Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 2 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 3 DANH MỤC BẢNG BIỂU 4 LỜI MỞ ĐẦU 5 PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 6 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 6 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan 9 1. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 9 1.1: Hội đồng quản trị 9 1.2: Giám đốc 9 1.3: Phó giám đốc 9 1.4: Phòng Tổ chức Hành chính 10 1.5: Phòng Kinh Doanh 11 1.6: Phòng Kế Toán 11 1.7: Bộ phận lái xe 12 2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12 2.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính 12 2.2 Bản mô tả công việc của thư ký Ban Giám Đốc 13 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty Cổ Phần Sản xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa 14 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 14 1.1: Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách 14 1.2: Tổ chức hội nghị 16 1.3: Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo. 18 1.4: Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng. 19 2. Khảo sát về công tác văn thư 21 2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 21 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 22 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến 23 2.4: Công tác lập hồ sơ hiện hành 32 PHẦN II: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA 35 1. Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng. 35 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 36 3.Công tác tổ chức hội họp của công ty CP Sản Xuất Thương Maị Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa. 37 4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 38 4.1 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 39 4.2 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 39 5. Mô hình tổ chức phòng làm việc 41 6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng của công ty 42 PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN NGHĨA 47 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong công ty CPSXTMVVTTN 47 1. Những ưu điểm, nhược điểm 47 II. Giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 48 1. Phương hướng, nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới 48 1.1 Phương hướng 48 1.2. Nhiệm vụ 49 2. Giải pháp nâng cao hiệu hiệu quả của công tác thư ký trong văn phòng 49 2.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức công tác văn thư lưu trữ 49 2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng đặc biệt là nhân viên thư ký 50 2.3. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBCNV 51 2.4. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban. 52 3. Đề xuất và kiến nghị. 52 KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG BIỂU .4 LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG .6 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan .9 1.Chức năng, nhiệm vụ phận 1.1: Hội đồng quản trị .9 1.2: Giám đốc 1.3: Phó giám đốc 1.4: Phòng Tổ chức - Hành 10 1.5: Phòng Kinh Doanh 11 1.6: Phòng Kế Toán 11 1.7: Bộ phận lái xe 12 Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12 2.1 Bản mô tả công việc trưởng phòng hành 12 2.2 Bản mô tả công việc thư ký Ban Giám Đốc .13 III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người thư ký văn phòng Công ty Cổ Phần Sản xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa 14 Khảo sát chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng 14 1.1: Nhiệm vụ người thư ký việc tiếp đãi khách .14 1.2: Tổ chức hội nghị 16 1.3: Thu thập cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo 18 1.4: Tổ chức chuyến công tác hoạt động người thư ký lãnh đạo vắng .19 Khảo sát công tác văn thư 21 2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư phòng 21 2.2 Tổng số văn đến năm .22 2.3 Cách thức quản lý văn văn đến 23 2.4: Công tác lập hồ sơ hành 32 PHẦN II: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA .35 Quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 35 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan .36 3.Công tác tổ chức hội họp công ty CP Sản Xuất Thương Maị Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa 37 Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 38 4.1 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác 39 Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.2 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 39 Mô hình tổ chức phòng làm việc 41 Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng công ty 42 PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN NGHĨA 47 I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký công ty CPSXTMVVTTN .47 Những ưu điểm, nhược điểm 47 II.Giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm 48 1.Phương hướng, nhiệm vụ công ty thời gian tới 48 1.1Phương hướng 48 1.2 Nhiệm vụ 49 Giải pháp nâng cao hiệu hiệu công tác thư ký văn phòng 49 2.1 Hoàn thiện cấu tổ chức công tác văn thư lưu trữ 49 2.2 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán công nhân viên văn phòng đặc biệt nhân viên thư ký 50 2.3 Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ CBCNV 51 2.4 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban .52 Đề xuất kiến nghị 52 KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, giảng dạy tận tình thầy cô giáo trường nói chung thầy cô Khoa Quản Trị Văn Phòng nói riêng với tinh thần học hỏi thân, em trang bị kiến thức sở ngành kiến thức chuyên ngành Thư ký văn phòng Nhưng dừng lại lý thuyết sách chưa đủ mà phải gắn lý thuyết với thực hành phát huy hiệu tốt Chính vậy, kế hoạch tổ chức cho sinh viên thực tập cuối khóa học việc làm cần thiết Trong trình thực tập, em lĩnh hội nhiều kiến thức vô bổ ích, hành trang để em vững bước tiến vào tương lai trinh hội nhập đất nước Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng đặc biệt cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thu Hường toàn thể cán nhân viên phòng Hành Chính – Nhân Sự Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Cấn Thị Vân Anh Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CP: Cổ phần CPSXTMVTVXDTN: Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa KCN: Khu Công Nghiệp TC – HC: Tổ chức – Hành CBCNV: Cán công nhân viên TC – KT: Tổ chức – Kế toán BGĐ: Ban Giám Đốc Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty CPSXTMVTVXDTN Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Thống kê số lượng văn soạn thảo Công ty từ 2012 – 2014 Bảng 2.2: Thống kê loại văn Công ty CPSXTMVTVXDTN Bảng 2.3: Tổng kết văn đến Công ty CPSXTMVTVXDTN Bảng 2.4: Tổng kết văn Công ty CPSXTMVTVXDTN từ năm 2012 – 2014 Bảng 2.5: Thống kê họp năm Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng… Không ngoại trừ doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế lại muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa hoạt động có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung công ty nói riêng Công tác văn phòng công ty thu thập xử lý thông tin, lưu trữ tài liệu để phát triển công ty Qua thấy tầm quan trọng văn phòng Hàng ngày công ty thường xuyên có văn đến, văn Nếu văn phòng mà cụ thể phòng văn thư nơi tiếp nhận, xử lý giải số văn hoạt động công ty gặp khó khăn chí gây hậu nghiêm trọng Sau trình thực tập công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa em nhận thấy công tác văn phòng thực hoạt động hét sức cần thiết Mặc dù công ty có nhiều cố gắng để hoàn thiện công tác bên cạnh có nhiều vấn đề cần bổ sung đổi Là sinh viên thực tập trang bị kiến thức lớp em cố gắng đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng công ty Đề tài báo cáo em :” Nghiệp vụ thư ký văn phòng Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa” Bố cục chia làm chương: Phần I: Khái quát chung Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa Phần II: Thực trạng công tác thư ký Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa Phần III: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác thư ký công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Công ty CP Sản Xuất Thương Mại Và Vận Tải Tín Nghĩa công ty hoạt động lĩnh vực chuyển hàng hóa đường Công ty sử dụng phương tiện vận tải chủ yếu xe tải để vận chuyển hàng hóa theo đơn đặt hàng đối tác » Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Xây Dựng Tín Nghĩa » Ngày thành lập: 25/02/2010 » Giám đốc: Cấn Kim Cửu » Trụ sở: Thôn 10 – Thạch Hòa – Thạch Thất – Hà Nội » Số fax: 0439,820,990 » Địa e-mail: vlxdngachin@gmail.com » Mã số thuế: 0104502886 » Số điện thoại: 0986336307 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Mặc dù gia nhập vào thị trường Công ty CP Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Xây Dựng Tín Nghĩa công ty hàng đầu dịch vụ vận tải hàng hóa đường địa bàn huyện Thạch Thất nói riêng toàn thành phố Hà Nội nói chung Ngay từ thành lập, công ty phát triển theo định hướng kinh doanh vận tải hàng hóa đượng bộ, kết hợp với việc bán nguyên vật liệu xây dựng, vận dụng phương tiện vốn có công ty để vận cuyển hàng hóa từ nơi đến nơi khác theo yêu cầu thu lợi nhuận thông qua phí vận chuyển Luôn tìm hiểu, học hỏi, rút kinh nghiệm từ công ty lớn, từ thất bại nhiều công ty ngành, Giám đốc công ty nhận định việc đầu tư vào trang thiết bị, sở vật chất kĩ thuật, kho bãi, phương tiện vận chuyển… “chìa khóa” công ty phận văn phòng việc chủ chốt phải thường xuyên trọng Trong năm qua, công ty không ngừng đầu tư phát triển từ sở vật chất ký thuật kho bãi, nhà xưởng,… phương tiện Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyển đặc biệt nguồn nhân lực để phục vụ cho công ty, đáp ứng nhu cầu thực tế Thị trường trước kia, công ty thành lập công ty KCN địa bàn Thành phố Nhưng qua nhiều thời gian, nhờ chữ “ Tín” chất lượng công ty khẳng định thương hiệu, danh tiếng đén nhiều doanh nghiệp địa bàn thành phố tỉnh thành lân cận, từ ngày có nhiều bạn hàng tin cậy hơn, thu nhiều lợi nhuận Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức máy công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒN G KỸ THUẬ T BỘ PHẬN LÁI XE Sơ đồ 1.1:Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần sản xuất thương mại vận tải xây dựng Tín Nghĩa ( Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chính) Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nếu mục đích soạn hành lý thật gọn nhẹ mà bạn bỏ lại nhà thứ quan trọng, có bạn phải hối tiếc đấy! Thông thường, bạn lên danh sách vật dụng cần thiết mà bạn mang theo Đó thói quen tốt, bạn xếp hành lý hiệu kiểm tra lịch làm việc hàng ngày, dự trù xem có họp, gặp gỡ, thời gian rảnh có nhiều không Từ bạn tính toán cụ thể nên mang theo quần áo cho phù hợp với không khí họp hành hay buổi dự tiệc, tham quan, vật dụng thiết bị cần thiết liên quan Một cách linh động hơn, bạn chọn mẫu quần áo, giày dép kết hợp kể làm việc dạo chơi Sức khỏe hết! Vậy nên bạn chuẩn bị túi nhỏ đựng loại thuốc bạn thường sử dụng số loại thuốc cấp cứu (cảm sốt, tiêu chảy, chống dị ứng, giảm đau…), kèm theo toa thuốc kê khai lần khám bệnh gần Có vật dụng mà bạn chuẩn bị nhớ chúng nằm đâu đống hành lý Vậy nên gói gộm thứ bạn hay quên vào chỗ Mô hình tổ chức phòng làm việc Mô hình tổ chức phòng làm việc công ty CP Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa thích hợp tiện nghi Cở sở vật chất đầy đủ Sắp xếp gọn gàng, khoa học đảm bảo cho nhân viên công ty làm việc cách tốt Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 41 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ VĂN PHÒNG CŨ SƠ ĐỒ VĂN PHÒNG BỐ TRÍ LẠI Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng công ty Nhiệm vụ thư ký cầu nối khách hàng cấp chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác bao gồm kế toán, tài chính, nhân sự, quản Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 42 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trị… nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành hậu cần đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu trữ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu lãnh đạo; tham dự ghi chép biên họp… Ngoài ra, họ người đại diện cho cấp giao dịch với khách hàng đối tác ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ Khi thay mặt Giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp thể qua khả giao tiếp, trang phục lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty Để làm người thư ký thực cần phải có nhiều ký năng, đòi hỏi người thư ký phải có hiểu biết khéo léo đặc biệt giao tiếp • Một số nguyên tắc giao tiếp hành – Khi giao tiếp phải làm để hài hòa lợi ích bên tham gia + Tất người tham gia vào hoạt động giao tiếp mong muốn có lợi ích (cầu lợi) Lợi ích người có loại: vật chất, tinh thần + Lợi ích có mức độ đinh (từ cao-thấp), Mọt quan hệ giao tiếp có nhiều lợi ích Nếu không đạt lợi ích mong muốn cuối người cảm thông, chia sẻ tôn trọng đối tác Do đó, giao tiếp đừng để đói tác rơi vào tình lợi ích Hài hòa lợi ích bên giao tiếp với phải cố gắn đến mức tối đa để thỏa mãn lợi ích bên giao tiếp (thỏa mãn mức độ cao thấp nhất, cuối không thỏa mãn lợi ích cụ thể TK cần bay tỏ cảm thông, chia sẻ tôn trọng bên (lưu ý hài hòa nhau) – Khi giao tiếp phải có nhiều giải pháp (nhiều cách, nhiều phương án) – Phải vận dụng quy phạm khách quan (2 nguyên tắc xuống thang nguyên tắc kiên quyết) quy phạm khách quan có loại: Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 43 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Quy phạm pháp luật (các quy định pháp luật) + Quy phạm đạo đức (đạo đức nghề nghiệp, xã hội) + Quy luật sống – Phải coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ: Trong giao tiếp phải thận trọng, XH mối quan hệ chằng chịt, phức tạp Phải tuân thủ hiệu: Tất người đến giao tiếp với quan quan trọng tôn trọng đối xử mực, có người quan trọng phải có cách đối xử đặc biệt – Các nguyên tắc khác: Lợi ích doanh nghiệp hết (ưu tiên hơn) … • Các kỹ giao tiếp – Kỹ nghe-nói: Đây kỹ nhất, thường liền với nhau, thường xuất tình huống: Điện thoại, hội họp, đón tiếp khách…) + Nghe: Phải tỏ rõ thái độ sẵn sàng (qua nét mặt, mau chóng trả lời điện thoai, thái độ có khách đến làm việc…) kết hợp với nét mặt lời nói để đối tượng cảm nhận không khí thân tình, lịch sự, ân cần… Dành thời gian định để nghe đối tượng giao tiếp nghĩ (đủ ý), không cắt ngang, tránh hiểu lầm không tôn trọng… Cần huy động khả nắm bắt thông tin, xếp theo lôgích Cần có cử phi ngôn ngữ để tỏ cho đối tượng biết quan tâm mình, không nên im lặng hoàn toàn Cần khắc phục khó khăn tiếng ồn, ác cảm bề khách, thời gian không nhiều… + Nói: Giọng mức độ cao phù hợp hoàn cảnh (hội nghị, thân mật…) Phát âm xác, nhấn mạnh từ cần thiết, lên xuống giọng phù hợp; số trường hợp cần phát âm chậm, tránh dùng từ địa phương, tiếng lóng… Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 44 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Biết kết hợp với cử phi ngôn ngữ khác (ánh mắt, nụ cười, chỗ ngồi, khoảng cách… tạo thoải mái nói) Trong chừng mực định, phải biết sử dụng thuật khôi hài lúc, chỗ (không nên lạm dụng thành thô kệch) Cần luyện khả diễn đạt vấn đề mạch lạc, khúc chiết – Kỹ Đọc-Viết: Kỹ cần thiết sử dụng thường xuyên qua việc tiếp nhận văn bản, thư từ giao dịch, sách báo + Đọc: Cần biết đặt câu hỏi trước, sau đọc Việc giúp cho tập trung từ đầu, đồng thời chọn lọc thông tin cần thiết Có nhiều cách đọc: Đọc toàn văn, đọc lướt đề mục, đọc theo nội dung Trong đọc cần đánh dấu chỗ quan trọng để người lãnh đạo thấy vấn đề, đỡ công đọc lại phần không cần thiết Sau đọc, cần thiết tóm tắt ý VB (đòi hỏi phải có óc tổng hợp tốt) + Viết: Cần nắm vững vấn đề cần phải viết cần thể văn (VD việc viết báo cáo) Xác định bố cục (đề cương) chung văn bản, phần trọng tâm, ý để đầu tư cho tốt, tránh tràn lan, thiếu lô gích Khi viết cần đặt vào vị trí người đọc để dự liệu phán đoán, thắc mắc yêu cầu người đọc có quyền đòi hỏi, điều tránh chủ quan áp đặt từ phía người viết Khi viết nên trình bày văn với độ dài thích hợp, yêu cầu ngắn, gọn phải đủ ý, hạn chế tối đa từ, ngữ thừa không minh họa cho chủ để… để tiết kiệm thời gian viết, đọc Khi viết cần ý đến cách trình bày diễn đạt để gây thiện cảm cho người đọc (văn trình bày đẹp, tả, mạch lạc… dễ chấp nhận hơn) Ngoài cần ý tới chữ viết (đối với VB viết trực tiếp) … Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 45 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với công ty CP Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa người thư ký e thấy động, đoán trợ thủ đắc lực cho giám đốc, giải việc khéo léo Ngoài kỹ mềm kỹ giao tiếp, kỹ viết nói, kỹ lên kế hoạch óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ quản lý thời gian…thì thư ký thành thạo sử dụng máy vi tính words, excel có hiểu biết nhiều lĩnh vực có tính độc lập cao giải công việc cách ổn thỏa giám đốc vắng Khả diễn thuyết thư ký công ty tốt, giọng nói to, dõ dàng, truyền cảm khiến người đối diện nghe thấy có cảm tình Nhưng bên cạnh nghiệp vụ thư ký nhiều hạn chế chuyên môn nghiệp vụ chậm, tác phong thiếu chuyên nghiệp Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 46 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN NGHĨA I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký công ty CPSXTMVVTTN Những ưu điểm, nhược điểm a Ưu điểm Trong thời gian thực tập công ty, em nhận thấy làm việc công ty nói chung cán văn phòng nói riêng thực nghiêm túc triệt để, thời gian làm vệc buổi sáng từ 7h30 phút đến 11h30 phút, buổi chiều từ 13h30 phút đến 17h Đó việc làm quy định Nhà nước đồng thời đảm bảo cho trình hoạt động quan thông suốt, nâng cao hiệu công việc - Đội ngũ cán công ty Ban Giám Đốc tạo điều kiện cho học thêm khóa ngắn hạn để nâng cao tình độ nghiệp vụ chuyên môn - Công tác văn thư đầu tư trang thiết bị đại như: máy tính nối mạng, máy in, máy fax, máy phô tô,…các phần mềm tin học cung cấp cho việc quản lý công tác văn thư - Các khâu nghiệp vụ thư ký chuyên nghiệp, đảm bảo giải công việc cách khoa học, nhanh chóng, kịp thời xác - Đã nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin cách kịp thời ( công ty đầu tư vào mua phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý văn phòng) b Nhược điểm Có thể nói thu thập xử lý thông tin lao động tất yếu mang tính thường xuyên người tham gia hoạt động quản lý, công ty CPSXTMVTVXDTN khâu công tác văn phòng người thư ký làm tốt việc soạn thảo văn nhiều thiếu sót, chưa chấp hành nghiêm chỉnh, nhiều văn chưa thực giải triệt để Việc quản lý giải văn đi, đến chậm triển khai, chí bị bỏ xót, bỏ quên Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 47 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác văn phòng người thư ký nhiều thiếu sót khối lượng công việc lớn nên làm cho người thư ký nhiều không kịp giải hết văn cần ngày Công ty chưa xây dựng máy tra tìm tài liệu hoàn chỉnh mà tra tìm phương pháp thủ công, tìm tài liệu khó khăn, đặc biệt khối lượng văn tương đối nhiều Điều gây ảnh hưởng lớn tới hiệu công việc II Giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm Phương hướng, nhiệm vụ công ty thời gian tới 1.1 Phương hướng Ban giám đốc đưa tiêu phấn đấu cho năm 2015 suất lao động tăng từ 10% - 15% so với năm 2014, phương hướng hoạt động năm 2015 phát huy thành tích đạt năm qua Với sang tạo, động tinh thần đoàn kết, khắc phục khó khăn, không ngừng vươn lên thực mực tiêu, chiên lược phát triển công ty Góp phần toàn nghành giành thắng lợi to lớn nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Tập thể CBCNV công ty phấn đấu thực kế hoạch năm 2015 với phương hướng phát triển sau: + Làm chủ công nghệ thi công công trình đảm bảo chất lượng tiến độ, an toàn lao động có hiệu kinh tế cao Phấn đấu 100% công trình nghiệm thu theo yêu cầu khiếu nại, khiếu kiện chủ đầu tư + Luôn nghiên cứu, cải thiện ưng dụng công nghệ lĩnh vực thiết kế, thi công quản lý nhằm ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm hiệu lực hệ thống quản lý + Chú trọng giải pháp bảo toàn vag phát triển vốn nhà nước doanh nghiệp + Thường xuyên thực đầy đủ chế độ đãi ngộ người lao đông + Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, tập huấn, hướng dẫn an toàn lao động bảo hiểm lao động Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 48 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Thu hút phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao 1.2 Nhiệm vụ + Đảm bảo việc cung cấp vật liệu xây dựng cân thiết + Hoàn thiện công trình xây dựng dở dang + Tăng cường trang thiết bị, vật tư kỹ thuật tiên tiến, đáp ứng yêu cầu công tác tư vấn thi công xây dựng + Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước + Xây dựng them sở vật chất cho công ty + Thực tốt phương hướng mà công ty đề Giải pháp nâng cao hiệu hiệu công tác thư ký văn phòng 2.1 Hoàn thiện cấu tổ chức công tác văn thư lưu trữ Văn phòng công ty CP sản xuất thương mại vận tải xây dựng Tín Nghĩa có trưởng phòng, phận: văn thư lưu trữ, phận bảo vệ, phận tổng hợp Nhưng thực tế phận lại có đến nhân viên Là công ty kinh doanh vận tải xây dựng, ngày có nhiều đối tác hóa đơn đặt hàng kéo theo khối lượng công việc nhiều, nhiều giấy tờ công việc giải quyết, nhu cầu sức khỏe người lao động nhu cầu thiết yếu cần ý Điều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu công việc người lao động ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc toàn công ty cá nhân, phận mắt xích toàn thể công ty Do theo em công ty cần có them phận phụ trách y tế để người lao đông yên tâm làm việc Bên cạnh nhân viên văn thư làm việc không chuyên môn lại kiêm vai trò lễ tân nên nhiều gây chậm chễ công tác xử lý Công ty cần bổ xung cán có trình độ đại học công tác văn phòng, có sức khỏe nhiệt tình công việc để đảm bảo công tác văn phòng diễn thông suốt hoạt động công ty diễn thông suốt Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 49 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán công nhân viên văn phòng đặc biệt nhân viên thư ký Công ty CP sản xuất thương mại vận tải xây dựng Tín Nghĩa công ty tư nhân yếu người vô quan trọng Bố trí người việc nâng cao hiệu công việc Tuy nhiên phòng Tổ chức hành công ty việc sử dụng người bố trí người có nhiều vấn đề chưa hợp lý Cụ thể nhân viên văn thư học chuyên ngành kế toán chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư, công việc họ phải giải theo thói quen trưởng phòng phải bảo sửa chữa nhiều đồng thời kinh nghiệm Trong trưởng phòng phải bao quát nhiều vấn đề thường xuyên phải giải hậu văn thư không hoàn thành Nhân viên văn phòng công ty trẻ họ thiếu kinh nghiệm Hơn ngày với phát triển không ngừng khoa học công nghệ đội ngũ nhân viên văn phòng cần bồi dưỡng kiến thức thường xuyên để đáp ứng kịp thời công việc Ngoài công tác thông tin công tác quan trọng, văn phòng nhân viên văn thư nơi thu thập tiếp xúc nhiều luồng thông tin chủ yếu dạng văn qua điện thoai, internet để đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh xác Nhưng có thông tin tiếng việt mà nhiều thứ tiếng khác đặc biệt lĩnh vực kinh doanh công ty thu hút nhiều bạn hàng quốc tế yêu cầu cần biết ngoại ngữ máy vi tính trở nên cần thiết hết Do theo em để hoạt động doanh nghiệp thực có hiệu công ty cần tổ chức chương trình đào tạo, bồi dưỡng thương xuyên kiến thức văn phòng cho nhân viên Cụ thể phòng Tổ chức hành cần cử nhân viên học lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ nghiệp vụ văn thư lưu trũ Về công tác văn phòng người thư ký theo em thấy người thư ký động ham học hỏi trẻ thiếu kinh nghiệm, công ty nên mở thêm lớp huấn luyện, bồi dưỡng thêm kiến thức, kỹ Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 50 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn phòng, kỹ mềm kỹ giao tiếp, kỹ ngoại ngữ cho nhân viên thư ký để họ trở nên giỏi giang đảm bảo cho công việc công ty đạt hiệu cao 2.3 Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ CBCNV Môi trường làm việc tức môi trường vật chất lẫn môi trường tinh thần Môi trường có ảnh hưởng lớn đến tâm lý lao động Nó khiên người lao động hang say cống hiến ngược lại họ chán nản làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc Để xây dựng môi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: Cán công nhân viên phải rèn luyện cho đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi tìm tòi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả lam việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức Về phía ban lãnh đạo tạo điều kiện vật chất để phát huy lực nhân viên Đầu tư trang thiết bị cần thiết đại Lãnh đạo công ty cần công đưa sách khen thưởng kỉ luật người việc để phát huy khả cạnh tranh người Đặc công ty có tượng muộn sớm, số nhân viên không chấp hành nội quy mà lãnh đạo đề Lãnh đạo phải kỷ luật nghiêm minh trường hợp như: Trước hết nhắc nhở, trừ thưởng chí trừ lương Đồng thời sách tiền lương sách hưu hiệu CBCNV phải hưởng mức lương phù hợp với mà họ cống hiến Trên thực tế sách tiền lương công ty thực tốt tạo cho nhân viên an tâm làm việc Tóm lại, để nâng cao hiệu công tác văn phòng toàn thể CBCNV công ty phải đồng long để công ty thực nhà thứ người Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 51 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.4 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban Công ty tổng thể gồm nhiều phòng ban đơn vị Công ty hoạt động có hiệu tức tổng thể thống từ xuống dưới, đặc biệt văn phòng đầu mối công việc mối quan hệ văn phòng phòng ban khác quan trọng gop phần thành công tất phận Trên thực tế phối kết hợp phòng ban văn phòng chưa thực nghiêm túc Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng đôn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng ban Nếu công việc tiên hành nhịp nhàng theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi không gập trở ngại Ví dụ: Đơn giản phòng kỹ thuật muốn xem xét văn giấy tờ có lien quan đến công việc, phòng kỹ thuật nhân viên văn thư kết hợp thi không gây chậm chễ cho phòng kỹ thuật Hay phòng kinh doanh muôn tổ chức họp hay hội nghị phải lên kế hoạch trước chuyển phòng Tổ chức hành sớm tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể Đề xuất kiến nghị * Kiến nghị biện pháp khắc phục - Sắp xếp lao động hợp lý để phát huy khả cán Phòng (ví dụ: Cán văn thư phải đảm nhiệm: quản lý sử dụng dấu, tiếp nhận chuyển giao tài liệu công văn đi, đến, quản lý máy fax…; Cán hành phải đảm nhiệm: phục vụ họp, hội nghị, thủ kho,…) - Để thực việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hành cần phải có đôn đốc, đạo trực tiếp Lãnh đạo Công ty, Phòng Tổ chức Hành - Văn thư cần phải tham mưu cho Lãnh đạo việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cho cán làm công tác chuyên môn làm công văn giấy tờ, lập hồ sơ công việc, thu nộp hồ sơ theo quy định - Cần tổ chức lớp bồi dưỡng, tập luyện nghiệp vụ văn thư để nâng cao trình độ cho cán phòng ban, để tránh soạn thảo văn sai sót thể thức Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 52 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đôn đốc thực tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt ban hành văn đảm bảo thể thức, pháp luật; giảm đến mức tối đa văn không rõ trách nhiệm, không thẩm quyền, nội dung không rõ ràng Từng bước cải tiến áp dụng mô hình tiên tiến, điển hình kinh nghiệm tốt công tác hành - Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện quy chế làm việc, quy chế quản lý công văn giấy tờ - Tăng cường công tác tuyên truyền cho cán công nhân viên Công ty hiểu rõ tác dụng tầm quan trọng tài liệu lưu trữ - Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu - Kịp thời ban hành văn hướng dẫn, quy định thực cụ thể công tác công văn giấy tờ, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan - Tạo điều kiện cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ - Cần lập kế hoạch thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu - Đề xuất với Lãnh đạo Công ty trọng đến việc đầu tư, trang bị, nâng cấp thiết bị, hệ thống tin học ứng dụng công tác văn thư, lưu trữ - Nâng cao tập huấn cho người thư ký văn phòng, rèn luyện, bồi dưỡng kĩ văn phòng kỹ khác phục vụ cho công việc lãnh đạo Trên số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng công tác nghiệp vụ thư ký Công ty Cổ phần sản xuất thương mại vận tải xây dựng Tín Nghĩa, để đáp ứng yêu cầu ngày phát triển Công ty xã hội Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 53 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Quá trình học tập đào tạo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trang bị cho em kiến thức tự tin để đến thực tập Công ty Cổ phần sản xuất thương mại vận tải xây dựng Tín Nghĩa Chính vậy, suốt trình thực tập Công ty em có hội để củng cố thêm kiến thức, rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp cho thân cọ xát với thực tế Đây bước giúp em xây dựng tác phong làm việc Cán Văn phòng Để đạt kết nhờ vào giúp đỡ, bảo tận tình Cô Nguyễn Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường cán Công ty, đặc biệt Anh Chị Phòng Tổ chức Hành tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Tốt nghiệp Một lần em xin chân thành cảm ơn Nhà trường Công ty Cổ phần sản xuất thương mại vận tải xây dựng Tín Nghĩa cho em kiến thức cần thiết, định hướng cho em tìm hiểu công việc cách hiệu nhất, giúp em vững vàng tự tin công việc sau Tuy nhiên lực thân hạn chế thời gian nghiên cứu, tiếp xúc thực tế không nhiều nên nội dung báo cáo không tránh khỏi sai sót chưa hoàn thiện Em mong nhận góp ý thầy cô bạn Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 54 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO - Sách Quản trị văn phòng – PGS TS Nguyễn Hữu Tri - Sách Nghiệp vụ văn phòng – PGS TS Nguyễn Hữu Tri - Bài giảng Công tác văn thư Công tác lưu trữ - TS Nguyễn Lệ Nhung - Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng – Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội - Tài liệu công ty CP sản xuất thương mại vận tải xây dựng Tín Nghĩa - http://www.TinNghia.vn Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh 55 Lớp: Thư ký Văn phòng K7