Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại Công ty cổ phần tư vẫn công nghệ và thiết bị kỹ thuật TECOTEC

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4 1. Giới thiệu Công ty 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 5 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của phòng Hành chính Tổng hợp 10 3.1.Chức năng và Nhiệm vụ của Phòng HCTH: 10 3.2. Cơ cấu nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác của phòng Hành chính Tổng hợp 16 3.2.1. Quy trình hoạt động nội bộ: 16 4. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 27 4.1.Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 27 4.2. Khảo sát về công tác văn thư 28 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 35 1. Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng. 35 1.1. Trình tự tiếp khách bình thường: 35 1.2.Trình tự tiếp khách quan trọng: 36 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 39 2.1. Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc 39 2.2. Phân loại quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 41 2.3. Quy trình xây dựng chương trình. 43 2.4. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 44 2.5. Bố cục lịch công tác hàng tuần 45 3.Công tác tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan. 45 4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 52 5. Nhận xét ưu điểm nhược điểm, mô hình tổ chức phòng làm việc của cơ quan 55 6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 58 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan thực tập.Ưu điểm: 61 2.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm. 62 3. Kết luận 63

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4

1 Giới thiệu Công ty 4

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 5

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của phòng Hành chính Tổng hợp 10

3.1.Chức năng và Nhiệm vụ của Phòng HCTH: 10

3.2 Cơ cấu nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác của phòng Hành chính Tổng hợp 16

3.2.1 Quy trình hoạt động nội bộ: 16

4 Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 27

4.1.Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 27

4.2 Khảo sát về công tác văn thư 28

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 35 1 Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 35

1.1 Trình tự tiếp khách bình thường: 35

1.2.Trình tự tiếp khách quan trọng: 36

2 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 39

2.1 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc 39

2.2 Phân loại quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 41

2.3 Quy trình xây dựng chương trình 43

2.4 Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 44

2.5 Bố cục lịch công tác hàng tuần 45

3.Công tác tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan 45

4 Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 52

5 Nhận xét ưu điểm nhược điểm, mô hình tổ chức phòng làm việc của cơ quan 55

6 Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 58

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61

1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan thực tập.*Ưu điểm: 612.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm 62

3 Kết luận 63

LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện

Hòa vào xu thế đó những năm gần đây công tác văn phòng nói chung vànghiệp vụ thư ký nói riêng có những bước phát triển phong phú và đa dạng đápứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vựcchuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.Đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao, có kỹ năng sử dụng các công nghệ hiệnđại để làm việc có hiệu quả cao Để thu thập, xử lý và sử dụng có hiệu quả vềthông tin trong điều kiện hiện đại

Văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức vàđiều hành công việc, đồng thời là trung tâm phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của lãnhđạo, nói cách khác là tổ chức sự làm việc của lãnh đạo

Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận trực tiếp các hoạt động hàng ngàynhư tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị các chuyến đi côngtác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận, chuẩn bị các điều kiệnphương tiện đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức nói chung

Hiệu quả quản lý của cơ quan cao hay thấp phụ thuộc vào một phần củacông tác này có được làm tốt hay không Làm tốt công tác văn phòng sẽ gópphần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chấtlượng, đúng chế độ…Nắm được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiềunăm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tácvăn phòng được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn

Ngày nay công tác văn phòng nói chung và thư ký văn phòng nói riêng có

vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kểcho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận đượcvai trò quan trọng đó Sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhânphải tự biết vươn lên, nỗ lực, phấn đấu hết mình, đem năng lực mình đã trau dồi

được phục vụ cho xã hội cho đất nước.

Là một sinh viên của lớp Thư ký văn phòng K7, sau ba năm học tập rènluyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn tại trường học, em cũng đã

có những kĩ năng chuyên môn nhất định Nhưng “Học phải đi đôi với hành”,kiến thức, lý thuyết được học ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại

cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thựchiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, Việcthực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụngnhững kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngội trên ghế nhà trường vàocông việc thực tế tại cơ quan Đây cũng là dịp để cho sinh viên củng cố tập hợpkiến thức, tập duyệt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cấn bộ côngchức, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếpphục vụ cho công tác sau này

Thực hiện kế hoạch của trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tậptốt nghiệp lớp Thư ký văn phòng K7 cùng với sự giúp đỡ của Ban Giám đốcCông ty cổ phần Tư vấn công nghệ và Thiết bị kĩ thuật TECOTEC đã tạo điềukiện tiếp nhận em về thực tập

Trong thời gian thực tập nhờ sự giúp đỡ của Ban Giám đốc và cán bộ làmcông tác văn phòng đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vàothực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết củamình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức tầm quan trọng về công tácvăn phòng Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Kim Chi và côNguyễn Thị Thu Hường đã truyền cho em long say mê công việc, giúp em nhậnthức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò quan trọng của Thư ký vănphòng nói riêng và công tác phòng nói chung Từ đó em đã rèn luyện phẩm chấtđạo đức nghề nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… và nâng cao năng lực củabản thân để làm tốt công việc Bản Báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian

em thực tập chuyên ngành tại công ty Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán

bộ công chức thực sự nên có nhiều bỡ ngỡ và thời gian cũng hạn hẹp, vốn kiến

thức còn hạn chế, bản thân em cũng cố gắng hoàn thành bài báo cáo, song trongkhuôn khổ bản báo cáo này không thể không tránh khỏi những hạn chế, sai xótnhất định Em làm bản Báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn phòng

và kính mong nhận được sự góp ý kiến của các thầy cô giáo giúp em hoàn thiệnhơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng bước vào kì thi tốt nghiệpsắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng gópphần nhỏ trong công cuộc mới, xây dựng quê hương đất nước

Em xin cám ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy

cô trong khoa Quản trị văn phòng và Công ty cổ phần Tư vấn công nghệ vàThiết bị kỹ thuật TECOTEC đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viết bài báocáo tốt nghiệp này./

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH: THƯ KÝ VĂN PHÒNG

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

1 Giới thiệu Công ty

Công ty cổ phần Tư vẫn Công nghệ và Thiết bị Kỹ thuật TECOTEC làdoanh nghiệp chuyên tư vấn, cung cấp các thiết bị khoa học kỹ thuật trong phạm

vi cả nước và đầu tư hợp tác kinh doanh có hiệu quả với nhiều Công ty, Tậpđoàn kinh tế lớn của Việt Nam và trên toàn thế giới

Tiền thân là một công ty TNHH, được thành lập từ năm 1996, cho đếnnay TECOTEC được biết đến là nhà cung cấp chuyên nghiệp hang đầu và thiết

bị công nghệ cao, thiết bị đo lường và kiểm nghiệm, tích hộ hệ thống và quản lýcác dự án Với sự nỗ lực không ngừng, chúng tôi luôn hướng tới mục tiêu pháttriển bền vững chi chính công ty và cả hệ thông Khách hàng về việc triển khaicác dự án có quy mô lớn và phức tạp về công nghệ

Slogan”Measuring Everything- Đo được tất cả” đã nối lên tính chuyênnghiệp, khả năng cung cấp rộng lớn và tiêu chuẩn cao của thiết bị mà Tecoteccung cấp

Hiện tại Tecotec luôn chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triểntoàn diện từ cấp quản lý điều hành, hoàn thiện nguồn nhân lực cũng như củng cốmối quan hệ hợp tác với tất cả các đối tác Cùng với việc xây dựng thành công

hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008, TECOTEC đảm bảo cung cấp sảnphẩm và dịch vụ tốt nhất để làm hài long khách hàng TECOTEC hy vọng sẽmang lại nhiều hơn nữa lợi ích cho cộng đồng và đóng góp nhiều hơn nữa vào

sự nghiệp xây dựng phát triển đất nước

-Tên các Phòng ban:

Phòng quản lý:

1.Phòng Hành chính Tổng hợp

2.Phòng Kế toán

3.Phòng Hợp đồng

Phòng chức năng:

1 Phòng Đo và Hiệu chuẩn điện

2 Phòng Cơ điện tử và Điều khiển

3 Phòng Phân tích và Môi trường

4 Phòng Vô tuyến và Tích hợp hệ thống

5 Phòng Tự động hóa – Cơ khí – Hàn

6 Phòng Thiết bị và Giải pháp ngân hàng

-Văn phòng đại diện:

1 Văn phòng đại diện tại Thành phố HCM

2 Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

Công ty CP Tư vấn công nghệ và Thiết bị kỹ thuật là một doanh nghiệp tưnhân có chức năng và nhiệm vụ kinh doanh các thiết bị thuộc lĩnh vực kỹ thuật,phù hợp với năng lực của Công ty và đảm bảo hoạt động theo quy định của Phápluật

Kinh doanh các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật công nghệ cao, thiết bịkiểm tra, đo lường, thí nghiệm, trang thiết bị y tế Cung cấp dịch vụ hiệu chuẩnthiết bị kiểm tra và đo lường Tư vấn các giải pháp, ứng dụng kỹ thuật côngnghệ Đào tạo về chuyển giao và ứng dụng khoa học công nghệ, kỹ thuật trongcác lĩnh vực điện, điện tử, cơ khí, tự động hóa, công nghiệp, nông nghiệp, y tế

và đo lường

Kinh doanh Giáo dục mầm non, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Trung học

cơ sở và Trung học phổ thông Kinh doanh Đào tạo Cao đẳng Kinh doanh Giáodục nghề nghiệp Kinh doanh Đào tạo Đại học và sau Đại học

Cung cấp các dịch vụ Tư vấn đầu tư xây dựng công trình Thí nghiệm;Kiểm định chất lượng công trình xây dựng; Chứng nhận đủ điều kiện bảo đảm

an toàn chịu lực công trình xây dựng và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng

công trình xây dựng, cơ tính Quan trắc môi trường Xây dựng công trình kỹthuật dân dụng, công trình công ích, công trình đường bộ, nhà các loại.

Quan trắc môi trường Nghiên cứu khoa học, chuyển giao, ứng dụng côngnghệ xử lý, tái chế chất thải, công nghệ thân thiện với môi trường Lập báo cáođánh giá tác động môi trường

Cùng với sự phát triển và hội nhập vào nền kinh tế thế giới của đất nước,Công ty TEOCTEC đã trải qua các giai đoạn hình thành và phát triển với cácmốc thời gian:

-1996 Thành lập Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tin học

-1998 Thành lập Phòng đo lường Điện/Điện tử(Phòng đo và hiệu chuẩn điện)-1999 Thành lập Phòng Cơ lý

-2000 Thành lập Công ty CP Tư vấn Công nghệ Công nghệ và Thiết bị kĩthuật TECOTEC

-2001 Thành lập phòng phân tích và môi trường

-2002 Thành lập văn phòng Đại diện tạo TP.Hồ Chí Minh

-2005 Thành lập phòng Cơ khí tự động hóa, sáp nhập với phòng Cơ lý vàđổi tên phòng Cơ Điện và Điều Khiển

-2008 Thành lập văn phòng Đại diện tại Thành phố Đà Nẵng

- 2009 Thành lập Phòng Vô Tuyến và Tích hợp Hệ thống

- 2014 Thành lập Phòng tự động hóa - Cơ khí – Hàn và phòng thiết bị vàGiải pháp Ngân hàng

* Chức năng:

- Là Công ty thương mại chuyên kinh doanh các thiết bị kỹ thuật

- Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập trên cơ sở lấythu bù chi, khai thác các nguồn lực, đẩy mạnh hoạt động nhằm tăng doanh thu

…

- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợpvới quy định của pháp luật

* Nhiệm vụ:

- Thực hiện hoạt động kinh doanh trên cơ sở chủ động và tuân thủ nghiêmchỉnh các quy định của luật pháp.

- Nghiên cứu giải pháp và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu thịtrường trong các hoạt động kinh doanh của Công ty

- Tuân thủ luật pháp Nhà nước về quản lý tài chính, quản lý nhập khẩu vàgiao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện cam kết trong hợp đồng buôn bánngoại thương và các hợp đồng liên quan đến sản xuất, kinh doanh của Công ty

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, đầu tư mở rộngđổi mói trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, tự cân đối xuất nhập khẩu, đảm bảothực hiện sản xuất kinh doanh có lãi và hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhànước

- Nghiên cứu thực hiện hiệu quả việc nâng cao chất lượng sản phẩm doCông ty kinh doanh nhằm tăng doanh thu tiêu thụ

- Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên để phù hợp với hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty và theo kịp sự đổi mới của đất nước

* Quyền hạn và Nghĩa vụ của Công ty: Thực hiện theo đúng Luật Doanh nghiệp năm 2005:

Điều 8 Quyền hạn của doanh nghiệp

1 Tự chủ kinh doanh; chủ động lựa chọn ngành, nghề, địa bàn, hình thứckinh doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô và ngành, nghề kinh doanh; đượcNhà nước khuyến khích, ưu đãi và tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản xuất,cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích

2 Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn

3 Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng

4 Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu

5 Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh

6 Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quảkinh doanh và khả năng cạnh tranh

7 Tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ

8 Chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của doanh nghiệp.

9 Từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không được pháp luật quyđịnh

10 Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo

11 Trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo uỷ quyền tham gia tốtụng theo quy định của pháp luật

12 Các quyền khác theo quy định của pháp luật

Điều 9 Nghĩa vụ của doanh nghiệp

1 Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong Giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh; bảo đảm điều kiện kinh doanh theo quy định của phápluật khi kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện

2 Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực,chính xác, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán

3 Đăng ký mã số thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụtài chính khác theo quy định của pháp luật

4 Bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật

về lao động; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm kháccho người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm

5 Bảo đảm và chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hoá, dịch vụ theo tiêuchuẩn đã đăng ký hoặc công bố

6 Thực hiện chế độ thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê;định kỳ báo cáo đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp, tình hình tài chính củadoanh nghiệp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo mẫu quy định; khi pháthiện các thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phảikịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó

7 Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, trật tự, antoàn xã hội, bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá vàdanh lam thắng cảnh

8 Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TECOTEC

PHÒNG ETA

(PHÂN TÍCH VÀ MÔI TRƯỜNG)

TT VHTT TỨ LIÊN

DỰ ÁN TÂY THIÊN

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của phòng Hành chính Tổng hợp

3.1.Chức năng và Nhiệm vụ của Phòng HCTH:

Chức năng:

- Tham mưu giúp Ban

Tổng Giám đốc về các chính sách

đối nội đối ngoại của Công ty

- Tham mưu cho Ban

Tổng Giám đốc và chịu trách

nhiệm làm đầu mối, chủ trì việc

triển khai thực hiện và quản lý

công tác xây dựng, hoạt động và

phát triển tổ chức của Công ty

theo quy định của Pháp luật, của

- Tham mưu, đề xuất lên Ban Lãnhđạo để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổchức HCNS

- Quản lý tài sản cố định (kể cả cáctài sản thuê ngoài của Công ty); Công cụdụng cụ; Văn phòng phẩm, …

Nhiệm vụ:

1 Xây dựng chiến lược,

kế hoạch, chương trình hoạt

động của Công ty.

- Tổng hợp và truyền đạt

mệnh lệnh, quyết định, các nhiệm

vụ được giao để hướng dẫn, tổ

chức triển khai, phối hợp, giám

sát, kiểm tra việc thực hiện cùng

Nhiệm vụ:

1 Quản trị nhân sự.

- Tuyển dụng và đảm bảo nguồnnhân sự chất lượng theo yêu cầu và chiếnlược của Công ty

- Tổ chức ký Hợp đồng lao động thửviệc, Hợp đồng lao động cho người laođộng

- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBNV

với các Phòng ban trong Công ty,

…

- Lên lịch làm việc, lịch

họp giao ban và nội dung làm

việc của Công ty để phổ biến đến

các Phòng ban trong Công ty

- Tiếp nhận thông tin, xử

lý thông tin của Ban Tổng Giám

đốc về việc các Dự án; các công

việc đối nội, đối ngoại và các

công việc đột xuất, phát sinh

- Tổng hợp báo cáo theo

định kỳ (hàng tuần, tháng, quý,

năm) của các Phòng ban, chuẩn

bị tài liệu các cuộc họp, đôn đốc

thực hiện công việc, đề nghị các

Phòng ban thực thi công việc

toàn Công ty

- Đánh giá, phân tích tình hình chấtlượng, số lượng đội ngũ CBNV và lập báocáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thểcủa Ban Lãnh đạo

- Tổ chức việc thực hiện đào tạotrong Công ty theo chương trình, kế hoạchđào tạo định kỳ của Phòng KHTH

- Trực tiếp tổ chức, hướng dẫn việcđào tạo cho nhân viên mới vào Công ty vềcác phần việc liên quan đến Phòng HCNS

- Quản lý việc nghỉ việc riêng, nghỉviệc của CBNV

- Bảo vệ lợi ích của người lao động;Xây dựng và thực hiện các chế độ, chínhsách đối với người lao động

2 Quản trị hành chính.

- Tổ chức Lễ tân, tiếp khách hàng,đối tác trong và ngoài nước Xây dựngphong cách làm việc chuyên nghiệp, từngbước xây dựng văn hóa riêng cho Công ty

để tạo điều kiện phục vụ tốt nhất choKhách hàng

- Tiếp nhận các loại văn bản đến,văn bản đi; Phân loại văn bản cho các Bộphận xử lý theo Phiếu xử lý văn bản; Phânphối, chuyển giao công văn, tài liệu, báocáo đến các Phòng ban liên quan

- Đánh máy, phô tô văn bản thuộc

- Lập quyết định: Bổ

nhiệm, bãi nhiệm; Thành lập, sáp

nhập Phòng ban; Ủy quyền; Cử đi

công tác, …

- Hoàn thiện các văn bản

ban hành nội bộ và bên ngoài

chức, hướng dẫn và đào tạo các

công việc cho các Phòng ban

- Công tác đấu thầu: Theo

dõi, giám sát quá trình thực hiện;

Đánh giá các công việc và việc

kiểm tra nội bộ tại các Phòng

ban; Kiểm tra hoàn thiện hồ sơ dự

thầu

- Hướng dẫn thực hiện các

biểu mẫu theo quy trình ISO

phần việc được giao

- Lưu trữ hồ sơ công việc: Sắp xếp,lưu trữ hồ sơ, tài liệu; Bảo quản và tra cứu

hồ sơ (có danh mục tra cứu)

- Quản lý tổng đài, máy fax theoquy định

- Giữ bí mật nội dung các công văn,giấy tờ, tài liệu

- Soạn thảo văn bản theo yêu cầu

- Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý,lưu trữ và phổ biến các thông tin Kinh tế,

Xã hội, Thương mại, Pháp luật, Công nghệ

và kịp thời báo cáo, đề xuất lên Ban Lãnhđạo để có quyết định kịp thời

- Xây dựng hệ thống các quy chế,quy trình, quy định cho Công ty và giámsát việc chấp hành thực hiện

- Phục vụ tốt nhất các điều kiệnpháp lý hành chính, hậu cần để các hoạtđộng thông suốt

3 Tổ chức áp dụng Hệ thống quản

lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

- Triển khai, cập nhật, áp dụngnghiêm túc các Quy trình, Mẫu biểu đã banhành

- Thực hiện các công việc: Kiểm tra,đánh giá, giám sát các công việc theoHTQLCL của Công ty

4.Thực hiện các công việc

khác theo sự phân công của

Ban Tổng Giám đốc Công ty.

- Thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡngđịnh kỳ (thường xuyên hoặc đột xuất) theoquy định

- Thực hiện nghiêm túc công tác bảo

vệ, điều động và ký xác nhận bàn giao trựcbảo vệ

- Thực hiện công tác an ninh, trật tự,

an toàn lao động, vệ sinh lao động vàphòng chống cháy nổ cho Công ty

- Định kỳ kiểm tra công tác thựchiện vệ sinh toàn Công ty theo quy định

- Quản lý và bảo quản, vệ sinh xe đểđảm bảo an toàn

5 Tham mưu, đề xuất lên Ban Lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức HCNS.

- Tham mưu, đề xuất về việc xâydựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Côngty

- Tham mưu, đề xuất công tác đàotạo CBNV trong Công ty

- Tham mưu, đề xuất về phương ánlương thưởng, chế độ phúc lợi của Công ty.

- Xây dựng chương trình công tácthanh tra, kiểm tra nội bộ việc thực hiệncủa toàn thể CBNV đối với các vấn đề đãđược Công ty quy định

- Tham mưu, đề xuất tham gia cácchương trình Triển lãm, Hội chợ, …

6 Hỗ trợ các Phòng ban về công việc HCNS.

- Hỗ trợ về cách thức tuyển dụngnhân sự, công tác đào tạo nhân viên

- Làm các thủ tục: In màu, côngchứng tài liệu, hồ sơ pháp lý liên quan đếncông tác làm HSDT, …

- Hỗ trợ các công tác hành chính:Thẻ chấm công, thẻ nhân viên, thủ tục đăng

Sơ đồ cơ cấu của phòng Hành chính Tổng hợp

LÁI XE

TẠP VỤ

3.2 Cơ cấu nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác của phòng Hành chính Tổng hợp

3.2.1 Quy trình hoạt động nội bộ:

Cơ cấu nhân sự:

2. Đào Đức Phong Nhân viên Văn phòng HĐLĐ chính thức

3. Nguyễn Tô Hoàng Nhân viên IT HĐLĐ chính thức

4 Thiều Ánh Hồng Nhân viên Văn phòng HĐLĐ chính thức

5 Tống Thị Ngoan Nhân viên Văn phòng HĐLĐ chính thức

6 Nguyễn Tiến Nam Nhân viên Lái xe HĐLĐ chính thức

7 Đặng Xuân Thành Nhân viên Lái xe HĐLĐ chính thức

9 Trương Thị Là Nhân viên Tạp vụ HĐLĐ chính thức

10 Hoàng Minh Tuấn Nhân viên Bảo vệ HĐLĐ chính thức

Phân công và Mô tả công việc:

- Phân công cho cá nhân chủ trì thực hiện cùng với các cá nhân hỗ trợ trong nhóm công việc;

- Đảm bảo việc giao dịch thông tin bên trong

và bên ngoài Công ty liên tục và ổn định;

- Xây dựng nhóm làm việc phù hợp và đạt hiệu quả;

- Định kỳ báo cáo công việc với Ban Lãnh đạo

Các CBNVtrong Phòng

TT Họ và

về hoạt động của Phòng.

* Công việc Kế hoạch Tổng hợp:

- Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch; Tổchức triển khai, đôn đốc, giám sát, kiểm traviệc thực hiện chương trình, kế hoạch sau khiđược phê duyệt

- Chủ trì việc tổng hợp, đánh giá và báo cáokết quả thực hiện và cung cấp thông tin kịpthời để phục vụ công tác quản lý của Ban TổngGĐ

- Chủ trì thực hiện các thủ tục Pháp lý: Đăng

ký kinh doanh; Thành lập Công ty

- Thực hiện các thủ tục đăng ký Giấy phépĐăng ký kinh doanh; Giấy phép hành nghề vàcác Giấy phép hoạt động khác cho Công ty vàcác đơn vị trực thuộc

- Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch; Tổchức triển khai, đôn đốc, giám sát, kiểm traviệc thực hiện chương trình, kế hoạch sau khiđược phê duyệt

- Công tác đấu thầu: Theo dõi, giám sát quátrình thực hiện; Đánh giá các công việc và việckiểm tra nội bộ tại các Phòng ban; Kiểm trahoàn thiện hồ sơ dự thầu

* Công việc Hành chính Nhân sự:

- Tham mưu việc xây dựng, cải tiến và tổ chức

áp dụng cơ chế Quản lý hành chính của Công ty:

TT Họ và

+ Tham mưu, thiết lập cơ chế điều hành, báo

cáo và phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý,các Phòng ban/ VPĐD

+ Nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện các quy

trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý, điềuhành nội bộ

+ Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra,

giám sát các Phòng ban/ VPĐD thực hiện đúngtheo hệ thống đã thiết lập

- Công tác Văn thư – Lưu trữ; Văn bản đi – đến; Quản lý thông tin nội bộ:

+ Tổ chức xây dựng, hướng dẫn nhân viên thực

hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưutrữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng condấu

+ Kiểm duyệt trước khi trình ký, giám sát thực

hiện quy định sử dụng con dấu

+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát

việc thực hiện lưu trữ CSDL file cứng, filemềm theo quy định

+ Chỉ đạo, giám sát việc tiếp nhận, xử lý các

thông tin đi – đến (điện thoại, fax, thư tín,email, )

- Công tác nhân sự:

+ Tiếp nhận thông tin yêu cầu tuyển dụng đã

được TGĐ phê duyệt của các Phòng ban/

VPĐD

+ Tổ chức việc đăng tải thông tin, phân loại hồ

TT Họ và

sơ và sơ tuyển ứng viên, trình Ban TGĐ phỏngvấn lựa chọn cuối cùng

+ Đáp ứng nhu cầu nguồn lực yêu cầu và

nguồn nhân sự dự phòng

- Công tác quản trị trang thiết bị, phương tiện

và cơ sở hạ tầng của Công ty:

+ Cập nhật thông tin, đề xuất và trình Tổng GĐ

xét duyệt công tác thay sửa, mua mới trangthiết bị của Công ty

+ Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và

giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc,trng thiết bị văn phòng

+ Tổ chức theo dõi hoạt động của máy móc,

trang thiết bị, cơ sở hạ tầng văn phòng và khắcphục sửa chữa các sự cố

+ Điều động trực văn phòng; Điều động và

kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa,bảo hiểm của xe ô tô

+ Giám sát việc thực hiện công tác bảo dưỡng

và bảo trì trang thiết bị theo quy định của Côngty

- Công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc:

+ Tham mưu hình thức, giải pháp và kế hoạch

bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinhmôi trường các khu vực của Công ty

+ Giám sát chặt chẽ việc thực hiện công tác vệ

sinh đã quy định

TT Họ và

+ Xử lý nghiêm khắc các vụ việc vi phạm theo

quy định và theo chỉ đạo của Ban TGĐ

+ Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty

cung cấp dịch vụ thực hiện việc dọn dẹp, vệsinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang,khuôn viên của Công ty

- Thiết lập, tạo dựng và phát triển uy tín, thương hiệu của Công ty:

+ Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách

đến liên hệ công tác, làm việc tại Công ty

+ Tiếp nhận yêu cầu của Khách hàng và

chuyển đến Ban TGĐ hoặc các Phòng ban liênquan giải quyết Trực tiếp phối hợp giải quyếtcông việc theo yêu cầu của Ban TGĐ

+ Tham mưu và hỗ trợ việc xây dựng các văn

bản, tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổchức các chương trình, sự kiện quảng bá hìnhảnh của Công ty

+ Tham mưu và theo dõi, thực hiện các thủ tục,

làm việc với các đối tác, khách hàng,

- Quản lý, giám sát công việc HCNS:

+ Thiết lập mục tiêu, phân công công việc, lập

chương trình và kế hoạch thực hiện cho CBNVtrong Phòng

+ Phổ biến quy định và cập nhật việc thay

đổi

+ Thực hiện việc đánh giá đúng quy định Đề

xuất thưởng, điều chỉnh lương, điều chuyển

+ Tham gia tổ chức các hoạt động cho người

lao động: Phong trào đoàn thể, thăm hỏi,

- Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc yêu cầu:

+ Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ Công ty theo

chuyên đề công việc

+ Tham gia họp, thảo luận của Công ty.

+ Tham gia thực hiện các công việc, dự án theochỉ đạo

Đức

Phong

* Công việc Hành chính nhân sự:

- Phụ trách việc in màu, đóng dấu

- Thực hiện các công việc được giao: Liên hệ

và giải quyết các công việc hành chính liênquan đến các đơn vị, bộ phận trong Công ty:

+ Đăng ký và rà soát vé gửi xe cho CBNV;

+ Thanh toán chi phí điện nước của Công ty

A.Lâm,A.Hoàng,Ngoan, Hồng

TT Họ và

+ Đặt báo cho Công ty

- Hỗ trợ các Phòng ban khi cần thiết

- Phối hợp thực hiện công tác Công đoàn Côngty

- Công tác hậu cần của Phòng

* Công tác quản trị CS vật chất, trang thiết

bị, XDCB:

- Thực hiện công tác quản lý và đề xuất giảipháp nhằm đảm bảo an toàn về con người, tàisản các khu vực của Công ty

- Tập trung làm tốt mảng công việc về Quản trị

cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, trang thiết bịcủa Công ty

- Giám sát việc thực hiện bảo hành, bảo trìtrang thiết bị theo đúng Quy định

* Hỗ trợ công tác giấy tờ, hồ sơ:

* Công việc IT:

- Quản trị mạng của Công ty:

- Quản trị Website của Công ty: Cập nhật và

xử lý Website của công ty và các vấn đề liênquan khác như Email, dữ liệu trên Website,Quản lý thông tin của website cũng như thôngtin của tổng đài điện thoại,

- Bảo trì, bảo dưỡng máy tính của toàn thểCBNV trong Công ty

- Thiết kế các mẫu giấy tờ theo yêu cầu của

Ngoan, Hồng,A.Lâm

TT Họ và

Ban Lãnh: Thẻ nhân viên, phong bì, thiệp chúcmừng, …

- Lưu trữ Cơ sở dữ liệu file mềm, phân cấpkhai thác thông tin theo Quy định của Công ty

- Hỗ trợ các Phòng ban khác khi cần thiết

* Công việc khác:

- Hỗ trợ trực Lễ tân cho nhân viên Lễ tân

- Công tác hậu cần của Phòng

- Lưu trữ hồ sơ công việc: Sắp xếp, lưu trữ hồ

sơ, tài liệu; Bảo quản và tra cứu hồ sơ (có danhmục tra cứu)

- Công chứng giấy tờ cho công ty

- Làm Visa cho CBNV và đối tác

- Tập hợp tin bài của các Phòng chức năng;

Chỉnh sửa chính tả, gửi bài viết đến Phó TGĐHiển xét duyệt để đăng tin lên Website

- Tham gia viết bài cho Website

- Đặt in giấy tờ, Cardvisit, phong bì cho Côngty

- Hỗ trợ các Phòng ban khác khi cần thiết

* Công tác nhân sự:

A.Lâm,A.Hoàng,Hồng,A.Phong

TT Họ và

- Tập hợp các yêu cầu tuyển dụng nhân sự đểđăng tin tuyển lên Website Công ty và các

trang Web khác (miễn phí) và các trang Web tuyển dụng (nếu có).

- Liên hệ tìm ứng viên; Tiếp nhận hồ sơ củacác ứng viên; Sắp xếp lịch phỏng vấn

- Làm Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao độngcho nhân viên

- Chấm công; Tổng hợp bảng chấm công, xácnhận ngày công của CBNV Công ty

* Công tác hành chính (Lễ tân, Văn thư –

Lưu trữ): Kiêm nhiệm công việc của Ms.

Ngoan trong thời gian nghỉ sinh.

- Lưu trữ hồ sơ công việc: Sắp xếp, lưu trữ hồ

sơ, tài liệu; Bảo quản và tra cứu hồ sơ (có danh

A.Lâm,A.Hoàng,Ngoan,A.Phong

TT Họ và

mục tra cứu)

- Công chứng giấy tờ cho công ty

- Làm Visa cho CBNV và đối tác

- Tập hợp tin bài của các Phòng chức năng;

Chỉnh sửa chính tả, gửi bài viết đến Phó TGĐHiển xét duyệt để đăng tin lên Website

- Tham gia viết bài cho Website

- Đặt in giấy tờ, Cardvisit, phong bì cho Côngty

- Hỗ trợ các Phòng ban khác khi cần thiết

- Chấm công; Tổng hợp bảng chấm công, xácnhận ngày công của CBNV Công ty

* Hỗ trợ công tác giấy tờ, hồ sơ:

TT Họ và

dụng ISO; Kiểm tra, giám sát và báo cáo tìnhhình thực hiện ISO của từng Phòng ban

- Công tác hậu cần của Phòng

- Hỗ trợ các Phòng ban khác khi cần thiết

A.Phương,A.Thành,Huy,A.Cường

Xuân

Thành

Nhiệm vụ: Lái xe:

- Lái xe và quản lý, vệ sinh xe

- Hỗ trợ các Phòng ban khác khi cần thiết

A.Nam,A.Phương,Huy,A.Cường

10 Hoàng

Minh

Tuấn

Nhiệm vụ: Trực bảo vệ tầng 1 và trực bảo

vệ cuối tuần tại Công ty

- Bảo vệ Khu vực tầng 1 của Công ty

- Trông giữ xe ô tô và xe máy của Công ty,khách hàng

- Bảo vệ Công ty ngày cuối tuần: Từ 12h00Thứ 7 – 08h00’ Thứ 2 hàng tuần

Hiển, Tổ láixe

4 Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập

4.1.Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng

a Chức năng

- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ laođộng, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sựtheo luật và quy chế công ty.

- Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộiquy, quy chế công ty

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

b Nhiệm vụ:

* Công tác văn phòng:

- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử

lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng

- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đếncông ty Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình

- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty

- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại vàphải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó

- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chínhxác, kịp thời, an toàn

* Công tác tổ chức, chế độ chính sách: giải quyết các vấn đề liên quan

đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cụ thể là:

- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người laođộng

- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định

và quy chế công ty

- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty

- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác

- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,

HĐ lương, khoa học kỹ thuật

- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho

người lao động

4.2 Khảo sát về công tác văn thư

-Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng: 01

- Tổng số văn bản đi và đến trong 1 năm: 579 văn bản đi 612 văn bảnđến ( Thông báo, Quyết định, Công văn, Biên bản…

- Cách thức quản lý văn bản đi và đến của cơ quan theo:

Điều 12 Nguyên tắc chung

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lýtập trung tại Văn thư cơ quan, đơn vị (sau đây gọi tắt và Văn thư) để làm thủ tụctiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định củapháp luật Nhưng văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các phòng ban,

cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”(sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giaongay khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành vàchuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

- Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước (sau đây gọi tắt là vănbản mật) phải được đăng ký và quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành vềbảo vệ bí mật Nhà nước, và hướng dẫn tại Quy chế này

Điều 13 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, đơn vị phải được quản lý theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Trình, chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếpnhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu

có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

- Đối với bản fax và văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trườnghợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến Sau đó, khi nhận đượcbản chính, phải đóng dấu đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng)

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộnhân viên tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơquan, đơn vị, Trưởng Văn phòng để xử lý

- Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến trên máy tính thì phải được bảo mật theo các quy địnhchuyên môn

Điều 15 Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền đểxin ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải đượctrình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên vănthư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo

- Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bímật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao vănbản

Điều 16 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Sau khi nhận được văn bản đến, phòng ban, cá nhân có trách nhiệm chỉđạo giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; theothời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật

- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thờihạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị

- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đãđược giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáoTrưởng Văn phòng Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có

trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quyđịnh.

- Trưởng Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan,đơn vị về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến đểthông báo cho các đơn vị liên quan

Điều 17 Trình tự giải quyết văn bản đi Văn bản đi phải được quản lýtheo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,năm của

- Đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

- Lưu văn bản đi

Điều 18 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,tháng của văn bản đi

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hànhvăn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

Ghi số của văn bản

+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị được ghi số theo hệ thống sốchung của cơ quan, đơn vị do Văn thư thống nhất quản lý

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,Khoản 1, Điều 8 Thông tư 01 của Bộ Nội vụ

Ghi ngày, tháng, năm của văn bản Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bảnhành chính thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 01của Bộ Nội vụ

- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng