Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY CP sản XUẤT THƯƠNG mại vận tải và xây DỰNG tín NGHĨA

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 2 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 3 DANH MỤC BẢNG BIỂU 4 LỜI MỞ ĐẦU 5 PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 6 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 6 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan 9 1. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 9 1.1: Hội đồng quản trị 9 1.2: Giám đốc 9 1.3: Phó giám đốc 9 1.4: Phòng Tổ chức Hành chính 10 1.5: Phòng Kinh Doanh 11 1.6: Phòng Kế Toán 11 1.7: Bộ phận lái xe 12 2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12 2.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính 12 2.2 Bản mô tả công việc của thư ký Ban Giám Đốc 13 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty Cổ Phần Sản xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa 14 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 14 1.1: Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách 14 1.2: Tổ chức hội nghị 16 1.3: Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo. 18 1.4: Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng. 19 2. Khảo sát về công tác văn thư 21 2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 21 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 22 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến 23 2.4: Công tác lập hồ sơ hiện hành 32 PHẦN II: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA 35 1. Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng. 35 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 36 3.Công tác tổ chức hội họp của công ty CP Sản Xuất Thương Maị Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa. 37 4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 38 4.1 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 39 4.2 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 39 5. Mô hình tổ chức phòng làm việc 41 6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng của công ty 42 PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN NGHĨA 47 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong công ty CPSXTMVVTTN 47 1. Những ưu điểm, nhược điểm 47 II. Giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 48 1. Phương hướng, nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới 48 1.1 Phương hướng 48 1.2. Nhiệm vụ 49 2. Giải pháp nâng cao hiệu hiệu quả của công tác thư ký trong văn phòng 49 2.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức công tác văn thư lưu trữ 49 2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng đặc biệt là nhân viên thư ký 50 2.3. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBCNV 51 2.4. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban. 52 3. Đề xuất và kiến nghị. 52 KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 2

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 3

DANH MỤC BẢNG BIỂU 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 6

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 6

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan 9

1 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 9

1.1: Hội đồng quản trị 9

1.2: Giám đốc 9

1.3: Phó giám đốc 9

1.4: Phòng Tổ chức - Hành chính 10

1.5: Phòng Kinh Doanh 11

1.6: Phòng Kế Toán 11

1.7: Bộ phận lái xe 12

2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12

2.1 Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính 12

2.2 Bản mô tả công việc của thư ký Ban Giám Đốc 13

III Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty Cổ Phần Sản xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa 14 1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 14

1.1: Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách 14

1.2: Tổ chức hội nghị 16

1.3: Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo 18

1.4: Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng 19

2 Khảo sát về công tác văn thư 21

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 21

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 22

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến 23

2.4: Công tác lập hồ sơ hiện hành 32

PHẦN II: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA 35

1 Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 35

2 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 36

3.Công tác tổ chức hội họp của công ty CP Sản Xuất Thương Maị Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa 37

4 Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 38

4.1 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 39

4.2 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 39

5 Mô hình tổ chức phòng làm việc 41

6 Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng của công ty 42

PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN NGHĨA 47

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong công ty CPSXTMVVTTN 47

1 Những ưu điểm, nhược điểm 47

II Giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 48

1 Phương hướng, nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới 48

1.1 Phương hướng 48

1.2 Nhiệm vụ 49

2 Giải pháp nâng cao hiệu hiệu quả của công tác thư ký trong văn phòng 49

2.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức công tác văn thư lưu trữ 492.2 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng đặc biệt là nhân viên thư ký 502.3 Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạocủa đội ngũ CBCNV 512.4 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban 52

3 Đề xuất và kiến nghị 52

KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, dưới sự giảngdạy tận tình của các thầy cô giáo trong trường nói chung và các thầy cô KhoaQuản Trị Văn Phòng nói riêng cùng với tinh thần học hỏi của bản thân, em đãđược trang bị những kiến thức cơ sở ngành và kiến thức chuyên ngành Thư kývăn phòng Nhưng nếu chỉ dừng lại ở lý thuyết và sách vở thì chưa đủ mà phảigắn lý thuyết với thực hành thì mới phát huy được hiệu quả tốt nhất Chính vìvậy, kế hoạch tổ chức cho sinh viên đi thực tập cuối khóa học là việc làm rấtcần thiết

Trong quá trình thực tập, em đã lĩnh hội được nhiều kiến thức mới vôcùng bổ ích, đó chính là hành trang để em vững bước tiến vào tương lai trongquá trinh hội nhập của đất nước Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tớicác thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng đặc biệt là cô Nguyễn Thị Kim Chi

và cô Nguyễn Thu Hường cùng toàn thể cán bộ nhân viên phòng Hành Chính –Nhân Sự Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng TínNghĩa đã hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên Cấn Thị Vân Anh

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Vận Tải Và Xây Dựng Tín NghĩaKCN: Khu Công Nghiệp

BGĐ: Ban Giám Đốc

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty CPSXTMVTVXDTN

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Thống kê số lượng văn bản được soạn thảo của Công ty từ 2012 – 2014Bảng 2.2: Thống kê các loại văn bản của Công ty CPSXTMVTVXDTNBảng 2.3: Tổng kết văn bản đến của Công ty CPSXTMVTVXDTN

Bảng 2.4: Tổng kết văn bản đi của Công ty CPSXTMVTVXDTN từ năm

2012 – 2014

Bảng 2.5: Thống kê các cuộc họp trong năm

LỜI MỞ ĐẦU

Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranhthì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhàcung cấp là một yếu tố hết sức quan trọng… Không ngoại trừ một doanh nghiệphay một tổ chức kinh tế nào lại muốn mình hoạt động kinh doanh không có hiệuquả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Công ty Cổ phần Sản xuấtThương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa hoạt động có vai trò đặc biệt quantrọng góp phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xãhội nói chung cũng như công ty nói riêng Công tác văn phòng của công ty đó làthu thập và xử lý thông tin, lưu trữ tài liệu để phát triển công ty Qua đó chúng tathấy được tầm quan trọng của văn phòng Hàng ngày tại công ty thường xuyên

có các văn bản đến, văn bản đi Nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng vănthư là nơi tiếp nhận, xử lý và giải quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động củacông ty sẽ gặp khó khăn và thậm chí là gây hậu quả nghiêm trọng

Sau quá trình thực tập tại công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải

Và Xây Dựng Tín Nghĩa em nhận thấy công tác văn phòng ở đây thực sự là mộthoạt động hét sức cần thiết Mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng để hoàn thiệncông tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề cần được bổ sung và đổimới

Là một sinh viên thực tập đã được trang bị kiến thức trên lớp em sẽ cốgắng đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng củacông ty

Đề tài bài báo cáo của em là :” Nghiệp vụ thư ký văn phòng tại Công ty

Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa”

Bố cục được chia làm 3 chương:

Phần I: Khái quát chung về Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa

Phần II: Thực trạng công tác thư ký của Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa

Phần III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thư ký của công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa

PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

Công ty CP Sản Xuất Thương Mại Và Vận Tải Tín Nghĩa là công ty hoạt động trên lĩnh vực vẫn chuyển hàng hóa bằng đường bộ Công ty sử dụng các phương tiện vận tải chủ yếu là xe tải để vận chuyển hàng hóa theo các đơn đặt hàng của đối tác

» Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa

» Ngày thành lập: 25/02/2010

» Giám đốc: Cấn Kim Cửu

» Trụ sở: Thôn 10 – Thạch Hòa – Thạch Thất – Hà Nội

» Số fax: 0439,820,990

» Địa chỉ e-mail: vlxdngachin@gmail.com

» Mã số thuế: 0104502886

» Số điện thoại: 0986336307

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Mặc dù mới gia nhập vào thị trường nhưng Công ty CP Sản Xuất ThươngMại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa cũng là một trong những công ty hàng đầu

về dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ trên địa bàn huyện Thạch Thất nóiriêng và trên toàn thành phố Hà Nội nói chung

Ngay từ khi thành lập, công ty đã và đang phát triển theo định hướng kinhdoanh vận tải hàng hóa bằng đượng bộ, kết hợp với việc bán nguyên vật liệu xâydựng, vận dụng các phương tiện vốn có của công ty để vận cuyển hàng hóa từnơi này đến nơi khác theo yêu cầu và thu lợi nhuận thông qua phí vận chuyển.Luôn luôn tìm hiểu, học hỏi, rút kinh nghiệm từ các công ty lớn, từ các thất bạicủa nhiều công ty trong ngành, Giám đốc công ty đã nhận định được rằng việcđầu tư vào các trang thiết bị, các cơ sở vật chất kĩ thuật, kho bãi, phương tiệnvận chuyển… cũng như “chìa khóa” của công ty chính là bộ phận văn phòng làviệc chủ chốt và phải thường xuyên chú trọng

Trong những năm qua, công ty đã không ngừng đầu tư và phát triển từ các

cơ sở vật chất ký thuật như kho bãi, nhà xưởng,… cho đến các phương tiện vẫn

chuyển và đặc biệt là nguồn nhân lực để phục vụ cho công ty, đáp ứng được nhucầu của thực tế Thị trường trước kia, khi công ty mới được thành lập chỉ là cáccông ty trong KCN tại địa bàn Thành phố Nhưng qua nhiều thời gian, nhờ chữ “Tín” và chất lượng công ty đã khẳng định được thương hiệu, danh tiếng củamình đén nhiều doanh nghiệp trong địa bàn thành phố cũng như các tỉnh thànhlân cận, từ đó ngày càng có nhiều bạn hàng tin cậy hơn, thu về được nhiều lợinhuận hơn.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ 1.1:Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần sản xuất thương

mại vận tải và xây dựng Tín Nghĩa

( Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chính)

PHÒNG KINH DOANH

GIÁM ĐỐC

CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN LÁI XE

BAN KIỂM SOÁT

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

PHÒN

G KỸ THUẬ T

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng

Hội đồng quản trị tổ chức họp định kỳ hàng quý nhằm đánh giá kết quảhoạt động kinh doanh của từng quý của nhóm công ty và thảo luận những vấn đềthuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị của Công ty đồng thời là ban giám đốc, chủ tịch quảntrị kiêm giám đốc Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty

1.2: Giám đốc

Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhấtcủa công ty, chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về việc thự hiện cácquyền và ngĩa vụ của mình cũng như của công ty

- Thực hiện các Nghị quyết của hội đồng quản trị và đại hội đồng cổđông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Hội đồng quản trị và đại hộiđồng cổ đông đã được thông qua

- Quyết định tất cả những vấn đề không phải có Nghị quyết của hội đồngquản trị bao gồm thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại,

tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh thường lệ của công ty theo nhữngthông lệ quản lý tốt nhất

- Thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm dược Đại Hội cổ đông và Hộiđồng quản trị thông qua

- Đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý củacông ty

1.3: Phó giám đốc

Giúp việc cho giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công

ty theo sự phân công của giám đốc

Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công vàchịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động.

1.4: Phòng Tổ chức - Hành chính

Phòng TC – HC là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc công ty,

về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách củanhà nước đối với CBCNV, quản lý hồ sơ, lý lịch của CBCNV, công tác hànhchính, công tác văn thư lưu trữ, phục vụ xe con của công ty Điều động xe vậnchuyển hàng hóa

Nhiệm vụ của phòng TC – HC:

- Tổ chức, đào tạo, tuyenr dụng nhân sự Xây dựng, cập nhật duy trì vàcải tiến các chính sách về nhân sự, các quá trình liên quan đến hoạt động củacông ty, chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục liên quan đến giải quyết các chế

độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của Luật lao động và quy chế của côngty

- Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xãhội và từ thiện

- Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm

- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định

- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức côngđoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ, các phong trào thể thao…

- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu côngviệc của phòng TC – HC Quản lý công văn đến, đi và các tài liệu trong côngty; sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơcông ty

- Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoại, tiếp nhận công văn đến

- Điều động xe đi thực hiện nhiệm vụ

Bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ bảo quản các xe, các thiết bị trong kho bãi, nhàxưởng, công ty Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước giám đốc nếu xảy ra mất mát,

hư hỏng các tài sản của công ty ngoài giờ hành chính và các ngày nghỉ lễ

1.5: Phòng Kinh Doanh

Có chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất, nhập

- Kinh doanh các mặt hàng của công ty

- Nhập hàng và bán các mặt hàng của công ty

1.6: Phòng Kế Toán

Phòng TC – KT là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty vềmặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thờinguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh Trong đó kế toán trưởng

là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về việcthực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán củacông ty

Phòng kế toán có nhiệm vụ như sau:

- Bộ phận kế toán - tài chính phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phíhàng tháng trình Tổng giám đốc phê duyệt

- Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán cáchợp đồng theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống kê

và nguyên tắc thông quyết toán của nhà nước và điều lệ của công ty

- Phải phối hợp kịp thời và thường xuyên với các phòng ban để đánh giáhiệu quả kinh doanh, giá thành, tìm ra khâu thất thoát yếu kém trong quản lýkinh doanh Từ đó đề nghị với giám đốc công ty có biện pháp điều chỉnh kịpthời

- Làm công tác hạch toán kế toán, báo cáo thống kê thực tế tại công ty vàbáo cáo từ ngày 23- 30 hàng tháng về công ty, cùng với bản kế hoạch cho thángsau

- Phải thiết lập hệ thống phương pháp quản lý và thống nhất các bản báocáo trình tổng giám đốc phê duyệt, là cơ sở để quản lý

- Trong quá trình thực hiện để phù hợp với tính năng động của công ty màvẫn đảm bảo được chế độ quản lý chặt ché, đề nghị liên tục cải tiến, đổi mớiphương pháp, thay đổi phương pháp quản lý đều phải được giám đốc phê duyệt

1.7: Bộ phận lái xe

- Chịu trách nhiệm về việc bảo quản xe của mình

- Thực hiện việc chuyên chở hàng hóa theo yêu cầu của các đơn đặt hàngđược giám đốc phê duyệt

- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng

2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng

2.1 Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật

tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

- Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vựchành chính

- Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính của công ty

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính

* Quyền hạn

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng hành chính

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhânviên trong văn phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên văn phòng,đánh giá việc thực hiện của nhân viên trực thuộc…

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển…đối với nhân viên trongvăn phòng

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đè xuất của các cá nhân hay bộphận khác dựa trên nội quy, quy định công ty và pháp luật hiện hành.

- Được quyền kiểm tra, chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phátsinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty

- Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ,nhà nước để CBCNV am hiểu và thực hiện

Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệ

u chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao

- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các

vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích củaCông ty hoặc của người lao động

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC.Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận,

tổ chức phối hợp

điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ

* Báo cáo và ủy quyền

- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh theo nhiệm vụ đượcgiao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuấthoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao

- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện

2.2 Bản mô tả công việc của thư ký Ban Giám Đốc

Vị trí: Thư ký Ban Giám Đốc

Bộ phận: Hành chính quản trị

* Nhiệm vụ

- Sắp sếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghichép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám Đốc để phục vụ việcquản lý điều hành

- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Giám đốc

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các

phòng ban và tổng hợp gửi lên tổng giám đốc

- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan

- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu

- Thực hiện các công việc của Giám đốc

* Báo cáo công việc

- Báo cáo công việc thực hiện thường xuyên và trực tiếp cho lãnh đạo vănphòng

III Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty Cổ Phần Sản xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng

Để Giám đốc làm việc và hoàn thành công việc của mình một cách tốtnhất thì đằng sau là một người thư ký tài năng, thông minh Người thư ký vănphòng có vai trò hết sức quan trọng đối với văn phòng của Công ty và là trợ thủđắc lực cho lãnh đạo trong mọi hoạt động của Công ty

“Thư ký Văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vựcchuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng”

Người thư ký văn phòng có vai trò không thẻ thiếu trong một văn phòngcủa công ty Luôn đi kèm với rất nhiều chức năng và nhiệm vụ để giúp đỡ Thủtrưởng trong mọi hoạt động của văn phòng

1.1: Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách

a Tổ chức tiếp đãi khách trong công ty

Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồiđợi trước khi khách vào làm việc với công ty Trong phòng cần treo nội quy tiếpkhách với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết sốlượng và yêu cầu của khách đặc biệt để chuẩn bị kịp thời, chu đáo trong việctiếp khách cũng như những công việc có liên quan

Thư ký cần nắm dõ những vấn đề cụ thể trong tiép khách để phổ biến chocác đơn vị thực hiện và duy trì

- Ngày, giờ tiếp khách của công ty

- Việc tiếp khách của Giám đốc và các phó giám đốc

- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty

- Trường hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo

- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty

- Nhiệm vụ của thư ký trog việc tiếp khách

b Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách

Vai trò của người thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký làngười đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách, ấn tượng đầu tiên của khách đốivới cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nênnhững thuận lợi cho những công việc tiếp theo… thư ký không chỉ làm nhữngnhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn là người trực tiếp giải quyết nhữngyêu cầu của một số lượng khách quá lớn xin gặp giám đốc

- Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác

- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc

- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tàiliệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết

- Trong những trường hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếpkhách, vừa làm nhiệm vụ phiên dịch

Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thểghi ngay vào cuốn sổ, phiếu hẹn…

Thư ký cần phải lưu vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn

trong trường hợp lãnh đạo cần có chương trình hoạch định sẵn cho buổi tiếpkiến sắp tới thì thư ký sẽ phải ghi thật tường tận

Cũng có những cuộc hẹn của khách phải hủy bỏ vì giám đốc đi công tácchưa vè kịp thì thư ký cần phải từ chối một cách khéo léo, tế nhị, ngắn gọnnhưng đủ để khách hiểu và thông cảm

Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng cáchgửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những thông tinchi tiết hơn, đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp Trong trường hợp này thư ký cần hếtsức thận trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân biệt

dõ dàng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than phiền… côngviệc này đòi hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những quy định củacông ty

Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi ngườithư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất Sau mỗicuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc này đòihỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng xử cũng như nhữngvốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòngthiện cảm đem lại hiệu quả công việc cao nhất

1.2: Tổ chức hội nghị

a Lập kế hoạch hội nghị

Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập

kế hoạch hội nghị Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích dõ dàng, đượcchuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả

Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau:

- Tên hội nghị

- Thời gian hội nghị

- Thành phần hội nghị

- Nội dung hội nghị

Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo cáo với giám đốc

và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.

mà người thư ký nắm được

- Xác định thời gian hội nghị: Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phảiước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trìthời gian hội nghị Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm

vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa

- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửigiấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản Chuẩn bị đầy đủbàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu… tất cả phải được bố trí khoa học,hợp lý

- Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc

- Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tùy theo tính chất của từng hội nghị màquyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao

d Công việc sau hội nghị

- Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thứcthông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc

- Theo chỉ thị của giám đốc có thể gửi thư trao đổi, công văn hành chính

hoặc các giấy tờ cần thiết khác.

- Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị

Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế

mà càng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lưoựng hội nghị là một yêu cầu củanghệ tuật quản lý Thư ký phải có trách nhiệm giúp giám đốc hoàn thành mộtcách xuất sắc công việc này

1.3: Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo.

a Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo.

- Người thư ký cần phải hiểu dõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môncủa mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động

- Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thông tin của giám đốc

- Đánh giá được ý nghĩa của những thông tin mà mình thu thập, xử lý,phục vụ tin với những người dùng tin

- Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thậpnhững thông tin cần thiết

- Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai tháckhoa học, hợp lý, đúng lúc

- Các nguồn thông tin chủ yếu trong công ty: mua thông tin, trao đôỉthông tin, mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng

b Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại

Trong một văn phòng hiện đại điện thoại với máy tính như một trợ thủđắc lực của lãnh đạo và các ban ngành Đây là một trong những phương tiệnthông tin hiện đại nhất mà hằng ngày người lãnh đạo và những cán bộ nhân viênluôn phải sử dụng để điều hành công việc Tổ chức tốt việc sử dụng điện thoại

sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong giải quyết công việc của người lãnhđạo cũng như của các ban ngành chức năng có liên quan

Bố trí điện thoại trong phòng làm việc là điều cần thiết nhưng phải đảmbảo tính khoa học và thuận lơi

Người thư ký đóng vai trò như “phin cà phê” sàng lọc các cuộc đàm thoại,điện thoại của giám đốc Mọi người gọi điện thoại cho giám đốc qua thư ký,hoạt động đàm thoại điện thoại chiếm phần lớn thời gian của người thư ký Vìtheo thống kê của các nhà chuyên môn thì 75% các vấn đề hàng ngày được giảiquyết qua điện thoại Vậy nên khi đàm thoại qua điện thoại thư ký cũng phảichuẩn bị kỹ, phải chuẩn bị những tài liệu cần thiết, nên kê ra từ trước nhũng vấn

đề có thể xuất hiện trong khi đàm thoại, nắm vững được nghệ thuật nói và ngheđiện thoại Tóm lại, qua cuộc nói chuyện điện thoại người ta có thể đánh giá cátính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó có cảm tình tốthoặc ngược lại với thư ký nói riêng và toàn công ty nói chung

1.4: Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng.

a Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc

Chức năng quản lý của nhà nước, chức năng quản lý sản xuất của công ty

sẽ quy định phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của giám đốc Các chuyến đicông tác nhằm thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết nhữngvấn đề cụ thể thuộc chương trình kế hoạch đã xác định Điều này thư ký cầnquan tâm đó là:

- Chức năng, nhiệm vụ của công ty mà mình đang làm việc

- Mối quan hệ của công ty mình với công ty khác

- Nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi và trong mối quan hệ vớicác công ty khác

b Lập kế hoạch các chuyến đi công tác

Các chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phảiphù hợp với kế hoạch chung trong năm của công ty Khi lập kế hoạch cácchuyến đi công tác kể cả các chuyến đi đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì đòihỏi người thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn Những vấn đề chủ yếutrong việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Nội dung của chuyến đi

- Mục tiêu của chuyến đi

- Thời gian công tác

- Cán bộ cùng đi với lãnh đạo

- Phương tiện giao thông

- Giấy tờ cần thiết

- Tài liệu tham khảo, nghiên cứu

- Kinh phí cho chuyến đi

c Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác

- Liên hệ cụ thể nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công tytiếp nhận về ngày giờ đến và danh sách người đến bằng công văn, điện thoạihoặc fax…tùy theo phạm vi của chuyến đi mà điều chỉnh cho hợp lý về thời gian

và nội dung công tác

- Chuẩn bị nội dung công tác: Đây là phần cơ bản nhất của chuyến đicông tác, tùy thuộc vào mục đích của chuyến đi mà nội dung có độ phức tạpkhác nhau Vì thế người thư ký không thể tự mình giải quyết mọi công việc chogiám đốc mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của giám đốc đến các bộ phậnchức năng hoặc phối hợp với các chuyên gia, các đơn vị liên quan giúp đỡ đểhoàn thành công việc tốt nhất

- Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Người thư ký cần tổnghợp các tư liệu theo danh mục Sau đó tùy theo mức độ liên quan đến công việcgiải quyết mà xem xét từng tài liệu cụ thể, phụ thuộc từng trường hợp nhất định

mà chỉ cần tra cứu, ghi lại số liệu để làm việc

- Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm và thời gian côngtác cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm

- Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến

đi công tác như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh thư và các giấy tờ cóliên quan

- Chuẩn bị kinh phí và các phương tiện khác: Thư ký cần thông báo phốihợp với văn phòng hành chính chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi công tác củagiám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, tập thể

d Nhiệm vụ của thư ký khi lãnh đạo đi công tác vắng

- Trước khi giám đốc đi công tác vắng: Thư ký dự buổi họp bàn giao củagiám đốc cho các cấp phó, nắm vững nội dung công việc, ghi lại những côngviệc được thẩm quyền giải quyết của mình hoặc cho đơn vị chức năng.

- Trong khi giám đốc đi công tác: Thư ký giúp các cấp phó thực hiệnnhiệm vụ được bàn giao, nắm được nhiệm vụ của mình, theo dõi tiến độ giảiquyết công việc, ghi nhật ký công tác, tổng hợp tin tức về những công việc quantrọng…Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đến công việc của công ty để báocáo với giám đốc khi giám đốc đi công tác về

- Sau khi giám đốc đi công tác về: Cần báo cáo tóm tắt diễn biến côngviệc trong công ty, trình những tài liệu có liên quan khác…Nhận các tài liệu vềchuyến đi công tác giúp giám đốc chỉnh lý hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phícông tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ.Thư ký cần phải có sự chuẩn bị chuđáo để mỗi chuyến đi công tác của giám đốc có kết quả tốt đẹp

Thư ký là người giúp việc tổng hợp, là mắt xích nối liền giữa người lãnhđạo với những cộng sự, họ là người cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo và đượclãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy thích đáng Mặc dù còn có nhiều thiếu sót nhỏtrong công việc nhưng thư ký trong công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ vai tròchức năng, nhiệm vụ của người thư ký

2 Khảo sát về công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơquan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư Cũng chính vì điều

đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâmnhiều hơn Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác vănthư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng

Trên chặng đường hoàn thiện cơ sở pháp lý, xây dựng kho tàng, bố trínhân lực vật lực, kinh phí cũng như đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữngày một chính quy, hiện đại thì ngoài sự cố gắng của công ty CP Sản xuấtThương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa còn có sự đóng góp không nhỏ

của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Với đội ngũ chuyênviên và nhân viên được đào tạo chuyên sâu về khoa học lưu trữ, trong nhữngnăm qua Công ty đã nhận được nhiều thành công.

Trình độ của cán bộ văn phòng trong công ty CP Sản Xuất Thương MạiVận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa rất chuyên nghiệp Với đội ngũ nhân viênnăng động và sáng tạo như vậy đã giúp công ty có rất nhiều thắng lợi trong lĩnhvực hoạt động của mình

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm

Công tác ban hành văn bản tại văn phòng Công ty đã đáp ứng được cácyêu cầu sau:

Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản,không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói

Nội dung văn bản ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý

Bảng 2.1: Thống kê số lượng văn bản được soạn thảo của Công ty từ năm 2012 –

do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách Do đó dẫn đếnnhiều văn bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong vănbản còn thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lý caonhư các quy định, quy chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối nghĩa, không rõ ràngnên gây khó khăn cho việc thực hiện

Bảng 2.2 Thống kê các loại văn bản của công ty CP Sản Xuất Thương Mại

Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến

a Tổ chức và giải quyết văn bản đến

Những công văn giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủtrương chính sách của Công ty, để báo cáo liên hệ giữa các cấp, ngành bên trongcũng như bên ngoài cơ quan gọi chung là văn bản Vì vậy nếu văn bản khôngđược giải quyết một cách nghiêm túc, đúng quy trình, văn bản không đến đúngtay người nhận, bị thất lạc hoặc sửa đổi thì hậu quả khó có thể lường trước Do

đó khi thực hiện công tác này công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc:

- Nguyên tắc hệ thống

- Nguyên tắc thời điểm hình thành

- Nguyên tắc tính giá trị văn bản

Công tác tổ chức và giải quyết văn bản tại công ty CP Sản Xuất ThươngMại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa bao gồm 2 công tác chính: Tổ chức quản

lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức quản lý và giải quyết vănbản đi

Số lượng văn bản đến của công ty trong năm qua tương đối nhiều, chủyếu là: công văn, chỉ thị, thông báo

Quy trình xử lý văn bản đến của công ty được mô tả như sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình xử lý văn bản đến

Trước hết, nhân viên văn thư xem qua một lượt ngoài bì mục đích xem

các công văn đến có đúng gửi cho công ty hay không Nếu không đúng thì trảlại cho nhân viên bưu điện Ngoài ra nhân viên văn thư còn xem các phong bì cócòn nguyên vẹn không Nếu thấy bì văn bản có hiện tượng bị bóc trước thì nhânviên văn thư lập biên bản trước người đưa văn bản

Thứ hai, nhân viên văn thư phân loại sơ bộ văn bản: Nhân viên văn thư

công ty xem lướt rồi tiến hành phân loại văn bản đến, bao gồm văn bản phảiđăng ký và văn bản không phải đăng ký

Công ty quy định như sau:

Loại văn bản không phải đăng ký: bao gồm thư riêng, sách báo tạp chí,bản tin

Loại văn bản phải đăng ký: bao gồm những văn bản ngoài phong bì đề têncông ty và tên các lãnh đạo công ty

Thứ ba, bóc bì và lấy văn bản ra: Tuy việc này tưởng trừng như đơn giản

nhưng nhân viên văn thư của công ty lại rất chú ý, cẩn thận khi thực hiện côngtác này luôn đảm bảo nguyên tắc:

Những văn bản có dấu hiệu hoả tốc, dấu thượng khẩn, khẩn được bóctrước

Khi bóc bì nhân viên văn thư luôn cẩn thận không làm rách văn bản bêntrong hoặc làm mật địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện

Đóng dấu, ghi

số, ngày đến

Trình thủ trưởng Đăng ký vào sổ

Chuyển giao

và theo dõi

Và luôn đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong vănbản xem có khớp không.

Thứ tư, nhân viên văn thư đóng dấu đến vào văn bản mục đích xác định

văn bản đã qua văn thư, đồng thời ghi nhận ngày tháng văn bản gửi đến công ty.Trong việc giải quyết và xử lý văn bản đến công ty đã đảm bảo được nguyêntắc: Giám đốc không xem các văn bản đến do trưởng phòng Tổ chức hành chínhtrình mà không có dấu đến Nhân viên văn thư đã đóng dấu đúng quy định, dấuđến được đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu nội dung của vănbản hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản

Thứ năm, trình văn bản đến cho giám đốc công ty để xin ý kiếm phân

phối và giải quyết văn bản Khi sắp xếp văn bản nhân viên văn thư luôn sắp xếpnhững văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn và khẩn ở vị trí trên cùng trong tậpvăn bản trình lên thủ trưởng

Thứ sáu, đăng ký vào sổ văn bản đến: đây là một khâu quan trọng trong

việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến của công ty Đó là việc nhânviên văn thư ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu và ấn định số kýhiệu văn bản, ngày tháng văn bản đến Nhân viên văn thư luôn đăng ký vào sổvăn bản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản, nội dung văn bản vàđối tượng giải quyết văn bản để bất cứ lúc nào cũng có thể kiểm tra và tra cứuđược văn bản do đối tượng nào giải quyết, giải quyết đến đâu

Thứ bảy, đó là công tác chuyển giao văn bản đến: Nhân viên văn thư luôn

trực tiếp giao văn bản cho người hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết khôngbao giờ nhờ người khác hoặc bộ phận khác chuyển hộ

Văn bản đến ngày nào nhân viên văn thư luôn phân phối và chuyển giaovăn bản ngay trong ngày đó Trong trường hợp nếu văn bản đến muộn, số lượngnhiều, làm không kịp nhân viên văn thư đã xin ý kiến trưởng phòng để sangngày hôm sau và cất giữ cẩn thận

Trong trường hợp một văn bản liên quan đến một vài bộ phận hoặc mộtvài người cùng giải quyết thì nhân viên văn thư lần lượt chuyển cho từng bộphận, từng người hoặc tiến hành đồng thời cùng một lúc bằng cách nhân bản tài

liệu để từng người, từng bộ phận có tài liệu và bản chính giao cho trưởng phòng.

-Thứ tám, giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản: Văn bản lưu lại

chỗ người thực hiện cho đến khi giải quyết xong Trong thời gian này văn bảnđược bảo quản trong hồ sơ của người thực hiện Khi văn bản được giải quyếtxong nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải tóm tắt vănbản trả lời, kẹp dính vào văn bản đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhânviên văn thư để lưu vào hồ sơ

Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đến.