Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại CHI cục văn THƯ lưu TRỮ TỈNH bắc GIANG

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 1 LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG. 3 I. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chi cục Văn thư Lưu Trữ Tỉnh Bắc Giang. 3 1. Vị trí, chức năng 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 3 2.1. Giúp Giám đốc sở nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau: 3 2.2. Giúp giám đốc sở nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh. 4 3. Cơ cấu tổ chức 4 3.1. Lãnh đạo Chi cục: 4 3.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc; 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp Chi cục. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của phòng Hành chính tổng hợp. 5 2. Cơ cấu tổ chức 5 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG. 7 1. Công tác Văn phòng 7 1.1 Công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng. 7 1.2. Bố trí phòng làm việc của văn phòng. 9 1.3. Xây dựng kế hoạch của văn phòng. 10 4 Quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 11 1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng trong Chi cục. 12 1.6. Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ trong cơ quan 13 2. Về công tác văn thư 14 2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan 14 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 19 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 22 2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 23 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ. 25 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 25 3.2. Chỉnh lý xác định giá trị tài liệu. 26 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 27 3.4. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 29 CHƯƠNG III: THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ. 31 1.Thực hiện phân loại tài liệu của Sở Xây dựng từ 1989 1993: 32 CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 40 1. Đánh giá chung 40 2. Nguyên nhân tồn tại hạn chế 42 3. Đề xuất một số giải pháp 43 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC 48

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG 3

I Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chi cục Văn thư - Lưu Trữ Tỉnh Bắc Giang 3

1 Vị trí, chức năng 3

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

2.1 Giúp Giám đốc sở nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau: 3

2.2 Giúp giám đốc sở nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh 4

3 Cơ cấu tổ chức 4

3.1 Lãnh đạo Chi cục: 4

3.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc; 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - tổng hợp Chi cục 5

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của phòng Hành chính - tổng hợp 5

2 Cơ cấu tổ chức 5

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG 7

1 Công tác Văn phòng 7

1.1 Công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng 7

1.2 Bố trí phòng làm việc của văn phòng 9

1.3 Xây dựng kế hoạch của văn phòng 10

4 Quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.- 11

1.5 Hiện đại hóa công tác văn phòng trong Chi cục 12

1.6 Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ trong cơ quan 13

2 Về công tác văn thư 14

2.1 Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan 14

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 19

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 22

2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 23

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ 25

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 25

3.2 Chỉnh lý xác định giá trị tài liệu 26

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 27

3.4 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 29

CHƯƠNG III: THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ 31

1.Thực hiện phân loại tài liệu của Sở Xây dựng từ 1989 - 1993: 32

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 40

1 Đánh giá chung 40

2 Nguyên nhân tồn tại hạn chế 42

3 Đề xuất một số giải pháp 43

KẾT LUẬN 46

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

PHỤ LỤC 48

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt độngđều có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiệnchung của đất nước Hòa chung xu thế đó, những năm gần đây Nghiệp vụ công tácVăn thư - Lưu trữ đã có những bước phát triển phong phú đa dạng nhằm góp phầncải cách hành chính

Thực tập cuối khóa là một khâu rất quan trọng trong quá trình đào tạo của tất

cả các ngành Đợt thực tập tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng những kiến thức

đã học vào thực tế công việc tại cơ sở thực tập, qua đó sinh viên có thể so sánhnhững kiến thức lí luận đã được trang bị trong quá trình đào tạo với thực tiễn tại cơ

sở thực tập Từ đó giúp sinh viên có thể luyện tập các kĩ năng nghiệp vụ, nâng cao

ý thức trách nhiệm của một người công chức trong tương lai Sau quá trình học tập

và rèn luyện tại trường, ngày 02/03/2015 được sự giới thiệu của trường Đại họcNội vụ Hà Nội và được sự giúp đỡ của lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnhBắc Giang đã tạo điều kiện cho em thực tập tại cơ quan, đây thực sự là cơ hội quýbáu giúp bản thân em gắn lí thuyết với thực hành, rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ vàtích lũy kinh nghiệm phục vụ tốt cho tương lai

Gắn kết nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông qua nghiên cứukhảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành văn bản; côngtác lưu trữ ở cơ quan nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực và vậndụng lý luận vào thực tiễn; rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp; xây dựng phong cáchlàm việc và các kỹ năng khác cần thiết đối với một cán bộ khoa học ngành Văn thư

- Lưu trữ, Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiếnthức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho sinh viên tốt nghiệp là mục đích màcông tác thực tập cuối khóa hướng tới

* Bố cục báo cáoNgoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo được chia thành 4

chương như sau:

Chương 1: Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập.

Chương 2: Khảo sát hoạt động của công tác hành chính văn phòng của

cơ quan.

Chương 3 Thực hành nghiệp vụ: Thực hiện nghiệp vụ phân loại, chỉnh

lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu theo các năm.

Chương 4 Đề xuất giải pháp

Qua đây, cho phép em gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các cán bộ tại Chi cụcVăn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện, hướng dẫn, giúp đỡ em hoànthành tốt đợt thực tập này

Tuy nhiên, do thời gian có hạn, kinh nghiệm còn hạn chế, ít được tiếp xúcvới công việc thực tế nên bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chếnhất định Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầycác cô cùng toàn thể các bạn sinh viên để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Bắc giang, ngày 25 tháng 04 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Trang

CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG.

I Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chi cục Văn thư

- Lưu Trữ Tỉnh Bắc Giang.

Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 của UBND tỉnh Bắc Giang vềviệc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ có quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của Chi cục như sau:

1 Vị trí, chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức nănggiúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữcủa tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của phápluật;

1.1 Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp

vụ của chi cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;

1.2 Chi cục Vă Thư – Lưu trữu có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng và kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định phápluật

2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

2.1 Giúp Giám đốc sở nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàngnăm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về vănthư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ;

c) Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh’’;

d) Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giátrị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ;

g) Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ;

h) Phối hợp với Thanh tra Sở Sội vụ giải quyết khiếu nại tố cáo và sử lý viphạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện báo cáo Thống kê văn thư, lưu trữ;

k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

2.2 Giúp giám đốc sở nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh.

a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuổn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức thực hiện nhiệm vụ khai thá, sửdụng tài liệu lưu trữ;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

h) Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc SởNội vụ quy định

3 Cơ cấu tổ chức

3.1 Lãnh đạo Chi cục:

- Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng Chi cục Cơ cấu tổ chức:trưởng

do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm và hướng dẫn phụ cấp chức vụ hệ

số 07 Phó Chi cục trưởng do giám đốc sở nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm và hưởng

vụ cấp chức vụ hệ số 0,5

- Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước giámđốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thư vàLưu trữ; đồng thời là chủ tài khoản của Chi cục

- Các Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng theo dõi chỉ đạo và tổ chứctriển khai thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Chi cục trưởng; chịu tráchnhiệm cá nhân trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về các lĩnh vực, công việcđược phân công phụ trách

3.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc;

Các Phòng chuyên môn, trước mắt có 02 phòng, gồm:

- Phòng hành chính - tổng hợp;

- Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ;

a Đơn vị sự nghiệp: Trung tâm lưu trữ

Biên chế của Chi cục: Gồm biên chế hành chính ( lãnh đạo chi cục và cácphòng chuyên môn ), biên chế sự nghiệp( Trung Tâm Lưu Trữ) do UBND tỉnhgiao hằng năm trong tổng biên chế HCSN của Sở Nội vụ

Trước mắt chuyển 03 chỉ tiêu biên chế hành chính của văn Phòng Quản lýVăn thư Lưu trữ và 10 biên chế sự nghiệp của Trung tâm Lưu trữ sang Chi cục.Khi bộ nội vụ giao bổ sung biên chế hành chính năm 2010, Sở Nội vụ trình chủtịch UBND tỉnh giao bổ sung biên chế cho Chi cục

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - tổng hợp Chi cục.

Theo Quyết định số 02/QĐ – CCVTLT ngày 18/02/2011 của Chi cục Văn thư Lưu trữ về việc ban hành Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư Lưu trữ có quy địnhnhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp như sau:

-1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của phòng Hành chính - tổng hợp.

1.1 Quản lý công tác văn thư, in ấn văn bản, lưu trữ hiện hành của Chi cục.Kiểm soát nội dung và thế thức văn bản trước khi phát hành theo quy định Quản lý quyđịnh con dấu theo quy định của Nhà nước;

1.2 Giúp Lãnh đạo Chi cục quản lý CCVC thuộc quyền quản lý của Chi cụcthực hiện các quy định của Nhà nước, nội quy,quy chế của cơ quan; theo dõi, chấmđiểm thi đua các phòng trực thuộc và từng CCVC; Tham mưu cho Chi cục trưởng xemxét khen thưởng và sử lý kỷ luật đối với CCVC theo quy định của pháp luật;

1.3 Phối hợp với các bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng,quý, năm của Chi cục Dự thảo các báo cáo của Chi cục theo định kỳ và theo yêu cầu;

1.4 Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo kính phí hoạt động của chi cục; báo cáo dựtoán, quyết toán ngân sách theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo chế độ chínhsách, chế độ đãi ngộ khác đối với CCVC thuộc Chi cục;

1.5 Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản của Chi cục theo quy định củapháp luật; công tác bảo vệ, vệ sinh và trực cơ quan;

1.6 Tổ chức đón tiếp khách trong và ngoài tỉnh đến liên hệ công tác với Chicục Đảm báo các điều kiện vật chất phục vụ các phiên họp, hội nghị của Chi cục;

1.7.Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp được thừa lệnh Chi cục trưởng kýmột số văn bản như: giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, thông báo của cơquan, sao lục văn bản gửi đến Chi cục, công văn giải quyết công việc nội bộ cơ quanhoặc các công việc giao dịch khác được Chi cục trưởng ủy quyền, giao nhiệm vụ;

2 Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng: Là người chịu trách nhiệm cá nhân trước Lãnh đạo Chi cục về

mọi hoạt động của phòng được giao phụ trách Trưởng phòng có nhiệm vụ, quyền hạnsau:

+ Phân công nhiệm vụ cho CCVC và người lao động trong phòng sau khi đã báocáo lãnh đạo Chi cục phụ trách Tổ chức thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ của phòng;

+ Chủ động phối hợp với các phòng và CCVC trong cơ quan về việc cung cấpthông tin và trao đổi nghiệp vụ để giải quyết công việc thuộc chức năng của phòng.Những vấn đề không thuộc thẩm quyền, trưởng phòng phải báo cáo lãnh đạo Chi cụcphụ trách để giải quyết;

Quản lý CCVC và người lao động theo phân cấp quản lý và quản lý cán bộ; điềuhành hoạt động của phòng; duy trì kỷ luật lao động; xây dựng kế hoạch học tập, bồidưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CCVC trong phòng và bản thân;

- Phó Trưởng phòng: được Trưởng phòng giao phụ trách một số công việc cụ

thể của phòng; thay mặt Trưởng phòng giải quyết công việc được phân công, đồng thờichịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Chi cục về công việc đó Khi Trưởngphòng đi vắng, Phó Trưởng phòng được ủy quyền giải quyết, điều hành công việc củaphòng , sau đó báo cáo ngay với Trưởng phòng khi Trưởng phòng có mặt về nhừngviệc mình đã giải quyết và những tồn tại để Trưởng phòng nắm được và giải quyết tiếp

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH

BẮC GIANG.

1 Công tác Văn phòng

Văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ là bộ máy làm việc tổng hợp của Chicục Văn thư – Lưu trữ, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý,đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của toàn Chi cục,văn phòng có chức năng tham mưu, giúp việc trong chỉ đạo, điều hành các hoạtđộng, đảm bảo các điều kiện vật, chất kỹ thuật cho hoạt động của Chi cục Văn thư– Lưu trữ Văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng trong bộ máy tổ chức của Chicục, có vai trò không thể thiếu trong việc góp phần thực hiện có hiệu quả chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục

1.1 Công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng.

Lãnh đạo điều hành có vai trò vị trí rất quan trọng trong hoạt động của mỗi

cơ, quan đơn vị, tổ chức Nếu một cơ quan mà không có người lãnh đạo thì giốngnhư con thuyền không có thuyền trưởng Bởi lãnh đạo điều hành là một loại hìnhhoạt động xã hội quan trọng của con người trong cộng đồng, nhằm xác định đúngmục tiêu và tổ chức thực hiện được mục tiêu mà những người trong cộng đồng và

xã hội đặt ra

Lãnh đạo điều hành muốn đạt hiệu quả thì đòi hỏi người lãnh đạo không chỉ

có trình độ chuyên môn mà phải có năng lực điều hành, có phẩm chất một nhà lãnhđạo Ngoài ra, còn cần có sự nhạy bén, năng động tinh tế, và có tầm nhìn xa trôngrộng để có sự giải quyết được những vấn đề thuộc thẩm quyền chức năng nhiệm

vụ của mình

Trong thời gian khảo sát hoạt động văn phòng của cơ quan, được tiếp xúcvới lãnh đạo cơ quan và các cán bộ khác, tôi thấy lãnh đạo cơ quan là người cótrách nhiệm, điều hành đúng mục tiêu, có phương pháp điều hành quản lý khoahọc, phân công công việc cho từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan một cách hợp lí.Không những vậy, lãnh đạo cơ quan là người hòa đồng thân thiện do đó luôn tạođược bầu không khí thoải mái cho nhân viên

Lãnh đạo Chi cục luôn lãnh đạo, quản lý tốt tất cả các công việc trong phạm

vi quyền hạn của mình nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã đặt ra

Trong công tác lãnh đạo điều hành cần đảm bảo:

* Yêu cầu:

+ Quản lý đúng mục tiêu: Tất cả các hoạt động quản lý, điều hành của Chicục trưởng nhằm hướng tới việc thực hiện một cách tốt nhất mục tiêu của cơ quan

+ Cách thức phù hợp với mục tiêu đặt ra: Căn cứ vào nguồn lực hiện cóa của

cơ quan, lãnh đạo Chi cục đưa ra các biện pháp quản lý, tổ chức thích hợp cho từngmục tiêu

+ Phát huy sự tập trung, dân chủ: Lãnh đạo Chi cục đã huy động được cán

bộ dưới quyền tham gia một cách nhiệt tình các hoạt động của Chi cục dưới sựlãnh đạo của mình

+ Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của Chi cục mình: Các mục tiêucủa Chi cục được thực hiện dưới sự chỉ đạo của Chi cục trưởng Do vậy, có ý thứcđược rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với hoạt động của Chi cục

+ Giữ vững uy tín: Uy tín được thể hiện ở hiệu lực của những quyết địnhquản lý và thực hiện những quyết định của những CCVC trong cơ quan

- Theo dõi đôn đốc, kiểm tra tiến độ thực hiện quyết định: Lãnh đạo Chi cụcluôn thực hiện trực tiếp giám sát hoạt động của các cá nhân, phòng ban và các yêucầu của cán bộ CCVC, báo cáo cụ thể tình hình thực hiện công việc Đối với côngviệc quan trọng lãnh đạo Chi cục yêu cầu người được giao công việc thông báo kếtquả theo tháng, tuần

- Tổng kết đánh giá thực hiện quyết định: Sau khi quyết định được hoànthành lãnh đạo Chi cục sẽ đối chiếu kết quả đạt được với mục tiêu đã định để tìm

ra những thế mạnh, những người có năng lực cũng như tìm ra những hạn chế nhằmkhắc phục những kế hoạch tiếp theo

* Nguyên tắc:

- Văn phòng làm việc theo chế độ Thủ trưởng, nhằm đề cao trách nhiệm vàđảm bảo sự đoàn kết thống nhất trong lãnh đạo đến cán bộ, công chức, thực hiệngiải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền được giao

- Mỗi công việc chỉ giao cho một tập thể, một người phụ trách và chịu tráchnhiệm chính Cán bộ, công chức được giao phụ trách công việc nào phải tuân thủtrình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công vệc đó theo quy định của pháp luật,chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư – Lưutrữ

- Bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch, đúng quy chế và hiệu quả trongmọi hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao

* Nhiệm vụ:

- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Chi cục;xây dựng lịch công tác, làm việc, hội họp của cơ quan; thực hiện công tác thông tinbáo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan theo quyđịnh Chỉ đạo, đôn đốc và tiến hành công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiệnnhiệm vụ của các phòng, ban, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chínhsách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn,nghiệp vụ đối với công chức thuộc Chi cục theo quy định Phân công, kiểm tra,đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong Văn phòng; nhận xét, đánh giá công chứcthuộc quyền theo quy định;

- Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định củapháp luật và phân cấp của UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Chi cục vềquản lý tài chính, tài sản và thực hiện chế độ chính sách đối với công chức trong cơquan;- Quản lý thống nhất công tác in ấn, phát hành, lưu trữ tài liệu, văn bản củaChi cục theo quy định của nhà nước Chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơquan tiến hành các nghiệp vụ văn thư tiếp nhận và xử lý các văn bản đi, đến, tiếnhành tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ theo quy định;

- Lãnh đạo, hướng dẫn, điều hành các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơquan Tổ chức địa điểm tiếp dân; thực hiện công tác hành chính quản trị, bảo vệ,trực cơ quan và công tác văn thư, lưu trữ theo quy định

- Văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chủ trì, phối hợp với các phòng, banchuyên môn thuộc Chi cục điều hành thực hiện các nhiệm vụ:

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Chi cục;+ Dự thảo các báo cáo của Chi cục theo định kỳ và theo yêu cầu;

+ Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm phápluật; kế hoạch đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Chi cục

+ Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu vào công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ

1.2 Bố trí phòng làm việc của văn phòng.

Mỗi cơ quan, tổ chức dù có quy mô lớn hay nhỏ đều cần trụ sở làm việc để

có thể tổ chức các hoạt động của mình, được trang bị đầy đủ các điều kiện vật chất

và môi trường theo tính chất hoạt động của cơ quan đơn vị đó

* Bố trí phòng làm việc của Chi cục:

Tất cả phòng làm việc của Chi cục đều được bố trí theo kiểu văn phòng kín (văn phòng chia nhỏ), đây là cách bố trí theo mô hình truyền thống nghĩa là cácphòng ban được bố trí tách biệt Năm 2002, UBND tỉnh Bắc Giang được Chínhphủ cho phép xây dựng trụ sở mới, UBND tỉnh quyết định bố trí Chi cục Văn thư –Lưu trữ tại tầng 4 và 5 trụ sở UBND tỉnh Do hạn chế về không gian, địa điểm nên

cơ quan được đóng trụ sở tại UBND tỉnh Bắc Giang

- Phòng làm việc của lãnh đạo và nhân viên Chi cục được bố trí ở tầng 4 vàđược sắp xếp gần nhau Như vậy sẽ tạo điều kiện cho việc trao đổi, tiếp xúc giữalãnh đạo với nhân viên trong Chi cục

- Các kho lưu trữ được bố trí ở tầng 4 và 5 đảm bảo cho tài liệu được bảoquản trong điều kiện tốt nhất

Như vậy, các phòng làm việc của Chi cục đã được bố trí hợp lý, tọa điềukiện tốt nhất cho việc nâng cao năng xuất lao động của nhân viên và sự uản lýthống nhất đầy đủ kịp thời của các cấp lạnh đạo.

* Bố trí các trang thiết bị trong phòng làm việc:

Nơi làm việc của người công chức được bố trí theo không gian nhất định theo từng vị trí với các trang thiết bị cần thiết, được sắp xếp trật tự phù hợp với công việc của người công chức.

1.3 Xây dựng kế hoạch của văn phòng.

Lập chương trình kế hoạch là qua trình xác định những mục tiêu cần đạtđược của đơn vị và phương án tiến hành tốt nhất để đạt được những mục tiêu đótrong từng thời kì Trong mỗi kế hoạch đều thể hiện những mục tiêu và giải phápchủ yếu nhằm sử dụng những nguồn lực tài nguyên có thể khai thác được ở trong

cơ quan một cách tối ưu nhất

Việc xây dựng chương trình kế hoạch của Chi cục, trưởng phòng hành chínhtổng hợp giúp lãnh đạo Chi cục xây dựng chương trình kế hoạch công tác, phân công công việc cụ thể cho từng công chức, viên chức Điều hành hoạt động của văn phòng với chức năng nhiệm vụ được giao theo nội dung, chương trình đã đượclãnh đạo Chi cục thông qua

-Phòng Hành chính Tổng hợp được lãnh đạo giao cho nhiệm vụ là đầu mối tập hợp các chương trình kế hoạch của các đơn vị, bộ phận trong cơ quan thành chương trình kế hoạch chung của cơ quan

- Chương trình kế hoạch của Chi cục được xây dựng theo năm, thời điểm lậpvào cuối mỗi năm sau khi đã hoàn thành kế hoạch của năm trước.

- Chương trình kế hoạch của Chi cục được lập dựa vào kế hoạch, mục tiêu của các phòng ban trong Chi cục Cuối mỗi năm các phòng ban gửi bản kế hoạch của mình cho phòng Hành chính Tổng hợp, trên cơ sở đó trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch cho toàn thể cơ quan

*Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch của cơ quan được tiến hành theo trình tự sau:

- Nghiên cứu, lựa chọn và dự kiến nội dung công việc đưa vào chương trình,

kế hoạch công tác

- Xây dựng dự thảo

- Trình lãnh đạo ban hành chính thức để tổ chức thực hiện

- Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch và kiểm tra đánh giá

4 Quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.-

Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp các thông tin khác nhau vềcác sự kiện sảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó

- Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nằm đạt mục tiêu chung Bất kỳ một hoạt động nào của tổ chức cũng cần thông tin bởi thông tin là cơ sở giải quyết công việc một cách đúng đắn hiệu quả mà không bị chệch hướng Trong thời đại ngày nay sự thành công hay thất bại của một tổ chức ngày càng phụ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh lợi thế thông tin

- Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý bởi vì tác động của hệ thống quản lý đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin

- Văn phòng được coi là cửa sổ của các luồng thông tin, là bộ lọc thông tin, hầu hết các thông tin bên ngoài và nội bộ đều phải qua văn phòng để thu thập sử lý

và phối hợp Do văn phòng của Chi cục là phòng Hành chính - Tổng hợp nên mọi việc đều do phòng Hành chính - Tổng hợp đảm nhiệm

* Quy trình thu thập và xử lý thông tin

- Thu thập và chuẩn bị thông tin:

Việc thu thập và chuẩn bị thông tin cần được tiến hành một cách thườngxuyên Trong thời đại ngày nay, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đếnloạn tin Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là phải xuất phát từ chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan Để đảm bảo giá trị thiết thực, chấtlượng cao, việc kiểm tra chặt chẽ thông tin là hết sức cần thiết: Nguyên tắc là phảiđảm bảo nguồn tin xuất phát từ đâu, tin không trùng lặp, có định hướng, có trọngtâm, trọng điểm, tránh thông tin thừa không cần thiết

+ Thông tin chính thức: Là những thông tin lấy từ các văn bản: VBQPPL,văn bản các cơ quan, đơn vị

+ Thông tin không chính thức: Qua báo chí, qua các cán bộ trong cơ quan + Các thông tin này được bộ phận biên tập thực hiện lại trước khi dược xử lý

và cung cấp cho lãnh đạo

+ Các nguồn tin: Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý được thu thập từcác nguồn: Sách báo, tạp chí, vô tuyến truyền hình, các văn bản đi, văn bản đến, ýkiến đống góp

+ Phương pháp lấy tin: Tiếp nhận từ bưu điện, thường xuyên sưu tầm và cậpnhật các văn bản pháp luật có liên quan, đặt mua các báo, tạp chí, truy cậpinternet

+ Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực

+ Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin

- Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo chi cục

+ Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp duyệt và yêu cầu sửa chữa bổ sungnếu thấy cần thiết

+ Sau khi sửa thông tin gửi lên cho lãnh đạo, lãnh đạo cơ quan có thể yêucầu văn phòng giải thích, bổ sung một số điều chưa rõ trong văn bản

Nhận thức rõ được tính chất quan trọng của thông tin trong quản lý nên lãnhđạo và cán bộ trong Chi cục ngày càng nâng cao chất lượng thông tin cung cấp cholãnh đạo, xử lý thông tin hiệu quả hơn, đồng thời có những phán đoán và cảm nhậntốt hơn về hệ thống thông tin cần thu thập

1.5 Hiện đại hóa công tác văn phòng trong Chi cục.

Ngày nay với thành tựu các ngành khoa học công nghệ cao đã phát triển cực

kỳ nhanh chóng, đã đạt được nhiều thành tựu rực rỡ, tác động mọi mặt đời sốngcủa xã hội loài người Trong những ngành Khoa học Công nghệ cao có CNTT,máy tính mạng truyền thông đã làm cho các hoạt động của cơ quan nói chung vafc

ủa Chi cục Văn thư Lưu trữ nói riêng đã có sự thay đổi căn bản Hầu hết công việcđược thực hiện đều nhờ sự hỗ trợ của CNTT, của máy tính và các phương tiện kỹthuật hiện đại

Do nhận thức được sự cần thiết và tầm quan trọng của CNTT đối với côngviệc văn phòng Nên lãnh đạo văn phòng đã quan tâm đầu tư mua sắm trang thiết

bị cần thiết đạt hiệu quả cao

Thực tế, ở Chi cục mỗi nhân viên được trang bị một máy tính có nối mạng

và cài đặt phần mềm thông dụng như word, excel phục vụ thiết thực cho côngviệc Nhờ có máy tính nối mạng nên việc thu thập, xử lý và truyền thông tin được

thực hiện trực tiếp trên mạng giúp cán bộ tiết kiệm thời gian và công sức Vafc ũngnhờ có máy tính nên việc lưu trữ các văn bản tài liệu được tiến hành trên đĩa mềm.Không chỉ vậy máy tính còn giúp cho các chuyên viên văn phòng có thể soạn thảovăn bản trên máy tính một cách nhanh chóng dễ ràng.

Ngoài ra, cơ quan còn trang bị như máy in, máy photo, điện thoại cũngđược trang bị phục vụ công tác văn phòng Việc trang bị mua sắm các trng thiết bịhiện đại không chỉ phục vụ đắc lực cho công việc mà còn góp phần hiệu quả cơquan

Nhìn chung, Chi cục đã trang bị được các trang thiết bị kỹ thuật hiện đạiphục vụ cho hoạt động của toàn Chi cục Tuy nhiên với yêu cầu công việc hiện đạiChi cục cần đầu tư trang thiết bị nhiều hơn nữa như máy phôt, máy in, máy fax

và những máy tính cũ cần thay mới, nhằm góp phần tăng năng xuất, chất lượng vàhiệu quả công việc của mỗi cá nhân và của toàn Chi cục

1.6 Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ trong cơ quan

Đi công tác là một trong những hoạt động khá thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan là một hoạt động cần thiết nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đặt ra trong việc thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết những việc cụ thể thuộc chương trình, kế hoạch công tác năm đã được xây dựng

Phạm vi đi công tác rộng hay hẹp phụ thuộc vào chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của cơ quan, liên quan đến cơ quan quản lý Nhà nước, hoặc phụ thuộc vào mối quan hệ công tác của cơ quan đối với các cơ quan khác

Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà phạm vi công tác khác nhau.Các giai đoạn chuẩn bị chuyến đi công tác của cơ quan:

- Xếp lịch cho các chuyến đi công tác

- Thu thập những thông tin cần thiết về chuyến đi công tác

- Giải quyết các thủ tục và một số công việc cần thiết cho đoàn công tác

- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn công tác

- Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn công tác

- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn cho đoàn công tác

- Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết bị cần thiết khác cho đoàn công tácTheo Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư Lưu trữ quy định chế độ quản

lý lao động được thực hiện như sau:

Chi cục trưởng đi công tác hay nghỉ việc riêng từ 01 ngày trở nên phải báocáo lãnh đạo Sở Nội vụ, cử Phó Chi cục trưởng phụ trách thay và thông báo chotrưởng phòng Hành chính – Tổng hợp; Phó Chi cục trưởng đi công tác hay nghỉphép phải báo cáo Chi cục trưởng

Trưởng, Phó các phòng đi công tác phải báo cáo lãnh đạo Chi cục về nộidung, thời gian và đề nghị người thay thế giải quyết công việc ( nếu cần).

Trưởng, Phó các phòng và CCVC, người lao động nghỉ việc riêng phải xinphép Chi cục trưởng và Phó Chi cục trưởng phụ trách; Phó các phòng, CCVC vàngười lao động khi được nghỉ việc riêng phải báo cáo để Trưởng phòng được biết

- Chế độ nghỉ phép của CCVC, người lao động được giải quyết theo quyđịnh của Bộ Luật Lao động CCVC, người lao động nghỉ phép phải viết giấy xinphép nghỉ, được Chi cục trưởng đồng ý

Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, mỗichuyến đi có tác dụng trên nhiều phương diện Việc đi công tác và khảo sát giúpcho người lãnh đạo và các bộ phận quản lý nắm bắt được tình hình thực tế ở cơ sở,hoặc tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan,đối tác trong và ngoài nước Cácchuyến đi công tác cũng giúp người lãnh đạo và các bộ phận quản lý có thể tìmkiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện được các thoả thuận trong lĩnh vực quản lý

Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo

2 Về công tác văn thư

- Công tác văn thư gắn liền vói việc hoạt động chỉ đạo điều hành công việccủa cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộcvào công tác văn thư làm tốt hay không Vì thế mà công tác Văn thư trong các cơquan tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cảicách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm đượctập trung đổi mới

- Nhận thức được vai trò quant rọng của công tác Văn thư trong hoạt độngcủa cơ quan, Chi cục đã có sự quan tâm đúng múc, có biện pháp tổ chức văn thưhợp lý mang lại hiệu quả cho công tác công văn giấy tờ của cơ quan Góp phần làmtăng năng xuất, chất lượng giải quyết công việc và làm tốt công tác Văn thư sẽ tạođiều kiện tốt cho công tác lưu trữ và các công tác khác của cơ quan

2.1 Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan

Công tác Văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của các cơquan hành chính nhà nước Lịch sử tồn tại và phát triển của xã hội loài ngưòi đãchứng minh rằng, bất kỳ nhà nước nào hay chế độ xã hội nào, từ chế độ nô lệ đếnNhà nước phong kiến, tư bản chủ nghĩa và xã hội chủ nghĩa đều sử dụng văn bảnlàm phương tiện để quản lý nhà nước, lấy văn bản làm công cụ để lưu giữ, truyềnđạt thông tin, ra quyết định quản lý Chính vì lẽ đó, văn bản nói riêng và công tácvăn thư nói chung đóng vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo cung cấp thông tingóp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, nâng cao năngsuất chất lượng công việc của mỗi cơ quan Công tác văn thư là khái niệm dùng đểchỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lýgiải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạtđộng quản lý của cơ quan, tổ chức

Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được thể hiện chủ yếu quabằng văn bản, đây là phương tiện giao tiếp giữa các cơ qua với nhau, giữa các cơquan với các tổ chức, và giữa các cơ quan nhà nước với công dân Bởi vậy, vănbản được coi là phương tiện không thể thiếu, là căn cứ để giải quyết công việchàng ngày của cơ quan Nếu văn bản được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời,chính xác; được soạn thảo có chất lượng, được đăng ký rõ ràng được lập hồ sơ hợp

lý, quản lý chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc giải quyết văn bản Qua việc nghiên cứu

và thấy được tầm quan trọng cũng như vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư cơquan sẽ giúp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể nắm được tình hình hoạt động,hiệu quả làm việc của cơ quan, đơn vị mình Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phầnnâng cao hiệu quả chất lượng công viêc, hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên

cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật thông tin trong hoạtđộng quản lý, giữ gìn bí mật quốc gia và bí mật cơ quan; tạo điều kiện thuận lợicho công tác lưu trữ

Hiện nay, hình thức tổ chức Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ là vănthư chuyên trách, văn thư là đầu mối quản lý các văn bản của Công tác văn thưcủa cơ quan được Văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước

và của cơ quan Phòng quản lý văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phân phối

và quản lý tình trạng văn bản (tiếp nhận và xử lý văn bản đi đến) Mọi văn bản,giấy tờ, mọi chu chuyển đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan, các công văn điđến của cơ quan đều được nhân viên văn thư đánh số, vào Sổ theo dõi cẩn thận vàtrình lãnh đạo Chi cục xử lý kịp thời Hồ sơ về công tác văn thư được thự hiệnđúng quy định, các văn bản phát hành được gửi đảm bảo đầy đủ, đúng thời gianquy định, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo Năm 2009, văn thư cơ quan đã tiếp nhận,đăng ký 6147 công văn đến Đăng ký và làm thủ tục phát hành 6829 công văn đi(trong đó 2359 quyết định thường, 2296 quyết định tuyển dụng và điều động; 1828công văn và 346 văn bản khác) Việc phân phát báo chí, trực điện thoại, phô tô, in

ấn văn bản đều được duy trì và thực hiện nhanh chóng kịp thời Các con dấu của

cơ quan đều được quản lý theo chế độ bảo mật, sạch sẽ, có tủ lưu trữ riêng Bộphận văn thư đã được tổ chức cập nhật theo dõi các loại văn bản đi đến bằngCNTT, sử dụng máy vi tính trong công tác quản lý, lưu trữ, vào sổ văn bản đi, đến.Tiếp nhận, xử lý và chuyển giao văn bản qua mạng Internet, mạng LAN

Với tư cách là cơ quan chuyên môn thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang có chứcnăng tham mưu, Chi cục Văn thư – Lưu trữ sớm nhận thức rõ vai trò quan trọngcủa công tác văn thư của cơ quan Xuất phát từ yêu cầu khách quan, mục đích cuốicùng của công tác văn thư là giúp lãnh đạo và cán bộ công chức thực hiện, xử lý vàhoàn thành công việc, nhiệm vụ một cách nhanh chóng thuận tiện và hiệu quả nhất.Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã và đang được sự quan tâm đầu

tư nhất định của lãnh đạo và cán bộ, công chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã cónhững hình thức và biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn nữa chất lượng công tácvăn thư như: đầu tư vế trang thiêt bị, cơ sở vật chất cho công tác văn thư, tuyểndụng và tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư, ứng dụng CNTT vào côngtác văn thư Do vậy, công tác văn thư của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tiếp tục được

duy trì, hoàn thiện, phát huy mạnh mẽ vai trò, tầm quan trọng và vị trí của nó tronghoạt động quản lý.

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

* Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản

Trước đây cơ quan áp dụng một số văn bản về công tác soạn thảo văn bản:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư ban hànhngày 08/04/2004 Nhưng từ ngày 08/02/2010 cơ quan áp dụng Nghị định 09/2012/NĐ-CP của Chính phủ, sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-

CP về công tác văn thư

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ

- Từ ngày 19/01/2011 cơ quan áp dụng Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ

Nôi vụ về hướng dẫn trình bày kĩ thuật văn bản hành chính.

* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan:

- Quy trình soạn thảo văn bản của Chi cục thường được soạn thảo theonhững bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, tầm quan trọng của văn bản.

Việc xác định mục đích, tầm quan trọng của văn bản sẽ giúp người soạnthảo xác định giới hạn của vấn đề chính và lựu chọn văn bản sao cho phù hợp vàgiúp thu thập xử lý thông tin chính xác Điều quan trọng là phải xác định được sựcần thiết phải ban hành văn bản

Bước 2: Chọn thể loại văn bản.

Từ việc xác định tính chất, mục đích, tầm quan trọng của văn bản ngườisoạn thảo văn bản sẽ lựu chọn thể loại văn bản phù hợp với đặc điểm tính chấtcông việc nhằm nâng cao hiệu lực văn bản

Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin.

- Để nội dung văn bản đạt chất lượng cao phải thu thập thông tin đầy đủchính xác Thông tin cần thu thập để ban hành văn bản của Chi cục được chia làmhai loại:

- Thông tin pháp lý: là những thông tin làm cơ sở vững chắc đáng tin cậy

- Thông tin thực tiễn: là thông tint hực tế giúp người soạn thảo tổng hợpnhững số liệu, những nhận xét và đưa ra những đánh giá phù hợp

- Sau khi thông tin được thu thập người soạn thảo sẽ tiến hành lựu chọnthông tin cần thiết chính xác và loại bỏ những thông tin trùng lặp, nội dung khôngđáng tin cậy những thông tin thứ yếu

Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản.

Đề cương là dàn ý khái quát nội dung văn bản, một khi đề cương được xâydựng chi tiết cụ thể, hợp lý, khoa học sẽ giúp người soạn thảo một cách nhanhchóng và đạt hiệu quả cao.

Tại Chi cục đề cương văn bản được xây dựng dựa trên ý kiến của lãnh đạo

+ Phần kết luận: bất cứ văn bản nào cững có phần kết luận, người soanjt hảovăn bản căn cứ vào từng loại văn bản, từng mục đích tính chất có thể kết luận phùhợp

Bước 5: Viết bản thảo.

Căn cứ vào đề cương để viết bản thảo, với những văn bản quan trọng Chicục sẽ tổ chức họp để lấy ý kiến hoặc gửi dự thảo để xin ý kiến

Viết bản thảo được tiến hành theo các bước:

- Viết nháp

- Viết chính thức

- Viết lần cuối

Bước 6: Duyệt bản thảo.

- Cá nhân soạn song bản thảo văn bản đều phải thông qua lãnh đạo phòngphụ trách duyệt, sửa chữa, bổ sung Trước khi văn bản trình Chi cục phó phụ tráchhoặc Chi cục trưởng ký ban hành phải chuyển qua trưởng phòng Hành chính- Tổnghợp rà soát về nội dung, hình thức và kỹ thuật trình bầy văn bản

- Trường hợp lãnh đạo Chi cục sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản thìtrưởng phòng Chuyên môn phải trực tiếp sửa chữa lại bản thảo

Bước 7: Đánh máy, in ấn văn bản.

- Đánh máy phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức kỹ thuật trình bàyvăn bản Trường hợp có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánhmáy phải hỏi ý kiến người soạn thảo văn bản đó

- Nhân bản đúng số lượng văn bản phát hành

- Số lượng văn bản phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận

vă bản Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thìphòng soạn thảo phải có phụ lục nơi kèm theo để lưu ở văn thư

- Sau khi đánh máy song cán bộn văn thư phải đói chiếu lại với bản thảo đểđảm bảo chính xác tuyệt đối Văn bản sau khi đánh máy được giao cho người giaobản thảo hoặc cán bộ chuyên môn có trách nhiệm theo quy định của cơ quan

Bước 8: Kiểm tra thể thức văn bản trước khi ký ban hành.

- Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chínhxác của nội dung văn bản

- Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra và chịutrách nhiệm về thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 9: Trình ký văn bản.

- Sau khi được kiểm tra lại thể thức cũng như nội dung, văn bản được trìnhcho lãnh đạo ký Đối với những văn bản quan trọng phải có đủ hồ sơ, giấy tờ liênquan đến văn bản trình ký để gười ký xem xét quyết định

Bước 10: Hoàn thiện về mặt thể thức và thủ tục ban hành.

- Cán bộ văn thư sẽ hoàn thiện về mặt thể thức như: ghi số, ký hiệu, ngày,tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản đúng số lượng yêu cầu, đăng ký vào sổ vàlàm thử tục chuyển giao văn bản đi

* Sơ đồ soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

* Thống kê số lượng văn bản của cơ quan.

Năm Báo cáo Quyết

định

Côngvăn

Thôngbáo

Kếhoạch

Tổng sốvăn bản

2010 56 47 41 38 21 203

Trưởng, phó phòng Chi cục

- Ký duyệt phiếu trình

- Đăng ký số

- Đóng dấu VB

- Đóng bì, ghi tên, địa chỉ nơi nhận

- Ký thừa lệnh

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Quản lý văn bản đi, đến là một hình thức giúp lãnh đạo Chi cục Văn thư Lưutrữ có thể nắm bắt được tình hình ban hành, chuyển giao, tiếp nhận và giải quyếtvăn bản

* Quản lý văn bản đi:

- Trình tự quản lý văn bản đi

- Tất cả văn bản đi của chi cục phát hành phải được quản lý tập trung, thốngnhất tại văn thư của cơ quan theo trình tự sau:

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,tháng, năm của văn bản;

+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật( nếu có);

+ Đăng ký văn bản đi;

+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

+ Lưu văn bản đi

- Chuyển phát văn bản đi.

Các văn bản phát hành đi ở mức độ khẩn, cán bộ văn thư có trách nhiệm làmthủ tục phát hành ngay sau khi văn bản được lãnh đạo lý duyệt; chuyển giao trựctiếp hoặc chuyển phát nhanh qua bưu điện, thực hiện nguyên tắc giữ kín niêmphong, giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng

Các văn bản thông thường phải được hoàn thành thử tục văn thư và chuyểnphát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếptheo

Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển quamạng để thông tin nhanh, sau đó chuyển bản chính đến nơi nhận

+ Lưu văn bản đi.

Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắpxếp theo thứ tự đăng ký, mỗi bản chính còn có hồ sơ giải quyết công việc đượcgiao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định

Văn bản đi có chế độ mật lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhànước Được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp,hộp Tuyệt đối khôngđược mang ra khỏi cơ quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ýcủa Lãnh đạo

Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấuvăn thư có trách nhiệm theo dõi văn bản chính

* Sơ đồ chuyển văn bản đi của cơ quan.

* Quản lý văn bản đến.

Cũng như việc quản lý văn bản đi, tất cả văn bản được gửi đến chi cục văn thư vàlưu trữ đều được gửi qua bộ phận văn thư, văn thư có trách nhiệm quản lý và giảiquyết văn bản đến Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành bóc bì côngvăn, vào sổ công văn đến, sau đó công văn được xử lý, phân loại rồi chuyển giaocho các phòng, cho lãnh đạo Chi cục hoặc gửi tới đích danh cán bộ công chứctrong cơ quan được yêu cầu xử lý

Quá trình xử lý văn bản được văn thư tiến hành theo các công đoạn cơ bảnsau: Tiếp nhận văn bản (bao gồm các yếu tố thông tin được máy tinh cập nhật vănbản đến như : số, ký hiệu văn bản, số đến, ngày gửi, ngày nhận, người gửi, ngườinhận, người ký, từ khoá, cơ quan gửi, thuộc khối cơ quan, thời hạn xử lý, ghi chú,văn bản kèm theo, đơn vị xử lý, tính chất, trích yếu, nơi lưu); xử lý đầu vào; phânloại văn bản; cập nhật vào cơ sở dữ liệu; phân phối văn bản; giải quyết nội dungvản bản và quản lý cơ sở dữ liệu văn bản đến

Việc quản lý văn bản của Chi cục Văn thư Lưu trữ được đảm bảo tương đối chặtchẽ, công tác tra cứu thông tin được dễ dàng, phục vụ viêc giải quyết công việcđược nhanh chóng, thuận tiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi cục Văn thưLưu trữ Bắc Giang

* Trình tự quản lý văn bản đến như sau:

- Tiếp nhận đăng ký văn bản đến

+ Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại vawb thư làn thủtục tiếp nhận, đăng ký Cán bộ văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào sổ,đăng ký văn bản đến Những văn bản không đăng ký tại văn thư, các phòng và cánhân không có trách nhiệm giải quyết trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phảikịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,giải quyết

+ Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũngphải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ; trường hợpphát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giaotrách nhiệm xem xét, giải quyết Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tạivăn thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax( loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại

Văn bản đi Văn thư đăng

ký văn bản

Chuyển đi các

cơ quan

CSDL về công văn giấy tờ

trước khi đóng dấu đến, van bản đến chuyển phát qua mạng, trong tường hợp cầnthiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “ Đến” Đến khi nhận được bản chínhcủa bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến ( số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, nămđăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển qua đơn vị hoặc cá nhân

đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng

+ Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trongngày, chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo

+ Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không bóc bao gồm: các bì văn bản gửi đíchdanh người nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là vănbản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản

có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

+ Đối với những bì thư có hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “ chỉ người cótên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người

có trách nhiệm xử lý Sau khi xử lý song, các văn bản trên phải chuyển cho trưởngphòng Hành chính – Tổng hợp quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan cótrách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo Chi cục hoặc Trưởng phòngHành chính- Tổng hợp để xử lý

+ Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơinhận, dấu niêm phong( nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn,mật Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong không đúng với sốghi ngoài bì, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ởngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơigửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiếtphải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến

+ Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dự liệu vănbản đến trên máy vi tính

- Trình chuyển giao văn bản đến.

+ Tất cả cá loại văn bản đến sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư phảitrình Chi cục trưởng đọc và chuyển đến người giải quyết

+ Đối với loại văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được chuyểnngay đến Chi cục trưởng hoặc người phụ trách lĩnh vực để xử lý ( nếu Chi cụctrưởng vắng mặt), sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký

+ Việc chuyển giao văn bản phải đmat bảo nhanh chóng, chính xác, đúng đốitượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

+ Chi cục trưởng có trách nhiệm giải quyết kịp thời văn bản đến Các Phó chicục trưởng được Chi cục trưởng phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các vănbản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Căn cứ nội dung văn bản đến, Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng giao cho cácphòng chuyên môn hoặc cá nhân giải quyết Trưởng các phòng chuyên môn phâncông cho cán bộ của phòng mình nghiên cứu giải quyết văn bản đến.

+ Trong công tác xử lý văn bản đến, Chi cục trưởng giap cho Trưởng phòngHành chính – Tổng hợp chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Xem xét toàn bộ văn bản đến và chuyển đến Chi cục trưởng để xem xét và phâncông thực hiện;

Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết theo ý kiến của Chi cụctrưởng hoặc Phó Chi cục trưởng;

Theo dõi, đôn đốc văn bản đến; Hàng tháng tổng hợp, báo cáo tình hình giảiquyết văn bản tại cuộc họp giao ban cuối tháng

+ Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giảiquyết không qua 10 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký văn bản đến

Sơ đồ: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

VB đến Chuyển LĐ

( Trong ngày)

Sáng ngày hôm sau

Chuyển VT vào sổ VB

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

Chi cục Văn thư Lưu trữ Bắc Giang là cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở Nội vụ,

là cơ quan có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự quản lý về

tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn của Sở Nội vụ

Con dấu có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý hành chínhnhà nước, cũng như việc ban hành các văn bản hay quyết định quản lý của cơquan, đơn vị, cá nhân Dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện tính chất pháp lý củavăn bản, vị trí pháp lý của cơ quan tổ chức ban hành văn bản, khẳng định tính chânthực và hiệu lực ban hành văn bản do các cơ quan quản lý hành chính và các chứcdanh nhà nước ban hành

Lãnh đạo

(phân công )

Bộ phận xử lý

Quản lý con dấu nhằm mục đích đề phòng kẻ xấu sử dụng con dấu ở cơquan tổ chức làm giả các văn bản để thực hiên các hành vi phi pháp gây tổn hạiđến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích của các cơ quan tổchức và công dân Việc quản lý con dấu còn nhằm mục đích đảm bảo tính kỉcương, ngăn ngừa sự tuỳ tiện trong việc ban hành văn bản của cơ quan tổ chức.

- Quản lý và sử dụng con dấu ( theo điều 23 của quyết định số

50/QĐ-CCVTLT về việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ, ban hành ngày 5/11/2011.)

+ Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp giúp Chi cục trưởng quản lý và sửdụng con dấu của Chi cục theo đúng quy định hiện hành

+ Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu của Chi cục

và các loại dấu khác ( nếu có ) theo đúng quy định

+ Cán bộ văn thư được phân công đóng dấu, không được mang dấu ra khỏikhu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của Chi cục trưởng

+ Không được tự ý giao con dấu cho người khác sử dụng khi không có sựchỉ đạo của Chi cục trưởng bằng văn bản

- Đóng dấu.

+ Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ

+ Không đóng dấu đối với văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháycủa phòng chuyên môn soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ ký không rõ ràng,lem luốc

+ Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái

+ Đóng dấu giáp lai lên các bản hợp đồng, biên bản dự toán có nhiều trang.Dấu được đóng vào khoảng giữa lề trái của văn bản

+ Đối với tài liệu Bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độmật : Tuyệt mật, Tối mật, Mật

2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lập trong quátrình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc Hồ sơ sau khilập thành hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định của cơ quan vàtheo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việc lập hồ sơ hiện hành nhằm mục đich theodõi, quản lý công việc, giải quyết công việc và phục vụ cho yêu cầu quản lý côngviệc hiện tại của cơ quan Đây là mắt xích quan trọng nối liền công tác văn thư vàcông tác lưu trữ Qua thực tế khảo sát và tìm hiểu, tôi nhận thấy việc lập hồ sơcông việc của cán bộ, công chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ thực sự tốt

Việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy địnhchung của cơ quan và theo đúng quy định của Nhà nước: hồ sơ công việc là toàn

bộ văn bản, tài liệu phản ánh quá trình hoạt giải quyết công việc gồm văn bản, tàiliệu gửi đến cơ quan Trong những năm gần đây, nhờ những văn bản hướng dẫn

chỉ đạo chi tiết, cụ thể của Chi cục, qua các lớp tập huấn nghiệp vụ, cùng với sựđôn đốc, nhắc nhở, chỉ đạo, của lãnh đạo Văn phòng Chi cục; tình hình lập hồ sơhiện hành của các các bộ cơ quan đã tiến bộ rất nhiều Phần lớn cán bộ, công chứctrong Chi cục đã ý thức được công tác lập hồ sơ hiện hành, mở hồ sơ ngay từ khiđược giao giải quyết công việc hoặc danh mục hồ sơ tài liệu dự kiến hàng năm, đểtiến hành công tác lập hồ sơ Tuy nhiên chất lượng hồ sơ được lập chưa cao, thứ tựsắp xếp trong hồ sơ chưa khoa học, rất lộn xộn, rời lẻ, tài liệu trong hồ sơ còn chưađầy đủ, nhiều tài liệu hết giá trị hoặc còn nhiều bản trùng thừa.

* Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Trách nhiệm của các phòng chuyên môn và cá nhân trong cơ quan

+ Các phòng chuyên môn và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ

sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ hiện hành của Chi cục theo thời hạn

+ Trường hợp các phòng chuyên môn hoặc cá nhân cầ giữ lại tài liệu, hồ sơđến thời hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan,nhưng thời hạn giữ lại không được qua hai năm

+ Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ dưỡng chế độ bảohiểm xã hội phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, cho phong hoặcngười kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặcmang sang cơ quan khác

- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: + Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Sau một năm kể từnăm công việc kết thúc;

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng về khoa học công nghệ: Sau mộtnăm kể từ năm công trình được nhiệm thu chính thức ;

+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyếttoán;

+ Cơ sở dữ liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm,ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc

- Thủ tục giao nộp

+ Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” vàhai bản “ Biên bản giao nhận tài liệu” Các phòng chuyên môn hoặc cá nhân giaonộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi loại một bản

- Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

+ Trách nhiệm của Chi cục trưởng

Chi cục trưởng có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơhiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ ở các phòng, và các cá nhân

+ Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp chịu trách nhiệm:

Tham mưu cho chi cục trưởng trong việc kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn việclập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các phòn chuyên môn trực thuộcchi cục.

Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiệnhành tại Chi cục

- Trưởng các phòng chuyên môn trực thuộc Chi cục chịu trách nhiệm trướcChi cục trưởng về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ,tài liệu của cơ quanvào lưu trữ hiện hành

- Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức: Lập hồ sơ công việc đượcphân công theo dõi, giải quyết

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành: Tiếp nhận và đưa vào lưu trữ cơ quan

hồ sơ theo quy định sau khi có ý kiến của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ được lãnh đạo Chi cục quantâm, chỉ đạo thực hiện theo đúng quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm

2001 Các công văn, tài liệu của cơ quan thường xuyên được kiểm tra và đưa vàokho lưu trữ cơ quan theo đúng thứ tự, mục loại quy định Các trang thiết bị phục vụcông tác lưu trữ của cơ quan được trang bị đầy đủ, hiện đại, phục vụ tốt nhất choviệc lưu trữ, khai thác tài liệu của công chức trong cơ quan Công tác bảo quản tàiliệu được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định

* Các văn bản bản quản lý chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ;

- Công văn số 840/UBND- TTLT ngày 16/4/2007 của chủ tịch ủy ban nhândân tỉnh về việc thực hiện chỉ thị số 05/2007/CT- TTg về tăng cường bảo vệ vàphát huy giá trị tài liệu lưu trữ

- Công văn số 441/UBND-TTLT ngày 22/02/2008 về việc thực hiện côngtác văn thư lưu trữ địa phương

- Công văn số 635/ UBND-TTLT ngày 13/3/2008 về việc quản lý tài liệu khichia tách sát nhập cơ quan

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ đầu tiêncủa công tác lưu trữ, nhằm tập hợp tài liệu của một cơ quan quốc gia tổ chức đểquản lý một cách tập trung thống nhất

Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Chi cục bao gồm công tác thuthập bổ sung tài liệu của Chi cục và công tác thu thập bổ sung tài liệu của các đơn

vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Lãnh đạo Chi cục đã xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập tài liệu đã đếnhạn nộp lưu vào lưu trữ và tiến hành chỉnh lý đưa khối tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Đới với lưu trữ thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là loại tài liệu sản sinhtrong quá trình hoạt động của chính cơ quan và các đơn vị trực thuộc Đây là