Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC Lời cảm ơn 1 Lời mở đầu 4 Phần I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 5 1. Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ 5 1.1 Nhiệm vụ 5 1.2 Cơ cấu tổ chức 5 2. Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ 5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ 5 2.1.1 Chức năng 6 2.1.2 Nhiệm vụ 6 2.2 Cơ sở vật chất 6 2.3 Vốn tài liệu 7 2.3.1 Sách 7 2.3.2 Báo, tạp chí, công báo 9 2.3.3 Cơ sở dữ liệu trên máy tính và phần mềm quản lý tài liệu tại Thư viện 10 2.4 Bạn đọc và nhu cầu tin 12 2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện 14 2.6 Nội quy thư viện 15 2.7 Đội ngũ cán bộ 16 Phần II. NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 18 1. Các công việc cụ thể 18 2. Kết quả đạt được 22 2.1 Về chuyên môn nghiệp vụ 22 2.2 Về tinh thần, thái độ làm việc 23 Phần 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 24 1. Đánh giá chung 24 2. Nhận xét 24 3. Kiến nghị đề xuất 26 Phụ lục 28
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lời cảm ơn Kính thưa thầy Khoa Văn hóa - Thơng tin Xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em tên Hoàng Thị Thỏa - sinh viên lớp Cao đẳng KHTV12A, thực tập Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - thư viện với số vốn tài liệu phong phú chuyên ngành Tại em tham gia vào tất khâu nghiệp vụ thư viện tích lũy kinh nghiệm nhỏ nhoi để sau trực tiếp góp phần nhỏ bé vào nghiệp thư viện nước nhà Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô khoa Văn hóa - Thơng tin - Xã hội, dạy bảo em suốt thời gian qua, với việc tổ chức cho chúng em thực tập tám tuần Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước để giúp chúng em lần có dịp cọ sát, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm hiểu sâu sắc môn ngành mà chúng em theo học Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Hồng Thu Hà - Trưởng phịng Thơng tin - Tư liệu người luôn hướng dẫn, quan tâm, giúp đỡ cho em tất khâu nghiệp vụ thư viện bảo cho em kinh nghiệm quý báu mà cô đúc kết suốt chục năm công tác thư viện Và cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình bố mẹ ln động viên, ủng hộ, quan tâm tới em thời gian qua bạn bè giúp đỡ em trình học tập Em xin chân thành cảm ơn! Xác nhận quan thực tập Sinh viên thực tập Hoàng Thị Thỏa Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Lời cảm ơn MỤC LỤC Lời mở đầu Phần I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 1.Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ 1.1 Nhiệm vụ 1.2Cơ cấu tổ chức Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ 2.1 Chức năng, nhiệm vụ 2.1.1 Chức 2.1.2 Nhiệm vụ .6 2.2 Cơ sở vật chất 2.3 Vốn tài liệu 2.3.1 Sách .7 2.3.2 Báo, tạp chí, cơng báo 2.3.3 Cơ sở liệu máy tính phần mềm quản lý tài liệu Thư viện .9 2.4 Bạn đọc nhu cầu tin 12 2.5 Các dịch vụ thông tin thư viện 14 2.6 Nội quy thư viện 15 2.7 Đội ngũ cán .16 Phần II 18 NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 18 Các công việc cụ thể 18 2.Kết đạt .22 Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Về chuyên môn nghiệp vụ 22 2.2 Về tinh thần, thái độ làm việc .23 Phần 24 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 24 Đánh giá chung .24 Nhận xét 24 Kiến nghị đề xuất 26 Phụ lục 28 Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lời mở đầu Trong suốt tám tuần thực tập (từ ngày 02/3/2015 - 24/4/2015) Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước em có dịp trao đổi, học hỏi thơng tin bổ ích chuyên môn nghiệp vụ ngành thư viện Nếu thời gian kiến tập em có nhìn mẻ ngành, khoảng thời gian thực tập giúp em học hỏi thêm nhiều từ thực tiễn kinh nghiệm mới, trải nghiệm để hoàn thiện phần chuyên ngành mà em theo học Thư viện thuộc Trung tâm Khoa học Công nghệ thư viện chuyên ngành bảo quản tư liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu ngành Văn thư Lưu trữ ngành có liên quan Ngoài lời mở đầu lời cảm ơn, báo cáo thực tập em gồm ba phần sau: Phần 1: Khái quát chung Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ Thư viện Trung tâm Phần 2: Nội dung thực tập thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Cục Văn thư Lưu trữ Phần 3: Nhận xét, kiến nghị Bài báo cáo kết thực tập tám tuần Thư viện trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ, có nhiều cố gắng em mong nhận đánh giá góp ý thầy để bài cáo hồn chỉnh Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015 Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư Lưu trữ • Tên gọi: Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước • Năm thành lập: 1988 • Địa chỉ: Tầng - 12 Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội • SĐT: 04.66636670 1.1 Nhiệm vụ • Quản lý hoạt động khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ • Nghiên cứu khoa học công nghệ lĩnh vực văn thư, lưu trữ • Thực dịch vụ tư vấn chuyển giao khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ • Tổ chức thực công tác thông tin khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ 1.2 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư lưu trữ có cấu tổ chức sau: - Ban giám đốc: có 01 giám đốc 02 phó giám đốc Phịng quản lý Khoa học Cơng nghệ Phịng nghiên cứu Khoa học Cơng nghệ Phịng ứng dụng chuyển giao Cơng nghệ Phịng Thơng tin tư liệu Phịng Hành tổ chức Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Căn vào Quyết định số 106 QĐ-TTKHCN Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư, Lưu trữ ban hành ngày tháng năm 2010 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phịng Thơng tin - Tư liệu, Thư viện có chức nhiệm vụ cụ thể sau: 2.1.1 Chức Thu thập, quản lý, tổ chức sử dụng, phổ biến thông tin tư liệu văn thư, lưu trữ lãnh vực liên quan Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.2 Nhiệm vụ - Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin, tư liệu văn thư, lưu trữ lãnh vực có liên quan - Thu thập, lưu chiểu xuất phẩm, luận án tiến sĩ, thạc sĩ, kết nghiên cứu khoa học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quan có liên quan - Thực nghiệp vụ quản lý, thống kê, bảo quản thông tin, tư liệu - Xử lý, xây dựng sở liệu, hệ thống tra cứu, thực phục vụ sử dụng thông tin tư liệu - Thực hình thức phổ biến, xuất thơng tin văn hóa, lưu trữ theo kế hoạch phê duyệt - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo Trung tâm giao 2.2 Cơ sở vật chất Thời gian qua với trưởng thành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước sở vật chất thư viện có nhiều thay đổi Năm 1988 Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ thành lập, thư viện bố trí thành 02 phòng (40m2) dùng làm kho chứa tài liệu phòng đọc Trang thiết bị thư viện gồm số vật dụng thiết yếu giá đựng sách (bằng gỗ), tủ mục lục, bàn đọc Mọi khâu nghiệp vụ thư viện từ đăng ký, tra tìm, bảo quản vệ sinh kho tàng, thực thủ công điều kiện khó khăn chung đất nước Khi trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ ổn định cấu tổ chức Thư viện trang bị thêm số máy móc phục vụ cơng tác chuyên môn như: máy hút bụi, máy chữ… Đặc biệt, năm 2002 Cục Lưu trữ Nhà nước duyệt cho Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ thực “dự án nâng cấp thư viện” Nhờ dự án này, sở vật chất thư viện khang trang đại nhiều Hệ thống giá đựng tài liệu gỗ bị mọt, thay hệ thống giá sắt chuyên dụng cho thư viện Tủ mục lục gồm 30 phích, chỗ cho tủ cũ hư hỏng Các máy tính, máy in, máy hút ẩm, tủ báo, tủ trưng bày tài liệu Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toàn hệ thống bàn làm việc thủ thư, bàn đọc độc giả trang bị đồng phù hợp với yêu cầu sử dụng ngành Thư viện Cơ sở vật chất trở thành hình mẫu cho số quan đến tham khảo Hệ thống giá đựng tài liệu kho kín thư viện Ngồi ra, hệ thống chiếu sáng thư viện đặc biệt quan tâm: thư viện có bóng chiếu sáng, đảm bảo ánh sáng phù hợp cho bạn đọc đến đọc tài liệu 2.3 Vốn tài liệu Ở ngày đầu thư viện ngày phận nằm Phòng Chế độ nghiệp vụ thuộc Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng, vốn tài liệu cán nghiệp vụ thư viện thu thập, đóng góp từ số sách cá nhân Nhiều sách cán nghiệp vụ sưu tầm sau học tập nghiên cứu nước Những giảng biên tập cấp tốc, tài liệu dịch thơ, đúc kết kinh nghiệm cịn dạng thảo…mang bút tích chữ ký lời đề tặng chủ nhân sách lưu trữ kho đến ngày minh chứng cho thuở sơ khai đầy khó khăn thư viện 2.3.1 Sách Cùng với thời gian, vốn tài liệu thư viện bồi đắp thêm chưa thật viên mãn có ngày khiến bạn đọc Cục hài lòng Theo số liệu thống kê năm 2014, thư viện có 8500 sách sách Tiếng Việt chiếm khoảng 5500 gồm thể loại phong phú đa dạng như: sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu thuộc lĩnh vực: triết học, tâm lý học, chủ nghĩa vô thần - tơn Sinh viên: Hồng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giáo, chủ nghĩa Mác - Lênin, khoa học xã hội Chính trị, ngôn ngữ học, lý luận văn học Đáng ý khối tài liệu chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, Quản trị văn phịng gồm: - Các giáo trình công tác Văn thư - Lưu trữ từ ngắn hạn, trung cấp đến đại học tập hợp đầy đủ qua thời kỳ từ thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đến gồm: tập giảng, giáo trình ngắn hạn, giáo trình dành cho học sinh trường Trung học Văn thư Lưu trữ, giáo trình Đại học… - Sách chuyên khảo Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng như: quản trị hồ sơ, cẩm nang văn khố, kỹ thuật soạn thảo văn bản, sổ tay cơng tác văn phịng, tin học hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ, nghiệp vụ Hành Văn phịng… - Các kỷ yếu hội nghị hội thảo khoa học tổ chức theo chuyên đề như: Hội nghị xác định giá trị tài liệu (1994); Hội nghị kho lưu trữ cố định(1997); Hội nghị thu thập tổ chức sử dụng tài liệu; Hội nghị tài liệu điện tử (2004); Hội nghị công tác Văn thư cải cách Hành Nhà nước (2005)… - Báo cáo kết cơng trình nghiên cứu khoa học Văn thư - Lưu trữ thực từ năm 1988 đến - Luận văn thạc sĩ, tiến sĩ chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ cán Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ngoài sách xuất tiếng Việt thư viện Trung tâm nghiên cứu khoa học tập hợp số lượng lớn sách chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ xuất thứ tiếng Nga (683 đầu sách); tiếng Anh (428 đầu sách); tiếng Pháp (183 đầu sách); tiếng Đức, Trung Quốc, Bungari, Tây Ban Nha, Thái Lan (564 đầu sách) Đây nguồn sách quý biếu tặng đặt mua trao đổi cán Cục lựa chọn đem sau chuyến công tác nước ngồi - Ngồi thư viện cịn nhiều sách tra cứu từ điển, bách khoa thư, niên giám… 2.3.2 Báo, tạp chí, cơng báo Mỗi năm thư viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học lựa chọn khoảng 30 đầu báo, tạp chí Cơng ty Bưu Phát hành Báo chí Hà Nội cung Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấp nhằm đưa tới bạn đọc thông tin bổ trợ cho công tác chuyên môn Các ấn phẩm xuất thường xuyên định kỳ như: báo Nhân dân, báo Hà Nội mới, báo Lao động, báo Văn hóa, tạp chí Cộng sản, Lịch sử Đảng, Quản lý Nhà nước, Tổ chức Nhà nước, Ngôn ngữ Đời sống, Xưa Nay, Tạp chí Nghiên cứu lịch sử, Sự kiện Nhân chứng… bạn đọc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tìm đọc đáng ý loại ấn phẩm: - Công báo Văn phịng Chính phủ ban hành thư viện có sưu tập cơng báo từ năm 1945đến năm 2006 Số cơng báo đóng tập bảo quản tốt - Tạp chí chun ngành: Cơng tác Lưu trữ hồ sơ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xuất bản) lưu trữ đầy đủ từ năm 1966 đến Tạp chí đóng bìa cứng bảo quản chu đáo, số lưu trữ phát hành lâu, sử dụng nhiều bị rách nát cán thư viện tu bổ thường xuyên nhằm phục vụ độc giả kịp thời có nhu cầu Các tạp chí xuất tiếng nước ngồi nguồn khai thác thông tin quan trọng cán Văn thư Lưu trữ khối tư liệu có: - Tạp chí lưu trữ xuất tiếng Nga: “Советские архивы” “Отечественные архивы” (từ 1966 - 2006) năm tập có từ đến số loại đặt mua hàng năm đầy đủ - Tạp chí lưu trữ xuất tiếng Đức “ Archive mitteilungen” có đủ từ 1960 - 1988, năm sau từ 1990 - 2001 bổ sung khơng đầy đủ cho năm - Mộtsố tạpchí lưu trữ xuất tiếng Anh: “International Preservation News”do tổ chức IFLA - PAC xuất bản, “Flash What New” ICA xuất bản, “L’E’cluse” BIEF xuất bản…cũng bổ sung vào kho tư liệu thư viện Ngoài ra, thư viện Trung tâm loại tài liệu khác luận văn, luận án, nghiên cứu, phục vụ đắc lực cho việc tra tìm nghiên cứu khoa học, làm sở cho công trình nghiên cứu mơn ngành 2.3.3 Cơ sở liệu máy tính phần mềm quản lý tài liệu Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thư viện a Cơ sở liệu máy tính Hiện thư viện có sở liệu tồn văn sởdữ liệu sách chiếm phần lớn Rất nhiều sách số hóa để đưa phục vụ bạn đọc Cục sách thư viện chọn số hóa phải sách có giá trị cao mặt nghiên cứu khoa học Và phần lớn sách ngành như: Văn thư - Lưu trữ, lịch sử học, tài liệu khác… Thư viện trọng tới công tác lựa chọn tài liệu để số hóa Bởi lẽ, hình thức sử dụng tài liệu đại ngày phổ biến, đa dạng bạn đọc ưa chuộng thông tin nhanh, tiện lợi việc sử dụng Cơ sở liệu Thư viện lên đến hàng ngàn bản, bao gồm: - CSDL sách -CSDL toàn văn hội nghị, hội thảo văn thư - lưu trữ từ 1994 - 2014 - CSDL tồn văn tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam nước - CSDL toàn văn chuyên đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ qua tư liệu bảo quản thư viện từ thành lập đến b Phần mềm quản lý tài liệu Thư viện Sự phát triển mạnh mẽ Cơng nghệ thơng tin có ảnh hưởng khơng nhỏ đến ngành thư viện, mà có nhiều phần mềm giúp cho việc quản lý tài liệu thư viện nhanh chóng xác đại Thư viên Trung tâm Khoa học Công nghệ vậy, thư viện sử dụng phần mềm thư viện phối hợp với phòng Tin học trung tâm viết, phần mềm dễ sử dụng, thay xóa biểu ghi nhập bị lỗi Việc tìm kiếm, quản lý tài liệu trở nên dễ dàng khoa học Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 10 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Thu Hà Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoangthuha@archives.gov.vn Trưởng phòng Thư viện viên Nguyễn Thị Hương Nguyenthihuong@archives.gov.vn Biên dịch viên tiếng Đức Nguyễn Thị Thu Hương Nguyenthithuhuong@archives.gov.vn Biên dịch viên tiếng Nga Vũ Thị Thu Hiền Vuthithuhien@archives.gov.vn Biên dịch viên tiếng Trung Kiều Thị Ngọc Biên dịch viên tiếng Anh Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Kieuthingoc@archives.gov.vn Lớp: 17 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các công việc cụ thể Trong tám tuần thực tập, em thực công việc sau: - Tìm hiểu chức nhiệm vụ, tình hình bổ sung xếp vốn tư liệu, công tác xử lý nghiệp vụ, phục vụ độc giả loại hình sản phẩm, dịch vụ thơng tin Thư viện thực tập - Tìm hiểu bảng/khung phân loại sử dụng Thư viện - Tìm hiểu trang thiết bị viện ứng dụng thiết bị KHKT vào công tác chuyên môn - Thực việc xử lý tài liệu sách theo bước: + Phân loại sách bổ sung theo chiều cao sách: VV VL + Đóng dấu Thư viện vào trang tên sách trang 17 + Vào sổ đăng ký cá biệt, dán nhãn, mơ tả phích + Xếp sách bổ sung lên giá - Mô tả phích phân loại tài liệu theo Bảng phân loại 19 lớp - Thực mơ tả trích đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam - Tìm hiều làm thư mục thông báo sách - Trưng bày tài liệu đợt kỷ niệm ngày 30/4/1975 thư viện theo bước: + Tìm kiếm tài liệu chủ đề trưng bày bảo quản kho + Lựa chọn tài liệu tiêu biểu + Trưng bày tài liệu lựa chọn theo: Trật tự thời gian logic: từ khái quát đến cụ thể - Tập sử dụng phần mềm thư viện điện tử: Nhập thông tin mô tả tài liệu theo biểu ghi sau thực tra tìm tài liệu theo hướng dẫn cán Thư viện Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 18 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực củng cố kho sách: Thay dán lại nhãn sách bị mờ tác hại ánh sáng từ cửa sổ chiếu vào kho sách Do đặc thù thư viện ngành, đối tượng bạn đọc cán lãnh đạo, cán nghiệp vụ nhà giáo tới tìm tài liệu phục vụ cơng tác quản lý, nghiên cứu giảng dạy thường công tác quan, đến thư viện tự tra cứu làm đầy đủ thủ tục mượn tài liệu, cán Thư viện thường làm thay việc Nếu khơng quen việc khó khăn cơng tác phục vụ bạn đọc, sinh viên thực tập không giao thực hoạt động phục vụ bạn đọc, mượn - trả tài liệu a Đăng ký tài liệu Tại thư viện em cô Hà hướng dẫn tỉ mỉ việc xử lý nghiệp vụ tàTại thư viện em cô dạy cho cách đăng ký tài liệu vào sổ đăng ký cá biệt: sổ đăng ký sách riêng biệt nhập vào thư viện, sách tính đơn vị tài liệu độc lập việc đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt phải tiến hành thường xuyên liên tục nhằm giúp cho cán thư viện quản lý vốn tài liệu có kho, thống kê số lượng sách để kiểm kê vào dịp cuối năm lên danh mục sách thiếu để từ kế hoạch bổ sung cho phù hợp đầy đủ Sổ đăng ký cá biệt ghi vào số thứ tư số 01, sổ ghi liên tục từ năm qua năm khác, từ đến Đồng thời, đăng ký cá biệt tài liệu ghi dòng ghi ngơn ngữ xuất nước Bởi thư viện ngành Văn thư Lưu trữ nên tài liệu có kho thư viện hầu hết tài liệu liên quan đến ngành Lưu trữ học phục vụ đắc lực cho việc nghiên cứu Do đặc điểm loại tài liệu khác nên thư viện loại hình sổ đăng kí riêng có kí hiệu kho riêng Ví dụ như: từ điển, sách, sách ngoại văn, luận văn, luận án, tài liệu tham khảo, tài liệu kỷ yếu hội thảo… b Đóng dấu Thư viện Đóng dấu Thư viện cơng đoạn quan trọng thư viện, chứng minh tài liệu tài sản thư viện Việc thực đóng dấu thư viện phải Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 19 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực cẩn thận, đóng dấu phải ngắn vng góc với tài liệu Con dấu đóng vào trang tên sách và trang thứ 17 sách Đóng dấu thư viện khâu bắt buộc quan trọng tất khâu nghiệp vụ thư viện Đây công đoạn khơng bỏ sót thư viện thực lần cho sách Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ vậy, việc đóng dấu thư viện cán thư viện ý quan tâm c Mô tả tài liệu Một khâu không thiếu việc xử lý tài liệu thư viện mơ tả tài liệu Mơ tả tài liệu công đoạn chi tiết khâu nghiệp vụ thư viện, cho bạn đọc biết thông tin chi tiết tài liệu cách khái quát nhất, từ tác giả, nhan đề, thông tin xuất bản, đặc trưng vật lý… tài liệu, nhằm mục đích giúp bạn đọc tra tìm tài liệu mà họ cần Sau mơ tả tài liệu xong em kiểm tra lại đánh máy in ra, song sau em phải cắt phiếu mơ tả xếp chúng theo thứ tự vần chữ a,b,c…z Trong thư viện phiếu mô tả tài liệu chia làm loại: - Phiếu mô tả xếp theo chủ đề thư viện như: + Tư liệu tham khảo: Tổng loại, Triết học, Tâm lý học, Logic học, Chủ nghĩa Mác - Lênin, Khoa học xã hội, Chính trị, Pháp luật, Ngôn ngữ, Khoa học tự nhiên, Nghệ thuật, Văn học, Lịch sử + Tư liệu nghiệp vụ: Lưu trữ học, Hướng dẫn nghiệp vụ Microfirml số hóa, Hợp tác quốc tế, Thuật ngữ thông tin phục vụ lịch sử ngành, Tổ chức - cán bộ, Thu thập bổ sung phân loại, Xác định giá trị, Thống kê tài liệu, Chỉnh lý tài liệu, Công cụ tra cứu, Bảo quản tài liệu, Công bố sử dụng tài liệu tra kiểm tra, Cơng tác Văn thư, Hành - thư ký văn phịng -Ngồi ra, thư viện cịn sử dụng phiếu mô tả xếp theo vần chữ tất chủ đề gộp lại, tên tài liệu từ năm 1994 đến nay, sách thuộc tiếng nước như: tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc… đảm Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 20 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo cho bạn đọc tra tìm tài liệu dễ dàng thuận tiện d Phân loại tài liệu Trong thư viện khâu phân loại tài liệu luôn coi trọng, lẽ phân loại tài liệu giúp cho bạn đọc xác định nội dung tài liệu Phân loại phân chia xếp tài liệu theo mơn ngành mà tài liệu đề cập đến, việc phân loại khâu quan trọng để giúp cho cán thư viện xác định việc tổ chức kho Ở thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ việc tổ chức xếp kho xếp theo hình thức song song kho kín kho mở: - Kho kín xếp theo sổ đăng ký cá biệt xếp theo hình thức tài liệu, ví dụ như: VV, VL… - Kho mở xếp theo chủ đề tài liệu theo ngôn ngữ Ở thư viện Trung tâm Khoa học Cơng nghệ cán thư viện xếp tài liệu ngoại văn theo kho mở nhằm giúp bạn đọc tìm tra cứu tài liệu cách dễ dàng theo nội dung ngơn ngữ mà tài liệu đề cập đến e Dãn nhãn xếp giá Dãn nhãn xếp giá công đoạn cuối khâu nghiệp vụ thư viện, việc dán nhãn giúp cho việc tìm kiếm tài liệu bạn đọc cán thư viện thuận tiện nhanh chóng xác f Nhập tin vào sở liệu thư viện Việc ứng dụng công nghệ thông tin thư viện đặc biệt quan tâm, xu mà tất thư viện ý đến xây dựng, thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ Do kinh phí dành cho bổ sung tài liệu thư viện hạn hẹp, khoảng vài triệu năm nên tiền mua quyền phần mềm khơng có Tuy vậy, khơng thể phủ nhận ưu điểm mà thư viện đại mang lại lẽ mà Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ định phối hợp phòng Tin học trung tâm viết phần mềm dành riêng Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 21 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho thư viện, để quản lý tài liệu thư viện Phần mềm hỗ trợ đắc lực cho cán thư viện, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, việc tra cứu kiểm tra tài liệu trở nên dễ dàng hơn, khả cập nhật, sửa chữa thay trở nên nhanh chóng… Tại thư viện em Hà hướng dẫn nhập tin vào sở liệu thư viện Điều đặc biệt thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ sử dụng phần mềm thư viện tự viết Việc nhập tin linh hoạt, dễ sửa chữa thay biểu ghi, dễ sử dụng để tra tìm Biểu ghi nhập tài liệu thư viện Kết đạt Trong trình thực tập, cịn lạ lẫm với mơi trường làm việc nên em khơng tránh khỏi sai sót giúp đỡ, bảo tận tình cán Thư viện, em nhận thức mặt hạn chế cần phải thay đổi thân để thích nghi với mơi trường làm việc hồn thành công việc giao Cụ thể là: 2.1 Về chuyên môn nghiệp vụ Kỳ thực tập tốt nghiệp dịp để chúng em vận dụng kiến thức học giảng đường suốt ba năm qua vào thực tiễn cơng việc, củng cố Sinh viên: Hồng Thị Thỏa Lớp: 22 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến thức chuyên ngành, trau dồi kỹ nghiệp vụ, kỹ làm việc Em có hội quan sát thực hành môi trường làm việc chuyên nghiệp; đồng thời tiếp thu, học hỏi từ hệ cán thư viện trước kinh nghiệm nghề nghiệp quý báu 2.2 Về tinh thần, thái độ làm việc Thực tập nơi đây, em rèn luyện tinh thần, thái độ làm việc cơng việc: nghiêm túc, cẩn thận, nhiệt tình, linh hoạt Đặc biệt, chúng em học hỏi nhiều cách ứng xử, giao tiếp công việc; cách làm việc cởi mở, thân thiện đơn vị, phòng ban với nhau; cách thức tạo nên bầu khơng khí vui vẻ, thoải mái nghiêm túc, hiệu nơi làm việc; nắm bắt kỹ làm việc nhóm, làm việc tập thể có phân cơng nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng cá nhân đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, đoàn kết cơng việc Sinh viên: Hồng Thị Thỏa Lớp: 23 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Đánh giá chung Nhìn chung, thư viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Cơng nghệ Văn thư Lưu trữ có nhiều nỗ lực trình xây dựng phát triển nguồn lực thông tin từ thành lập ngày hôm Thư viện xây dựng nguồn lực thông tin tương đối phong phú với kho tài liệu hạt nhân tài liệu ngành Văn thư Lưu trữ Tích cực triển khai dịch vụ thông tin truyền thống bước đầu tổ chức dịch vụ thông tin đại, khai thác tối đa nguồn lực thơng tin có, đáp ứng tối đa nhu cầu người dùng tin Cán thư viện có trình độ chun mơn cao, động, nhiệt tình, tâm huyết với nghề Vốn tài liệu thư viện khơng nhiều, kinh phí bổ sung cịn hạn hẹp Nhận xét a.Ưu điểm Thư viện hình thành bối cảnh khó khăn đất nước nói chung Cục Lưu trữ phủ Thủ tướng (nay Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước) nói riêng Tuy sở vật chất thiếu thốn, suốt thời gian qua, Thư viện luôn xác định phương hướng hoạt động nỗ lực hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ mình, đảm bảo công tác phục vụ thông tin tư liệu lãnh vực văn thư - lưu trữ cho đối tượng người dùng tin ngồi Cục Thư viện ln chủ động tích cực triển khai hoạt động thu thập, bổ sung, củng cố, phát triển phổ biến thơng tin - tư liệu Có thành tinh thần cố gắng, nỗ lực, ý chí, tâm cao hệ cán Thư viện Tiếp nối truyền thống đó, đội ngũ cán nỗ lực phấn đấu để khẳng định vị trí Thư viện đơi Thư viện chưa Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 24 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhận quan tâm mức cần thiết từ phía lãnh đạo Các cán cơng tác Thư viện có trình độ chun mơn nghiệp vụ, khơng thiếu nhiệt tình tâm huyết với nghề tảng quan trọng làm nên Thư viện với mặt Là bốn thành tố làm nên Thư viện (cán thư viện, vốn tài liệu, sở vật chất, người dùng tin), vốn tài liệu Thư viện trọng bổ sung, củng cố, hoàn thiện, đặc biệt tài liệu chuyên ngành Nhóm tài liệu chuyên ngành Thư viện lưu giữ hệ thống tương đối đầy đủ, đáp ứng nhu cầu quản lý, nghiên cứu khoa học đông đảo đối tượng đến với Thư viện.Thư viện sưu tầm lưu trữ đầy đủ sưu tập tạp chí chun ngành có giá trị ngồi nước Bên cạnh đó, Thư viện lưu giữ đáng kể tư liệu xuất từ ngày đầu thành lập Cục, tài liệu mang dấu ấn cá nhân Thư viện, Trung tâm hay hệ cán nghiệp vụ trước Công tác thu thập tài liệu tiến hành nghiêm túc, tập hợp thường xuyên tài liệu lãnh vực văn thư - lưu trữ Tài liệu bổ sung thư viện xử lí nhanh, kịp thời đưa phục vụ bạn đọc Thư viện thực nghiêm ngặt quy định chế độ bảo quản Trang thiết bị thư viện bước đầu đáp ứng yêu cầu điều kiện bảo quản tài liệu (nhiệt độ, độ ẩm, chất lượng khơng khí, …) b Hạn chế Thư viện cịn tồn số vấn đề hạn chế sau: - Lực lượng cán thực nghiệp vụ thư viện mỏng (1 cán bộ), giao lưu, bổ túc kiến thức với hội thư viện ngồi nước - Diện tích kho tàng khơng cịn đủ để đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu ngày gia tăng Thư viện - Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin tự động hóa vào công tác thư viện chưa sâu rộng Thư viện OPAC trực tuyến chưa có hệ thống máy Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 25 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho độc giả tra cứu - Loại hình tài liệu chưa phong phú, hầu hết tài liệu truyền thống, khơng có tài liệu nghe nhìn, Cơ sở liệu Thư viện không cập nhật tới bạn đọc Cục Trung tâm mà chủ yếu quản lý tách biệt Thư viện - Thư viện chưa có kết nối, liên kết với thư viện trực thuộc Bộ Nội vụ nên chưa có điều kiện trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin Kiến nghị đề xuất Mặc dù trình độ lý luận thực tiễn thân hạn hẹp song em xin mạnh dạn đưa số kiến nghị riêng sau: - Thư viện cần bổ sung lực lượng cán thực khâu nghiệp vụ thư viện; bồi dưỡng, tạo điều kiện học tập nâng cao nghiệp vụ thư viện cho cán thư viện (cử cán học, thăm quan học hỏi kinh nghiệm quan, tổ chức khác) - Đa dạng hóa loại hình tài liệu (tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, CSDL tồn văn) - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin tự động hóa vào tất khâu nghiệp vụ thư viện - Xây dựng web nội Thư viện, đưa sở liệu thư mục sở liệu toàn văn lên mạng LAN nhằm thúc đẩy tính tương tác hai chiều Thư viện nhóm đối tượng sử dụng Thư viện cán Cục Trung tâm - Trung tâm nên ý đến kinh phí để bổ sung tài liệu thư viện - Thử nghiệm tạo lập sử dụng công cụ mạng xã hội (facebook, youtube, blog, ) để tiếp cận nhóm đối tượng độc giả trẻ nhằm phổ biến tài liệu tham khảo có sẵn vốn tài liệu Thư viện, góp phần đa dạng hóa nhu cầu sử dụng Thư viện, khuyến khích quan tâm nhóm độc giả tới vốn tài liệu Thư viện, thúc đẩy văn hóa đọc người trẻ - Kết nối với thư viện ngành nói riêng với tổ chức thư Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 26 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viện nước quốc tế nói chung Sinh viên: Hồng Thị Thỏa Lớp: 27 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Phòng đọc thư viện Sách ngoại văn Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 28 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tủ sách trưng bày sách Giá đựng tạp chí Sinh viên: Hồng Thị Thỏa Lớp: 29 CĐ Khoa học Thư viện 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tủ mục lục thư viện Tủ trưng bày sách Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa Lớp: 30 CĐ Khoa học Thư viện 12A