Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG tây đô

MỤC LỤC A. PHẦN NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TÂY ĐÔ 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Tây Đô 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Văn phòng Công chứng Tây Đô. 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TÂY ĐÔ 14 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 25 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 30 3.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30 3.2 ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 31 3.3 Một số khuyến nghị 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 35

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN NÓI ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu chung Văn phòng công chứng Tây Đô 1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng công chứng Tây Đô 1.2Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư Văn phòng Công chứng Tây Đô Chương II Thực trạng công tác văn thư Văn phòng công chứng .14 Tây Đô .14 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 25 CHƯƠNG III 29 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP .29 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt 29 3.2 ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 31 3.3 Một số khuyến nghị 33 C PHẦN KẾT LUẬN .34 Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN NÓI ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hòa vào xu năm gần nghiệp vụ công tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay không Vì công tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đẩt nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách hành quốc gia có công tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy,để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Ngày công tác Văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trò quan trọng Sống xã hội phát triển đòi hỏi cá nhân phải biết tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem lực kiến thức mà trau dồi phục vụ cho xã hội đất nước Đây lý để em chọn đề tài để thực tập viết báo cáo tốt nghiệp để có nhìn đắn công tác Văn thư Là sinh viên lớp nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, sau ba năm học tập rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ định Nhưng “Học phải đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết học lớp phải áp dụng vào công việc thực tế quan, để đáp ứng yêu cầu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên thực tập quan, đơn vị Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đây dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức người cán công chức, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Thực Kế hoạch Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc thực tập tốt nghiệp lớp Văn thư – Lưu trữ Khóa với giúp đỡ Văn phòng Công chứng Tây Đô tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập Thời gian thực tập gần tháng ngày 02/3/2015 đến hết ngày 24/4/2015 Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ Trưởng Văn phòng, cô phận nhân viên làm công tác Văn thư Văn phòng tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác Văn thư Đặc biệt hướng dẫn cô giáo chủ nhiệm Ngô Kiều Oanh truyền cho em lòng say mê công việc, giúp em nhận thức sâu sắc nghĩa vụ vai trò cán Văn thư Từ em rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cẩn thận Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hơn, tỉ mỉ hơn…và nâng cao lực thân để hoàn thành tốt công việc Bản báo cáo thực tập kết thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Đây lần em tập làm cán công chức thực nên nhiều bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức hạn chế, thân em cố gắng hoàn thành báo cáo, song khuôn khổ báo cáo tránh khỏi hạn chế, sai xót định Em viết báo cáo gửi tới nhà trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ kính mong nhận đóng góp ý kiến thấy cô giáo phụ trách môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện nghiệp vụ để em có sở, tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho công tác sau với hi vọng góp phần nhỏ công đổi mới, xây dựng quê hương đất nước Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng Công chứng Tây Đô giúp em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo tốt nghiệp này./ Nội dung báo cáo gồm phần sau: A Phần mở đầu B Phần nội dung C Phần kết luận D Phụ lục Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu chung Văn phòng công chứng Tây Đô 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng công chứng Tây Đô a, Lịch sử hình thành Văn phòng Công chứng Tây Đô thành lập theo Quyết định thành lập số 3788/QĐ-UBND ngày 18/08/2011 UBND thành phố Hà Nội hoạt động theo Giấy đăng ký hoạt động số 64/TP-ĐKHĐ ngày 10/10/2011 Sở Tư Pháp Thành Phố Hà Nội Văn phòng có trụ sở Khu tòa án, thị trấn Trạm Trôi, huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội (đối diện UBND huyện Hoài Đức) Với Công chứng viên, có bề dày kinh nghiệm lĩnh vực công chứng Pháp luật đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết tận tâm, Văn phòng Công chứng Tây Đô đảm bảo xác an toàn Văn công chứng, đáp ứng tốt yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch nhận đánh giá cao khách hàng Hiện nay, VPCC Tây Đô Văn phòng công chứng tổ chức hoạt động theo Luật công chứng 2006 với đội ngũ lãnh đạo, cố vấn Thạc sỹ luật, luật sư có bề dày kinh nghiệm, chuyên sâu lĩnh vực pháp luật Bên cạnh đó, có hậu thuẫn hợp tác chiến lược thành viên có đầy tiềm uy tín Hiện nay, với đội ngũ nhân động, vững chuyên môn, tận tình tràn đầy nhiệt huyết, VPCC Tây Đô tự tin chất lượng dịch vụ đặt phương châm khách hàng mục tiêu để phát triển Sau thời gian hoạt động, Văn phòng công chứng Tây Đô củng cố tạo dựng lượng khách hàng ổn định Văn phòng công chứng Tây Đô có đội ngũ công chứng viên, cán bộ, nhân viên có nhiều kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu thái độ phục vụ tận tình, chu đáo Các mức phí dịch vụ theo quy định niêm yết công khai Văn phòng Công chứng Tây Đô mở cửa liên tục từ thứ hai đến thứ bảy hàng Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tuần Ngoài ra, Văn phòng đáp ứng dịch vụ tự nguyện: - Công chứng tận nơi địa khách hàng - Công chứng làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ Với sứ mệnh nhân danh Nhà nước, xác nhận giá trị pháp lý giao dịch, Văn phòng Công chứng Tây Đô cố gắng thực tốt trọng trách giao đồng thời phục vụ khách hàng cách tốt nhất, góp phần vào công cải cách giảm tải thủ tục hành địa bàn huyện Hoài Đức thành phố Hà Nội Văn phòng công chứng Tây Đô đặt mục tiêu trở thành Văn phòng công chứng hàng đầu tin tưởng tín nhiệm việc cung cấp dịch vụ công chứng phục vụ nhân dân đảm bảo ”Nhanh chóng, thuận tiện, xác an toàn pháp luật” b, Chức Phòng Công chứng Tây Đô đơn vị nghiệp thuộc Sở Tư pháp có tư cách pháp nhân, có dấu, trụ sở tài khoản riêng, có chức thực công chứng loại hợp đồng, giao dịch cá nhân, tổ chức có yêu cầu Theo Quyết định số 3788/QĐ-UBND UBND thành phố Hà Nội ngày 18/08/2011, Văn phòng công chứng Tây Đô Văn phòng công chứng tư, phép thực công chứng hợp đồng giao dịch giao dịch liên quan tới bất động sản, di chúc, văn khai nhận di sản thừa kế, hợp đồng chấp, hợp đồng bảo lãnh để đảm bảo cho khoản vay Ngân hàng… Các văn công chứng công nhận có giá trị pháp lý hoàn toàn giống văn công chứng Phòng công chứng Nhà nước c, Nhiệm vụ, quyền hạn - Công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở - Công chứng di chúc, văn từ chối nhận di sản bất động sản - Hợp đồng, giao dịch khác văn mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội d, Cơ cấu tổ chức Văn phòng công chứng Tây Đô tổ chức hoạt động theo với người đứng đầu Trưởng Văn phòng - Trưởng Văn phòng công chứng: Là Công chứng viên có kinh nghiệm nghề công chứng Là người đại diện theo pháp luật văn phòng quản lý toàn hoạt động văn phòng - Phó trưởng Văn phòng: người chịu trách nhiệm toàn mặt hành – kế toán văn phòng cố vấn cho Trưởng Văn phòng việc quản lý hoạt động văn phòng - Chuyên viên nghiệp vụ: phụ trách thực nghiệp vụ công chứng tư vấn vấn đề nảy sinh trình thực giao dịch - Kế toán – Thủ quỹ: phụ trách toàn hệ thống sổ sách kế toán, theo dõi tình hình thu – chi phát sinh kỳ thực nghiệp vụ kế toán - Văn thư: Chịu trách nhiệm lên danh sách, hệ thống cách khoa học bảo quản hồ sơ hợp đồng thực Văn phòng - Bảo vệ - Tạp vụ: chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự, đảm bảo an toàn tài sản thành viên Văn phòng khách hàng đến với Văn phòng Giữ gìn vệ sinh Văn phòng 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư Văn phòng Công chứng Tây Đô Trong tất quan, văn phòng phận giúp việc quan trọng nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối lãnh đạo với mối quan hệ bên Do đó, văn phòng cần bố trí thích hợp để thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao a, Tình hình tổ chức - Về công chứng viên: Văn phòng Công chứng Tây Đô hoạt động theo mô hình có tất 03 công chứng viên, số Văn phòng công chứng Hà Nội có số lượng công chứng viên hai người Các Công chứng viên văn phòng người có kinh nghiệm lĩnh vực pháp luật Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Về tổ chức nhân sự: Văn phòng công chứng Tây Đô có máy nhân hùng hậu, tổ chức có ý thức kỷ luật cao + Văn phòng có cán nghiệp vụ có cử nhân Luật, Thạc sỹ Luật trải qua đào tạo chuyên ngành nghiệp vụ công chứng thực tế tích lũy nhiều kinh nghiệm lĩnh vực công chứng Mọi hợp đồng trước chuyển cho công chứng viên cán nghiệp vụ kiểm tra, rà soát kỹ tính pháp lý, tính xác thực hợp đồng + Bên cạnh đó, Văn phòng có hệ thống tổ chức thống nhất, đồng với ban lễ tân, kế toán, thủ quỹ chuyên nghiệp chu đáo Các phận phối hợp ăn ý với để tạo điều kiện cho khách hàng gặp cán nghiệp vụ công chứng viên, để nhận kết công chứng sớm + Ngoài ra, có bảo vệ chuyên nghiệp đảm bảo an ninh tài sản khách hàng công chứng - Ngoài đội ngũ nhân viên thức, VPCC Tây Đô cộng tác với nhiều chuyên gia lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bất động sản giảng viên luật trường Đại học Luật Học viện Tư pháp Như vậy, VPCC Tây Đô tự cung cấp văn công chứng có giá trị pháp lý chuẩn xác nội dung hình thức, phù hợp với quy định pháp luật b, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng công chứng Tây Đô phận có bề dày kinh nghiệm lĩnh vực công chứng Pháp luật đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết tận tâm, Văn phòng Công chứng Tây Đô đảm bảo xác an toàn Văn công chứng, đáp ứng tốt yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch Ngoài văn phòng tham mưu tổng hợp cho hoạt động điều hành việc quản lý Nhà nuớc - Văn phòng quan tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo Nhà nước đề - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho Văn phòng thường Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuyên liên tục có hiệu - Đồng thời thực chức Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ đảm bảo an toàn, hiệu * Nhiệm vụ - Công chứng hợp đồng, giao dịch + Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hộ gia đình, cá nhân + Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất + Hợp đồng mua bán tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng mua bán hộ nhà chung cư + Hợp đồng tặng cho hộ nhà chung cư + Hợp đồng tặng cho tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất + Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất + Hợp đồng thuê tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng thuê hộ nhà chung cư + Hợp đồng chấp quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng chấp quyền sử dụng đất + Hợp đồng chấp tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng chấp hộ nhà chung cư + Hợp đồng góp vốn quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng góp vốn quyền sử dụng đất + Hợp đồng góp vốn tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng góp vốn hộ nhà chung cư + Hợp đồng thuê nhà Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Hợp đồng mượn nhà + Hợp đồng/văn bán đấu giá bất động sản + Hợp đồng vay tài sản + Hợp đồng mượn tài sản + Hợp đồng cho thuê tài sản + Hợp đồng thuê khoán tài sản + Hợp đồng chấp tài sản + Hợp đồng cầm cố tài sản + Hợp đồng thương mại + Hợp đồng góp vốn + Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/cổ phiếu + Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp + Hợp đồng hợp tác kinh doanh + Hợp đồng hợp tác đầu tư + Hợp đồng xây dựng + Hợp đồng bán doanh nghiệp tư nhân + Hợp đồng bảo lãnh + Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa + Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa + Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mua bán + Hợp đồng mua bán phương tiện thủy nội địa + Hợp đồng mua bán xe: Ôtô, Môtô, xe máy, loại xe giới + Hợp đồng đặt cọc + Hợp đồng tặng cho tài sản + Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng tặng cho tài sản + Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng tặng cho tài sản + Hợp đồng tặng cho phương tiện thủy nội địa + Hợp đồng tặng cho xe: Ôtô, Môtô, xe máy, loại xe giới + Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mượn tài sản + Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mượn tài sản Sinh viên: Vũ Thùy Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc điểm thể loại tác giả hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân * Tầm quan trọng việc lập hồ sơ - Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác Văn thư, mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ - Dù biết tầm quan trọng việc lập hồ sơ quan trọng, song Văn phòng Công chứng Tây Đô chưa có danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ công việc năm phận gặp nhiều khó khăn Văn thư Văn phòng phải hướng dẫn phận lập hồ sơ công việc - Vẫn có tài liệu chưa lập thành hồ sơ thời gian giải công việc kéo dài, điểm thiếu sót cần có phương án giải - Văn phòng chưa quan tâm mức tới việc lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ Văn phòng làm cho việc quản lý tài liệu không tốt: tài liệu bị thất lạc, rời lẻ, bó gói + Ví dụ: Một số văn Quyết định, công văn Văn phòng ban hành số văn đơn vị khác gửi đến cho Văn phòng liên quan đến Văn phòng, sau công việc giải quyết, văn bị bó gói lại không lập hồ sơ Dẫn đến việc tài liệu văn rời lẻ không giá trị mà chưa tiêu hủy gây ảnh hưởng tới việc tra tìm thông tin e, Công tác quản lý sử dụng dấu Con dấu thành phần quan trọng, thiếu văn bản, để bảo đảm tính hợp pháp tính chất thực văn Nghị định 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Nghị định nêu rõ “Con dấu thể vị trí pháp lý hoạt động giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh Nhà nước” Con dấu quan tổ chức phải giao cho nhân viên Văn thư giữ đóng dấu Ngân viên Văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn Sinh viên: Vũ Thùy Anh 23 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; - Không đóng dấu khống Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: + Những văn quan, tổ chức ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phòng hay đơn vị Căn vào quy định Nhà nước để giao việc quản lý sử dụng dấu Văn phòng Công chứng Tây Đô thực sau: Ở Văn phòng Công chứng Tây Đô có loại dấu sau: +Dấu văn phòng +Dấu chức danh +Dấu họ tên +Dấu Công đoàn +Dấu đến +Dấu mức độ +Dấu phận Dấu nhân viên văn thư Văn phòng bảo quản sử dụng mục đích Không có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng Dấu dóng chùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký phía tay trái Dấu Văn phòng dùng mực đỏ theo quy định Văn thư đóng dấu treo văn có phần phụ lục dự thảo trình cấp phê duyệt Dấu sau đóng xong văn thư niêm phong lại đưa vào tủ khóa cẩn thận Là văn thư thực tập em phép đóng dấu lên văn không quan trọng có nhân viên văn thư công ty Trưởng Văn phòng người chịu trách nhiệm quản lý dấu Văn phòng, người chịu trách nhiệm pháp lý với văn ký, đóng dấu, nguời thường xuyên kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu Văn phòng Sinh viên: Vũ Thùy Anh 24 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm có số điểm hạn chế Ví dụ: Công tác vệ sịnh dấu chưa vệ sinh thường xuyên nên dấu bị bẩn, đóng dấu thường hay bị nhòe, mờ (Phụ lục 1) Đôi văn thư đóng dấu trùm lên hết chữ ký dấu đóng bị lệch, xét mặt hình thức văn thiếu tính thẩm mỹ Đây điều mà nhân viên văn thư cần lưu ý sửa chữa 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Trong công tác Văn thư, soạn thảo Văn khâu Nghiệp vụ quan trọng Do công tác trọng quan Tại Văn phòng công chứng Tây Đô, công tác soạn thảo, ban hành Văn tiến hành quy trình thủ tục ban hành Văn Văn ban hành đảm bảo qui định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải công việc cách nhanh chóng, đảm bảo quy định Nhà nước a, Quy trình soạn thảo - Công tác soạn thảo, Ban hành Văn giao cho Nhân viên Văn thư phận Văn thư đảm nhận - Quy trình soạn thảo ban hành tiến hành theo trình tự sau: + Văn sau nhân viên Văn thư đánh máy xong chuyển cho chuyên viên chuyên môn xem xét, kiểm tra, sau trình lên Trướng văn phòng Phó trưởng văn phòng ký - Sau Văn tập trung Văn phòng để kiểm tra lần Khi kiểm tra thấy vấn đề gì, nhân viên văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng, năm ban hành Văn đăng kí vào sổ “Đăng ký văn đi” sau nhân văn theo nơi nhận, đóng dấu làm thủ tục gửi văn cách nhanh chóng, xác Văn phòng giữ lại hai + 01 lưu phận Soạn thảo + 01 lưu phận Văn thư - Việc lưu lại văn ban hành giúp cho Văn phòng làm tốt công tác Sinh viên: Vũ Thùy Anh 25 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lí Văn bản, tài liệu Đồng thời Văn lưu lại giúp cho quan giải tốt công việc cố xảy giải công việc tồn đọng liên quan đến Văn - Thẩm quyền ban hành: Văn phòng Công chứng Tây Đô có thẩm quyền ban hành loại Văn như: Hợp đồng, Tờ trình, Báo cáo, Giấy mời… văn ban hành đảm bảo mặt thể thức hiệu lực pháp lý b, Thể thức văn - Thể thức Văn yếu tố thông tin cần thể văn định theo quy đinh quan Nhà nước có thẩm quyền - Qua khảo sát thực tế Văn phòng Công chứng Tây Đô, em thấy thể thức văn trình bày theo quy định Nhà nước + Tên quan ban hành Văn quốc hiệu trình bày phía Văn bản, dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, phông chữ VNTime H đậm, cỡ chữ 13 nét đậm, dòng “Độc lập – Tự – Hạnh phúc” phông VNTime đậm có gạch chân, từ đầu dòng đến cuối dòng trình bày góc bên phải Văn bản: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc” + Tác giả Văn trình bày góc bên trái văn viết phông chữ VnTime H cỡ chữ 13 nét đứng đậm có dấu gạch chân 2/3 dòng cuối + Địa danh ngày tháng ban hành Văn trình bày phía quốc hiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng “ Hà Nội, ngày … thàng … năm… ” + Số kí hiệu văn bản: Số Văn số thứ tự Văn ban hành năm số 01 đến ngày cuối năm + Kí hiệu Văn tên viết tắt tên loại văn ban hành, số kí hiệu trình bày tên tác giá văn Số văn trình bày phông chữ VnTime kí hiệu VnTimeH cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng: “Số: 01QĐ/VPCC” Sinh viên: Vũ Thùy Anh 26 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Tên loại trích yếu nội dung trình bày phần địa danh ngày tháng năm ban hành Văn Tên loại trình bày phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm Trích yếu nội dung câu văn ngắn gọn phần tên loại, phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 nét đậm QUYẾT ĐỊNH V/v bổ nhiệm cán + Nội dung văn trình bày tên loại trích yếu nội dung, nội dung văn cần trình bày xác, ngắn gọn, dễ hiểu + Thể thức để kí chữ kí trình bày nội dung góc bên phải Văn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 + Con dấu thể tính chân thực đảm bảo pháp lý Văn bản, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch bên trái Dấu đóng rõ ràng, chiều + Nơi nhận tên quan, đơn vị cá nhân mà văn gửi đến, nơi nhận trình bày phía góc bên trái Văn bản, trình bày phông chữ VnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm c, Quản lý công văn Quản lý Văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho Văn phòng trưởng văn phòng nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận giải Văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động hàng ngày Văn phòng * Quản lý văn đi: khái niệm chung Văn bản, tài liệu quan gửi - Các thủ tục chuyển giao văn Văn phòng, có kèm theo phiếu gửi Việc chuyển giao văn văn phòng có kịp thời Song đăng ký văn theo hình thức Sổ đăng ký Văn theo mẫu - Quản lý văn Văn phòng công chứng Tây Đô rõ ràng, xác, kịp thời, an toàn bí mật Văn thể đầy đủ nội dung song số lượng Văn ban hành Sổ đăng ký văn gọn gang, sẽ, dễ hiểu * Quản lý văn đến: Là khái niệm chung cho công văn, giấy tờ Sinh viên: Vũ Thùy Anh 27 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan nhận - Tất văn đến phải thông qua văn thư Văn phòng để đăng ký vào sổ Đăng ký Công văn đến Sau Văn chuyển giao cho Trưởng Văn phòng Khi tiếp nhận chuyển giao Văn bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật theo quy định Pháp luật d, Quản lý dấu * Những quy định Văn phòng quản lý sử dụng dấu - Con dấu giao cho nhân viên Văn thư phận Văn thư thống kê có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn giữ bảo quản phải chịu trách nhiệm việc giữ đóng dấu - Không tự tiện mang dấu theo người - Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giá, sử dụng dấu không quy định Nếu vi phạm quy định bị xử lý theo pháp luật hành - Khi hết làm việc nhân viên Văn thư phải cất dấu vào tủ cẩn thận * Việc đóng dấu quan: - Trước đóng dấu lên văn cán văn thư phải kiểm tra soát kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ kỹ người có thẩm quyền, không đóng dấu khống (đóng dấu chữ ký, đóng dấu trước – ký tên sau) Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu Văn phòng với quy định pháp luật hành - Văn thư quản lý loại dấu: dấu tròn, dấu văn phòng, dấu chức danh, dấu tên Nhận xét giống, khác lý thuyết thực tế công tác văn thư Văn phòng Công chứng Tây Đô * Giống nhau: Văn phòng Công chứng Tây Đô tiến hành công tác hành Văn Sinh viên: Vũ Thùy Anh 28 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng dựa sở lý thuyết công tác Văn thư theo quy định Nhà nước Cụ thể là: - Đối với công tác văn thư thực đầy đủ khâu nghiệp vụ quy định - Cách đăng ký văn vào mẫu sổ giống học * Điểm khác nhau: - Chánh văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra mặt thể thức văn ban hành công ty theo quy định phải ký nháy vào cuối dòng lưu phần nơi nhận văn Nhưng Trưởng Văn phòng kiểm tra, xem xét mà không ký nháy vào phần quy định - Các văn đến Văn phòng đóng dấu Công văn đến kể văn Quyết định, Thông báo… - Ngoài có nhiều văn mặt thể thức trình bày không quy định Nhà nước, định mà số kí hiệu… - Nội dung văn trình bày chưa rõ ràng, khó hiểu chưa ngắn gọn, lời văn chưa chặt chẽ giống dùng văn nói, sử dụng từ ngữ chưa xác Các văn ban hành phần nơi nhận cuối nơi nhận dấu chấm phẩy quy định mà dấu chấm, có nhiều văn chí loại dấu - Đối với sổ đăng kí “Công văn đi” không nhân viên văn thư Văn phòng thực Công văn số 425/VTLTNN-NVTW quy định - Đối với sổ đăng kí: Văn đến không nhân viên Văn thư Văn phòng thực Công văn số 425/VTLTNN-NVTW quy định - Dấu đóng lên chữ ký văn thường đóng trùm 1/2 chữ ký thay quy định đóng trùm 1/3 1/4 chữ ký bên trái CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt Sinh viên: Vũ Thùy Anh 29 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian thực tập Văn phòng Công chứng Tây Đô từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015, em nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư Bản thân em nỗ lực, cố gắng làm tốt khâu nghiệp vụ đem lý luận học tập vận dụng vào thực tiễn Do thời gian thực tập có hạn nên khâu nghiệp vụ công tác văn thư em chưa tìm hiểu kỹ nhiều khâu không thực tập như: trình ký, kiểm tra, phân loại, bóc bì * Những công việc thực tập: a, Công tác văn thư: - Văn đi: Ngay từ ngày đến thực tập Văn phòng em có ý thức làm việc cẩn thận, xác để tạo lòng tin cô nhân viên Văn thư Văn phòng, tinh thần trách nhiệm cao đó, em cô tin tưởng giao cho việc đăng kí văn đi: kiểm tra số- kí hiệu, ghi ngày tháng đóng dấu vào văn + Kết quả: Đóng dấu 10 văn bản, đăng kí văn - Văn đến: Trong thời gian thực tập em chưa tiếp cận đầy đủ bước học mà đóng dấu đến vào văn đăng kí vào sổ Công văn đến sau nhân viên Văn thư làm hết khâu khác + Kết quả: Đóng dấu 25 văn bản, đăng kí văn b, Các công việc khác giao: - Phân phát báo tới phận Văn phòng - Trực điên thoại - Đánh máy văn - Chuyển văn gửi bưu điện + Kết quả:Đánh máy 45 văn * Cảm nhận việc làm công ty Đây lần thứ em làm quen với công việc thực tế giảng thầy cô giáo, áp dụng từ lý thuyết đến thực tiễn quà trình khó khăn, song đợt thực tập giúp em thực trình đó, đưa Sinh viên: Vũ Thùy Anh 30 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến thức sách vào thực tế công việc, giúp em rèn luyện thêm chuyên môn nghiệp vụ mình, tạo điều kiện giúp em tự tin kỳ thi tốt nghiệp tới công tác sau Đợt thực tập giúp em lớn tầm nhìn chiều sâu yêu cầu nguời làm công tác văn thư giấy tờ, làm em tăng thêm niềm yêu nghề không suy nghĩ chán chường nghề chuyên giấy tờ sổ sách khô khan trước 3.2 ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - Có thể nói rằng, thu thập xử lý thông tin lao động tất yếu mang tính thường xuyên người tham gia hoạt động quản lý, Văn phòng Công chứng Tây Đô khâu công tác Văn thư làm tốt việc soạn thảo văn nhiều thiếu sót, chưa chấp hành nghiêm chỉnh, nhiều văn chưa thực triệt để theo - Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPVP ban hành ngày 06/5/2005 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Có lẽ Văn phòng mang tính chất tư nhân nên công tác quản lý thu thập thông tin việc chấp hành nguyên tắc Nhà nước nhiều so với đơn vị thuộc Nhà nước, mang tính bắt buộc nên nhiều bị xem nhẹ cố tình chống đối - Việc quản lý giải văn đến chậm triển khai, chí bị bỏ xót,bỏ quên Tại văn thư tình trạng chuyển nhầm công văn cho cá nhân, phận nhiều công văn đến lúc nhiều mà nhân viên văn thư Văn phòng thiếu nhân lực - Mặt khác việc lập hồ sơ chưa thực mà tài liệu lưu dạng văn rời lẻ, chưa lập hồ sơ hành gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu, điều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động quản lý Văn phòng - Ngoài ra, Trưởng Văn phòng Phó Trưởng Văn phòng có biểu rời thực tế, thiếu sâu sát quần chúng sở, nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể Sinh viên: Vũ Thùy Anh 31 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ở công tác văn thư chưa chặt chẽ, với loại sổ như: lập hồ sơ hành, sổ đăng ký văn mật không có, điều không bảo đảm an toàn tài liệu, không góp phần giữ gìn cho thông tin thuộc bí mật Văn phòng không bị rò rỉ - Chưa xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu hoàn chỉnh, mà tra tìm phương pháp thủ công, tìm tài liệu khó khăn, đặc biệt khối lượng văn tương đối nhiều Điều gây ảnh hưởng lớn tới hiệu công việc - Đội ngũ nhân viên Văn phòng nên Trưởng Văn phòng tạo điều kiện cho học thêm khóa ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn - Các khâu nghiệp vụ công tác công tác Văn thư nên tổ chức lại cách khoa học, đảm bảo giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác - Nên nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời  Chính Trưởng Văn phòng cần xem xét lại điều kiện cố gắng thay đổi, đôn đốc sát lại nhân viên Văn thư Văn phòng để hoàn thiện khâu nghiệp vụ làm công tác Văn thư có biện pháp: - Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm phận công tác văn thư Văn phòng Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TTBNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND Quyết định 34/2012/QĐ-UBND - Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển Sinh viên: Vũ Thùy Anh 32 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho nhân viên làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với Văn phòng Công chứng Tây Đô Trong trình khảo sát, thực tập, nghiên cứu vào thực tiễn công tác Văn thư Văn phòng Công chứng Tây Đô Giờ em thấy học hỏi thêm nhiều điều lạ hoạt động công chứng quản lý công tác Văn thư Văn phòng Vận dụng lý luận học vào thực tiễn em xin đóng góp phần nhỏ bé để công tác văn thư ngày vào chiều sâu hoạt động có hiệu - Lãnh đạo Văn phòng cần tuyên truyền phổ biến Pháp luật văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư để từ nhân viên, phận hiểu vai trò tầm quan trọng công tác Từ có quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chuyên môn - Cần điều chỉnh hệ số lương, quan tâm động viên mặt tinh thần giúp nhân viên Văn thư yên tâm công tác từ nâng cao hiệu công việc - Văn phòng có đầu tư áp dụng rộng rãi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư, việc làm thiết thực thời đại Công nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước Vì Văn phòng phải đào tạo cho nhân viên văn thư không giỏi chuyên môn nghiệp vụ mà người sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực Sinh viên: Vũ Thùy Anh 33 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiễn, muốn Văn phòng phải cử nhân viên Văn thư học khóa học ngắn hạn để nắm bắt kịp thời nâng cao tay nghề - Văn phòng cần phải ban hành quy định riêng công tác Văn thư tuyên truyền cho phòng ban, phận Phải có quy định cụ thể thời gian giao nộp tài liệu phận, tránh trường hợp nhân viên vừa làm vừa chơi đến hạn nộp làm qua loa, hiệu - Nhân viên văn thư nên cài đặt chương trình lưu trữ văn máy thường xuyên bảo quản tra tìm tài liệu cách nhanh đồng thời hạn chế sổ sách, tiết kiệm chi phí mua tủ đựng sổ sách tài liệu, tiết kiệm không gian phòng làm việc, hạn chế việc lập loại sổ thời gian - Nhân viên Văn thư nên học hỏi tìm hiểu nghiên cứu thêm văn Nhà nước quy định công tác Công văn giấy tờ để tránh lạc hậu, sai sót để thực tốt nghiệp vụ - Nhân viên văn thư nên tiến hành lập hồ sơ hành lập danh mục hồ sơ sớm tốt để tránh mát văn * Đối với Khoa, Trường Qua trình thực tập, em thấy nhà trường có nhiều cố gắng, nỗ lực việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, em thấy số vấn đề cần khuyến nghị với nhà trường Cụ thể sau: - Nên có liên kết chặt chẽ nhà trường sinh viên thực tế - Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn chênh lệch lý thuyết thực tế C PHẦN KẾT LUẬN Trong gần hai tháng thực tập, với em chưa phải khoảng thời gian đủ để đánh giá tổng kết cách toàn diện công tác Văn thư Văn phòng Công chứng Tây Đô Nhưng khoảng thời gian đủ để em nhìn nhận rõ tầm Sinh viên: Vũ Thùy Anh 34 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan trọng công tác Văn thư nói chung công tác văn thư Văn phòng Công chứng Tây Đô nói riêng, nhìn nhận rõ việc làm mặt hạn chế tồn đọng khâu nghiệp vụ nhân viên Văn thư Văn phòng Với cương vị học viên thực tập Văn phòng, em cố gắng nỗ lực để hoàn thành tốt công việc giao, em có đánh giá, so sánh mạnh dạn đưa số nhận xét, kiến nghị Những ý kiến em mong muốn góp phần làm cho công tác Văn thư Văn phòng ngày có hiệu Sự hội nhập giới giúp người sát lại gần việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết đặc biệt thời kì Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa Văn phòng Công chứng Tây Đô góp phần sức lực để phục vụ nhu cầu đất nước… để làm cho đất nước ngày văn minh, đại hơn, để hòa nhập với phát triển giới Để đạt điều đó, Văn phòng phải trọng không ngừng nỗ lực đẩy mạnh công tác Văn thư để thực tốt mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, cần sai sót nhỏ công tác Văn thư có hậu khó lường Do thời gian đợt thực tập có hạn nên báo cáo thực tập em trình bày sơ lược qua chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng sâu vào trình bày tình hình công tác văn thư, nhận xét, đánh giá Văn phòng Hơn lúc hết, việc tổ chức cho học sinh – sinh viên thực tập tốt nghiệp trước trường việc làm cần thiết thiếu kế hoạch đào tạo trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp nói chung trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng… Đây hoạt động tích cực giúp cho học sinh – sinh viên nắm vững công việc cụ thề ngành nghề học nhà trường để từ hiểu sâu việc phải làm tốt nghiệp làm * Những ưu – nhược điểm, thuận lợi khó khăn đợt thực tập - Sinh viên trang bị đầy đủ kiến thức, sở lý thuyết mặt công Sinh viên: Vũ Thùy Anh 35 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác nghiệp vụ - Sinh viên thực hành nghiệp vụ công tác văn thư trường trước thực tập quan, đơn vị - Được giáo viên hướng dẫn quy trình thực tập, nhà trường cấp giấy giới thiệu liên hệ địa điểm thực tập, tạo điều kiện tốt cho việc thực tập quan, đơn vị Bên cạnh nhờ nhiệt tình Trưởng Văn phòng, nhân viên làm công tác Văn thư Văn phòng công chứng Tây Đô giúp em làm tốt công việc thời gian thực tập * Những kết đạt kinh nghiệm rút từ thân Trong trình thực tập em cảm thấy nhiều lúc lý thuyết thực hành khác xa Kiến thức học không chi lý thuyết mà trở thành kỹ nghiệp vụ Chính mà qua đợt thực tập em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích sâu vào thực tế, trực tiếp làm công việc chuyên môn mình, rút nhiều kinh nghiệm quý báu cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời củng cố phát huy tác phong làm việc giờ, phong cách chuyên nghiệp, hợp lý, khoa học để đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bởi làm người cán giỏi chuyên môn chưa đủ mà phải rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức nghề nghiệp Trong suốt trình làm việc đòi hỏi cán phải có tinh thần trách nhiệm, có phối hợp thành viên tổ, phận, phận với tổ, phận khác với lãnh đạo quan Phải có tinh thần làm việc nghiêm túc, thực đủ đúng, không cắt xén, làm bớt khâu nghiệp vụ * Nhược điểm khó khăn Bên cạnh ưu điểm thuận lợi nêu trên, em có gặp phải số khó khăn như: Thời gian thực tập ngắn nên tìm hiểu hết khâu nghiệp vụ Văn phòng chưa làm hết bước nghiệp vụ quy định Nhà nước chưa có hồ sơ hành, chưa có sổ đăng ký văn mật… em chưa có dịp tiếp xúc trực tiếp Nhân viên Văn thư Văn phòng hạn Sinh viên: Vũ Thùy Anh 36 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chế số lượng nhân lực nên nhiều lúc bận việc chưa thể hướng dẫn em cụ thể, tỉ mỉ thao tác nghiệp vụ em chưa biết Văn chưa quản lý đắn, nghiêm túc nên nhiều em muốn tham khảo để viết báo cáo mà nhân viên Văn thư phải tìm lâu thấy Qua báo cáo trình bày lần em xin khẳng định công tác Văn thư nói chung Văn thư doanh nghiệp tư nhân quan trọng cần quan tâm cấp ngành để công tác Văn thư nâng cao tiến lên hòa nhập với ngành khác Bởi tổ chức, quan, đơn vị cần có văn để đạo điều hành công việc, không phủ nhận tầm quan trọng công tác Văn thư Để viết báo cáo này, em nhận quan tâm từ nhiều phía Trước tiên em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội – người hướng dẫn truyền đạt giảng dạy cho em niềm say mê, hiểu biết môn Văn thư, để em hoàn thành báo cáo với nỗ lực cao Em xin chân thành cảm ơn Ngài Trưởng Văn phòng Công chứng Tây Đô cho phép em thực tập Văn phòng Em xin chân thành cảm ơn cô phận, cô Văn thư, người quan tâm, giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo Mặc dù cố gắng thời gian thực tập ngắn với hiểu hiết, nhận thức thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em nhiều hạn chế Do báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong nhận bảo, góp ý thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ thầy cô giáo Ban lãnh đạo nhà trường cô Văn phòng công chứng Tây Đô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Vũ Thùy Anh 37 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6