Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY cổ PHẦN sản XUẤT THƯƠNG mại và xây DỰNG tín NGHĨA

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA 4 1. Sự hình thành và phát triển của Công ty 4 1.1 Giớ thiệu sơ lược 4 1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập. 6 1. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ của bộ máy văn phòng: 7 1.1 Chức năng 7 1.2 Nhiệm vụ 7 1.3 Sơ đồ bộ máy trong văn phòng 8 2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng. 8 2.1 Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng 8 2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy văn phòng 9 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập. 9 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng. 10 2. Khảo sát về công tác văn Thư 11 2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn Thư trong phòng 12 2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 12 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 13 2.3.1. Tổ chức và quản lý văn bản đi: 13 2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến 14 2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 15 PHẦN II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 16 1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 16 1.1 Tiếp khách: 16 1.2 Đãi khách: 18 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Những ưu điểm, hạn chế. 19 2.1 Mục đích. 19 2.2 Phạm vi áp dụng 19 2.3Những yêu cầu mà người Thư ký cần phải lưu ý trong quá trình xây dựng chương trình công tác 20 2.3.1 Xây dựng chương trình công tác năm cho Lãnh đạo, cơ quan 20 2.3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng cho Lãnh đạo, cơ quan 21 2.3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần cho Lãnh đạo, cơ quan 21 2.4 Ưu điểm, nhược điểm: 23 3. Công tác tổ chức hội họp (hội nghị, hội thảo) của cơ quan. Những ưu điểm, hạn chế. 23 3.1 Tổ chức hội họp, hội nghị. 23 3.1.1 Lập kế hoạch Hội nghị 24 3.1.2 Chuẩn bị Hội nghị 25 3.1.3 chuẩn bị địa điểm, thời gian và ghi biên bản Hội nghị 26 3.1.4 Tiến hành Hội nghị 27 3.1.5 Những việc Thư ký phải làm sau Hội nghị 29 3.1.6 Ưu điểm, nhược điểm 29 4. Vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 29 5. Những ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng Lãnh đạo, văn phòng) nơi em thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho hợp lý. 35 6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký văn phòng trong hoạt động văn phòng. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế. 40 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của người Thư ký trong cơ quan 44 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 45 KÊT LUẬN 46 PHẦN IV: PHỤ LỤC 47

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 3

PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA 4

1 Sự hình thành và phát triển của Công ty 4

1.1 Giớ thiệu sơ lược 4

1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 4

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.4 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 6

1 Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ của bộ máy văn phòng: 7

1.1 Chức năng 7

1.2 Nhiệm vụ 7

1.3 Sơ đồ bộ máy trong văn phòng 8

2 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng 8

2.1 Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng 8

2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy văn phòng 9

III Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 9

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 10

2 Khảo sát về công tác văn Thư 11

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn Thư trong phòng 12

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 12

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến 13

2.3.1 Tổ chức và quản lý văn bản đi: 13

2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến 14

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 15

PHẦN II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 16

1 Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng .16 1.1 Tiếp khách: 16

1.2 Đãi khách: 18

2 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Những ưu điểm, hạn chế 19

2.1 Mục đích 19

2.2 Phạm vi áp dụng 19

2.3Những yêu cầu mà người Thư ký cần phải lưu ý trong quá trình xây dựng chương trình công tác 20

2.3.1 Xây dựng chương trình công tác năm cho Lãnh đạo, cơ quan 20

2.3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng cho Lãnh đạo, cơ quan 21

2.3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần cho Lãnh đạo, cơ quan 21

2.4 Ưu điểm, nhược điểm: 23

3 Công tác tổ chức hội họp (hội nghị, hội thảo) của cơ quan Những ưu điểm, hạn chế 23

3.1 Tổ chức hội họp, hội nghị 23

3.1.1 Lập kế hoạch Hội nghị 24

3.1.2 Chuẩn bị Hội nghị 25

3.1.3 chuẩn bị địa điểm, thời gian và ghi biên bản Hội nghị 26

3.1.4 Tiến hành Hội nghị 27

3.1.5 Những việc Thư ký phải làm sau Hội nghị 29

3.1.6 Ưu điểm, nhược điểm 29

4 Vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 29

5 Những ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng Lãnh đạo, văn phòng) nơi em thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho hợp lý 35

6 Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký văn phòng trong hoạt động văn phòng Đánh giá những ưu điểm, hạn chế 40

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 44

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của người Thư ký trong cơ quan 44

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .45

KÊT LUẬN 46 PHẦN IV: PHỤ LỤC 47

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa

có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản

lý tại các cơ quan còn rất thiếu Nắm bắt được xu thế đó, Trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội đã đào tạo một khối lượng lớn sinh viên về công tác Hành chính,trong đó có Thư ký Văn phòng để đáp ứng nhu cầu của xã hội Trong thời gianđào tạo của các trường chuyên nghiệp nói chung và trường Đại học Nội Vụ HàNội nói riêng, thực tập là một khâu vô cùng quan trọng không thể thiếu, vì đây

là bước khởi đầu giúp sinh viên có cơ hội trải nghiệm thực tế để có thể có nhiềukiến thức sau khi ra trường đi làm Chính vì vậy với phương châm giáo dục của

Đảng “Học đi đôi với hành, lý luận gắn thực tiễn”, trường đã giành một

khoảng thời gian để tổ chức cho sinh viên đi thực tập trước khi bước ra trườnglàm việc nhằm giúp cho sinh viên vận dụng một cách tốt nhất, hiệu quả nhấtnhững kiến thức lý thuyết đã học vào công việc thực tiễn tại các xí nghiệp, các

cơ quan hành chính Nhà nước…và đó cũng chính là dịp sinh viên tập dượt vàrèn luyện đạo đức nghề nghiệp của cán bộ hành chính Văn phòng Khi được nhàtrường tạo điều kiện cho chúng em được tiếp xúc với môi trường làm việc thực

tế em đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là:

Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cốkiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thểcác quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chứcThư ký văn phòng trong tương lai

Là sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trong quá trình thực tập tạitrường em đã được nhà trường tổ chức kì thực tập để chúng em có thể nâng caokiến thức và trang bị kiến thức thực tế về một số nghiệp vụ thư ký văn phòng và

đã được tiếp nhận, tạo điều kiện thực tế và giúp đỡ trong quá trình thực tập tại

“Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa”

Quá trình thực tập không chỉ là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã

học trong nhà trường vào thực tiễn, mà còn cho em thêm hiểu biết về tác phonglàm việc trong cơ quan, tổ chức văn hóa công sở, và giúp em có định hướngnghề nghiệp tốt hơn sau khi ra Trường.

Ngành Thư ký văn phòng là một ngành mà em được đào tạo, hơn nữa làđang thực tập thực hiện vào ngành nghề những gì mình đang học Nó cũng làmột ngành đang rất cần của xu thế hiện đại ngày nay Trên tình hình đó cũngnhư nhiều cơ quan nhà nước, các công ty doanh nghiệp đang quan tâm và hướngtới mục tiêu đẩy mạnh nền quảng cáo để con người chúng ta có thể biết thêmthông tin và mở mang tầm hiểu biết và đầu tư nhiều hơn cho việc đào tạo, bồidưỡng nâng cao chất lượng nhân sự Trong bài báo cáo này em sẽ giới thiệuchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và người thư ký văn phòng

Nhờ có kì thực tập của nhà trường và các thầy cô cùng sự tiếp nhận vàhướng dẫn của Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng TínNghĩa Đã cho em nhiều kiến thức để tiếp tục học tập và làm hành trang sau khi

ra trường

Em xin chân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa Quản Trị VănPhòng, giáo viên chủ nhiệm lớp Cao Đẳng Thư Ký Văn Phòng K7 đã quan tâm

và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực tập

Em xin chân trọng cảm ơn Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải

và Xây dựng Tín Nghĩa, đã tạo điều kiện cho em được tham gia thực tập , đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin về Công ty

Do thời gian và kiến thức còn có hạn, bản thân lại ít chải qua thực tế công tác nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo, cùng các anh chị trong Công ty để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp với thực tiễn hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2015

Sinh viên

Lê Thị Din

LỜI CẢM ƠN

Lần đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong Trường Đạihọc Nội Vụ Hà Nội và đặc biệt là thầy, cô trong khoa Quản Trị Văn Phòng đãtrang bị cho em những kiến thức và sự dạy bảo tận tình trong quá trình học tậpcũng như đã tạo điều kiện cho em đi thực tập tại cơ quan

Với thời gian thực tế là 07 tuần (Bắt đầu từ ngày 16/3/2015 đến5/5/2015) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viênhướng dẫn,và trưởng phòng hành chính trong Công ty, đã tạo cơ hội cho em ápdụng lý thuyết được trang bị vào công tác thực tiễn Trong suốt thời gian thựctập tôi đã có cơ hội thực hành các công tác văn phòng như một nhân viên vănphòng thực thụ Qua đó em đã rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng caohiểu biết của mình trong việc trao đổi nghề nghiệp, từ đó nhận thức rõ hơn vềtầm quan trọng của công tác văn phòng

Em viết bài báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa Quản trịVăn phòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, cô giáo phụ trách bộmôn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình, để em có cơ

sở, nền tảng kiến thức bước ra ngoài xã hội

Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuônkhổ của bài báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế sai sót

Một lần nữa cho phép em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn của nhà trường

cô Nguyễn Thị Kim Chi và cô Nguyễn Thị Thu Hường, trưởng phòng hànhchính của Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng TínNghĩa Đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn tốt bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2015

Sinh viên

Lê Thị Din

PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT

THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA

1 Sự hình thành và phát triển của Công ty

1.1 Giớ thiệu sơ lược

Tên đầy đủ của Công ty: Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải vàXây dựng Tín Nghĩa

Tên viết tắt: TIN NGHIA CATP., JSC

Tên giao dịch: TIN NGHIA CONSTRUCTION AND TRANSPORTTRADING PRODUCTION JOINT STOCK COMPANY

Giấy phép kinh doanh: 0104502886 – Cấp ngày: 01/03/2010

Địa chỉ: thôn 10 xã Thạch Hòa - Thạch Thất - Hà Nội

Số điện thoại: 84989676235

Ngày hoạt động: 15/03/2010

1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa làmột doanh nghiệp được thành lập cách đây hơn 5 năm, với đội ngũ cán bộ nhânviên dày dặn kinh nghiệm trong ngành kỹ thuật dân dụng, đã xây dựng, thiết kếlên nhiều công trình, duy trì cấu trúc tách rời các công trình công cộng nhưđường xá, đập cầu cống kênh rạch và các tòa nhà…

Công ty có nguồn tài chính vững chắc, đảm bảo cho việc đầu tư và pháttriển lâu dài Hiện nay công ty đang trên đường phát triển, với mạng lưới kinhdoanh mở rộng thu hút được nhiều nhà đầu tư về công trình môi trường đô thịcũng như các nhà đầu tư về lĩnh vực xây dựng Sự phát triển của công ty đã gópphần tô đẹp thêm không gian đường phố, thúc đẩy sự phát triển của nước nhà

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập

1 Chức năng:

Tham mưu cho UBND, Đảng bộ thành phố Hà Nội để thực hiện các dự ánđầu tư, các công trình thủy lợi, cầu đường thúc đẩy sự phát triển đi lên của thành

phố nói riêng và cả nước nói chung

- Đặt chi nhánh văn phòng đại diện của Công ty trong nước và ngoài nước

- Kinh doanh ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước

- Quyết định mua giá, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụchủ yếu

- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp

- Đầu tư liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần

- Tuyển chọn thuê mướn sử dụng đào tạo lao động, lựa chọn các hình thứctrả lương theo quy định của Bộ luật Lao động

- Được hưởng các quyền với tư cách là đơn vị thành viên của tổng Công

ty quy định tại điều lệ tổ chức hoạt động của tổng Công ty

- Các quyền khác do pháp luật quy định

- Quyền quản lý tài chính của Công ty

- Sử dụng vốn và các quỷ của Công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanhtheo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi

4 Mục tiêu hoạt động của Công ty:

- Quản lý và khai thác các công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, nâng caochất lượng dịch vụ xây dựng các công trình cầu đường,

- Không ngừng nâng cao lợi ích của nhà nước, của Công ty, các cổ đông

và người lao động

- Tăng tích lũy và phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty

- Góp phần thiết thực vào việc thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế

xã hội của huyện, thành phố;

- Đảm bảo việc làm đời sống và thu nhập cho người lao động; hoạt động

có hiệu quả và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước

5 Bộ máy tổ chức của cơ quan:

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN GIÁM ĐỐC

BAN KIỂMSOÁT

Phòng kỹ thuật chất lượng

Phòng phát triển kinh doanh

Ban quản

lý dự án

Phòng bảo dưởng

Phòng giao nhận và quản

lý vật tư

Phòng thương mại kế hoạch

Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị văn thư, lưu trữ, thôngtin, bảo mật của công ty

Trình bày Lãnh đạo kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, quản lý kế hoạchluân chuyển cán bộ, quy định về quản lý đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm đốivới nhân viên

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho công ty vào hành năm và kề hoạchbồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ, nhân viên

Thực hiện việc lập hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và phói hợpgiải quyết các chế độ thai sản, thôi việc đối với nhân viên Công ty

Thực hiện cải cách hành chính đổi mới về phương thức làm việc, hiện đạihóa công sở, ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý củaLãnh đạo, tổ chức quản lý mạng và thông tin điện tử của Công ty

Hướng dẫn thực hiện công tác thi đua khen thưởng

Quản lý cơ sở vật chất, tài sản của Công ty, thực hiện công tác an ninh trật

tự, phòng cháy chữa cháy tại công ty

Soạn thảo văn bản, tài liệu và in ấn để phát cho nhân viên trong công ty,quản lý công tác chuyển giao văn bản và quản lý văn bản, chịu trách nhiệm vềtính pháp lý của văn bản do lãnh đạo ban hành

Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao

1.3 Sơ đồ bộ máy trong văn phòng

2 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng.

2.1 Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng

Là người lãnh đạo của một văn phòng đòi hỏi phải có nhiếu kỹ năng, kiếnthức về các lĩnh vực tổ chức, sau đây em sẻ mô tả những công việc cụ thể củamột Chánh văn phòng trong Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải vàXây dựng Tín Nghĩa

Công việc của Chánh văn phòng là chỉ đạo, điều hành và giám sát mọihoạt động của văn phòng Công ty

Bộ phậntham mưu tổng hợp

Bộ phận

kế toán tài vụ

Bộ phận tiếp khách và tiếp nhận hồ sơ hànhchính

Bố trí công việc cho từng cán bộ nhân viên, phù hợp với năng lực, trình

độ chuyên môn, sở trường của từng người đảm bảo phát huy hết năng lực, khảnăng sáng tạo

Tham mưu cho Giám đốc Công ty về Quản trị hành chính văn phòngXây dựng nội quy, quy chế quản lý của Công ty

Thay mặt Công ty quan hệ, giao dịch với một số cơ quan hành chính nơiCông ty liên kết

Chuẩn bị công tác lễ tân, bố trí nơi ăn uống, nghỉ ngơi cho khách

Xây dựng phương án an ninh, phòng chống mất mát cho Công ty

Xử lý các vấn đề liên quan đến an ninh nội bộ như: ma túy, đánhnhau, mất cắp tài sản, cờ bạc tại đơn vị cơ quan

Chuẩn bị hội trường, phòng họp, đồ dùng cho các cuộc họp, hội nghịMua sắm trang thiết bị văn phòng, cấp phát, bảo hành, bảo trì sửa chữatrang thiết bị văn phòng

Chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ văn bản của Công ty

2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy văn phòng

Bộ phận văn thư – lưu trữ có tránh nhiệm soạn thảo văn bản, hợp đồng,tìm kiếm thu thập thông tin, bài viết trên internet, lập các hồ sơ công việc, tiếpnhận và quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến, quản lý tài liệu hồ sơ giấy tờ

Bộ phận tham mưu tổng hợp có trách nhiệm thu thập, sử lý thông tin đưa

ra những ý kiến đóng góp có giá trị cao trong công việc

Bộ phận kế toán tài vụ có trách nhiệm tổng hợp các hóa đơn mua bán mọitrang thiết bị trong công ty, tổng hợp lương cho nhân viên trong công ty, giảiquyết các vấn đề công nợ của Công ty

Bộ phận tiếp khách và tiếp nhận hồ sơ hành chính: công việc chính của bộphận này là tiếp đón khách khi có khách đến Công ty, giải quyết các thắc mắccủa khách, những yêu cầu về công việc, nhận hồ sơ tuyển dụng nhân sự cũng vàmột số hồ sơ khác

III Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại

cơ quan thực tập.

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.

Người thư ký văn phòng thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho lãnhđạo công tác tổ chức hành chính, người thư ký văn phòng có 2 nhóm chức năng

cơ bản sau:

Thứ nhất: Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, baogồm : Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,kiểm tra và thực hiện các Quyết định và chỉ thị của Thủ trưởng…

Thứ hai: Nhóm chức năng thuộc về tổ chức công tác hành chính bao gồm:

Tổ chức tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổchức nhân sự… Sau đây là một số nhiệm vụ thuộc về tổ chức công tác hànhchính mà người Thư ký phải thực hiện

Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:

Tiếp khách, đãi khách Đây là một khâu vô cùng quan trọng bởi nó sẽ thểhiện bộ mặt của công ty, người Thư ký sẽ phải cung đầy đủ thông tin về kháccho lãnh đạo từ đó lên kế hoạch tiếp đãi khách Đối với khách xả giao thì cầnphải tiếp đón như thế nào cho phù hợp để vẫn giữ được các mối quan hệ, cònvới khách quan trọng thì cần phải tiếp đãi chu đáo hơn, cẩn thận hơn Hay việc

tổ chức phòng làm việc khoa học cho lãnh đạo thì cần phải tìm hiểu về phongthủy, độ tuổi những sở thích của lãnh đạo, cần sắp xếp phòng làm việc theo 4tiêu chí dể tìm, dể thấy, dể lấy và dể sử dụng Cũng như việc tổ chức hội họp, tổchức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, hướng dẫn một cách khái quát công việccho những cán bộ tham gia chuyến đi công tác, người Thư ký cần phải thu thập

và xử lý thông tin từ đó lập bản kế hoạch cụ thể

Nghiệp vụ công tác văn thư soạn thảo văn bản, và giúp thư trưởng banhành văn bản

+ Làm khâu trung gian trong quan hệ điện thoại với lãnh đạo, chuẩn bịtriệu tập và ghi biên bản các cuộc họp, các cuộc thảo luận do lãnh đạo triệu tập.Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản:

+ Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền thủtrưởng, vào sổ bưu phẩm đi và đến

+ Chăm lo việc giao và luân chuyể văn bản giữa các bộ phận

+ Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trưởng,đánh máy công văn trao đổi của thủ trưởng

+ Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trình thủtrưởng ký

- Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:

+ Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng… của lãnh đạo

+ Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng

- Những nhiệm vụ khác:

+ Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc

+ Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý và những sự kiện quan trọng trong cơquan, đơn vị

+ Quản lý thư viện, tủ tư liệu riêng của thủ trưởng, chăm lo việc chuyểntạp chí trong các bộ phận thuộc quyền thủ trưởng

+ Tổ chức một số công việc hành chính sự vụ có tính chất cá nhân và liênquan đến thủ trưởng như phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng

+ Thực hiện các công việc khác khi được thủ trưởng phân công

Nhìn chung người Thư ký đóng một vai trò vô cùng quan trọng trongviệc thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho lãnh đạo, giúp việc cho lãnhđạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụcủa Văn phòng

Ví dụ: Ngày 22/03/2015 Lãnh đạo Công ty thông báo sẻ có một chuyến

đi công tác 3 ngày trong thành phố Hồ Chí Minh để ký kết hợp đồng từ ngày12/04 – 15/04/2015, Thư ký sẽ bắt đầu lập kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnhđạo và chuẩn bị nội dung cũng như tất cả tài liệu có liên quan trong chuyến đi

2 Khảo sát về công tác văn Thư

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn Thư trong phòng

Biên chế: Do biên chế ít nên Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại vàXây dựng Tín nghĩa chỉ có một nhân viên văn thư

Trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư: Nhân viên văn thư của Công typhải tốt nghiệp các Trường đại học hoặc cao đẳng trở lên, chuyên ngành về vănthư

Là một nhân viên văn thư phải đáp ứng được 2 mặt lý luận nghiệp vụ và

kỹ năng thực hành, tuy nhiên không phải nhân viên văn thư nào cũng đáp ứngđược đầy đủ 2 nghiệp vụ đó và nhân viên văn thư trong Công ty mà em đangthực tập cũng còn rất nhiều hạn chế về nghiệp vụ và kỹ năng thực hành Vềnghiệp vụ thì khâu soạn văn bản đôi lúc còn chưa chính xác về nội dung, một sốkhâu sử lý thông tin còn chưa được chọn lựa kỹ, thao tác thực hành còn chậm,

sử dụng máy tính còn chưa thành thạo

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm

Nhằm giúp cơ quan ban hành văn bản một cách thông suốt và có hiệu lựcpháp lí cao nhất, Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại vận tải và xây dựng TínNghĩa luôn chú trọng với công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản luôntuân thủ nguyên tắc và thực hiện theo đúng quy định

Sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật vào từng tệp riêng lẻ để thuậnlợi cho việc tra tìm và sử dụng khi cần thiết Những văn bản mà Công ty banhành hết hiệu lực thì được loại bỏ và xây dựng văn bản mới

Lãnh đạo khi ký ban hành văn bản luôn tự kiểm tra thêm một lần nữatrước khi ký

Khi có phát hiện sai sót, văn bản được sửa chữa, chỉnh sửa, bổ sung hoặchủy bỏ

Căn cứ vào phần mềm quản lý văn bản đi và đến thì tổng số văn bản banhành và nhận được trong một năm như sau:

Văn bản đi Văn bản đến

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến

2.3.1 Tổ chức và quản lý văn bản đi:

Hàng ngày, để đảm bảo cho hoạt động của công ty những người làm côngtác văn thư của công ty phải tổ chức giải quyết một khối lượng văn bản đi khálớn để gửi đến các đối tác, khách hàng kịp thời Để đảm bảo tính chính xác vềthể thức, tính khả thi, thống nhất, các đơn vị sau khi soạn thảo văn bản sẽ trìnhlên cho thư ký phê duyệt và sau đó sẽ trình lên cho lãnh đạo phê duyệt một lầnnữa và lãnh đạo sẽ là người ký trực tiếp lên trên văn bản

Với trình độ chuyên môn, cùng kinh nghiệp lâu năm thư ký văn phòng cóthể đóng dấu văn bản nếu như văn bản đó chuẩn hóa về tất cả mọi mặt, khi đóngdấu văn bản phải rõ ràng, sạch sẻ không tẩy xóa đóng trùng lên 1/3 chữ kỳ vềphía bên trái

Sau khi đóng dấu, ghi số ký hiệu, ngày tháng lên văn bản, cán bộ văn thưtiếp tục đăng ký đầy đủ các thông tin vào trong phần mềm quản lý văn bản điđược thiết lập trên máy tính, mặc dù số lượng văn bản sản sinh ra trong mộtngày rất nhiều nhưng với kinh nghiệm và hình thức đăng nhập văn bản đi rất dểdàng giúp người làm công tác văn thư hoàn thiện công việc nhanh chóng

Ngoài phần mềm quản lý văn bản trên máy tính, cán bộ văn thư phải lậpriêng một quyển sổ đăng ký chuyển giao văn bản, nhằm tránh mất mát nhữngthong tin mật, cán bộ văn thư chỉ sử dụng quyển sổ này để chuyển giao văn bản,còn phần mềm quản lý văn bản trên máy tính sẽ được bảo mật chỉ mình cán bộvăn thư mới sử dụng được Khi chuyển giao văn bản, những người thuộc trách

nhiệm sử lý văn bản sẻ đến ký nhận văn bản trước khi lấy văn bản về làm việc,đây cũng là một phần hạn chế trong việc chuyển giao văn bản.

Văn bản sẽ được gửi qua đường bưu điện hoặc qua fax

2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến

Mỗi loại văn bản gửi tới Công ty cán bộ văn thư phải vào sổ và lưu giữtrên hệ thồng phần mềm quản lý văn bản đến trừ sách báo và thư riêng thì sẽkhông nhập vào hệ thống máy tính, việc tổ chức giải quyết văn bản đến củaCông ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa được cán

bộ văn thư giải quyết theo thứ tự các bước: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc

bì, đóng dấu đến, trình văn bản đến, đăng ký và chuyển giao văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến:

Cũng như các loại văn bản của các cơ quan, công ty khác những văn bảngửi về Công ty rất phong phú và đa dạng được gửi từ nhiều nguồn khác nhau đãđược cán bộ văn thư sử lý rất nhanh đảm bảo nhu cầu chỉ đạo, điều hành củacông ty Tất cả các văn bản theo đường bưu điện, fax đều tập chung vào vănphòng

Kiểm tra, phân loại, bóc bí và đóng dấu

Việc kiểm tra văn bản đến của công ty được cán bộ văn phòng kiểm tra kỹcàng, nếu văn bản gửi sai địa chỉ, hoặc rách bì thì cán bộ sử lý đúng theo quyđịnh của nhà nước, của công ty

Tài liệu, thư riêng của phòng nào thì gửi về phòng đó, sách báo của Giámđốc sẽ chuyển về phòng Giám đốc

Sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ vă thư bóc bì và đóng dấu đến và ghi rõ

số đến, ngày tháng lên văn bản vào sổ văn bản đến đầy đủ chính xác

Đăng ký văn bản đến và chuyển giao văn bản

Sau khi đóng dấu văn bản đến, cán bộ văn thư bắt đầu ghi đầy đủ thôngtin vào phần mềm quản lý văn bản đến và lưu vào máy tính, cũng như cách thứcquản lý văn bản đi cán bộ văn thư cũng lập riêng một quyển sổ nhập văn bảnđến và mọi người đến lấy văn bản đến sẽ ký vào sổ nhận văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản đến cũng có thể chuyển trực tiếp, qua EmailVới cách thức quản lý văn bản bằng phần mềm quản lý văn bản giúp choviệc quản lý và tìm kiếm văn bản dể dàng thuận tiện.

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành

Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trìnhgiải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương phápnhất định

Lập hồ sơ hiện hành: Do người thực hiện, giải quyết công việc lập; được tiếnhành đồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảovăn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạtyêu cầu

Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hànhkhi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ

sơ Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộnxộn

Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiệnhành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nộidung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát vớigiá trị tài liệu, tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa,hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ

Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khókhăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ…

Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chấtlượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa được

dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí

PHẦN II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1 Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng

1.1 Tiếp khách:

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằmđáp ứng như cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thuthập được đóng vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan Vì vậytiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty, xí nghiệp, phòng, bannào, chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là một hìnhthức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của công ty trong con mắt đối tác và vềlâu dài hay gián tiếp sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn những cái lợi khôngnhỏ

Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó

sự hiểu biết của người Thư ký là vô cùng quan trọng

Hoạt động tiếp khách của người Thư ký diển ra dưới các hình thức như:Giao tiếp bằng điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức hội nghị, Hội thảo…Nhưng ở bất kỳ hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng với đối tượng giaotiếp, biết lắng nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên

Phải quan tâm ngay từ khâu đón khách đến Có nhiều cách tiếp kháchkhác nhau, tùy theo loại đơn vị, quy mô to nhỏ vị trí cấp quản lý và thói quencủa đơn vị, ở nhiều cơ quan, đơn vị, vai trò của việc tiếp khách thường là thư kýgiám đốc, có sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân

Khi Thủ trưởng làm việc tại cơ quan:

Đối với khách có hẹn trước:

Khi tới công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệmhướng dẫn khách tới gặp bộ phận lễ tân hoặc Thư ký.Trong việc tiếp khác của cơquan, xí nghiệp, người Thư ký có vai trò cực kỳ quan trọng Thư ký là người đạidiện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặt lãnh đạo để bước đầu giải quyếtcông việc cho khách Đối với khách, ấn tượng đầu tiên của khách là do ngườiThư ký tạo nên Những ấn tượng tốt luôn tạo ra sự đánh giá tốt, hiệu quả tronghoạt động tiếp khách của người Thư ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả công việccủa lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao tiếp của khách Vì vậy một

trong những yêu cầu đối với người Thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt từnhững phút đầu tiên tiếp xúc.

Khi khách tới điều đầu tiên người Thư ký phải chào hỏi khách một cáchniềm nở, thân thiện, tin tưởng, bình tỉnh, không được hoảng sợ Sau đó đưakhách vào phòng tiếp khách, pha trà mời khách uống nước, rồi hỏi khách đếngặp ai ? nếu khách trả lời: Tôi gặp anh Tuấn – Giám đốc lúc này Thư ký sẽ tralại lịch các cuộc hẹn trong ngày của Giám đốc Sau đó Thư ký sẽ trả lời lại vớikhách là: Có phải anh là anh Quang đến từ công ty TNHH Hà Anh và Thư ký sẽhỏi khách đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng, là kháchmua hàng, khách chào hàng, hay khách mua hàng tương lai…Khi khách đã trìnhbày rỏ ràng thì tuy theo mức độ quan trọng của công việc người Thư ký cần liên

hệ với Thủ trưởng, nếu trong trường hợp đặc biệt Thủ trưởng đang có cuộc họpquan trọng không tiếp được thì lúc này Thư ký phải đưa ra phương án giải quyết

Đối với khách không có hẹn trước:

Sau khi khách được hướng dẫn tơi gặp Thư ký, Thư ký sẽ mời khách ngồi,pha trà mời khách và hỏi khách đến gặp ai, địa chỉ và đến liên hệ công tác vềviệc gì Khi khách trả lời người Thư ký có trách nhiệm liên hệ với người màkhách muốn gặp, trong trường hợp liên hệ không được hoặc họ từ chối khônggặp thì Thư ký phải nói lại với khách là không liên hệ được và sẽ liên hệ lại vớikhách sau

Khi Thủ trưởng đi công tác

Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp Thủ trưởng có nhà.Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là tiếp khách mà còn trực tiếp giảiquyết yêu cầu của khách là người trịu trách nhiệm hoành toàn của buổi giao tiếp

đó Hiệu quả công việc của người Thư ký được đánh giá rất cao trong trườnghợp này bởi thể hiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việccủa một người Thư ký

1.2 Đãi khách:

Đãi khách không phải là hoạt động phổ biến song đây là một công cụ quantrọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở Hiệu quả của hoạt độngnày có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ thực hiện cho quátrình giải quyết công việc sau này Vì thế lựa chọn nên hay không nên áp dụnghình thức đãi khách và lựa chọn hình thức chiêu đãi nào thực không đơn giản.

Trong công tác văn phòng, hiệu quả đạt được ngoài các cuộc họp, Hộinghị bàn bạc trên nguyên tắc, người Thủ trưởng, người Thư ký cũng phải coi cácbữa tiệc là một hình thức thực hiện công việc Kiến thức trong đãi khách khôngchỉ dành cho người Thủ trưởng, người Thư ký mà còn dành cho những ai thamgia công tác đối ngoại trong hoạt động công sở Thực tế cho thấy hiệu quả côngviệc đạt được rất cao sau những bữa tiệc, vì trong ăn uống con người ta sẽ dểdàng nói chuyện, trao đổi với nhau một cách thân thiện cởi mở hơn

Có nhiều hình thức đãi khách tuy nhiên trong công sở hiện nay thường sửdụng ba hình thức đãi khách cơ bản: giải khát, tiệc và chiêu đãi

Mỗi hình thức lựa chọn đều có ưu điểm, nhược điểm, khó khăn và thuậnlợi trong kỹ thuật tổ chức Trên cơ sở các thông tin tổng hợp và trợ giúp, ngườiThư ký phải lựa chọn hình thức chiêu đãi phù hợp với việc giải quyết mối quan

hệ hai chiều giữa cơ quan và khách

Khi chuẩn bị đãi khách người Thư ký phải lập danh sách khách mời.Thư

ký có thể gặp khó khăn từ việc loại bỏ một số thành phần đại biểu hay bỏ quênmột số khách mời quan trọng Quyết định sẽ thuộc về Thủ trưởng cơ quan songThư ký là người chịu trách nhiệm lập danh sách Trong một số tiệc chiêu đãi,việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi, tính cân đối về thứ bậc, vị trí của từng khách, vai tròcủa người chủ tiệc và khả năng thiết lập mối quan hệ… Do yêu cầu đặt ra khi lậpdanh sách khách mời người Thư ký phải xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn vàcác căn cứ cho phép lựa chọn Khi xây dựng danh sách phải đảm bảo một số tiêuchuẩn sau:

Tính khách quan: Khi lên danh sách đại biểu Thư ký cần phải xác địnhtổng số khách và lập danh sách khách mời Tính khách quan sẽ buộc người Thư

ký giải quyết vấn đề trên phải căn cứ vào những thông tin cụ thể như: mục đích,

ý nghĩa của việc tổ chức, các nghi thức buộc phải thực hiện, vị trí của kháchtrong mối quan hệ với cơ quan và các điều kiện vật chất cho phép thực hiện

Tính thứ bậc: Vị trí của khách có ảnh hưởng đến sự lựa chọn người Thư

ký Mục đích của việc giao tiếp sẽ bị ảnh hưởng nếu như Thư ký không đảm bảo

sự tương ứng về chức vụ, địa vị của đại biểu.Chức vụ cao hơn sẽ có vị trí caohơn trong thứ tự lễ tân, trong những người có cùng cấp bậc hay chức vụ thìngười nào có thâm niên nắm giữ chức vụ đó lâu hơn thì xếp vị trí cao hơn.Người nhiều tuổi hơn được ưu tiên xếp trước người có cùng chức vụ trẻ tuổi hơnnếu chức vụ ngang nhau hoặc không chênh lệch nhau nhiều

2 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Những ưu điểm, hạn chế.

2.1 Mục đích

Quy định thời gian, nội dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra và đánh giákết quả thực hiện phần chương trình công của người Thư ký nhằm đảm công tácchỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Văn phòng; công tác triển khai thực hiện theochương trình, kế hoạch đúng tiến độ; tham mưu đôn đốc kịp thời công tác lãnhchỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng; góp phần thực hiện cải cách hành chính

2.2 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho việc xây dựng chwong trình kế hoạch công tác năm, tháng,tuần của Văn phòng

Phòng Hành chính – Tổ chức, các phòng, các đơn vị và toàn thể cán bộnhân viên trong cơ quan Văn phòng cùng tham gia xây dựng và áp dụng triểnkhai thực hiện

2.3Những yêu cầu mà người Thư ký cần phải lưu ý trong quá trình xây dựng chương trình công tác

- Tuân thủ các quy định về xây dựng

- Lập lịch công tác cho Thủ trưởng, cơ quan phù hợp với khả năng, thờigian, tính khả thi chứ không phải đề ra nhiệm vụ mà không thực hiện được

- Đối với chương trình công tác năm Thư ký phải xây dựng công phu, kỹlưỡng để tránh tình trạng sai sót, cần phải chia thành những phần nhỏ như: xácđịnh nhiệm vụ, mục tiêu, vạch ra kế hoạch chiến lược trong năm

- Khi đưa ra bản kế hoạch, chiến lược kinh doanh, Thư ký sẽ giúp Lãnhđạo chuyển bản kế hoạch tới các phòng ban để họ nhận được thông tin côngviệc Vì làm việc trong môi trường kinh doanh nên việc xảy ra những biến cố và

có những công việc dề ra sẽ không thực hiện được, vì thế Thư ký phải bổ xung,chuyển hướng chiến lược để đảm bảo an toàn cho Công ty

- Đối với chwong trình công tác tháng, tuần Thư ký triển khai công việctrực tiếp và thường xuyên cho Lãnh đạo và toàn bộ các bộ phận trong Công ty

2.3.1 Xây dựng chương trình công tác năm cho Lãnh đạo, cơ quan

Mô tả:

- Hằng năm căn cứ đăng ký chương trình đề án công tác năm kế tiếp củacán bộ công chức, viên chức của đơn vị mình, trưởng phòng các đơn vị tổng hợpgửi các đăng ký chwong trình công tác năm sau cho Thư ký trước ngày 12/12năm trước

- Thư ký căn cứ chương trình công tác năm của Công ty và phiếu đăng kýchương trình công tác của cá đơn vị thực hiện xây dựng dự thảo chwong trìnhxây dựng công tác năm của Văn phòng gửi Chánh văn phòng và trưởng các đơn

vị tham gia đóng góp ý kiến trước ngày 15/12 sau đó tổng hợp lại Thư ký sẽ phêduyệt ban hành trước ngày 22/12

2.3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng cho Lãnh đạo, cơ quan

Mô tả:

Từ tình hình thực hiện chương trình công tác trước của Công ty mình, ýkiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty, Thư ký sẽ xây dựng chương trình công táctháng tiếp theo gửi cho các phòng ban trong Công ty trước ngày 20 hàng tháng

2.3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần cho Lãnh đạo, cơ quan

Mô tả:

Từ chương trình công tác tháng , lịch công tác tuần Công ty và yêu cầucông việc thực tế được giao, Lãnh đạo, trưởng phòng các bộ phận công ty tiếnhành đăng ký lịch công tác tuần sau qua mạng hoặc đăng ký trực tiếp tại phònghành chính tổ chức Việc dăng ký lịch tuần của Lãnh đạo Văn phòng được thựchiện thường xuyên hằng ngày và chậm nhất là 16 giờ 30 phút ngày thứ 6

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LÃNH ĐẠO

Từ ngày 6 đến ngày 11 tháng 04 năm 2015

chúThời gian Nội dung Thời gian Nội dung

Hai/6 8h - 8.30h

8.30h - 11h

Họp giao banLàm việc tại Công ty

14h – 15h15h – 17h

Họp với đối tác Làm việc tại Công tyBa/7 8h – 11h Làm việc tại

Công ty

14h – 17h Dự lễ kỉ niệm

thành lập Công tyLong An

Tư/8 8h – 9h

9h – 11h

Có buổi ký kết hợp đồng với Công ty cổ phần MTĐTLàm việc tại Công ty

UBND Thạch Thất

2.4 Ưu điểm, nhược điểm:

Ưu điểm:

Từ việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho Lãnh đạo, cơ quangóp phần điều hòa mọi hoạt động đang diển ra trong cơ quan một cách thuận lợi,khoa học, trình tự các công việc được sắp xếp theo logic, không bỏ sót hoặc lặplại công việc đã làm

Giúp cho mọi người trong cơ quan đều biết việc để làm, tránh tình trạngngồi chơi, đùn đẩy công việc.Thúc đẩy công việc diển ra theo đúng hướng đãđịnh sẳn

Nhược điểm:

Thiếu sự sáng tạo trong công việc và tình đoàn kết trong cơ quan, vì khi

đã được phân công rõ công việc mọi người chỉ lo hoàn thành xong phần việc củamình còn những phần khác thì không quan tâm tới, dần dần sẽ dẫn tới tình trạngviệc của ai người ấy làm, không có sự chung tay góp sức chia sẽ công việc chonhau

3 Công tác tổ chức hội họp (hội nghị, hội thảo) của cơ quan Những ưu điểm, hạn chế.

3.1 Tổ chức hội họp, hội nghị.

Trong suốt quá trình thực tập tại công ty cổ phần Sản xuất Thương mạivận tải và xây dựng Tín Nghĩa, em đã may mắn được tham gia vào quá trìnhchuẩn bị cho các cuộc họp của Công ty Qua cọ sát với thực tế em thấy chỉ học

lý thuyết thôi là không đủ, mà chúng ta cần phải được trải nghiệm bằng thực tế

từ đó mới rút ra được những bài học quý báu cho bản thân mình sau này Trướcđây khi chưa đi thực tế, em cứ nghĩ rằng tổ chức hội họp đơn giản như những gì

mà trong sách viết, nhưng khi em có cơ hội làm việc trong mô hình hội họp, emmới nhận ra rằng để tổ chức một cuộc hội họp không hề dể một chút nào và làmcho cuộc hội họp đó thành công một cách rực rỡ thì lại càng khó hơn Cùng vớikiến thức mà em đã có trong suốt năm tháng học ở trường, sự giúp đở tận tình

của tất cả mọi người trong văn phòng đã giúp em có đủ tự tin bước vào côngviệc chuẩn bị và tiến hành tổ chức một cuộc họp cho Công ty.

Trong quá trình tổ chức hội họp em thấy rằng: Hội họp được coi là mộttrong những phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soathoạt động của cơ quan Mỗi khi tổ chức hội họp đều có nhiều mục đích khácnhau Tuy nhiên khi tổ chức hội họp nhà quản lý thông thường sẽ hướng tới cácmục đích sau:

Tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai

Đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụchung

Xây dựng tinh thần đoàn kết

Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt rakhi tổ chức hội họp và Thư ký phải thực hiện các yêu cầu đó Ở Công ty nơi mà

em đang thực tập, do tính chất công việc cùng với sự phát triển đi lên của xã hộicũng như của Công ty việc tổ chức hội họp là việc làm thường xuyên Nhằmquảng bá thương hiệu, chất lương dịch vụ cũng như chất lượng sản phẩm công tyTín Nghĩa đã tổ chức một Hội nghị về dịch vụ sản xuất thương mại vận tải vàxây dựng của công ty Đồng thời khích lệ động viên tinh thần làm việc của nhânviên trong công ty, hướng nhân viên tới một môi trường làm việc thân thiện

Thể thức, nội dung của văn bản

Tính khả thi khi triển khai

Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch

Các thông tin cơ bản trong kế hoạch

Ngoài mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức Hội nghị, kế hoạch Hội nghịthông thường sẽ đề cập tới nội dung cơ bản sau:

Tên Hội nghị, khẩu hiệu, băng dôn

Trên cơ sở mục đích và bố cụ nội dung được xây dựng tại kế hoạch Hộinghị, Thư ký xây dựng chương trình nghị sự cho Hội nghị

Chương trình nghị sự Hội nghị là văn bản trình bày lịch trình các côngviệc sẽ được tiến hành tại Hội nghị Do đó chương trình nghị sự phải đảm bảomột số yêu cầu sau:

Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý

Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến của hội nghị Tuy nhiên trong chương trình nghị sự này Thư ký đặc biệt chú ý dự đoáncác tình huống phát sinh, phương án hỗ trợ và cách thức giải quyết vấn đề

b Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời

Sau khi đã xây dựng xong chương trình nghị sự, Thư ký cần lập danh sáchđại biểu và soạn thảo giấy mời

Khi lập danh sách đại biểu, Thư ký nên chia theo nhóm cơ cấu và ở từngnhóm nên sắp xếp đại biểu theo vị trí và chức vụ Điều này sẽ tạo điều kiện đảmbảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như hoạt động của ban lễ tân khi đăng