Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY TNHH GIẤY TIẾN THÀNH

MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC .2 LỜI NÓI ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Xây dựng mô tả cơng việc cho lãnh đạo văn phịng ( trưởng phịng hành chính) vị trí khác máy văn phòng 2.1 Bản mô tả công việc Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng III Khảo sát tình hình hoạt động cơng tác người Thư ký văn phịng quan thực tập.11 Khảo sát chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng .11 Khảo sát công tác văn thư .12 2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư phòng 12 2.2 Cách thức quản lý văn đi, đến .12 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP .14 I Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phịng 14 II Tìm hiểu cơng tác thu thâp, xử lý thơng tin quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm 16 1.Công tác thu thập xử lý thông tin .16 Thông tin coi loại tài sản quan trọng công ty Thông tin phong phú đa dạng mà cịn phức tạp, Do đó, muốn thực tốt cơng việc người Thư ký cần phải tiến hành thu thập xử lý thơng tin Vì vậy, chất lượng hiệu việc thu thập xử lý thông tin phụ thuộc lớn vào người Thư ký 16 Hằng ngày, người Thư ký thường nhận nhiều thông tin từ khách hàng, đối tác công ty từ nơi làm việc Vì vậy, bắt đầu giao tiếp với khách hàng người Thư ký cần phải tiếp nhận phân loại thơng tin cách xác( khách hàng đến đăng trực tiếp công ty hay đặt hẹn từ trước, đến gặp lãnh đạo, khẩn cấp hay quan trọng…)để bố trí xếp xử lý thơng tin cách hợp lý nhất( ví dụ như: vị khách đến đăng ký gặp hơm khơng thể xếp cho vị khách gặp trước khách có hẹn từ trước được…)từ tạo hài lịng từ khách hàng làm giảm bớt công việc không đáng có, tăng thêm quỹ thời gian lãnh đạo giải cơng việc quan trọng 17 2.Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan 17 III Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội thảo quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm 18 IV Vai trò người Thư ký viêc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 20 Việc tổ chức chuyến công tác nhằm giải công việc thiết lập mối quan hệ phục vụ cho q trình giải cơng việc lãnh đạo bệnh viện.Vì vậy, Thư ký đóng vai trị vơ quan trọng việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 20 V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc lãnh đạo, thư ký văn phòng .21 Phòng làm việc thư ký .23 VI Tìm hiểu kỹ giao tiếp người Thư ký công sở Đánh giá ưu điểm, hạn chế .24 Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.1 Tìm hiểu kỹ giao tiếp người Thư ký công sở 24 6.2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế 25 Phần III 27 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27 I Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng người thư ký quan thực tập 27 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .28 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có chổ đứng vững trở nên khó khăn hết.Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh Hiện nay, với sách mở cửa hội nhập kinh tế nước ta ngày phát triển Nền kinh tế phát triển kéo theo phát triển mặt đời sống xã hội, thời đại kinh tế tri thức nhu cầu công việc người ngày phong phú, nhiều ngành nghề đời, có nghề thư ký Nghề thư ký đội ngũ người có trình độ chun mơn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước đây, nghề thư ký chưa thực coi trọng phát triển Người có quan niệm nhìn sai lệch người thư ký, điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động quan, công ty Ngày nay, với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa, tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển nghề thư ký coi trọng, ưu tiên mang lại hiệu không nhỏ cho phá triển xã hội Để trở thành người thư ký giỏi thực đơn giản Người thư ký trở thành người trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo khơng hiểu xác cơng việc Do vậy, để thực nhiệm vụ người thư ký buộc phải có lực định, có khả thích ứng với phong cách làm việc lãnh đạo môi trường công sở Theo kế hoạch nội dung thực tập Nhà trường đề ra, em liên hệ thực tập Công ty TNHH Giấy Tiến Thành.Từ ngày 16/03 đến ngày 05/05/2015 hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình anh chị phịng Hành tổng hợp, em hồn thành kế hoạch thực tập Qua báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội toàn thể anh chị Phịng Hành tổng hợp Cơng ty TNHH Giấy Tiến Thành nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực ý tưởng đem lại kiến thức Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết qua công việc ngày, cuôc trao dổi kiến thức nghiệp vụ bổ ích lý thú “Hiệu công việc định thành công người” điều tất yếu, bào hết em mong muốn làm tốt tất cơng việc để làm điều cần phải có nỗ lực lớn thân giúp đỡ người Mặc dù cố gắng nhiều song không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình thầy giáo, anh, chị công ty để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2015 Sinh viên Trương Thị Hợp Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Khái quát đôi nét Cơng ty TNHH Giấy Tiến Thành 1.1 Hình thức, tên gọi trụ sở: Hình thức:Cơng ty Giấy Tiến Thành thuộc hình thức Cơng ty trách nhiệm hữu hạn, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp quy định hành khác nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tên cơng ty viết tiếng Việt:CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN GIẤY TIẾN THÀNH Địa trụ sở chính: Đường D3, Khu D, Khu cơng nghiệp Phố Nối A, Xã Lạc Hồng, Huyện Văn Lâm, Hưng Yên Điện thoại: 0321 2217886 Fax: 0321 3967757 Tổng Giám đốc: Ông Nguyễn Duy Thành 1.2 Ngành nghề kinh doanh: Công ty mơ hình tư nhân hoạt động theo tiêu chuẩn Quốc tế Là công ty chuyên sản xuất sổ tay học sinh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty TNHH Giấy Tiến Thành 2.1 Chức Công ty sở chuyên sản xuất loại học sinh, công ty Dng hợp tác cung cấp giấy cho nhiều cơng ty giấy khu vực phía Bắc phía Nam Nhằm đáp ứng du cầu cho học sinh 2.2 Nhiệm vụ Với 10 năm kinh nghiệm lĩnh vực giấy, với hợp tác không nước mà cịn với nước ngồi : Mỹ, Canada, Anh, Úc, Nhật Bản…….công ty TNHH Giấy Tiến Thành công ty cung cấp giấy cho công ty khu vực Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội miền Nam Bắc đất nước Nói cách khác cơng ty đảm nhận nhiệm vụ quan trọng việc cung cấp thiết yếu học sinh loại sổ tay liên quan Để đất nước phát triển cách phồn vinh phải nhìn vào lớp lớp học sinh, sinh viên ngày việc trang bị sở vật chất, đồ dùng học tập đầy đủ phần thiết yếu để biến ước mơ cô cậu học sinh thành thật để người có ích cho xã hội Chính việc cho đời nhiều loại chất lượng cao, mẩu mã đẹp bắt mắt có phần khơng nhỏ tới việc thích thú ham học tập học sinh Cơ cấu tổ chức Công ty Công ty TNHH Giấy Tiến Thành Cơ cấu tổ chức: - Tổng giám đốc - Giám đốc phụ trách vấn đề - Phó Giám đốc Điều hành - Các phòng ban quản lý: + Phòng nhân + Phịng kế tốn + Phịng phát triển kinh doanh + Phòng kỹ thuật + Phòng dịch vụ khách hàng + Phòng điều hành + Phòng an ninh Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ tổ chức máy Công Ty TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC Điều hành hoạt động công ty Trao đổi với đối tác Trương Thị Hợp PHÓ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Tiến hành ký kết hợp tác với đối tác Phòng Nhân Sự Phòng Kế Tốn Phịng Kỹ Thuật Phịng Dịch Vụ Khách Hàng Phịng phát triển kinh doanh Phòng Điều Hành Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Phòng An Ninh Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Phòng dịch vụ khách hàng bao gồm cấp: - Cấp 1: Cấp lãnh đạo gồm: Trưởng phòng dịch vụ khách hàng - Cấp 2: Các Tổ, nhóm chuyên mơn Chi tiết gồm: + 01 Trưởng phịng + 04 Trưởng Tổ, nhóm chun mơn + 12 Chun viên chăm sóc khách hàng ϖChức năng, nhiệm vụ: - Phịng dịch vụ khách hàng đảm nhận vai trò cầu nối công ty với khách hàng nhằm đem đến cho khách hàng chất lượng phục vụ thoải mái cơng ty - Phịng dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ: Cung cấp cho cư dân thông tin chung dịch vụ công ty; Tiếp nhận thông tin phản ánh khách hàng vấn đề liên quan đến hoạt động công ty ; phối hợp với phận chức xử lý giải vấn đề phản ánh thời gian nhanh nhất, đảm bảo công tác tiếp nhận sử lý nhu cầu khách hàng; Tiếp nhận liên hệ tới phận chuyên môn để yêu cầu hỗ trợ đáp ứng cầu khách hàng dịch vụ Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng: Trưởng phòng Giám sát viên Trưởng phận tiếp tân, thu ngân Trưởng phận tổng đài Trưởng phận bảo hiểm Trưởng phận văn thư Trưởng phận hỗ trợ đón tiếp Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( trưởng phòng hành chính) vị trí khác máy văn phịng 2.1 Bản mơ tả cơng việc Trưởng phịng Dịch vụ khách hàng STT Họ tên, Chức danh Bộ phận Quản lý trực tiếp Quản lý gián tiếp Nội dung Dương Đăng Hòa - Trưởng phòng Phòng Dịch vụ khách hàng Giám đốc điều hành Tổng giám đốc Từ Thứ đến Thứ Thời gian làm việc Ca làm việc ngày: ca Sáng: 8h00 – 12h00; Chiều: 1h30 – 5h30 Mục đích Ngày nghỉ: Chủ nhật, ngày lễ, kỷ niệm, Quản lý hoạt động hoạch định Dịch vụ Khách hàng công việc Nhiệm vụ - Tổ chức ghi nhận, tổng hợp ý kiến khiếu nại khách cụ thể hàng, tổ chức việc phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục phòng ngừa theo dõi trình thực Hàng tổng kết hoạt động khiếu nại khách hàng, phân tích số khiếu nại - Tổ chức xây dựng kênh thông tin để khách hàng tiếp cận dễ dàng thơng tin cơng ty, tính dịch vụ, giá , phương thức toán… - Định kỳ hàng năm đánh giá mức độ, hiệu kênh thơng tin cho khách hàng - Phối hợp với phịng phát triển kinh doanh thực chương trình quảng cáo khuyến theo yêu cầu công ty Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức thực thăm hỏi khách hàng Lập báo cáo phân tích ý kiến khách hàng để cải tiến cơng việc - Chủ trì việc chuẩn bị quà, tặng quà cho khách hàng dịp đặc biệt - Thực đo lường mức thoả mãn khách hàng lần/năm Báo cáo kết cho Giám đốc điều hành - Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm trình Giám đốc điều hành xem xét đề xuất Hội đồng Quản trị thông qua Tổ chức thực theo ngân sách chăm sóc khách hàng - Thực cơng việc khác Giám đốc điều hành giao Có 03Trưởng Tổ, nhóm chun mơn giúp việc, giúp Chun Trưởng phịng cơng việc thuộc chức năng, nhiệm viên giúp việc vụ phòng việc Trưởng phịng giao phó Cơng việc hàng ngày 10 Chế độ báo cáo Trương Thị Hợp Theo Kế hoạch công việc ngày Theo qui định chế độ báo cáo Cơng ty Lớp: Thư ký Văn phịngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH STT Họ tên, Chức danh Bộ phận Quản lý trực tiếp Nội dung Hoàng Tiến Dũng - Nhân viên Dịch vụ Khách hàng Trưởng phòng Từ Thứ đến Thứ Ca làm việc ngày: ca Thời gian làm việc Sáng: 7h00 – 2h00; Chiều: 2h00 – 10h00; Tối: 10h00 – 06h00 Mục đích Ngày nghỉ: ngày lễ, kỷ niệm, Thực hoạt động chăm sóc khách hàng cơng việc -Đón tiếp khách hàng; - Kết hợp với phận giải thắc mắc Nhiệm vụ cụ thể khách hàng; - Cung cấp thông tin dịch vụ theo yêu cầu khách hàng; - Thăm dò phản ánh nhận xét khách hàng công ty Công việc hàng ngày Chế độ báo cáo Trương Thị Hợp Theo kế hoạch công việc ngày Theo qui định chế độ báo cáo Công ty 10 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III Khảo sát tình hình hoạt động cơng tác người Thư ký văn phòng quan thực tập Khảo sát chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng Cũng nghề khác – Thư ký Văn phòng coi nghề Cuộc sống luôn phát triển, công việc người lãnh đạo phức tạp, người thư ký không đơn người giúp việc cho lãnh đạo mặt định mà việc thực chức cung cấp thông tin cho lãnh đạo công tác như: 1.1.Tiếp khách, đãi khách: Là hoạt động cần thiết quan trọng Công ty Thể trân trọng đối tác,sự gắn bó thân thiết hai bên Vai trị: + Góp phần vào việc thực chức năng, nhiệm vụ Công ty + Giúp tiết kiệm thời gian + Thiết lập mối quan hệ phục vụ cho q trình giải cơng việc Tình huống:Khi có khách đến thăm quan gặp mặt với lãnh đạo Công ty, người Thư ký trực tiếp đến mời khách vào phịng chờ Cơng ty mời trà, cà phê…để tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng lúc chờ lãnh đạo 1.2 Cung cấp thông tin việc: Người thư ký cần phải nắm rõ thơng tin khách hàng, từ tổng hợp cung cấp cho Lãnh đạo để họ biết cách xác khách hàng Tình huống: Trước lần tiếp khách Lãnh đạo, người Thư ký tìm hiểu cung cấp thông tin khách cho Lãnh đạo để người Lãnh đạo thuận tiện việc giao tiếp ứng xử phù hợp với khách hàng mình, nhằm hồn thành mục đích Việc thiết lập mối quan hệ giao tiếp với khách hàng từ bắt đầu tạo điều kiện thuận lợi cho Lãnh đạo việc hợp tác, giải vấn đề liên quan tạo lập quan hệ tốt khách hàng với công ty Trương Thị Hợp 11 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khảo sát công tác văn thư 2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư phịng Hiện phịng có 02 cán làm cơng tác văn thư Biên chế: có năm kinh nghiệm cơng tác văn thư Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên Với nghiệp vụ đào tạo kinh nghiệm công tác cán văn thư phòng thực tốt quy trình giải văn đi, văn đến cơng ty Đồng thời có tinh thần trách nhiệm cao công việc, công việc xử lý nhanh chóng, kịp thời xác, sách, giữ gìn bí mật Cơng Ty Do mà giữ gìn đầy đủ tài liệu hoạt động Công ty hồ sơ tài liệu đối tác công ty 2.2 Cách thức quản lý văn đi, đến Các văn Công ty TNHH Giấy Tiến Thành đăng ký vào sổ (gọi sổ đăng ký văn đi) Phòng Dịch vụ khách hàng quản lý văn theo bước sau: 2.2.1.Chuyển giao văn đi: Tất văn sau đánh máy in, Trưởng đơn vị soạn thảo văn duyệt, ký nháy chuyển sang phận Điều hành Bộ phận Điều hành có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn trước lấy số, vào sổ, đóng dấu 2.2.2 Trình ký: Việc trình ký bao gồm: Văn phát sinh cơng việc; Bản thảo cuối có chữ ký tắt Trưởng phòng, ban để Giám đốc Cơng ty ký 2.2.3 Vào sổ đóng dấu: Tất văn sau Giám đốc ký, qua phòng Điều hành để đăng ký vào sổ, lấy số Dấu với chữ ký người có thẩm quyền Đóng rõ ràng, ngắn,đúng thể thức văn sau làm thủ tục chuyển giao văn 2.2.4 Cách thức quản lý văn đến: Sau nhận văn đến, phịng Điều hành Cơng ty tiến hành kiểm tra xem có gửi cho Cơng ty hay khơng, khơng trả lại cho Trương Thị Hợp 12 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân viên bưu điện quan gửi trực tiếp Tiếp đến tiến hành bóc rỡ, phân chia văn bản, thư riêng, sách, báo thành loại riêng Những văn gửi chung cho Công ty trình Giám đốc điều hành duyệt cịn văn gửi đích danh, phịng ban chun mơn chuyển trực tiếp văn Nhìn chung trình giải văn đi, đến Công ty TNHH Giấy Tiến Thành đáp ứng yêu cầu kịp thời xác, thống nhất, chặt chẽ theo quy định chung Nhà nước Công ty Do hạn chế sai xót xảy ra, đảm bảo an tồn giữ gìn bí mật tài liệu Tuy nhiên Công ty cần khắc phục mặt cịn hạn chế tồn q trình giải cơng việc, ví dụ nhiều số lượng cơng việc cịn nhiều dịp đầu năm học học sinh có nhiều đơn đặt hàng công ty muốn hợp tác tăng thời gian hợp tác việc quản lý văn đến lộn xộn, chưa xếp gọn gàng Nhưng nhìn chung việc việc theo dõi, quản lý xếp tài liệu lập hồ sơ công ty TNHH Giấy Tiến Thành đạt hiệu cao công việc Trương Thị Hợp 13 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP I Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 1.Tiếp khách: Tiếp khách hoạt động giao tiếp, để làm thỏa mãn nhu cầu khách hàng, lâu dài hay gián tiếp đem lại cho công ty nguồn lợi khơng nhỏ Hoạt động tiếp khách hiểu việc: giao tiếp điện thoại, giao tiếp văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo,… 1.1.Tiếp khách đến thăm công ty Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Giấy Tiến Thành, tiếp khách đến thăm hoạt động quan trọng nhằm thu hút số lượng khách hàng lớn để tạo lợi nhuận cho cơng ty Cơng ty cơng ty tư nhân Đây coi hoạt động quan trọng bậc phòng Dịch vụ Khách hàng cơng ty giao phó nhiệm vụ Đối tượng Công ty chủ yếu khách hàng nước nước ngồi,các cơng ty nước, cơng ty nước ngồi… Hà Nội tỉnh lân cận Vì khách hàng quan trọng thường xuyên nên người thư ký phải khéo léo việc giao tiếp với họ Tại Công ty , em anh chị, cô phòng Dịch vụ Khách hàng hướng dẫn giúp em cách tiếp khách trực tiếp tiếp khách gián tiếp qua việc tham gia vào công việc thực tế bên ngồi Khách đến thường có lịch hẹn trước,nếu khách khơng có lịch hẹn, người thư ký cần tìm cách hỏi nhẹ nhàng chi tiết cần thiết mời khách ngồi chờ Thư ký phải xác định mục đích khách thẩm quyền để bước đầu giải công việc cho khách Khi giao tiếp với khách người thư ký có thái độ hòa nhã, thân thiện với khách trả lời câu hỏi khách với thái độ nhiệt tình, thân thiện Trương Thị Hợp 14 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.Tiếp khách đến liên hệ công tác với Lãnh đạo Khách đến thường có danh thiếp giấy giới thiệu.Khi khách đến khơng có hẹn từ trước, người Thư ký phải hỏi, ghi tên khách, nghề nghiệp, địa nơi khách làm việc, lý đến quan, đơn vị mình, vấn đề hay nội dung cần bàn bạc Sau biết thông tin khách thư ký phải có khả chọn lọc có phương án giải nhanh nhất, hợp lý nhất.Nếu khách phải ngồi đợi Giám đốc thư ký phải mời họ ngồi vào phòng chờ Phòng đón tiếp khách đến liên hệ cơng tác với lãnh đạo Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải Thư ký thư ký phải xin ý kiến đạo lãnh đạo Khi lãnh đạo đồng ý tiếp thư ký dẫn cho người khách vào gặp lãnh đạo.Trong trường hợp lãnh đạo khơng có cơng ty thư ký phải khéo léo xin lỗi đưa lý có tính thuyết phục cao khách hiểu lãnh đạo khơng thể khơng vắng mặt Sau thư ký phải hẹn khách vào thời gian khác mà biết chắn thời gian Giám đốc giải Để chuẩn bị tiếp khách, thư ký cần phải xây dựng nội quy tiếp khách, Trương Thị Hợp 15 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuẩn bị mơi trường tiếp khách thích hợp, chuẩn bị thông tin liên quan, xác định thời gian tối thiểu tối đa cho phép để thực hoạt động tiếp khách Có thể nói, tiếp khách nhiệm vụ quan trọng công ty đặc biệt với công ty chuyên cung cấp mặt hàng thiết yếu cho học sinh công ty Giấy Tiến Thành Việc làm đòi hỏi người thư ký phải linh hoạt phải có trình độ giao tiếp tốt Kết cơng việc có thành cơng hay khơng phụ thuộc vào hoạt động tiếp khách người thư ký 2.Đãi khách: Đãi khách hoạt động phổ biến song quan trọng cần thiết cho công tác đối ngoại Người thư ký làm nhiệm vụ đãi khách phải người đại diện cho công ty thể tôn trọng cơng ty khách hàng, bày tỏ thiện chí tạo ấn tượng tốt khách hàng.Trên thực tế, có khơng trường hợp hiêụ công việc đạt sau việc đãi khách Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tùy theo mức độ hưởng ứng khách hàng điệu kiện cho phép Tại cơng ty cịn tùy theo mức độ quan trọng khách hàng, người Thư ký bố trí loại hình thức đãi khách như: bố trí đãi tiệc tiếp đãi khách trà, cà phê nhà hàng công ty… Công việc tiếp khách luôn phải song hành công việc đãi khách.Đây hai hoạt động quan trọng để tạo ấn tượng tốt cơng ty mắt khách hàng Vậy nên quan,công ty khơng thể thiếu hai hoạt động định thành công công việc II Tìm hiểu cơng tác thu thâp, xử lý thơng tin quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm Công tác thu thập xử lý thông tin Thông tin coi loại tài sản quan trọng công ty Thông tin khơng phong phú đa dạng mà cịn phức tạp, Do đó, muốn thực tốt cơng việc người Thư ký cần phải tiến hành thu thập xử lý thơng tin Vì vậy, chất lượng hiệu việc thu thập xử lý thông tin phụ thuộc lớn vào người Thư ký Trương Thị Hợp 16 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hằng ngày, người Thư ký thường nhận nhiều thông tin từ khách hàng, đối tác công ty từ nơi làm việc Vì vậy, bắt đầu giao tiếp với khách hàng người Thư ký cần phải tiếp nhận phân loại thông tin cách xác( khách hàng đến đăng trực tiếp công ty hay đặt hẹn từ trước, đến gặp lãnh đạo, khẩn cấp hay quan trọng…)để bố trí xếp xử lý thơng tin cách hợp lý nhất( ví dụ như: vị khách đến đăng ký gặp hơm khơng thể xếp cho vị khách gặp trước khách có hẹn từ trước được…)từ tạo hài lòng từ khách hàng làm giảm bớt cơng việc khơng đáng có, tăng thêm quỹ thời gian lãnh đạo giải cơng việc quan trọng Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan Chương trình cơng tác lịch trình làm việc thể nội dung công việc đặt cần phải giải thời gian xác định, xếp cách cụ thể thời gian giải công việc có phân cơng lao động xác rõ ràng Để xây dựng chương trình cơng tác theo u cầu phù hợp với tình hình thực tế cơng việc người thư ký phải nắm rõ tình hình, kế hoạch thực giải cơng việc lãnh đạo Việc xây dựng chương trình cơng tác quan yêu cầu thường trực thiếu quan nào, nhằm đảm bảo cho quan hoạt động có hiệu quả, thực mục đích đặt Người thư ký thường xun xây dựng chương trình cơng tác cho quan chương trình cơng tác năm, cơng tác q, cơng tác tháng, chương trình cơng tác tuần Căn vào tình hình chủ trương cơng ty, ý kiến đạo ban giám đốc, chức nhiệm vụ công ty, thư ký xây dựng chương trình cơng tác theo trình tự: - Các đơn vị quan đăng ký khối lượng công việc cho phòng Điều hành -Phòng điều hành tổng hợp dự thảo chương trình cơng tác.Tiếp gửi thảo lấy ý kiến đóng góp Phịng ban - Phịng điều hành hồn chỉnh dự thảo lần cuối trình giám đốc ký Trương Thị Hợp 17 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội duyệt - Ban hành chương trình cơng tác để thực ϖƯu điểm: - Các chương trình công tác thường kỳ công ty Thư ký xây dựng cách cẩn thận - Mỗi đơn vị thực tốt công tác thường kỳ cơng ty, đảm bảo hoạt động có hiệu quả, thực tốt mục tiêu đề - Giải cơng việc cách có trình tự, nhanh chóng thuận tiện ϖHạn chế: Lịch cơng tác có nhiều xáo trộn.Cùng với đó, việc xây dựng cơng tác cơng ty cịn nhiều phức tạp, chưa phù hợp với chun mơn người Thư ký III Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội thảo quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm Hội thảo hình thức để tăng cường gắn bó, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm cơng ty với khách hàng, biện pháp có hiệu để giới thiệu sản phẩm Các bước chuẩn bị tiến hành 3.1 Lập kế hoạch hội thảo: - Xác mục đích tổ chức kiện: + Trao đổi, thảo luận, chia sẻ thông tin + Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ + Xây dựng cầu nối công ty với khách hàng - Làm rõ thông tin cần thiết: +Hồ sơ kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa liên lạc… ) + Người chịu trách nhiệm /thơng tin liên lạc + Thông tin/hồ sơ người tham dự + Không gian cần thiết + Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực kế hoạch + Chuẩn bị hậu cần ( ăn uống, tranh vật dụng ) Trương Thị Hợp 18 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phác thảo nhu cầu hội thảo: + Thời gian khả thi cho kiện + Số người tham dự + Thời lượng hội thảo - Các yêu cầu thực phẩm nước giải khát - Các nhu cầu hậu cần 3.2 Chuẩn bị hội thảo: * Chuẩn bị nội dung: - Nhóm có trách nhiệm chuẩn bị phòng phát triển kinh doanh (phòng maketting) + Lựa chọn, đề xuất chủ đề hội thảo, nội dung tham luận + Xây dựng đề dẫn hội thảo + Phối hợp đặt bàn tham luận Với hình thức lựa chọn cá nhân, tập thể tiêu biểu lĩnh vực để chuẩn bị tham luận + Biên tập kỷ yếu hội thảo + Xây dựng chương trình hội thảo * Chuẩn bị tổ chức: - Nhóm có trách nhiệm chuẩn bị: Phịng Dịch vụ khách hàng bên liên quan + Liên hệ địa điểm tổ chức điều kiện đảm bảo + Kết hợp nhóm chuẩn bị nội dung xây dựng chương trình, thư ký, phụ trách cơng tác hội trường, phụ trách tiết mục văn nghệ( có) + Kết hợp với nhóm chuẩn bị nội dung lên danh sách liên hệ mời đại biểu, khách mời người chủ trì hội thảo *Chuẩn bị điều kiện tổ chức - Nhóm có trách nhiệm chuẩn bị : phòng Dịch vụ khách hàng phối hợp với phịng kế tốn phịng trang thiết bị + Lập dự trù kinh phí nguồn kinh phí tổ chức hội thảo + Kiểm tra địa điểm, không gian, trang thiết bị phục vụ cho hội thảo 3.3 Các công việc sau hội thảo: - Thu thập phiếu phản hồi ý kiến khách hàng - Lập hồ sơ Hội thảo - Soạn thư cảm ơn đến vị đại biểu ¬ Ưu điểm: Trương Thị Hợp 19 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Triển khai tương đối đầy đủ quy trình tổ chức hội thảo - Linh hoạt, khéo léo việc mời đại biểu khách mời tham dự hội thảo - Bố trí thời gian diễn hội nghị phù hợp - Hình thức hội nghị khơng khoa trương đảm bảo đầy đủ thủ tục trang trọng - Phân cơng trách nhiệm cụ thể cho phịng ban, đối tượng ¬ Hạn chế: - Thơng tin phản hồi hội thảo cịn số thiếu sót - Nơi đặt bảng dẫn đến hội thảo chưa phù hợp ¬ VD xây dựng chương trình Hội thảo:phần phụ lục IV Vai trò người Thư ký viêc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Việc tổ chức chuyến công tác nhằm giải công việc thiết lập mối quan hệ phục vụ cho q trình giải cơng việc lãnh đạo bệnh viện.Vì vậy, Thư ký đóng vai trị vơ quan trọng việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 4.1 Trước lãnh đạo công tác: - Khi lãnh đạo có thơng báo chuyến cơng tác Thư ký lên lịch điều chỉnh họp, sinh hoạt, cần thay đổi lãnh đạo bị ảnh hưởng chuyến công tác - Cùng với lãnh đạo xếp người ủy nhiệm thay - Lập kế hoạch chuyến công tác cho lãnh đạo: + Đối với chuyến công tác thường kỳ, Thư ký đưa vào kế hoạch năm với mục tiêu, nhiệm vụ xác định trước + Đối với chuyến công tác đột xuất, Thư ký phải lên kế hoạch khẩn trương + Đối với chuyến cơng tác thường xun, đơn giản Thư ký lập kế hoạch Trương Thị Hợp 20 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác: Thư ký phải chuẩn bị số điều kiện cần thiết cho chuyến công tác như: + Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến cơng tác: liên hệ văn bản, điện thoại, phải cung cấp đầy đủ thông tin quan cho nơi tiếp nhận cơng tác + Phác thảo chuyến cơng tác (Mục đích chuyến đi, nơi đến, thời gian đi, thời gian đến,điểm khởi hành…) + Chuẩn bị tư liệu, tài liệu: trước lãnh đạo công tác, Thư ký cần phải chuẩn bị số giấy tờ có liên quan phục vụ cho chuyến như: giấy giới thiệu, giấy đường, giấy tờ cá nhân, hồ sơ công việc + Chuẩn bị phương tiện giao thông: Thư ký phải xếp, đặt vé xe trước biết nơi mà lãnh đạo đến công tác + Chuẩn bị kinh phí: dự trù khoản cần trả sau chuyến công tác lãnh đạo 4.2 Trong lãnh đạo công tác: - Giúp lãnh đạo người thay quyền lãnh đạo giải công việc - Ghi nhật ký công tác - Lưu giữ văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan trực tiếp tới lãnh đạo - Giữ liên lạc với lãnh đạo thời gian lãnh đạo công tác 4.3 Sau chuyến công tác: - Giúp lãnh đạo giải vấn đề liên quan đến thủ tục chuyến công tác - Thu thập tài liệu, giấy tờ sau chuyến công tác để lập hồ sơ - Mở họp thông báo kết chuyến đi, triển khai công việc rút kinh nghiệm - Trình nhật ký cơng tác văn bản, giấy tờ thuộc quyền lãnh đạo - Xin ý kiến lãnh đạo giải cơng việc cịn tồn đọng - Soạn thảo thư cảm ơn tới nơi tiếp nhận chuyến công tác V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc lãnh Trương Thị Hợp 21 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo, thư ký văn phòng Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp Nó kết hợp nhiều yếu tố thuộc lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác chọn màu sắc, ánh sáng trang thiết bị, cách trang trí Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hịa, bố trí phương tiện hợp lý, sẽ, làm cho khách có tình cảm tốt đẹp cơng ty ¬ Ưu điểm: - Văn phịng bố trí cách hài hịa, có thẩm mỹ - Độ sáng vừa đủ, thích hợp - Hồ sơ, tài liệu xếp gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự, dễ tìm kiếm - Có xanh nhân tạo cảm giác thoải mái ¬ Nhược điểm: - Phòng giám đốc thư ký thiết kế tương đối nhỏ - Phòng làm việc nằm khu vực tiếp khách hàng nên không tránh khỏi bị ảnh hưởng tiếng ồn  ... sơ công ty TNHH Giấy Tiến Thành đạt hiệu cao công việc Trương Thị Hợp 13 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG TẠI CƠ QUAN THỰC... : Mỹ, Canada, Anh, Úc, Nhật Bản…… .công ty TNHH Giấy Tiến Thành công ty cung cấp giấy cho công ty khu vực Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội miền... xét khách hàng công ty Công việc hàng ngày Chế độ báo cáo Trương Thị Hợp Theo kế hoạch công việc ngày Theo qui định chế độ báo cáo Công ty 10 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại