Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG tây đô

MỤC LỤC A. PHẦN NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TÂY ĐÔ 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Tây Đô 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Văn phòng Công chứng Tây Đô. 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TÂY ĐÔ 14 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 25 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 30 3.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30 3.2 ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 31 3.3 Một số khuyến nghị 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 35

MỤC LỤC

A PHẦN NÓI ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TÂY ĐÔ 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Tây Đô 4

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Văn phòng Công chứng Tây Đô 6

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TÂY ĐÔ 14

2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư 14

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 25

CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 30

3.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30

3.2 ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 31

3.3 Một số khuyến nghị 33

C PHẦN KẾT LUẬN 35

A PHẦN NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện

Hòa vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư cónhững bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cáchhành chính

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, cácđơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác

Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của vănphòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắtxích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điềuhành

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộcvào một phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một côngtác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiềucán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ

bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợidụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vàoviệc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đẩt nước của mỗi Quốc gia Nắmbắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã khôngngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tậptrung đổi mới và sáng tạo hơn

Vì vậy,để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã

hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xãhội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải biết tự vươn lên, nỗ lực phấn đấuhết mình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hộiđất nước.

Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài này để thực tập và viết báo cáotốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác Văn thư

Là một sinh viên của lớp nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, sau ba năm họctập rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhấtđịnh Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết được học ở lớpphải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng yêu cầu đóTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinhviên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị Việc thực tập này giúp cho sinh viênlàm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã đượchọc khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đâycũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyệnphẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức, là cơ hội cho sinh viên đúcrút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Thực hiện Kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tậptốt nghiệp lớp Văn thư – Lưu trữ Khóa 6 cùng với sự giúp đỡ của Văn phòngCông chứng Tây Đô đã tạo điều kiện tiếp nhận em về thực tập Thời gian thựctập là gần 2 tháng bắt đầu từ ngày 02/3/2015 đến hết ngày 24/4/2015 Thời gianthực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ Trưởng Văn phòng, các cô chú trongtừng bộ phận và nhân viên làm công tác Văn thư trong Văn phòng đã tạo cơ hộicho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được

kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ,

từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư Đặc biệt dưới

sự hướng dẫn của cô giáo chủ nhiệm Ngô Kiều Oanh đã truyền cho em lòng say

mê công việc, giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ và vai trò của cán bộVăn thư Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như cẩn thận

hơn, tỉ mỉ hơn…và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc.Bản báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyênngành Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán

bộ công chức thực sự nên còn nhiều bỡ ngỡ và thời gian cũng hạn hẹp, vốn kiếnthức còn hạn chế, bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo, songtrong khuôn khổ của báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế, sai xótnhất định Em viết bản báo cáo này gửi tới nhà trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ

và kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thấy cô giáo phụ trách bộmôn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ

sở, nền tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụcho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới, xâydựng quê hương đất nước

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và Văn phòng Công chứng Tây Đô đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viếtbáo cáo tốt nghiệp này./

Nội dung báo cáo gồm các phần sau:

A Phần mở đầu

B Phần nội dung

C Phần kết luận

D Phụ lục

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1 Giới thiệu chung về Văn phòng công chứng Tây Đô

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Tây Đô

a, Lịch sử hình thành

Văn phòng Công chứng Tây Đô được thành lập theo Quyết định thành lập

số 3788/QĐ-UBND ngày 18/08/2011 của UBND thành phố Hà Nội và hoạtđộng theo Giấy đăng ký hoạt động số 64/TP-ĐKHĐ ngày 10/10/2011 của Sở TưPháp Thành Phố Hà Nội

Văn phòng có trụ sở tại Khu tòa án, thị trấn Trạm Trôi, huyện Hoài Đức,thành phố Hà Nội (đối diện UBND huyện Hoài Đức)

Với các Công chứng viên, có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực côngchứng và Pháp luật cùng đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết và tận tâm, Vănphòng Công chứng Tây Đô luôn đảm bảo sự chính xác và an toàn của Văn bảncông chứng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch và luônnhận được sự đánh giá cao của khách hàng Hiện nay, VPCC Tây Đô là mộttrong những Văn phòng công chứng được tổ chức hoạt động theo Luật côngchứng 2006 với đội ngũ lãnh đạo, cố vấn từng là Thạc sỹ luật, luật sư có bề dàykinh nghiệm, chuyên sâu trong lĩnh vực pháp luật Bên cạnh đó, có được sự hậuthuẫn và hợp tác chiến lược của các thành viên có đầy tiềm năng và uy tín Hiệnnay, với đội ngũ nhân sự năng động, vững chuyên môn, tận tình và tràn đầynhiệt huyết, VPCC Tây Đô tự tin đối với chất lượng dịch vụ của mình và luônđặt ra phương châm khách hàng là mục tiêu để phát triển Sau một thời gian hoạtđộng, Văn phòng công chứng Tây Đô đã củng cố và tạo dựng một lượng kháchhàng và ổn định

Văn phòng công chứng Tây Đô có đội ngũ công chứng viên, cán bộ,nhân viên có nhiều kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu và thái độ phục vụ tậntình, chu đáo Các mức phí dịch vụ theo quy định và được niêm yết công khai Văn phòng Công chứng Tây Đô mở cửa liên tục từ thứ hai đến thứ bảy hàng

tuần Ngoài ra, Văn phòng còn đáp ứng các dịch vụ tự nguyện:

- Công chứng tận nơi tại địa chỉ của khách hàng

- Công chứng ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ

Với sứ mệnh nhân danh Nhà nước, xác nhận giá trị pháp lý của các giaodịch, Văn phòng Công chứng Tây Đô luôn cố gắng thực hiện tốt trọng tráchđược giao đồng thời phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, góp phần vào côngcuộc cải cách và giảm tải thủ tục hành chính trên địa bàn huyện Hoài Đức vàthành phố Hà Nội

Văn phòng công chứng Tây Đô đang đặt mục tiêu trở thành một trongnhững Văn phòng công chứng hàng đầu được tin tưởng tín nhiệm trong việccung cấp dịch vụ công chứng phục vụ nhân dân đảm bảo ”Nhanh chóng, thuậntiện, chính xác và an toàn về pháp luật”

b, Chức năng

Phòng Công chứng Tây Đô là 1 đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp có tưcách pháp nhân, có con dấu, trụ sở và tài khoản riêng, có chức năng thực hiệncông chứng các loại hợp đồng, giao dịch khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu

Theo Quyết định số 3788/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội ngày18/08/2011, Văn phòng công chứng Tây Đô là Văn phòng công chứng tư, đượcphép thực hiện công chứng các hợp đồng giao dịch như các giao dịch liên quantới bất động sản, di chúc, văn bản khai nhận di sản thừa kế, hợp đồng thế chấp,hợp đồng bảo lãnh để đảm bảo cho các khoản vay Ngân hàng… Các văn bảncông chứng này được công nhận và có giá trị pháp lý hoàn toàn giống như vănbản được công chứng tại Phòng công chứng Nhà nước

c, Nhiệm vụ, quyền hạn

- Công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở

- Công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản

- Hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luậtphải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng

lý toàn bộ hoạt động của văn phòng.

- Phó trưởng Văn phòng: là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt hànhchính – kế toán của văn phòng và cố vấn cho Trưởng Văn phòng trong việcquản lý các hoạt động của văn phòng

- Chuyên viên nghiệp vụ: phụ trách thực hiện các nghiệp vụ công chứng

và tư vấn về các vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện giao dịch

- Kế toán – Thủ quỹ: phụ trách toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, theo dõitình hình thu – chi phát sinh trong kỳ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán

- Văn thư: Chịu trách nhiệm lên danh sách, hệ thống một cách khoa học

và bảo quản hồ sơ của những hợp đồng đã được thực hiện tại Văn phòng

- Bảo vệ - Tạp vụ: chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự, đảm bảo antoàn về tài sản của các thành viên trong Văn phòng cũng như của khách hàngđến với Văn phòng Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ trong và ngoài Văn phòng

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Văn phòng Công chứng Tây Đô.

Trong tất cả các cơ quan, văn phòng là một bộ phận giúp việc quan trọng

là nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo với các mối quan hệ bênngoài Do đó, văn phòng cần được bố trí thích hợp để có thể thực hiện tốt chứcnăng, nhiệm vụ được giao

a, Tình hình tổ chức

- Về công chứng viên:

Văn phòng Công chứng Tây Đô hoạt động theo mô hình mới nhất hiệnnay có tất cả 03 công chứng viên, là một trong số ít Văn phòng công chứng ở HàNội có được số lượng công chứng viên trên hai người Các Công chứng viên tạivăn phòng đều là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật

+ Bên cạnh đó, Văn phòng có một hệ thống tổ chức thống nhất, đồng bộvới một ban lễ tân, kế toán, thủ quỹ chuyên nghiệp chu đáo Các bộ phận nàyluôn phối hợp ăn ý với nhau để tạo điều kiện cho khách hàng gặp cán bộ nghiệp

vụ và công chứng viên, cũng như để nhận được kết quả công chứng sớm nhất

+ Ngoài ra, cũng có một bảo vệ chuyên nghiệp đảm bảo an ninh cũng nhưtài sản của khách hàng công chứng

- Ngoài đội ngũ nhân viên chính thức, VPCC Tây Đô còn cộng tác vớinhiều chuyên gia trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bất động sản và các giảngviên luật tại trường Đại học Luật và Học viện Tư pháp

Như vậy, VPCC Tây Đô tự sẽ cung cấp các văn bản công chứng có giá trịpháp lý chuẩn xác về cả nội dung và hình thức, phù hợp với quy định của phápluật

b, Chức năng, nhiệm vụ

Văn phòng công chứng Tây Đô là bộ phận có bề dày kinh nghiệm tronglĩnh vực công chứng và Pháp luật cùng đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết và tậntâm, Văn phòng Công chứng Tây Đô luôn đảm bảo sự chính xác và an toàn củaVăn bản công chứng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch.Ngoài ra văn phòng còn tham mưu tổng hợp cho mọi hoạt động điều hành trongviệc quản lý Nhà nuớc

- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạocủa Nhà nước đề ra

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật về cho Văn phòng được thường

xuyên liên tục và có hiệu quả.

- Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ đảmbảo an toàn, hiệu quả

+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

+ Hợp đồng mua bán tài sản gắn liền với đất

+ Hợp đồng mua bán căn hộ nhà chung cư

+ Hợp đồng tặng cho căn hộ nhà chung cư

+ Hợp đồng tặng cho tài sản gắn liền với đất

+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất

+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất

+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất

+ Hợp đồng thuê tài sản gắn liền với đất

+ Hợp đồng thuê căn hộ nhà chung cư

+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất

+ Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất

+ Hợp đồng thế chấp căn hộ nhà chung cư

+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền vớiđất

+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất

+ Hợp đồng góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất

+ Hợp đồng góp vốn bằng căn hộ nhà chung cư

+ Hợp đồng thuê nhà

+ Hợp đồng mượn nhà.

+ Hợp đồng/văn bản bán đấu giá bất động sản

+ Hợp đồng vay tài sản

+ Hợp đồng mượn tài sản

+ Hợp đồng cho thuê tài sản

+ Hợp đồng thuê khoán tài sản

+ Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mua bán tài sản, hàng hóa.+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mua bán

+ Hợp đồng mua bán phương tiện thủy nội địa

+ Hợp đồng mua bán xe: Ôtô, Môtô, xe máy, các loại xe cơ giới + Hợp đồng đặt cọc

+ Hợp đồng tặng cho tài sản

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng tặng cho tài sản

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng tặng cho tài sản

+ Hợp đồng tặng cho phương tiện thủy nội địa

+ Hợp đồng tặng cho xe: Ôtô, Môtô, xe máy, các loại xe cơ giới + Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng mượn tài sản

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng mượn tài sản

+ Hợp đồng trao đổi tài sản.

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng trao đổi tài sản

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng trao đổi tài sản

+ Hợp đồng thuê tài sản

+ Hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thuê tài sản

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng thuê tài sản

+ Hợp đồng thanh lý Hợp đồng thuê tài sản

+ Hợp đồng thuê khoán tài sản

+ Hợp đồng vay tài sản không có biện pháp bảo đảm

+ Hợp đồng có yếu tố nước ngoài

+ Hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ.+ Các loại hợp đồng, giao dịch khác phù hợp với quy định của phátluật

+ Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản

+ Công chứng văn bản khai nhận di sản

+ Công chứng văn bản từ chối nhận di sản

- Công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng

+ Văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ chồng

+ Văn bản xác nhập tài sản chung vợ chồng.

+ Văn bản cam kết về tài sản

+ Hợp đồng uỷ quyền về tài sản của vợ, chồng

+ Văn bản thỏa thuận khôi phục chế độ tài sản chung vợ chồng + Văn bản thỏa thuận nhập tài sản riêng vào tài sản chung của vợchồng

- Công chứng ủy quyền

+ Hợp đồng ủy quyền

+ Hợp đồng uỷ quyền về bất động sản

+ Hợp đồng hủy bỏ Hợp đồng ủy quyền

+ Giấy ủy quyền

+ Văn bản đơn phương đình chỉ thực hiện Hợp đồng ủy quyền + Hợp đồng ủy quyền lại/ Giấy ủy quyền lại

+ Văn bản nhận ủy quyền đối với ủy quyền bằng hình thức Giấy

ủy quyền

+ Hợp đồng ủy quyền mua tài sản

+ Hợp đồng ủy quyền bán tài sản

+ Hợp đồng uỷ quyền quản lý, sử dụng nhà ở

- Cấp bản sao văn bản hợp đồng, giao dịch lưu giữ tại Văn phòngcông chứng

- Tham mưu tổ hợp

+ Xây dựng các công trình công tác của Văn phòng, chuẩn bị báo cáo vềcác hoạt động, biên tập, quản lí hồ sơ biên bản, phối hợp cùng các chức năngsoạn thảo và hoàn chỉnh các đề án Nghị định, Quyết định

+ Đôn đốc, theo dõi các bộ phận trong việc chuẩn bị các đề án được phâncông để trình các cấp có thẩm quyền Tổ chức thực hiện truyền đạt của cấp trênđến các phòng ban và đôn đốc thực hiện

+ Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác phục vụcho công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện các chế độ thông tin báo cáolên cấp trên

+ Thực hiện tốt mối quan hệ làm việc giữa các bộ phận, nhân viên

- Công tác hành chính tổ chức

+ Tổ chức, quản lí công tác văn thư (công văn, giấy tờ, tài liệu…) và lưu

hồ sơ của Văn phòng theo qui định của nhà nước

- Công tác quản trị tài vụ

+ Bảo đảm các điều kiện vật chất, kĩ thuật phương tiện làm việc cho lãnhđạo và cán bộ văn phòng

+ Quản lí tài sản công dân, ngân sách của văn phòng theo chế độ tàichính

+ Các hoạt động dịch vụ công

c, Quyền hạn

- Trực tiếp thực hiện công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quyđịnh của pháp luật khi tổ chức, cá nhân có yêu cầu do công chứng viên chịutrách nhiệm thực hiện

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng

- Thực hiện sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo, thống kê về lĩnh vực đượcphân công theo quy định của Pháp luật

- Giải quyết khiếu nại theo quy định của Luật Công chứng

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Pháp luật

d, Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ trong Văn phòng

- Bộ phận Văn thư: Chịu trách nhiệm lên danh sách, hệ thống một cáchkhoa học và bảo quản hồ sơ của những hợp đồng đã được thực hiện tại Vănphòng

+ Khi nhận được hồ sơ của khách hàng, Công chứng viên sẽ trực tiếpnhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp pháp của nội dung được yêu cầu công chứng.Công chứng viên sẽ kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên và tư vấn chocác bên những biện pháp thuận lợi nhất cho việc giao dịch cũng như công tácthực hiện công chứng

+ Sau đó, công chứng viên sẽ chuyển hồ sơ cho các chuyên viên để kiểmtra thông tin của tài sản Khi công việc kiểm tra hoàn tất, chuyên viên sẽ soạnthảo, hoàn thiện hợp đồng và hoàn chỉnh hồ sơ Khi các bên đã ký đầy đủ vào

hợp đồng trước sự chứng kiến của công chứng viên, chuyên viên chuyển hợpđồng lên để công chứng viên ký và hoàn tất hợp đồng.

+ Sau khi hoàn tất hồ sơ và công chứng viên đã ký vào hợp đồng, hợpđồng sẽ được chuyển cho bộ phận hành chính - kế toán để đóng dấu, tính và thuphí, vào sổ công chứng và trả hồ sơ cho khách hàng

+ Hồ sơ của những hợp đồng đã hoàn thiện sẽ được lên danh mục vàchuyển về phòng văn thư để văn thư viên kiểm tra lần cuối trước khi vào sổ lưutrữ và chuyển vào kho lưu trữ

Chương II Thực trạng công tác văn thư của Văn phòng công chứng

Tây Đô

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản

lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước Kết quả của côngtác văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đềcủa công tác Lưu trữ Công tác văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối vớitoàn xã hội

Công tác văn thư tại Văn phòng công chứng Tây Đô đóng vai trò hết sứcquan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:

- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các bộ phận vơi nhau, giữa các

bộ phận với các khách hàng Công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng vàhiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản

- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Bộ phận Lưu trữ Chonên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của Văn phòngnhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật

2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư

a, Công tác xây dựng và ban hành văn bản

- Với chức năng, nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động củaVăn phòng được thông suốt, Trưởng Văn phòng công chứng Tây Đô luôn chú ýtheo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản Cụ thể là Trưởng Vănphòng và Phó trưởng Văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quátrình soạn thảo và ban hành văn bản Nhân viên văn thư của Văn phòng là ngườisoạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, nhận, gửi, đóng dấu, quản lí văn bản đi,văn bản đến

- Các loại văn bản do Văn phòng ban hành:

Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng cókhối lượng tương đối nhiều Do là Văn phòng hoạt động trong lĩnh vực côngchứng nên Văn phòng đã ban hành các loại văn bản theo quy định của Nhà nướcnhư:

+ Văn bản Quy phạm pháp luật: Quyết định/

+ Văn bản Hành chính: Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo/

+ Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, Dự toán, Giấy mời,Chứng từ, Giấy giới thiệu…

- Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền kí văn bản:

+ Thủ tục ban hành văn bản: bao gồm 09 thành phần thể thức mà Nhànước quy định cho mỗi văn bản phải có, để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp

lý, giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản Nếu một văn bản không đảmbảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc mất đi giá trị của văn bản, đồng thời sai vớiquy định của Nhà nước

+ Thẩm quyền kí ban hành: Chỉ có Trưởng Văn phòng được trực tiếp kívào văn bản Phó trưởng Văn phòng được kí thay một số văn bản (trong trườnghợp đã ủy quyền trong lĩnh vực mà mình phụ trách, dưới hình thức ký thayTrưởng Văn phòng) Qua khoảng thời gian thực tế, được tiếp xúc với nhiều loạivăn bản nhìn chung thủ tục và thể thức văn bản tại văn phòng được trình bàytương đối đầy đủ, 9 thành phần thể thức bắt buộc gồm:

1 Quốc hiệu

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số, kí hiệu văn bản

4 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Thể thức để ký

8 Chữ ký của người có thẩm quyền

9 Dấu cơ quan

Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại Vănphòng, nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ sử dụngđúng phong cách, thông tin chính xác Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản bị saithể thức

Ví dụ:

Hợp đồng ủy quyền mua bán tài sản Trong hợp đồng này có một số vấn

đề sai so với thể thức như: thiếu số của hợp đồng

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư ở Văn phòng:

+ Theo quy định của Nhà nước, mỗi văn bản sau khi được ban hành phảigiữ lại 2 bản, 1 bản được giữ lại ở các phòng ban đã soạn thảo ra văn bản đểkiểm tra nhắc nhở, còn 1 bản giữ lại ở phòng văn thư và được lưu trong tập côngvăn lưu được xếp theo số thứ tự, ngày tháng văn bản ban hành nhằm phục vụcho việc tra tìm và sử dụng tài liệu

+ Phòng Văn thư tuy nằm chung tại Văn phòng lớn của Văn phòng nhưngcũng được trang bị các trang thiết bị khá hiện đại như: máy tính, máy in, máyphoto, máy fax, máy vi tính… giúp nhân viên văn thư thực hiện công tác mộtcách nhanh nhất và chính xác nhất Mặc dù Văn phòng không đủ rộng để có thể

bố trí cho nhân viên văn thư có một phòng riêng nhưng Văn phòng cũng đã cốgắng để nhân viên văn thư có một không gian và trang thiết bị tốt nhất

- Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại Văn phòng:

+ Sổ đăng kí công văn đến

+ Sổ đăng kí công văn đi

+ Sổ lấy số

+ Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện

b, Công tác quản lí văn bản đi

* Khái niệm: Tất cả các loại văn bản đi bao gồm văn bản Quy phạm phápluật, văn bản Hành chính, Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được gọichung là văn bản đi

* Đăng ký văn bản đi

- Văn bản của Văn phòng được soạn thảo theo đúng quy trình của Phápluật, Nhà nước sau đó được nhân bản kiểm tra trình ký Tất cả văn bản phải cóchữ ký của người có thẩm quyền có dấu của Văn phòng Văn bản trước khi gửi

đi sẽ được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi” theo đúng quy trình nghiệp vụ

đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ, đúng số lượng, đối với văn bản “mật”

và “khẩn” thì văn thư sẽ đóng dấu “mật”, “khẩn” và phải được chuyển phátngay trong ngày

- Để đảm bảo tổ chức, thực hiện, chuyển giao văn bản đi được hiệu quả vàgiữ bí mật văn bản, Phó trưởng Văn phòng đã theo dõi, đôn đốc việc thực hiệncác nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ Tất cả các văn bản sau khi có ýkiển giải quyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng ký vào sổ Nếunhân viên văn thư không làm đúng theo các quy trình đó mà để xảy ra bất kì saisót nào như: lộ bí mật văn bản, văn bản bị thất lạc… thì nhân viên văn thư đó sẽ

bị hình thức kỷ luât rất nặng bởi đây là Văn phòng mang tính chất tư nhân nếucông tác văn thư không được chú trọng sẽ gây ra những thiệt hại to lớn

Ví dụ: Bảng thống kê các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong Vănphòng Công chứng Tây Đô năm 2014

- Sắp xếp văn bản lưu Hầu hết các văn bản đi của Văn phòng gửi tới cácđối tượng liên quan qua 2 con đường: gửi bưu điện và gửi trực tiếp Đăng ký vănbản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đếncác đối tượng có liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường được ápdụng bằng hai hình thức: đăng kí bằng sổ và đăng kí bằng máy vi tính.

Văn phòng Công chứng Tây Đô đã sử dụng cả 2 phương pháp trên

Văn phòng Công chứng Tây Đô đã rất nhanh nhạy trong việc nắm bắtcông nghệ thông tin vào việc quản lý nhân viên, quản lý hợp đồng… và công tácvăn thư trong Văn phòng không nằm ngoài chương trình áp dụng những chươngtrình ứng dụng tin học hiện đại, Văn phòng đã sử dụng phần mềm Idesk phục vụcho công tác Văn phòng, đặc biệt rất thuận tiện cho nhân viên văn thư làm việc

có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn

Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thay thếhoàn toàn sổ đăng ký truyền thống bằng tay được cho nên Văn phòng Côngchứng Tây Đô vẫn kết hợp việc đăng kí sử dụng sổ với phương pháp truyềnthống và sổ đó có tên là: Sổ công văn đi

Mẫu sổ của Công ty không làm theo Công văn số NVTW.Sổ được chia làm 8 cột như sau:

Ngườikýcôngvăn

Tríchyếu nộidung

Nơinhận

Sốlượng

Kýnhận

Thực tế ở Văn phòng Công chứng Tây Đô cho thấy nhân viên văn thưkhông đăng ký cột: Đơn vị người nhận bản lưu và cột ghi chú Do vậy thiếu đinhững thông tin cần thiết khi tra tìm một văn bản

Hiện nay, văn thư trong Văn phòng cũng chưa áp dụng hình thức đăng kýhiện đại Mặt khác, như sổ đăng ký văn bản đi là một sổ đăng ký đi chung chonhiều loại văn bản kể cả Thông báo, Quyết định, Kế hoạch… đều được đăng kývào sổ với tên “Công văn đi” là không thích hợp, không đúng quy định

Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàng