MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 3 1.1 Giới thiệu về Công ty 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.3. Cơ cấu tổ chức 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổng hợp của công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công. 5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp. 5 2.1.1 Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp 5 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: 6 2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công. 8 2.2. Bản mô tả công việc của phòng Hành chính – Tổng hợp 8 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công. 8 3.1. Chức năng nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng. 8 3.1.1.Đối với việc tiếp khách 9 3.1.2. Đối với hoạt động đãi khách 9 3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 10 3.1.5. Tổ chức chuyến đi công tác 11 3.2 Khảo sát về công tác văn thư của công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 11 3.2.1 Biên chế, trình độ cuả cán bộ văn thư trong phòng 11 3.2.2. Tổng số văn bản đến văn bản đi trong một năm 12 3.2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến 13 3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành 14 3.2.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu: 15 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 17 I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 17 1.1. Tiếp khách 17 1.2. Đãi khách: 19 1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách 20 1.2.2. Chuẩn bị đãi khách 20 1.2.2.1. Lập danh sách khách mời 20 1.2.2.2. Chuẩn bị giấy mời 21 1.2.2.3. Chuẩn bị địa điểm 21 II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 22 2.1. Chương trình công tác năm. 23 2.2. Chương trình công tác quý. 24 2.3. Chương trình công tác tháng. 24 2.4. Chương trình công tác tuần. 24 III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 25 3.1. Lập kế hoạch 25 3.2. Chuẩn bị hội nghị 25 3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự Hội Nghị 26 3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời 26 3.2.3. Chuẩn bị địa điểm 27 3.2.4. Chuẩn bị thời gian 27 3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 28 3.3. Tiến hành Hội nghị 28 3.3.1. Đón đại biểu 28 3.3.2. Điểm danh đại biểu 28 3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân 29 3.3.4. Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 29 3.4. Những công việc phải làm của Người thư ký sau hội nghị 29 VI. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 30 4.1. Thư ký đi cùng Thủ trưởng 31 4.1.1 Thư ký phải lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo 31 4.1.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 32 4.1.3. Liên hệ và tiếp nhận chuyến đi. 32 4.1.3. Chuẩn bị nội dung chuyến đi. 32 4.1.4. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu, giấy tờ. 33 4.1.5. Chuẩn bị về phương tiện giao thông 33 4.1.6. Chuẩn bị về kinh phí và một số yếu tố khác 34 4.1.7. Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến đi công tác. 35 4.2. Những công việc Thư ký cần làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác. 35 4.2.1 Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác 35 4.2.2. Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến đi công tác 36 V.Mô hình tổ chức phòng làm việc của phòng tổng hợp Công ty TNHH xây dựng – thương mại và du lịch thành công. 36 5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo 36 5.2. Phòng Hành chính – Tổng hợp 40 VI. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 43 6.1. Giao tiếp với lãnh đạo 43 6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo 43 6.1.2. Cách đi đứng 44 6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 44 6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo 44 6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp 45 6.3. Giao tiếp với khách 45 6.4. Giao tiếp bằng các pương tiện truyền thông 46 6.4.1. Giao tiếp điện thoại 46 6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử 47 VII.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG ĐỢT THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG: 48 1. Về công tác Thư ký văn phòng. 48 2. Công tác Văn thư. 49 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG. 51 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 52 KẾT LUẬN 54 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG - THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG .3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công 1.1 Giới thiệu Công ty .3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp .5 2.1.1 Vị trí phòng Hành – Tổng hợp .5 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành - Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công 2.2 Bản mô tả công việc phòng Hành – Tổng hợp .8 III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người Thư ký văn phòng công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công .8 3.1 Chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng 3.1.1.Đối với việc tiếp khách 3.1.2 Đối với hoạt động đãi khách 3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 10 3.1.5 Tổ chức chuyến công tác .11 3.2 Khảo sát công tác văn thư công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công 11 3.2.1 Biên chế, trình độ cuả cán văn thư phòng 11 3.2.2 Tổng số văn đến văn năm 12 3.2.3 Cách thức quản lý văn văn đến 13 3.2.4 Công tác lập hồ sơ hành .14 3.2.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu: 15 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 17 I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 17 1.1 Tiếp khách .17 1.2 Đãi khách: .19 1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách .20 1.2.2 Chuẩn bị đãi khách 20 1.2.2.1 Lập danh sách khách mời .20 1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời 21 1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm 21 Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 22 2.1 Chương trình công tác năm 23 2.2 Chương trình công tác quý 24 2.3 Chương trình công tác tháng 24 2.4 Chương trình công tác tuần 24 III CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 25 3.1 Lập kế hoạch 25 3.2 Chuẩn bị hội nghị 25 3.2.1 Xây dựng chương trình nghị Hội Nghị 26 3.2.2 Lập danh sách đại biểu soạn giấy mời 26 3.2.3 Chuẩn bị địa điểm 27 3.2.4 Chuẩn bị thời gian 27 3.2.5 Chuẩn bị ghi biên Hội nghị 28 3.3 Tiến hành Hội nghị .28 3.3.1 Đón đại biểu .28 3.3.2.Điểm danh đại biểu .28 3.3.3.Duy trì trật tự thời gian công tác lễ tân 29 3.3.4.Chuẩn bị ghi biên Hội nghị 29 3.4.Những công việc phải làm Người thư ký sau hội nghị 29 VI VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN .30 4.1 Thư ký Thủ trưởng 31 4.1.1 Thư ký phải lập kế hoạch cho chuyến công tác lãnh đạo 31 4.1.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác 32 4.1.3 Liên hệ tiếp nhận chuyến 32 4.1.3 Chuẩn bị nội dung chuyến .32 4.1.4 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu, giấy tờ .33 4.1.5 Chuẩn bị phương tiện giao thông 33 4.1.6 Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác 34 4.1.7 Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến công tác .35 4.2 Những công việc Thư ký cần làm thời gian lãnh đạo công tác .35 4.2.1 Những công việc Thư ký phải làm thời gian lãnh đạo công tác 35 4.2.2 Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến công tác .36 V.Mô hình tổ chức phòng làm việc phòng tổng hợp Công ty TNHH xây dựng – thương mại du lịch thành công 36 5.1 Phòng làm việc lãnh đạo 36 5.2 Phòng Hành – Tổng hợp .41 VI KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 44 6.1 Giao tiếp với lãnh đạo 44 6.1.1 Cách xưng hô với lãnh đạo 44 6.1.2 Cách đứng 45 6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp 45 6.1.4 Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo 45 6.2 Giao tiếp với đồng nghiệp .46 6.3 Giao tiếp với khách .46 6.4 Giao tiếp pương tiện truyền thông 47 6.4.1 Giao tiếp điện thoại 47 6.4.2 Giao tiếp thư điện tử 48 Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VII.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG ĐỢT THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG: 49 Về công tác Thư ký văn phòng 49 Công tác Văn thư .50 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .52 I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG 52 II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 53 KẾT LUẬN 55 PHỤ LỤC 56 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, với đổi chế quản lý Nhà nước từ chế hóa tập trung sang chế thị trường, kinh tế Việt Nam có bước chuyển biến vững chắc, quan hệ sản xuất điều chỉnh phù hợp với tính chất trình độ yêu cầu lượng sản xuất chế thị trường tạo cho doanh nghiệp nhiều hội Cùng với tăng trưởng vượt bậc kinh tế năm gần dây làm cho công ty, nhà máy, xí nghiệp mọc lên ngày nhiều quan, tổ chức cần có phận văn phòng Như ta biết “ Nếu giao thông mạch máu đất nước văn phòng ví hệ thần kinh người, văn phòng trung tâm, cầu nối đảm bảo cho quan hoạt động cách thông suốt” Chính vậy, văn phòng ngày khẳng định vai trò vị trí xã hội Nắm bắt xu yêu cầu cấp thiết xã hội, trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở rộng nhiều chuyên ngành khác như: Thư ký văn phòng, quản trị văn phòng, quản trị nhân lực, tin học ứng dụng, dịch vụ pháp lý… Với uy tín chất lượng đào tạo ngày cao, trường tạo cho xã hội đội ngũ cán văn phòng có lực chuyên môn phẩm chất đạo đức Để phục vụ cho việc vận dụng kiến thức học vào thực tiễn giúp sinh viên tiếp xúc làm quen với môi trường làm việc bên ngoài, trường tổ chức cho khóa thực tập thực tế quan Thực hiên quy chế đào tạo trường, sau nhận Quyết định thực tập em liên hệ đến thực tập văn phòng Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công từ ngày 16/3/2015 đến ngày 05/5/2015 Đây hội tốt để em học hỏi trau dồi kiến thức để sau trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp Với giúp đỡ cán Công ty em hoàn thành khóa thực tập Bài báo cáo kết mà em thu trình làm việc công ty Nội dung báo cáo gồm có phần: Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Do thời gian thực tập, kiến thức nghiệp vụ kinh nghiệm thực tế hạn chế nên báo cáo thực tập em không tránh khỏi sai sót Kính mong thầy cô giáo anh chị công ty giúp đỡ để báo cáo em có giá tri mặt lý luận thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG - THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công 1.1 Giới thiệu Công ty Năm 2004, vào công văn số 56/UB-KH, ngày 16/05/2006 nhân dân thành phố Hà Nội Quyết định số 2006/QĐ-UB ngày 12/06/2006 cho phép thành lập Công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại Du Lịch Thành Công Với phương châm hoạt động công ty “khách hàng hết”, Thành Công mong muốn đáp ứng cho khách hàng dịch vụ chất lượng với giá phù hợp Trải qua năm không ngừng nỗ lực học hỏi, Thành Công dần khẳng Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định vị uy tín ngành xây dựng, thương mại du lịch nước quốc tế Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công • Tên giao dịch Tiếng Việt: Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công • Tên giao dịch Tiếng Anh: Thành Công ICT CO,LTD • Địa chỉ: Số ngách 18/1 Đường Núi Đôi – Thị Trấn Sóc Sơn – Huyện Sóc Sơn - Hà Nội • Điện thoại: 043 5953456 • Fax: 043 5953456 • E-mail: thanhcong@hnn.vnn.vn • Website: www.thanhcong.com.vn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngay từ thành lập công ty, ban lãnh đạo công ty xác định rõ định hướng kinh doanh đa ngành ba lĩnh vực chính: thương mại, du lịch, xây dựng • Về thương mại: Công ty có dịch vụ cho thuê xe du lịch, loại xe chất lượng cao từ – 45 chỗ Làm thủ tục đặt vé máy bay, đặt chỗ, làm visa, thủ tục xuất nhập cảnh • Về du lịch: Công ty trung gian bán sản phẩm cho nhà cung cấp, tổ chức chương trình chọn gói cho tour du lịch xuyên Việt quốc tế, ghép nối sản phẩm nhà cung cấp Công ty có hoạt động tổng hợp nhằm đáp ứng cho khách từ khâu đến khâu cuối • Về xây dựng: Công ty cung cấp vật liệu xây dựng, nhận xây dựng công trình Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công tổ chức hoạt động điều hành theo mô hình công ty TNHH tuân thủ theo quy định pháp luật hành Với bề dày truyền thống năm xây dựng phát triển cấu lao động công ty sau: Trình độ Số lao động Tỉ lệ % Đại học, đại học 25 62.5% Cao đẳng 13 32.5% Trung cấp 5% PTTH 0 Tổng cộng 40 100% Sơ đồ máy công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại Du Lịch Thành Công: ( phụ lục 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp 2.1.1 Vị trí phòng Hành – Tổng hợp Là phòng chức giúp Ban điều hành quản lý điều hành hoạt động chung công ty Tham mưu, tư vấn giúp việc cho ban điều hành theo chức đảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác trị, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội tiến độ thực công tác hành Nhiệm vụ chính: - Quản lý hành hoạt động văn phòng Công ty Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng Công ty, điều phối xe ôtô sở yêu cầu Ban điều hành phòng ban phục vụ cho vận chuyển vật liệu, cho tour, cho lãnh đạo công tác… - Bảo vệ an toàn cho Công ty - Ban hành theo dõi chế độ cho người lao động, phân tích hiệu lao động người lao động công ty để xếp nhân cho hợp lý Với chức trên, phòng Hành – Tổng hợp trợ giúp cho Ban lãnh đạo nắm biến động nhân sự, tình hình thực quy định chung công ty từ có sách, chế độ phù hợp để vừa quản lý tốt người lao động Đồng thời phòng Hành – Tổng hợp phòng ban khác phối hợp nhịp nhàng tạo hiệu cao công việc 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: a Quản lý hành hoạt động văn phòng Công ty - Thực giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với Công ty - Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển điện thoại phận người gọi - Tiếp nhận loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý chuyển đến người phận cần nhận - Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ thời gian yêu cầu - Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội Công ty - Quản lý dấu, thực nghiêm túc quy định Nhà Nước quản lý dấu - Quản lý điều phối hoạt động sử dụng xe ôtô - Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết phòng ban, trình duyệt, mua chuyển vào kho Công ty Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhận liên hệ làm visa - Lên lịch xếp tour du lịch cho khách du lịch nước - Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng b Quản lý trang thiết bị Công ty: - Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản toàn Công ty, định kỳ phòng ban kiểm kê tài sản - Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản trang thiết bị - Thực điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình nhật ký xe, theo định kỳ kiểm tra đánh giá trạng xe để có kế hoạch tu sửa bảo dưỡng - Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị Công ty nhân viên Công ty, xử lý kịp thời tượng tiêu cực xảy - Kiểm soát giữ gìn an ninh trật tự xung quanh khu vực làm việc Công ty c Thực sách nhân sự: - Kiểm tra chấp hành nội quy, quy chế, vệ sinh Công ty - Thực chế độ đời sống (hiếu, hỉ, lễ, tết…) - Thảo nội quy, quy chế chỉnh sửa bổ sung cần thiết cho phù hợp với tình hình Công ty, thảo mẫu biểu bảng phục vụ cho công tác quản lý - Thiết lập quản lý hồ sơ nhân - Phân tích đánh gía hiệu công việc người lao động từ phát triển nguồn nhân cho hợp lý - Theo dõi cập nhật biến động nhân phận theo tuần - Xây dựng kế hoạch sát hạch nhân sự, xếp, đào tạo tuyển dụng - Kết hợp với phòng kế toán xây dựng thang bảng lương dõi thực Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VII.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG ĐỢT THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG: Với khoảng thời gian tháng thực tập Công ty, khoảng thời gian dài Những việc muốn làm cần phải làm em chưa làm hết song thời gian có ích cho em trước bước vào công việc thực thụ người cán văn phòng, giao điểm học làm Mặc dù học viên chuyên ngành Thư ký văn phòng giúp đỡ nhiệt tình anh chị văn phòng Công ty tạo điều kiện để em làm chuyên ngành đào tạo trường Nhưng môi trường làm việc quan khác nên việc thực hành nghiệp vụ khác Sự nhiệt tình tin cậy anh chị Công ty tạo cho em không khí làm việc thoải mái, em tiếp xúc với công việc văn phòng công việc khác không thuộc chuyên ngành giúp ích cho em nhiều công việc sau công việc em làm đợt thực tập Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công Về công tác Thư ký văn phòng Trong trình thực tập đây, tiếp xúc làm việc với chị Nguyễn Thị Ngân anh chị văn phòng Công ty em học hỏi nhiều công việc người Thư ký - Soạn thảo đánh máy văn - Lập lịch công tác tuần cho Thủ trưởng cán nhân viên Công ty: Sáng thứ hai hàng tuần công việc Thư ký lập lịch công tác tuần báo cáo với Giám đốc - Tham gia số tiếp khách, tiệc chiêu đãi - Sắp xếp phòng làm việc văn bản, giấy tờ, tài liệu cho Thủ trưởng - Nghe, nói điện thoại SVTT: Nguyễn Thị Lan 49 Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ghi biên họp Công ty: Thư ký người ghi lại diễn biến họp, nội dung biên gồm: +Thành phần họp: +Thời gian diễn họp: +Địa điểm họp +Nội dung họp Công tác Văn thư a Đăng ký văn Nghiệp vụ công tác Văn thư Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công quy trình bao gồm khâu: đóng dấu, đăng ký, bao gói, chuyển giao Dưới hướng dẫn theo dõi chị Nguyễn Thị Ngân em biết cách đăng ký văn Như em khảo sát, thể thức văn Công ty có nhiều khác so với lý thuyết em học trường nên việc đăng ký văn có nhiều bỡ ngỡ em Vị trí số ký hiệu, đơn vị soạn thảo văn bản, nội dung trích yếu, nơi nhận văn Công ty trình bày khác Các cột mục sổ đăng ký khác, ví dụ như: đơn vị lưu văn bản… b Đăng ký văn đến Cùng với quy trình giải văn đi, hàng ngày cán Văn thư phải tiếp nhận, giải khối lượng văn đến từ đối tượng khách hàng nước Vì việc giải văn đến phức tạp có phần đòi hỏi tỉ mỉ thận trọng Với trình độ chuyên môn vốn kinh nghiệm lâu năm cán Văn thư Công ty TNHH in Hoàng Minh thực quy trình việc tiếp nhận giải quyết, quản lý văn đến Quy trình bao gồm khâu: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, trình văn đến, đăng ký chuyển giao Để thực SVTT: Nguyễn Thị Lan 50 Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy trình trình độ, kinh nghiệm cán Văn thư có lòng say mê công việc Mặc dù quy trình giải văn đến phức tạp, em chị Nguyễn Thị Ngân trực tiếp hướng dẫn cho phương pháp đăng ký văn đến Công ty c Đóng dấu văn bản: Như thấy thời gian thực tập số lượng công việc em làm nhiều, phần lớn thời gian em quan sát học hỏi từ anh chị văn phòng Công ty, đặc biệt chị Nguyễn Thị Ngân người trực tiếp hướng dẫn em đợt thực tập d Ngoài em tham gia dẫn tour du lịch cho học sinh trường tiểu học Việt Long tham quan Bảo tàng Dân tộc học vào ngày 26/3 Đó hoạt động thú vị cho em nhiều kinh nghiệm SVTT: Nguyễn Thị Lan 51 Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG Nhận xét Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công Doanh nghiệp phát triển mạnh Do chức đặc thù riêng ngành in ấn, điều kiện thực tế tương lai phát triển Từ thúc đẩy nhiều lĩnh vực khác phát triển kéo theo, để đáp ứng cho phát triển người Thư ký có vai trò quan trọng công tác Thư ký văn phòng thiếu Công ty, xí nghiệp Cùng với tác động kinh tế thị trường doanh nghiệp lớn nhỏ đời nhiều ngành Thư ký ngày chiếm vị hệ thống văn phòng Đồng thời trình trao đổi thể thức văn bản, công tác Văn thư - Lưu trữ Vì vậy, từ ban đầu công tác Thư ký văn phòng Văn thư - Lưu trữ cần phải quan tâm mức kịp thời I.1 Ưu điểm - Được quan tâm kịp thời sát ban lãnh đạo Công ty, công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng tổng hợp - Đội ngũ văn phòng Công ty trẻ nên họ làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao công việc - Hệ thống phòng làm việc rộng rãi, thoáng mát - Công ty trọng đến việc đầu tư trang thiết bị văn phòng Phòng làm việc tất phòng ban trang bị đại, baon gồm điện thoại, máy SVTT: Nguyễn Thị Lan 52 Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội fax, máy vi tính, điều hòa, máy photocopy, máy in Về công nghệ thông tin, phòng làm việc có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật tìm kiếm thông tin cán nhân viên - Cán bộ, nhân viên, cán văn phòng có lực chuyên môn cao, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ 100% cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ từ Cao đẳng trở lên - Công tác lễ tân văn phòng Công ty thực nghiêm túc Khi giao tiếp với khách hàng niềm nở, nhiệt tình - Ban thư ký có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, xếp công việc khoa học Năng động nhiệt tình hoạt động : biết xếp phòng làm việc phòng hội nghị, hội thảo hợp lý thuận tiện công việc Góp phần không nhỏ vào việc xây dựng công ty vững mạnh - Các khâu nghiệp vụ Thư ký trọng thực nghiêm túc I.2 Hạn chế Trong thời gian thực tập, em thấy Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công giải công việc xác, nhanh chóng kịp thời Tuy nhiên Công ty tồn số điểm hạn chế : - Ban thư ký Công ty số lượng nhân viên hạn chế mà khối lượng công việc nhiều nên tiến độ làm việc chậm - Việc lập hồ sơ hội họp chưa trọng thực hiện, nên việc tìm kiếm thông tin gặp khó khăn - Cách bố trí văn phòng làm việc chưa thật khoa học II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM Để đảm bảo công tác văn phòng thực tốt cần trọng quan tâm công tác hoạt động Công ty nhằm phát huy ưu SVTT: Nguyễn Thị Lan 53 Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điểm khắc phục số nhược điểm tồn với việc làm cụ thể sau : - Cần bổ sung thêm nhân viên để đảm bảo tiến độ làm việc nhanh chóng thuận tiện - Trong công tác tổ chức hội nghị tổ chức chuyến công tác, cần lập kế hoạch cụ thể, văn tài liệu họp, chuyến cần lưu giữ lập hồ sơ để phục vụ việc khai thác thông tin Công ty - Công ty nên tổ chức cho nhân viên buổi hội thảo tổ chức văn phòng, làm việc khoa học, tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức để nâng cao trình độ cho nhân viên - Để công việc thực thuận lợi cần phân công công việc rõ ràng, cụ thể cho người, phận Công ty Tránh việc kiêm nhiệm nhiều việc ảnh hưởng đến kết công việc SVTT: Nguyễn Thị Lan 54 Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thực tập thời điểm thuận lợi giúp sinh viên có hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tiễn, qua trình thực tập quan sinh viên vận dụng kiến thức học trường áp dụng vào thực tiễn công việc quan, có hội tìm hiểu công tác văn phòng, học hỏi kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc sau Qua thời gian thực tập phòng Hành – Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công, em có thời gian tìm hiểu thực tế môi trường, cách thức làm việc mà Thư ký công ty thực Vì thực khoảng thời gian có ích, giúp có kiến thức kinh nghiệm thực tế phục vụ cho việc hoàn thành báo cáo chuẩn bị hành trang vững trước dời ghế nhà trường Trong thời gian thực tập công ty nhận nhiều quan tâm giúp đỡ thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng, trưởng phòng anh chị chuyên viên Công ty TNHH Xây dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công Qua xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở chuyên ngành Thư ký văn phòng trang bị cho sinh viên nghề nghiệp, phẩm chất trị xã hội để sinh viên tự tin bước vào sống Đồng thời em xin lời cảm ơn đến trưởng khoa Nguyễn Mạnh Cường, Thầy Chủ nhiệm Nguyễn Nghị Thanh, cô Nguyễn Thị Kim Chi, cô Nguyễn Thị Thu Hường Xin chân thành cảm ơn cảm ơn ban lãnh đạo, chị Nguyễn Thị Ngân anh chị phòng Hành Chính Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công tận tình hướng dẫn giúp hoàn thành tốt công việc báo cáo thực tập T Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" kết trình thực tập, cố gắng nhiều song không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình Thầy cô giáo, anh, chị Công ty bạn đọc để Báo cáo em hoàn thiện Em xin trân trọng cảm ơn! SVTT: Nguyễn Thị Lan 55 Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ máy Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công: HÔI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC Thký PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP SVTT: Nguyễn Thị Lan PHÒNG KÕ TOÁN Phßng KINH DOANH Phßng Maketting Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Bản mô tả công việc phòng Hành - Tổng hợp Stt Mảng công việc phụ Mô tả chi tiết trách Đầu mối xây dựng (nếu có), tổ chức triển khai, giám sát công việc Nội chính, bao gồm: − Nội quy, quy chế − Lương, thưởng, bảo hiểm, chế độ Chánh văn phòng − Công tác tuyển dụng − Công tác đào tạo − Quản lý tài sản, trang thiết bị, CCDC − Công tác hành chính: lễ tân, văn thư, bếp, bảo vệ, đội xe − Chương trình, hoạt động Nội − Quản lý chi phí chung hoạt động Nội − Công tác tiền lương − Công tác bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN − Quyết toán TTNCN tháng, quý, năm Nhân − Quản lý nhân − Theo dõi, tổng hợp đánh giá nhân viên − Theo dõi, tổng hợp khen thưởng kỷ luật − Triển khai chương trình, hoạt động nội − Chế độ CBNV: ốm đau, ma chay, hiếu hỉ, sinh nhật… − Công tác đào tạo − Công tác tuyển dụng − Công tác Hành tổng hợp: HCTH Hỗ trợ công tác lễ tân, thư ký tổng hợp (nếu có) Thực chuẩn bị hậu cần BP, PB (nếu có) − Giám sát thực Nội quy, Quy chế − Giám sát hoạt động Công ty thành viên, chi nhánh − Quản lý hệ thống mạng, hệ thống máy tính, điện thoại, trang web… − Quản lý lưu trữ mềm server IT − Quản lý tài sản, trang thiết bị, CCDC − Thực mua sắm sửa chữa tài sản (nếu có), trang thiết bị, CCDC Thư ký − Hỗ trợ công tác tuyển dụng − Thư ký quản lý tài liệu HĐQT, tài liệu pháp lý gốc Công ty − Công tác thư ký tổng hợp: SVTT: Nguyễn Thị Lan Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo dõi, tổng hợp trình ký tài liệu Thư ký buổi họp (theo yêu cầu), lập biên họp, báo cáo… Tiếp tân khách thành viên Ban điều hành Thực chuẩn bị hậu cần cho thành viên Ban điều hành Ban điều hành công tác: tài liệu, vé, ăn, ở… − Công tác văn thư Lễ tân, văn thư − Công tác lễ tân − Quản lý ăn ca − Quản lý văn phòng phẩm − Quản lý đội xe Đội xe − Quản lý việc sửa chữa, bảo dưỡng, chi phí xe ô tô − Thực công tác điều xe, phân lịch trực xe − Điều phối đội xe hỗ trợ lễ tân, bảo vệ (nếu cần) SVTT: Nguyễn Thị Lan Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Mẫu sổ văn CÔNG TY TNHH TT – 4.2.3/BM – 03 XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG Soát xét lần: 00 Ngày: SỔ CÔNG VĂN ĐI Ngày áp dụng: Những trang (trang 1,2,3…) sổ công văn có hình thức sau: STT Số ký hiệu Ngày tháng Trích yếu công văn ký VB nội dung SVTT: Nguyễn Thị Lan Ngày gửi Nơi nhận Ghi Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Mẫu sổ văn đến CÔNG TY TNHH TT – 4.2.3/BM – 04 XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG Soát xét lần: 00 Ngày: SỔ CÔNG VĂN ĐẾN Ngày áp dụng: Những trang (trang 1,2,3…) sổ công văn có hình thức sau: STT Tên Tài Số ký Nơi phát Ngày phát Ngày Người Đơn vị Ký liệu hiệu CV hành hành đến nhận nhận nhận SVTT: Nguyễn Thị Lan Lớp: Thư ký văn phòng k5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: văn giấy tờ sưa tầm Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công bao gồm: 1.Biên họp giao ban 2.Bản xây dựng tiêu chuẩn mô tả công việc cán nhân viên phòng tổng hợp 3.Chức nhiệm vụ phòng Tổng hợp 4.Mẫu sổ công văn đến 5.Mẫu sổ công văn 6.Nội quy Công ty 7.Mẫu hợp đồng kinh tế Trong báo cáo sử dụng số tài liệu tại: - Bản hồ sơ lực Công ty Xây Dựng – Thương Mại Du Lịch Thành Công - Website: www.thanhcong.com.vn Phụ lục 06: CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TUẦN CỦA GIÁM ĐỐC Từ ngày đến ngày 12 tháng năm 2015 Thứ/ Sáng ngày Thời Chiều Ghi Nội dung Thời gian Nội dung Họp bàn giao 14h-17h gian Hai/7 8h-11h Đánh giá tiến độ công việc tuần qua Ba/8 8h- Họp bàn vấn đề 14h-17h 9h30' nâng cao chất Gặp khách hàng lượng du lịch nước 9h30'Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11h Tư/9 8h-11h Đi ký hợp đồng 14h-17h với Công TNHH ty Sam Sung Năm/1 8h-11h Đi khảo sát 14h-17h Gặp khách hàng công trình xây dựng Sáu/11 8h-11h Dự tiệc chiêu 14h-17h đãi Bảy/12 8h-11h Chiêu linh Sinh viên: Nguyễn Lan Anh 14h-17h Chiêu linh Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Lan Anh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Thư ký Văn phòng K7