Mô hình tổ chức phòng làm việc là cách tổ chức, sắp xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ sao cho phù hợp để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và cho khách; Sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm soát.Để nghiên cứu sự sắp xếp trong công việc, ta theo các giai đoạn sau:
-Trước hết, cần phác họa lược đồ của các khoảng trống. Sau đó vẽ tỉ lệ phòng ốc theo chiều cao, chiều dài, chiều ngang của mỗi phòng và nhận định mỗi phòng bằng cách đo chu vi hành lang của bức tường, cầu thang… Đó là những điểm chính khi vẽ bản đồ.
- Đo các khoảng cách để sắp xếp các bàn ghế sao cho thuận tiện. Với bản đồ, ta có thể thay đổi vị trí của các vật một cách dễ dàng trước khi bắt tay thực hiện khuân vác sắp xếp; đồng thời nó cho ta một hình ảnh diễn tiến công việc.
- Khoa học chứng minh được rằng việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa học có thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn bớt căng thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Việc sắp xếp phòng ốc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học, sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển phân luồng công việc sẽ rất phí phạm.Ngoài ra việc bố trí phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí.
- Với cơ quan, doanh nghiệp… việc bố trí phòng làm việc đều có những ưu nhược điểm riêng. Với cơ quan nơi em thực tập, em nhận thấy có những ưu, nhược điểm sau:
* Ưu điểm:
- Mối tương đồng giữa các phòng ban:
+ Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty.
+ Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhau.
+ Cách xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu.
+ Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.
- Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc: Các phòng ban và bàn làm việc được sắp xếp nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc.Giúp làm giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc.
- Cách bố trí phòng cấp cho lãnh đạo theo tiêu chuẩn quốc tế. Văn phòng của lãnh đạo gồm có các phòng ốc quan trọng. Gồm có một phòng tiếp khách với một thư ký tiếp tân, một phòng họp, các phòng làm việc khác, phòng vệ sinh, một phòng làm việc riêng của thư ký giám đốc được trang hoàng đẹp và một phòng lớn.
- Trang thiết bị văn phòng hiện đại: máy vi tính, máy in laser, máy scanner, máy photocopy, máy fax, máy hủy hồ sơ, máy điện thoai, máy ghi âm ghi hình…
- Tủ, giá các loại lưu hồ sơ có nhiều ngăn, có khóa chắc chắn.
- Vật dụng văn phòng phẩm có sẵn, tạo nên uy tín của công ty.
ngay - Sắp xếp hệ thống văn phòng mớ:
+ Tiết kiệm chi phí diện tích + Dễ giám sát quản lý
+ Thuận tiện giao tiếp giữa nhân viên và công việc + Dễ tập trung trong các hoạt động văn phòng + Dễ thay đổi khi cần thiết
- Phương tiện chuyên chở có sẵn
- Cách bố trí ánh sang đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu năng.
- Thực hiện việc phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Nhược điểm:
- Vẫn có tiếng ồn, không sử dụng vách ngăn cách âm - Vẫn sử dụng nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng.
Mô hình sắp xếp bàn ghế, phòng ban theo thủ tục phân luồng công việc
Ghi chú
Văn thư đến
Văn thư đi
Luồng công việc
---- Sự di chuyển của nhân viên
D E
C B
A
files
copier
F
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội