ năm 2000 -2012, năm của tài liệu là năm của công trình.
Khối lượng tài liệu: 50 mét
Thành phần và nội dung tài liệu:
+ Thành phần tài liệu: khối tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại văn bản như: Công văn, tờ trình, quyết định, thiết kế kỹ thuật dự toán, hồ sơ dự toán, báo cáo kinh tế kỹ thuật, hợp đồng công trình cải tạo nâng tầng trụ sở; hồ sơ thiết kế bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ dự toán, hợp đồng tư vấn quản lý dự án công trình cải tạo...
Tài liệu được để theo hộp, theo tên từng công trình cụ thể.
+ Nội dung của tài liệu: Khối tài liệu này là tài liệu về xây dựng các công trình trụ sở của Thi hành án dân sự các tỉnh, địa phương. Năm của tài liệu là năm của công trình, từ năm 2000 -2012. Tài liệu được để theo hộp, theo tên từng công trình cụ thể.
Khảo sát xong em bắt đầu bước vào chỉnh lý. Một công trình thường kéo dài rất nhiều năm do vậy tài liệu của một công trình rất nhiều, trong một tỉnh có nhiều công trình nhỏ của các huyện, tài liệu trung bình của một công trình (một tỉnh) từ 15-30 cặp, hộp.
Ví dụ: Các công trình nhỏ trong tỉnh An Giang.
Hồ sơ xây dựng bổ sung trụ sở kết hợp với xây Kho vật chứng Thi hành án dân sự thị xã Châu Đốc tỉnh An Giang.
………..
Hồ sơ xây dựng công trình trụ sở Thi hành án dân sự Thành phố Long Xuyên tỉnh An Giang.
………..
Hồ sơ xây dựng công trình bổ sung trụ sở làm việc kết hợp xây dựng kho vật chứng thi hành án dân sự huyện Phú Tân tỉnh An Giang.
……….
Hồ sơ xây dựng công trình trụ sở Đội thi hành án dân sự huyện Thoại Sơn tỉnh An Giang.
……….
Hồ sơ xây dựng công trình trụ sở Thi hành án dân sự huyện Tri Ôn tỉnh An Giang.
……….
Để dễ dàng trong việc chỉnh lý, trước tiên phải phân các công trình về theo tỉnh, huyện sau đó lần lượt sắp xếp theo bảng chữ cái A, B, C…
Ví dụ:
Hồ sơ xây dựng Cụm kho vật chứng thi hành án dân sự tỉnh An Giang và Thành phố Long Xuyên – An Giang.
………
Hồ sơ xây dựng công trình trụ sở Kho vật chứng Thi hành án dân sự tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu.
……….
Hồ sơ xây dựng nhà kho chứa tang vật huyện Cái Nước tỉnh Cà Mau.
………
Công trình bao gồm: Công trình xây dựng trụ sở thi hành án dân sự và công trình xây dựng Kho vật chứng thi hành án dân sự, cũng có những công trình là công trình kết hợp như xây dựng bổ sung trụ sở kết hợp với xây dựng Kho vật chứng Thi hành án dân sự…
Ví dụ:
Hồ sơ xây dựng công trình trụ sở Thi hành án dân sự tỉnh An Giang
……….
Hồ sơ xây dựng cụm kho vật chứng TP Bắc Ninh tỉnh Bắc Ninh.
………
Hồ sơ xây dựng công trình bổ sung trụ sở làm việc kết hợp xây dựng kho vật chứng thi hành án dân sự huyện Phú Tân tỉnh An Giang.
……….
Tài liệu trong một công trình trụ sở xây dựng gồm các văn bản sau: Công văn, tờ trình, quyết định, thiết kế kỹ thuật dự toán, hồ sơ dự toán, báo cáo kinh tế kỹ thuật, hợp đồng công trình cải tạo nâng tầng trụ sở; hồ sơ thiết kế bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ dự toán, hợp đồng tư vấn quản lý dự án công trình cải tạo; hồ sơ dự thầu công trình cải tạo; hồ sơ mời thầu; hồ sơ thanh toán; báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu; nhật ký giám sát; nhật ký công trình; hồ sơ dự toán công trình; hồ sơ thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành; hồ sơ chất lượng công trình; bản vẽ hoàn công, hồ sơ dự toán điều chỉnh; hồ sơ quyết toán; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; báo cáo kiểm toán; tập hóa đơn giá trị gia tăng và các văn bản pháp lý công trình cải tạo công trình.
Sau khi khảo sát tài liệu của một công trình thì phân tài liệu trong công trình ra theo từng năm sau đó sắp xếp từ năm nhỏ đến năm to; tài liệu xây dựng thường sẽ có nhiểu bản trùng thừa do vậy trong quá trình chỉnh lý cần loại bỏ những bản thừa. Tài liệu xây dựng đa phần là về các số liệu nên việc loại trùng thừa cũng mất nhiều thời gian hơn bởi phải soát từng con số có khớp hay không mới có thể loại.
Tài liệu của các công trình được sắp xếp theo từng tỉnh; trong từng tỉnh phân theo từng huyện, trong từng huyện lại phân theo 2 loại đó là công trình xây dựng trụ sở và công trình kho vật chứng thì tiếp tục phân theo năm của tài liệu trong công trình đó. Trong quá trình sắp xếp, sẽ được kết hợp với ghi thẻ tạm và kẹp sơ mi cho tài liệu, sau đó viết bìa hồ sơ và cho tài liệu vào bìa. Tài liệu sau khi được cho vào bìa thì hệ thống hóa hồ sơ và đánh số hồ sơ chính thức, tiếp theo tiến hành đánh số tờ tài liệu trong hồ sơ đó, đây là khâu mất nhiều thời gian nhất vì số lượng tài liệu nhiều và tài liệu gồm các quyển đóng thành tập dày nên đánh số mất rất nhiều thời gian.
Cuối cùng là khâu biên mục, cho tài liệu vào hộp và đưa lên giá để phục vụ khai thác sử dụng.
Tài liệu xây dựng cơ bản của Vụ Kế hoạch Tài chính sau khi được chỉnh lý xong gồm có 150 hộp và 258 hồ sơ. (phụ lục 16, 17: tài liệu trước và sau khi chỉnh lý)
Như vậy, tài liệu trước khi chỉnh lý vẫn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh song dưới sự hướng dẫn của cán bộ chuyên môn cũng như sự cố gắng vận dụng kiến thức đã học vào thực tế em đã hoàn thành xong quá trình chỉnh lý tài liệu của Vụ kế hoạch Tài chính nhanh hơn so với kế hoạch và tiến độ đề ra. Mặc dù kinh nghiệm còn thiếu, đôi lúc còn lúng túng trong công việc song đối với công tác lưu trữ của cơ quan, em đã đóng góp một phần nhỏ bé công sức của mình. Kết quả đạt được là Danh mục hồ sơ: Phụ lục 18.