- Bố cục lịch làm việc của cơ quan (lịch công tác tuần) Đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:
+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc.
+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút.
+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà.
+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần.
- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần. Đảm bảo nội dung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần;
người chủ trì, cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…
** Ưu điểm, nhược điểm trong nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan:
-Ưu điểm:
+ Đảm bảo nội dung sát thực, trọng tâm.
+ Nội dung kế hoạc chính xác minh bạch.
+ Đảm bảo được sự cân đối phải ăn khớp chương trình của cơ quan.
+ Kế hoạch phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
+ Đáp ứng được với yêu cầu của cấp trên đưa ra.
- Nhược điểm:
+Nội dung công việc vẫn còn ôm đồm quá nhiều.
3.Công tác tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan.
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp thành hai loại:
-Loại thứ nhất là các Hội nghị. Thuộc loại này gồm có hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập. Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập. Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập. Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập .v.v...
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác.
-Loại thứ hai là các cuộc họp. Thuộc loại này thường có các cuộc họp thường kỳ của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, các cuộc họp của các lẫnh đạo cơ quan với đơn vị trong cơ quan, các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan v.v...
� Đặc điểm chung của cuộc họp là: Số lượng người dự không nhiều,
thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường là bàn biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể.
Văn phòng tham gia tổ chức hội nghị với các công việc sau đây:
*Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị.
Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, có quy mô
ngành, đơn vị chủ trì hội nghị thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, Văn phũng cú trỏch nhiệm giỳp thủ trưởng cơ quan theo dừi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian.
Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo
văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo... nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo cơ quan phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản đó. Khi các văn bản đã được các đơn vị dự thảo xong, Văn phòng kiểm tra lại quy trình biên soạn, đảm bảo thẩm quyền ban hành và thể thức của văn bản. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đúng, Văn phòng trình thủ trưởng cơ quan xét duyệt. Sau khi được duyệt, Văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đúng thể thức và đủ số lượng so với nhu cầu.
Để các đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá
trình dự hội nghị, Văn phòng tổ chức việc chuyển đến các đại biểu những giấy tài liệu cần thiết như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công
văn triệu tập cần ghi rừ tờn hội nghị, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị.
Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị Văn phòng còn có trách nhiệm
đề nghị với thủ trưởng cơ quan về chương trình làm việc, dự kiến thành phần
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đại biểu mời dự hội nghị.
Thuộc trách nhiệm của mình, nhà quản trị Văn phòng chuẩn bị đầy
đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nơi nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị, các phương tiện nghe nhìn..
Sau đây là một số mô hình sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, Hội nghị.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để truyền tải thông tin
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin hoặc làm quyết định
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong quá trình hội nghị làm việc.
Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm chủ trì và phối hợp thủ trưởng đơn vị cú nội dung hội nghị để tổ chức việc đún tiếùp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự hội nghị.v.v...
Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
Nhà quản trị Văn phũng chủ trỡ theo dừi diễn biến của hội nghị, đụn đốc, nhắc nhở các đơn vị và cán bộ cơ quan phục vụ kịp thời các nhu cầu để hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định.
Văn phòng tổ chức việc thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất xảy ra trong quá trình hội nghị làm việc như y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa, đài, thông tin có liên quan đến nội dung hội nghị...
Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
*Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan giải quyết các việc sau khi hội nghị bế mạc.
Sau khi hội nghị kết thúc, nhà quản trị Văn phòng đề xuất với thủ trưởng cơ quan nội dung và hình thức thông báo kết quả của hội nghị; báo cáo với cấp trên về kết quả hội nghị.
Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của Văn phòng thì Văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hồ sơ hội nghị.
Nếu công việc thuộc đơn vị khác thì Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định.
Căn cứ vào kết quả hội nghị, nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc bổ sung
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội những việc mà hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.
Thuộc chức năng của mình, nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc quyết toán kinh phí hội nghị.
4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho