Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY TNHH xây DỰNG THƯƠNG mại và DU LỊCH THÀNH CÔNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 3 1.1 Giới thiệu về Công ty 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.3. Cơ cấu tổ chức 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổng hợp của công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công. 5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp. 5 2.1.1 Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp 5 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: 6 2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công. 8 2.2. Bản mô tả công việc của phòng Hành chính – Tổng hợp 8 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công. 8 3.1. Chức năng nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng. 8 3.1.1.Đối với việc tiếp khách 9 3.1.2. Đối với hoạt động đãi khách 9 3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 10 3.1.5. Tổ chức chuyến đi công tác 11 3.2 Khảo sát về công tác văn thư của công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 11 3.2.1 Biên chế, trình độ cuả cán bộ văn thư trong phòng 11 3.2.2. Tổng số văn bản đến văn bản đi trong một năm 12 3.2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến 13 3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành 14 3.2.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu: 15 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 17 I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 17 1.1. Tiếp khách 17 1.2. Đãi khách: 19 1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách 20 1.2.2. Chuẩn bị đãi khách 20 1.2.2.1. Lập danh sách khách mời 20 1.2.2.2. Chuẩn bị giấy mời 21 1.2.2.3. Chuẩn bị địa điểm 21 II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 22 2.1. Chương trình công tác năm. 23 2.2. Chương trình công tác quý. 24 2.3. Chương trình công tác tháng. 24 2.4. Chương trình công tác tuần. 24 III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 25 3.1. Lập kế hoạch 25 3.2. Chuẩn bị hội nghị 25 3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự Hội Nghị 26 3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời 26 3.2.3. Chuẩn bị địa điểm 27 3.2.4. Chuẩn bị thời gian 27 3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 28 3.3. Tiến hành Hội nghị 28 3.3.1. Đón đại biểu 28 3.3.2. Điểm danh đại biểu 28 3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân 29 3.3.4. Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 29 3.4. Những công việc phải làm của Người thư ký sau hội nghị 29 VI. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 30 4.1. Thư ký đi cùng Thủ trưởng 31 4.1.1 Thư ký phải lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo 31 4.1.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 32 4.1.3. Liên hệ và tiếp nhận chuyến đi. 32 4.1.3. Chuẩn bị nội dung chuyến đi. 32 4.1.4. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu, giấy tờ. 33 4.1.5. Chuẩn bị về phương tiện giao thông 33 4.1.6. Chuẩn bị về kinh phí và một số yếu tố khác 34 4.1.7. Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến đi công tác. 35 4.2. Những công việc Thư ký cần làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác. 35 4.2.1 Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác 35 4.2.2. Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến đi công tác 36 V.Mô hình tổ chức phòng làm việc của phòng tổng hợp Công ty TNHH xây dựng – thương mại và du lịch thành công. 36 5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo 36 5.2. Phòng Hành chính – Tổng hợp 40 VI. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 43 6.1. Giao tiếp với lãnh đạo 43 6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo 43 6.1.2. Cách đi đứng 44 6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 44 6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo 44 6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp 45 6.3. Giao tiếp với khách 45 6.4. Giao tiếp bằng các pương tiện truyền thông 46 6.4.1. Giao tiếp điện thoại 46 6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử 47 VII.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG ĐỢT THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG: 48 1. Về công tác Thư ký văn phòng. 48 2. Công tác Văn thư. 49 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG. 51 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 52 KẾT LUẬN 54 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG - THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 3

1.1 Giới thiệu về Công ty 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.3 Cơ cấu tổ chức 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổng hợp của công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 5

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp 5

2.1.1 Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp 5

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: 6

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 8

2.2 Bản mô tả công việc của phòng Hành chính – Tổng hợp 8

III Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 8

3.1 Chức năng nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 8

3.1.1.Đối với việc tiếp khách 9

3.1.2 Đối với hoạt động đãi khách 9

3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 10

3.1.5 Tổ chức chuyến đi công tác 11

3.2 Khảo sát về công tác văn thư của công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công 11

3.2.1 Biên chế, trình độ cuả cán bộ văn thư trong phòng 11

3.2.2 Tổng số văn bản đến văn bản đi trong một năm 12

3.2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến 13

3.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 14

3.2.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu: 15

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 17

I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 17

1.1 Tiếp khách 17

1.2 Đãi khách: 19

1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách 20

1.2.2 Chuẩn bị đãi khách 20

1.2.2.1 Lập danh sách khách mời 20

1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời 21

1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm 21

II QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 22

2.1 Chương trình công tác năm 23

2.2 Chương trình công tác quý 24

2.3 Chương trình công tác tháng 24

2.4 Chương trình công tác tuần 24

III CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 25

3.1 Lập kế hoạch 25

3.2 Chuẩn bị hội nghị 25

3.2.1 Xây dựng chương trình nghị sự Hội Nghị 26

3.2.2 Lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời 26

3.2.3 Chuẩn bị địa điểm 27

3.2.4 Chuẩn bị thời gian 27

3.2.5 Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 28

3.3 Tiến hành Hội nghị 28

3.3.1 Đón đại biểu 28

3.3.2 Điểm danh đại biểu 28

3.3.3 Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân 29

3.3.4 Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 29

3.4 Những công việc phải làm của Người thư ký sau hội nghị 29

VI VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 30

4.1 Thư ký đi cùng Thủ trưởng 31

4.1.1 Thư ký phải lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo 31

4.1.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 32

4.1.3 Liên hệ và tiếp nhận chuyến đi 32

4.1.3 Chuẩn bị nội dung chuyến đi 32

4.1.4 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu, giấy tờ 33

4.1.5 Chuẩn bị về phương tiện giao thông 33

4.1.6 Chuẩn bị về kinh phí và một số yếu tố khác 34

4.1.7 Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến đi công tác 35

4.2 Những công việc Thư ký cần làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác 35

4.2.1 Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác 35 4.2.2 Những công việc Thư ký phải làm sau chuyến đi công tác 36

V.Mô hình tổ chức phòng làm việc của phòng tổng hợp Công ty TNHH xây dựng – thương mại và du lịch thành công 36

5.1 Phòng làm việc của lãnh đạo 36

5.2 Phòng Hành chính – Tổng hợp 40

VI KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 43

6.1 Giao tiếp với lãnh đạo 43

6.1.1 Cách xưng hô với lãnh đạo 43

6.1.2 Cách đi đứng 44

6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp 44

6.1.4 Bày tỏ quan điểm bản thân với lãnh đạo 44

6.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 45

6.3 Giao tiếp với khách 45

6.4 Giao tiếp bằng các pương tiện truyền thông 46

6.4.1 Giao tiếp điện thoại 46

6.4.2 Giao tiếp bằng thư điện tử 47

VII.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG ĐỢT THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG: 48 1 Về công tác Thư ký văn phòng 48

2 Công tác Văn thư 49

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51

I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG 51

II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 52

KẾT LUẬN 54 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, cùng với sự đổi mới cơ chế quản lý của Nhà nước từ cơ chế hóatập trung sang cơ chế thị trường, nền kinh tế Việt Nam có những bước chuyển biếnkhá vững chắc, quan hệ sản xuất được điều chỉnh phù hợp với tính chất trình độ vàyêu cầu của lượng sản xuất cơ chế thị trường tạo ra cho các doanh nghiệp nhiều cơhội mới Cùng với sự tăng trưởng vượt bậc về nền kinh tế trong những năm gầndây đã làm cho các công ty, nhà máy, xí nghiệp mọc lên ngày càng nhiều và trongbất kì một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có một bộ phận văn phòng Như ta đãbiết “ Nếu giao thông là mạch máu của đất nước thì văn phòng được ví như hệ thầnkinh của con người, bởi vậy văn phòng là trung tâm, là cầu nối đảm bảo cho cơquan hoạt động một cách thông suốt” Chính vì vậy, văn phòng ngày càng khẳngđịnh được vai trò và vị trí của mình trong xã hội

Nắm bắt được xu thế và yêu cầu cấp thiết của xã hội, trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đã mở rộng nhiều chuyên ngành khác nhau như: Thư ký văn phòng, quảntrị văn phòng, quản trị nhân lực, tin học ứng dụng, dịch vụ pháp lý… Với uy tínchất lượng đào tạo ngày càng cao, trường đã tạo cho xã hội một đội ngũ cán bộ vănphòng có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức

Để phục vụ cho việc vận dụng các kiến thức đã học vào thực tiễn và giúpsinh viên tiếp xúc làm quen với môi trường làm việc bên ngoài, trường đã tổ chứccho các khóa đi thực tập thực tế tại các cơ quan Thực hiên quy chế đào tạo củatrường, sau khi nhận Quyết định thực tập em đã liên hệ và đến thực tập tại vănphòng Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công từ ngày16/3/2015 đến ngày 05/5/2015 Đây là một cơ hội tốt để em học hỏi và trau dồikiến thức để sau này trở thành một cán bộ văn phòng chuyên nghiệp Với sự giúp

đỡ của các cán bộ trong Công ty em đã hoàn thành khóa thực tập của mình Bàibáo cáo là kết quả mà em thu được trong quá trình làm việc tại công ty

Nội dung báo cáo gồm có 3 phần:

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHHXÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG.

Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Do thời gian thực tập, kiến thức nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế còn hạnchế nên bài báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những sai sót Kính mongcác thầy cô giáo và anh chị trong công ty giúp đỡ để bài báo cáo của em có giá trihơn về mặt lý luận cũng như thực tiễn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG - THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÀNH CÔNG

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công

1.1 Giới thiệu về Công ty

Năm 2004, căn cứ vào công văn số 56/UB-KH, ngày 16/05/2006 của nhândân thành phố Hà Nội đã ra Quyết định số 2006/QĐ-UB ngày 12/06/2006 chophép thành lập Công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại và Du Lịch Thành Công.Với phương châm hoạt động của công ty “khách hàng là trên hết”, Thành Côngluôn mong muốn đáp ứng cho khách hàng những dịch vụ chất lượng với giá cả phùhợp Trải qua 9 năm không ngừng nỗ lực và học hỏi, Thành Công đã dần khẳng

định được vị thế và uy tín của mình trong ngành xây dựng, thương mại và du lịchtrong nước cũng như quốc tế.

Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công

 Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và

Du Lịch Thành Công

 Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Thành Công ICT CO,LTD

 Địa chỉ: Số 1 ngách 18/1 Đường Núi Đôi – Thị Trấn Sóc Sơn – Huyện SócSơn - Hà Nội

 Điện thoại: 043 5953456

 Fax: 043 5953456

 E-mail: thanhcong@hnn.vnn.vn

 Website: www.thanhcong.com.vn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Ngay từ khi thành lập công ty, ban lãnh đạo công ty đã xác định rõ địnhhướng kinh doanh đa ngành trên ba lĩnh vực chính: thương mại, du lịch, xây dựng

 Về thương mại: Công ty có dịch vụ cho thuê xe du lịch, các loại xe chấtlượng cao từ 4 – 45 chỗ Làm các thủ tục đặt vé máy bay, đặt chỗ, làm visa,thủ tục xuất nhập cảnh

 Về du lịch: Công ty trung gian bán sản phẩm cho các nhà cung cấp, tổ chứccác chương trình chọn gói cho các tour du lịch xuyên Việt và quốc tế, ghépnối các sản phẩm của các nhà cung cấp Công ty còn có hoạt động tổng hợpnhằm đáp ứng cho khách từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng

 Về xây dựng: Công ty cung cấp vật liệu xây dựng, nhận xây dựng các côngtrình

1.3 Cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công được tổchức hoạt động và điều hành theo mô hình công ty TNHH tuân thủ theo các quyđịnh của pháp luật hiện hành

Với bề dày truyền thống và hơn 9 năm xây dựng và phát triển thì cơ cấu lao

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp 2.1.1 Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp

Là phòng chức năng giúp Ban điều hành quản lý và điều hành hoạt độngchung của công ty Tham mưu, tư vấn giúp việc cho ban điều hành theo chức năngđảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác chính trị, lao độngtiền lương, bảo hiểm xã hội và tiến độ thực hiện công tác hành chính

Nhiệm vụ chính:

- Quản lý hành chính hoạt động văn phòng của Công ty

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng của Công ty, điều phối xe ôtô trên cơ sởyêu cầu của Ban điều hành và từng phòng ban phục vụ cho vận chuyển vật liệu,cho tour, cho lãnh đạo đi công tác…

- Bảo vệ an toàn cho Công ty

- Ban hành và theo dõi các chế độ cho người lao động, phân tích hiệu quả laođộng của người lao động trong công ty để sắp xếp nhân sự cho hợp lý

Với chức năng trên, phòng Hành chính – Tổng hợp trợ giúp cho Ban lãnh đạonắm được các biến động về nhân sự, tình hình thực hiện các quy định chung củacông ty từ đó có chính sách, chế độ phù hợp để vừa quản lý tốt người lao động.Đồng thời phòng Hành chính – Tổng hợp còn cùng các phòng ban khác phối hợpnhịp nhàng tạo hiệu quả cao trong công việc

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ:

a Quản lý hành chính hoạt động của văn phòng Công ty.

- Thực hiện giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với Công ty

- Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển các cuộc điện thoại đúng bộ phậnhoặc người được gọi

- Tiếp nhận các loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý và chuyển đếnđúng người và đúng bộ phận cần nhận

- Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ đúng thời gian yêu cầu

- Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội bộ Công ty

- Quản lý con dấu, thực hiện nghiêm túc quy định của Nhà Nước về quản lý condấu

- Quản lý điều phối hoạt động và sử dụng xe ôtô

- Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết ở cácphòng ban, trình duyệt, mua và chuyển vào kho Công ty

- Nhận và liên hệ làm visa.

- Lên lịch sắp xếp các tour du lịch cho khách du lịch trong và ngoài nước

- Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng

b Quản lý trang thiết bị Công ty:

- Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản của toàn bộ Công ty, định kỳ cùngcác phòng ban kiểm kê tài sản

- Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản trang thiết bị

- Thực hiện sự điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình và nhật ký xe, theo định

kỳ kiểm tra và đánh giá hiện trạng của xe để có kế hoạch tu sửa bảo dưỡng

- Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị của Công ty và của nhân viên Công ty, xử

lý kịp thời các hiện tượng tiêu cực xảy ra

- Kiểm soát và giữ gìn an ninh trật tự xung quanh khu vực làm việc của Côngty

c Thực hiện chính sách nhân sự:

- Kiểm tra chấp hành nội quy, quy chế, vệ sinh Công ty

- Thực hiện các chế độ đời sống (hiếu, hỉ, lễ, tết…)

- Thảo nội quy, quy chế và chỉnh sửa bổ sung khi cần thiết cho phù hợp với tìnhhình Công ty, thảo các mẫu biểu bảng phục vụ cho công tác quản lý

- Thiết lập và quản lý hồ sơ nhân sự

- Phân tích đánh gía hiệu quả công việc của người lao động từ đó phát triểnnguồn nhân sự cho hợp lý

- Theo dõi và cập nhật biến động nhân sự của từng bộ phận theo tuần

- Xây dựng các kế hoạch sát hạch nhân sự, sắp xếp, đào tạo tuyển dụng

- Kết hợp với phòng kế toán xây dựng thang bảng lương và dõi thực hiện

- Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động như: Bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế, chế độ sinh con, nghỉ phép.

- Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của Công ty tổng hợp và đề xuất đểkhen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công.

3.1 Chức năng nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyênmôn nhất định thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng

Người Thư ký được ví như “chiếc phin pha cà phê để từ đó các vấn đề được sanglọc và đánh giá sơ bộ” Chức năng chính của người Thư ký là giải phóng thủtrưởng khỏi những công việc sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng lao động sángtạo của lãnh đạo Vì vậy việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo về các công tác tổ

Sự

Thư Ký

chức hành chính như: Tiếp khách, đãi khách, tổ chức phòng làm vệc khoa học, tổchức hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo…là rất quan trọng.

3.1.1.Đối với việc tiếp khách

Khi có khách hàng đến văn phòng công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và

Du Lịch Thành Công để đặt chuyến đi du lịch cho Trường PTTH Đa Phúc ThìThư ký là người đầu tiên trong công ty thông tin về khách hàng cho lãnh đạo:tên khách, chức danh, thuộc cơ quan đơn vị nào, mục đích của khách hàng đến

là gì? Cung cấp thông tin cần thiết cho vị khách… Sau khi chuẩn bị các thôngtin cần thiết thì Thư ký lên lịch hẹn cho lãnh đạo

3.1.2 Đối với hoạt động đãi khách

Người Thư ký có nhiệm vụ:

- Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách

- Cung cấp thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức

- Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia chiêu đãi

- Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc góp phần thành công đếnhoạt động đãi khách: thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ

Ví dụ:

Ngày 20/11/2010 công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch ThànhCông tổ chức tiệc chiêu đãi 2 xây kỹ sư dựng từ Hàn Quốc được mời sang ViệtNam để thiết kế cho Trường Trung cấp Đa ngành Người Thư ký phải cung cấpthông tin về buổi tiệc, cách thức tổ chức, thông tin về đại biểu tham gia, cáchthức tổ chức phải phù hợp với người Hàn Quốc để thể hiện sự tôn trọng khách Cung cấp cho lãnh đạo về thời gian, địa điểm tổ chức.

3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học

- Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề khá phức tạp Việc tổ chức phải xuất phát

từ những mục đích nhất đinh, tùy theo nội dung, tính chất công việc cụ thể của mỗi

cơ quan xí nghiệp Để tổ chức một phòng làm việc khoa học người Thư ký cần:

- Hiểu rõ mục đích và ý nghĩa của việc tổ chức phòng làm việc

- Tìm hiểu các vật dụng, máy móc cần thiết phục vụ cho văn phòng

- Tìm hiểu về cách bố trí, sắp xếp các vật dụng, máy móc, trang thiết bị trongphòng sao cho hợp lý và khoa học

Ví dụ:

Trong phòng Hành Chính – Tổng hợp công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại

và Du Lịch Thành Công cần phải có đầy đủ các dụng cụ, thiết bị: máy vi tính,máy photo, máy fax, điện thoại, máy in… để phục vụ cho công việc được thuậntiện và hiệu quả Trong việc sắp xếp người Thư ký cần phải hiểu rõ về cách bốtrí như: trên bàn làm việc cần có máy vi tính, điện thoại để bên tay trái, để máyphoto và máy in để gần bàn làm việc để thuận tiện khi sử dụng… Trong phòngluôn có lọ hoa tươi, đồ dùng trong phòng được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện.3.1.4 Tổ chức hội họp

Hội họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng.Nếu cuộc họp không chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thờigian Do vậy khi tổ chức cuộc họp người Thư ký cần:

- Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp

- Cung cấp thông tin cuộc họp: thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức, thành phầncủa cuộc họp…

- Cung cấp nội dung cuộc họp cho lãnh đạo: các công việc diễn ra

- Ghi lại a biên bản của cuộc họp

Ví dụ:

Để chuẩn bị cho cuộc họp gia ban đầu tuần ngày 25/4/2015, Nguyễn thị Ngân làThư ký cho cuộc họp có vai trò cung cấp thông tin cho thủ trưởng về: thời gian,địa điểm, thành phần Chuẩn bị phòng họp và ghi biên bản của cuộc họp

3.1.5 Tổ chức chuyến đi công tác

Khi tổ chức chuyến đi chuyến đi công tác cho lãnh đạo Thư ký cần:

- Xác định rõ mục đích, nội dung của chuyến đi

- Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác

- Cung cấp các thông tin liên quan cho lãnh đạo: Thời gian, địa điểm, thành phầntham gia chuyến đi, phương tiện đi lại, chỗ ăn, chỗ nghỉ…

- Chuẩn bị các giấy tờ tài liệu liên quan đến chuyến đi

3.2 Khảo sát về công tác văn thư của công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại

và Du Lịch Thành Công

3.2.1 Biên chế, trình độ cuả cán bộ văn thư trong phòng

Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công đã bố trí cán

bộ văn thư chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về văn thư Công tycũng đã tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư được tham gia các khóađào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ Vì vậy các nghiệp vụ được cán

bộ văn thư thực hiện khá tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời, chínhxác, phục vụ công tác quản lý tài liệu của công ty thêm chặt chẽ

Ngoài ra, Công ty còn trang bị các cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công tácvăn thư như: máy in, máy photo, máy vi tính, điện thoại, các giá đựng tài liệu…Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ văn thư.

Các cán bộ văn thư của Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du LịchThành Công đều tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, có trình độ tin họccũng như tiếng Anh trình độ C trở lên

Có các kỹ năng như: chữ đẹp rõ ràng, hiểu biết các quy định hiện hành về côngtác văn thư giấy tờ, bảo mật tài liệu, các hướng dẫn và đăng ký công văn, hiểubiết về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty… Cóphẩm chất đạo đức nhanh nhẹn, trung thực

3.2.2 Tổng số văn bản đến văn bản đi trong một năm

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Xây Dưng – Thương Mại và Du LịchThành Công em đã tìm hiểu và thống kê được một số văn bản đi và đến củacông ty từ năm 2009 đến năm 2014 như sau:

Tên loại

văn bản

Năm2009

Năm2010

Năm2011

Năm2012

Năm2013

Năm2014Quyết

3.2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến

 Cách thức quản lý văn bản đi:

Trình tự quản lý văn bản đi của công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và

Du Lịch Thành cơ bản tuân thủ theo các quy định của Nghị định110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2008 về công tác văn thư Theo

đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Kế hoạch… của Công

ty ban hành đều phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Côngtác quản lý văn bản đi được thực hiện tốt ở tất cả các khâu: đánh máy in vănbản, trình ký, đóng dấu, đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản đã có chữ

ký văn thư tiến hành đóng dấu, vào sổ văn bản đi Ghi lại những thông tincủa văn bản, tài liệu: tên, ký hiệu, ngày ban hành…

(Mẫu số văn bản đi xem phụ lục 03)

Tất cả các văn bản của Công ty sau khi đóng dấu và đăng ký được giữ lại ítnhất 2 bản chính: 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo do cán bộ chuyên môn phụtrách để lập hồ sơ công việc, 01 bản là bản gốc văn bản lưu tại bộ phận vănthư của cơ quan Cuối mỗi tháng văn thư sắp xếp văn bản lưu thành các tậptheo tên loại và lưu giữ tại phòng văn thư phục vụ cho việc khai thác, tra tìmhằng ngày Sau mỗi năm, cán bộ văn thư tổng hợp lập thành hồ sơ đến thờihạn nộp và lưu trữ cơ quan

- Quá trình xử lý văn bản

Khi tiếp nhận văn bản, văn thư ký nhận, trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi vănbản qua nhân viên bưu điện Sau đó văn thư phân loại thư, bóc bì văn bản, văn

bản có dấu tốc hỏa thì bóc trước Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghingoài phong bì với văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi.

- Công việc vào sổ đăng kí

Sau khi nhận văn bản, văn thư công ty đóng dấu đến vào sổ văn bản đến Ghilại những thông tin về văn bản chỉ đăng ký một lần Hình thức chính đăng kýcủa công ty là dùng sổ

(Mẫu sổ văn bản đến xem phụ lục 04)

- Trình và chuyển giao văn bản

Văn thư trình trưởng phòng sau đó nhận lại để chuyển đến đúng đối tượng chiutrách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao lập vănbản Văn bản chuyển đến ngày nào phải chuyển giao vào đúng ngày đó, bảngốc được lưu tại văn thư

3.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành

Lập hồ sơ là công việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định Đây là trách nhiệm của những cán bộ làm công tác côngvăn giấy tờ chứ không riêng gì Thư ký văn phòng Vì vậy vệc lập hồ sơ hiện hành

là khâu quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư - Lưu trữ đối với công việc củangười Thư ký văn phòng Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tácVăn thư và là mắt xích nối liền giữa công tác Văn thư với công tác Lưu trữ và cóảnh hưởng trực tiếp đến công tác Lưu trữ Lập hồ sơ tốt sẽ có căn cứ giải quyếtcông việc hàng ngày kịp thời, chính xác Để nhằm quản lý được hoạt động trongCông ty, phân loại văn bản tài liệu của các đơn vị một cách khoa học, quản lý hồ

sơ của Công ty được chặt chẽ, các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ đã lập hồ

sơ công việc Công tác Văn phòng của Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại

và Du Lịch Thành Công đã giao trách nhiệm cho các bộ phận trong Công ty phụtrách về vấn đề nào, sự cố gì, hay đối với đối tượng khách hàng nào thì bộ phận đó

có trách nhiệm lập hồ sơ về vấn đề đó Hầu hết, các đơn vị trực thuộc Công ty

TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công đã lập hồ sơ công việcmình làm một cách đầy đủ, kịp thời.

Thực tế khảo sát cho em thấy, các đơn vị và cá nhân liên quan đến công việc

có lập hồ sơ theo đúng yêu cầu, quy định của Nhà nước cũng như của Công ty Cáccán bộ làm công tác công văn giấy tờ đã lấy cặp tài liệu và đã đánh tên hồ sơ, tên

sự cố, tên khách hàng mình phụ trách vào giấy File và nhét vào gáy cặp hồ sơ ngay

từ khi công việc bắt đầu Hơn nữa trong quá trình thu thập, tiến hành lập hồ sơ, cáccán bộ cá nhân tại Công ty đã thu thập đầy đủ tài liệu theo tiến trình công việc chođến khi kết thúc

Tuy nhiên, do đặc thù, tính chất công việc với chức năng của mình, Công tyTNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công để đi đến một Hợp đồnglao động, Hợp đồng nguyên tắc, Hợp đồng kinh tế hay để xuất bản tài liệu phải cóđầy đủ một số giấy tờ như: Đề xuất, giải trình, báo cáo

3.2.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu:

Có thể nói, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụquan trọng trong công tác Văn phòng nói chung và của Công ty nói riêng Việc sửdụng con dấu bảo đảm sự chính xác và giá trị pháp lý của các văn bản Đồng thờicòn góp phần giúp cho văn bản có hình thức, thể thức theo đúng quy định của Nhànước và Công ty Đặc biệt quản lý và sử dụng con dấu còn là công cụ để đề phòng,ngăn chặn các việc làm phạm pháp trong Công ty Để đảm bảo chặt chẽ cao trongCông ty, Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công banhành quy chế quản lý Văn phòng có quy định về việc quản lý và bảo vệ con dấutheo như đúng quy định của Nhà nước và của Công ty

Các con dấu của Công ty đều do Thư ký văn phòng quản lý Thư ký vănphòng của cơ quan là người được giao trách nhiệm giữ con dấu và được đóng dấu.Trường hợp cán bộ Văn thư của Công ty vắng mặt, con dấu phải được bàn giaocho người được Giám đốc đồng ý uỷ quyền giữ và đóng dấu Con dấu của Công tycho sử dụng và quản lý theo đúng quy định tại bộ phận Văn phòng Trong trườnghợp thật cần thiết, Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền có thể mang con

dấu đi theo, nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về con dấutrong suốt thời gian con dấu nằm ngoài Công ty

Với trình độ chuyên môn, cộng với kinh nghiệm lâu năm, cán bộ Văn phòngtại Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công đã thực hiệntốt, đảm bảo đầy đủ chính xác kịp thời cho các văn bản sản sinh ra trong quá trìnhgiải quyết công việc

Nhìn chung, về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan rất khoa học, cấtgiữ cẩn thận và theo đúng quy định của Nhà nước

Tuy nhiên, việc đóng dấu của Thư ký văn phòng ở đây còn một số ít con dấuđóng hơi lệch

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1 Tiếp khách

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằmđáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu thậpđược góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan Vì vậy, tiếpkhách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty hay xí nghiệp, phòng, ban nào,nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là một hình thứcgiao tiếp góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong con mắt của đối tác

Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sựhiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng

Hoạt động tiếp khách của Thư ký diễn ra dưới các hình thức: giao tiếp điệnthoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo… nhưng ở bất cứ hìnhthức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe, biếtkết hợp hài hòa lợi ích của các bên

* Khi Thủ trưởng làm việc tại Văn phòng:

Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, người Thư ký có vai trò cực

kỳ quan trọng Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặtlãnh đạo để bươc đầu giải quyết công việc cho khách Đối với khách, ấn tượng đầutiên của khách do người Thư ký tạo nên Những ấn tượng tốt luôn luôn tạo ra sựđánh giá tốt Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của người Thư ký sẽ có ảnhhưởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giaotiếp của khách Vì vậy một trong những yêu cầu đối với người Thư ký là phải tạo

ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc

Khi khách đến điều đầu tiên và đựơc coi là lễ nghi giao tiếp không thể thiểu

đó là người Thư ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tin tưởng,bình tĩnh, không được hoảng sợ Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa chỉ vàđến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng, là khách chào hàng,khách bán hàng, khách mua hàng hiện có, hay khách mua hàng tương lai Khi

khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà ngườiThư ký đưa ra phương án giải quyết.

Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực tiếpgiải quyết, thì người Thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó thông báolại với Thủ trưởng một cách ngắn gọn Ngoài ra, Thư ký còn phải biết phân chiacác cuộc gặp cho Thủ trưởng

Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Thư ký thìThư ký phải xin ý kiến Thủ trưởng và cho gặp Thủ trưởng khi đã được Thủ trưởngđồng ý Thường thì công việc quan trọng Thủ trưởng là người giải quyết nhưngphải có sự hỗ trợ đắc lực của người Thư ký

* Khi Thủ trưởng đi công tác vắng:

Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp Thủ trưởng có nhà Thư

ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giải quyết yêucầu của khách là người chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao tiếp đó Hiệu quảcông việc của người Thư ký được đánh giá rất cao trong trường hợp này bởi thểhiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việc của một người Thưký

Trong trường hợp Thủ trưởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó màkhông thể tiếp khách được thì người Thư ký phải thanh minh một cách lịch sự, vàthể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo được thiện ý cho cuộc gặp sau

Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên người, từ đâu đến, cần bànviệc gì với Thủ trưởng Trong trường hợp bản thân khách hoặc khách cử người đếnthoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì ngườiThư ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đưa cho khách ký vào phiếu đó

Mẫu phiếu xin hẹn:

Phiếu xin hẹn số: , ngăy thâng…năm

Chữ ký của người hẹn Chữ ký, con dấu của cơ quan

Ví dụ: Lúc 11h30' ông A đến văn phòng công ty xin gặp thủ trưởng Nhưnglúc đó thủ trưởng đang bận không thể gặp được, ông A vẫn yíu cầu được gặp thủtrưởng

Trong trường hợp năy Thư ký phải mời ông A văo vă hỏi ông A từ đơn vịnăo đến gặp thủ trưởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Thư ký xem xĩt vấn đề mẵng A vừa trình băy nếu có khả năng giải quyết được thì giúp thủ trưởng giải quyếtcông việc với ông A Còn nếu không giải quyết được Thư ký hỏi ý kiến thủ trưởng

vă giải quyết vấn đề một câch hợp lý nhất, trânh mất lòng khâch, thể hiện được sựtôn trọng đối với khâch, tỏ thiện ý, thông cảm với khâch vă hẹn gặp khâch văo mộtngăy gần nhất

1.2 Đêi khâch:

Đêi khâch không phải lă một hoạt động phổ biến song hết sức quan trọng văcần thiết cho công tâc đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đêi khâch hay không đêikhâch cũng như hình thức đêi khâch năo không phải điều đơn giản Một bộ phậngắn liền với quâ trình lao động của những người cân bộ lênh đạo lă câc hoạt động

xê hội mă những hoạt động đó gắn liền với câc cuộc tiếp xúc mới, câc cuộc họp,hội thảo, thăm dò quan điểm lênh đạo Những cuộc tiếp xúc xê hội luôn hỗ trợđắc lực cho công tâc của cân bộ lênh đạo Vì vậy, những cân bộ lênh đạo phải quyđịnh những cuộc tiếp xúc với những thănh viín trong xê hội mă trước hết lă sự tiếpxúc giữa câc câ nhđn với nhau cố gắng tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận

dụng được trong những cuộc tiếp xúc đó Những hình thức của các cuộc tiếp xúc

xã hội được sử dụng là nhằm đạt đến mục đích với mức độ cao nhất Một trongnhững hình thức nói trên là việc đãi khách Tuỳ thuộc vào mục đích của các cuộctiếp xúc mà người ta sử dụng các hình thức đãi khách khác nhau

Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt được ngoài các cuộc hội họp, bànbạc trên nguyên tắc, người Lãnh đạo, Thủ trưởng và Thư ký cũng phải coi các bữatiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi cũng là công việc Kiến thức trong đãi kháchkhông chỉ quan trọng đối với Thư ký mà còn đối với bất cứ ai tham gia hoạt độngđối ngoại trong hoạt động công sở Đây có thể coi là một trong những hình thứctiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến trong công tác nghiệp vụ Vănphòng Trên thực tế không ít trường hợp hiệu quả công việc đạt được ngay tronghoặc sau bữa ăn Ở công sở, bữa ăn không thể coi là lúc hưởng thụ bên bàn tiệc,sau bữa ăn người với người đối xử với nhau chân thành hơn, sẽ dễ dàng nói chuyệnvới một người khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là tại một chiếc bàn giấylạnh lẽo và "những mớ chính trị khô khan"

Trong quá trình đãi khách các Thư ký văn phòng phải thực hiện các côngviệc sau đây:

1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách

Thông thường Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch ThànhCông sử dụng ba hình thức đãi khách cơ bản: giải khát, tiệc và chiêu đãi Thư kýphải dựa vào những thông tin tổng hợp để lựa chọn hình thức đãi khách sao chophù hợp với việc giải quyết mối quan hệ giữa Công ty với khách

1.2.2 Chuẩn bị đãi khách

1.2.2.1 Lập danh sách khách mời

Khi chuẩn bị đãi khách Thư ký phải lập danh sách khách mời và phải đảmbảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc

1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời

Thư ký phải lựa chọn hình thức mời sao cho phù hợp với mục đích, vị trí,chức vụ của người được mời Phần lớn các thư ký công ty TNHH Xây Dưng –Thương Mại và Du Lịch Thành Công thường sử dụng văn bản khi soạn thảo giấymời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác và giá trị hợp pháp của thông tin.Trong một số trường hợp khẩn cấp thì cũng có thể sử dụng điện thoại để chuyểnlời mời nhưng rất hạn chế

1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm

Căn cứ vào mục đích tổ chức và trên cơ sở các thông tin có liên quan như:+ Số lượng đại biểu chính thức có khả năng tham gia

+ Hình thức tiệc

+ Sự thuận tiện trong đi lại

+ Chi phí tối đa được phép chi trả

+ Chức vụ của đại biểu

+ Các nghi thức buộc phải thực hiện

Địa điểm được lựa chọn phải là phương án tối ưu nhất trên cơ sở giải quyếtthứ tự các ưu tiên trên

Một điều quan trọng nữa là trong công tác tổ chức đãi khách đó là ngườiThư ký phải bố trí chỗ ngồi thích hợp, đúng cấp bậc cho từng đối tượng giao tiếp.Theo quan sát của tôi thì khi tiến hành chiêu đãi vị trí chỗ ngồi quan trọng nhấtthường được các Thư ký bố trí ở bên phải của người chủ tiệc, người quan trọng thứhai ở bên trái và cứ thế tiếp tục; ngoài ra nam giới thường đươc xếp xen với nữgiới

II QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan là yêu cầu bắt buộc ởbất kỳ cơ quan nào, để đảm bảo cho cơ quan hoạt động có hiệu quả, thực hiện cácmục đích mà cơ quan đó đặt ra Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của cấp trên, chức năng,nhiệm vụ của cơ quan thì quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳđược thực hiện theo trình tự:

Bước 1: Yêu cầu các đơn vị, phòng ban đăng ký những việc ở đơn vị nhưngthuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo cơ quan Những việc này là nhữngcông việc quan trọng, cần thiết phải đưa vào chương trình, kế hoạch công tácchung của cơ quan

Bước 2: Dựa vào các căn cứ để lập chương trình, kế hoạch, lịch làm việctrên cơ sở các thông tin thu được, phòng Hành chính – Tổng hợp trực tiếp dựthảo chương trình công tác thường kỳ của cơ quan

Trong quá trình dự thảo không nên sử dụng thông tin một cách máy móc, rờirạc Chương trình, kế hoạch và lịch làm việc phải được tập trung giải quyếtnhững vấn đề cơ bản, tránh những chi tiết quá vụ vặt Mặc dù chương trình,

kế hoạch, lịch làm việc cần thống nhất khi xác định mục tiêu cần linh hoạt

Sự máy móc, bảo thủ khi lựa chọn giải pháp có khả năng ảnh hưởng trựctiếp đến việc thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch làm việc sau này

Xác định cụ thể trách nhiệm của mỗi cá nhân khi tham gia thực hiện chươngtrình, kế hoạch Nên tránh việc quy định chung vì điều này sẽ gây ra khókhăn trong việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện khi áp dụng biện phápđiều chỉnh

Bước 3: Sau khi dự thảo xong, phòng Hành Chính - Tổng hợp gửi bản dựthảo đến các phòng trong công ty để lấy ý kiến đóng góp

Bước 4: Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, phòng Hành Chính Tổng hợp sẽ hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo cơ quan phêduyệt.

-Trên cơ sở dự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, cần tiến hành: đảm bảo tínhcông khai khi thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch làm việc Tạo điều kiệncho các đối tượng thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch làm việc nhận rõgiá trị và ý nghĩa của chương trình, kế hoạch

Bước 5: Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác cho lãnh đạo

Xây dựng báo cáo về tiến độ thực hiện công việc, áp dụng các biện phápđảm bảo cho chế độ này được thực hiện

Xây dựng các quy định về công tác kiểm tra

Sau khi chương trình, kế hoạch công tác được triển khai thực hiện PhòngHành chính – Tổng hợp sẽ giúp lãnh đạo đánh giá này là phải dựa vào sự sosánh giữa kết quả thực tế thu được sau khi chương trình, kế hoạch, công tác,lịch làm việc của cơ quan được thực hiện và các chỉ tiêu đặt ra khi xây dựngchương trình, kế hoạch

Việc tổng kết sẽ giúp phòng Hành chính - Tổng hợp rút ra những bài họckinh nghiệm về phương pháp, kỹ thuật tổ chức, giá trị của biện pháp điềuchỉnh, giá trị của công tác giám sát… trong việc tổ chức thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác và lịch làm việc của cơ quan

2.1 Chương trình công tác năm.

Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm các phòng, ban gửi danh mụccác đề án cho phòng Tổng hợp – Hành chính Phòng Tổng hợp – Hành chính

có nhiệm vụ dự kiến chương trình công tác năm rồi trình lên Ban lãnh đạoduyệt Sau khi có chữ ký phê duyệt của Ban lãnh đạo phòng Hành chính –Tổng hợp tiến hành gửi đến tất cả các phòng ban của công ty

2.2 Chương trình công tác quý.

Chương trình công tác quý của Công ty được cụ thể hóa từ chương trìnhcông tác năm Chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối quý, các phòng ban gửi báocáo kết quả hoạt động tháng trước và lên chương trình cho tháng sau Sau đó trìnhlãnh đạo phê duyệt và ban hành chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý

2.3 Chương trình công tác tháng.

Chương trình công tác tháng được triển khai cụ thể của chương trình côngtác quý Văn phòng tổng hợp lại các báo cáo kết quả hoạt động tháng trước và lênchương trình cho tháng sau Sau đó trình lãnh đạo phê duyệt và gửi đến các phòngban liên quan

2.4 Chương trình công tác tuần.

Từ công chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần và yêu cầu thực tếcông việc được giao, trưởng các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức cơ quantiến hành đăng ký lịch công tác tuần của lãnh đạo văn phòng trực tiếp tại phòngHành Chính – Tổng hợp Việc đăng ký lịch tuần của Lãnh đạo văn phòng đượcthực hiện thường xuyên, hằng ngày

Chuyên viên phòng Hành chính – Tổng hợp tổng hợp, xây dựng lịch côngtác tuần của Lãnh đạo văn phòng tuần sau, trình giám đốc phê duyệt trước thứ 7hàng tuần

Ví dụ: Chương trình công tác tuần của Giám đốc Công ty TNHH Xây Dựng– Thương Mại và Du Lịch Thành Công

( phụ lục 05)

Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp Thủ trưởng tổ chức công việchiệu quả hơn

III CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN

Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực hiệnviệc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan Mỗi Hội nghị khi tổ chức đều

- Tính khả thi khi triển khai

- Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị

- Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị

+ Thời gian Hội nghị

+ Địa điểm Hội nghị

+ Thành phần Hội nghị

+ Nội dung Hội nghị

+ Phân công nhiệm vụ

+ Kinh phí

3.2 Chuẩn bị hội nghị

Trong giai đoạn này Thư ký cần thực hiện các công tác công việc cụ thể nhưsau:

3.2.1 Xây dựng chương trình nghị sự Hội Nghị

Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình các côngviệc sẽ được tiến hành tại Hội nghị Do đó chương trình nghị sự phải đảm bảo một

số yêu cầu sau:

 Các vấn đề phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý

 Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến Hội nghị

Về cơ bản chương trình nghị sự công khai Dù có sự khác biệt về kỹ thuật xâydựng song trong 2 mẫu chương trình nghị sự, về cơ bản đều phải trình bày các nộidung thông tin như: trình tự các vấn đề trình bày; nội dung vấn đề; thời gian đểthực hiện từng vấn đề Chương trình nghị sự Hội nghị thường có các nội dung như:

- Các hoạt động sẽ diễn ra trong cuộc họp và sắp xếp theo trình tự thời gian

- Người được giao nhiệm vụ thực hiện hoặc phụ trách điều hành các hoạt độngtrong Hội nghị hoặc trong cuộc họp

- Thời gian bắt đầu và kết thúc dành cho từng hoạt động

- Thời gian nghỉ giữa các hoạt động

Sau khi lập chương trình cán bộ văn phòng cần phát trước cho khách mời, Đạibiểu để người dự chủ động trong việc tham gia góp ý, đọc tham luận, báo cáo.Tại công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công, Hội nghịliên quan đến vấn đề gì thì sẽ mời các phòng, hoặc cá nhân có liên quan đếntham dự Từ đó các phòng ban đơn vị, cá nhân sẽ chịu trách nhiệm thực hiện vìmục tiêu chung của Công ty

3.2.2 Lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời

Tổng số cơ cấu của đại biểu đã được xác định tại kế hoạch hội nghị Vì vậytrong giai đoạn này Thư ký lập danh sách chi tiết đại biểu và trên cơ sở từngnhóm đại biểu để lựa chọn hình thức mới

Khi lập danh sách Thư ký nên ghi rõ họ tên, chức danh, đơn vị và địa chỉ liên

hệ của đại biểu Không mời những người không có trong thành phần được dựhôi nghị

Sau đó tiến hành soạn thảo giấy mời Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu,tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ, Thư ký sử dụng nhiềuloại giấy mời khác nhau Khi gửi giấy mời cho đại biểu các Thư ký Văn phòngCông ty TNHH Xây dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công luôn luôn cốgắng đảm bảo các yêu cầu cơ bản như: Thể thức văn bản; sự trang trọng; cácthông tin cơ bản về cơ quan, đơn vị cá nhân mời, tên hội nghị, họ tên chức vụngười được mời, thời gian, địa điểm, các yêu cầu với đại biểu khi tham gia Hộinghị, hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn Tuy nhiên với những Hội nghịthường xuyên trong công ty mà thành phần đã cố định thì không cần thiết gửigiấy mời

3.2.3 Chuẩn bị địa điểm

Việc bố trí địa điểm Hội nghị phải căn cứ vào tính chất, mục đích của cuộc họp,căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của những người tham dự căn cứ vàođiều kiện hiện có của cơ quan Thư ký cần tiến hành các công việc sau: Lựachọn cách sắp xếp bàn ghế sao cho phù hợp với mục đích của việc tổ chức;kiểm tra lại các trang thiết bị cần sử dụng tại hội nghị như: ánh sáng, băng rôn,

cờ hoa hội nghị…;

3.2.4 Chuẩn bị thời gian

Thời gian chi tiết của hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự, tuynhiên để đảm bảo thành công của hội nghị Thư ký cần chú ý:

- Không tổ chức Hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ không tham dựđược

- Xác định thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị

- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp các phầntrong chương trình nghị sự.

3.2.5 Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị

Việc ghi biên bản hội nghị sẽ do Thư ký Hội nghị đảm nhiệm, tuy nhiên việcchuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho Thư ký Hội nghị thực hiện nhiệm vụ lại làtrách nhiệm của Thư ký văn phòng Trong giai đoạn này, Thư ký tiến hành cáccông việc sau:

- Kiểm tra lại chỗ ngồi của Thư ký hội nghị

- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản

- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản

- Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản

3.3 Tiến hành Hội nghị

3.3.1 Đón đại biểu

Tùy theo tính chất tầm vóc, quy mô và vị trí của từng đại biểu, Thư ký có thể ápdụng nhiều hình thức khác nhau trong việc chào đón đại biểu Đối với hội nghịnhỏ, việc chào đón được tiến hành với từng đại biểu Đối với những Hội nghị

có quy mô lớn thì sử dụng: băng rôn, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thôngquan diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình

3.3.2 Điểm danh đại biểu

Việc điểm danh đại biểu giúp cho Thư ký xác định chính xác số lượng đại biểuchính thức tham dự Hội nghị Điều này có liên quan đến giá trị của Hội nghị.Thư ký có thể áp dụng các hình thức khác nhau để điểm danh đại biểu như:

- Sơ đồ vị trí chỗ ngồi

- Thẻ đại biểu

- Đăng ký của trường đoàn đại biểu tại ban lễ tân

- Phiếu đăng ký

3.3.3 Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân

Cần đảm bảo cho hội họp diễn ra đúng giờ, đúng chương trình, dự định và bảođảm thời gian giải lao khoảng 15 phút Thông báo cho các đại biểu có liên quan

về chương trình nghị sự Bên cạnh đó Thư ký còn phải làm công tác lễ tân: tiếpnước, phát tài liệu…cho đại biểu tham gia Hội nghị

3.3.4 Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị

Tùy theo yêu cầu của thủ trưởng, Thư ký có thể sử dụng nhiều hình thức khácnhau khi ghi biên bản với nhiều phương tiện kỹ thuật song biên bản phải đảmbảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Đúng kỹ thuật

- Đúng thể thức

- Thông tin chính xác, khách quan

3.4 Những công việc phải làm của Người thư ký sau hội nghị

Sau khi các Hội nghị kết thúc người Thư ký Văn phòng còn phải thực hiện một

số công việc sau:

- Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ Hội nghị Những tài liệu cấn thu thập

là chương trình, báo cáo tổng kết, các bản tham luận, biên bản…

- Giúp Thủ trưởng thông báo và triển khai kết luận của Hội nghị

- Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau hội nghị

- Soạn thảo công văn hoặc thư cảm ơn các đại biểu quan trọng đến tham dự Hộinghị

Công ty TNHH Xây Dựng – Thương Mại và Du Lịch Thành Công thườngxuyên tổ chức các cuộc họp giao ban đầu tuần, tuy nhiên quy mô của cuộc họpthường không lớn vì thế công tác tổ chức thực hiện cũng khá đơn giản